Sunteți pe pagina 1din 13

Autoritatea Norme procedurale interne

Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

1.0 Scop
Scopul prezentei proceduri este de a stabili activităţile desfăşurate în mod obligatoriu
în procesul de realizare a achiziţiilor directe de produse, servicii şi lucrări în cadrul
[Autoritatea Contractantă]. Procedura se poate adapta în funcţie de tipul insituţiei publice şi
de organigrama acesteia (cu înlocuirea denumirii direcţiilor, serviciilor, compartimentelor şi a
funcţiilor de conducere şi/sau decizie)
2.0 Domeniu de aplicare
Prezenta procedură se aplică achiziţiilor directe iniţiate de către Serviciul Achiziţii Publice, în
baza Referatelor de necesitate, aprobate de persoana desemnată să coordoneeze activitatea
compartimentului, primite de la compartimentele beneficiare din cadrul ........ [Autoritatea
Contractantă].
3.0 Documente de referinţǎ
3.1 Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie
publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de
servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
3.2 Hotărârea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a
Guvernului nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de
concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi
completările ulterioare;
3.3 Hotărârea Guvernului nr.1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică prin mijloace electronice din O.U.G.
nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune
de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările
ulterioare;
3.4. Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr.34/2009 cu privire la rectificarea bugetară pe anul
2009 şi reglementarea unor măsuri financiar-fiscale, cu modificările şi completările
ulterioare;
3.5. Ordinul preşedintelui Autorităţii Naţionale pentru Reglementarea şi Monitorizarea
Achiziţiilor Publice nr.313/2011 cu privire la interpretarea anumitor dispoziţii privind
procedurile de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de
lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii;
3.6. Legea nr.72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligaţiilor de
plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesionişti şi între aceştia
şi autorităţi contractante;
3.7. Legea nr.500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
3.8. Ordinul ministrului finanţelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice
privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum
şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi
completările ulterioare;
3.9. Ordonanţa Guvernului nr.80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru
autorităţile administraţiei publice şi instituţiile publice, cu modificările şi completările
ulterioare;
3.10. Ordinul ministrului finanţelor publice nr.522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice
generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările şi
completările ulterioare.
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

3.11. Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr.3512/2008 privind documentele financiar-


contabile, cu completările ulterioare.

4.0 Definiţii şi abrevieri


4.1 Definiţii
(1) Acceptarea ofertei câştigătoare = actul juridic prin care autoritatea contractantă îşi manifestă
acordul de a se angaja juridic în achiziţia/contractul/contractul-cadru de achiziţie publică ce
va fi încheiat cu ofertantul a cărui ofertă a fost desemnată câştigătoare. Acceptarea ofertei
este reprezentată, după caz, astfel:
1 de atribuirea direct în SEAP a achiziţiei de produse/servicii/lucrări şi/sau
2 de aprobarea Notei de evaluare şi transmiterea comunicării/comenzii ferme în cazul
achiziţiei realizate prin transmiterea scrisorilor de intenţie.
(2) Achizitor = [Autoritatea Contractantă], în cazul contractelor de furnizare de produse;
(3) Achiziţie prin mijloace electronice = utilizarea echipamentelor electronice pentru procesarea şi
stocarea de date care sunt difuzate, transmise şi recepţionate prin cablu, radio, mijloace optice
sau prin alte mijloace electromagnetice;
(4) Angajament bugetar = orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii, afectează
fonduri publice unor anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate;
(5) Angajament legal = fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din care
rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
(6) Beneficiar = [Autoritatea Contractanta], în cazul contractelor de prestare de servicii sau lucrări;
(7) Caiet de sarcini / specificaţiile tehnice = document ce conţine informaţii cu privire la cerinţe,
prescripţii, caracteristici de natura tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să
fie descris, în mod obiectiv, în aşa manieră încât să corespundă necesităţii [AC], termene de
livrare/prestare/executare maximale, termene de garanţie minime şi orice alte informaţii
relevante pentru obiectul achiziţiei, solicitate după caz ;
(8) Cazuri speciale = în situaţiile în care produsele/serviciile/lucrările pentru care se iniţiază
achiziţia nu se regăsesc în catalogul electronic din SEAP sau acestea nu corespund
specificaţiilor tehnice solicitate, este necesară transmiterea de scrisori de intenţie către
operatori economici al căror obiect de activitate corespunde necesităţilor autorităţii
contractante, în vederea primirii de oferte de la aceştia;
(9) Compartiment = direcţie generală, direcţie sau serviciu, după caz;
(10) Conducătorul compartimentului = director general, director sau şef serviciu, după caz;
(11) Compartiment beneficiar = direcţia generală / direcţia / serviciul care a emis solicitarea
pentru achiziţionarea produselor / serviciilor / lucrărilor;
(12) Contract de achiziţie publică = contractul, asimilat, potrivit legii, actului administrativ, care
include şi categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2) din OUG
nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, cu titlu oneros, încheiat în scris între
una sau mai multe autorităţi contractante, pe de o parte, şi unul ori mai mulţi operatori
economici, pe de altă parte, având ca obiect execuţia de lucrări, furnizarea de produse sau
prestarea de servicii. Acestea se vor încheia, în special, în cazul livrărilor de produse în
tranşe, a prestărilor de servicii sau executării de lucrări pe o perioadă de timp determinată;
(13) Contract-cadru de achiziţie publică = înţelegerea scrisă intervenită între [AC] şi operatorul
economic declarat câştigător, al cărei scop este stabilirea elementelor/condiţiilor esenţiale
care vor guverna contractele de achiziţie publică ce urmează a fi atribuite într-o perioadă
dată, în mod special în ceea ce priveşte preţul şi, după caz, cantităţile avute în vedere;
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

