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NATIONAL COUNCIL OF EDUCATIONAL RESEARCH AND TRAINING

 ii
ISBN 81-7450-507-5
ALL RIGHTS RESERVED
First Edition
February 2006 Phalguna 1927 * No part of this publication may be reproduced, stored in a
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Reprinted without the prior permission of the publisher.
October 2006 Kartika 1928
* This book is sold subject to the condition that it shall not, by
October 2007 Kartika 1929
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January 2009 Magh 1930 other than that in which it is published.
January 2010 Magh 1931
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January 2011 Magh 1932 page. Any revised price indicated by a rubber stamp or bya
June 2012 Jyeshta 1934 sticker or by any other means is incorrect and should be
April 2013 Chaithra 1935 unacceptable.
December 2013 Agrahayana 1935
April 2015 Chaithra 1937 OFFICES OF THE PUBLICATION DEPARTMENT, NCERT
December 2015 Pushya 1937 NCERT Campus
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Published at the Publication Head. Publication : Dinesh Kumar
Department by the Secretary, National Department
Council of Educational Research and
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Training, Sri Aurobindo Marg, New
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(India) Pvt. Ltd., 44 KM Milestone, NH Manager
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Chief Production : Arun Chitkara
Jhajjar (Haryana)
Officer (Incharge)
Assistant Editor : Gobind Ram

Production Assistant : Deepak Jaiswal

Cover
Shweta Rao
 iii

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 v
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 vi
ACKNOWLEDGEMENT By
Department of Pre-University Education, Bangalore

The Department of Pre-university Education, Bangalore with immense pleasure

acknowledges the efforts of National Council of Educational Research and Training
and its Text Book Development Committee, Honourable Chairperson, Chief Advisor,
Member and Member co-ordinators for giving us a valuable text book for Accountancy
for XI standard (I P.U.C.) of Karnataka Commerce stream students.

The Department offers special thanks to the Authors of the Accountancy Book
who have created a valuable Text book with their innovative knowledge, thereby the
book becomes relevant to present day needs.

The Deparatment gratefully acknowledges the contributions of all those experts

who have contributed directly or indirectly to make the book more valuable and useful
to the students and teachers.
 vii
FOREWORD
The National Curriculum Framework (NCF), 2005, recommends that children’s
life at school must be linked to their life outside the school. This principle marks a
departure from the legacy of bookish learning which continues to shape our system and
causes a gap between the school, home and community. The syllabi and textbooks
developed on the basisof NCF signify an attempt to implement this basic ide. They also
attempt to discourage rote learning and the maintenance of sharp boundaries between
different subject areas. We hope these measures will take us significantly further in the
direction of a child-centred system of education outlined in the National Policy on
Education (1986).

The success of this effort depends on the steps that school principals and
teachers will take to encourage children to reflect on their own learning and to pursue
imaginative activities and questions. We must recognise that, given space, time and
freedom, children generate new knowledge by engaging with the information passed
on to them by adults. Treating the prescribed textbook as the sole basis of examination
is one of the key reasons why other resources and sites of learning are ignored.
Inculcating creativity and initiative is possible if we perceive and treat children as
participants in learning, not as receivers of a fixed body of knowledge.

These aims imply considerable change in school routines and mode of

functioning. Flexibility in the daily time-table is as necessary as rigour in implementing
the annual calendar so that the required number of teaching days are actually devoted
to teaching. The methods used for teaching and evaluation will also determine how
effective this textbook proves for making children’s life at school a happy experience,
rather than a source of stress or boredom. Syllabus designers have tried to address the
problem of curricular burden by restructuring and reorienting knowledge at different
stages with greater consideration for child psychology and the time available for teaching.
The textbook attempts to enhance this endeavour by giving higher priority and space to
opportunities for contemplation and wondering,discussion in small groups, and activities
requiring hands on experience.
 viii
The National Council of Educational Research and Training (NCERT) appreciates
the hard work done by the textbook development committee responsible for this book.
We wish to thank the Chairperson of the advisory group in Social Sciences Professor
Hari Vasudevan and the Chief Advisor for this book. Professor R.K. Grover, (Retd.)
Director, School of Management Studies (IGNOU), New Delhi for guiding the work of
this committee. Several teachers contributed to the development of this textbook; we
are grateful to theri principals for making this possible. We are indebted to the institutions
and organisations which have generously permitted us to draw upon their resources,
material and personnel.We are especially grateful to teh members of teh National
Monitoring Committee, appointed by the Department of Secondary and Higher
Education, Ministry of Human Resource Development under the Chairpersonship of
Professor Mrinal Miri and Professor G.P. Deshpande, for their valuable time and
contribution. As an organisation committed to the systematic reform and continuous
improvement in the quality of its products, NCERT welcomes comments and suggestions
which will enable us to undertake further revision and refinement.

