MANAGEMENTUL TIMPULUI

1. TIMPUL – O RESURSA CE NU POATE FI STOCATA

1) O RESURSA CE NU POATE FI STOCATA

Administrarea timpului joaca un rol important in viata ta.

Timpul este o resursa fundamentala si modul in care o folosesti iti influenteaza:

succesul:
- Ce anume face diferenta intre cei care au succes si cei care nu au? Deseori
ceea ce face diferenta este faptul ca primii isi folosesc timpul in mod
eficient, pe cand ceilalti au tendinta sa il risipeasca.
sanatatea:
- Modul in care iti folosesti timpul iti influenteaza nivelul stresului.Cu cat esti
mai organizat, cu cat iti planifici mai bine activitatile, cu atat te vei simti mai
putin stresat,iar sanatatea ta va fi mai buna. Cunoastem cu totii persoane
“acaparate” de munca lor, care nu “pot” beneficia niciodata de concediu.
Astfel de persoane nu isi administreaza eficient timpul si isi pun in pericol
sanatatea.
fericirea:
- Administrarea timpului iti poate influenta chiar fericirea! Daca iti folosesti
eficient timpul poti s amentii un echilibru intre munca, viata de familie si
activitatile de ralaxare.

2) O RESURSA LIMITATA
Timpul nu poate fi stocat.

Daca nu avem bani, putem imprumuta sau putem gasi o cale de a castiga mai
multi.Daca nu avem suficiente resurse umane,putem angaja personal.Daca avem
nevoie de mai multe echipamente,putem cumpara.In privinta timpului, lucrurile
sunt foarte diferite: nu vom putea schimba niciodata faptul ca sunt n umai 24 ore
intr-o zi, 168 ore intr-o saptamana. Mai mult, este dificil sa lucrezi eficient mai
mult de 10 sau 12 ore pe zi, sau 60 pana la 70 de ore pe saptamana. Timpul este
una dintre acele resurse care nu poate fi “pusa la pastrare” si nu poate fi cumparat
sau imprumutat, iar acest lucru nu il putem decide noi, nu il putem negocia. Cele
trei ore petrecute intr-o sedinta nefructuoasa, cele doua luni dedicate unui proiect
inutil sunt pierdute definitiv.
3) O RESURSA DISTRIBUITIVA IN MOD EGAL
Timpul: singura resursa data in mod egal tuturor.

Chiar daca timpul are valoare diferita pentru persoane diferite, este singura
resursa distributiva in mod egal tuturor. Fiecare om are exact aceeasi zestre de timp:
24 ore pe zi, 168 ore pe saptamana, 7 zile pe saptamana.
Diferenta pentru o perioada data, consta i ceeace realizam cu timpul
disponibil.

4) O RESURSA VALOROASA
Timpul inseamna bani.

Benjamin Franklin a spus: “Time is money”. In cele mai multe situatii, timpul
alocat diferitelor activitati este convertit in bani si este inclus in costurile totale
aferente acelei activitati sau proiect.

5) TIMPUL: O RESURSA CARE TREBUIE GESTIONATA

Un bun manager isi valorifica la maximum timpul.

Diferenta de baza dintre managerii care reusesc si cei care esueaza consta in
modul in care ei isi folosesc timpul intr-o perioada data.Cei care reusesc isi
valorifica timpul la maximum, pe cand ceilalti nu, muncesc mult dar isi folosesc
timpul ineficient.
Ceea ce conteaza este cum utilizezi timpul disponibil. Daca iti gestionezi
eficient timpul, poti sa muncesti acelasi numar de ore si sa obtii rezultate mai bune;
sau sa lucrezi mai putine ore si sa obtii aceleasi rezultate; sau sa muncesti mai
multe ore si sa obtii rezultate exceptionale.

Solutii:
- Pentru a administra mai bine timpul, trebuie sa nu subestimezi dificultatea
schimbarii obiceiurilor!
- Administrarea eficienta a timpului necesita sa urmezi un program riguros in
doua etape: Etapa 1: adopta o atitudine pozitiva;
Etapa 2: dobandeste abilitati necessare.

1.1 ETAPA 1: ADOPTA O ATITUDINE POZITIVA

Constientizarea importantei timpului

Daca vrei sa iti gestionezi in mod eficient timpul,incepe perin a adopta o
atitudine pozitiva.
Cum poti sa ajungi sa ai aceasta atitudine?
Fii convins ca timpul este bunul tau cel mai pretios
Raspunde la urmatoarele intrebari:
- Stii costul orar al muncii tale?
- Esti constient de pierderea oportunitatilor?
- Stii ca modul tau de folosire a timpului iti influenteaza:
- nivelul de stres/sanatate?
- succesul?
- fericirea?

Poti sa controlezi folosirea propriului timp!

Fii convins ca poti sa-ti imbunatatesti modul in care iti folosesti propriul timp
Succesul si eficienta ta depind de administrarea timpului.Inceteaza sa spui ca
ceilalti sunt de vina pentru timpul tau pierdut.Inceteaza sa ma atribui lipsa ta de
timp unor cauze externe. Desigur ca exista un numar de factori care nu depind de
tine; dar cea mai mare parte a timpului tau este sub controlul tau.In cele mai multe
cazuri,diferenta de baza intre ceea ce este si ceea ce nu este sub controlul nostru
este o problema de atitudine. Factorii care constituie obstacole pentru gestionarea
timpului sunt adesea lucruri precum ezitarea,teama sau indoiala.Convinge-te pe tine
insuti ca poti sa iti controlezi timpul.

