2.7.

PROCESELE DE MANAGEMENT AL PROIECTELOR

Managementul de proiect reprezintă folosirea cunoștințelor, abilităților, instrumentelor și
tehnicilor în activitățile de proiect în vederea îndeplinirii cerințelor proiectului. Această aplicare a
cunoștințelor necesită gestionarea eficientă a proceselor de management al proiectelor.
Un proces este un set de acțiuni și activități interconectate, efectuate pentru realizarea unui
produs, rezultat sau serviciu prestabilit. Fiecare proces este caracterizat de către intrările sale,
de către instrumentele și tehnicile care pot fi aplicate și de către ieșiri. Managerul de proiect
trebuie să țină cont de patrimoniul de procese organizaționale și de factorii de mediu ai
organizației. Aceste aspecte trebuie avute în vedere pentru fiecare proces chiar dacă nu sunt
specificate explicit ca intrări în specificațiile procesului. Patrimoniul de procese organizaționale oferă
direcții și criterii pentru adaptarea proceselor la necesitățile specifice ale proiectului. Factorii de
mediu al organizației pot limita opțiunile de management al proiectelor.
Pentru ca un proiect să fie reușit, echipa de proiect ar trebui:
• Să selecteze procesele adecvate pentru îndeplinirea obiectivelor proiectului;
• Să utilizeze o abordare clară care poate fi adaptată pentru a răspunde cerințelor;
• Să stabilească și să mențină comunicarea și contactul cu părțile interesate la un nivel
corespunzător;
• Să respecte cerințele pentru a răspunde necesităților și așteptărilor părților interesate;
• Să contrabalanseze solicitările concurente în ceea ce privește conținutul proiectului,
timpul, bugetul, calitatea, resursele și riscurile pentru a realiza produsul, serviciul sau rezultatul
specificat.
Procesele de proiect sunt efectuate de către echipa de proiect în interacțiune cu părțile
interesate și sunt clasificate de obicei într-una din următoarele două categorii majore:
• Procesele de management al proiectelor. Aceste procese asigură derularea eficace a
proiectului pe parcursul ciclului său de viață. Ele cuprind instrumentele și tehnicile implicate în
aplicarea aptitudinilor și a capacităților descrise în Ariile de cunoștințe.
• Procesele orientate pe produs. Aceste procese specifică și creează produsul
proiectului. De obicei, procesele orientate pe produs sunt definite de ciclul de viață a
proiectului și diferă în funcție de conținut și de faza ciclului de viață. Conținutul proiectului nu
poate fi definit în absența unei minime înțelegeri a modului în care este creat produsul specificat.
De exemplu, pentru a determina complexitatea construirii unei case trebuie utilizate diverse
instrumente și tehnici din domeniul construcțiilor .
Ghidul PMBOK descrie numai procesele managementului de proiect. Deși
procesele orientate pe produs nu fac obiectul acestui document, acestea nu trebuie ignorate
de către managerul și echipa de proiect. Procesele managementului de proiect și procesele
orientate pe produs se suprapun și interacționează pe durata vieții unui proiect.
Procesele managementului de proiect se aplică atât global cât și la nivelul grupurilor
de industrii. “Bună practică” înseamnă că există un acord general asupra faptului că aplicarea
proceselor de management al proiectelor poate duce la creșterea șanselor de reușită pentru o
categorie largă de proiecte. “Bună practică” nu înseamnă că aptitudinile, cunoștințele și
procesele descrise trebuie aplicate întotdeauna uniform în toate proiectele. Pentru orice proiect
dat, managerul de proiect în colaborare cu echipa de proiect este întotdeauna responsabil
pentru selecția proceselor potrivite și a gradului adecvat de strictețe în aplicarea fiecărui proces.
Managerii de proiect și echipele acestora trebuie să trateze cu atenție fiecare proces,
intrările și ieșirile acestuia și să determine care dintre ele se pot aplica proiectului. Ghidul
PMBOK se poate utiliza ca o resursă în managementul de proiect atunci când se iau în
considerare abordarea și metodologia aplicate la nivelul întregului proiect. Acest efort este
