ADMINISTRACION DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA E INTERNA

PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DE SISTEMA DE SGSST FECHA DE ACTUALIZACION: octubre de 2017

Identificar la administración y autorización del uso de los medios de comunicación internos, las funciones, los receptores de la comunicación y demás elementos de la
OBJETIVO
caracterización para fomentar una cultura de responsabilidad y control de los mismos.

Autorización para el Protocolo del medio Frecuencia con que

Función del medio Receptores de la Evidencia de la
uso del medio de USO (forma, tamaño, contenido y se usa este medio
de comunicación demás características)
comunicación comunicación
comunicación (área) de comunicación
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN

Registrar y hacer constar por

escrito las decisiones, acuerdos
Acta Alta Dirección N/A Tamaño carta De acuerdo a necesidad Áreas de interés Recepción a conformidad
o hechos que se han producido
en una reunión o junta

Dar a conocer actividades de la

entidad (administrativas,
sociales, culturales, etc.) y
Carteleras Director Administrativo Todas las dependencias
estimular actitudes en los
equipos de trabajo hacia metas
generales de la Firma
Tamaños no especificados, B/N o
Semanalmente y cuando la Copia de lo que se fija en las
color, contenidos de interés para Todo el personal
noticia lo requiere carteleras y fotografías
todo el personal

Internet Ingeniero de Sistemas a través Quien tenga computador y clave Enviar y recibir información de
Manual de imagen corporativa Diario Todo el personal Correos enviados o impresos
(Correo electrónico) de claves de acceso de acceso carácter institucional

Tener a disposición de todo el

Ingeniero de Sistemas a través
Intranet
de claves de acceso
personal los documentos
actualizados que componen el
Tamaños no especificados, B/N o
plan estratégico de Nexia Cuando surja una actualización La evidencia se puede tomar
Todas las dependencias color, contenidos de interés para Todo el personal
(Sistema de Gestión de la de algún documento ingresando a la intranet
todo el personal
Calidad, Proceso Tributario,
Proceso de la Prestación del
Servicio, FondeNexia)

Comunicar a la institución con

personas o individuos a larga Tamaño carta membretado
Oficio, Carta Jefe Inmediato Todo el personal Diario Todo el personal Copias con recibido
distancia o cerca con motivos institucional
diversos

transmitir y recibir documentos

Grupos de interés internos y
Fax Jefe Inmediato Todo el personal mediante la red telefónica No documentado Diario Reporte de envío
externos
conmutada

Actividad que congrega a un

Reunión Responsable del proceso N/A grupo determinado de personas No documentado De acuerdo a las necesidades Asistentes a la reunión Registro de asistencia
para tratar uno o varios temas

Persona con la cual se logra la

Teléfono Jefe Inmediato Todo el personal Comunicar a distancia Análogo Diario N/A
comunicación