Actioneaza!
Decide-te sa iti imbunatatesti gestionarea timpului.
Raspunde la urmatoarele intrebari:
- Sunt hotarat sa ma supun unei autodiscipline riguroase pentru aplicarea
tehnicilor de administrare a timpului?
- Sunt hotarat sa-mi fac timp pentru a-mi administra timpul?

Atitudinea ta este un factor cheie.

Concluzie
Totul depinde de tine.Atitudinea ta este un factor cheie pentru succesul
administrarii propriului timp.Atitudinea ta determina ceea ce poti sau ceea ce nu
poti sa faci cu timpul.
Persoanele care au reusit in administrarea timpului au adoptat la inceput o atitudine
pozitiva si optimista fata de abilitatea lor de a-si gestiona timpul; ei au fost convinsi
ca administrarea timpului depinde de ei si au actionat in consecinta.

1.2 ETAPA 2: DOBANDESTE ABILITATILE NECESARE

Categorii de abilitati si deprinderi care trebuie dobandite.

Trebuie sa ai deja o atitudine pozitiva fata de gestiunea timpului.Dar ai abilitatile

necesare?
Sunt patru mari categorii de abilitati necesare pentru gestionarea eficienta a
timpului.Acestea sunt:
 a. a stabili prioritatile;
b. a planifica;
c. a organiza timpul;
d. a delega.

a. Stabilirea prioritatilor si planificarea

Stabilirea prioritatilor este punctul de inceput al administrarii timpului.trebuie ca

mai intai sa fii capabil sa identifici si sa stabilesti prioritatile astfel incat apoi sa
iti concentrezi cea mai mare parte din timp si efort pentru realizarea lor.Acesta
este singurul mod posibil de a te focaliza pe ceea ce este cu adevarat important.
Planificarea te ajuta sa economisesti timp.Daca ti-ai stabilit prioritatile poti
incepe sa planifici.Trebuie mai intai sa decizi ce trebuie facut.Apoi poti sa
elaborezi planuri de actiune zilnice,saptamanale,lunare,anuale. Toate te vor ajuta
sa economisesti timp.

b. Organizarea timpului

Mai multe elemente ale muncii noastre zilnice ne consuma o mare parte din
timp.Degeaba ai planificat si ai stabilit prioritati daca apoi devii dezorganizat.
Organizarea timpului si a elementelor consumatoare de timp sunt la fel de
importante.Trateaza-le cu multa rigurozitate!

c. Delegarea

Delegarea poate fi o metoda buna pentru a obtine rezultatele dorite cu ajutorul

unor resurse umane suplimentare.

2. PLANIFICAREA TIMPULUI SI STABILIREA PRIORITATILOR

1) EFECTUL PARETO (REGULA 20/80)

In cele mai multe cazuri 20% din factori produc 80% din rezultate

In secolul trecut(1906), economistul italian Vilfredo pareto a efectuat

numeroase studii care au condus la concluzia ca in cele mai multe situatii un numar
limitat(20%) de factori au cel mai mare efect(80%) .
Acesta este Efectul Pareto sau Regula 20/80. Ea se aplica numerelor mari
si a fost confirmata de multe studii,desi proportia poate varia de la 15/85 la
35/65.
 Efectul Pareto si administrarea timpului.

Efectul Pareto se aplica si in administrarea timpului: 20% din activitatile

managerului produc 80% din rezultate si invers, 80% din activitatile unui manager
au un efect foarte mic, in termeni de rezultate.Aceasta inseamna ca unele activitati
ale unui manager aduc un beneficiu mare si altele un beneficiu mic.

O activitate cu beneficiu mare contribuie semnificativ la obtinerea

rezultatelor.
Ce este o activitate cu beneficiu mare?
O activitate cu beneficiu mare este aceea care aduce o contributie majora la
realizarea unui obiectiv sau scop.Activitatile pot sa difere de la un post,
departament la altul sau de la o firma la alta,dar ele contribuie semnificativ la
realizarile managerului.
Exemple:
- stabilirea obiectivelor;
- elaborarea planurilor de actiune;
- delegarea competentei;
- creatia si inovatia;
- organizarea;
- valorificarea oportunitatilor.

O activitate cu beneficiu mic contribuie putin la obtinerea rezultatelor.

Ce este o activitate cu beneficiu mic?
Spre deosebire de activitatile cu beneficiu mare, cele cu beneficiu mic nu
contribuie semnificativ la realizarea obiectivelor managerului. Activitatile cu
beneficiu redus produc putine rezultate.
Exemple:
- a face o munca ce poate fi delegata;
- a astepta;
- a calatori;
- a participa la intalniri;
- a face o munca ce nu este necesara;
- a primii vizitatori neinvitati;
- a face ceva fara un scop precis.

2) IDENTIFICAREA ACTIVITATILOR CU BENEFICIU

Analizeaza propria ta pozitie.

Nu exista o formula magica de identificare a activitatilor cu beneficiu mare;

judecata si discernamantul sunt intotdeauna necesare.
Sunt utile urmatoarele intrebari:
- Care este scopul si functia departamentului/organizatiei,locului de munca?
- Ce se asteapta de la mine?
 - Care parte a muncii mele este cu adevarat importanta ?
- Daca ar trebui sa fac numai trei lucruri care ar fi acelea?
- Daca as avea timp destul, ce probleme as putea rezolva?
- Care activitati pot fi facute numai de mine?

