Universidad Nacional Experimental

De Los Llanos Occidentales

Ezequiel Zamora

Auditoria En Efectivo
Caja – Banco
Prof.

Arnulfo Castro

Bachilleres.

Arismendi Rosmary C.I.25.077.526

Guedez Isbelimar C.I.25.075.475

Edglis Leal C.I.25.798.588

Barinas, Noviembre de 2019

 Índice

Introducción .................................................................................................................................................. 3
Efectivo en Caja y Banco................................................................................................................................ 4
Objetivos de Auditoria................................................................................................................................... 4
Control Interno .............................................................................................................................................. 4
Procedimientos ............................................................................................................................................. 6
Caja Chica ...................................................................................................................................................... 7
Arqueo ........................................................................................................................................................... 9
Banco ........................................................................................................................................................... 10
Conciliación Bancaria .................................................................................................................................. 11
Conclusión ................................................................................................................................................... 13
Bibliografía................................................................................................................................................... 14
 Introducción

Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que

las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe
obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como
aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y
equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de
caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.

Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuación y

validez de las operaciones y saldos, puesto que la adecuación y validez de estos elementos
describe la situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades.

La auditoría de Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en

efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el propósito de
verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes enfocando
hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero también se puede
aplicar a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin fin de lucro
 Efectivo en Caja y Banco

Son dos cuentas del Activo, donde se contabiliza la tesorería de la empresa. Son dos
cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única diferencia entre ellas es que en caja se
contabiliza el dinero que esta físicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en bancos
se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos.

Son cuentas que siempre van en el activo y cuyo saldo será positivo pero nunca negativo.

Objetivos de Auditoria
Los objetivos principales de la auditoria son:

 Cerciorarse de la confiabilidad del sistema de control interno que se tiene establecido.

 Determinar si los fondos de efectivo y depósitos a la vista que se presentan en los estados
financieros son auténticos.

 Determinar si se presentan en dichos estados, todos los fondos y depósitos que existen en
la Institución.

 Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro del rubro Caja y Bancos
están disponibles y sin restricción alguna.

 Determinar si los fondos y depósitos que no son dinero efectivo o sustitutos perfectos de
dinero como divisas extranjeras y materiales preciosos, están adecuadamente valuados

 Determinar si los ingresos diarios han sido depositados y registrados íntegramente y

oportunamente.

 Determinar si los cheques fueron debidamente autorizados, emitidos y registrados.

 Verificar su presentación como primer rubro del Balance de Situación y que haya
referencia a información adicional sobre restricciones para uso de los fondos o sobre
moneda extranjera y metales precisos.

Control Interno

En caja: Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y

procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el
efectivo en caja así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política
administrativa de cualquier empresa.

Principios

 Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja.

 En cada operación de caja debe intervenir por lo menos dos personas.

 Ninguna persona que interviene en caja debe de tener acceso a los registros contables que
controle su actividad.

 El trabajo de empleados de caja será de complemento no de revisión.

 La función de registro de operaciones de caja será exclusiva del departamento de

contabilidad.

Objetivos

 Evitar o prevenir fraudes de caja.

 Promover la eficiencia del personal de caja.

 Proteger y salvaguardar el efectivo en caja.

 Descubrir malversaciones.

 Localizar errores de caja.

 Detectar desperdicios y filtraciones de caja.

 Obtener información administrativa contable oportuna de la cuenta de caja.

En bancos: Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de la cuenta de
Bancos, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son:

 Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que expidan cheques, operen
auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.

 Fianzas. El personal que maneja las cuentas bancarias debe estar afianzado para
garantizar posibles desfalcos por malos manejos.

 Firmas mancomunadas. Los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas,
definiendo así se sugiere una que invariablemente deberá ir.

 Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para firmar
cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente.
 Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias deberán conciliarse -invariablemente-
cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.

 Revisar que lo que esté en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo

mismo.

 Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente largo se

investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques.

