Instituto Tecnológico Superior de Coatzacoalcos

A.F.I. Séptimo Semestre Licenciatura en Informática

Unidad 1: La informática y la organización.

Objetivo:
El estudiante conocerá la importancia de la función informática y la relacionará con la visión estratégica de las
organizaciones.

1. Introducción.
La información es inherente a la existencia de las personas y de las sociedades. Permite conocer la realidad,
interactuar con el medio físico, apoyar la toma de decisiones, y evaluar las acciones de individuos y de grupos. El
aprovechamiento de la información propicia la mejoría de los niveles de bienestar y permite aumentar la
productividad y competitividad de las naciones.

El importante aporte de la información se ha visto acrecentado por la posibilidad que ha traído consigo la
informática, surgida de la convergencia tecnológica de la computación, la microelectrónica y las
telecomunicaciones, para producir información en grandes volúmenes, y para consultarla y transmitirla a través de
enormes distancias.

De hecho, el mundo de fin del siglo XX está inmerso en una nueva revolución tecnológica basada en la
informática. Esta encuentra su principal impulso en el acceso expedito y en la capacidad de procesamiento de
información sobre prácticamente todos los temas y sectores. La nueva revolución tecnológica ha contribuido a que
culturas y sociedades se transformen aceleradamente, tanto económicas como social y políticamente, con el
objetivo fundamental de alcanzar con plenitud sus potencialidades.

La informática es un área que esta ganando a pulso la posición en donde se encuentra actualmente, mediante una
evolución natural desde la posición ignorada que ocupaba en el pasado hasta llegar a la posición actual, pasando
por todo un proceso de desarrollo el cual a nosotros como futuros Licenciados en Informática nos corresponde
obtener los resultados deseados. En este trabajo veremos la importancia de la planeación en los centros de
informática así como algunas de sus ventajas, también analizaremos su organización, dirección, estructura
jerárquica dentro de la organización, las funciones del área, lo que se espera de ella, y la delimitación de los
elementos de un centro en informática,

Muchas de empresas cuentan con una sala informática más por diversos factores estas se han instalado de manera
improvisada debido a que a la mayoría de las empresas el impulso tecnológico que esto implica los tomo de
sorpresa, y se instalaron los centros en informática sin la planeación y estudios requeridos para su correcto
funcionamiento, con el presente trabajo, se pretende dar una idea general de lo que implica un centro de
informática, como órgano interno de una institución.

1. Antecedentes y evolución de la función informática

Cometido de la administración
Esencialmente, la función de los administradores es guiar a las organizaciones hacia el logro de metas y objetivos.
Siendo el motivo por el cual existen todas las empresas, siendo responsabilidad de los administradores el combinar
y usar los recursos organizacionales para asegurar que las organizaciones logren sus propósitos.

Definición de administración
Existen diversas definiciones del significado del término administración, más trataremos de encontrar un
significado para nosotros, por tal la administración se define como el proceso de alcanzar metas organizacionales
trabajando con y por medio de personas y otros recursos.

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El proceso administrativo
A continuación se describen las cuatro funciones administrativas básicas o actividades que integran el proceso
administrativo. Son la planeación, la organización, la influencia y el control.

La planeación implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales,
esquematizando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben
ejecutar.

La Organización es la asignación de las tareas desarrolladas en la planeación a diversos individuos, grupos o

ambos dentro de la empresa, esta función crea mecanismos para poner los planes en acción.

La dirección o desempeño, puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una
organización en direcciones apropiadas. La dirección apropiada, tal como se usa en esta definición, es cualquier
dirección que ayude a la organización a desplazarse hacia el logro de metas.

El control es la función administrativa a través de la cual los administradores reúnen información que mide el
desempeño reciente dentro de la organización, comparando el desempeño actual con los estándares preestablecidos
de desempeño y a partir de esta comparación, determina si la organización debe ser modificada para satisfacer los
estándares preestablecidos. El control es un proceso continuo.

Los principios generales de la administración sugeridos por Fayol en 1916 son todavía considerados por una gran
mayoría de los administradores un aspecto de vital importancia para el éxito de las organizaciones modernas.
1. División del trabajo. Fayol considera la especialización del trabajo como una mejor forma de usar los recursos
humanos de la organización.
2. Autoridad. La autoridad es definida por Fayol como el derecho para dar órdenes y el poder para obtener
obediencia.
3. Disciplina. Una organización exitosa requiere del esfuerzo común de los trabajadores. Sin embargo, las
sanciones deben aplicarse con mucho cuidado para fomentar este esfuerzo común.
4. Unidad de mando. Los obreros deben recibir ordenes de un solo jefe.
5. Unidad de dirección. La totalidad de la organización debe desplazarse hacia un objetivo común, en una
dirección común.
6. Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales. Los intereses de una sola persona no
deben tener prioridad sobre los intereses de la organización.
7. Remuneración. Muchas variables tales como el costo de la vida, la oferta de personal calificado, las
condiciones generales de los negocios y el éxito del negocio deberán influir para determinar el salario del
trabajador.
8. Centralización. Fayol definió la centralización como el descenso en importancia de la función de un
subordinado. la descentralización consiste en aumentar la importancia.
9. Cadena escalar. La estructura jerárquica es una relación de autoridad. Cada administrador desde el supervisor
de primera línea hasta el presidente posee cierta cantidad de autoridad, el presidente posee la mayor parte de
autoridad y el supervisor de primera línea posee la parte más pequeña de autoridad. La existencia de esta cadena
escalar y el apego a ella son aspectos necesarios para que las organizaciones tengan éxito.
10. Orden. Con fines de eficiencia y para mantener los problemas de coordinación en un mínimo, todos los
materiales y los individuos relacionados con un tipo especifico de trabajo deben ser asignados a la misma área de
trabajo.
11. Equidad. Todos los trabajadores deben ser tratados por igual.
12. Estabilidad en la permanencia del personal. La retención del personal productivo deberá ser prioritario para
el administrador.

