MANAGEMENTUL FARMACIEI

Cuprinde:

1. Managementul financiar

2. Managementul resurselor umane

3. Managementul aprovizionarii

4. Managementul activitatii de marketing

5. Managementul tehnic si administrativ

6. Managementul prepararii si eliberarii medicamentelor din farmacie (asigurarea

calitatii actului farmaceutic)

1. Managementul financiar

Managementul financiar poate fi definit prin ansamblul principiilor, metodelor,

instrumentelor si obiectivelor specifice care au drept scop optimizarea constituirii si utilizarii
resurselor economico-financiare.

Principalele aspecte de care se ocupa managementul financiar sunt:

· bugetul de venituri si cheltuieli;

· bilantul;

· pragul de rentabilitate;

· fluxul de numerar;

· investitii;

· plati;

· credite;

· managementul stocurilor;

· dividende.

Bugetul este instrumentul de baza al managementului financiar si reprezinta alocarea

resurselor financiare disponibile pentru realizarea obiectivelor farmaciei, in conditii de
maximizare a profitului. Bugetul se intocmeste la sfarsitul anului, pentru anul urmator. La orice
buget exista o parte de venituri si una de cheltuieli. La urmarirea executiei bugetului trebuie
sa se verifice daca “veniturile” au fost realizate, iar “cheltuielile” nu au fost depasite. Ca o
regula generala, cheltuielile firmei nu trebuie sa depaseasca veniturile. Pentru orice
eventualitate este bine ca in orice buget sa apara si “cheltuieli neprevazute”. In construirea
bugetului este nevoie de o estimare realista a volumului vanzarilor, a incasarilor si a platilor
efective ale firmei.

Bilantul. Fiecare societate comerciala este obligata, prin lege, sa intocmeasca periodic
bilantul. Bilantul are doua parti importante: Activul (care cuprinde mijloacele economice ale
firmei) si Pasivul (sursele de formare ale mijloacelor economice si datoriile firmei). Intre activ
si pasiv trebuie sa fie un echilibru. Bilantul este important pentru ca include contul de profit si
pierderi, din care putem vedea situatia economica a firmei: profitul realizat.

Pragul de rentabilitate este aspectul cel mai important al managementului financiar,

pentru ca reprezinta acel nivel al vanzarilor farmaciei la care cheltuielile sunt egale cu incasarile
din vanzari. In conditiile unui beneficiu prestabilit, se poate calcula valoarea vanzarilor care
trebuie realizate pentru a obtine profitul respectiv.

2. Managementul resurselor umane

Managementul resurselor umane cuprinde acele activitati prin care se optimizeaza

performanta oamenilor dintr-o organizatie, precum si relatiile dintre acestia.

Domeniile importante ale managementului resurselor umane sunt:

 planificarea necesarului de resurse umane;

 recrutarea si selectia;
 integrarea noilor angajati;
 pregatirea si perfectionarea personalului;
 evaluarea performantelor angajatilor;
 stimularea materiala si morala;
 administrarea relatiilor de munca.

Oamenii sunt bunul cel mai de pret al unei organizatii. Succesul organizatiei este
determinat, in primul rand, de calitatea resurselor umane. In timp, resursele umane supuse unui
management corect, cresc in valoare, spre deosebire de celelalte tipuri de resurse.

1. Planificarea resurselor umane se refera la evaluarea resurselor existente,

prognozarea cerintelor viitoare si elaborarea planului de actiune. In majoritatea farmaciilor
exista o mare fluctuatie de cadre. Legat de fluctuatia fortei de munca datorita plecarilor de
personal prin demisie, se constata urmatoarele:

- numarul plecarilor scade odata cu cresterea duratei de angajare;

- numarul plecarilor scade odata cu cresterea nivelului de calificare;

- numarul plecarilor scade odata cu cresterea varstei medii a angajatilor.

2. Recrutarea si selectia personalului cuprinde:

 anuntarea postului liber, cu informatii despre post si cerintele postului;

  trierea preliminara (dupa examenul medical, curriculum vitae, investigarea referintelor);
 interviul;
 selectia finala.

In selectia finala se recomanda sa se tina cont de clasificarea in cinci puncte a lui Munro Fraser:

1. impactul asupra celorlalti: atributele fizice, stilul vestimentar, modul de exprimare,

manierele, reactiile la stimulii exteriori. Se recomanda sa privim persoana in cauza cat
mai obiectiv.
2. cunostinte sau aptitudini deosebite: studiile, experienta profesionala si instruirea.
3. inteligenta nativa (“cap limpede”): capacitatea individului de a-si folosi inteligenta intr-
o gama diversa de situatii si care se aplica mai ales in cazul in care candidatul respectiv
poseda mai putine certificari oficiale de competenta; aspectul care trebuie sa ne
intereseze cel mai mult este potentialul individului.
4. motivatia: care ii sunt ambitiile si dorintele personale.
5. capacitatea de adaptare: calitatile emotionale ale individului sub aspectul stabilitatii
afective, al maturitatii si al capacitatii de a face fata stresului; capacitatea de adaptare
reprezinta modul in care fiecare individ reactioneaza la factorii de presiune.

