SUPORT CURS ARHIVAR

SUPORT DE CURS
ARHIVAR

“ARHIVELE NU SUNT SIMPLE DEPOZITE DE ACTE

VECHI, CI ADEVĂRATE LABORATOARE DE
CERCETARE ŞTIINŢIFICĂ”
NICOLAE IORGA

1
 SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 1
Întocmirea nomenclatorul arhivistic
si înaintarea către Arhivele Naţionale

Creatorii de documente sunt obligați să înregistreze toate documentele intrate,

ieșite ori întocmite pentru uz intern. Înregistrarea lor se face la registratura generală, fie
într-un singur registru de intrare-ieșire, fie, concomitent, în mai multe, fără ca numerele
de înregistrare date documentelor să se repete. Când creatorul de documente primește,
emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente, înregistrarea acestora
se poate face şi la fiecare compartiment de muncă. În această situaţie, la registratura
generală se înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea
compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.
Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor.
Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31 decembrie ale
fiecărui an. La înregistrarea documentelor se vor preciza următoarele clemente:
 numărul de înregistrare,
 data înregistrării,
 numărul şi data documentului date de emitent,
 emitentul,
 conținutul documentului în rezumat,
 compartimentul căruia i s-a repartizat,
 data expedierii,
 modul rezolvării,
 destinatarul,

2
 SUPORT CURS ARHIVAR

 indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în registru

după rezolvarea documentului.
Documentele care se referă la aceeași problemă se conexează la primul document
înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece, în rubrica corespunzătoare,
numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează
ca şi documentele intrate, completându-se coloanele adecvate. In cazul documentelor
expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se
răspunde.
Anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de
păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Întocmirea nomenclatorului arhivistic

Nomeclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele

proprii, după modelul din Anexa nr. 1 la Legii 16/1996.
Nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu, pe
compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de
păstrare.
În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile copmpartimentelor de
muncă, în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului şi se
numerotează cu cifre romane.
În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se
numerotează cu litere majuscule.
În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor care constituie
dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu numărul 1 la fiecare

3
 SUPORT CURS ARHIVAR

compartiment.
În nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale
preconstiuite.
Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului (ex.
I.A.1). Acesta poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă (ex. B.4) sau
numai din cifra arabă (ex. 2), dacă creatorul are numai compartimente de muncă fără
subdiviziuni, sau nu are compartimente de muncă.
La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va fi înscris şi în registrul de
intrare-ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.
În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se
face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea
creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică a informaţiilor pe
care le conţin documentele. Aici este cazul documentelor cu termen de păstrare
Permanent, acestea fiind considerate , de regulă, documente cu valoare istorică.
În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul
“permanent” (prescurtat “P”), iar pentru documentele care se păstrează temporar, cifra
arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (2, 3, 5, 10, 15 etc.). Dacă termenul
de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul
întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite
conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de
păstrare temporară se menţionează “C.S” (comisia de selecţionare). La expirarea
termenului de păstare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare
(atenţie este vorba de comisia de selecţionare care funcţionează în acel moment în cadrul
creatorului) şi, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute mai mult.
Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi
termen de păstrare. În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp

4
 SUPORT CURS ARHIVAR

diferite şi, respectiv, cu termene de păstare diferite (planuri, dări de seamă lunare,
trimestriale, anuale), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc
schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi compartimente
de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu
dosarele nou create. În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi
dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial,
nomenclatorul se completează cu noile dosare. În cazurile prezentate mai sus,
nomenclatorul nu se completează pur şi simplu de către creatorul de documente, ci se
întocmeşte un nou nomenclator în care se adaugă noile compartimente sau tipuri de
documente și se înaintează spre confirmare structurilor Arhivelor Naţionale de care
aparţin.
Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator
pentru documentele specifice compartimentului respectiv. Lista trebuie să cuprindă toate
documentele care se creează în momentul respectiv, nu documente care au fost create în
trecut şi care acum nu se mai creează. Aceste proiecte se centralizează de şeful
compartimentului de arhivă.
Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente
printr-o decizie internă, iar numărul deciziei va fi înscris şi pe acesta. Nomenclatorul va fi
însoţit de o adresă de înaintare prin care se solicită confirmarea şi va fi depus la Arhivele
Naţionale, în două exemplare, din care, după confirmare, un exemplar va fi returnat
unităţii creatoare, iar un exemplar rămâne la sediul Arhivelor Naţionale.
După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea
aplicării lui.
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu instrument de evidenţă.
Acesta se aplică numai după confirmarea de către Arhivele Naţionale şi nu se aplică

5
 SUPORT CURS ARHIVAR

retroactiv.
Prevederi legislative şi proceduri privind întocmirea nomenclatorului
arhivistic şi stabilirea termenelor de păstrare:
- Legea nr. 16/1996, republicată în Monitorul Oficial al României, partea I,
nr. 293 din 22.04.2014
- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instrucţiuni privind activitatea de
arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente)
- Legea nr. 82/1991, republicată (Legea contabilităţii)

6
 SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 2
Administrarea documentelor în depozitul de arhivă
Preluarea documentelor de la compartimente

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea

an de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite
potrivit Anexelor 2 şi 3 ale Legii 16/1996.
La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea
modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele
înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă
compartimentului creator, care efectuează corecturile care se impun.
Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în
registrul de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice care se întocmeşte
conform modelului prevăzut în Anexa nr. 4 a Legii 16/1996.
În registrul de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice, la
capitolul « Preluări », se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate;
fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine.
Pentru fiecare inventar se notează :
- numărul de ordine al inventarului ;
- data preluării documentelor din inventarul respectiv ;
- denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
- datele extreme ale documentelor ;
- totalul dosarelor din inventar ;

7
 SUPORT CURS ARHIVAR

- totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv ;

- numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior ;
Se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar reţinut la compartiment.
La capitolul « Ieşiri » se trec :
- data ieşirii dosarelor din evidenţă ;
- unde s-au predat;
- denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă;
- totalul dosarelor ieşite;
Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii
creatorilor şi/sau deţinătorilor de documente şi cu aprobarea Arhivelor Naţionale, în urma
selecţionării, transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii
provocate de evenimente neprevăzute.
Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte,
după caz:
- proces-verbal de selecţionare (conform Anexei nr. 5, Legea 16/1996);
- proces-verbal de predare-preluare (conform Anexei nr. 6, Legea 16/1996);
- proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau lipsei acestora.
Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de
selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de
Arhivele Naţionale.
Preluarea documentelor de la compartimente sau alte instituţii se face pe bază de
proces-verbal de predare-primire a documentelor, conform modelului din Anexa nr. 3 a
Legii 16/1996 şi pe bază de inventare.