cunoscut sub numele de adaptare.
Managementul proiectelor constă într-un grup de acțiuni integratoare care necesită ca
fiecare proces al proiectului și produsului să fie aliniat și conectat în mod corespunzător cu alte
procese pentru a facilita coordonarea. De obicei, acțiunile întreprinse în timpul unui proces
afectează procesul respectiv și alte procese asociate. De exemplu, în mod normal, o schimbare
a conținutului afectează costul proiectului, dar este posibil să nu afecteze planul de management
al comunicării sau nivelul de risc. Aceste interacțiuni ale proceselor implică de cele mai multe
ori compromisuri la nivelul cerințelor și obiectivelor proiectului, iar compromisurile legate de
performanță variază de la proiect la proiect și de la organizație la organizație. Un management
reușit al proiectelor implică gestionarea activă a acestor interacțiuni pentru a îndeplini cerințele
sponsorului, clientului și ale altor părți interesate. În anumite circumstanțe, un proces sau un
set de procese vor trebui repetate iterativ pentru a ajunge la rezultatul cerut.
Proiectele există în cadrul unei organizații și NU funcționează ca un sistem închis.
Acestea necesită date de intrare din interiorul organizației și din afara acesteia, furnizând în
schimb capabilități organizației. Procesele din proiect pot genera informații pentru îmbunătățirea
managementului proiectelor viitoare și a patrimoniului de procese organizaționale.
Ghidul PMBOK descrie natura proceselor de management al proiectelor din punctul de
vedere al integrării dintre procese, al interacțiunilor acestora și al scopului pe care îl deservesc.
Procesele de management al proiectelor sunt grupate în cinci categorii cunoscute sub numele
de Grupuri de procese de management al proiectelor (sau Grupuri de procese):
• Grupul de procese de inițiere - procese efectuate pentru definirea unui nou
proiect sau a unei noi faze a unui proiect existent prin obținerea autorizării de începere a
proiectului sau fazei respective;
• Grupul de procese de planificare - procese necesare pentru stabilirea conținutului unui
proiect, detalierea obiectivelor și definirea cursului necesar de acțiuni pentru atingerea
obiectivelor pe care proiectul și le-a asumat;
• Grupul de procese de execuție - procese efectuate pentru finalizarea lucrărilor
definite în planul de management al proiectului pentru a îndeplini specificațiile acestuia;
• Grupul de procese de monitorizare și control - procese necesare pentru urmărirea,
revizuirea și controlul regulat al evoluției și a performanțelor unui proiect; acestea identifică
orice zonă în care sunt necesare schimbări de plan și inițiază schimbările corespunzătoare;
• Grupul de procese de încheiere – procese efectuate pentru finalizarea tuturor
activităților la nivelul tuturor Grupurilor de procese pentru încheierea formală a proiectului sau
a unei faze.
Interacțiunile comune ale proceselor de management al proiectelor
Procesele de management al proiectelor sunt prezentate sub formă de elemente
separate cu interfețe bine definite. Totuși, în practică, acestea se suprapun și interacționează
în diferite moduri care nu sunt detaliate integral în acest ghid. Cei mai experimentați specialiști
în managementul proiectelor admit faptul că există mai multe moduri de a gestiona un proiect.
Grupurile de procese necesare și procesele lor reprezintă ghiduri pentru aplicarea cunoștințelor
și abilităților adecvate de management al proiectelor pe parcursul derulării acestora.
Aplicarea proceselor de management de proiect se face iterativ și multe procese sunt repetate
în timpul unui proiect.
Caracterul integrator al managementului de proiect implică interacțiunea Grupului de
procese de monitorizare și control cu celelalte Grupuri de procese, conform Figurii 3-1. Procesele
de monitorizare și control se desfășoară în același timp cu procesele incluse în alte Grupuri de
procese.
De aceea, în Figura 2-6, procesul de monitorizare și control este prezentat ca fundal
pentru celelalte patru grupuri de procese.

