Clasificación de los sistemas de

registros de mercancías
Introducción
Hoy en estos tiempos, los sistemas contables nos hacen ver, con mayor facilidad y
flexibilidad información financiera más compleja y detallada. Esta información
financiera es fructífera para la iniciativa privada como para el gobierno, los bancos,
los administradores y los individuos particulares, porque les permite evaluar cifras
pasadas, que les ayuda a preparar planes para el futuro, por medio de los cuales
puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.
A fin de cuentas, no es más que un reflejo de la realidad en que está inmersa la
entidad cuya situación financiera pretende presentar. La complejidad que
caracteriza al mundo en nuestros días ha impactado a la empresa, al entorno en
que se desenvuelve y, como consecuencia lógica, a la contabilidad. Dicha
complejidad se presenta tanto en la estructura financiera y organizacional de las
empresas como en los fenómenos de inflación y devaluación que cotidianamente
observamos. La contabilidad debe estar preparada para adaptarse a las
complejidades del mundo actual de tal manera que pueda seguir cumpliendo su
propósito de generar información útil para la toma de decisiones.
De esta manera se entiende que la contabilidad necesita de sistemas de registros
por los cuales veremos.
Algunas veces, en función de consideraciones tales como los recursos necesarios
para iniciar un negocio, la complejidad del mismo, el tamaño, etc., una sola
persona puede constituirse en una entidad económica y comenzar a realizar el
objetivo planeado. Para todo fin práctico, una entidad económica constituida por
una sola persona está funcionalmente completa y puede operar adecuadamente.
El sistema de registros de mercancías en el conjunto de procedimientos que
permiten identificar la existencia y cantidad de mercancía, que junto con otras
cuentas produce información cuantitativa, expresada en unidades monetarias.
El registro de operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que
de éste depende la exactitud de la utilidad o pérdida del ejercicio
Para el registro se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Capacidad económica del negocio
 Volumen de operaciones
 Claridad en el registro
 Información deseada
El objetivo de llevar este control es observar la productividad de la empresa, tener
conocimiento de las existencias con la que se encuentra el almacén, procurar las
inversiones excesivas y evadir los malos manejos.
Para poder llevar a cabo lo anterior es necesario contar con información que
muestre las situaciones en las que se encuentra la empresa, para así poder tomar
las mejores decisiones para lograr los cuatro puntos anteriormente mencionados.
Un sistema de registro puede llevarse a cabo por medio de una cuenta única de
transacciones o por medio de una serie de cuentas en las que se haga énfasis a
todas aquellas cuentas que tengan relación con las mercancías.
Existen tres sistemas tradicionales de registro: sistema global, sistema
pormenorizado y sistema de inventarios perpetuos.
El global establece una única cuenta para realizar el registro de operaciones y
constituye por sí misma el sistema global de “mercancías”.
El sistema analítico se basa en el análisis de las operaciones realizadas con
mercancías. El análisis consiste en la identificación y separación de los elementos
que integran un todo. El sistema analítico consiste en la separación de los
conceptos afectados por operaciones realizadas con mercancías.
El sistema de inventarios perpetuos es el más completo de todos los sistemas
para control de mercancías y presenta como ventaja el control constante de los
costos de adquisición, entrega en venta y todas aquellas que tengan que ver con
mercancías salidas del almacén.

Aspectos Metodológicos
Para el desarrollo de este trabajo se realizo una investigación documental de
diferentes fuentes que analizan los sistemas de registros de mercancías y la
definición de cada sistema y su importancia.
Seleccionamos fuentes confiables y posteriormente descartamos aquella
información que no contenía los temas que necesitábamos.
Nuestra investigación documental es de tipo informativa (expositiva), se ha
analizado y seleccionado la información más relevante, de libros de la Facultad de
Contaduría y Administración de la UNAM, tesis, entre otros.

Marco teórico
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en
los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema
de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que
le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades
normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos
necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y
servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado
confiable de la situación económica de la misma.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro
del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas
responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material.
Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las
compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en
el Balance General.

INVENTARIO
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero,
antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el
grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario
aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el
balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el
estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías
disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías
vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además
de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación
de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas
de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Clasificación de los sistemas de los registros de mercancías

La expresión Clasificación Arancelaria tiene fundamentalmente dos significados. El
primero, como denominación de un sistema de clasificación de mercancías objeto
de comercio internacional; el segundo, para designar al código utilizado en una
operación de importación o de exportación mediante el que las autoridades
asignan y los usuarios conocen los impuestos, derechos, regulaciones no
arancelarias, etc.