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13. Iniciativa. La administración deberá emprender los pasos necesarios para fomentar la iniciativa del trabajador.
14. Espíritu de grupo. La administración debe fomentar la armonía y los buenos sentimientos entre los
empleados.

Informática
El término informática se forma como contracción de las palabras Información autoMATICA, pudiéndose definir
la informática, de una forma general, como tratamiento automático y racional de la información. Su objetivo es
procesar una información de ENTRADA para obtener un resultado FINAL.

El concepto de informática es más amplio que el simple uso de equipos de cómputo o bien de procesos
electrónicos. Veamos que se dijo en la conferencia presentada del 5 al 9 de Diciembre de 1983 en el Centro de
informática de la Facultad de contaduría y Administración (CIFCA) de la Universidad Autónoma de México.

No existe una sola concepción acerca de que es informática; etimológicamente, la palabra informática, deriva del
francés informatique. Este neologismo proviene de la conjunción de information (Información), y automatique
(automática). Su creación fue estimulada por la intención de dar una alternativa tecnocrática y menos mecanicista
al concepto “proceso de datos”.

En 1966, la Academia Francesa reconoció este nuevo concepto y lo definió del modo siguiente:

“Ciencia del tratamiento sistemático y eficaz, realizado especialmente mediante máquinas automáticas, de la
información contemplada como vehículo del saber humano y de la comunicación en los ámbitos técnico,
económico y social”.

“Hacia principios de los 70 ya eran claras las limitaciones de esta definición, sobre todo por el hincapié en el uso
de las máquinas. El principal esfuerzo por redefinir el concepto de informática lo realizo en esa época el IBI
(Oficina Intergubernamental de Informática, en aquel tiempo órgano asociado a la UNESCO).

Este organismo, a través de los comités expertos convocados para ello, formula en 1975 la definición:

Aplicación racional, sistemática de la información para el desarrollo económico, social y político.

El IBI también dio en esa época una descripción del concepto de informática, que aunque no constituye una
definición formal resulta muy descriptiva. “Ciencia de los sistemas inteligentes de información”.

En algunas ocasiones se han empleado como sinónimos los conceptos de proceso electrónico, computadora e
informática. El concepto de informática es más amplio, ya que se considera el total del sistema y el manejo de
información, la cual puede usar los equipos electrónicos como una de sus herramientas.

También es común confundir el concepto de datos con el de informática. La información es una serie de datos
clasificados y ordenados con un objetivo común. El dato se refiere únicamente a un símbolo, signo o una serie de
letras o números, sin un objetivo que de un significado a esa serie de símbolos, signos, letras o números.

La información ha sido dividida en varios niveles. El primero es el nivel técnico que considera los aspectos de
eficiencia y capacidad de los canales de transmisión; el segundo es el nivel semántico y considera la información
desde el punto de vista de su significado; el tercero es el pragmático y considera al receptor en un contexto dado, y
el cuarto nivel considera la información desde el punto de vista normativo y de la parte ética de la información o
sea considerada cuando, desde y a quienes se destina la información o la difusión que se le dé.

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La informática debe abarcar los cuatro niveles de información. El cuarto nivel tiene aspectos como la parte legal
del uso de la información, la parte ética en informática.

La nueva tecnología que permite que el usuario disponga de información en cualquier momento, para acceso,
actualización, cambio o explotación de la misma y pueda distribuirse e intercambiarse entre tantos usuarios como
se desee; pero al mismo tiempo plantea un gran problema en cuanto al nivel de información que es su parte ética y
el estudio de las posibilidades de mal uso o bien de uso por parte de personas no autorizadas.

La informática se desarrolla basándose en normas, procedimientos y técnicas definidas por institutos establecidos
en el ámbito nacional e internacional.

Historia de los centros de informática

La informática hoy en día se puede decir que es el
campo que se encarga del estudio y aplicación
práctica de la tecnología, métodos, técnicas y
herramientas relacionadas con las computadoras y el
manejo de la información por medios electrónicos, el
cual comprende las áreas de la tecnología de
información orientadas al buen uso y aprovechamiento
de los recursos computacionales para asegurar que la
información de las organizaciones fluya (entidades
internas y externas de los negocios) de manera
oportuna, veraz y confiable; además es el proceso
metodológico que se desarrolla de manera
permanente en las organizaciones para el análisis,
evaluación selección, implantación y actualización de
los recursos humanos (conocimientos, habilidades,
normas, etc.), tecnológicos (hardware, Software, etc.),
materiales (escritorios, edificios, accesorios, etc.), y
financieros (inversiones) encaminados al manejo de
la información, buscando que no se pierdan los
propósitos de calidad, confiabilidad, oportunidad,
integridad y veracidad, entre otros propósitos.

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1.1 Importancia de la función Informática
Directa o indirectamente, usted interactúa en el mundo moderno con una computadora: en los cajeros automáticos
de los bancos, en la compra de un boleto de avión, en su oficina, en la simple orden de hamburguesas que come en
el restaurante. Es pues, muy familiar para todo el quehacer del hombre actual el manejo de programas de cómputo,
así como de la información generada por estos medios.

A las empresas que poseen los centros de cómputo más modernos les preocupa constantemente el control y la
seguridad de dicha información, por medio de procedimientos ágiles que incluyan la confiabilidad y la restricción
en el uso de la misma.

Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier organización,
en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir el administrador no pude, ni
debe hacer todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su función y ayudarla a que esta la realice
de la mejor manera.

En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el lic. En informática que
generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a delegar el uso
de la tecnología, y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir no se puede dejar que cada quien
tenga los programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos
sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad de el admón. De la función informática el uso de la
tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de la misma.

1.2 Importancia de la administración de la función informática.

Administración de la función informática.
Dentro de la administración de la función informática la persona encargada del área de informática juega un papel
importante.

Dicha labor del jefe de área consiste en administrar de forma eficiente un área de informática aprovechando el
esfuerzo ajeno de los elementos adicionales que giran alrededor de los recursos humanos, recursos técnicos y
recursos materiales así mismo empleando las actividades de planeación, organización, ejecución y control,
comprendidas en el proceso administrativo

La importancia de la labor administrativa en la función informática

Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier organización,
en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir el administrador no pude, ni
debe hacer todo por si mismo, el deber designar a cada persona cual es su función y ayudarla a que esta la realice
de la mejor manera.

En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el lic. En informática que
generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a delegar el uso
de la tecnología, y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir no se puede dejar que cada quien
tenga los programas, sistemas, o lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos
sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad de el admón. De la función informática el uso de la
tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de la misma.

Organización de la función informática

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Para este tema realizamos una investigación sobre como organizaríamos la función informática de el instituto
tecnológico de Culiacán, y llegamos a la conclusión de que lo mas idóneo seria establecer una subdirección de
informática al mismo nivel que las demás subdirecciones de la institución, con el fin de que la comunicación entre
la subdirección de informática y la dirección fuera mas directa, y de esta forma eliminar mandos intermedios entre
ambos, así mismo se considero que se deberían asignar asesores informáticos en cada una de las subdirecciones de
la institución con el fin de que las necesidades propias de cada subdirección sean atendidas lo mas rápido posible y
evitar el burocratismo.

De igual manera se plateo la necesidad de establecer redes internas dentro de cada una de las subdirecciones de la
institución, y a su vez establecer una red central que conectara todas las redes existentes en la institución, y a dicha
red central tendría acceso el director general de la institución.

Se considero que los departamentos y las funciones que debía contener la subdirección en informática serian los
siguientes;

Sistemas: En este departamento se llevarían acabo el análisis, diseño, desarrollo, pruebas y capacitación para la
implantación de los sistemas que requiera la organización, así mismo este departamento se encargará de dar
capacitación a los asesores de las demás subdirecciones, y por ultimo este departamento se encargara de el
mantenimiento del software de la institución.

Redes: este departamento tendrá a su cargo la administración de la red central de la institución, así como de la red
interna de las subdirección la informática en ese departamento e llevara acabo la administración de las bases de
datos que se acceden a través de la red centra, así como de el espacio en disco de la red, asimismo de el control y
mantenimiento de la red en general de la institución.

Mantenimiento: su función es dar mantenimiento tanto preventivo como correctivo a el hardware y software de la
institución, este será el taller de mantenimiento de los equipos de la institución, de igual forma proporcionara los
antivirus y software necesario ara el mantenimiento de los equipos de cada una de las subdirecciones de la
institución.

Administrativo: se encargara de gestiones ante la dirección, levar el control de los servicios prestados a las
subdirecciones, controlara la asignación y distribución de recursos otorgados a la subdirección de informática, y
llevara a cabo el control de personal de la subdirección de informática.

Servicio a Usuarios: En este Depto. se establecería l área de prácticas, tanto de alumnado como de personal de la
institución, y prestara servicios de impresión, de Internet, de información académica y salas de capacitación.

Asesores: Estos estarán distribuidos en todas las subdirecciones de la institución y darán mantenimiento de
hardware y software a los equipos ahí instalados, serán los encargados de mantener respaldos, vacunas y demás
acciones preventivas y correctivas.

También se encargaran de gestionar las necesidades de sus áreas ante la subdirección de informática, otra de sus
funciones será el capacitar a los usuarios de sus subdirecciones, para que pueda aprovechar de la mejor manera
posible la tecnología puesta a su disposición.

Redes Internas: Se instalaran en cada una de las diferentes subdirecciones y serán para el manejo de la propia
información de la subdirección, y se interconectaran a través de la red central.

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Red Central: Interconectara a las redes de las diferentes subdirecciones para evitar duplicidad de datos en los las
subdirecciones y se tendrá un mayor grado de seguridad en los accesos a la red de los dientes subdirecciones.

1.3 La función Informática y su relación con el ciclo competitivo de las organizaciones.

El ciclo de crecimiento competitivo de las empresas.
Existen ocho fases perfectamente identificables a través de las cuales cualquier empresa transita necesariamente
una o más veces. Cada fase refleja una situación de riesgo, premura, agitación u oportunidad, que hace que su
balanza se incline hacia el éxito o el fracaso. En ese contexto, la informática es una herramienta importante para
apuntalar con mayor seguridad las decisiones que se tomen, colaborando en la obtención del éxito o fracaso.

A continuación se describen las fases referidas.

Fase 1. Tiempo para reconocer vicios y deficiencias
En esta fase, la empresa no está preparada para competir. Los directivos saben que la compañía se encuentra fuera
de la competencia, ya sea porque acaba de iniciar operaciones o está en un momento de colapso ji Para tal efecto,
analicemos el aspecto del colapso. En esta condición, los directivos intuyen que se está fuera de la competencia
porque la empresa llegó a un grado tal de vicios y deficiencias, que no es capaz de seguir sosteniéndose en la lucha
Lo importante en este caso es que los directivos acepten que tales condiciones no permiten a la empresa crecer, es
decir, que antes de impulsar a la empresa activando cualquier recurso de emergencia, como inyectarle dinero o
contratar personal, prefieren analizar las deficiencias detectadas y rastrear las verdaderas razones de que la empresa
haya llegado a tan difícil situación.