3. Integrarea noilor angajati

Noul angajat este prezentat colectivului. Este dat in grija unui cadru cu experienta, care
se va ocupa de initierea sa, si de instalarea pe post. Evolutia noului angajat va fi urmarita cu
mare atentie, iar angajatul va fi tinut la curent cu progresele pe care le inregistreaza in activitate.
La inceput va fi angajat temporar, pe o perioada de proba. Va fi rotit in diverse posturi din
unitate pentru a se vedea cum se descurca si in ce masura se incadreaza in colectiv si manifesta
“spirit de echipa”. Este important sa i se descifreze caracterul. Daca rezultatele integrarii sunt
bune, se va face angajarea permanenta, dupa care intra in programul obisnuit de instruire si
evaluare.

3. Managementul aprovizionarii

Aprovizionarea farmaciei este o activitate extrem de importanta. In farmacie trebuie sa

existe stocuri curente (pentru vanzarile zilnice) si stocuri de siguranta.

Valoarea stocului de medicamente al farmaciei trebuie sa se incadreze in anumite limite

pentru ca farmacia sa fie rentabila: 1 – 1,5 ori valoarea desfacerii lunare. Stocul poate creste
pentru unitatile izolate sau in perioada de iarna, cand aprovizionarea este mai dificila. M.S. a
elaborat o lista de medicamente esentiale care trebuie sa se gaseasca obligatoriu in fiecare
farmacie. Pentru aprovizionarea farmaciei se vor cere oferte de la toti furnizorii, urmand ca, in
final, sa-i alegem pe cei care ne livreaza medicamentele cel mai rapid si cu pretul cel mai
convenabil. Aprovizionarea cu medicamente se va face numai de la depozite autorizate de M.S.

Gestionarea stocurilor se poate face, foarte simplu, prin metoda Pareto (20/80).

S-a constatat ca aproximativ 20% dintre medicamente reprezinta 80% din vanzarile farmaciei.
Aceste medicamente au fost trecute in lista A. Aproximativ 30% din medicamente dau 10%
din valoarea vanzarilor. Acestea au fost trecute in lista B. Restul de 50% din medicamente au
o pondere de doar 10% din totalul vanzarilor. Au fost trecute in lista C. La alcatuirea stocurilor
se va acorda cea mai mare atentie listei A, apoi listei B si in final listei C. In gestionarea
stocurilor se va tine cont si de:

· cererile constante;

· cererile variabile.

Nu sunt de neglijat nici ofertele promotionale ale diferitelor depozite. Se va tine cont si
de starea de sanatate a populatiei, de epidemiile care apar etc.

In masura in care e posibil, aprovizionarea se va face zilnic. Intotdeauna se va consulta

caietul de defectura.

O mare atentie se va acorda si termenului de valabilitate. Medicamentele care au o

perioada de valabilitate mica vor fi comandate in cantitate mica, la nevoie. Eliberarea
medicamentelor din farmacie se va face dupa principiul: “primul venit, primul plecat”. Nu se
va neglija nici receptia produselor care este o operatiune obligatorie. Depozitarea
medicamentelor se va face conform indicatiilor F.R. sau celor de pe ambalajul produsului,
respectandu-se incadrarea la Separanda sau Venena.

4. Managementul activitatii de marketing

In farmacie se practica un marketing relational care pleaca de la urmatoarele aspecte :

1. identificarea cerintelor clientilor pentru satisfacerea lor;

2. studiul ofertei de medicamente si produse de sanatate oferite de depozitele farmaceutice;
3. studiul concurentei (serviciile oferite de celelalte farmacii, calitatea si preturile la
produsele nefarmaceutice etc.);
4. identificarea produselor celor mai solicitate pentru a le acorda atentia cuvenita;
5. analiza reclamatiilor si sesizarilor pacientilor;
6. crearea de noi servicii farmaceutice in folosul pacientilor.

Activitatea de marketing in farmacie are ca obiective prioritare:

 imaginea farmaciei (« o imagine face cat o mie de cuvinte »);

 imaginea personalului farmaciei;
 fidelizarea pacientilor prin oferirea de servicii mai multe si mai bune ;
 cresterea satisfactiei pacientilor prin cresterea calitatii serviciilor oferite;
 motivarea angajatilor farmaciei pentru fidelizarea acestora si cresterea calitatii
serviciilor oferite pacientilor.

5. Managementul tehnic si administrativ

Sefului farmaciei ii revin o serie de sarcini administrative:

a. asigurarea securitatii farmaciei (gratii, sistem de alarma etc);

b. respectarea normelor de protectia muncii si dotarea cu materiale de protectie;

c. respectarea normelor PSI si dotarea farmaciei cu materiale PSI (stingatoare);

d. respectarea prevederilor Codului muncii;

e. verificarea periodica a aparatelor de masura (balante), a instalatiei de gaz, a

centralei termice, a aparaturii IT, a stingatoarelor de incendiu, a aparaturii de
climatizare, a autoturismului farmaciei etc.;

f. aprovizionarea cu rechizite si formulare necesare activitatii din farmacie (role de

casa, cartus imprimanta, hartie, pixuri etc.);

g. indepartarea deseurilor din farmacie prin firme autorizate;

h. plata facturilor pentru utilitati (chirie, lumina , gaz, apa, salubritate, telefon, firma
etc);

i. plata facturilor furnizorului;

j. plata salariilor;

k. realizarea investitiilor planificate;

l. clasarea documentelor pe categorii;

m. arhivarea documentelor;

n. rezolvarea corespondentei;

o. comunicarea unor informatii de interes general.