Sunteți pe pagina 1din 5

Capitolul 1

Controlul intern şi sistemul de management

1. 1 Controlul intern funcţie a managementului


1.2. Funcţia de control
1.3 Semnificaţia noţiunii de control
1.4. Controlul intern

1.1 Controlul intern funcţie a managementului


Managementului unei entităţi este preocupat de studierea proceselor conducerii şi a legăturilor
care apar în legătură cu acestea, în vederea descoperirii legilor şi principiilor care le guvernează, a
conceperii de noi sisteme, metode, tehnici şi modalităţi de conducere mai potrivite, în scopul
creşterii eficienţei activităţilor desfăşurate de entitate.
Procesul de management cuprinde activităţi relativ independente care se succed într-o anumită
ordine în timp şi care sunt efectuate de orice subiect conducator ce exercită o influenţă raţională
asupra obiectului condus în vederea stabilirii obiectivelor şi a realizarii lor. Cunoaşterea şi
înţelegerea funcţiilor managementului constituie o premisă pentru însuşirea şi utilizarea judicioasă a
sistemelor, metodelor, tehnicilor, procedurilor şi modalităţilor proprii managementului.
Procesul tipic de management se poate structura, în funcţie de modul în care sunt concepute şi
exercitate atributele sale, în trei etape principale:
• faza previzională, în care se elaborează strategiile şi se iau deciziile specifice;
• faza operaţională, caracterizată preponderent prin asigurarea cu personal adecvat,
organizarea activităţilor, proceselor şi îndestularea cu celorlalte resurse necesare pentru realizarea
obiectivelor planurilor şi prognozelor entităţii;
• faza finală, de culegere, măsurare şi interpretare a rezultatelor proceselor, caracterizată
preponderent prin exercitarea funcţiei de evaluare-control, în concordanţă cu obiectivele şi criteriile
stabilite în prima fază.
Plecând de la obiectivele şi sarcinile specifice managementului, se definesc funcţiile pe care
le îndeplineşte managementul într-o entitate:
 funcţia de previziune: definirea obiectivelor; identificarea căilor de îndeplinire a
acestora; (faza previzională);
 funcţia de organizare: delimitarea ariei de acţiune; alocarea resurselor şi a
responsabilităţilor; (faza operaţională);
 funcţia de coordonare: stabilirea sarcinilor, activităţilor, proceselor; panificarea
resurselor umane; selecţia şi recrutarea forţei de muncă; perfecţionarea şi dezvoltarea
profesională; (faza operaţională);
 funcţia de antrenare şi motivare: influenţarea comportamentului subordonaţilor şi
orientarea pe rezultate; (faza operaţională);
 funcţia de control: evaluarea operativă şi postoperativă a rezultatelor; (faza finală).
1.2. Funcţia de control
In literatura de specialitate, funcţia de control este definită ca fiind ansamblul acţiunilor de
evaluare a rezultatelor entităţii, a subunităţilor şi a fiecărui salariat, de identificare a abaterilor de la
obiectivele, normele şi standardele stabilite iniţial, a cauzelor care le-au generat, precum şi de