En tales condiciones, se ha encontrado una estrecha relación (que de alguna manera contribuyó al colapso) entre la
falta de información y la información de baja calidad. Debido a la falta de indicadores, la empresa no tuvo la
oportunidad de conocer los peligros que la acechaban, para identificar con anticipación los ajustes necesarios antes
de sucumbir.

Fase 2. Tiempo para definir objetivos

Después de analizar las situaciones por las que la empresa se colapsó, si tal análisis se realizó a conciencia, se
estará en condiciones de redefinir los objetivos de negocio, tomando en cuenta las posibilidades y los márgenes de
acción que concede la competencia o los niveles en los que se pretende superar ésta. En otras palabras, los
directivos adquieren un ferviente deseo por competir, tomando como partida el conocimiento de sus deficiencias y
sus nuevos supuestos de superación.

Es evidente que, en adelante, sus sistemas de información actuarán como una brújula indispensable, que les
orientará en todo el camino, señalándoles la congruencia de sus estrategias de trabajo con respecto al tamaño de sus
objetivos de negocio o, en su defecto, las desviaciones, para que tomen las medidas oportunas.

Fase 3. Tiempo para definir el plan de acción rumbo a los objetivos de negocio
En esta fase, luego de establecer los nuevos objetivos, es necesario diseñar un plan maestro que trace con precisión
el camino a seguir para el logro de dichos objetivos. En este momento, la empresa no sólo desea competir para
ganar los mercados, sino que tiene la seguridad y el modo de hacerlo: a través del plan trazado.

Los sistemas de información forman parte esencial de ese plan de acción; y la informática será la herramienta
básica para administrar dicho plan.

Fase 4. Tiempo para actuar

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Cada fase anterior pudo haberse dado de manera rápida o con cierto tiento, todo depende del tipo de empresa y de
la calidad táctica de sus directivos. No obstante, en esta cuarta fase las cosas empiezan a suceder con mayor
rapidez, y más vale que esos directivos estén seguros de que lo plasmado en el plan de acción sea precisamente lo
que se desea. Cierto es que las empresas no deben aferrarse a planes rígidos, pues los buenos planificadores son
aquellos que establecen un plan de acción y se mantienen en constante alerta, dispuestos a variar o replantear
cualquier parte del plan si éste ya no resulta congruente con las variantes del medio ambiente para el cual dicho
plan fue diseñado originalmente.

De cualquier manera, el plan maestro es el que rige las actividades que en adelante marcarán la línea operativa de
la empresa, hasta sus últimas consecuencias. Esta fase es, en sí, la punta de lanza de la empresa para abrirse camino
y entrar al terreno de la competencia.

Para lo anterior, los indicadores de información serán los más firmes aliados, ya sea para replantear o ajustar
oportunamente el plan, o para apuntalar la estrategia de competencia. Entonces, la maquinaria de la empresa deberá
funcionar como las turbinas de un avión al despegar: a su máxima potencia. De lo contrario las consecuencias
serían desastrosas.

Fase 5. Tiempo para crecer

Si la etapa anterior significó para la empresa el despegue y la punta de lanza para abrirse camino dentro del terreno
de la competencia, en esta quinta etapa la empresa enfrenta uno de sus compromisos fundamentales para capitalizar
el esfuerzo invertido en las cuatro fases anteriores. La empresa pone a su máxima prueba toda su estructura, desde
los lineamientos administrativos y de control, hasta las capacidades y ubicaciones de todo su potencial humano.
Todos ellos en coordinación con los objetivos de negocio establecidos en un principio.

En este momento los recursos de supervivencia de la empresa son similares a los que mantienen vivas a las
especies animales, y de los cuales depende su conservación natural: permanecen los más aptos. En esta lucha, de
entrada, la empresa corre el riesgo de ser aniquilada si no cuenta con recursos de supervivencia firmes, dentro de
los cuales, uno en especial, la información (y por supuesto la calidad de ésta), le resultará como el agua a los peces;
la empresa debe saber en todo momento cómo está actuando, pero no sólo para conocer su desempeño hacia
adentro, sino esencialmente su comportamiento hacia afuera, con respecto a sus competidores.

Estos indicadores de información le deberán dictar permanentemente también su desempeño con respecto a los
objetivos planteados; además es preponderante registrar la experiencia que dentro de la competencia se vaya
logrando, a fin de convertir dicha experiencia en aprendizaje, ganancia que deberá capitalizarse como crecimiento
competitivo, fundamental para la fase 6. En esta fase es imprescindible empezar a identificar los ‘parámetros de
permanencia” que le signifiquen a la empresa una convivencia competitiva Estos parámetros van desde las
estrategias de-publicidad, el conocimiento de las preferencias de los clientes y las modas, hasta la tecnología
promotora de ventas (como Internet) y otros muchos, que la empresa deberá descubrir y aplicar en su beneficio;
alejarse de ellos le podrían causar rezagarse en relación con sus competidores.

