Midwest Burner Association 

Report to the Community 
December 16, 2018 

In response to inquiries made of the Accountant by the Community pertaining to the Fiscal Health and Legal 
Status of Midwest Burners Association 
 

I was asked by the President to answer these questions for the Community. My answers reflect the current state of 
these financial and administrative operations of the Association as of November 30, 2018. I have taken a great deal 
of time to be though and accurate when citing code and regulation. I present this information to directly show that 
our actions as a Board are aligned the Fiscal Prudency they are entrusted. We have been established and have 
been operating legally since our 501(c)(3) Determination was granted in 2015. 

This year we have revised our financial policy, our accounting procedures, and our budget methodology. Our 2018 
preliminary Annual Statements will be published by January 31 and the final 2018 statements will be presented 
when we file the annual 990 after our Financial Audit this spring. If you have further questions regarding the 
Association’s accounting or budgeting practices, please contact me at accountant@midwestburners.org.  
 

Q.   Have all the requirements been met for the Association to legally operate in all states involved? 

A.  Yes. 

Midwest Burners Association is a unincorporated, nonprofit, Association which was granted 501(c)(3) status by the 
IRS on March 24, 2014. The Association operates under 509(a)(2) of the Internal Revenue code. 

Midwest Burners was organized as an Association in Topeka, Kansas, on January 10, 2005, with Zay Thompson and 
Travis Buser as the initial directors of the Association. On April 7, 2006 the Association filed Form 1024, Application 
for Recognition of Exemption Under Section 501(a)(7) – Social Clubs and was granted status on June 16, 2006. The 
Association submitted a request to be considered for 501(c)(3) status, and Midwest Burners was granted tax 
exempt 501(c)(3) status in February, 2015 as in subsection 03,1 Charitable Organizations. 

Articles of Association were filed with the initial 501(c)(7) filing and accepted by the IRS. The Articles were updated 
in 2012, and those were also submitted and accepted. The second filing as done was accepted in 2016. 

ByLaws of the Association are posted on the Website, and do require an update and a revision. The Board 
amended and published the ByLaws that are on the MidwestBurners.com website on January 17, 2018. Since that 
meeting, the Board has discussed a committee of its members to update the ByLaws – Nestor, Josh, and John all 
having been appointed to that committee at one point. While the task remains on the Board’s agenda, no work on 
a revision has been completed. During the regular November meeting, changes were passed by the board that 
adopted Roberts Rules of Order as the official parliamentary Order of conducting business, and updating the 
number of Board members from five to seven in the section on voting. Verbiage was also struck from this section 
without altering the meaning (See Changes to the ByLaws in the appendix). These updates will be published before 
the end of 2018. The revisions made in November will become effective upon publication on the Association’s 
Website. 

Midwest Burners is an Association 

 The Internal Revenue Code defines Associations: 

7.25.3.12.1.4 (02‐23‐1999) 

Associations 

IRC 7701(a)(3) states that the term "corporation" includes associations. Thus, any entity that is a 
"corporation" for federal tax law purposes will be considered separately organized, even if it is not 
incorporated under state law. 

Reg. 301.7701–2 lists six characteristics that are ordinarily found in a pure corporation, which, taken 
together, distinguish it from other organizations. As adapted to fit unincorporated nonprofit bodies, these 
corporate characteristics are:  

(i) associates,  
(ii) an objective by the associates to carry on the activity for which the organization was formed,  
(iii) continuity of life,  
(iv) centralized management,  
(v) limited liability, and  
(vi) free transferability of interests.  

The presence or absence of these characteristics will depend upon the facts in each individual case. Thus, 
an organization will be treated as an association if it more nearly resembles a corporation than a 
partnership or trust and, therefore, may be considered to be an organization distinct from its creator. 

The typical nonprofit association formed under a constitution or bylaws, with elective officers empowered 
to act for it, would be treated as a corporation for purposes of IRC 501(c)(3). Of course, an association’s 
organizing documents must satisfy the organizational test before the association can qualify under IRC 
501(c)(3). 