(14) Executant = ofertantul care a devenit, în condiţiile legii, parte într-un contract de lucrări;
(15) Fonduri publice = sume alocate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr.500/
2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
(16) Fonduri rambursabile = asistenţă financiară rambursabilă primită de la instituţiile financiare
interne şi internaţionale şi de la alţi finanţatori potrivit memorandumurilor / acordurilor /
contractelor de finanţare încheiate cu acestea;
(17) Fonduri externe nerambursabile = totalitatea fondurilor externe postaderare şi de la alţi
donatori, primite de România în cadrul unor proiecte / programe / instrumente / facilităţi
finanţate conform unor decizii / acorduri / înţelegeri / memorandumuri ale Uniunii Europene
şi/sau ale altor donatori;
(18) Furnizor = ofertantul care a devenit, în condiţiile legii, parte într-un contract de furnizare;
(19) Ofertant = oricare operator economic care a depus ofertă în termenul de depunere a ofertelor
indicat în scrisoarea de intenţie sau care oferă produse/servicii/lucrări prin intermediul
catalogului electronic disponibil în SEAP;
(20) Ofertă = actul prin care operatorul economic îşi manifestă voinţa de a se angaja din punct de
vedere juridic în relaţia cu [AC];
(21) Operator economic = oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrări
– persoană fizică / juridică, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu
activitate în domeniul care oferă în mod licit pe piaţă produse, servicii şi/sau execuţie de
lucrări;
(22) Operatorul sistemului electronic de achiziţii publice = persoană juridică de drept public care
asigură autorităţilor contractante suportul tehnic destinat aplicării, prin mijloace electronice, a
procedurilor de atribuire;
(23) Ordonanţarea de plată = documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie
conducătorului compartimentului financiar (financiar-contabil) să întocmească instrumentele
de plată a cheltuielilor;
(24) Prestator = ofertantul care a devenit, în condiţiile legii, parte într-un contract de servicii;
(25) "Scris" sau "în scris" = orice ansamblu de cuvinte şi cifre care pot fi citite, reproduse şi apoi
comunicate. Acest ansamblu poate include şi informaţii transmise şi stocate prin mijloace
electronice;
(26) Sistemul electronic de achiziţii publice – SEAP = desemnează sistemul informatic de utilitate
publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace
electronice a procedurilor de atribuire;
(27) Vocabularul comun al achiziţiilor publice – CPV = desemnează nomenclatorul de referinţă
aplicabil contractelor de achiziţie publică, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al
Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al achiziţiilor publice,
publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurând
corespondenţa cu alte nomenclatoare existente;
(28) Zile = zilele calendaristice, cu excepţia cazului în care se menţionează că sunt zile lucrătoare.

4.2 Abrevieri
(1) A1a = Propunere de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor de angajament (în cazul
proiectelor cu finanţare din fonduri externe nerambursabile);
(2) A1b = Propunere de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor bugetare;
(3) A2 = Angajament bugetar individual / global;
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

(4) A3 = Ordonanţare de plată;