New Delhi Director

20 December 2005 National Council of Educational
Research and Training
 ix
TEXT BOOK DEVELOPMENT COMMITTEE

CHAIRPERSON, ADVISORY COMMITTEE FOR TEXTBOOKS IN SOCIAL

SCIENCES AT UPPER PRIMARY LEVEL

Hari Vasudevan, Professor, Department of History, University of Calcultta, Kolkata

CHIEF ADVISOR

R.K. Grover, Professor, (Retd.), School of Management Studies, IGNOU, New Delhi

MEMBERS

A.K. Bansal, Reader, PGDAV College, Nehru Nagar, New Delhi.

Amit Singhal, Lecturer, Ramjas College, Delhi University, Delhi.

Ashwini Kumar Kala, PGT Committee, Hiralal Jain Senior Secondary School, Sadar
Bazar, Delhi.

D.K. Vaid, Professor, Department of Education in Social Sciences and Humanities,

NCERT, New Delhi.

Deepak Sehgal, Reader,Deen Dayal Upadhyaya College, Delhi University, Delhi.

H.V. Jhamb, Reader, Khalsa College, Delhi University, Delhi.

Ishwar Chand, PGT Commerce, Government Sarvodaya Bal Vidyalaya, West Patel
Nagar, New Delhi.

K. Sambasiva Rao, Professor, Department of Commerce, Andhra University,

Visakhapatnam.

M. Srinivas, Professor, Department of Commerce, College for Women, Osmania

University, Hyderabad.

P.K. Gupta, Reader, Department of Management Studies, Jamia Millia Islamia, New
Delhi.
 x
Rajesh Bansal, PGT Commerce, Rohtagi A.V. Senior Secondary School, Nai
Sarak,Delhi.

S.K. Sharma, Reader, Khalsa College, Delhi University, Delhi.

S.S. Sehrawt, Assistant Commissioner, Kendriya Vidyalaya Sanghathan, Chandigarh.

Savita Shangari, PGT Commerce, Gyan Bharati School, Saket, New Delhi.

Shiv Juneja, PGT Commerce, Nirankari Boys Senior Secondary School, Paharganj,
Delhi.

Sushil Kumar, PGT Commerce, Government Sarvodaya Bal Vidyalaya, Kailash Puri,
Delhi.

Vanita Tripathi, Lecturer, Department of Commerce, Delhi School of Economics, Delhi

University, Delhi.

MEMBER-COORDINATOR

Shipra Vaidya, Reader, Department of Eduction in Social Sciences and Humanities,

NCERT, New Delhi.
 xi
ACKNOWLEDGEMENTS

The National Council of Educational Research and Training acknowledges the valuable
contributions of the Textbook Development Committee which took considerable pains
in the development and review of manuscript as well.

Special thanks are due to Savita Sinha, Professor and Head, Department of
Education in Social Sciences and Humanities, NCERT for her support, during the
development of this book.

The Council acknowledges the efforts of Computer Incharge, Dinesh Kumar:

DTP Operators, Dev Prakash Sharma and Arvind Sharma, Proof Readers, Deepti
Sharma and Rishi Mehra.

The Contributions of APC-Office, administration of DESSH, Publication

Department and Secretariat of NCERT in brining out this book are also duly
acknowledged.
 xii
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  (Introduction to Accounting) : 1-22
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 
(Accounting as a source of Information) 6
 (Objectives of Accounting) 10
  (Role of Accounting) 13
  (Basis Terms in Accounting) 14

  

  (Theory Base of Accounting) : 23-45
  24
(Generally Accepted Accounting Principles)
 (Basic Accounting Concepts) 25
 (Systems of Accounting) 35
 (Basis of Accounting) 35
 (Accounting Standards) 36

 
   - I (Recording Transactions - I) : 46-102
  46
(Business Transactions and Source Document)
 (Accounting Equation) 50
 (Using Debit and Credit) 52
 (Books of Original Entry) 62
 (The Ledger) 72
 (Posting from Journal) 76
 xiii
  

    - II (Recording Transactions - II):