Model de proces-verbal de predare-primire a documentelor

Instituţia/Societatea

8
 SUPORT CURS ARHIVAR

PROCES-VERBAL de predare-primire a documentelor

Azi ................ subsemnaţii ....................... delegaţi ai compartimentului .......................
şi ...................arhivarul/persoana responsabilă cu arhiva din cadrul instituţiei .......... am
procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada de
serviciul/compartimentul menţionat, în cantitate de ......dosare.
Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ............. pagini
dactilografiate/tehnoredatate, spre cele legale.
Am predat, Am primit,

Inventarele documentelor se întocmesc conform modelului din Anexa nr. 2 Legea

nr. 16/1996.

Aşezarea documentelor în depozite

Dosarele preluate de la compartimente se organizează în depozitul de arhivă, pe

compartimente şi, în cadrul compartimentului, pe ani şi pe termene de păstrare.
În cazul în care în depozit există şi alte fonduri arhivistice, acestea se aranjează
separat, pe fonduri şi, în cadrul fondului pe termene de păstrare.
Pentru fiecare depozit de arhivă (de documente) se întocmeşte câte un registru de
depozit. Deci, câte depozite avem, tot atâtea registre de depozit vom avea.
Modelul de registru de depozit este prezentat în Ordinul de zi nr. 217/1996, anexa
nr. 8.
În acest registru se va completa ori de câte ori este necesar, menţionându-se
dosarele care au fost solicitate să fie scoase din depozit, numele şi prenumele persoanei
care le-a solicitat, data solicitării şi data restituirii. Se recomandă întocmirea şi
completarea acestui tip de registru pentru a se evita situaţii de pierdere, rătăcire a

9
 SUPORT CURS ARHIVAR

documentelor.
Este bine ca în locul dosarelor, registrelor care sunt scoase pentru diferite solicitări
venite din partea angajaţilor de la compartimente, să se pună în locul dosarului o fişă de
control, pe care se va nota numărul dosarului, anul, compartimentul, persoana care l-a
solicitat, data solicitării. În momentul restituirii dosarului şi după verificarea integrităţii
acestuia, fişa de control se va distruge şi se va pune dosarul la locul lui.

Principii ce stau la baza sistematizării documentelor în depozit

Primul aspect care trebuie luat în calcul la aşezarea documentelor pe rafturi, este
termenul de păstrare al documentelor. Astfel, pe rafturile de sus se vor aşeza documentele
cu termen de păstrare « Permanent », şi în ordinea descrescătoare a termenelor de
păstrare, celelalte documente. Documentele se aşează în ordine descrescătoare a
termenelor de păstrare, pentru ca documentele cu termene mici de păstrare (exemplu de
10 ani, 5 ani) să fie uşor accesibile în vederea selecţionării lor.
Pe rafturi, dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta (principiul
conform căruia se aşează de la stânga la dreapta este acela că modul în care scriem şi
cititim în limba română, este de la stânga la dreapta).
Rafturile şi poliţele se numerotează.
Mijloacele de protecţie (dosare, mape, cutii, casete, role etc.) trebuie dimensionate
conform materialului arhivistic care urmează a fi introdus, astfel încât să se evite orice fel
de solicitări care l-ar putea deteriora (plieri, tensionări, presiuni etc.).
Încărcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozit se va face
respectând următoarele reguli :
- sensul încărcării depozitului şi mijloacelor de protecţie urmează regula scrierii, stând cu
spatele la punctul de acces principal, respectiv, după caz :

10
 SUPORT CURS ARHIVAR

 din faţă în spate

 de sus în jos
 de la stânga la dreapta
- se va asigura compatibilitatea suporturilor (datorită condiţiilor de mediu specifice,
arhiva pe suport de hârtie nu va fi păstrată în aceleaşi depozite cu arhiva electronică sau
cu cea pe suport de celuloid). Legătura intelectuală (de conţinut) între materialul
documentar aparţinând aceluiaşi fond, dar depozitat în spaţii diferite se va realiza prin
intermediul instrumentelor de evidenţă ;
- în legătură cu compatibilitatea de conţinut a materialului documentar dintr-un depozit,
se poate opta pentru una din următoarele variante :
 soluţia tematică : fondurile aparţinând unei ramuri de activitate sau
documentele aparţinând unui fond de mari dimensiuni se păstrează fizic în acelaşi spaţiu
de depozitare. Pentru acest lucru, se va avea în vedere asigurarea spaţiilor de rezervă,
pentru preluări ulterioare ;
 soluţia economică : documentele vor fi aşezate în depozit fără a ţine
cont de provenienţă, iar legătura intelectuală (de conţinut) între materialul documentar
aparţinând aceluiaşi fond, dar depozitat în spaţii diferite se realizează prin intermediul
instrumentelor de evidenţă.
Aşezarea materialului arhivistic în mijloace de păstrare se face în funcţie de
formatul şi caracteristicile suportului.
Aşezarea materialelor arhivistice pe raft sau în cutie în poziţie detensionată şi uşor
manevrabilă. Din acest punct de vedere există posibilită multiple cum ar fi :
 aşezarea pe orizontală a unităţilor arhivistice. Aceasta este specifică
unităţilor de format mare (registre, hărţi), dar trebuie evitată gruparea mai multor unităţi
care ar îngreuna scoaterea din raft sau din cutie.
Documentele conservate rulate se stabilizează în această formă, se rigidizează şi

11
 SUPORT CURS ARHIVAR

sunt dificil de întins. Se recomandă evitarea acestei modalităţi de păstrare.