Alcatuieste o lista a activitatilor tale cu beneficiu mare

O lista cu nu mai mult de 10 activitati cu beneficii mari

Dupa ce identifici activitatile pe care le consideri cu beneficiu mare si pe cele cu

beneficiu mic,alcatuieste o lista a lor.O astfel de lista contine in mod obisnuit patru
pana la sapte activitati cu beneficiu mare, si nu mai mult de zece.
Daca lista ta are mai mult de zece,reciteste-o atent si intreaba-te pe tine insuti cu
privire la fiecare activitate.
Acesta activitate contribuie intr-adevar in mod semnificativ la atingerea
obiectivelor mele?
Pentru ca lista mea sa fie de folos pune-o in ghidul tau de administrare a timpului
si consult-o in mod regulat.

Revizuieste lista periodic

Schimbarile variate pot sa iti afecteze lista activitatilor cu beneficiu mare

Activitatile tale cu beneficiu mare nu sunt “batute in cuie”; exista multe ratiuni
pentru care ele pot fi modificate in timp: schimbari in strategia
companiei,promovarea ta,urgentele etc.
De aceea, este important sa verifici in mod regulat lista pentru a fi sigur ca
eforturile tale sunt inotdeauna concentrate asupra celor mai profitabile si mai
productive activitati.

2) CONCENTREAZA-TE ASUPRA ACTIVITATILOR CU BENEFICIU

MARE
Activitati cu beneficiu mare

Pentru a-ti administra bine timpul, trebuie sa te concentrezi asupra activitatilor

cu beneficiu mare.

PRIORITATI MARI,BENEFICII MARI

Stabilirea prioritatilor este esentiala

Cum poti sa faci conexiunea intre activitatile cu beneficii mari si munca de zi cu

zi? Cum poti sa conciliezi ceea ce este important cu ceea ce este urgent?

Trei pasi pentru stabilirea prioritatilor

 Exista o singura solutie : stabilirea prioritatilor. Stabilirea prioritatilor inseamna
determinarea ta de a-ti cencentra eforul si energia pe baza prioritatilor anuale,
lunare sau chiar zilnice. Cum poti sa-ti stabilesti prioritatile?Urmeaza acesti pasi
simpli dar sistematici
- Stabileste rezultatele cheie pe care le vrei sau trebuie sa le obtii;
- Identifica activiatile necesare obtinerii acestor rezultate;
- Stabileste activitatile prioritare.

STABILESTE-TI REZULTATELE CHEIE

Punctul de pornire: precizeaza rezultatele care trebuie obtinute

Orice actiune pe care vrei sa o faci trebuie sa corespunda unui rezultat

precis,astfel iti vei dedica timpul unor prioritati false.
In termeni mai concreti,rezultatele cheie sunt cele pe care doresti sa le obtii pe
termen scurt.Ele definesc campul tau de ACTIUNE.

Ce este de facut? Cum?

Specifica termenul limita Pana la sfarsitul lunii; pana pe 25 iulie
Numeste responsabilul Eu
Foloseste verb de actiune Voi realiza; voi finaliza
Numeste rezultatul Doua rapoarte, etc.

IDENTIFICA ACTIVITATILE NECESARE

Pentru fiecare rezultat,identifica ce activitati trebuie facute pentru a-l

obtine,estimeaza cat va dura fiecare activitate si numele persoanei care o va face.
Acum separa activitatile cu beneficiu mare de cele cu beneficiu mic.
Inainte de a face alegerea, aminteste-ti ca activitatile cu beneficiu mare sunt acelea
care contribuie semnificativ la atingerea obiectivelor tale.

STABILESTE PRIORITATILE
Urgent sau important?

Multi manageri lucreaza sub presiune,impartiti intre activitatile importante si cele

urgente. Activitatile urgente reclama atentie imediata si impiedica focalizarea pe
activitatile important,in timp ce acestea pot deveni ele insele urgente. Managerii de
acest tip isi ocupa timpul cu “stingerea focului” in loc sa actioneze asupra
situatiilor. Nu confunda importanta cu urgenta,astfel iti vei consuma timpul numai
cu activitati urgente fara a face ceva cu adevarat important.
Deci,pentru ati stabilii prioritatile,intreaba-te mai intai daca fiecare activitate este
urgenta sau nu.
Exista patru combinatii posibile intre activitati urgenete sau neurgente si
importante sau neimportante:
- Beneficiu mare / Urgente
- Beneficiu mare / Neurgente
- Beneficiu mic / Urgente
- Beneficiu mic / Neurgente

Stabileste prioritatile

Cand stabilesti prioritatile trebuie sa iei in considerare doua criterii:

- beneficiul activitatilor
- termenele limita.
Activitatile tale prioritare trebuie sa fie:
- cu beneficiu mare
- urgente, aceasta insemnand cu cel mai apropiat termen limita.
Dupa ce ai indeplinit aceste sarcini prioritare, te poti concentra pe realizarea
celorlalte tipuri, activitatile care au beneficiu mare dar nu sunt urgente si acele care
au urgente dar nu au un beneficiu mare.

Exemplu de mod de impartire a activitatilor dupa urgenta si importanta.