1
adoptare a măsurilor care asigură eliminarea abaterilor, menţinându-se echilibrul dinamic al
entităţii.
Pentru a fi eficient, procesul de control trebuie să fie continuu, acordând o atenţie sporită
elementelor strategice şi perioadelor critice, decisive pentru obţinerea rezultatelor aşteptate.
Aceasta funcţie încheie ciclul de management.
Controlul este procesul de măsurare a performanţei, de monitorizare a proceselor şi de
informare a conducerii când există pericolul de a nu se îndeplini obiectivele propuse. Informaţiile
oferite de control managementului reprezintă un mijloc şi o condiţie pentru luarea unor decizii
corecte.
1.3. Semnificaţia noţiunii de control
Noţiunea de control reprezintă din punct de vedere semantic o analiză permanentă sau
periodică a unei activităţi, proces, a unei situaţii, cu scopul de a urmări desfăşurarea acestora. Într-o
accepţiune mai largă controlul este înţeles ca fiind un mod de a domina, a stăpâni sau a supraveghea
ceva, pe cineva, astfel încât să conducă şi să dirijeze evenimentele în direcţia dorită. Frecvent,
termenul de control se foloseşte pentru a desemna o supraveghere a funcţionării unor sisteme sau
desfăşurării unor procese.
Pentru a fi înţeles corect, trebuie să luăm în considerare cele două sarcini importante ale
controlului: de orientare, stăpânire a acţiunilor pe care le desfăşoară entitatea şi de verificare a
modului de utilizare a resurselor alocate pe destinaţiile stabilite, stabilindu-se dacă rezultatele
obţinute sunt conforme cu obiectivele.
Sensul de „stăpânire“ dat controlului este strâns legat de evoluţia teoriilor organizării
entităţilor. Diversitatea acestor teorii ne atrage atenţia că mediul în care se realizează controlul este
complex. Din acest punct de vedere, controlul este considerat ca o relaţie socială, pusă în evidenţă
în primul rând când trebuie să stabilească îndeplinirea sarcinilor.
Controlul intern a apărut şi s-a dezvoltat împreună cu activitatea de conducere. Evoluţia sa a
fost favorizată de mediul care l-a făcut necesar şi util, de evoluţia evenimentelor tehnice, economice
şi sociale. Existenţa sa este condiţionată de existenţa activităţii de conducere. Conducătorii sunt
intetresaţi să cunoască dacă deciziile lor sunt îndeplinite aşa cum se aşteapă. Dacă entităţile sunt
mici această verificare o fac chiar ei. Atunci când entităţile sunt mari activitatea de control este
cedată unor persoane specializate.
Conducerea unei entităţi este o activitate complexă. Ea este realizată de una sau mai multe
persoane. Scopul conducerii este să creeze toate condiţiile care să permită îndeplinirea obiectivelor
pentru care a fost constituită entitatea. Conducerea stabileşte obiectivele, alocă resursele necesare,
organizează activităţile, procesele pentru îndeplinirea obiectivelor şi urmăreşte rezultatele obţinute.
La cele mai multe din aceste activităţi, procese nu participă direct, dar răspunde pentru
rezultatele obţinute. Conducerea este interesată să ştie cine, cum, când îndeplineşte obiectivele
stabilite. Fiecărei persoane dintr-o entitate i se alocă o anumită responsabilitate. Ideal ar fi ca
manifestarea ei să ducă la confirmarea aşteptărilor conducerii. Aceasta depinde însă de
comportamentul fiecărei persoane a entităţii. Astăzi, specialiştii caracterizează controlul intern ca un
sistem de reglare a comportamentelor celor care exercită o activitate economică într-o entitate.
Controlul intern trebuie să satisfacă nevoile conducerii, dar în acelaşi timp trebuie să fie
realizat cu costuri cât mai mici, altfel spus, să aducă valoare adăugată. Pentru aceasta controlul
trebuie să fie bine organizat şi condus, trebuie să dispună de metode, proceduri şi instrumente
specifice de lucru. Acestea s-au transformat de-a lungul timpului datorită evoluţiilor tehnologice,
economice şi sociale şi a experienţei acumulate de entităţi. Controlul intern a evoluat aplicându-se
atât întreprinderilor cât şi instituţiilor publice sau organizaţiilor non-profit.
Controlul intern este legat de domeniul ştiintelor umane. Acestea nu tratează un obiect care
s-ar oferi obiectiv observatorului, ci o construcţie intelectuală care caută să descrie anumite