Fase 6. Tiempo para sobresalir

En esta fase a la empresa ya no le basta haberse integrado a la competencia y permanecer en ella. Ahora, si desea el
éxito, será necesario sobresalir. Cuando sus competidores la hayan detectado y localizado, la presión que ejercerán
sobre ella será “a morir”. El impulso que una empresa en estas condiciones requiere, debe ser tan potente que, al
paso del tiempo, no le permita decaer como consecuencia de la presión constante a que estará sujeta a diario. Todos
los competidores estarán buscando alternativas de crecimiento que les permitan incrementar sus mercados. Dentro
de esa efervescencia, tarde o temprano existirán empresas “agresivas” (competitivamente hablando) y otras
vulnerables Las primeras tendrán éxito y permanecerán; las segundas no resistirían la lucha y serán expulsadas del

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campo de juego. En este terreno, los objetivos y las estrategias para alcanzar éstos, le requerirán a la empresa, por
necesidad, “ajustes de permanencia”, mientras compite y se afana por lograr dichos objetivos.

Por eso muchas empresas buscan la excelencia operativa y de servicio, entendiéndola no como una meta, sino
como un proceso de mejora continua. En esta estrategia AFI encontró siempre un obstáculo competitivo o un arma
estratégica, derivado de una baja calidad informática o de la búsqueda de una excelencia informática,
respectivamente; a mejor calidad de infraestructura informática, diseñada en congruencia con los objetivos de
negocio y aplicada de manera refinada, mayor calidad competitiva.

Fase 7. Tiempo para decaer

La fase 6 la he identificado también como la de “peligro latente”. Basta observar la cantidad de empresas, sobre
todo pequeñas y medianas, que durante los últimos 15 o 20 años han tenido que cerrar sus puertas en México por
no haber resistido la competencia. En contraste, basta verificar la cantidad de empresas que han tenido un
crecimiento explosivo sin precedentes y que se “han comido” a las otras. Todo esto, ya sea en épocas de crisis o
bonanza. Por eso, en esta fase 7 habrá empresas que no resistan la presión constante de la competencia y sean
expulsadas al perder sus mercados. Es decir, sufrirán un “decaimiento” en su competitividad, porque sus objetivos,
cualesquiera que hayan sido, ya no estarán a la altura del crecimiento alcanzado por sus competidores.

Sin duda, una de las causas de que estas empresas hayan llegado a esta situación es no haber contado a tiempo con
indicadores efectivos de información que les hubieran permitido crear mecanismos correctivos oportunos, por lo
cual no detectaron a tiempo sus deficiencias, o fueron mal señaladas, y orillaron a sus directivos a tomar decisiones
equivocadas.

Fase 8. Tiempo para reconocer y enfrentar consecuencias

En esta fase, ya fuera de la competencia, se requieren análisis y una evaluación detallados de la situación de la
empresa, debiendo observar con mucho realismo el cuadro competitivo al cual no lograron enfrentar y las razones
por las que no pudieron hacerlo.

Parece obvio que muchas de las causas y situaciones por las que fueron expulsadas del terreno de la competencia
están en sus sistemas de información, ya sea que estén contaminados con datos imprecisos, o peor aún, que sean
incongruentes con la realidad. Es posible incluso que se necesite procesar información más actual (con la que no
contaron) que les permita ponderar con mayor acierto su situación desde todos los ángulos. Así, después de esta
revisión, habrá empresas que determinen no continuar, que acepten su colapso y cierren sus puertas, y empresas
que, en lugar de sucumbir, decidan revitalizar su infraestructura financiera, organizacional y operativa, pero con la
información necesaria que les haga saber con acierto de qué tamaño deberán ser los ajustes. Así estarán en
condiciones de iniciar con fuerza renovada un nuevo ciclo de crecimiento competitivo.

Como puede apreciarse, el ciclo de crecimiento competitivo está enmarcado por una participación definitiva de la
función informática. Por eso, sólo he querido resaltar, en cada tase, la importancia que los sistemas de información
representan para la empresa.

Por todo lo anterior, si se presta la suficiente atención al esquema del ciclo de crecimiento competitivo, se verá que
contiene todo un planteamiento y un gran mensaje. En él se pueden observar las ocho tases por as que
inexorablemente transita una empresa a partir de su nacimiento.

Este esquema se diseñó para los empresarios de una importante empresa mexicana, quienes no entendían el porqué
de la necesidad de invertir tanto en materia de informática. Querían saber el motivo de ese significativo aumento en
el presupuesto para su infraestructura informática. Se realizó una presentación y después de convencer a los

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oyentes sobre la gran importancia de la informática para alcanzar los objetivos de negocio de la empresa, se
recuerda que la persona de mayor jerarquía dijo:

“Chulin, ¿y no has investigado si existe algún equipo más poderoso que el que nos mencionaste, que nos pudiera
ser de mayor utilidad para nuestro negocio?”.

No cabe duda de que la informática (bien aplicada y aprovechada) es insustituible en cualquier momento y lugar
estratégico de la vida de una empresa. Por esto, bien vale la pena citar, aunque sea de manera breve, las
conclusiones a las que llegué, junto con un grupo de investigadores, como resultado de un estudio para analizar el
papel de la informática desde el punto de vista de la competitividad de una empresa. Durante ese estudio
detectamos que el nivel de competitividad de las empresas se eleva o decrece rigurosamente en la medida del nivel
de la calidad de sus recursos humanos.

Ahora se sabe que la calidad en el servicio que puede lograr una empresa, está íntimamente ligada a la efectividad
y coordinación de los métodos de trabajo aplicados dentro de cada departamento de la organización. Tan cierto es
esto que, las labores de un eficiente departamento pueden ser entorpecidas por otro que esté participando de
manera deficiente a lo largo de un proceso de trabajo, dementando necesariamente la calidad integral del producto
o servicio que ahí se preste. Pero también se sabe que la efectividad de las estrategias de trabajo que hacen ver a los
procesos como cadenas completas de actividades, con principio y fin, y no como “pedazos” independientes de
trabajo hechos de manera aislada por departamentos distintos, no es producto de la fortuna, sino resultado de un
largo periodo de aprendizaje y maduración logrado por las empresas bien organizadas. Mi grupo de trabajo detectó
que las empresas que habían alcanzado ese nivel de madurez, habían considerado, entre muchas otras cosas, tres
ideas en común, a través de las cuales diseñaron los planes de capacitación para su personal, dándole así la
prioridad que merecía atender la calidad de sus recursos humanos. A estas tres ideas les dimos estructura y las
identificamos como los tres elementos fundamentales para la modernización de las empresas.