Urgent Mai putin urgent

I II
Important - Crize;
- Probleme presante;
- Proiecte cu scadenta
apropiata,intrevederi,
urgente,sedinte
- Planificare;
- Crearea unor relatii;
- Recreere autentica;
- Delegare,formare;
- Management.

III IV

Neimportant - Intreruperi,anumite telefoane; - Discutii informale,rutina;

- O parte din coresponenta, din
rapoarte;
- Unele intruniri,unele sedinte;
- Multe din chetsiunile imediate
presante, dar nu foarte importante;
- Corespondenta neimportanta;
- Unele apeluri telefonice;
- Activitatile sau indivizii care
te fac sa-ti pierzi timpul;
- Activitati de relaxare,de
evadare din realitate.
3. PLANIFICAREA TIMPULUI PROPRIU

Reguli de aur pentru administrarea timpului.

Exista cateva reguli simple si practice care ne vor ajuta sa ne folosim timpul mai
bine.
Stabileste o marja de siguranta pentru activitatile neprevazute (urgentele).
Ca si la stabilirea bugetelor financiare,trebuie sa prevedem atat pentru cheltuielile
curente(rutina), cat si pentru neprevazute(actiune). Trebuie sa stabilim fonduri
pentru imbunatatiri(actiune). Daca nu urmam aceste principii de alocare, ne vom
cheltui fondurile, dar nu vom stii pe ce si de ce.
Stabileste prioritatile cat mai curand posibil in perioada de planificare(la inceputul
saptamanii,al zilei, etc).Acest lucru te va ajuta sa te concentrezi pe activitatile cu
adevarat importante.

ADMINISTRAREA TIMPULUI

RUTINA ACTIUNE REACTIE

20 – 30 % 25 – 40 % 30 – 40 %

-apeluri telefonice Rezultate cheie

-contacte Prioritati
-neprevazute
-intalniri
-crize
-calatorii
-urgente
-rapoarte
- etc.
-etc.
INVAZIE
4. UTILIZAREA INSTRUMENTELOR DE PLANIFICARE

Planificarea timpului reclama utilizarea unor instrumente de planificare foarte

bune.Fiecare dintre cele patru instrumente are un rol particular; utilizarea lor in
mod adecvat va furniza un sistem de planificare complet si riguros.
Aceste instrumente sunt:
- planul lunar;
- planul saptamanal;
- planul zilnic;
- planul de actiune.

4.1. PLANUL LUNAR

Cand?
- In ultima zi de vineri a lunii sau in prima zi de luni a lunii;

Cum?
- Analizeaza cu atentie luna precedenta si determina:
- daca ti-ai atins toate obiectivele;
- daca au aparut probleme noi.
- Alcatuieste o lista a activitatilor care trebuie realizate in cursul lunii ;
- Estimeaza timpul necesar pentru fiecare activitate;
- Rezerva in agenda ta lunara timpul cerut de fiecare activitate.

Sugestii
- Programeaza cele mai importante activitati la inceputul lunii;
- Pastreaza flexibilitatea in programare;
- Deleaga.

Instrumente
- Agenda;
- Lista de obiective;
- Planul lunar;
- Planul de actiune.
4.2 PLANUL SAPTAMANAL

Cand?
- Vineri dupa-amiaza sau luni dimineata.

Cum?
- Examineaza prioritatile si rezultatele cheie;
- Listeaza activitatile care trebuie facute in timpul saptamanii;
- Ordoneaza activitatile in ordinea prioritatii.

Sugestii
- Programeaza sa realizezi cele mai importante activitati la inceputul
saptamanii;
- Pastreaza flexibilitatea in programare;
- Grupeaza activitatile similare in aceasi perioada a saptamanii;
- Comunica celorlalti programarea ta.

Instrumente
- Agenda.

4.3. PLANUL ZILNIC

Cand?
- Primul lucru dimineata cand ajungi la serviciu sau ultimul lucru seara inainte
de a pleca de la serviciu.

Cum?
- Examineaza prioritatile zilei;
- Listeaza prioritatile pentru ziua respectiva;
- Estimeaza timpul necesar pentru fiecare;
- Ordoneaza prioritatile;
- Decide ce vei face tu insuti/insati si ce vei delega.

Sugestii
- Programeaza sa realizezi cele mai importante activitati la inceputul zilei;
- Pastreaza flexibilitatea in programare;
- Comunica celorlalti programarea ta;

Instrumente
- Agenda.
4.4. PLANUL DE ACTIUNE

Cand?
- Inaintea unui proiect important.

Cum?
- Defineste obiectivele priectului:
- corespund cu propiile tale obiective?
- sunt compatibile cu prioritatiile tale?
- Listeaza activitatile necesare pentru realizarea proiectului;
- Estimeaza timpul necesar pentru fiecare activitate;
- Ordoneaza activitatile intr-o secventa logica;
- Stabileste resposabilii pentru fiecare activitate;
- Intocmeste pleanificarea pe baza infoematiilor de mai sus.

Sugestii
- Incepe cu termenul limita(deadline) si urmeaza calea inversa pana la data de
inceput a proiectului;
- Comunica celor implicati planificarea proiectului.

Instrumente
- Planul de actiune.

5. ORGANIZAREA TIMPULUI PROPRIU

5.1. CARE FACTORI SUNT SUB CONTROLUL TAU?

A schimba metodele altora este dificil; a le schimba pe ale tale este mai usor.