(5) CFPP = Control financiar preventiv propriu;
(6) CFPD = Control financiar preventiv delegat;
(7) CPV = Vocabularul comun al achiziţiilor publice;
(8) DE = Direcţia Economică;
(9) DJ = Direcţia Juridică;
(10) D = Director general;
(11) DA = Director general adjunct;
(12) DAdm = Direcţia Administrativă;
(13) AC = Autoritatea Contractantă;
(14) NIR = Notă de intrare-recepţie;
(15) OPC = Ordonator principal de credite;
(16) OUG = Ordonanţa de urgenţă a Guvernului;
(17) PAAP = Programul anual al achiziţiilor publice;
(18) SAP = Serviciul Achiziţii Publice;
(19) SC = Serviciul Contabilitate din cadrul AC;
(20) SEAP = Sistemul electronic de achiziţii publice;
(21) SF = Serviciul Financiar, din cadrul DE;
(22) SG = Secretar General;
(23) SGA = Secretar General Adjunct;
(24) SS = Secretar de Stat
5.0 Descrierea procedurii:
5.1 Generalităţi
(1) [AC] (prin Compartimentul responsabil de achiziţii publice), în calitate de
autoritate contractantă achiziţionează direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care
valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a capitolului II din OUG
nr.34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, nu depăşeşte pragurile valorice
prevăzute la art. 19 din acelaşi act normativ, fără TVA, pentru fiecare achiziţie de produse,
servicii ori lucrări.
(2) Compartimentul din cadrul [AC] care solicită achiziţia produselor, serviciilor sau
lucrărilor:
1 cu caracter de regularitate (ex. rechizite, consumabile IT, servicii de întreţinere şi reparaţii
fotocopiatoare, faxuri etc.) transmite solicitarea respectivă către DAdm în vederea
centralizării, întocmirii şi supunerii spre aprobare a Referatului de necesitate de către
SS / SG / SGA, coordonator.
2 necesare desfăşurării activităţii specifice (ex. formulare tipizate, sigilii, materiale
promoţionale, servicii de conectare la reţeaua de comunicaţii Swift, achiziţii ce trebuie
realizate pentru implementarea proiectelor etc.) trebuie să transmită către SAP din cadrul
[AC] un Referat de necesitate aprobat de către SS / SG / SGA, coordonator.
(3) Referatul de necesitate, în ambele cazuri, trebuie să conţină cel puţin următoarele:
1 denumirea obiectului achiziţiei şi cantităţile necesare;
2 justificarea necesităţii şi oportunităţii achiziţiei respective;
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

3 dacă obiectul achiziţiei implică încheierea unui contract / contract-cadru, atunci se


precizează durata contractului / contractului-cadru, precum şi termenele de livrare a
produselor, de prestare a serviciilor şi / sau de executare a lucrărilor;
4 alte informaţii relevante pentru obiectul achiziţiei, după caz, necesare
pentru iniţierea achiziţiei;
5 valoarea estimată a achiziţiei şi modul de determinare a acesteia;
6 dacă este cazul, justificarea necesităţii efectuării achiziţiei numai de la un anumit operator
economic, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi
de exclusivitate.
(4) Pentru achiziţiile directe derulate în cadrul unor proiecte finanţate din fonduri externe
nerambursabile, compartimentul beneficiar transmite, pe lângă referatul de necesitate
aprobat de către SS / SG / SGA, coordonator , şi bugetul aprobat al proiectului, precum şi
capitolul privind achiziţiile publice din Cererea de finanţare aprobată;
(5) Estimarea se realizează de către compartimentul care întocmeşte Referatul de necesitate
prin însumarea tuturor sumelor plătibile pentru achiziţia respectivă, sume valabile la
momentul transmiterii Referatului de necesitate, astfel:
1 în cazul produselor care necesită operaţiuni de instalare/punere în funcţiune,
valoarea estimată a acestora se calculează defalcat, pentru fiecare componentă în
parte, acolo unde este posibil. În cazul în care acest lucru nu este posibil se
menţionează că instalarea/montajul sunt incluse în preţ.
2 în cazul achiziţiilor care necesită livrarea/prestarea/executarea produselor/
serviciilor/ lucrărilor pentru o perioadă mai mare de 12 luni, la estimarea valorii
se ia în calcul întreaga perioadă, dar nu mai mult de 48 de luni.
(6) Referatul de necesitate trebuie să fie însoţit de caietul de sarcini / specificaţiile tehnice şi
orice alte informaţii relevante pentru obiectul achiziţiei.
(7) Caietul de sarcini / specificaţiile tehnice este/sunt întocmit(e) de către compartimentul din
cadrul [AC] care solicită iniţierea achiziţiei produselor, serviciilor sau lucrărilor în cauză
şi conţine în mod obligatoriu cerinţe, prescripţii, caracteristici de natura tehnică ce permit
fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris, în mod obiectiv, în aşa manieră încât să
corespundă necesităţii [AC], termene de livrare/prestare/executare maximale solicitate
ofertantului, termene de garanţie minime, alte informaţii relevante pentru obiectul
achiziţiei, solicitate după caz:
1 cerinţele tehnice definesc, după caz şi fără a se limita la cele ce urmează, caracteristici
referitoare la nivelul calitativ, tehnic şi de performanţă, cerinţe privind impactul asupra
mediului înconjurător, siguranţa în exploatare, dimensiuni, terminologie, simboluri, teste
şi metode de testare, ambalare, etichetare, marcare şi instrucţiuni de utilizare a
produsului, tehnologii şi metode de producţie, precum şi sisteme de asigurare a calităţii şi
condiţii pentru certificarea conformităţii cu standarde relevante sau altele asemenea. În
cazul contractelor pentru lucrări, specificaţiile tehnice pot face referire, de asemenea, şi la
prescripţii de proiectare şi de calcul al costurilor, la verificarea, inspecţia şi condiţiile de
recepţie a lucrărilor sau a tehnicilor, procedeelor şi metodelor de execuţie, ca şi la orice
alte condiţii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractantă este capabilă să le descrie,
în funcţie şi de diverse acte normative şi reglementări generale sau specifice, în legătură
cu lucrările finalizate şi cu materialele sau alte elemente componente ale acestor lucrări;
2 cerinţele tehnice se definesc astfel încât să corespundă necesităţilor / exigenţelor
compartimentului care solicită achiziţia;
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