Fotografiile trebuie puse în cămăşi sau plicuri individuale, cu folie specială de
protecţie peste partea imprimată. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color.
Cele de format mare trebuie aranjate orizontal.
 aşezarea pe cant, pe latura lungă a unităţilor arhivistice şi respectiv a cutiilor
şi pachetelor. La volumele foarte grele aşezarea în raft se face pe cotorul registrului,
deoarece în acest fel greutatea volumelor se descarcă pe o suprafaţă mai mare decât dacă
volumele s-ar aşeza pe latura scurtă şi nu este forţată linia de îmbinare dintre scoarţe şi
blocul de file.
În cutii, materialele arhivistice vor fi introduse în grupuri de unităţi arhivistice la
care toate dosarele au aceeaşi orientare, de preferinţă cu cotorul în jos. Când cotorul este
mai gros decât faţa dosarului se împarte grupul de dosare în două din care o parte va sta
cu cotorul în jos, iar o altă parte va fi plasată cu faţa în jos.
Se recomandă ca broşurile şi foile volante să fie introduse în cutii. Foile volante
trebuie introduse în cămăşi de protecţie. O cămaşă poate conţine mai multe documente,
dar nu trebuie să depăşească grosimea de 2,5 cm.
Dacă o cutie este aranjată vertical în raft şi nu este în întregime umplută, foile se
deformează. Se recomandă folosirea unui material de umplere (deşeuri de carton şi hârtie
cu caracteristici fizico-chimice corespunzătoare) pentru a păstra materialele în poziţie
verticală.
Dacă o cutie este prea plină sau prea mică, apar deformări. Se recomandă
înlocuirea mijlocului de protecţie.
Rolele (de film, casete, benzi magnetice) se aşează întotdeauna pe una din feţele
circulare şi nu pe linia de rulare. Acelaşi principiu se aplică discurilor de orice fel .
Este interzisă aşezarea arhivei în vrac direct pe pardoseală, indiferent dacă este sau
nu introdusă în mijloace de protecţie, ori dacă aceasta este organizată sau neorganizată.

12
 SUPORT CURS ARHIVAR

Singurele excepţii de la această regulă sunt ocazionale şi sunt determinate de necesităţi de

transport şi de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioadă foarte scurtă de timp şi numai
dacă există posibilitatea aşezării acestora pe paleţi.

Predarea documentelor la Arhivele Naţionale

Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din
Fondul Arhivistic Naţional le depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la
structurile judeţene, ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează :
- documentele scrise, după 30 ani de la crearea lor ;
- documentele tehnice, după 50 ani de la crearea lor ;
- actele, registrele de stare civilă, după 100 ani de la crearea lor ;
- documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 ani de la
crearea lor ;
- matricile sigilare, după scoaterea lor din uz ;
A nu se confunda termenele de predare menţionate mai sus, cu termenele de
păstrare ale acestor documente, termenul lor de păstrare fiind Permanent.
Creatorii şi deţinătorii pot deţine documentele, după expirarea termenului de
depunere, dacă le sunt necesare desfăşurării activităţii, pe baza aprobării Arhivelor
Naţionale sau a structurilor teritoriale, după caz. În această situaţie, creatorii şi deţinătorii
de documente sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la structurile teritoriale,
câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin.
Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi
extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de creatori şi
deţinători.
Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional, o dată intrate, potrivit legii,
în depozitele Arhivelor Naţionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora.

13
 SUPORT CURS ARHIVAR

Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele Naţionale se

efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice (adică cu dosarele,
registrele etc.). Totodată, se face şi verificarea modului de constituire a unităţilor
arhivistice predate, în sensul că, se verifică dacă la constituirea lor s-a ţinut seama de
Nomenclatoarele Arhivistice. Împreună cu documentele se preiau şi inventarele acestora,
în trei exemplare.
Predarea-preluarea se consemnează într-un proces-verbal, întocmit în două
exemplare, din care unul rămâne la instituţia/societatea care predă şi un exemplar rămâne
la Arhivele Naţionale. Procesul-verbal se întocmeşte conform modelului din Anexa nr. 6 a
Legii nr. 16/1996.
Model de PROCES-VERBAL
Predare-preluare din ................... (anul, luna, ziua)
Subsemnaţii ................ din partea ................... şi ....... din partea............... am procedat,
primul la predarea şi al doilea la preluarea ............................................................ anii
extremi .......... însumând ..... u.a. şi .............. m.l.
Totodată, s-au predat şi preluat ....................................
În timpul verificării nu au fost găsite următoarele .......
Prezentul proces-verbal cuprinde ...........file şi s-a încheiat în două exemplare.
Am predat, Am preluat,

Procesul-verbal se întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau

deţinătoare, numărul de înregistrare al procesului-verbal fiind trecut şi în registrul de
evidenţă curentă, în dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se
înregistrează şi la Arhivele Naţionale.

14
 SUPORT CURS ARHIVAR

Norme privind echiparea personalului şi reguli privind transportul arhivei

Transportul/ transferul de material arhivistic se face ţinând cont de statutul de

bun cultural de patrimoniu pe care îl îndeplinesc materialele arhivistice.
Activitatea de transport/transfer de arhivă are în vedere următoarele aspecte:
l. Transferul de material arhivistic de la/către altă structură (operator economic
autorizat pentru păstrare şi conservare şi/sau o structură a Arhivelor Naţionale):
- acţiunea se stabileşte între părţi, cu specificarea datei (datelor), itinerariului
transportului, cantităţii şi a resurselor necesare (mijloace de transport, personalul care
participă la transport şi persoana responsabilă, necesarul de mijloace de ambalare etc.);
- activitatea va fi consemnată într-un proces-verbal de predare-preluare;
- în cazul constatării unor lipsuri între cantitatea încărcată şi cea descărcată, sunt
înştiinţaţi de îndată şefii structurilor destinatar-expeditor şi se fac verificări pentru
recuperarea materialelor lipsă şi/sau stabilirea responsabilităţilor.
2. Transferul de material arhivistic între depozite aparţinând aceleiaşi structuri.
- acţiunea se declanşează în baza dispoziţiei zilnice, unde se precizează data acţiunii,
itinerariul transportului şi resursele necesare (mijlocul de transport, personalul necesar şi
persoana responsabilă, necesarul de mijloace de ambalare etc).
- după transport, în cazul constatării unor lipsuri între cantitatea încărcată şi cea
descărcată, este înştiinţat de îndată conducătorul structurii şi se iau măsuri pentru
recuperarea materialelor lipsă şi/sau stabilirea responsabilităţilor.
În procesul de transfer/ transport arhivă, trebuie avute în vedere cel puţin trei
aspecte esenţiale:
1. Securitatea transportului se referă la protecţia materialelor arhivistice
împotriva pierderii, sustragerii sau distrugerii în timpul transportului. În acest sens:
- nu se va transporta arhivă cu mijloace de transport proprietate personală sau cu

