Función: Causaciones bancarias

Responsable: Coordinador Contable

Se emite el primer día hábil de la semana con las

facturas, obligaciones financieras tributarias y demás
Emitir pagos a realizar con vencimiento y descuentos
informe condicionados dentro de la misma semana, con sus
respectivos soportes originales y se entrega en la
gerencia para su aprobación.

Se remite
informe al
Gerente El Gerente toma la decisión de si autorizar o no el
informe con sus respectivos soportes, para así saber si
devolver o no el documento al coordinador contable.

NO

SI

Traspaso de
Se pasa los documentos a los cuales se les va a realizar
documentos a los pago a la auxiliar contable y se le indica por cual banco se
cuales se les va a va a realizar el pago.
realizar pago

Realizar Se realiza el respectivo comprobante de egreso a

comprobante de cada documento, se imprime y se grapa junto al
documento original.
egreso

Se pasa el Se pasa el respectivo comprobante de egreso

respectivo
con sus anexos al Gerente para su respectivo
comprobante de
egreso al gerente pago.
Se realiza pago y se Se realiza el respectivo pago y se descarga el
descarga soporte. soporte de este en el servidor.

Se envía soporte del pago al proveedor vía correo

Se envía soporte del
electrónico, se recogen los comprobantes de egreso
pago al proveedor
de los pagos ya realizados los cuales deben tener la
firma del gerente se archivan en la AZ de
comprobantes de egreso.

Archivo
Función: Caja menor

Responsable: Coordinador Contable

INICIO

Se recibe el reembolso y la relación del reembolso de caja

Se recibe y revisa el menor con sus respectivos soportes y se revisa la
reembolso veracidad de estos.

Se realiza la debida contabilización de la caja menor,

Contabilización de la comprobante de egreso y cheque y se deja en gerencia
caja menor. para su respectiva firma.

La auxiliar contable remite el documento al gerente

Revisión por parte
para su respectiva revisión final y firma
del gerente.

El mensajero se encarga de cambiar los respectivos

Cambio de cheque en cheques en el banco.
el banco

Entrega de efectivo a
la persona El mensajero entrega el respectivo dinero a la
correspondiente persona encarga de la caja menor.
Función: Consignaciones del punto de venta

Encargado: Coordinador Contable

INICIO

Se recoge el
Se recoge el dinero en efectivo del día anterior.
dinero

Se consigna en el
banco

Entrega de
soporte de pago La auxiliar contable recibe el soporte de pago y revisa
que el valor consignado corresponde al valor de las
ventas realizadas del día.

NO

SI

Se realiza recibo
de caja

Control de
veracidad
Controla la veracidad de las consignaciones y la
contabilización de estos.

ARCHIVO
Se archiva junto al respectivo recibo de caja.
RIESGOS INHERENTES

1. Responsabilidad del mensajero a la hora de cambiar cheque en banco y transportar efectivo.

¿El mensajero realiza la operación en un banco cerca a la empresa con el fin de minimizar el riesgo
de robo en el trayecto? SI

¿realiza las operaciones en horario laboral y de mayor flujo de personas? SI

¿se exige entrega inmediata del dinero al mensajero apenas realice la operación en el banco? SI

¿El mensajero se encuentra capacitado para persuadir cualquier intento de hurto del dinero de la
empresa o su integridad? NO

¿Se cuenta con algún tipo de seguro el cual cubra el transporte de valores de la empresa? NO

2. Realización de pagos solo autorizados y realizados solo por una persona en la empresa.

¿existe una persona encargada de realizar pagos a proveedores en caso de que el gerente no se
encuentre disponible con el fin de que no se pierdan descuentos condicionados ni se pases fechas
límite de pago? NO

¿Existe una persona encargada de aprobar y realizar anticipos a proveedores con el fin de cumplir
con nuestras fechas de entrega a clientes? NO

¿Puede una persona diferente al gerente destinar recursos de caja menor y efectivo en punto de
venta para cubrir pagos urgentes como obligaciones tributarias? SI

¿Existe un seguimiento de los pagos realizados por el gerente para confirmar que el valor y el tercero
este correcto? SI

¿la persona encargada de aprobar y realizar los pagos es idónea para mantener un buen flujo de
cada y saber destinar los recursos de forma correcta? SI

3. Descuadres en los cierres de caja del punto de venta.

¿Se han presentado faltantes o sobrantes de dinero en las consignaciones realizadas de las ventas
diarias comparándola a las ventas registradas en el sistema? SI

¿se realizan constantes arqueos de caja sin aviso para minimizar el riesgo de desfalcos por parte de
la persona encargada de recibir el dinero de las ventas? SI

¿La caja del almacén se encuentra vigilada por cámaras de seguridad con el fin de disminuir el riesgo
de hurto por parte de los funcionarios o un agente externo? SI

¿se toman medidas sancionatorias frente a un caso de descuadre en el punto de venta? SI

¿Se cuenta con algún tipo de transporte de valores para la recogida del dinero de las ventas con el
fin de minimizar el riesgo de hurto? NO