Sistema de registros de mercancías

Conjunto de procedimientos de registro que privilegian el uso de determinadas
cuentas contables que permiten identificar la existencia y cantidad vendida de
mercancía que es objeto constante del binomio compra-venta con el fin de
satisfacer una necesidad para el comprador y para el vendedor la producción de
una utilidad económica y, que aplicadas junto con otras cuentas produce
información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones
que realiza una entidad económica y los eventos económicos identificables y
cuantificables que la afectan.
En todo negocio, el registro de operaciones de mercancías es uno de los más
importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en
ventas.
Para el registro de las operaciones de mercancías, existen varios procedimientos,
los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
 Capacidad económica del negocio.
 Volumen de operaciones.
 Claridad en el registro.
 Información deseada.
Las finalidades de llevar un control adecuado de las mercancías son los
siguientes:
1. Observar constantemente la productividad de la empresa. Sirviéndonos
para ello de la información que nos ofrece la cuenta de costos de ventas.
2. Tener en cualquier momento un conocimiento de las existencias de que
se dispone en nuestros almacenes.
3. Procurar evitar las inversiones excesivas en inventarios.
4. Evitar pérdidas por malos manejos y la obsolescencia.
Para llevar a cabo lo anterior, es necesario obtener una información que nos
muestre las situaciones antes expresadas para lo cual es indispensable que exista
un sistema de registro de las operaciones efectuadas por la empresa, y que dicho
sistema de registro nos confiere una información con la frecuencia necesario y que
nos presente la situación del negocio para poder así tomar las decisiones
tendientes a lograr lo indicado en los cuatros incisos precedentes.
Un sistema de registro puede llevarse a cabo por medio de una cuenta única para
todas las transiciones o por medio de una serie de cuentas en las cuales se haga
una pormenorización relativa a todas aquellas operaciones efectuadas que tengan
alguna relación a las mercancías.
Existen tres sistemas tradicionales de registro que a continuación se mencionan:
1. Sistema global
2. Sistema pormenorizado
3. Sistema de inventarios perpetuos
SISTEMA GLOBAL.- También es llamado “sistema de mercancías generales”,
reside en establecer una única cuenta para realizar el registro de estas
operaciones. La cuenta constituye por sí misma el sistema global se denomina
“Mercancías” o “Mercancías generales”.
SISTEMA ANALÍTICO.- Con el fin de superar las inconveniencias observadas en
el sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o
pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las
operaciones realizadas con mercancías.
 El análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los
elementos que integran un todo así.
 El sistema analítico o pormenorizado consiste en la identificación y
separación de los conceptos afectados por las operaciones realizadas
con mercancías.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS.- el sistema de inventarios constantes
o perpetuos, es el más completo de los sistemas para el control de las
operaciones con mercancías, y presenta como ventaja el control “constante” de los
costos de adquisición de mercancía entregada en venta y de las correlativas
salidas de almacén.

IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS

Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su
posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria
permanente de toda empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía
nos requiere el saldo de su cuenta, normalmente se le entrega un estado de
cuenta, el cual detalla los movimientos que tuvo para un periodo determinado, el
saldo final de la misma. La contabilidad y sus registros muestran todo lo que
sucedió en la empresa durante un periodo.
Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna
manera, alrededor de la información financiera que se desprende de los registros
contables. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes
razones:
 Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupo de operaciones o
algunas operación especifica.
 Son la base para la elaboración de los estados financieros.
 Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.
TIPOS DE CUENTAS
Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se
ordenan y clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que
reflejan los cambios en los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa. Las
cuentas podemos clasificarlas en tres tipos dentro de un sistema contable.
 Cuentas reales
 Cuentas nominales
 Cuentas de orden

Conclusión
En todo negocio, el registro de operaciones de mercancías es uno de los más
importantes pues este nos proporciona información de los recursos más
importantes de una entidad, además que este nos proporciona las ganancias o
pérdidas en las ventas y de esta manera se tiene buscar una forma de solucionar
el problema.
En la información acá presentada se dio a conocer conceptos básicos de la
clasificación y cuales son los sistemas registro de las mercancías, así como los
procedimientos que este debe de seguir para su elaboración. No basta con saber
los procedimientos que se necesitan para la elaboración de un inventario si no el
sistema contable del registro más apropiado para su implementación. Además es
una manera de poder mantener un buen control en los productos de posesión al
igual se espera un buen manejo en estos. Con lo mencionado se da a conocer que
no importa el tamaño de la organización si no que es una mejor forma de conocer
los recursos almacenados con los que contamos.
Con lo proporcionado en este trabajo se espera despertar el interés del lector
hacia el tema y darle una visión sobre lo que incluye la información financiera así
como una técnica contable de suma importancia aplicable en las empresas para el
almacenamiento de las mercancías y para la evaluación de las salidas y entradas
de estas.
Te sugerimos veas el siguiente video “en el que se explican, a través de ejemplos,
las ventajas y desventajas de los sistemas de inventarios perpetuos y de
inventarios pormenorizados o analíticos, dos de los sistemas de registro de
mercancías más empleados; además se indica cuáles son las cuentas que se
utilizan en su contabilización. Un buen material para aprender más sobre el tema.

Referencias bibliográficas
1. Carbajal s. julio Manuel. (2012). Introducción a la clasificación arancelaria
de las mercancías. Recuperado de Coedición universo
arancelario/jumvic foreign trade especialistas.
2. Uson. (2003). Sistemas de registros. Recuperado
de http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/3195/Capitulo3.pdf .
3. Clasificado. (2005). Manejo y control de inventarios. Recuperado
de https://docs.google.com/document/d/1i_7JycioRV35bxTWytsbN1k7fQ
x-6ET8feWO9zoCcBk/mobilebasic?pli=1
4. Evilla M. (2011, 3 de febrero). Internet. Recuperado
de http://m.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/sistemascont
ables2.shtml
Autores:
Angélica Yazmin Flores Martínez.