15
 SUPORT CURS ARHIVAR

mijloace de transport în comun;

- în cazul transportării unor materiale arhivistice de valoare excepţională se va cere
protecţia structurilor de ordine publică;
-spaţiul de transport arhivă trebuie securizat, pentru a împiedica o cădere accidentală în
timpul transportului;
2. Integritatea fizică a materialului documentar se referă la protejarea
împotriva deteriorării în timpul transportului. În acest sens, se vor avea în vedere:
 pregătirea mutării, respectiv:
- ambalarea arhivei (în cazul în care nu este introdusă în mijloace de protecţie);
- asigurarea închiderii mijloacelor de protecţie (de pildă, legarea cu sfoară pentru
evitarea deschiderii accidentale a capacului cutiei, dar suficient de lejer pentru a nu
pătrunde sfoara în blocul de file în cazul legării blocurilor individuale şi folosind
materiale de protecţie peste care se leagă, nu direct pe blocul de file).
- igiena spaţiului de transport, respectiv curăţarea acestuia de potenţiale substanţe
inflamabile sau care ar putea afecta materialul arhivistic;
 modul de încărcare în vehicul, luând în considerare:
- rezistenţa materialului de protecţie/ambalare arhivă;
- înălţimea stivei de arhivă;
- gradul de fixare al stivei de arhivă împotriva răsturnării (lateral şi faţă-spate).
- protecţia împotriva intemperiilor (de ex. existenţa prelatei);
3. Asigurarea ordinii materialelor se referă la evitarea răvăşirii materialului în
timpul activităţii de mutare/transport. În acest sens, se va avea în vedere:
- pregătirea transferului: pachetele/cutiile de transport vor fi numerotate, astfel încât să
asigure identificarea facilă a ordinii de aşezare;
- la încărcarea materialului se vor avea în vedere etapele de transport şi încărcare pe raft
la destinaţie, astfel încât să fie păstrată ordinea materialului. Soluţia cea mai potrivită va fi

16
 SUPORT CURS ARHIVAR

identificată practic, printr-o serie de simulări, la începutul transportului.

- o atenţie deosebită trebuie acordată în cazul transportului u.a. ce nu sunt în mod
normal introduse în mijloace de protecţie (registre, hărţi etc.). În acest caz, se recomandă
identificarea unei soluţii de ambalare, în caz contrar fiind extrem de dificilă păstrarea
ordinii în timpul transportului unei mari cantităţi de arhivă.
Lucrătorii care scot materiale din depozite sunt obligaţi să completeze in baza
fişelor de control, Registrul de depozit.
Transportarea unităţilor arhivistice se face în astfel încât să respecte normele de
securitate şi sănătate în muncă şi integritatea materialului arhivistic.

17
 SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 3
Operaţiuni arhivistice desfăşurate asupra documentelor

Operaţiunile arhivistice de prelucrare a documentelor sunt :

- constituirea documentelor în dosare, conform Nomenclatorului Arhivistic ;
- ordonarea documentelor ;
- inventarierea documentelor ;
- selecţionarea documentelor ;

Reguli de constituire a arhivei la nivelul compartimentelor.

Constituirea dosarelor

După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului

şi se predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.
În vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă, se efectuează
următoarele operaţiuni:
- documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după
alte criterii (alfabetic, geografic etc.) ; când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea
cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
- se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele ;
- documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se
asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
- dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 file; în cazul depăşirii acestui
număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
- filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul

18
 SUPORT CURS ARHIVAR

dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1
pentru fiecare volum ;
- pe coperta dosarului se înscriu : denumirea unităţii şi a compartimentului creator,
numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de
sfârşit, numărul de file, volumul (dacă este cazul) şi termenul de păstrare ;
- pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagina nescrisă a
registrelor şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face
următoarea certificare : « Prezentul dosar (registru, condică) conţine file », în cifre, iar în
paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.

Ordonarea documentelor

Ordonarea documentelor se poate realiza după următoarele criterii:

- structural - cronologic, adică pe compartimente, în cadrul compartimentelor, pe ani
calendaristici, iar în cadrul anului, pe termene de păstrare;
- cronologic - structural, adică pe ani calendaristici, iar în cadrul anului, pe
compartimente;
- alfabetic, unde este cazul (ex. dosare de personal);
- geografic, unde este cazul, pe regiuni, pe localităţi;
Recomandăm ca ordonarea documentelor să se facă structural - cronologic, adică
pe compartimente, în cadrul compartimentelor pe ani calendaristici, iar în cadrul anului pe
termene de păstrare, deoarece este cel mai practic mod de organizare.
Ordonarea este activitatea de organizare a materialului arhivistic în concordanţă
cu principiile profesionale sau după criterii fizice ori administrative.
Ordonarea poate fi: intelectuală, ce presupune gruparea documentelor conform cu
prevederile principiilor arhivistice şi a criteriilor de ordonare, cu scopul de a recrea