3 cerinţele tehnice trebuie să permită oricărui ofertant accesul egal la achiziţia directă şi nu
trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrângă
concurenţa între operatorii economici;
4 se interzice definirea unor cerinţe tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie,
un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţă de
fabricaţie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a
anumitor produse, cu excepţia cazurilor în care nu este posibilă o descriere suficient de
precisă şi inteligibilă a obiectului contractului, situaţie în care acestea sunt însoţite de
menţiunea „sau echivalent”;
5 în cazul achiziţiei de echipamente IT, sofware, consumabile sau servicii IT,
compartimentul beneficiar transmite specificaţiile tehnice compartimentului IT în vederea
obţinerii unui aviz, înainte de transmiterea specificaţiilor către compartimentul de
achizitii. Avizul compartimentului IT este acordat în maxim 5 zile lucrătoare de la data
primirii specificaţiilor tehnice.

5.2 Etape premergătoare achiziţiei directe


(1) D sau DA al DE primesc Referatul de necesitate aprobat, împreună cu caietul de sarcini /
specificaţii tehnice, pe care apoi le transmit cu rezoluţie şefului SAP.
(2) Şeful SAP repartizează lucrarea unei persoane din cadrul serviciului, care devine responsabil
de lucrare şi care are obligaţia derularării şi finalizării achiziţiei publice;
(3) După primirea Referatului de necesitate, responsabilul de lucrare:
1 stabileşte codul CPV aferent obiectului achiziţiei:
2 verifică documentele primite prin prisma prevederilor OUG nr.34/2006, cu modificările şi
completările ulterioare;
3 verifică încadrarea în pragurile valorice prevăzute la art. 19 din OUG nr.34/2006, cu
modificările şi completările ulterioare;
4 verifică respectarea Manualului de implementare aferent Programului operaţional din care
este finanţată achiziţia directă în cazul proiectelor finanţate din fonduri externe
nerambursabile, din punct de vedere al realizării achiziţiilor publice. În cazul în care
Manualul de implementare nu este actualizat cu toate modificările legislative în domeniul
achiziţiilor publice, primează legislaţia în vigoare la momentul iniţierii achiziţiei.
(4) După efectuarea verificărilor de la punctul 5.2 alin.(3), responsabilul de lucrare întocmeşte
Nota privind determinarea valorii estimate care trebuie să conţină următoarele informaţii:
1 codul/codurile CPV aferente produselor/serviciilor/lucrărilor;
2 valoarea estimată şi modul de calcul al acesteia;
3 modalitatea de achiziţie publică aleasă (achiziţie directă / achiziţie directă prin mijloace
electronice);
4 modalitatea de plată (prin ordin de plată în Trezoreria Statului / numerar);
(5) Responsabilul de lucrare solicită responsabilului cu PAAP-ul actualizarea acestuia şi SC
actualizarea Listei de investiţii (dacă este cazul).
5.3 Iniţierea şi efectuarea achiziţiei directe
(1) După ce sunt îndeplinite operaţiunile prevăzute la punctul 5.2 alin. (3) – (5) şi responsabilul
de lucrare verifică existenţa ofertelor pentru produsele / serviciile / lucrările respective în
SEAP, precum şi dacă acestea corespund cerinţelor, achiziţia poate fi iniţiată şi efectuată prin
oricare dintre metodele de mai jos:
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

