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PERFIL DA EMPRESA
EFETIVO: 12
EMAIL: aptintastc@outlook.com
SITE: www.redecasamais.com.br
PROPRIETÁRIO:
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
1- HIERARQUIA FUNCIONAL
COMANDOS
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ANÁLISEORGANIZACIONAL
2º ESCALÃO: (DIRETORIA, GERENCIA, SUPERVISÃO)
NOME: Valter
CARGO: Coordenador de Vendas (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Vendas
SUPERIOR IMEDIATO: Proprietário
CARGOS SUBORDINADOS:
CARGO 1- Vendedores
CARGO2- Caixa
CARGO3-
CARGO4-
CARGO5-
NOME: Paraíba
CARGO: Coordenador de Entregas (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Entrega
SUPERIOR IMEDIATO: Proprietário
CARGOS SUBORDINADOS:
CARGO 1- Auxiliar de Entrega
CARGO2- Motorista
CARGO3-
CARGO4-
CARGO5-
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ANÁLISEORGANIZACIONAL
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ANÁLISEORGANIZACIONAL
6º ESCALÃO: (OPERACIONAIS, ADMINISTRATIVOS) NIVEL DE 1º E 2º GRAUS
NOME:
CARGO: Caixa (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Financeiro
SUPERIOR IMEDIATO: Auxiliar Administrativo
2- ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
UNIDADE 03:
UNIDADE 04:
a. Pessoal:
- Planilha de pagamento de salários
- Sistema de pagamento de comissão (sistema Lundi)
b. Vendas:
- Vendas diárias e mensais
- Orçamentos não vendidos
- Produtos vendidos
c. Produção
-
d. Compras
- Controle (planilha) de cotações (não) já compra da rede a maioria
- Planilha de itens faltantes (não )
- Planilha de controle de compras mensal
-Planilha de controle de tudo que é vendido
-Planilha de controle de cupom fiscal
a. Contas a pagar:
- Relatório de contas a pagar (sistema Lundi)
b. Contas a Receber :
- Relatório dos boletos emitidos (sistema Lundi)
c. Fluxo de caixa:
- Planilha no Excel dos valores pagos por dia, o que foi pago com cheque pré datado, cheque a
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vista, cartão ou dinheiro
d. Controle de Bancos: (contas a pagar)
- Planilha no Excel o que foi de cheque a vista, o que foi de cheque cofre,cheques que caíram para
pagamento, duplicata, se recebe algum cheque devolvido, pagamentos de clientes que caem no
banco, empréstimos.
e. Controle Fiscal:
- Lançamentos de notas fiscais e boletos no sistema Lundi
3.3. Controles de Produção
a. Indicadores de produção:
b. Planejamento de Produção:
c. Programação da Produção:
d. Controle da Produção:
e. Controle de Estoques:
3.4.Leiautização/ Fluxogramação:
Gestão de Pessoas
a. Recrutamento e seleção de pessoal: Auxiliar administrativo recebe currículos, analisa e arquiva.
Quando houver necessidade, o proprietário solicita os currículos e seleciona para uma entrevista os
candidatos com o perfil desejado. Após as entrevistas, é feita a escolha do candidato.
b. Processo admissional de pessoal: Encaminha para o exame admissional.
c. Avaliação de pessoal: -
d. Capacitação de pessoal: -
- Emitir relatório do mês anterior no sistema Lundi , mostrar para o proprietário autorizar e efetuar
pagamento de comissão para o pessoal (1% em cima da venda mensal). Fazer o cheque do valor
total da comissão e pedir para trocar no banco, dividir a comissão para os vendedores nos seus
respectivos valores. Comissão é paga juntamente com o vale nos dias 15. O pagamento normal é no
5º dia útil. Pagamento: é feito por dinheiro na loja, a pessoa recebe o pagamento e assina o holerite,
que é guardado na pasta do funcionário.
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Comercial
a) Compras:
O que: Compras para revenda e para uso próprio
Como: Através de três cotações feitas por email, seleciona a que estiver com o menor preço/
compra pela rede Mais
Onde: Computador
Por que: Para trazer maior competitividade para a empresa
*Fazer 1 DAV para os produtos que tem na loja e outro para os que precisam fazer pedidos.