1.4 Tendencias de las tecnologías de información.

Tendencias futuras
El uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro será
aún mayor. Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Información son las siguientes:
• La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa, es decir, el uso de los
Sistemas de Información que dan ventaja competitiva (Sistemas Estratégicos) se incrementará. Las empresas de
más éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas de la tecnología
de información de manera creativa.

• La tecnología será parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnología será usada para reducir el
trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los clientes o para cambiar la forma en que se trabaja. Los
trabajadores usarán las computadoras personales conectadas en red, y las fábricas usarán la tecnología para el
diseño y control de la producción.

• El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura. Como ejemplo de ello

puede verse el uso del correo electrónico, el intercambio electrónico de datos (EDI) y el acceso a información
externa por medio de redes como Internet.

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• La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en
diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrónico y de conferencias por computadora y de esta
manera facilitar la comunicación global.

• La tecnología de información apoyará la internacionalización, pues permitirá procesar datos en cualquier

lugar del mundo sin importar la plataforma que se use para el procesamiento.

• Se incrementará el uso de la tecnología multimedia principalmente en la educación. Esta tecnología incluye

una combinación de texto, gráficas, sonido, video y animaciones. La multimedia ofrece la oportunidad de un
aprendizaje interactivo capaz de mostrar una variedad de información.

• Las organizaciones cambiarán a la arquitectura cliente-servidor, los usuarios trabajarán con computadoras
(clientes) conectadas en red a un servidor.

• El outsourcing se utilizará en mayor grado para apoyo en servicios de telecomunicaciones y redes y

automatización de oficinas. El outsourcing se refiere a la contratación de servicios externos de informática.

• La tecnología de información apoyará de manera importante el rediseño de los procesos de negocios. Las
técnicas de reingeniería de procesos continuarán apoyándose en los sistemas de información.
1.5 Nuevas responsabilidades del directivo informático.
El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y
sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a
cabo con éxito. Su importancia es tal, que debería considerarse como un método fundamental y básico para
cualquier organización, sin embargo se considera como un procedimiento “no importante”, o al menos “no tan
necesario”, como otras herramientas utilizadas.

Las empresas están preocupadas por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción, retribución, etc. y,
sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Análisis y Descripción de
Puestos de Trabajo (ADP)

Por lo anterior es necesario definir las responsabilidades, para el directivo de la organización:

Las responsabilidades del director del departamento de informática son las siguientes:
• Cumplir con las funciones establecidas en los requiesitos de las normas de calidad de esta Ordenanza y la
representación del Departamento.
• Administrar y supervisar la planta docente, técnica y administrativa asignada.
• Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta docente, técnica y administrativa asignada,
manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organización, y en especial las funciones,
responsabilidades y actividades de los Secretarios Técnicos que lo asistan.
• Realizar toda incorporación y/o desarrollo de nuevas tecnologías o recursos, ya sea que se adquieran a terceros
y/o se desarrollen en la Facultad, en forma coordinada con los futuros usuarios y receptores de las mismas y con
los responsables de las distintas áreas a las que estos pertenezcan, involucrando a estos últimos en forma previa a
cualquier incorporación y/o desarrollo, para asegurar una correcta y completa evaluación de los objetivos que se
persiguen, de las necesidades a las que se atenderán y del impacto que tendrá la incorporación de la nueva
tecnología y/o desarrollo.

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• Resguardar y aumentar el capital estructural que la Facultad adquiera a través del desarrollo de las actividades
del Departamento, manteniendo a tal fin debida documentación referida a las tecnologías y recursos existentes y a
las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por desarrollos propios.
• Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las dependencias en las
que funcione el Departamento y en las aulas y espacios físicos que se destinen en forma exclusiva para el dictado
de cursos sobre los temas de su competencia y para alojar equipamiento informático y de comunicaciones que se
ponga a disposición para uso de alumnos y docentes.
• Realizar una memoria informativa anual de las actividades del Departamento antes del 31 de marzo del año
siguiente, aparte de los informes periódicos que considere necesario formular o que le sean solicitados por las
autoridades de la Facultad.
• Convocar periódicamente las reuniones del Departamento y documentar lo tratado en las mismas.
• Definición de la estructura informática del Grupo (hardware, software y telecomunicaciones) conforme a su
tamaño, necesidades actuales y futuras.
• Mantenimiento de la actualización tecnológica de la infraestructura informática.
• Establecer la Política de Seguridad Informática, tanto interna como ante terceros.
• Garantizar la salvaguarda de datos (backup) estableciendo las normas necesarias.
• Garantizar el soporte (help desk) a los usuarios informáticos del Grupo.
• Selección de proveedores tecnológicos para suministro de equipos, software y servicios informáticos para el
Grupo.
• Selección y compra de equipos informáticos corporativos, electrónica de red LAN y WAN.
• Selección de características y especificaciones de los equipos informáticos para las unidades de negocio.
• Contratación con operadores de telecomunicaciones.
• Contratación del personal del departamento, tanto interno como externo.