 103-171
 (Cash Book) 104
 (Purchases (Journal) Book) 132
 (Purchases Return (Journal) Book) 134
 (Sales (Journal) Book) 137
 (Sales Return (Journal) Book) 139
 (Journal Proper) 146
 (Balancing the Accounts) 149

  (Bank Reconciliation Statement) : 172-203

 (Need for Reconciliation) 172
  178
(Preparation of Bank Reconciliation Statement)

 
   
  
 : 204-253
(Trial Balance and Rectification of Errors) :
 (Meaning of Trial Balance) 204
 
(Objectives of Preparing the Trial Balance) 205
 (Preparation of Trial Balance) 208
  214
(Significance of Agreement of Trial Balance)
 (Searching of Errors) 216
 (Rectification of Errors) 217

  
 
 
    : 254-311
(Depreciation, Provisions and Reserves) :
 (Depreciation) 254
 
(Depreciation and other Similar Terms) 258
 (Causes of Depreciation) 258
 xiv
  

 (Need for Depreciation) 260

  261
(Factors Affecting the Amount of Depreciation)
  263
(Methods of calculating Depreciation Amount)
  
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(Straight Line Method and Written Down Method -
A Comparative Analysis)
 (Methods of Recording Depreciation) 269
 (Disposal of Asset) 278
  290
(Effect of any Addition or Extention to the Existing Asset)
 (Provisions) 293
  (Reserves) 295
   (Secret Reserve) 301

  (Bill of Exchange) : 312-374

   (Meaning of Bill of Exchange) 313
  (Promissory Note) 316
   (Advantages of Bill of Exchange) 318
 (Maturity of Bill) 319
 (Discounting of Bill) 320
 (Endorsement of Bill) 320
 (Accounting Treatment) 320
 (Dishonour of a Bill) 329
 (Renewal of the Bill) 336
 (Retiring of the Bill) 338
  341
(Bills Receivable and Bills Payable Books)
 (Accommodation of Bills) 358

Introduction to Accounting
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Learning Objectives:
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•  

•   
(Basic Terms)
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(Summary with reference to Learning Objectives)

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Checklist to Test Your Understanding

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Hints to ‘Let’s Do It’

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Theory Base of Accounting
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(Summary with reference to Learning Objectives)
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Checklist to Test Your Understanding

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(The summary of effects of transactions on accounting equations is in the following analysis table)

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
(iii)
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   

 
  
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 ii     
 iii     

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  
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ii)           
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iv) 
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vi) 
vii) 
viii) 
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    

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   
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 
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  
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   

iii 
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
    
   

iv    

  
  
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  
 
 
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
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  

  
  

 v           
        
  

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
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 
 
  

vi       

 
   
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
 
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   
    
  
  
 
vii
  
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

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
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    
  
   
   
viii    
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  
   
   

ix   



    

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     
  
  
x    
         
          
            
   
    
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
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(i) (ii)
(iii) (iv)
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(iii) (iv)
      (sides)
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(iii) (iv)
          
(i) (ii)  
(iii) (iv)
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 
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
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(i) (ii)
(iii) (iv)
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(i)
(ii)
(iii)
(iv)
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(i) (ii) 
(iii) (iv)
         
(i)   (ii)
(iii) (iv)
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  
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∗  ∗ 
∗  ∗ 
∗  ∗ 
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
 
(Summary with reference to Learning Objectives)
1. 
  
        

  
 


 

 
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   
 
  
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  
   

   
    
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  
   
  

   
         
(Journalising) 
           
 
      
 
      
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(Questions for Practice)

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   
 

 
 
 
     

      J.F
    
 
(a) (b)
(c) (d)
        
 




 

 
 
 

 
 
  
   
  
   
 
 
 
    (Mechanism)
 
 
  
(Numerical Questions)

  

    

  
 
  
(a)
(b)
(c)
(d)
  
            

      
  
(a)
(b)
(c) 
(d) 
(e)

            


             

(a) 
(b)    
   
(c)    
    
(d) 
(e) 
(f) 
(g) 
(h) 


  
    
 
   
(a) 
(b) 
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)
(h)
       

 
    

  
      
  
 
  
     
(a) 
(b) 
(c) 
(d) 
(e) 
(f) 
(g) 
(h) 
     
 
     
  
(a) 
(i) 
(ii)
   
(b) 
(c) 
(d) 
 
(e)  
(f) 
(g)  
(h) 
(i) 
(j) 
(k 
    



    
       
 
     
    
(a) 
(b) 
(c) 
(d) 
(e)  
(f) 
(g) 
(h) 
(i) 
   


