MANUAL DE FUNCIONES

FUNCIÓN DIRECCIÓN GENERAL

Puesto: Gerente General

A cargo de: Edgard Bedoya

Funciones:

- Revisar, Consultar, Sugerir y Aprobar las funciones de Administración /

Marketing / Operaciones, de todos los Centros de Operación de la empresa
Fabrica de Embutidos, Cocina, Tienda San Juan de Dios, Tienda Villa Médica,
Escuela de Gastronomía.

- Provisionar los recursos económicos para las funciones de Administración /

Marketing / Operaciones, de todos los Centros de Operación.

- Encargado del Equipamiento e Infraestructura de todos los Centros de

Operación.

- Encargado de Compras de Insumos Programados.

1. AREA DE ADMINISTRACIÓN / CONTABILIDAD / CONTROL INTERNO

1.1. Función Administración / Control Interno:

1.1.1. Puesto: Encargado de la Administración General y Control Interno

A cargo de: Mauricio
Reporta a: Edgard Bedoya

Funciones:
- Diseñar, Estandarizar e Implementar los Sistemas de Control de Ingresos y
Egresos de todos los Centros de Operación: Producción de Embutidos /
Cocina / Tienda SJD / Tienda Villa Médica / Escuela de Gastronomía.
- Centralizar y Recibir los Registros de Ingresos/Egresos de todos los Centros
de Operación y la documentación que sustenta los mismos.
- Registrar los movimientos de Ingresos/Egresos de la Tienda Villa Médica.
- Diseñar y Controlar los ratios Ingresos, Egresos y Resultados de todos los
Centros de Operación.
- Arrojar los resultados para cada Centro de Operación.
- Entregar diariamente a Contabilidad los reportes diarios de
Ingresos/Egresos de todos los Centros de Operación.
- Encargado de todas las cuentas de Efectivo y Créditos de todos los Centros
de operación y reportarlos diariamente a la Gerencia.
- Pago de planillas, personal y servicios de terceros.

1.2. Función Contabilidad:

1.2.1. Puesto: Encargado de Contabilidad

A cargo de: Freddy
Reporta a: Edgard Bedoya

Funciones:
- Registrar al Sistema Contable la documentación de Ingresos/Egresos de
todos los Centros de Operación.
- Arrojar los Resultados Contables de todos los Centros de Operación.
- Preparar y Entregar a Contabilidad Externa toda la documentación SUNAT
correspondiente.
2. AREA DE VENTAS

2.1. Función Ventas:

2.1.1. Puesto: Director de Ventas y Marketing

A cargo de: Oscar Hermoza B.
Reporta a: Edgard Bedoya T.

Funciones:
- Fijar las Políticas de Venta y Precios
- Diseñar, Dirigir y Ejecutar las Estrategias de Venta
- Preparar los Presupuestos Mensuales de Venta (Ingresos y Cuotas de Venta)
y Costos de Venta (Comisiones, Publicidad, Movilidades de venta y repartos,
etc.)
- Preparar y Revisar los Presupuestos y Contratos de Clientes.
- Supervisión de Pedidos y Reparto de Clientes.
- Contactar nuevos Clientes Particulares e Institucionales: Empresas, Colegios,
Restaurantes, Municipios, nuevos puntos de ventas externos, etc.
- Coordinación de Ventas con Distribuidores para ampliar su cartera de
productos y fijar su plan de incentivos.
- Supervisión de la atención al cliente en los puntos de venta.

2.1.2. Puesto: Administrador de Ventas

A cargo de: Gabriel Vela
Reporta a: Oscar Hermoza

Funciones:
- Preparar Presupuestos y Contratos de Clientes.
- Contacto y Cotizaciones a clientes, vía teléfono e internet.
- Recepción y Toma de Pedidos de Distribuidores, Vendedores y Clientes.
- Requerimientos y Coordinación de preparación a Planta de Embutidos y
Cocina.
- Control de Reparto a Puntos de Venta, Clientes, Distribuidores y
Vendedores.
- Responsable del registro de Ingresos y Egresos de Ventas de la Planta de
Embutidos y Cocina (ADMIN_Ventas).
- Control de Créditos de Clientes (Cobranzas) y Proveedores (Pagos).
- Revisión permanente de Costos de Recetas y Precios de Venta.
- Elaboración de Listas de Precios de Puntos de Venta, Vendedores,
Distribuidores y Clientes.
2.1.3. Puesto: Supervisor de Ventas y Reparto
A cargo de: Luis
Reporta a: Oscar Hermoza

Funciones:
- Contactar nuevos Clientes Particulares e Institucionales: Empresas, Colegios,
Restaurantes, Municipios, nuevos puntos de ventas externos, etc.
- Cumplir con su cuota de ventas.
- Cotizaciones y Toma de Pedidos
- Reparto de Pedidos a Puntos de Venta, Distribuidores y Clientes Varios.