Procedimientos

 Cobros empleados y deudores: cuando existan entradas por este concepto la empresa
expedirá recibos de caja numerados progresivamente. Ejemplo: el pago de préstamo a la
caja.

 Entradas diversas a caja: ventas, regalías, primas de seguros cancelados, ventas de activo
fijo, dividendos, entre otros, y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los recibos
será igual al ingreso a caja y depósito bancario diario. Deposito integro en instituciones de
crédito de todas las entradas a caja. Se hace al día siguiente hábil de su percepción, el
depósito lo deberá efectuar un empleado ajeno al cajero. Ejemplo: aumento de caja por
venta de una camioneta de transporte.

 Creación de un fondo fijo de caja: con la finalidad de realizar pagos menores que no
excedan al importe máximo establecido por la empresa. Cuando se agote se suma los
comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar el
fondo y se realiza el reembolso de caja. Ejemplo: la salida de dinero para el pago de
viáticos de un empleado que fue a hacer un deposito al banco.

 Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: como regla general nunca se
expedirán cheques al portador, es decir los pagos se harán por medio de cheques
nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaerá por lo
menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia ajenos a contabilidad
y a cajeros. Deberá tener una jerarquía superior a quien revisa y aprueba comprobantes y
pagos; los comprobantes de desembolso deberán sellarse con la palabra PAGO, para que
no sean aprovechados y se paguen nuevamente. Ejemplo: un funcionario necesita al
menos otra firma de un nivel superior para el retiro de un cheque.

 Conciliación periódica de cuenta de cheques: los saldos y estados de cuentas bancarias

deberán conciliarse mensualmente y todas las diferencias y partidas de conciliación se
investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente. Ejemplo. El contador cuando se
 encarga, de hacer conciliaciones bancarias cheque que los saldos que están en el estado de
cuenta coincidan con los de sus auxiliares y si no es así se analiza el porqué no.

 Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa: cada día deberán cortarse los registros
de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con
arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros.
Cuando se efectúan los arqueos sorpresa, se evita que los cajeros manejen indebidamente
los documentos, efectivo y valores de caja, observando una conducta honesta. Ejemplo:
de manera sorpresiva llega la persona responsable de los arqueos de caja y si detecta que
pasan anomalías tanto en los saldos como en la reacción de la cajera se empieza a
sospechar una acción deshonesta (robo o incompetencia).

Caja Chica

Es un fondo fijo reponible que se utiliza para efectuar pagos de menor cuantía para los
cuales no es necesario emitir un cheque. La existencia del fondo de caja chica se justifica, en
vista de lo costoso que resulta para una empresa emitir un cheque, como son los casos de
compras de papelerías, envíos de paquetes, compra de refrigerios, etc.

El efectivo en caja chica es más líquido que el efectivo depositado en una cuenta bancaria,
porque no interviene ninguno de los controles internos del banco, necesitándose otros tipos de
controles. El efectivo en caja chica es más líquido que el efectivo depositado en una cuenta
bancaria, porque no interviene ninguno de los controles internos del banco, necesitándose otros
tipos de controles.

Al igual que todas las cuentas que conforman el renglón del efectivo es una cuenta de
activo y por ende es de origen deudor, que solo tiene movimiento cuando see crea el fondo,
cuando se aumenta el fondo y cuando se cancela o disminuye el fondo. En los siguientes
apartados veremos el tratamiento contable que se sigue en cada uno de esos casos.

 Creación del fondo de caja chica: El fondo debe ser creado con un valor que sea el
adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de las operaciones, tratando de darle
congruencia y dinamismo en cada departamento donde sea creado.

Para la creación del fondo de caja chica se debe observar el siguiente procedimiento, que
a su vez constituye la base para el establecimiento de las medidas de control interno que se ponen
en uso para proteger estos recursos.

o Se determina el monto del fondo.

o Se designa el custodio o responsable del manejo del fondo.
o Se emite el cheque a nombre del custodio.
 o Se cambia y se guarda en una caja metálica con llave.

