Correos formales

1. Características generales
La diferencia entre un correo formal y un correo informal o casual, es el grado de relación
que se posee con el destinatario al cual está dirigido. Se utiliza principalmente para mantener
el profesionalismo entre el trabajo de uno y el destinatario.
Un correo formal se escribirá:

 Al dirigirse a personas de mayor grado jerárquico.

 Al dirigirse a clientes o usuarios, indistintamente de cómo se exprese.
 Al dirigirse a proveedores.
Un correo informal o casual, se escribirá:

 Entre amigos
 En conversaciones privadas por consultas rápidas con personas con un grado de
afinidad personal. Se debe evitar responder de manera demasiado casual cuando nos
dirigimos a personas ajenas al sector, o cuando nos dirigimos a clientes.
 Al buscar afianzar el vínculo, cuando el otro dé el lugar
 Personas con un igual o menor grado jerárquico
En los correos formales, se busca demostrar profesionalismo y cordialidad. Se deben narrar
oraciones completas y cumplir con la gramática apropiada.
Se debe evitar el uso de:

 Abreviaciones. “Tel” en lugar de “teléfono”, “núm.” en lugar de “número”

 Muletillas. “O sea” en lugar de “Es decir”
 Expresiones de dialecto. “El tipo grande”, en lugar de “señor”
 Emoticones
 Signos de exclamación
 Tutear al destinatario
Se sugiere realizar una revisión gramatical y de ortografía, antes de enviar los correos.

2. Asunto
El asunto es la primera visualización que el destinatario recibe, y es un resumen o título de
la temática tratada en el cuerpo del mensaje. Si bien debe ser explicativo, no debe ser
extenso. El asunto conlleva las siguientes consecuencias:

02/07/2019 – Natalia Oliveto – Supervisión de Mesa de Ayuda

  Evaluación rápida del destinatario sobre la criticidad del correo
 Desviación de correos por reglas predeterminadas
 Confusión del contenido. “RV: “Cuando es la primera vez que el destinatario recibe
el correo y no hay historial.
 Notificaciones de apertura/seguimiento/cierre
 Asuntos estándar de monitoreo/reportes
Ejemplos de asunto formal

 Control Diario RFs SCE Hora 04:00 Fecha 02072019

 741699 - Actualizacion de Integra Local
 Ticket por Problemas de acceso o visualización en el Portal

Ejemplos de asunto informal o casual, o insuficiente

 Rfs
 Actualizacion sistema
 No puedo ver el portal
 ALTA USUARIO

Como se puede observar en los ejemplos, no es sólo importante lo que se dice, si no como.
El uso excesivo de mayúsculas quita profesionalismo, y la falta de información tiene como
consecuencia no comprender completamente la temática del correo.

3. Saludo
Todo correo formal debe comenzar con un saludo, que dependerá a quién esté dirigido. Este
saludo coincidirá con los destinatarios del correo de la casilla “Para”. Por excelencia, se utiliza
la palabra “Estimado/a” para dirigirse a alguien de manera formal.
Saludos formales

 Si se conoce el nombre del destinatario: Estimado Juan Perez,

 Si se conoce el cargo del destinatario: Estimado Gerente de TI,
 Si se conocen ambos y lo amerita: Estimado Gerente Juan Perez,
 Si es dirigido a varias personas: Estimado sector de Infraestructura, Estimados,
Estimados colaboradores,
 Si desconocemos a quién es dirigido: A quien corresponda,

Saludos informales o casuales

 Hola, hola a todos, hola Juan Perez,

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  Falta de saludo

4. Presentación
Luego de saludar al destinatario, se realiza una breve introducción presentándose a uno
mismo o al área desde donde se está enviando el correo. Este paso será totalmente necesario
la primera vez que uno se comunica con un destinatario (inclusive por otras vías como Skype),
o cuando se levanta una guardia.

 Mi nombre es Mariana Rodriguez y me comunico desde Mesa de Ayuda para

 Nos comunicamos desde Mesa de Ayuda para
La falta de presentación puede prestar a la confusión del destinatario.

5. Apertura
Al comenzar con el cuerpo del correo, se debe mencionar el propósito del mismo. En un
correo informal o casual, no es necesario realizarlo, ya que el destinatario leerá el
contenido sin la necesidad de una introducción.
Ejemplo de apertura de un correo formal

 Nos comunicamos con ustedes para informarles lo sucedido a las 15:30hs, con la
plataforma…
 Le hacemos llegar este correo para que pueda realizar la aprobación
correspondiente…
 Debido a su consulta realizada en el portal de servicios, le adjuntamos el
instructivo…
 Nos hemos comunicado con el sector correspondiente y nos reportan…
La apertura entonces es una introducción que explica brevemente el origen y el objetivo
del correo.

6. Cuerpo
En el cuerpo del mensaje se informará toda la información que se quiere transmitir. Debe
contener el nivel de detalle pertinente, expresado de manera clara y concisa. Es importante
tener presente que el destinatario no está familiarizado con el tema que se tratará. A
mayor nivel de detalle, menor posibilidad de malinterpretaciones o falta de información
para la toma de decisiones.

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Se sugiere respetar la composición gramatical hasta dos o tres oraciones seguidas y luego
acudir al punto y aparte. Si bien puede no ser gramaticalmente necesario, vuelve al cuerpo
del mensaje más atractivo para el destinatario.
Algunos correos incluyen templates o puntos a completar con viñetas que permiten la
centralización de la información de manera concreta, como por ejemplo el levantamiento de
guardias.
Si el correo incluye un documento adjunto:

 Adjunto encontrarán el archivo

 Se adjunta el archivo
Utilizar el por favor implícito y el resultado esperado, al solicitar información:

 Para poder continuar con su solicitud, precisamos que nos envíe…

 Le solicitamos la firma adjunta para proceder con la gestión de…
Distinto es exigir información de manera formal, pero no cordial. Estos ejemplos suenan
violentos e imperativos, por lo que deben evitarse:

 Adjunte la carta de compromiso.

 Solicitamos que lo haga.
Es una buena práctica agradecer la información provista por el usuario, y no simplemente
marcar el correo como leído.

 Le agradecemos la información provista, procederemos a…

 Hemos procedido a realizar… debido a su pronta respuesta

7. Despedida y firma
Al haber completado toda la información del cuerpo del mensaje, es necesario que se incluya
un saludo de despedida, la posibilidad de contacto y la firma de Mesa de Ayuda.
Despedidas formales, pueden utilizarse más de una en la misma despedida

 Atentamente,
 Saludos, Saludos cordiales,
 Ante cualquier consulta, estamos a su disposición
 No dude en comunicarse si tiene alguna duda o sugerencia,
Despedidas informales o casuales

 Chau, adiós, nos vemos

 Suerte, abrazo

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Ejemplo de correo formal

Estimado Franco,

Me comunico para hacerle llegar el archivo Excel trabajado.

El mismo se realizó en base a las condiciones mencionadas. ¿Podría contar con su revisión
para el envío del mismo?

Ante cualquier consulta y/o sugerencia, no dude en transmitírmelo.

Saludos,
Mariana Rodríguez

Ejemplo de correo informal o casual

Fran,
Te adjunto el archivo que me pediste, fíjate si te gusta. A mí me pareció bueno, o sea puede
estar mal el título, pero en general aplica! No?
Cualquier cosita decime, abrazo!
Mari

02/07/2019 – Natalia Oliveto – Supervisión de Mesa de Ayuda