1 cu prioritate din catalogul electronic disponibil în SEAP, dacă există oferte pentru
produsele / serviciile / lucrările necesar a fi achiziţionate;
2 prin transmiterea unei Scrisori de intenţie către potenţiali ofertanţi (prin fax sau e-mail) şi
publicarea acesteia pe pagina de internet oficială a [AC], în situaţiile în care
produsele/serviciile/lucrările pentru care se iniţiază achiziţia nu se regăsesc în catalogul
electronic din SEAP. Scrisoarea de intenţie se întocmeşte, pe categorie de produse şi
trebuie să conţină cel puţin:
a) informaţii generale: adresă, telefon, fax, e-mail, persoană de contact, mijloace de
comunicare etc.;
b) instrucţiuni privind datele limită care trebuie respectate şi formalităţi care trebuie
îndeplinite în legătură cu transmiterea ofertei;
c) caietul de sarcini (dacă este cazul) / specificaţiile tehnice şi orice alte informaţii
relevante pentru obiectul achiziţiei;
d) instrucţiuni privind modul de elaborare şi de prezentare a ofertei;
e) condiţiile de plată;
f) informaţii referitoare la criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei
câştigătoare.
3 direct din centre comerciale sau magazine de profil în situaţii specifice sau de urgenţă
(exemplu : rovignete, poliţe RCA, materiale de lăcătuşerie, tâmplărie etc.) .
(2) Atribuirea achiziţiei în SEAP se realizează prin iniţierea achiziţiei după consultarea
catalogului de produse/servicii/lucrări şi alegerea operatorului economic a cărui ofertă
satisface cerinţele tehnice ale autorităţii contractante şi reprezintă preţul cel mai scăzut.
1 Când achiziţia se află în faza de deliberare, responsabilul de lucrare întocmeşte şi
semnează Nota de evaluare, precum şi A1a (după caz), A1b, A2 şi Lista de verificare a
contractului / comenzii de achiziţii publice pe care le înaintează - împreună cu dosarul
achiziţiei - spre semnare/aprobare, astfel:
a) şefului SAP  Nota de evaluare;
b) DA  Nota de evaluare + A1b;
c) D  Nota de evaluare;
d) SF + CFPP + CFPD (dacă este cazul)  A1b + A2 + Lista de verificare a contractului
/ comenzii de achiziţii publice;
e) persoanei desemnate să coordoneze activitatea DE  Nota de evaluare;
f) OPC  A1b + A2 + Lista de verificare a contractului / comenzii de achiziţii publice.
2 După semnarea şi aprobarea tuturor documentelor de la punctul 5.3 (2) 1, responsabilul
de lucrare acceptă preţul ofertat, atribuind astfel achiziţia.
3 Atunci când achiziţia este atribuită în SEAP, nu mai este necesară transmiterea unei
comenzi, condiţiile şi termene de livrare fiind specificate în SEAP.
4 În cazul în care nu există fondurile necesare sau Nota de evaluare nu se aprobă,
responsabilul de lucrare refuză oferta, achiziţia fiind astfel anulată. În această situaţie,
responsabilul de lucrare comunică solicitantului neaprobarea achiziţiei sau imposibilitatea
efectuării acesteia din lipsa fondurilor bugetare.
(3) Achiziţia directă prin intermediul catalogului electronic poate ajunge în starea neatribuită /
anulată exclusiv din următoarele motive:
1 operatorul economic refuză condiţiile autorităţii contractante („condiţii refuzate”);
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

2 operatorul economic nu a răspuns în termenul stabilit de autoritatea contractantă, dar nu