The Association meets these requirements as it has” 

(i) associates (Board Members),  
(ii) an objective by the associates to carry on the activity for which the organization was formed 
(Experiment with the concept of Community),  
(iii) continuity of life (Voting Procedures),  
(iv) centralized management (Board of Directors),  
(v) limited liability (granted in the ByLaws), and  
(vi) free transferability of interests. (not applicable). 

 Associations have these characteristics in the Internal Revenue Code, 7.25.3.2.3 (02‐23‐1999) 

The typical nonprofit association formed under a constitution or bylaws, with elective officers empowered 
to act for it, would be treated as a corporation for purposes of IRC 501(c)(3). Of course, an association’s 
organizing documents must satisfy the organizational test before the association can qualify under IRC 
501(c)(3). 
Requirements to Satisfy the Organization Test 

7.25.3.3 (02‐23‐1999)  Organizational Test Requirements 

Reg. 1.501(c)(3)–1(b)(l)(i) provide that an organization is organized exclusively for one or more exempt 
purposes only if its articles of organization: 

Limit the purposes of such organization to one or more exempt purposes; and 

Do not expressly empower the organization to engage, otherwise than as an insubstantial part of 
its activities, in activities which in themselves are not in furtherance of one or more exempt 
purposes. 

In addition, the organization’s assets must be dedicated to an exempt purpose, either by an express 
provision in its governing instrument or by operation of law. Reg. 1.501(c)(3)–1(b)(4). 

For an unincorporated association, the test must be met by the basic creating document, whatever it is 
called, and any amendments. Subsidiary documents that are not amendments to the creating document 
may not be relied on. 

The Articles of Association relevant to that requirement follow. I submit that these statements as written, and as 
accepted by the IRS through their ruling constitute the Association’s authorization to conduct business as a 
nonprofit 501(c)(3) organization. 

Amended Articles of Association of Midwest Burners 

3The specific purpose of the Midwest Burners Association is to gather to camp, socialize, experiment with 
the concept of community, and/or create art in all of its forms. We want to extend the creative and 
communal spirit of the Burning Man Festival, into the Midwestern United States. We hope to unite 
people, especially in the Midwestern United States, who are interested in Burner culture. 

And    

7. Midwest Burners net income will be used to accomplish the Association's purposes that are set out in 
Article three. Midwest Burners will not use its net income to personally benefit any of its members, 
trustees, officers, or other private persons except to compensate them for services and to make payments 
that further this Association's purposes. 

No substantial part of the Association's activities will be propaganda efforts, attempts to influence 
legislation, or participation or intervention in any political campaign for public office (including the 
publishing or distribution of statements).  

This Association will not, except to an insubstantial degree, do anything that does not further this 
Association's purposes. 

 
IRS Reporting 

We were granted Determination in 2015. We do not have record of filing in that year. We show we filed in 2016 
and 2017. We will file 2018 timely. 

Regarding our 2016 filing. We received a letter from the IRS this May stating they require a full 990 reporting from 
us for 2016. We have determined that the 2016 taxes filed by the outgoing accountant were filed only for the first 
three quarters of 2016, and that wasn’t communicated to the incoming accountant to follow‐up on. The variance 
between the last two quarters is minimal, but crucial to submit. We will file both the 2016 and 2018 forms 
together in 2016, with a letter of explanation. We have submitted a Form 2848 to the IRS and are awaiting a CAF 
number so that John may speak on the Association’s behalf. 

Financial Reporting 

With the transition to the .org Website, and the revision of our accounting methods, we are working on a standard 
of reporting for the Association and its events. At this point, some financial reports are on the .com Website until 
the entirety of the accounting history can be transferred to the new framework. Fiscal Year 2017 is posted on the 
.org Website, and FY 2018 financials are posted by quarter. 

Q.  Is Midwest Burners legally authorized to do business in the states we host events in? 

Midwest Burners is a tax‐exempt organization, recognized by the Federal Government. We do not pay taxes. 