19
 SUPORT CURS ARHIVAR

legătura logică, funcţională între fond, părţi structurale şi unităţi arhivistice, astfel încât să
faciliteze identificarea şi folosirea acestora; fizică, ce presupune aranjarea unităţilor
arhivistice, pe baza caracteristicilor fizice sau a scopurilor administrative, într-un anumit
loc în spaţiul de depozitare, urmărindu-se folosirea optimă a acestuia.
Prin ordonare se urmăreşte refacerea ordinii iniţiale a documentelor dintr-un fond
arhivistic, aşezarea fizică a documentelor într-o ordine prestabilită, divizarea materialului
arhivistic în grupări ierarhice de documente, facilitarea accesului şi a utilizării
documentelor. Documentele se ordonează cronologic, tematic, alfabetic sau după un
sistem dedus din modul de constituire a arhivei.
La ordonarea materialului arhivistic se vor respecta următoarele principii:
- Principiul provenienţei - organizarea materialului arhivistic se face în funcţie de
provenienţa sa astfel încât documentele unui creator să nu se amestece cu documente de
altă provenienţă.
- Principiul ordinii iniţiale - aranjarea materialului arhivistic va respecta, în limita
posibilităţilor, ordinea în care creatorul şi-a organizat arhiva.
- Principiul integrităţii fondului - existenţa unei legături organice între documentele
fondului după reguli date de însăşi funcţionarea creatorului, astfel încât u. a. să constituie
un întreg, indiferent de amplasarea lor în spaţiile de depozitare. Indiferent de apartenenţa
documentelor la preluări diferite sau părţi structurale şi de locul lor de păstrare, acestea
constituie o unitate organică.

Inventarierea documentelor

Conform art. 9 din Legea 16/1996, inventarele documentelor se întocmesc pe

compartimente, pe ani calendaristici şi pe termenele de păstrare ale documentelor. Astfel,
fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute

20
 SUPORT CURS ARHIVAR

în nomenclatorul arhivistic, la compartimentul respectiv (Legea 16/1996, art. 9, Anexa nr.

2).
În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare volum va
primi un număr curent distinct.
Inventarele se întocmesc în 3 (trei) exemplare pentru documentele nepermanente şi
în 4 (patru) exemplare pentru documentele permanente, din care un exemplar rămâne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la
compartimentul de arhivă.
Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive justificate, se
opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţionarea
nepredării lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menţiona acest lucru.
Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început,
menţionându-se în inventar datele extreme, dar, atenţie, documentele vor avea termenul
de păstrare expirat, după anul de final. De exemplu, dacă avem un dosar din anii 2000-
2002, cu termen de păstrare 5 ani, acest dosar se va inventaria la anul 2000 şi se va socoti
ca expirat după ce trec 5 ani calendaristici de la anul 2002, adică va expira în anul 2008.

Model de inventar
Instituţia/Societatea
Compartimentul
Inventar pe anul.................
pentru documentele care se păstrează 10 ani
Nr. Indicativul Conţinutul pe scurt al Datele Numărul Observaţii
Crt. dosarului după dosarului, registrului etc. extreme filelor
nomenclator

21
 SUPORT CURS ARHIVAR

Prezentul inventar format din ... file, conţine ... dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Dosarele de la nr. crt. ..., au fost lăsate la ..., nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ...
Astăzi, ... s-au preluat ... dosare.
Am predat, Am primit,
Nume, prenume Nume, prenume
Semnătură Semnătură

Selecţionarea documentelor

În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o

comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective.
Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de
membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente.
Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare. În
cazuri excepţionale, există posibilitatea ca administratorul unic să poarte responsabilitatea
selecţionării documentelor.
Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preşedintele
convoacă comisia de selecţionare.
Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate.
În aprecierea importanţei documentelor, comisia de selecţionare are în vedere
respectarea termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul arhivistic
al dosarelor, acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare,
menţiunea „C.S.”
Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la
termenele de păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate Permanent, ele se

22
 SUPORT CURS ARHIVAR

trec în inventarele corespunzătoare termenelor lor de păstrare, la anul şi compartimentul de

muncă respectiv (adică se refac inventarele).
La încheierea lucrărilor, comisia întocmeşte un proces-verbal, model Anexa nr. 5,
Legea 16/1996, care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii. Procesul-verbal al
şedintei/şedinţelor comisiei de selecţionare nu va fi înregistrat la registratură, adică
nu va avea număr din registrul de corespondenţă generală sau registrul de intrare-
ieşire.

Model proces-verbal al şedinţei comisiei de selecţionare

Instituţia/societatea Se aprobă,
Sediul Conducerea
Proces-verbal nr. ...
Comisia de selecţionare, numită prin ordinul/decizia nr. ... din ..., selecţionând în
şedinţele din ..., documentele din ... (aici se completează anii documentelor şi
compartimentele), avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca
nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii.
Preşedinte Membrii Secretar
Nume, prenume Nume, prenume Nume, prenume
Semnătură Semnătură Semnătură

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate,

însoţite de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de inventarele documentelor
cu termen de păstrare Permanent create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea
(câte un exemplar), se înaintează cu o adresă de înaintare către structurile Arhivelor
Naţionale. Adresa va fi înregistrată la registratura unităţii creatoare.
Structurile Arhivelor Naţionale pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare,

23
 SUPORT CURS ARHIVAR

chiar dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară.

Documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de
control ale Arhivelor Naţionale, în vederea aprobării lucrării de selecţionare.
Lucrarea de selecţionare constă în :
- adresa de înaintare către Arhivele Naţionale;
- inventarele documentelor cu termene de păstrare expirate;
- inventarele documentelor cu termen de păstrare Permanent, aferente perioadei
inventarelor cu termene de păstrare expirate;
- procesul - verbal al comisiei de selecţionare;
Matricele sigilare (sigilii, ştampile, parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau
orice alte materiale, se inventariază, în ordinea dării lor în folosinţă, într-un inventar,
conform modelului prezentat în anexa nr. 7, Ordinul de zi nr. 217/1996.

Model INVENTAR al colecţiei de matrice sigilare

Nr. de Data preluării Materialul Forma Dimensi- Descrierea Legenda Anul Obs
inventar şi denumirea unile Câmpului Con-
sau nr. organizaţiei fec-
crt. sau numele ţio-
persoanei de nării
la care s-a
preluat
matricea

Selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectuează urmând aceeaşi paşi

ca şi la selecţionarea documentelor.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de
suportul acestora, întrucât la stabilirea valorii se au în vedere şi alte elemente: însemnele şi
înscrisul din câmpul sigilar, valoarea artistică, frecvenţa.