 Reposición del fondo de caja chica: Cuando se efectúan desembolsos para el pago de
gastos de menor cuantía a través del fondo de caja chica, estos pagos se deben justificar
con un comprobante que denominamos “vale de caja chica”, los vales se van guardando
junto con las facturas y/o recibos para justificar el desembolso y de esta forma adquiere la
características de un sistema integral, en el que, en cualquier momento la suma del
efectivo contenido en la caja chica mas los vales debe ser igual al monto original con que
fue creado el fondo.

Los pagos van agotando el fondo paulatinamente por lo que se hace necesario en algún
momento reabastecerlo, es decir convertir los comprobantes en efectivo. Se recomienda no dejar
agotar el fondo. Con este procedimiento llevamos el fondo a su monto original, de ahí el nombre
de reposición de caja chica con que conoce este proceso.

 Aumento del fondo de caja chica: Cuando el fondo no es suficiente para suplir las
necesidades de pago de gastos de menor cuantía (reposiciones muy frecuentes) es
necesario que la gerencia tome la decisión de aumentar el monto del fondo de caja chica,
entonces debe llevarse a cabo el siguiente procedimiento:

o Se determina el monto en que se va a aumentar el fondo.

o Se emite un cheque a nombre del custodio del fondo.

 Disminución del fondo de caja chica: En algunas situaciones, las operaciones de un

departamento o de la empresa disminuyen y el fondo resulta excesivo para suplir las
necesidades de pago de gastos de menor cuantía (reposiciones muy esporádicas) es
necesario que la gerencia tome la decisión de disminuir el monto del fondo de caja chica,
entonces debe llevarse a cabo el siguiente procedimiento:

o Se determina el monto en que se va a disminuir el fondo.

o Se le da ingreso mediante recibo de caja a nombre del custodio del fondo.

 Cancelación del fondo de caja chica: En el caso en que por alguna decisión de la
gerencia el departamento para el cual fue creado el fondo de caja chica ha sido eliminado
o fusionado con otro, se procede a eliminar el fondo que ya no seguirá siendo utilizado,
para lo cual debemos ejecutar el siguiente procedimiento contable:
 o Se reponen los vales pendientes (ver reposición caja chica), llevando el monto del fondo a
su valor total.
o Se le da ingreso mediante recibo de caja a nombre del custodio.

 Controles internos de caja chica: En términos generales las medidas de controles

internos relacionadas con el fondo de caja chica son una derivación de los lineamientos de
los controles del efectivo, sin embargo a continuación detallamos algunas medidas
específicas para un adecuado manejo de las operaciones de caja chica:

o El fondo debe ser custodiando por una sola persona.

o Debe establecerse un máximo a desembolsar.
o No efectuar pagos de sueldos, ni préstamos a empleados.
o No se debe permitir cambiar cheques.
o Por cada desembolso deberá llenarse un comprobante de Caja Chica.
o Cada pago o desembolso debe estar soportado por una factura que debe ser con número de
comprobante fiscal.
o Los comprobantes deben ser firmados por la persona que recibe el pago.
o Los comprobantes deberán estar autorizados.
o No debe dejarse agotar el fondo para la reposición.

Arqueo

Un arqueo del efectivo consiste en hacer un cuadre de este renglón, contarlo y compararlo
con los comprobantes, en la práctica se hacen arqueos de caja general y de caja chica. Desde el
punto de vista de la gerencia el arqueo es un procedimiento para determinar si los controles
establecidos se están llevando a cabo en el manejo de los recursos de efectivo manejado por el
cajero general o por el custodio del fondo de caja chica.

El arqueo de efectivo debe realizarse cada cierto tiempo de manera sorpresiva por parte de
una persona autorizada de la empresa, que se diferente de la persona responsable del manejo de
los fondos. Si nos referimos a un arqueo de caja, entonces podemos decir que consiste en el
análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o
vales.