     

 
  
   

(a) 
(i) 
(ii)   
(iii) 
(b) 
(c) 
(d) 
  
(e) 
(f) 
(g) 
(h) 
(i) 
(j) 
(k) 
(l) 
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Checklist to Test Your Understanding

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 III
1. (d) 2. (d) 3. (b) 4. (b) 5. (d) 6. (c) 7. (a)

IV
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1 (iv) 2 (i) 3 (i) 4 (ii) 5 (iii) 6 (iv) 7 (iv) 8 (iv) 9 (iii)
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Recording of Tranasactions-II
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       
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         
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          
   C       
         
        C  
     
     
    
    
    
    
   
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  

       
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  
   
  
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   
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  

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   
  
  
   
   
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     
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   
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   
   
   
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   
   
      
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  
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   
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      C 
   C    
  C      
       
        
       
      
      
  
   
    
   
  
  
  
    
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       
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   
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   
   
   

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       
   
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       
   
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       
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       
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       
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   

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   

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   
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   
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  

       
   
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 
   
       
   
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  
  
   
       
   

   

  
 Purchases Book (Journal) :

     
 
      
 
 
  

    

     
         


  
     
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 
   
          

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


 

  




 
 




 



 


 

 



 

 
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  
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 (Journal Proper) :
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  
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   
   
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

    (Adjustment entries)


    
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 
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


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

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

    (Other entries)


i) 
  
ii)     
 
  

iii) 
iv) 
v) 
vi) 
vii) 



a) 
i) 
ii) 
iii) 
iv) 
b) 
i) 
ii) 
iii) 
iv) 
  
c) 
i) 
ii) 
iii) 
iv) 
d) 
i) 
ii) 
iii) 
iv) 
e) 
i)  
ii) 
iii) 
iv)   
f) 
i) 
ii)  
iii) 
iv) 
g) 
i) 
ii) 
iii) 
iv) 
h) 
i) 
ii) 
iii) 
iv) 
i) 
i) 
ii) 
iii) 
iv) 
 
    (Balancing the Accounts) :
 
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   
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  
      
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  
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       
   
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     
 

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       
   
 
     
     
  
 

  

       
   
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     
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 

  

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 
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  

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       
   
 
     
   
 

  

       
   
 
     
   
  
 

  

       
   
 
     
   
 

  

       
   

  
  

  
II
Test your understanding - II
          
a)        
b) 
c) 
    
d) 
e)     
 
f) (Debit)(Credit) 
g)            
h)       
    
   
 
i)       
j) 
k) 

(Statements)   

a) 
b) 

c)         
d) 
e) 
f)        
   
     
 
g)   
h) 
i) 
j)            
 
k) 
l) 
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(Summary with reference to Learning Objectives)
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  
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  
  
  


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  
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  
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  
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  
  
  
  
    
  
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  
  
  
  
  
  
  
  
  
 
  


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  

  
(Bank overdraft)
  
  
 
  
  
  
   


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 
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 
  
  
  

 
    
   
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Checklist to Test Your Understanding
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

 
 
  
  
 
  OP.ID : GK
 
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      
 
  
     
     
 CLG    
 CLG    
     
 CLG    
 CLG    
     
      
 ICICI    
 CLG    
     
 CLG    
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    
     
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  
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1. 
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
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 
 

II 
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(i)   
(ii) 
(iii) 
(iv) 
(v) 
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(vi)         
 

(vii)          

(viii) overdraft

(ix) 

(x) 
    
   
 
 
  
  
      

 
 a 
 b 




 
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      

      
deposits
 
      
     
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a
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(i)             
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iii)   
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iv) 
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v) 
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viii) 

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  
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 

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   
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
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   
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overdraft      
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        

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     

 
 



   
  
   
 
   
 
 
  
  
  
  
 


 
    
   

   
  
  
  
  
  
 

 

 
 
   
 
   
  
  
  
  
  
   
 

 

   
  
a 
b 
c 
d      
   
e 
f 
g 
h 

i 


 
 
 
   
 
   
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 


 


a  
b 

c 
d 
e 
f 
g 




   

 
 
   
 
  
  
  
  
  
  
   
   
 
 
II
 
 
a  b 
c  d 

 
a  b 
c  d 

 
a  b 
c  d 


 
a  b 
c  d 

 
a  b 
c  d 

 
a 
b 

c  d 

  

  
 
  

 


         

        
       
  

i) 
ii) 
iii) 
 