Planilha de controle de compras mensal: local onde foi comprado (fornecedor), data que
chegou, numero da nf, valor total da nota, se foi boleto ou cheque (numero do cheque)
Cotação: produtos de material de uso e consumo (limpeza, escritório), churrasqueira,
ferragem. (antes fazia planilha)
Planilha de controle de tudo que é vendido / *Planilha de controle de cupom fiscal: dos
produtos sem nota, pra saber quais pedir com nota depois
Compra: a maioria é por email, e algumas por telefone
Pessoal do administrativo recebe todo mês 100 de combustível, comprador faz o controle dos
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cupons (uma copia pra comprador e outra pro posto).
Controle dos pedidos feitos: nome do cliente, do vendedor, numero de venda e quais são os
produtos, quantidade.
Quando o produto chega, conferir o produto que chegou, se estiver ok mandar para entrega,
Se não estiver ok, perguntar para o cliente se pode entregar os produtos certos ou esperar os
outros chegarem
Codificar o código do produto na nota fiscal e mandar para auxiliar administrativo lançar.
b) Estoque:
O que: Armazenagem e recebimento de mercadorias
Como: As mercadorias chegam, são conferidas e armazenadas nos seus respectivos locais.
As notas fiscais são conferidas na hora da chegada das mercadorias: conferência de
quantidade e valor do produto.
Onde: Depósitos 1 e 2
Por que: Para evitar percas de mercadorias e ter um controle sobre quantidades.
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c) Vendas Internas:
O que: Vendas realizadas no balcão e por atendimento telefônico
Como: Balcão: Pergunta ao cliente o que ele deseja comprar, apresenta os produtos e suas
qualidades, juntamente com os preços, a compra é efetuada, é perguntado o tipo de
pagamento (dinheiro, cartão, cheque), o cliente vai até o caixa para efetuar o pagamento,
verifica se o cliente é cadastrado (quando é venda a prazo).
Telefone: Pergunta ao cliente o que ele deseja comprar, apresenta os produtos e os preços, a
compra é efetuada, é perguntado o tipo de pagamento (dinheiro, cartão, cheque), verifica se o
cliente é cadastrado (se for venda a prazo)
Onde: Balcão ou telefone
-Quando é feita a venda para entrega, separar os produtos que vão ser entregues. Pegar nas
prateleiras ou pedir para a pessoa do depósito pegar (quando é um produto em grande
quantidade e que está no depósito)
-Toda manha fazer uma lista com os produtos que faltam, passar para o Paraíba, que chega
com as mercadorias, e vendedor coloca no lugar.
d) Vendas Externas:
O que: Vendas realizadas através de telefone ou visitas diretas em obras e empresas.
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Em obras: Coordenador de vendas visita obra/ empresa, pergunta ao cliente o que ele deseja
comprar, apresenta os produtos e os preços, a compra é efetuada, é perguntado o tipo de
pagamento (dinheiro, cartão, cheque), verifica se o cliente é cadastrado, emissão de nota
fiscal para entregar juntamente com o produto.
e) Pesquisa de satisfação: nd
g) Caixa:
Toda manhã conferir o dinheiro do dia anterior; fazer abertura do caixa: informar o fechamento do dia
anterior.
Abrir o caixa, os vendedores imprimem o DAV.
Carimbos:
- Caixa faturado:quando o cliente marcou na conta
- Caixa a receber: quando o cliente vai pagar na entrega
- Caixa pago: quando cliente paga na hora
Quando for cheque fazer a consulta no site da telecheque: coloca o CPF/CNPJ, valor da conta, com
ou sem entrada, quanto tempo ele é cliente. Site autoriza ou não. Autoriza com um código, preenche
atrás do cheque com os dados do cliente(RG, endereço e telefone), pega o cheque e assina. Se
não: consta ocorrência , pede pra cliente consultar o telecheque.