Esti tipul de manager care sustine ca lipsa sa de timp se datoreaza celorlalti sau
factorilor care sunt in afara controlului sau?
Daca esti, inseamna ca ti se pare foarte dificil sa iti organizezi munca intr-un
mod rational; pentru a face asta, trebuie sa schimbi obiceiurile celorlalti, iar acest
lucru este mai mult decat imposibil pentru tine.

Controlezi cea mai mare parte din timpul tau.

Situatiile in care nu poti face nimic sunt foarte rare. Exista si vor exista
intotdeauna factoripe care nu-i poti controla; dar este sigur ca tu ai sub control
majoritatea factorilor. Acceptand aceasta ipoteza, incepe o analiza atenta a
practicilor tale! Intreaba-te daca nu poti sa castigi timp printr-o mai buna
organizare a:
 - calatoriilor;
- convorbirilor telefonice;
- corespondentei;
- lecturilor;
- hartiilor/documentelor;
- sedintelor.

Cateva aspecte ale muncii tale zilnice iti consuma mult timp.

Fiind mai bine organizat in aceste arii inseamna sa economisesti timp pretios
care sa fie dedicat activitatilor cu beneficiu mare.

Organizarea: un factor controlabil

Aceste activitati sunt controlabile in mare masura. Analizeaza-le in detaliu si cu

siguranta vei gasi modalitati de imbunatatire.

5.2. PRINCIPII FUNDAMENTALE

Este mai eficient sa grupezi activitatile similare.

Grupeaza activitatile.
Este intotdeauna mai eficient sa grupezi activitati similare.De exemplu, poti sa
dai toate telefoanele in aceeasi perioada de timp.
Concentreaza-te
Poti sa iti optimizezi concentrarea si sa iti maresti eficienta prin minimizarea
numarului de intreruperi care apar de-a lungul zilei de lucru.Aranjeaza astfel incat
colegii tai sa recunoasca situatiile in care nu vrei sa fii intrerupt.
Intreruperile(telefoanele,secretara,subordonatii,superiorii,colegii,prietenii etc)
reprezinta unul dintre cele mai mari obstacole pentru gestionarea eficienta a
timpului.Este imperativ sa lucrezi asupra unei singure probleme o singura data. Nu
incerca sa faci mai multe lucruri in acelasi timp.

5.3. CUM SA ITI ORGANIZEZI TIMPUL IN MOD EFICIENT

Pentru a organiza munca in mod eficient si a economisi timp,poate fi utilizata

urmatoarele procedura:
- identificarea factorilor care cauzeaza pierderea de timp;
- utilizarea instrumentelor de economisire a timpului.

Jurnalul de activitate este un instrument esential pentru o buna administrare a

timpului.
 IDENTIFICA FACTORII CARE DETERMINA PIERDEREA
TIMPULUI(“HOTII DE TIMP”)

Pentru a-ti organiza munca in mod eficient trebuie mai intai sa examinezi
metodele de lucru si sa identifici cauzele reale ale pierderii de timp. Analizeaza-ti
programul in detaliu.Acest lucru iti va permite sa iei decizii importante in privinta
eliminarii sau reducerii timpului pierdut.
Sugestie: completeaza un jurnal de activitate care te va ajuta sa descoperi unde
apar pierderile de timp si de ce.

Jurnalul zilnic iti arata activitatile inutile

Identifica “hotii de timp” din activitatea zilnica.
Consulta jurnalul si identifica toate activitatile neproductive.Clasifica-le pe
categorii ca: intreruperi, sarcini administrative, intalniri etc. Aceste activitati sunt
obstacole majore pentru o organizare eficienta.

Analizeaza “hotii de timp”

Analizeaza aceste obstacole in ordinea importantei lor(timpul
pierdut,consecintele). Care dintre aceste obstacole sunt sub controlul propriu?Ce
metode pot sa folosesc pentru a le reduce sau a le elimina?

UTILIZEAZA INSTRUMENTE SI TEHNICI DE ECONOMISIRE A

TIMPULUI.

Tehnici

Pentru a-ti gestiona eficient timpul trebuie sa aplici diverse tehnici de

economisire a timpului privind elemente ca:
- apeluri telefonice;
- intreruperile;
- problemele si crizele;
- intalnirile/sedintele;
- corespondenta si hartiile de lucru;
- cititul, calatoriile.

“Organizer”-sprijin pentru organizare si planificare

Utilizarea unei agende de tip “organizer” te va ajuta sa aplici tehnicile si
metodele de organizare eficienta a timpului.
5.4. CONTROLUL FACTORILOR CONSUMATORI DE TIMP

TELEFONUL
Daca este utilizat eficient,telefonul reprezinta un instrument care iti permite sa
economisesti timp si efort.
Mesajele telefonice
- data si ora apelului; scopul apelului;
- numele persoanei,numarul de telefon;
- aminteste-ti ca numai un masaj clar este util;
- deleaga sarcina de a raspunde mesajelor oricand este posibil.

Convorbirile telefonice
- Grupeaza toate apelurile intr-o anumita perioada a zilei;
- Planifica-ti convorbirile/ apelurile;
- Inainte de a suna intreaba-te cand este cel mai probabil sa gasesti persoana
cu care trebuie sa comunici;
- Comunica in mod eficient;
- Triaza convorbirile.