24
 SUPORT CURS ARHIVAR

Operaţiuni arhivistice pentru documentele neconstituite pe probleme şi termene de

păstrare

Aici este vorba despre documentelele pentru care nu există nomenclator arhivistic şi
nu le putem încadra la anumite termene de păstrare.
Pentru astfel de situaţii, se va stabili un plan de evaluare a acestora, conform art.
40 - 42 din Ordinul de zi nr. 217/1996.
Planul de evaluare va fi întocmit conform următorilor paşi:
1. se va stabili mai întâi apartenenţa documentelor la un anumit fond arhivistic sau
compartiment (în cazul în care ştim din ce fond arhivistic fac parte); această operaţiune
poartă denumirea de fondare. Stabilirea apartenenţei documentelor sau fondarea se face
ţinându-se seama de următoarele: denumirea destinatarului, ştampila de înregistrare,
rezoluţie sau note tergale, conţinutul actului:
• ordonarea documentelor se va face conform aceloraşi principii menţionate mai sus:
- structural - cronologic, adică pe compartimente, în cadrul compartimentelor pe ani
calendaristici, iar în cadrul anului pe termene de păstrare;
- cronologic - structural, adică pe ani calendaristici, iar în cadrul anului pe comparimente;
- alfabetic, unde este cazul (ex. dosare de personal);
- geografic, unde este cazul, pe regiuni, pe localităţi;
În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani, se ordonează la anul
cel mai vechi al documentelor, fără a se lua în considerare datele documentelor anexate.
Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.
Recomandăm ca în astfel de situaţii, ordonarea şi inventarierea documentelor să
se facă cronologic, pe anii calendaristici ai documentelor.
După întocmirea inventarelor, se convoacă membrii comisiei de selecţionare. În
cadrul şedinţei comisiei de selecţionare, membrii comisiei cercetează inventarele şi

25
 SUPORT CURS ARHIVAR

stabilesc pentru fiecare tip de document, termenul de păstrare. Termenele de păstrare vor fi
trecute în inventar la rubrica „Observaţii”.
După stabilirea termenelor de păstrare, se refac inventarele documentelor, pe anii
calendaristici ai documentelor şi termene de păstrare. Este necesară această operaţiune de
refacere, pentru a putea separa documentele cu valoare ştiinţifică, istorică.
În acest caz se admite inventarierea globală a unor genuri de documente cum ar fi:
chitanţiere, boniere, condici de prezenţă, în vederea eliminării lor.
Secretarul comisiei de selecţionare va nota într-un proces - verbal decizia comisiei.
În urma parcurgerii acestor paşi se va întocmi o lucrare de selecţionare care va
cuprinde aceleaşi elemente ca şi lucrările de selecţionare care privesc dosarele constituite
pe baza nomenclatorului arhivistic.

Actualizarea instrumentelor de evidenţă şi administrarea bazei de date

Există următoarele situaţii în urma cărora se actualizează instrumentele de evidenţă:

- în urma selecţionării documetelor cu termen de păstrare expirat; în acest caz se
completează registrul intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice;
- în cazul selecţionării numai unor anumite dosare din inventarele documentelor
propuse pentru selecţionare; în acest caz, se refac inventarele şi se completează şi registrul
intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice;
Instrumentele de evidenţă care se actualizează sunt:
- inventarele documentelor, în cazul prezentat mai sus;
- registrul intrărilor - ieşirilor unităţilor arhivistice;

26
 SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 4
Valorificarea informaţiilor din documente

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi
folosite pentru: cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări,
acţiuni educative, elaborarea de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi
consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 ani de la crearea lor.
Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare.
Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de
reproduceri.
Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, drepturile şi
libertăţile cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau cele a căror
integritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare.
Fac parte din această categorie documentele care :
- privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului român, potrivit
prevederilor constituţionale şi ale legislaţiei în vigoare ;
- pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului ;
- sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de comisia de
specialitate şi consemnată într-un proces - verbal ;
- nu sunt prelucrate arhivistic ;
Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora,
potrivit Anexei nr. 6, Legea 16/1996.

27
 SUPORT CURS ARHIVAR

Lista termenelor după care pot fi date în cercetare documentele privind interesele
naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor :
❖ documentele medicale, după 100 ani de la crearea lor ;
❖ registrele de stare civilă, după 100 ani de la crearea lor ;
❖ dosarele personale, după 75 ani de la crearea lor ;
❖ documentele privind viaţa privată a unei persoane, după 40 ani de la moartea acesteia ;
❖ documentele referitoare la siguranţa şi integritatea naţională, după 100 ani de la
crearea lor;
❖ documentele privind afacerile criminale, după 90 ani de la crearea lor ;
❖ documentele privind politica externă, după 50 ani de la crearea lor,
❖ documente ale societăţilor comerciale cu capital privat, după 50 ani de la crearea lor;
❖ documentele fiscale, după 50 ani de la crearea lor ;
❖ documentele notariale şi judiciare, după 90 ani de la crearea lor.
A nu se confunda termenele după care pot fi date în cercetare documentele
menţionate mai sus, cu termenele de păstrare ale acestor documente, termenul lor de
păstrare fiind Permanent.

Metodologia de înregistare a cererilor

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la

cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe
care le creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 ani, dacă acestea se
referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt : vechimea în muncă, studii,
drepturi patrimoniale.
Solicitările (cererile) persoanelor fizice sau juridice se înregistrează cronologic, în
ordinea primirii lor, fie în registrul de registratură generală, în care se înregistrează toată

28
 SUPORT CURS ARHIVAR

corespondenţa, fie într-un registru separat numai pentru cereri.

