Excel 2013: Curso Básico

MANEJO DE TABLAS Y DATOS

CÓMO CREAR TABLAS EN EXCEL

Para convertir un rango de celdas en tabla es suficiente con seleccionar cualquier celda dentro
del rango y hacer clic en el botón Insertar > Tablas > Tabla lo cual mostrará de inmediato el
cuadro de diálogo Crear tabla.

Excel identificará el rango de celdas que es candidato a convertirse en una tabla y colocará su
dirección en el cuadro de texto. Casi siempre Excel acierta en el rango de celdas, pero si no
fuera así, tenemos la posibilidad de elegir manualmente el rango adecuado. Además, el cuadro
de diálogo Crear tabla nos permite especificar si el rango de celdas contiene una fila de
encabezados. Al pulsar el botón Aceptar habremos creado una tabla en Excel.

BENEFICIOS DE LAS TABLAS EN EXCEL

Hay un par de cambios en el rango que

puedes observar de manera inmediata
después de crear una tabla en Excel. El
primero de ellos es el formato que se
aplica a las celdas lo cual facilita la lectura
de cada fila y hace una clara distinción con
los encabezados. El otro cambio es que
junto a cada título de encabezado
encontrarás una flecha que nos da
opciones de ordenamiento y filtrado sobre
los datos de la tabla

Otro beneficio que tenemos al crear una

tabla en Excel es que el extremo inferior
derecho de la tabla se convierte en un
control que facilita la inserción de una
nueva columna o de una nueva fila
permitiendo que Excel reconozca
automáticamente los datos como parte de

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la tabla e inclusive les dé el formato adecuado. Para agregar una columna demos
desplazar el control hacia la derecha o lo podemos mover hacia abajo para agregar nuevas
filas a la tabla.

Como ya lo he mencionado antes, al crear una tabla en Excel obtenemos funcionalidad

adicional que no tendríamos si trabajáramos solo con el rango de celdas. Al seleccionar
cualquier celda de la tabla se mostrará la ficha contextual Herramientas de tabla la cual
contiene una gran cantidad de comandos a utilizar:

Esta ficha contiene varios grupos de comandos que serán de gran utilidad como el grupo
Opciones de estilo de tabla que nos permite modificar el estilo de los elementos de la tabla y
además nos da la opción de agregar una Fila de totales la cual hará cálculos automáticos con
las columnas numéricas de nuestra tabla.

Existen otros beneficios de las tablas en Excel que iremos aprendiendo poco a poco, pero es
recomendable que cuando tengas datos estructurados, tal como los que he mostrado en esta

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ocasión, consideres seriamente crear una tabla en Excel para facilitar el manejo y análisis de
los datos.

DAR FORMATO A UNA TABLA

Después de crear una tabla en Excel tendremos un formato predeterminado para las celdas
de la tabla sin embargo posible aplicar un estilo diferente e inclusive crear nuestro propio estilo
de tabla para utilizarlo posteriormente.

CAMBIAR EL ESTILO DE UNA TABLA EN EXCEL

Para cambiar el estilo predeterminado de una tabla en Excel debes seleccionar alguna celda
de la tabla e ir a la ficha contextual Herramientas de tabla > Diseño > Estilos de tabla y
seleccionar cualquiera de los estilos mostrados:

Si la ventana de Excel está muy angosta, es

probable que encuentres los estilos
de tabla bajo el botón Estilos rápidos, pero si
puedes ver los estilos tal como en la imagen
superior, entonces puedes hacer clic en los
controles de la derecha para desplazarte por
todos ellos. Estas mismas opciones de estilo de
tablas las puedes encontrar en Inicio > Estilos
> Dar formato como tabla.

Cuando expandimos todo el menú de estilos de

tabla podrás notar que están organizados en tres
categorías: Claro, Medio y Oscuro. Es posible
mover el puntero del ratón sobre alguno de los
estilos para tener una vista previa de la tabla con
el estilo seleccionado y para hacer permanentes
los cambios debemos hacer clic sobre el estilo.
También es posible variar un poco el estilo
aplicado a una tabla utilizando las cajas de
selección que se encuentran en Herramientas de
tabla > Diseño > Opciones de estilo de tabla:

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• Fila de encabezado: Activa o desactiva la fila de encabezado de la tabla.

• Fila de totales: Activa o desactiva la fila de totales de la tabla.
• Filas con bandas: Muestra filas con bandas, es decir, aplica un formato especial donde
las filas pares tienen un fondo diferente al de las filas impares.
• Primera columna: Aplica un formato especial a la primera columna de la tabla.
• Última columna: Aplica un formato especial a la última columna de la tabla.
• Columnas con bandas: Aplica un fondo especial a las columnas impares de manera
que se distingan de las columnas pares.
• Botón de filtro: Activa o desactiva el botón de filtro de los encabezados de columna.