El procedimiento seguido en los arqueos de caja consiste en contar el dinero que está
físicamente en la caja y compararlo con la sumatoria de los recibos elaborado en el día que se
practica el arqueo con el objetivo de determinar si en caja se encuentra todo el efectivo que se ha
recibido hasta el momento del arqueo. Si por el contrario el arqueo se realiza a la caja chica
entonces, deberá contarse el efectivo contenido en la caja chica y sumarle los vales de caja chica
que se consideran como efectivo para estos fines y el total compararlo con el monto del fondo.
Como el arqueo es una comparación, lógico es pensar que producto del mismo se puede obtener
como resultado un sobrante o un faltante en el arqueo de los recursos de que se trate.

Banco

Está constituido por todo el dinero depositado o mantenido en los diferentes instrumentos
de manejo de efectivo que ofrecen las entidades bancarias, siempre que dicho efectivo pueda
estar fácilmente disponible para su uso. Los bancos ofrecen cuentas corrientes, cuentas de ahorro
o depósitos a plazo fijo. Es el modo mayormente usado por las organizaciones para manejar el
efectivo procedente de sus operaciones de ventas.

Las empresas colocan su efectivo en estas entidades dado las facilidades de manejo y
beneficios que estas ofrecen, transferencias electrónicas, pagos programados, intereses
devengados por colocaciones de efectivo, posibilidades de préstamos entre otros.

Aunque las instituciones bancarias son también reconocidas por su confiabilidad en el

manejo del efectivo, la empresa también debe considerar medidas de control de los recursos
colocados en cuentas bancarias dado lo considerable de las cantidades colocadas en ellas.

Las medidas de control del efectivo en bancos basan su importancia en estas premisas
básicas:

 La importancia del efectivo para las operaciones de la empresa.

 Controlar los desembolsos y emisiones de dinero y el motivo de cada erogación de efectivo.
 Hacer seguimiento concreto de las cuentas por cobrar y cobranzas.
 Construir los flujos de efectivo de la empresa. Esto permite conocer el grado de liquidez de la
empresa. Así se determinan las medidas a emplear para optimizar las cobranzas de la empresa
además de concretar la planificación de los pagos a proveedor por un período de tiempo
determinado.

Los controles de efectivo también buscan evitar el fraude empresarial y la fuga del recurso
financiero vital de las organizaciones. Por eso, en el manejo de las cuentas bancarias, se realizan
las siguientes medidas:

 Realización continua de Conciliaciones Bancarias para comparar diferencias entre los

movimientos de contabilidad y de bancos.
 Segregación de tareas:

o Una persona para cobranzas.

o Una para registros de cobranzas.
o Una persona para compras.
o Otra persona para pagos.
o Una persona realiza las conciliaciones bancarias.
o El Coordinador de Finanzas.
o El Coordinador de Operaciones.

Conciliación Bancaria

Es un análisis mediante el cual explicamos la diferencia entre el saldo de la cuenta de

banco en los libros de una empresa (libro de disponibilidad) y el saldo del estado de cuenta del
banco que a final de cada mes nos envía la institución bancaria que maneja nuestra cuenta.

Por lo general, el saldo del extracto bancario prácticamente nunca coincide con el saldo
que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las
causas por las que esos valores no coinciden, a ese procedimiento es que llamamos conciliación
bancaria.

Para efectuar una Conciliación Bancaria es necesario conocer sus componentes:

 Depósitos en tránsito: Son aquellos depósitos que son registrados en los libros en un mes
y recibidos o acreditados por el banco en el siguiente mes, la explicación de los depósitos
en tránsito la encontramos en que generalmente los bancos trabajan con un corte de sus
operaciones a las cuatro de la tarde.

En muchas ocasiones las empresas realizan sus depósitos del último día del mes con esa fecha
y el banco recibe ese mismo día calendario, después de la hora de corte, para los fines de la
institución bancaria esa transacción entra con fecha del siguiente día laborable. Como se puede
deducir esos depósitos estarán consignados en el balance del libro de la empresa y no en el
balance del estado bancario.