Criterii de căutare şi regăsire a informaţiilor

Cercetarea în vederea rezolvării cererilor se va face după cum urmează:

În funcţie de obiectul solicitării, de rezoluţia superiorului ierarhic, folosindu-şi
cunostinţele profesionale şi experienţa practică, personalul cu atribuţii de rezolvare a
cererilor efectuează următoarele operaţiuni, în vederea identificării, în documentele
deţinute, a informaţiilor solicitate:
- cercetarea inventarelor fondurilor şi colecţiilor arhivistice,
- selectarea cotelor şi scoaterea unităţilor arhivistice ce urmează a fi cercetate,adică
numerele dosarelor şi anii acestora;
- identificarea informaţiilor în cuprinsul documentelor;
- completarea registrului de depozit şi a foii de folosire a unităţilor arhivistice
cercetate; Vor fi cercetate fondurile/colecţiile care pot conţine informaţii referitoare la
obiectul solicitării.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare, se consemnează
în registrul de depozit. În locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fişă
de control; fişa se va anula la rearhivarea dosarului.
Cele mai frecvente tipuri de documente care se eliberează în urma solicitărilor
sunt:
- certificatul, de vechime în muncă, de studii (de şcolaritate) ;
- extrasul;
- copia xerox/scanată ;
Certificatul trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din
documente, care sunt în legătură directă cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele

29
 SUPORT CURS ARHIVAR

existente, fără a întregi perioadele pentru care nu există documente. În certificat nu vor fi
expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu conţinutul documentelor care au
stat la baza întocmirii lui. Datele se expun în ordine lor cronologică şi nu în ordinea
documentelor din care au fost extrase. Datele privind activitatea unei persoane fizice, în
diferite locuri de muncă, se includ într-un singur certificat. În cazul în care petentul a
lucrat sub mai multe nume, se vor menţiona toate aceste nume, cu perioadele de timp
corespunzătoare. În textul certificatului nu se admit ştersături sau completări printre
rânduri.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe verso-ul cererii, cu
cerneală. Referatul este întocmit de persoana care a făcut cercetarea. El va conţine datele
aflate în documente, în legătură cu cele solicitate de petent, precum şi numerele tuturor
documentelor cercetate.
Certificatul se eliberează însoţit de o adresă. În adresă se vor trece perioadele
pentru care lipsesc documentele sau în care nu se găseşte înscris numele solicitantului.
În cazul în care în arhivă nu se găsesc date privind obiectul cererii, dar se cunoaşte
unitatea deţinătoare a acestor documente, cererea, în original, se va trimite spre rezolvare
unităţii respective, comunicându-i-se şi solicitantului acest lucru. Copia de pe cererea
trimisă spre rezolvare către altă unitate, adresa către unitatea respectivă şi adresa prin care
se comunică petentului acest lucru, se clasează, ca şi celelalte cereri.

Model certificat de vechime în muncă

Instituţia/Societatea
CERTIFICAT NR. (numărul certificatului va fi numărul cererii)
Urmare a cererii d-lui ..., născut la data de ..., domiciliat în ..., CERTIFICĂM:
Cercetând statele de plată a salariilor de la ..., din perioada 12. 1980- 04.1981, s-a
constatat că în acestea este înscris numele ... (... aici se vor înscrie alte nume care apar în

30
 SUPORT CURS ARHIVAR

statele de plată), în calitate de ... (aici se vor completa funcţiile deţinute), după cum
urmează:
Anul/luna Retribuţie tarifară Zile lucrate Sume - Pentru
lunară Zile lucrate
1980 ///////////// ////////////// ///////////
Decembrie 3050 1/2 1525
1981 /////////////// //////////// ///////////
Ianuarie 3050 1/2 1525
Februarie 3050 1/2 1525
Martie 3050 1/2 1525
Aprilie 3050 1/2 1525

Prezentul certificat s-a eliberat la cererea petentului pentru a-i servi la ... (aici se
completează scopul pentru care petentul a solicitat acest document)
Şef/Director, Persoana care a întocmit certificatul
Nume, prenume Nume, prenume
Semnătură Semnătură

Persoana care a întocmit referatul şi şeful său ierarhic poartă răspunderea asupra
exactităţii datelor comunicate.
Extrasul este o reproducere prin xerografiere, fotografiere, editare electronică,
scanare sau dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un document,
care fac referire directă la obiectul solicitării persoanei fizice/juridice.
Părţile din textul documentului care nu se transcriu, nefiind în legătură cu obiectul
cererii, vor fi indicate prin puncte de suspensie. Nu este permis să se reunească într-un
singur extras pasaje din mai multe documente.
Pasajele care pot anula total sau parţial sensul conţinutului vor fi, de asemenea,
reproduse.

31
 SUPORT CURS ARHIVAR

Locurile indescifrabile din documente, corecturile, ştersăturile, cuvintele şi

expresiile asupra cărora există îndoieli se menţionează în note. Nota va fi semnată de
lucrătorul care a efectuat-o şi va purta ştampila insituţiei.

Model extras Instituţia/Societatea

EXTRAS: ---------------------------------------------------------------------------------------
Primăria Comunei: Y N 2067/1942.
TABLOU. Despre suprafața totală a pădurii comunale sau composesorale.
Nr. cr.: (...) 4. Comuna: (...) X. Suprafaţa pădurii: (...) composesorală Ha: (...)
1533. (...).
Y la 30 Iunie 1942. / Notar Ion I Popescu indescifrabil.
Şef/Director, Persoana care a întocmit certificatul
Nume, prenume Nume, prenume
Semnătură Semnătură

În cazul în care un extras este alcătuit din mai multe file, la sfârşitul fiecărei file se
va trece „./.”, pentru a evidenţia faptul că extrasul este întocmit din mai multe file.
Copia este reproducerea prin xerografiere, fotografiere, editare electronică, scanare
sau dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un document, care
fac referire directă la obiectul solicitării persoanei fizice/juridice.
Copiile şi extrasele se certifică sau, după caz, se legalizează de unitatea care le
eliberează.
Certificatele, extrasele, copiile se eliberează personal solicitantului sau
împuternicitului legal, pe bază de semnătură, cu menţiunea numărului şi seriei actului de
identitate şi a datei eliberării sau se expediază prin poştă.
Certificatele, extrasele, copiile eliberate vor fi însoţite obligatoriu de o adresă de

32
 SUPORT CURS ARHIVAR

înaintare către solicitant.