ALTERNATIVAS ADICIONALES DE ESTILO

Es posible que después de trabajar por un tiempo con los mismos estilos de tabla quieras
tener nuevas opciones. Para visualizar estilos diferentes es suficiente con ir a Diseño de
Página > Temas > Temas y elegir un tema diferente al de Office

Una vez que hayas elegido un nuevo tema, tendrás opciones diferentes para los estilos de una
tabla en Excel.

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CREAR UN NUEVO ESTILO DE TABLA

Si ninguna de las opciones anteriores es de tu agrado,

entonces puedes crear tu propio estilo de tabla y para
eso debes expandir el menú de estilos y seleccionar la
opción Nuevo estilo de tabla y se mostrará el siguiente
cuadro de diálogo:

En medio de la ventana se mostrará una lista de todos los elementos de la tabla y para cada
uno de ellos podrás pulsar el botón Formato y definir el estilo deseado. Si lo deseas, puedes
marcar el nuevo estilo como predeterminado de manera que se aplique automáticamente al
momento de crear una tabla en Excel. De todos modos el estilo aparecerá en una nueva
categoría llamada Personalizada de donde podrás elegirlo para aplicarlo a cualquier tabla. Si
después de crear tu propio estilo deseas eliminarlo es tan sencillo como hacer clic derecho
sobre él y seleccionar la opción Eliminar.

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FILTRO AVANZADO

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los

criterios que deseas aplicar a la información. Considerar el siguiente ejemplo: Tabla Ventas:

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la
misma hoja o bien en una hoja nueva. Para este ejemplo se aplicará en la misma hoja.

Ejemplo con dos criterios, en dos columnas diferentes

Ejercicio 1: Aplicar un filtro avanzado para que solo muestre las ventas realizadas en el mes:
AGOSTO y el Pago sea Contado.

Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su
ubicación no es de importancia.

APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS

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Antes de aplicar el filtro avanzado debes

seleccionar la tabla de datos o bien dar clic en
cualquier celda dentro de la base de datos y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón
Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar
y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro
avanzado.

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango

de criterios debes seleccionado el rango que
contiene las condiciones del filtro avanzado
necesarias. Solamente resta pulsar el botón
Aceptar para aplicar el filtro.

Observa el resultado del filtro avanzado, solo muestra los datos que cumplieron los criterios
indicados en el MES y PAGO
Puedes utilizar Operadores De Comparación en los criterios para filtrar

Ve
Ejemplo con un criterio, en una sola columna

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Ejercicio 2: Aplicar un filtro avanzado para que solo muestre las ventas superiores a 1000

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la
misma hoja o bien en una hoja nueva. Para este ejemplo nuevamente se aplicará en la misma
hoja. Observa en el criterio se escribe el título de la celda o etiqueta de columna donde se
encuentre la condición para aplicar el filtro, en la condición se agrega el símbolo mayor y la
cantidad.

Antes de aplicar el filtro avanzado debes

seleccionar la tabla de datos o bien dar clic en
cualquier celda dentro de la base de datos y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el b otón
Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y
filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro
avanzado. En el rango de criterios selecciona las
celdas donde escribiste la condición, en este
ejemplo se encuentra B1:B2. Da clic en aceptar
para que te muestre el resultado.

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Ejemplo con dos criterios, en dos columnas diferentes

Ejercicio 3: Aplicar un filtro avanzado para que muestre las ventas entre 200 y 400

INSERTAR SUBTOTALES EN UNA LISTA DE DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática
mediante en comando Subtotal.

Cuando se tiene una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en
Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite
agregar subtotales de una manera muy sencilla.

AL INSERTAR SUBTOTALES:

Los subtotales se calculan con una función de resumen, como Suma o Promedio, con la
función SUBTOTAL. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen de cada columna.
Los totales generales se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por
ejemplo, si usa la función de resumen Promedio, la fila total general muestra un promedio de
todas las filas de detalle de la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.

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Considera la siguiente tabla de datos de donde quiere obtener los subtotales de ventas
por cada mes:

Lo primero que debes hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán
los subtotales. Para este ejemplo se ordenan los datos por la columna Mes. La columna se
ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna (Mes) y posteriormente seleccionado el
comando Ordenar de más antiguos a más recientes que se encuentra dentro de la ficha Datos.

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Este paso es uno de los más importantes, ordenar la columna de la cual se desea
obtener el subtotal.

La tabla quedo ordenada por mes.

El botón Subtotal en Excel

Para realizar la inserción de los subtotales

en Excel debes pulsar el comando Subtotal
que se encuentra en la ficha Datos dentro del
grupo Esquema.

Excel mostrará el cuadro de

diálogo Subtotales.

Debes asegurar que la primera lista

desplegable tenga seleccionada la opción
Mes (la cual ordenaste previamente) ya que
indica que para cada cambio de mes se
insertará un subtotal. Además utilizarás la
función Suma y la columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se
insertarán los subtotales.

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ELIMINAR SUBTOTALES

1. Seleccione una celda del rango que contiene los subtotales.

2. En el grupo Esquema de la Ficha Datos, haga clic en Subtotal.

En el cuadro de diálogo Subtotal, haga clic en Quitar todos

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