1.6 Ubicación en las diferentes estructuras organizacionales.

Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y consciente,
que a su vez están sujetas a una serie de restricciones y en base a determinados recursos.

La determinación de objetivos permite a la organización contar con una guía en su accionar. Toda organización
durante su existencia realiza un proceso cíclico (por períodos) de formulación de objetivos. Previo a esto, en el
nivel superior se define la misión de la organización, cuyo concepto posee mayor relevancia y en el tiempo mayor
duración que el de objetivos.

La misión de una organización consiste en la expresión de su razón de existir. Posee características que superan el
espacio temporal y espacial de la organización, con lo cual, queremos decir que se ubica delante de cualquier
objetivo particular.

En definitiva, la misión es la definición precisa de la actividad central de la organización y guía el destino de la

misma. Si bien, debe estar sujeta a revisiones periódicas, una misión perfectamente definida, debe poder perdurar
por mucho tiempo.

Una vez que la organización haya podido definir con precisión su misión, es posible la determinación de objetivos
que sean específicos, realistas y conducentes de su accionar.

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Por lo tanto, el punto de partida del diseño estructural es la consideración de la misión de la organización, ya que
ella fundamentará sus objetivos, estrategias, los planes y sus actividades.

1.6.1 Organización emprendedores.

Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña en un medio ambiente de cambio rápido
dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los sistemas de información están
pobremente planeados.

La organización emprendedora se caracteriza por la búsqueda y explotación de oportunidades. Para tener éxito en
la aplicación de una cultura emprendedora en la empresa es necesario, en primer lugar, que la dirección asuma este
reto como importante.

En segundo lugar, que se avance de modo cauteloso, por partes, en tercer lugar, orientar las nuevas ideas con una
metodología específica: la elaboración de un business plan. Por último, la empresa debe adoptar un sistema de
remuneración que valore a las personas en función de su rendimiento, su aportación de valor a la empresa.

1.6.2 Organización maquina burocrática

La burocracia es una organización cuyas consecuencias deseadas se resumen en la previsión de su funcionamiento,
con el propósito de obtener la mayor eficiencia de la organización.

Una organización es racional si en ella se escogen los medios más eficientes para la implementación de las metas.

Cuanto más racional y burocrática se vuelve una organización, tanto más los miembros individuales se convierten
en engranajes de una máquina e ignoran el propósito y el significado de su comportamiento. Esta concepción de
racionalidad, la que fundamenta la teoría de la administración científica la cual implica el descubrimiento y
aplicación de la mejor manera de realizar un trabajo industrial.

Weber usa el término burocratización, refriéndose al de las formas de actuar y de pensar que existen en el contexto
organizacional, y a toda la vida social. El término burocratización coincide con el concepto de racionalización. El
racionalismo puede referirse a los medios racionales y a su adecuación o inadecuación para llegar a un fin, o puede
referirse a la visión racional del mundo a través de conceptos más precisos y abstractos, desarrollados por la
ciencia, rechazando toda religión y valores metafísicos o tradicionales.

El modelo burocrático original se basaba en una estructura altamente profesionalizada. Quienes desempeñan
funciones y se les paga por ello deben ser funcionarios profesionales, para asegurar la objetividad en el desempeño
del puesto y evitar la interferencia de otros factores.

En la cobertura de cargos dar prioridad a los funcionarios de nivel inferior inmediato, siempre que cuenten con
idoneidad para ello. Esto requiere de un sistema permanente de capacitación y adoctrinamiento en todos los
niveles, para que en cualquier momento un funcionario pueda reemplazar a otro, sin que ello afecte la eficiencia
organizacional.

La máquina burocrática es una organización cuyo comportamiento es predeterminado o predecible, es decir,

estandarizado; en particular, estandariza los procesos de trabajo.

Los burócratas son personas que forman el cuerpo administrativo de la jerarquía y estructura de la organización,
que siguen las normas impuestas y sirven a los objetivos de la organización. Weber señala la existencia de jefes no
burocráticos que seleccionan y nombran a los subordinados, que establecen las reglas, que determinan los objetivos

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y que, son elegidos o heredan su posición. Esos jefes de la organización desempeñan el papel de estimular la unión
emocional, de los participantes con la racionalidad.

En la organización burocrática, la identificación se refiere a la posición y no a quién desempeña un cargo. Si los

individuos se ausentan, se sustituyen por otros con el criterio de calificación técnica, y la eficiencia de la
organización no se perjudica. La ausencia de un jefe no burocrático de la organización provoca una crisis (crisis de
sucesión), que es acompañada de un periodo de inestabilidad. Tal crisis es más evidente en los Estados totalitarios.

Las burocracias establecen normas y reglamentos que necesitan imponer. Dan órdenes que deben obedecerse a fin
de que la organización funcione con eficiencia.

1.6.3 Organización burocracia divisionalizada.

La idea central es la concentración. La coordinación se lleva a cabo mediante la estandarización de productos de
distintas unidades de producción. La línea media de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonomía.

Las divisiones dirigen en forma autónoma los negocios. Es la forma típica que adoptan las organizaciones grandes
y maduras, especialmente grandes corporaciones. Aunque en forma creciente, en esferas públicas y universidades.

La estructura de una organización esta formada por relaciones relativamente estables y fijas entre puestos y grupos
de trabajo. Su objetivo fundamental es influir en el comportamiento de personas y grupos de modo que el
rendimiento de la organización sea eficaz. De esto se desprende que la estructura se define en función de los
objetivos que persigue una empresa.

Es una serie de entidades más bien independientes que se encuentran unidas por una administración suelta. A
diferencia de la burocracia profesional, las divisiones se encuentran en la línea media y no en el centro operativo
(como los profesionales).