mai puţin decât termenul prevăzut în Hotărârea Guvernului nr.1660/2006, („condiţii
neacceptate în termen”);
3 responsabilul de lucrare nu a luat o decizie în termenul stabilit de SEAP („ofertă
neacceptată în termen”);
4 responsabilul de lucrare refuză oferta operatorului economic („ofertă refuzată”),
motivând refuzul în câmpul special pus la dispoziţie de SEAP
(4) În cazul în care achiziţia s-a efectuat prin transmiterea scrisorilor de intenţie, responsabilul
de lucrare primeşte, analizează, centralizează ofertele şi propune operatorul economic
câştigător (operatorul a cărui ofertă corespunde cerinţelor tehnice ale [AC] şi are preţul cel
mai scăzut), prin întocmirea Notei de evaluare şi, după caz, a Centralizatorului ofertelor care
conţine preţurile ofertate. Nota de evaluare, împreună cu A1a (după caz), A1b A2 şi Lista de
verificare a contractului / comenzii de achiziţii publice şi se înaintează - împreună cu dosarul
achiziţiei - spre semnare/aprobare aşa cum s-a descris la punctul 5.3 alin. (2) 1.
(5) În cazul în care în urma efectuării achiziţiei directe rezultă un contract/contract-cadru în baza
căruia se încheie contracte subsecvente / acte adiţionale / comenzi de produse / servicii /
lucrări, A1a (după caz), A1b şi A2 împreună cu Lista de verificare a contractului/comenzii
achiziţiei publice se întocmesc şi se semnează de către DA odată cu acesta.
(6) În cazul achiziţiilor realizate în baza proiectelor cu finanţare externă nerambursabilă A1a,
A1b şi A2 se întocmesc şi se semnează de către persoanele nominalizate prin Decizia de
numire a membrilor echipei de implementare a proiectelor sau persoanelor desemnate din
cadrul direcţiilor de specialitate.
(7) În cazul în care achiziţia s-a efectuat în urma transmiterii scrisorilor de intenţie, după
primirea Notei de evaluare aprobată de persoana delegată să coordoneze activitatea DE,
responsabilul de lucrare din cadrul SAP transmite către operatorul economic desemnat
câştigător, o comunicare sau o comandă fermă.
(8) În cazul în care achiziţia directă se realizează direct din centrele comerciale sau din
magazinele de profil, după prospectarea pieţei şi aprobarea Notei privind determinarea
valorii estimate, se întocmesc documentele în vederea obţinerii avansului spre decontare,
efectuându-se apoi decontul de cheltuieli împreună cu A1a (după caz), A1b, A2 şi A3, şi
Listele de verificare aferente acestora. În acest caz nu mai este necesară întocmirea Notei de
evaluare.
(9) Achiziţia directă se efectuează pe bază de document justificativ (exemplu: factură fiscală sau
contract de achiziţie publică).
(10) Orice document justificativ se consideră a fi contract de achiziţie publică şi bază legală
pentru plată. Responsabilul de lucrare din cadrul SAP are obligaţia de a asigura obţinerea şi
păstrarea dosarului achiziţiei publice care dovedeşte efectuarea achiziţiei directe.
(11) În cazul în care achiziţia publică se efectuează pe bază de factură, derularea achiziţiei se
face de către responsabilul de lucrare.
(12) În cazul în care achiziţia publică se efectuează pe bază de contract/contract-cadru, acesta se
transmite spre derulare, astfel:
1 şefului compartimentului care a solicitat achiziţia - în cazul unor achiziţii specializate pe
anumite domenii (ex. juridic, IT, trezorerie etc.) sau persoanei nominalizate - în cazul
contractelor încheiate pentru implementarea unor proiecte cu finanţare din fonduri
externe nerambursabile;
2 persoanei nominalizate de şeful SAP în cazul achiziţiei de produse / servicii / lucrări
necesare activităţii curente a [AC];
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

3 DAdm – în cazul achiziţiilor necesare desfăşurării activităţilor cu caracter de regularitate


şi întreţinerii patrimoniului [AC].
(13) Prin excepţie de la alin. 5.3 (12), unele contracte, în funcţie de natura şi obiectul acestora,
pot fi derulate de responsabilul achiziţiei publice.
(14) Atunci când au fost achiziţionate produse/servicii/lucrări pentru care trebuie întocmit
Proces-verbal de recepţie, conform legislaţiei în vigoare, responsabilul de lucrare sau, după
caz, persoana care derulează contractul, întocmeşte Decizia de numire a membrilor în
comisia de recepţie, pe care o înaintează spre semnare şi aprobare conducerii
compartimentului
(15) Preşedintele comisiei de recepţie este responsabil de întocmirea şi semnarea Procesului-
verbal de recepţie.
5.4 Semnarea contractului/contractului-cadru
(1) În cazul în care obiectul achiziţiei este complex şi trebuie stabilite responsabilităţi ale
ofertantului şi ale [AC], condiţii privind garanţiile, modul de efectuare a recepţiilor, a plăţilor
etc., achiziţia publică se finalizează prin încheierea unui contract de achiziţie publică sau a
unui contract-cadru.
(2) Contractul/contractul-cadru de achiziţie publică, precum şi A1a (după caz) şi A1b şi A2 se
înaintează spre semnare, în ordine, astfel:
1 către ofertantul câştigător;
2 către conducătorul compartimentului care a solicitat achiziţia atunci când contractul va fi
derulat de compartimentul respectiv;
3 DA al DE, pe un exemplar al contractului/contractului-cadru împreună cu A1a (după caz),
A1b;
4 SF pentru verificare documentaţie şi încadrare clasificaţie;
5 SC pentru înregistrarea disponibilului de credite pe A1a (după caz), A1b şi A2;
6 D al DE pe ambele exemplare ale contractului/contractului-cadru;
7 către reprezentantul DJ;
8 viza CFPP pe un exemplar al contractului/contractului-cadru, A1a (după caz), A1b şi A2;
9 persoana delegată să coordoneze activitatea DE;
10 viza CFPD, dacă depăşeşte limita valorică de acordare a vizei, pe un exemplar al
contractului / contractului-cadru, A1a (după caz), A1b şi A2;
11 OPC.
(3) După semnarea de către OPC, responsabilul de lucrare din cadrul SAP transmite un exemplar
al contractului, după cum urmează:
1 în original, operatorului economic semnatar al contractului;
2 în copie, persoanei / compartimentului desemnat pentru derularea contractului respectiv;
3 în copie, împreună cu o copie a dosarului achiziţiei, către SF în vederea urmăririi derulării
contractului din punct de vedere financiar.
5.5. Efectuarea recepţiei
(1) Recepţia produselor / serviciilor / lucrărilor se efectuează de către o comisie numită în
conformitate cu prevederile normelor interne în vigoare.
(2) În cazul bunurilor consumabile sau a obiectelor de inventar se întocmeşte NIR-ul de către
gestionar, care semnează pentru primirea acestora în gestiune alături de comisia care
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