INTRERUPERILE
Intreruperile de orice fel(vizitatori,colegi,telefoane etc) sunt obstacole majore
pentru eficienta timpului. De ce? Pentru ca ele limiteaza nivelul si durata puterii de
concentrare.
Invata sa limitezi intreruperile.
- Acorda-ti timp sa fii singur;
- Stabileste intalniri;
- Planifica intalnirile;
- Limiteaza numarul de ointalniri pe zi astfel incat sa ramana o rezerva pentru
cele neprevazute.

Invata cum sa reactionezi la intreruperi.

- Inavata sa spui “nu”;
- Invata sa fii ferm;
- Specifica cat timp ai la dispozitie;
- Invata cum sa pui punct unei conversatii care dureaza prea mult;
- Rezuma sau solicita interlocutorului sa rezume cele mai importante puncte
ale discutiei.

6. PROBLEME SI CRIZE

Uneori, cand nimic nu pare a merge bine,evenimentele nu sunt sub controlul

tau.Panica si improvizatia inlocuiesc actiunea rationala,planificata.
a. Analizeaza cu calm situatia
- Inainte de a face ceva privind o problema neasteptata,incepe prin a nu face
nimic;
- Daca aceasta maniera contravine naturii tale,repeta-ti de multe ori: “Ma
grabesc foarte, foarte incet”;
- Problema depinde de tine?
- Acorda-ti timp pentru a aduna toate informatiile relevante;
- Identifica toate aspectele implicate si clasifica-le in ordinea prioritatii, pe
baza consecintelor probabile;

b. Cauta solutiile posibile

- Alcatuieste o lista cu toate masurile fezabile;
- Alege-le pe cele care pot fi aplicate fara intarziere.

c. Decizia
- Care este cea mai realista solutie in circumstantele date?
- Care solutie va avea cele mai putine consecinte negative?

d. Pregateste un plan de actiune simplu si eficient

- Ce masuri trebuie luate ? Cand ? De catre cine ? Cum ? Cine trebuie
informat ?

e. Actioneaza rapid, ferm si cu mult calm

f. Analizeaza situatia retrospectiv
- Care au fost cauzele crizei ?
- Ce masuri ar fi putut preveni criza ?
- Ce masuri trebuie luate penru a preveni acest tip de criza ?
- Cine trebuie informat asupra acestor masuri ?
GLOSAR DE TERMENI