Devolução: comprador passa uma folha ao caixa com nome do vendedor, motivo da devolução,
valor.
informa o código, informa o valor e gera a nota
Troca: gera a nota fiscal, gerar crédito negativo para o cliente no cadastro. Na próxima compra do
cliente abate o valor no crédito.
Fazer cupom fiscal: selecionar o cliente, vai em baixa de contas, coloca condição de pagamento,
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descontos
pré vendas: seleciona o cliente, vai em baixa de contas, coloca condição de pagamento, descontos,
fazer cupom fiscal, colocar os códigos dos produtos,
De manha Imprimir no sistema tudo que foi vendido no dia anterior e conferir com o relatório e com
os DAVs
Fazer relatório de caixa diariamente: movimentação de caixa: data, o que foi pago (despesa), valores
de cartão, clientes cadastrados que pagaram no dia, sangrias (numero e valor do envelope)
movimentações para o banco.
Comissão de pintores: informa o nome do pintor, sistema faz calculo dos pontos dos pintores, soma
todos pontos e multiplica por 3
Fazer boleto pelo sistema lundi: contas a receber, cadastro do cliente, localiza o nome do cliente e
valor da venda, criar boleto (conferir valor e data de vencimento) e imprimir
Cliente assina o comprovante de entreg e deixa no caixa e grampear junto com o DAV. E mandar
para o escritório.
Boleto: quando o cliente faz só uma compra ou duas e quando é empresa
Fazer cobrança: todo fim de mês olhar todas os DAVs por cliente, somar por cliente, proprietário
confere, coloca as datas de vencimento ,mandar para o escritório para fazer um boleto de
fechamento mensal. (para o cliente que vai pagar por mês)
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Financeiro/ Fiscal
a) Contas a receber/ Crédito e Cobrança: Pega uma cópia dos boletos, verifica diariamente a data de
vencimento, se estiver vencida ligar para o cliente fazendo a cobrança, negociar com o cliente.
Cadastro de clientes: vendedor passa para auxiliar administrativo os dados do cliente (nome,
endereço, telefone, CPF, referência comercial), cadastrar esses dados no sistema Lundi, fazer
consulta no Serasa/SPC, imprimir a folha de consulta e anexar junto com os dados, mostra para o
proprietário, que decide qual será o limite de crédito.
Se o cliente não pagar em dois dias após o vencimento do
boleto, tentar entrar em contato com Ele para efetuar a cobrança, se ele não for localizado, bloquear
a compra dele no sistema.
b) Contas a pagar: Toda manhã fechar o caixa: conferir se tudo que entrou no caixa está de acordo
com o que foi para o banco.
Verifica o que foi pago com cheque, cartão, despesa e dinheiro.
Fazer cheques para pagar as duplicatas do dia. No dia seguinte pegar o extrato e detalhar ao
proprietário todos os fornecedores que foram pagos.
Tirar o relatório (planilha) dos boletos diariamente, passar para o proprietário, quando ele autorizar,
emitir o cheque, tirar um Xerox para apresentar ao proprietário e mandar para o banco.
d) Fiscal: Lançamento de notas fiscais e boletos (nome, número, série, chave, preço, quantidade,
vencimento) no sistema Lundi.
Produção
Planejamento/programação e Controle
Insumos: Tinta
Processo produtivo: Escolha da cor da tinta. Entrar no sistema Shotcolor da Coral, escrever o nome
da cor, definir a quantidade, escolher o tipo da tinta (fosco, acetinado, brilhante, acrílico, esmalte
sintético), conferir a base do produto desejado, imprimir a etiqueta, fazer a dosagem das tintas com a
base, colocar a lata de tinta no aparelho para homogeneizar a mistura.
Avaliação da produção:
Produto entregue:
Logística
a) Expedição:
Coordenador de Entrega: pega o Documento Auxiliar de Venda - Pedido, que contém o nome,
endereço, telefone do cliente e o produto, quantidade vendida a ele e a condição de
pagamento (a vista, boleto, cartão ou cheque). Vai até o depósito, é feita a liberação do
caminhão ou caminhonete para a entrega.
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