   
 
  
    


 




 
   
 
  
   
   
 


    
   
  


 
 
 

 
 
 No funds available

 

 
 
 
a 
b 
 


  
     
   
  
 
    
    
   
 
 

 
  
   
 
  

  
  
  


 

     


i  
ii  
iii  
iv  
v  
vi  
  


  
       
   
  
   
  
   
 
 

 
  
  
  
  

  
  

 ←

  

 





 




  
← 






  
 
 
   

    Exhibit - 1     



Exhibit - 2


 
  
  
 
     
 
 
     
     
     
     
  
  
   
 SO 
  
 
  
Exhibit - 1

  
 
 
 
 
    
  

  Cr
   Cr
  
   Cr
   Cr
 DD   Cr
    Cr
   Cr
    Cr
   Cr
    Cr
    Cr


 
 
 - 2
  
Exhibit - 2 
  update
 

i 
 ii 

updateExhibit 3
Dark

 
  
   
  
     
 
 
     
     
 
  

 
 
 - 3
 update the balance
Exhibit - 3 

 


 

 

 

      

  





  
   
 
 
 
  

    
 

 


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(Summary with reference to Learning Objectives)

  
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 
 
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 
 

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
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Favourable balance of cash book and pass book
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 ii 
 iii 
iv 
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     
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
 

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a 
b 
c  
d 
e 
f 


 
      
          
 




 
  
 
 

   
a 
b 

c  

d      

e 

f 




 

a 
b 
c  



 

a 

b 

c  

d 
e   
 
 
 
a 
 
 
b  
c  
 
  
d 

 
 

             

 i 
 ii    
 
     
 
 iii   




  
   
 Overdraft

   




 
 i 
 ii 
 iii   
 
 

  
iv) 
(v) 
(vi) 
 

 

      
   

             



     

 

   
 
 
 

   
      
 
 
  

 


   Unfavourable balance of the passbook :
 
 i 
 ii 
iii     

iv              

v 

 
 

 
 
 

 i 
 ii 
 iii 
iv 
v 
vi 
vii 


 


 i     

 ii      

 iii 

iv 
v 
vi  
 

 
 i 
 ii 
 iii 
iv      
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v 
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vi 
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 i  
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 ii 

 iii        
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   
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iv 
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


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
     
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 

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 update
          

   
 

 
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     
     
     
     
     
     
  
  
  
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   Cr
    Cr
   Cr
   Cr
 DD  Cr
   Cr
   Cr
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   Cr
   Cr
    Cr
    Cr
   Cr
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

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 update
 
 
  
  
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   
  
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   
      

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     
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    I 
     
     
      
 D   J 
    DD 
 J.    
     
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  
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 
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   Cr
   Cr
    Cr
   Cr
 D.BGC  Cr
   Cr
   Cr
    Cr
 DD  Cr
   Dr
   Dr
   Dr
   Dr
   Dr
  
 
I
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i  
   
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  

ii
 

 
   
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 
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  
 
iii  

 
     
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 
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ii  
iii       

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 
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iv 
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vi 
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ii
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
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iv
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v
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vi
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vii
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

       
 
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   
 
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
i 
ii  
iii 
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iv 
 
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vi 

vii 

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

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   
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 
   

ii
  
  


iii
   
 


  
iv
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 


v
  
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 
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
vi
  
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vii
  





       
 
   
   
 


 

 
  
 
  


i            
  
ii       

iii         

iv     
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vi 
vii 
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iii
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iv
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v
  
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

vi
  
 


vii
  
  
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

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 
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 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     
 
 
 
 
 
 
 
    
     
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  
  
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 

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
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 
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 
 
 
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 
 
 
 
 
 
 
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 
 
 
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 
 
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
 
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 

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 
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  
 
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 
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 
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 
  
 
 
  
 

   
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          
 
 
 
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 
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

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 
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(Straight Line Method and Written Down Method : A Comparative Analysis)
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  
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

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(Summary with reference to Learning Objectives)

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 
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 
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(Bal. c/d) (Sundries)
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   
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           
   
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 
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 

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 

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      
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   
 
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   
 
 


    
 

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          



        






  
          
         

  
 
      
 
    
  

    
 

    
 



  
  
 
    
  


   
  
  
 


   
  


   
 



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   
 


   

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

    

 


   
  



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 
       
   
 
     
 
     
     
 

   

    
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


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 
   
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  
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    
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 
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  
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

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   
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    
    
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 
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   
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
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    
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
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