A diferencia de las otras cuatro, no es una estructura completa, sino parcial, superpuesta sobre otras.
Por que se opta por esta estructura: Productos se han diversificado, lo que hace necesario la creación de unidades
orientadas hacia el mercado, para cada línea de productos, que garantice la autonomía de operación en cada
negocio.

Divisionalización no significa descentralización. Descentralización implica dispersión de la autoridad para la toma

de decisiones. La divisionalización se refiere a una estructura de unidades semiautónomas en que los
administradores a cargo de cada una retienen gran parte de la autoridad. Muchas veces la divisionalización va
acompañada de un alto grado de centralización.

1.6.4 Organización burocracia profesional

La idea central es la capacitación. Las actividades giran en torno de un conjunto de unidades “semiautónomas”
dentro de las cuales los profesionales individuales trabajan en forma autónoma, sometidos a los controles de la
profesión. Coordinación a través del conocimiento de los mismos profesionales. Por ello, la necesidad de que éstos
estén altamente entrenados en el núcleo operativo y con considerable personal de apoyo.

La Tecnoestructura y línea media no son muy elaborados. Sí el staff de apoyo, para dar asistencia a los
profesionales.

Se apoya en la estandarización de conocimientos y habilidades, más que en procesos. Hospitales, universidades.

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Se depende de profesionales bien entrenados para realizar las tareas operativas se entrega poder no solo a ellos sino
a quienes los seleccionan y adiestran.

La estructura es muy descentralizada. Los profesionales trabajan en forma independiente. Se necesitan pocos
administradores de primera línea. Personal de apoyo es grande, realizando el trabajo simple y rutinario que los
profesionales no quieren hacer. Es mas efectiva para organizaciones insertas en medios estables, pero complejos.
Estandarización es fortaleza y debilidad a la vez. Permite a los profesionales ser efectivos y eficientes, pero crea
problemas de adaptación. No es una estructura para innovar, sino para perfeccionar lo ya sabido. Si el medio es
estable funcionara bien.
1.6.5 Organización adhocracia
La idea central es el aprendizaje. Organizaciones más complejas, en que se requiere la combinación de trabajos a
través de equipos interdisciplinarios y coordinados mediante el compromiso común en proyectos innovadores.
Tienden a desaparecer la línea y el personal de apoyo (staff). La dirección más bien moldea que dirige es la mas
compleja y estandarizada, es tremendamente flexible, donde la autoridad se esta trasladando constantemente. El
control y la coordinación se realizan por ajuste mutuo, a través de las comunicaciones informales e interacción de
expertos.

Se apoya en expertos entrenados y especializados para realizar la mayor parte del trabajo. Pero a diferencia de la
burocracia profesional, estos deben trabajar juntos en lugar de hacerlo separados. Es decir, se apoya en el
compromiso común para realizar la coordinación, el que se estimula por el uso de mecanismos integradores (roles
de enlace), grupos de tareas y estructura matricial.

En la adhocracia los expertos están dispersos a través de toda la estructura (y no solo en el centro operativo como
en la burocracia profesional). La autoridad esta distribuida en forma dispareja. No fluye de acuerdo al status o a la
jerarquía, sino a donde se encuentre el experto que en ese momento se necesita para tomar una decisión
determinada.

Hay muchos administradores en la adhocracia. Esto crea pequeños ámbitos de control, producto del tamaño
reducido de los equipos de trabajo. Los administradores no ejercen el control en forma tradicional, sino más bien
están preocupados de la integración de los diferentes equipos.

La autoridad esta basada en la competencia y no en la jerarquía, perdiéndose la separación linea-staff. Se empana la

diferencia entre la cúspide y el resto de la estructura.

Las estrategias no fluyen desde arriba sino más bien son desarrolladas en virtud de la toma de decisiones asociada a
cada proyecto, es decir, se generan a medida que se aceptan y desarrollan nuevos proyectos. Todos los
involucrados son estrategas.

Se identifican 2 clases de adhocracia:

 Adhocracia Operativa: lleva acabo proyectos por encargo de clientes. Trata cada problema como único,
para resolverlo creativamente. El centro operativo y la estructura administrativa trabajan integrados en un
único esfuerzo. No se separa el proyecto mismo de su ejecución real.

 Adhocracia Administrativa: una estructura compuesta por dos partes. La parte administrativa lleva a cabo
el trabajo de diseño, combinando la administración de línea con los expertos asesores en equipos de
proyecto. La parte operativa pone en producción los resultados; esta separada, de modo que su necesidad de
estandarización no interfiere con el proyecto.

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La adhocracia se aplica en medios que son complejos y dinámicos, pues son las condiciones que requieren de
innovación sofisticada, que implica esfuerzos integrados de expertos. Normalmente la adhocracia operativa se
encuentra en organizaciones jóvenes.

Versículo, Frase & Lemas:

Dios tomó al hombre y lo puso en el jardín del Edén (La naturaleza) para que lo cultivara y lo cuidara (Gen 2:15).

Cuidemos nuestra casa natural: “El medio ambiente”, ¡Tirando la basura en su lugar por favor!. (Taquerías Moyito & Suemi Cecilia,
y Moto-Taquería el Yuca)

Le doy gracias a Dios por hacer el cielo con todas sus estrellas, porque una estrella eres tú y el cielo es tu amistad…..Gracias a Dios eres
mi amigo con todo y tu amistad.
MORCH Systems.

Dios te Bendiga hoy, mañana y siempre; a ti, a toda tu familia y a todos tu amigos.
MORCH Systems.

“La vida es bella”, única e irrepetible vívela hoy, como si fuera el último día de tu vida.
MORCH Systems.

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