2
practici, încercând, în acelaşi timp, să prescrie reguli de comportament care ar fi mai bune decât
altele. El este produsul muncii cercetătorilor şi practicienilor care îşi proiectează în el concepţiile,
experienta şi preferinţele.
Noţiunea de „control“ este întâlnită în ştiinţele managementului încă de la începutul secolului
al XX-lea. Taylor în anul 1911 şi Fayol în anul 1918 atribuiau conducerii unei societăţi comerciale
şi funcţia de control. Prin acest control se comparau relizările cu nivelul normelor prestabilite.
Odată cu extinderea standardizării producţiei şi a muncii, rolul de supraveghere a posteriori a
producţiei a fost substituit cu cel de „control bugetar“, devenind un instrument al politicii
previzionale al entităţii. Dezvoltarea şi modificarea mediului economic, sporirea dimensiunilor
entităţilor şi a complexităţii activităţilor şi proceselor acestora, apariţia unor forme noi de
concurenţă, extinderea globalizării şi dereglementarea tot mai largă a pieţelor, schimbarea rapidă a
tehnologiilor etc. au dus la apariţia unor exigenţe noi pentru controlul într-o entitate. De la controlul
îndeplinirii unor norme s-a ajuns la controlul comportamentului entităţii ca sistem.
Entitatea poate fi privită ca o unitate globală în care se disting trei subsisteme principale:
tehnologic, de conducere şi decizie, de informare. Ea îşi construieşte un sistem unitar de apărare,
ca răspuns la manifestarea factorilor specifici mediului în care functionează. Acest sistem este
cunoscut sub denumirea de control intern sau control propriu şi priveşte, la modul general,
ansamblul regulilor şi procedurilor care se pun în aplicare în interesul şi pentru asigurarea
protecţiei entităţii.
1.4. Controlul intern
Orice proces de management, asociat unui ciclu managerial, cuprinde şi activitatea de control-
evaluare. Exercitarea aceastei cerinţe a conducerii presupune evaluarea rezultatelor, compararea lor
cu obiectivele stabilite, depistarea cauzelor care au favotizat apariţia abaterilor pozitive şi negative
şi adoptarea unor decizii cu caracter corectiv sau profilactic 1. Mijloacele specifice prin care sunt
puse în practică cerinţele acestei funcţii sunt rapoartele, dările de seamă, informările, vizitele,
deplasările etc.2
Controlul exercitat de manager pe parcursul derulării procesului de management şi la finalul
ciclului managerial trebuie să se desfăşoare în condiţiile respectării unor cerinţe minime: să fie
constructiv, să cunoască şi să facă cunoscută starea reală a entităţii; să fie continuu, să identifice
cauzele abaterilor de la starea aşteptată, să ofere informaţiile necesare conducerii care să-i
permită adoptarea unor decizii bune şi iniţierea acţiunilor care să ducă la îmbunătăţirea activităţii
subordonaţilor.
Controlul permite conducerii să aibă mai mult curaj, asigurându-se că strategia sa se pune în
practică în mod corect sau se dovedeşte eficace. Controlul face schimbarea mai puţin riscantă, dar o
şi favorizează. Plusvaloarea adusă de control nu este documentul în care sunt consemnate
rezultatele verificărilor şi recomandările propuse, acesta fiind doar un mijloc de comunicare.
Valoarea lui este dată de capacitatea de a face să progreseze entitatea pe care o serveşte. Controlul
este creator de valoare prin intermediul economiilor pe care le generează, al oportunităţilor pe care
le crează şi al pierderilor evitate ca urmare a activităţii sale3. Controlul într-o entitate este definit ca
un „proces care, înaintea unei acţiuni, orientează, pe parcursul desfăşurării acţiunii ajustează şi la
terminarea acţiunii evaluează rezultatele obţinute şi trage concluziile utile“4.
Aceste câteva informaţii prezentate ne arată că managerii sunt interesaţi să deţină controlul
asupra activităţilor entităţilor pe care le conduc. Se pune întrebarea „ce se poate face pentru a deţine
un control cât mai bun asupra activităţilor ?“ pe care le conduc. „Comitetul de Sponsorizare a

1
Ion VERBONCU, Ştim să conducem?, Editura Economică, 2005, pag. 53
2
Iulian CEAUŞU, Enciclopedia managerială, Editura ATTR, pag. 77
3
Xavier de PHILY, în Cuvânt înainte la Theorie et pratique de l’audit intern, de Jacques RENARD, Edition
d’Organisation, Paris, 2002
4
Patrick BOISSELIER, Contrôle de gestion, Edition d’Vuibert, 1999