efectuează recepţia. NIR-ul se predă responsabilului de lucrare / persoanei care derulează


contractul.
(3) În cazul mijloacelor fixe/serviciilor/lucrărilor, comisia de recepţie întocmeşte un proces-
verbal de recepţie, în conformitate cu prevederile OMEF nr. 3512/2008 privind documentele
financiar-contabile, pe care îl predă responsabilului de lucrare/persoanei care derulează
contractul.
(4) Responsabilul de lucrare sau, după caz, persoana care derulează contractul are obligaţia să
anunţe cu cel puţin o zi înainte comisia de recepţie, precum şi gestionarii despre primirea
produselor, astfel încât să fie prezenţi toţi membrii comisiei, iar gestionarii să organizeze
locul de depozitare şi forţa de muncă.
(5) Responsabilul de lucrare sau, după caz, persoana care derulează contractul are obligaţia de a
pune la dispoziţia comisiei de recepţie contractul împreună cu toate anexele sale / caietul de
sarcini, propunerea tehnică şi orice alt document relevant, pentru a se verifica dacă produsele
sunt conforme cu specificaţiile solicitate.
(6) În cazul în care produsele/serviciile/lucrările nu corespund din punct de vedere al
specificaţiilor solicitate, comisia de recepţie refuză primirea acestora, trecând motivul
refuzului într-un proces-verbal, informând responsabilul de lucrare/persoana care derulează
contractul cu privire la acesta, în vederea aplicării prevederilor din contract/caietul de sarcini
referitoare la condiţiile de recepţie.
5.6. Efectuarea plăţii
(1) După recepţia produselor / serviciilor / lucrărilor achiziţionate şi primirea facturii fiscale,
responsabilul de lucrare / persoana nominalizată în cazul proiectelor finanţate din fonduri
externe nerambursabile întocmeşte A3 şi Lista de verificare a ordonanţării, pe care le
înaintează spre semnare, în următoarea ordine:
1 DA al DE;
2 SF pentru verificarea documentelor;
3 SC pentru înregistrarea disponibilului de credite;
4 viza CFPP;
5 viza CFPD, dacă este cazul;
6 OPC;
7 SF în vederea efectuării plăţii.
(2) Atunci când achiziţia directă se realizează direct din centre comerciale, iar plata se efectuează
cu numerar, responsabilul de lucrare întocmeşte decontul de cheltuieli împreună cu A1a (după
caz), A1b, A2 şi A3 şi Listele de verificare aferente acestora.
(3)După primirea documentului justificativ ce stă la baza achiziţiei realizate,
responsabilul de lucrare transmite în SEAP o notificare, dacă valoarea
achiziţiei directe depăşeşte pragul valoric prevăzut la art.19 1 din OUG
nr.34/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
5.7 Încheierea dosarului
(1) Responsabilul de lucrare răspunde pentru definitivarea dosarului achiziţiei publice, opisarea
şi pregătirea acestuia pentru arhivare, conform legislaţiei specifice în vigoare.
(2) Responsabilul de lucrare predă dosarul achiziţiei arhivarului din cadrul Direcţiei
Administrative şi este răspunzător de conţinutul dosarului şi de întocmirea procesului verbal
de predare-primire.
6.0 Responsabilitǎţi
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

6.1 D al DE semnează:
(1) Nota privind determinarea valorii estimate;
(2) Nota de evaluare;
(3) Contractul/contractul-cadru de achiziţie publică;
(4) Decizia de numire a membrilor comisiei de recepţie (dacă este cazul).
6.2 DA al DE
(1) Semnează Nota privind determinarea valorii estimate;
(2) Semnează Scrisoarea de intenţie;
(3) Semnează Nota de evaluare;
(4) Semnează A1b;
(5) Semnează A3;
(6) Semnează Comunicarea / Comanda fermă;
(7) Decizia de numire a membrilor comisiei de recepţie (dacă este cazul);
(8) Acordă viza „Bun de plată” pe facturile fiscale pentru achiziţiile finanţate de la bugetul de
stat;
(9) Semnează corespondenţa cu direcţiile din minister.
6.3 Şeful SAP semnează:
(1) Nota privind determinarea valorii estimate;
(2) Scrisoarea de intenţie;
(3) Nota de evaluare;
(4) Comunicarea / Comanda fermă;
(5) Decizia de numire a membrilor comisiei de recepţie (dacă este cazul);
(6) Corespondenţa cu direcţiile din minister.
6.4 Responsabilul de lucrare
(1) Stabileşte codul CPV;
(2) Verifică documentele primite prin prisma prevederilor OUG nr.34/2006;
(3) Întocmeşte şi semnează Nota privind determinarea valorii estimate;
(4) Întocmeşte şi semnează Scrisoarea de intenţie;
(5) Întocmeşte şi semnează Nota de evaluare;
(6) Întocmeşte şi semnează Comunicarea / Comanda fermă;
(7) Întocmeşte şi semnează Decizia de numire a membrilor comisiei de recepţie (dacă este
cazul);
(8) Întocmeşte şi semnează corespondenţa cu direcţiile din minister;
(9) Întocmeşte proiectul de contract/contract-cadru de achiziţie publică, dacă este cazul;
(10) Întocmeşte A1a sau A1b (după caz);
(11) Întocmeşte A2;
(12) Întocmeşte şi semnează Lista de verificare a contractului;
(13) Verifică documentele justificative şi confirmă pe proprie răspundere că această verificare a
fost realizată;
(14) Întocmeşte A3 (atunci când derulează contractul);
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