That’s the simple statement, and here are the simple qualifiers. 

No state requires every entity doing business in its territory to incorporate in that state. Business entities are 
incorporated in one state, and operate under the laws of their state of incorporation. When corporations conduct 
business in a different state, they indeed do have to register to do business in regard to licenses, employment, and 
tax regulations of that state – they do not have to incorporate again, in other states in which they do business.  

Missouri does not require 501(c)(3) groups to register at all to collect contributions. 

As Midwest Burners is a nonprofit…Under 509(a)(2) of the Internal Revenue code, we recognize the majority (all) 
of our revenue as contributions from those community members we serve.  We further have no employees, so we 
pay no payroll taxes; and when we purchase items for Burn events, we do not claim tax exempt status. We don’t 
file state taxes, we aren’t registered in any state. The only time we would need to register, would be if we were to 
solicit donations from the public at large. Likely, in casual cases like that, we could just file a temporary tax form 
locally at the time of the event and be done with it. 

Q.  Is Midwest Burners Association set up in a way that leaves board members and their personal 
property particularly vulnerable if the Midwest Burner Association was mismanaged. 

Midwest Burners carries Fidelity Insurance which protects against embezzlement. The Bylaws of the Association 
guaranteed Indemnification for directors and officers of the Association. As associations are included in the 
definition of corporation, we find we are covered in that regard. In the November meeting, Dr. Brace was 
appointed to conduct a search for bids on Director’s and Officer’s insurance, and to begin discover on the costs 
and stipulations for a regional insurance plan.  

 
 7.25.3.12.1.2 (02‐23‐1999)      Corporations 

6. Indemnification Directors, officers, employees, and agents may be indemnified by the corporation for 
expenses, judgments, fines, settlements, and attorneys fees if that person is a party to a lawsuit, other 
than a derivative suit, due to his or her position in the corporation and acted in good faith in the best 
interests of the corporation. The lawsuit may be threatened, pending, completed, civil, criminal, 
administrative or investigative. Indemnification is mandatory for all reasonable expenses if the person is 
successful in defending against a lawsuit. In defending a derivative action, the person may be indemnified 
for expenses only if he or she acted in good faith in the best interests of the corporation. The corporation 
may change these provisions in the Bylaws, and may purchase liability insurance that would cover matters 
not properly indemnified under the Corporate Code. 

Midwest Burner Association ByLaws 

  XIII. Indemnification 
The Board Members shall be indemnified and held harmless for all liability they may incur as a result of 
their involvement in the Board except for intentional tortuous or fraudulent conduct. Employees, agents, 
independent contractors or volunteers shall be indemnified and held harmless for any liability they incur 
as a result of their involvement in the Association except for intentional tortuous or fraudulent conduct. 

A Note from the Accountant 

The Board has been discussing reorganization all year, and only this fall beginning to discuss and give it debate in 
the Community. It was just before Hearths O’Phyre that the Board brought this concept to the Community for 
consideration. After the two fall Burns we began planning for the reorganization discussion we wanted to do at 
Ignition. I have been working on finalizing a draft of the Fiscal Policy, and it wasn’t until I went through the budget 
cycle that I was prepared to submit a copy for final consideration. I submitted that policy at the November Board 
Meeting, along with the Budget, and an outline of a plan to review our current administration, so that when this 
discussion came up in January, I could answer, yes; we have everything solid and are prepared to discuss 
reorganization options.  

And, yes, we are reviewing everything that I have noted in my write‐up. We will be implementing the new Financial 
Policy over the course of the year. The new Budget will be voted on in January. I will be sending out Requests for 
Proposals to two Kansas accounting firms to do a qualified audit of the Association, and the Board passed the new 
Financial Policy second version draft in September which calls for an external audit periodically or whenever the 
accounting officer changes.  

Regardless of any rhetoric or external distractions, this Board is, and furthers its intent on, improving the 
administrative practices of the Association.      ‐ John Hooker, Board Member