2.1.4. Puesto: Distribuidores

A cargo de: Liliana / Luis /
Reporta a: Gabriel Vela

Funciones:
- Realizar la cobertura de su Zona Asignada.
- Contactar nuevos Clientes.
- Cumplir con su Cuota de Ventas.
- Toma de Pedidos y Reparto a sus Clientes.
3. AREA COCINA

3.1. Función Producción Cocina:

3.1.1. Puesto: Director de Operaciones Cocina

A cargo de: Chef Eugenio Nina
Reporta a: Edgard Bedoya T.

Funciones:
- Revisar, evaluar y mejorar la carta actual existente de comida casera para
llevar.
- Elaborar nuevas recetas para ampliar la variedad de la comida casera para
llevar.
- Elaborar carta variada de comida para compromisos.
- Garantizar la Estandarización de los Alimentos Preparados, supervisando las
preparaciones de los ayudantes de cocina y probando todos los alimentos.
- Contactar, Seleccionar, Contratar al Personal de Cocina.
- Dirigir las operaciones de la Cocina: Capacitar y Supervisar al personal de
cocina / Normar las prácticas de almacenamiento y conservación de
insumos y alimentos, normar las prácticas de higiene y seguridad de
instalaciones, equipos y utensilios de la cocina.
- Impulsar la venta de alimentos en los Puntos de Venta, mediante prácticas
de degustación, contacto con clientes y capacitación al personal sobre la
atención de clientes
- En los Puntos de Venta, capacitar al personal en la manipulación,
presentación y conservación de los alimentos.

3.1.2. Puesto: Encargado de Cocina

A cargo de: Hugo Medina.
Reporta a: Mauricio Medina

Funciones:
- Programación diaria de Pedidos de Puntos de Venta, Distribuidores,
Vendedores y Clientes.
- Despacho adecuado de Pedidos en Cantidad, Calidad y Tiempo Oportuno.
- Reporte y Actualización diaria de Recetas en el sistema PLATOS 2011.
- Garantizar la Estandarización de los Alimentos Preparados, manteniendo las
Recetas Actualizadas.
 - Aseguramiento de Stocks de Insumos para el cumplimiento de los pedidos
diarios, mediante dos actividades:
A) Preparación de las Ordenes de Compra de Insumos Programada para los
días Martes y Jueves de cada semana
B) Órdenes de Compra o Compras extraordinarias durante la semana.
C) Almacenamiento adecuado de Materiales e Insumos

- Control de Inventarios mediante dos actividades:

A) Toma de Inventarios Físicos de materiales e insumos todos los sábados y
el último día del mes, registrarlo valorizarlo en el sistema PLATOS 2011
B) Control de Inventarios en el sistema PLATOS 2011, registrando compras y
consumos de algunos insumos definidos por la gerencia como carnes,
leche, huevos, aceite, etc.

- Actualización de costos de insumos con cada compra en PLATOS 2011.

- Registrar diariamente la Caja Chica y toda la documentación de Entrega de
Producción a Ventas, Compras y Gastos a su cargo en los reportes de CAJA
CHICA, entregar el informe al cierre de operaciones del día.

3.1.3. Puesto: Ayudantes de Cocina

A cargo de: Gina / Silvia / Marizol / Urbano
Reporta a: Chef Eugenio Nina

Funciones:
- Cumplir diariamente con las órdenes de pedidos
- Cumplir con la estandarización de recetas
- Trabajar con prioridad al cumplimiento de los horarios de reparto de
pedidos.

4. AREA PRODUCCIÓN DE EMBUTIDOS

5. TIENDA SAN JUAN DE DIOS

6. TIENDA VILLA MÉDICA

7. ESCUELA DE GASTRONOMIA

7.1. Función Administración y Marketing:

7.1.1. Puesto: Director de Administración y Marketing

A cargo de: Oscar Hermoza
Reporta a: Edgard Bedoya
Funciones:
- Dirección Administrativa y Supervisión Académica.
- Diseño, elaboración y puesta en marcha de los Sistemas de Control
Administrativo y Académico.
- Presupuesto Mensual de Ingresos y Egresos, ejecución y control diario.
- Plan de Marketing y Ventas, Ejecución y Control / Diseño de material
publicitario, contactos con instituciones (empresas, municipios, colegios,
restaurantes, medios publicitarios, etc.), manejo de bases de datos (lista
WEB y otros.)

7.1.2. Puesto: Secretaria Administrativa, Académica y Admisión

A cargo de: Andrea
Reporta a: Oscar Hermoza

7.1.3. Puesto: Limpieza y Mantenimiento

7.2. Función Académica:

7.2.1. Puesto: Director Académico y Chef Principal

A cargo de: Chef Guillermo Pachas
Reporta a: Oscar Hermoza
Funciones:
- Revisar y recomendar las mejoras en el sílabo de la carrera de chef
profesional así como plantear nuevos programas y especializaciones que
permitan al área de ventas y admisión tener mejores y más recursos que
ofrecer a nuestros prospectos y clientes.
- Llevar a cabo y liderar una reunión mensual de profesores para revisar los
avances académicos, informe de alumnos y entrega de notas, entre otras
actividades que las labores académicas exija.
- Como docente principal, cubrir todos los horarios de las clases de cocina de
acuerdo a su capacidad horaria.
7.2.1. Puesto: Docentes