 Cheques en tránsito: Son aquellos cheques que hemos emitidos y registrados en los
libros en un mes y pagados o cargados por el banco en el o los meses siguientes, esto
generalmente sucede cuando la empresa emite el cheque y no lo entrega inmediatamente
al beneficiario o por el contrario el beneficiario aún teniendo el cheque en su poder no va
a cobrarlo al banco.
 Las situaciones descritas anteriormente dan como resultado que la empresa tendrá los cheques
rebajados en su balance en el mes en que fueron emitidos y el banco lo rebajará en el mes en que
sean cobrados por sus beneficiarios, por lo que, como es lógico los balances de ambos libros
tendrán diferencias.

 Notas de debito o cargos bancarios: Es el documento a través del cual el banco cobra o
deduce a su cliente valores de su cuenta por comisiones, intereses, cheques devueltos,
cobros de préstamos o por la corrección de errores.

 Notas de crédito o cargos bancarios: Es el documento a través del cual el banco acredita
o abona a la cuenta de su cliente valores por intereses ganados de cuentas de ahorros,
cobranzas, préstamos o por la corrección de errores.

 Pasos para efectuar la conciliación bancaria: La conciliación bancaria, como ya

dijimos, es un proceso mediante el cual tratamos de explicar (conciliar) la diferencia entre
los dos libros donde se registran los movimientos de una cuenta bancaria, uno por parte de
la empresa dueña de la cuenta y otro por parte del banco que nos administra la cuenta.
Para llevar a cabo este procedimiento es necesario observar los siguientes pasos:

1. Compare los depósitos del Estado de Cuenta con sus registros contables. Anote las
diferencias.
2. Relacione los depósitos no recibidos por el banco (Depósitos en tránsito) donde
determinamos el total de los depósitos en tránsito.
3. Compare los cheques pagados durante el mes con sus registros contable. Anote las
diferencias.
4. Relacione los cheques que no han sido pagados (Cheques en tránsito), donde
determinamos el total de cheques en tránsito.
5. Determine los cargos bancarios no registrados.
6. Determine los créditos bancarios no registrados.
7. Registre las diferencias localizadas, los cargos bancarios y las notas de crédito.

Una vez agotados estos pasos procedemos de la siguiente forma para elaborar la conciliación
bancaria
 Conclusión

En el mundo empresarial el efectivo, sobre todo en banco, es visto como la parte más
importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que
en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del
este activo.

Es la primera partida, de las más importante y las más circulante que aparece en el
Balance General (En el Activo), es la disponibilidad inmediata que la empresa cuenta en el
momento de dinero de curso legal (moneda legal de un país); como monedas, billetes, cheques y
que se utiliza para fines generales o para cubrir obligaciones o responsabilidades. (Pago a
proveedores, compra de activos fijos, pago de dividendos, pago de nómina, gastos operacionales,
entre otros).

Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener
bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneje
por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias así como en fondos fijos para gastos
menores y el fondo transitorio de caja principal.

Por estas razones, la ejecución de buenas políticas de procedimientos y control interno de

la organización le permitirá a la misma una óptima recaudación de dinero (Políticas de Ventas y
Cobranzas), una excelente planificación de la disposición de los recursos (Flujos de Cajas
Proyectados y Disponibilidad Bancaria) y el control y conocimiento exacto de las erogaciones
realizadas para cumplir con obligaciones contraídas en pro de mantener las operaciones normales
de la empresa (Políticas de Compras y Pagos).
 Bibliografía

Meigs, Williams, Haka y Bettner. (2000). Contabilidad, La Base para las

decisiones gerenciales. Santa Fe de Bogotá, Colombia: MC GRAW
HILL.

Horngren, Harrison y Oliver. (2010). CONTABILIDAD. México: Prentice

Hall, PEARSON.