Certificatele, extrasele, copiile, adresele de înaintare, se vor întocmi în 2 (două)
exemplare, din care unul se va înmâna solicitantului sau împuternicitului legal, iar unul se
va clasa împreună cu cererea.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale
personale aflate în dosar se restituie titularului, sub semnătură, reţinându-se la dosar o
copie certificată de responsabilul cu arhiva.
În cazul în care instituţia/societatea/unitatea respectivă nu deţine documentele
solicitate, se va comunica solicitantului sau împuternicitului legal acest lucru. În acest caz,
răspunsul către solicitant, ţine loc şi de adresă de înaintare.
În cazul în care instituţia/societatea/unitatea respectivă deţine documente în care s-
ar putea regăsi documentele solicitate, dar informaţiile care fac obiectul cererii nu se
regăsesc, se va comunica solicitantului sau împuternicitului legal acest lucru. Şi în acest
caz, răspunsul către solicitant ţine loc şi de adresă de înaintare.

33
 SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 5
Asigurarea condiţiilor de conservare a documentelor din depozit

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele în condiţii

corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii sau
comercializării în alte situaţii decât cele prevăzute de lege.
Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi
amenajate în acest scop, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea
corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de
deteriorare: praf, lumina solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi
umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici,
pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.
Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate numai în cazul
în care au spaţii prevăzute pentru păstrarea arhivei.
Elementele de rezistenţă ale construcţiei vor fi dimensionate conform standardelor în
vigoare, ţinându-se seama că încărcarea cu arhivă (numai în zona rafturilor) se apropie ca
valoare de sarcina dată de hârtia depozitată vrac.
Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare
specifice, de preferinţă din metal, acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii.
Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face în
funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie, film etc.), ale materialelor de protecţie
(cutii, containere etc.), ale spaţiului de construcţie aferent, asigurându-se accesul la
materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate. În acest caz,
documentele cu termen de păstrare « Permanent » sunt prioritare la evacuare.

34
 SUPORT CURS ARHIVAR

Se recomandă amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar

iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi. Vor fi luate măsuri pentru asigurarea
stabilităţii sistemelor de depozitare.
Între pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi, se asigură un spaţiu liber de 0,7 - 0,8 m (70-80
cm) lăţime. În depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1,5 - 2,0 m lăţime, pe
lungimea sau lăţimea depozitului, pentru manevrarea documentelor.
Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesară organizarea de camere de lucru lângă
depozit.
Toate depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă. În funcţie
de necesităţi, depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de transport interior.
Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton,
mape, plicuri, tuburi etc., în funcţie de natura şi dimensiunea lor.
Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta
inferioară.
În cazul în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii,
benzi magnetice etc.) acestea se depozitează pe categorii, dependente de natura materială a
acestora, astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod
corespunzător.
Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice.
Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme
parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.).
Depozitele, atunci când nu dispun de instalaţii de climatizare sau centrale de ventilaţie,
se vor aerisi natural. Această aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferică se
încadrează în limitele de de 50-60%, fără a se depăşi 1 - 3 schimburi de aer/oră, iar viteza
curentului de aer se va înscrie în limitele de 0,1 - 0,3 m/secundă (adică să nu bată vântul şi
în niciun caz, un vânt puternic).

35
 SUPORT CURS ARHIVAR

În depozitele de arhivă se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară, pentru a se evita

insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozătoare, insecte, mucegai) ; în
cazul semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a
acestuia, cerându-se, în cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Naţionale.
Înlăturarea agenţilor dăunători se face prin desprăfuire, curăţare mecanică, dezinsecţie şi
deratizare. Desprăfuirea documentele se face cu perii moi sau tampoane, iar absorbţia
prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea depozitelor
de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani.
Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale care nu aparţin depozitelor de arhivă
(haine, serviete, alimente, materiale de întreţinere, substanţe inflamabile, mobilier care nu
este prevăzut în dotare, computere scoase din uz, imprimante stricate etc.).
Reparaţiile interioare, zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a depozitului de arhivă se fac
ori de câte ori este necesar, asigurându-se în permanenţă igiena încăperilor şi funcţionarea
normală a instalaţiilor electrice şi sanitare.
Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
reşourilor, fumatului în incinta depozitului, precum şi utilizarea comutatoarelor,
întrerupătoarelor sau altor instalaţii electrice defecte.
Camerele de lucru, depozitele de arhivă, ca şi terenul învecinat construcţiei de arhivă
vor fi menţinute în ordine şi curăţenie, cu păstrarea liberă a căilor de acces, a locurilor din
apropierea gurilor de apă şi a instalaţiilor de stingere a incendiilor.
Depozitele şi celelalte încăperi din vecinătatea acestora vor fi prevăzute cu stingătoare
portabile cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau gaze inerte, asigurându-se toate
celelalte condiţii necesare stingerii incendiilor.
Depozitele vor fi prevăzute cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu, iar
după caz şi cu instalaţii de stingere automată a incendiilor.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze în stare perfectă de

36
 SUPORT CURS ARHIVAR

funcţionare utilajul şi materialele de prevenire şi stingere a incendiilor, pe care le au în

dotare şi să controleze periodic existenţa şi starea de funcţionare a acestora.
Ferestrele şi alte locuri de acces vor fi prevăzute cu gratii care să prevină efracţia în
depozite.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice Arhivelor Naţionale sau
structurilor teritoriale, după caz, intenţia de a construi sau amenaja depozite de arhivă,
pentru a primi confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze aceste costrucţii.
În cazuri deosebite, creatorii şi deţinătorii pot solicita consultanţă de specialitate
Arhivelor Naţionale sau structurilor teritoriale, după caz, pentru organizarea unor măsuri de
conservare, asigurare şi protecţie a documentelor pe care le deţin.

Monitorizarea parametrilor din depozit şi a integrităţii mijloacelor de protecţie

În depozitele de arhivă în care sunt depozitate documente scrise pe hârtie trebuie să se

asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 – 24 grade Celsius
şi umidităţi relative de 50-60%.
Pentru depozitele de materiale fotografice, ca şi pentru cele cu benzi magnetice,
temperaturile optime sunt cuprinse între 14 - 18 grade Celsius, iar umiditatea relativă de
40 - 50%.
Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu
aparate de control (termometre, higrometre şi alte asemenea), iar citirile vor fi
consemnate într-un caiet de depozit.

37