- Abordare integrata. Este o metoda pentru managementul celor sase faze ale
ciclului
proiectului(programare,identificare,formulare,finantare,implementare si
evaluare). Ea analizeaza cele mai importante elemente ale fiecarei faze si
criteriile de coeziune si dezvoltare durabila aplicabile de-a lungul intregului
ciclu al proiectului.
- Activitati. Suma mai multor sarcini,toate avand acelasi obiectiv.Activitatile
reprezinta actiunile concrete minime ce au nevoie de planificare.Ele trebuie
indeplinite pentru a produce rezultate.
- Analiza factorilor implicati(stakeholders). Analiza partenerilor implica
identificarea tuturor grupurilor de factori implicati ce vor fi probabil afectati
(fie pozitiv, fie negativ) de interventia propusa, de identificare si analiza
intereselor, a problemelor, a potentialului lor. Concluziile acetsei analize sunt
integrate ulterior in conceptul proiectului.
- Analiza obiectelor. Identificarea potentialelor obiective prin transformarea
situatiilornegative in teluri pozitive. Ceea ce rezulta in urma unei analize a
obiectivelor este arborele obiectivelor.
- Analiza problemelor. O investigatie structurata a aspectelor negative ale unei
situatii pentru a stabili cauzele si efectele lor. Rezultatul acestei analize este
arborele problemelor.
- Analiza strategiei. Evaluarea esentiala a cailor alternative de atingere a
obiectivelor si selectarea uneia si a mai multora pentru interventiile viitoare.
- Analiza SWOT. Analiza a punctelor tari si a punctelor slabe ale unei
organizatii, a oportunitatilor si a amenintarilor cu care se confrunta aceasta.
Un instrument ce poate fi folosit in timpul tuturor fazelor procesului de
planificare.
- Arborele obiectivelor. O reprezentare sub forma de diagrama a situatiei din
viitor, dupa ce problemele au fost remediate, urmand unei analize a
problemelor si indicand o relatie de mijloc-scop.
- Arborele problemelor. O reprezentare sub forma de diagrama a rezultatelor
analizei problemelor ce indica relatia de cauza-efect.
- Avanrtaje. Factori externi ce ar putea afecta derularea sau succesul
proiectului, dar asupra carora managerul de proiect nu are un control direct.
Ele formeaza a patra coloana din cadrul de lucru logic si sunt formulate de o
maniera pozitiva.
- Cadru logic de lucru. Este un set de concepte ce se afla in legatura, ce
descriu intr-o maniera operationala si sub forma unei matrice cele mai
importante aspecte ale proiectului. Ofera o cale de verificare daca proiectul a
fost bine conceput si daca beneficiaza de o monitorizare si o evaluare
imbunatatite.
- Conditii sine-qua-non. Conditii ce trebuie indeplinite inainte ca proiectul sa
poata incepe motiv pentru care trebuie luate anumite masuri de siguranta.
- Contributie. Vezi “Resurse”.
- Costuri. Costurile repezinta transformarea in termeni financiari a tuturor
resurselor identificate.
- DAC. Development Assistance Committee(Comitetul de Asistenta pentru
Dezvoltare) al OECD- Organization for Economic Co-operation and
Development (Organizatia pentru cooperare economica si dezvoltare).
- Dezvoltare durabila. Posibilitatea de continuare a producerii beneficiilor
unui proiect dupa ce s-a incheiat perioada de sprijin extern.
- Diagrama GANTT. O metoda grafica de prezentare a informatiei pentru a
monitoriza simultan planul de actiune si executia sa reala in timp.
- Diagrama PERT/CPM. Acronim al “Programme Evaluation and review
Technique” (Tehnica de evaluare si revizuire a programelor) si respectiv a
“Critical Path Method”(Metoda caii cruciale). O metoda de prezentare a caii
de urmat in activitatile cruciale prevazute in procesul de planificare prin
legarea sarcinilor de datele limita ale executiei.
- Eficacitate. Gradul de atingere a rezultatelor asteptate, a obiectivelor si a
scopului prin evaluara indicatorilor lor.
- Eficienta. Volumul de resurse (umane,materiale,financiare etc.)
folosite/consumate in legatura cu rezultatele asteptate.
- Evaluarea. Aceasta permite echipei sa stie daca ceea ce a planificat a fost
implementat si astfel daca obiectivele au fost atinse si in ce masura.
Evaluarea ar trebui sa acopere intregul proces, nu sa fie facuta doar la
sfarsit.
- Factori de risc. Factori externi si evenimente ce ar putea afecta derularea sau
succesul priectului.Posibilitatea ca acestea sa se infaptuiasca este foarte
mica. Ei sunt formulati intr-o maniera negativa.
- Factori implicati(stakeholders). Orice persoana, grup de persoane, institutii
sau firme ce ar putea avea o relatie cu proiectul/programul sunt definiti ca
factori implicati. Ei pot, direct sau indirect, pozitiv sau negativ, sa afecteze
sau sa fie afectati de proces si de rezultatele interventiilor. De obicei trebuie
luate in considerare diferite subgrupuri.
- Factori externi. Vezi “avantaje” si “factori de risc”.
- Fezabilitate. Se refera la siguranta ca obiectivele proiectului pot fi intr-
adevar atinse.
- Gen. Diferentele sociale carora subscriem si care sunt invatate de femei si
barbati si care variaza in timp si de la o societate sau grup la altul. Genul
difera de sex care face referire la diferentele determinate biologic dintre
femei si barbati.
- Ierarhia obiectivelor. Vezi “arborele obiectivelor”.
- Impact. Vezi “eficacitate”
- Logica interventiei. Este strategia de baza a proiectului ce acopera toti pasii
ce vor fi urmati in cadrul logic de lucru pentru a contribui la scopul general.
- Mijloace. Vezi “Resurse”.
- Monitorizare. Monitorizarea este un rpoces intreprins pentru a minimiza
riscul potential de devieri si cheltuieli neasteptate prin stabilirea unui numar
 de mecanisme pentru a ajuta echipa sa verifice procesul si sa masoare
rezultatele in mod regulat.
- Obiectiv. Obiectivul da sens proiectului si indica directia de urmat in timpul
fazelor de programare si implementare. Sensul sau generic se refera la
rezultatele asteptate, obiectivul proiectului si scopul general.
- Obiective specifice. Vezi “rezultate asteptate”.
- Obiectivul general. Vezi “obiectivul proiectului”.
- Obiectivul proiectului. Obiectivul ce trebuie atins de catre acest proiect
singur fara interventia altor proiecte. Este obiectivul general ce trebuie atins
dupa ce proiectul a fost implementat. Atingerea obiectivului proiectului ar
trebui sa contribuie direct la atingerea scopului general.
- Produs. Vezi “rezultate asteptate”.
- Program. Un numar de proiecte legate si activitati organizate pentru a atinge
acelasi obiectiv.

BIBLIOGRAFIE

- Broughton, Bernard si Hampshire , Jonathan. Bridging the gap. A guide to

monitoring and evaluating development projects. Canberra: Australian
Council for Overseas Aid (ACFOA) (Consiliul Australian pentru ajutor
extern), 1997.
- Comisia europeana. EuropeAid Co-operation Office (Biroul pentru
cooperare EuropeAid). Manual Project Cycle Management (manual pentru
managementul ciclului de desfasurare a unui proiect). Bruxelles: martie
2001.
- GTZ. ZOPP working materials. Introduction to the method. (Materiale de
lucru ZOPP. Introducere in metoda). Tabele de prezentare. Frankfurt :
GTZ,1987.
- Federatia internationala a Societatilor de Cruce Rosie si Semiluna Rosie-
“Procesul de Planificare a Proiectelor”, 2003.
- March, Candida. Concept and frameworks for gender analysis and planning.
A tool kit. (Concepte si cadre de lucru pentru analize de gen si planificare.
Set de instrumente.). Oxfam UK/Irlanda, iulie 1996.
- NORAD. The Logical Framework Approach (LFA). Handbook for
Objective-Oriented Planning. (Abordarea cadrului de lucru logic.Manual
pentru planificarea orientate spre obiective). Oslo, 1993.
- Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD)
(Organizatia pentru cooperare economica si dezvoltare). Principles for
project assessment.(Principii pentru evaluarea proiectelor). Paris :
Development Assistance Committee (DAC)(Comitetul de Asistenta pentru
dezvoltare), 1998.
- Swiss Development Cooperation (SDC), Evaluation Service. (Cooperarea in
dezvoltare elvetiana, Serviciul de evaluare). Cooperation planning. A
 working aid for beginners and more experienced planners. (Planificarea in
cooperare. Un ajutor pentru incepatori si planificatori cu experienta).
Berna, 1993.
- Zivetz, Laurie. Project Identification, Design and Appraisal : a manual for
NGOs. (Identificarea , conceperea si evaluarea proiectelor; un manual
pentru ONG-uri). Gaberra: Australian Council for Overseas Aid (ACFOA)
(Consiliul australian pentru ajutor extern), 1997.
- The Seven Habits Effective People, Covey, Stephen, 1989.
- Managementul timpului sau cum ne stabilim prioritatile – Stephen Covey,
1998
- Inteligenta emotionala, Daniel Goleman, 1995;
- Note de curs si observatii din cadrul unor cursuri de pregatire cu tematica
managementul timpului cu participanti din Romania (Florin Ghinda,
perioada 2002-2006).