(15) Întocmeşte şi semnează Lista de verificare a ordonanţării de plată (atunci când derulează
contractul);
(16) Arhivează dosarul achiziţiei publice.
6.5 SF
(1) Verifică documentaţia şi stabileşte clasificaţia bugetară unde se încadrează achiziţia;
(2) Efectuează plata;
6.6 SC
(1)Înscrie disponibilul de credite şi codurile bugetare pe A1a (după caz), A1b, A2
şi A3.
6.7 Compartimentul care a solicitat achiziţia
(1) Conducătorul compartimentului semnează Referatul de necesitate şi Caietul de sarcini care
sunt întocmite conform punctului 5.1. alin. (2) – (5);
(2) Răspunde, în timp util, la orice solicitare a DE cu privire la obiectul achiziţiei, dacă este
cazul;
(3) Conducătorul compartimentului semnează contractul/contractul-cadru de achiziţie directă,
dacă este cazul.
(4) Semnează A1a (dacă este cazul), A1b, şi A3 la compartiment de specialitate dacă s-a prevăzut
acest lucru prin ordinul de delegare de competenţă sau prin ordinul de numire a echipei de
proiect/echipă de implementare.
6.8 Persoana desemnată să coodoneze activitatea compartimentului (Ministru / Secretar de
Stat / Secretar General / Secretar General Adjunct/Primar/Vice-primar etc.)
Aprobă Referatul de necesitate întocmit de compartimentul pe care îl coordonează şi care
solicită achiziţia;
6.9 Persoana desemnată să coordoneze activitatea DE
(1) Avizează Nota privind determinarea valorii estimate;
(2) Aprobă Nota de evaluare;
(3) Semnează contractul/contractul-cadru de achiziţie publică.
6.10 Ordonatorul principal de credite
(1) Aprobă Referatul de necesitate întocmit de compartimentul pe care îl coordonează şi care
solicită achiziţia;
(2) Semnează A1a (după caz), A1b, A2, A3.
(3) Semnează contractul/contractul-cadru de achiziţie publică.
6.11 CFPP
Vizează A1a (după caz), A1b, A2, A3 şi contractul/contractul-cadru de
achiziţie publică, dacă este cazul.
6.12. CFPD
Vizează A1a (după caz), A1b, A2, A3 şi contractul/contractul-cadru de achiziţie
publică, dacă este cazul.
6.13 DJ
Directorul DJ semnează contractul/contractul-cadru de achiziţie publică.
7.0. Anexă – diagrama de proces.
Autoritatea Norme procedurale interne
Contractantă Realizarea achiziţiilor directe în cadrul .............

DIAGRAMA DE PROCES

DE – SAP - Responsabilul de lucrare

Stabileşte codul CPV, verifică documentele primite prin prisma


prevederilor OUG nr.34/2006, verifică încadrarea în pragurile valorice
prevăzute la art. 19 din OUG nr.34/2006, cu modificările şi
completările ulterioare
, solicită actualizarea PAAP

Întocmeşte şi transmite la semnat Nota privind determinarea valorii


estimate

Iniţiază achiziţia Achiziţionează Transmite Scrisori de intenţie


directă în SEAP, din direct de pe piaţă către potenţiali ofertanţi
catalogul electronic şi/sau publică pe internet

Atribuie achiziţia în Primeşte şi centralizează


SEAP după semnarea ofertele
Notei de evaluare

Întocmeşte şi transmite la
semnat Nota de evaluare

Întocmeşte, transmite la
semnat şi apoi transmite
ofertantului câştigător o
comunicare / comandă fermă

Se efectuează achiziţia pe bază de Se efectuează achiziţia pe bază de


document justificativ contract/contract-cadru

După recepţia produselor / serviciilor / lucrărilor, se întocmesc


formalităţile de plată