3
Organizaţiilor Comisiei Treadway“5 creat de senatul SUA a propus, pentru a răspunde la această
întrebare, un cadru de control cu ajutorul căruia să se facă o anumită ordine în ansamblul de
mijloace şi practici pe care fiecare manager le utilizează pentru a-şi administra cât mai bine
activităţile şi pentru a-şi atinge obiectivele. Senatorul Treadway publică rezultatele cercetărilor
făcute de comitet în anul 1992 sub titlul „Cadrul controlului intern“ 6. Controlul de care am discutat
a fost numit control intern şi a fost definit astfel: „Controlul intern este un proces implementat de
Consiliul de Administraţie, conducerea şi personalul unei organizaţii destinat să ofere o asigurare
rezonabilă în ceea ce priveşte realizarea obiectivelor“. Din definiţie reţinem:
 Controlul intern este aplicat de toate entităţile (organizaţiile);
 Definiţia nu se referă numai la societăţile comerciale;
 Controlul intern nu oferă o asigurare absolută, ci una rezonabilă de realizare a
obiectivelor, fiind un mijloc care permite entităţii să-şi atingă scopul mai bine.
Când dorim să proiectăm sau să analizăm controlul intern trebuie să ţinem cont de
următoarele aspecte:
a) dimensiunea culturală;
b) dimensiunea universală;
c) dimensiunea relativă.
a) Dimensiunea culturală
Controlul intern va fi adaptat cadrului cultural al entităţii. Luând în considerare situaţiile
extreme ce se pot întâlni în realitate, putem identifica două grupe de organizaţii care delimitează
intervalul de manifestare culturală:
 Entităţile care sunt înfiinţate recent şi sunt în plină dezvoltare. Aceste entităţi sunt
preocupate de cucerirea pieţei, dezvoltarea activităţilor, creşterea volumului vănzărilor. În aceste
entităţi timpul de reacţie este scurt, pentru că orice ocazie nu trebuie pierdută. Timpul de satisfacere
a cererii pieţii şi de luare a deciziei este redus la minim. Controlul intern este adaptat acestor
condiţii, concentrându-se asupra problemelor esenţiale, acţionând cu flexibilitate pentru a permite
desfăşurarea rapidă a tranzacţiilor. Sunt evitate procedurile lungi, organizări complexe sau sisteme
informaţionale cu o circulaţie greoaie a informaţiei. Sistemul de control intern trebuie să ofere totuşi
informaţiile strict necesare, fără însă ca acestea să devină insuficiente şi controlul intern absent.
 La cealaltă extremă se află entităţile complexe, ajunse la maturitate, ale căror riscuri
sunt direct proporţionale cu importanţa afacerilor. Controlul intern acordă multă atenţie preciziei
procedurilor, organizării activităţii de control, exhaustivităţii informaţiilor. Dispozitivele folosite
trebuie să fie precise, complete şi complexe.
Între aceste limite extreme se găsesc marea majoritate a entităţilor. Controlul intern trebuie
construit ţinând seama de mediul cultural al fiecărei entităţi.
b) Dimensiunea universală
Controlul intern se poate organiza în toate entităţile, poate cuprinde toate activităţile unei
entităţi, este dotat cu aceleaşi dispozitive, este apreciat cu aceleaşi instrumente şi cu aceeaşi metodă.
c) Dimensiunea relativă
Universalitatea controlului intern este însoţită de relativitate în aplicare. Controlul intern nu
este un scop în sine. Controlul intern nu se realizează doar de dragul de a face control intern.
Controlul intern trebuie să fie eficace, să aibă proceduri adecvate scopului pentru care a fost
realizat, să ofere informaţiile strict necesare şi utile, să nu creeze disfuncţii sau costuri nejustificate.
5
Committe of Sponsoring Organisation of the Treadway Commission
6
The Internal Control Framework

4
Nu trebuie să se uite că el trebuie să fie un instrument în slujba conducerii şi nu un mijloc de
afirmare a intereselor celor numiţi să-l realizeze.