>>Site-uri web recomandate

- Comisia Europeana. EuropeAid Co-operation Office (Biroul pentru

cooperare EuropeAid);
http://europa.eu.int/cmm/europeaid

- MDF Management for Development Foundation Consultancy Services

(Fundatia pentru dezvolatare in management, serviciile de consultanta):
http://www.mdf.nl./Con-planbud.htm

- Oxfam:
http://www.oxfam.org.uk/policy/gender/99jul/799asse.htm

- PCM Group. Process Consultants and Moderators (Grupul PCM. Consultanti

si moderatori ai procesului):
http://www.pcm-group.com
 Managementul timpului

 Baudelaire “Timpul este doar un fluid din care pescuiesc eu”.

 Carl Sandburg Timpul este moneda vietii tale. Este singura moneda pe
care o ai si numai tu poti hotari cum o vei cheltui. Fii atent ca nu cumva
sa-i lasi pe altii s-o cheltuiasca pt tine.
 Faith ulBaldwin Timp este un croitor specializat in modificari
 Hector Berliaz Timpul este cel mai bun profesor. Din pacate el isi omoara
toti elevii.
 Woody Allen Timpul este modalitatea naturii de a face ca sa nu se
intample toate deodata.
 Baruch Spinoza Timpul nu este o calitate a lucrurilor ci numai un mod de
a gandi.
 Jonathan Swift Timpul e singurul predicator caruia omul e dispus sa-i
dea ascultare; el ne da invatatura de minte pe care, la vremea lor, cei
varstnici s-au straduit zadarnic si ne-o impartaseasca.
 Emil Cioran Timpul este un surogat metafizic al marii, spunea in
“Amurgul gandurilor”
 Benjamin Franklin in “Ce trebuie sa faca o fata?” : Timpul este materia
din care este formata viata.
 Platon Timpul este imaginea mobila a eternitatii imobile.
 Nichita Stanescu Timpul este un lup devorator.
 Gene Roddenberry Timpul este focul in care ardem.
 Mircea Eloade in Huligannii Timpul este lucru care se pierde intr-adevar.
 Kazimierg Matan Timpul este singurul drum cu sens unic, de la cap la
coada.
 Octavian Paler Timpul este o fiara care are nesfarsita rabdare de a inghitii
totul.
 Dumitru Staniloae Timpul este distanta dintre chemarea lui Dumnezeu si
raspunsul tau.
 George Calinescu Timpul este evaluare de sentiment – pentru unii trece
prea repede , pentru altii prea incet.
 Timpul vindeca orice rana.
 Tu poti sa intarzii, dar Timpul nu va intarzia.
 Timpul si distanta pot stinge iubirile mici, dar le fac sa creasca pe cele mari.
 Timpul ma face sa pretuiesc vesnicia
 Nu timpul ti se potrivest etie, ci tu potriveste-te cu timpul.
 Timpul pierdut nu se mai intoarce.
 Timpul descopera toate.
 In amanare se afla primejdia
 S-ar putea ca ziua de maine sa fie a altuia.
 Cine l-a vazut pe « maine » ?
 Stradania tineretii este odihna batranetii.
 A ajunge la spartul targului
 Ceasul diminetii e aurul vietii
 Ceasul pierdut nu-l intoarce anul.
 Unul din lucrurile dragute la batranete este ca poti sa fluieri in timp ce-ti
speli dinti
 Celui ce stie sa astepte, timpul ii deschide portile.
 Secretul rabdarii este sa faci altceva intre timp.
 Mintea nu poate lua mult timp locul inimii.
 Fii fericit cat traiesti pentru ca mort o sa fii mult timp
 Daca judeci pe cineva, nu-ti mai ramane timp sa iubesti
 Lucrul la timp daruit , pretuieste indoit
 Amanarea e hotul timpului
 Vremea trece, vremea vine - primul vers al celebrei “Glosa” a lui M.
Eminescu si exemplifica curgerea infinita a timpului
 Trecerea timpului aduce alinare,uitare,resind sa vindece cele mai aspre rani.
 Felul cum utilizam timpul liber ne tradeaza caracterul (Plinius)
 Seneca : Socoteste fiecare zi o viata.
 Balzac : Un minut de indoiala, face cat o vesnicie de suferinta.
 Ceea ce vrem noi sa facem, s-o facem atunci cand vrem, pentru ca acest
“vrem” se schimba si are scaderi si amanari (Shakespeare)
 Femeia vede unde barbatul abia zareste
 Fa-ti datoria si nu te teme de nici o razbunare
 Scorpionul inteapa si tot el tipa
 Smerenia este forma ca mai grava a arogantei.