FIGURA 2--6 GRUPURILE DE PROCESE PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT

Grupurile de procese pentru managementul de proiect sunt legate prin ieșirile care sunt
produse. Rar se întâmplă ca Grupurile de procese să fie evenimente individuale sau unice;
acestea sunt activități suprapuse care se desfășoară pe durata întregului proiect. De obicei,
rezultatul unui proces devine intrare pentru un alt proces sau este un livrabil al proiectului,
subproiectului sau a unei faze a proiectului. Livrabilele la nivelul unui subproiect sau al
întregului proiect pot fi numite livrabile elementare.
Grupul de procese de planificare furnizează Grupului de procese de execuție planul de
management al proiectului și documente de proiect, iar pe măsură ce proiectul progresează,
generează actualizări ale planului de management al proiectului și documentelor de proiect.
Figura 2-7 ilustrează modul în care interacționează Grupurile de procese și prezintă nivelul de
suprapunere în diferite momente. Dacă proiectul este împărțit în faze, Grupurile de procese
interacționează în cadrul fiecărei faze.

FIGURA 2-7 GRUPURILE DE PROCESE INTERACȚIONEAZĂ ÎN CADRUL

UNEI FAZE SAU A UNUI PROIECT
Un exemplu de interacțiune a proceselor este finalizarea fazei de proiectare ce necesită
acceptarea de către client a documentului de proiectare („Design document”). În momentul în
care acesta este disponibil, documentul de proiectare furnizează descrierea produsului pentru
Grupurile de procese de planificare și execuție în una sau mai multe faze subsecvente. Dacă
proiectul este împărțit în faze, Grupurile de procese sunt utilizate, după caz, pentru a conduce
proiectul în mod eficient spre finalizare, într- o manieră controlată. În proiectele cu mai multe
faze, procesele sunt repetate în cadrul fiecărei faze până când sunt satisfăcute criteriile pentru
finalizarea fazei respective. În Secțiunea 2 sunt incluse informații suplimentare despre ciclurile
de viață și fazele proiectelor.
 Grupurile de procese pentru managementul proiectelor
Următoarele secțiuni identifică și descriu cele cinci Grupuri de procese pentru
managementul proiectelor necesare oricărui proiect. Aceste cinci Grupuri de procese conțin
dependențe clare și sunt de obicei efectuate în cadrul fiecărui proiect, interacționând puternic
între ele. Aceste cinci Grupuri de procese sunt independente de Ariile de cunoștințe sau de sectorul
de activitate în care se derulează proiectul. Grupurile individuale de procese și procesele
individuale constitutive sunt deseori reiterate înainte de finalizarea proiectului și pot interacționa
atât în cadrul grupului cât și cu alte grupuri de procese. Natura acestor interacțiuni variază de
la un proiect la altul și acestea pot sau nu să fie efectuate într-o anumită ordine.
Diagrama care ilustrează fluxul proceselor din Figura 2-8 prezintă o vedere generală a
fluxului de bază și a interacțiunilor dintre Grupurile de procese și părțile specifice interesate.
Procesele de management de proiect sunt legate prin intrări și ieșiri specifice, iar rezultatul
sau efectul unui proces devine intrare pentru un alt proces, dar care nu este necesar să facă
parte din același grup de procese. Grupurile de procese nu reprezintă faze ale ciclului de viață
a proiectului. În fapt, este posibil ca toate Grupurile de procese să fie executate într-o singură
fază. În mod normal, toate Grupurile de procese sunt repetate pentru fiecare fază sau
subcomponentă, atunci când proiectele sunt împărțite în faze sau subproiecte distincte, cum ar fi:
studiul de fezabilitate, elaborarea conceptului, proiectarea, prototipul, construirea, testarea etc.,
așa cum s-a explicat anterior și s-a ilustrat în Figura 2-8.
Procesele pentru managementul proiectelor sunt prezentate în Grupurile de procese în care
are loc cea mai mare parte a activităților. De exemplu, un proces care de obicei are loc în faza de
planificare este pus în Grupul de procese de planificare. Dacă însă acest proces este actualizat
de către un proces sau o activitate din Grupul de procese de execuție, acesta nu este considerat
ca fiind un nou proces din Grupul de procese de execuție, ci este în continuare un proces sau
o activitate din Grupul de procese de planificare. Caracterul iterativ a managementului de
proiect implică faptul că procese din orice Grup pot să fie refolosite de-a lungul întregului ciclu
de viață a proiectului. De exemplu, ca răspuns la un eveniment de risc, execuția acțiunii de
răspuns la risc poate declanșa o analiză suplimentară, care la rândul ei va declanșa o nouă
iterație a proceselor de efectuare a analizei calitative a riscurilor și de efectuare a analizei
cantitative asociate (Perform Qualitative Risk Analysis și Perform Quantitative Risk Analysis)
pentru evaluarea impactului.
FIGURA 2-8 INTERACȚIUNILE PROCESELOR DE MANAGEMENT DE PROIECT
 Grupul de procese de inițiere
Grupul de procese de inițiere este alcătuit din procesele efectuate pentru definirea unui
nou proiect sau a unei noi faze a unui proiect existent prin obținerea autorizației de începere a
proiectului sau fazei respective. În cadrul proceselor de inițiere este definită aria inițială de
cuprindere a proiectului (conținutul inițial al proiectului) și sunt consemnate resursele financiare
inițiale. Sunt identificate părțile interesate interne și externe care vor interacționa și influența
rezultatul general al proiectului. Este selectat managerul de proiect dacă acesta nu era deja alocat.
Aceste informații sunt incluse în Carta proiectului și în registrul părților interesate.
Proiectul este autorizat oficial în momentul aprobării Cartei proiectului. Deși echipa de
management a proiectului poate ajuta la redactarea Cartei proiectului, acest standard presupune
că evaluarea propunerii de proiect, aprobarea și finanțarea sunt gestionate în afara limitelor
proiectului. O limită a proiectului este definită ca un moment în timp în care proiectul sau o fază
a sa primește autorizația de start sau de finalizare. Scopul principal al acestui Grup de procese
este să alinieze așteptările părților interesate cu scopul proiectului, să le facă vizibile conținutul
și obiectivele proiectului, să arate cum participarea lor în proiect și în fazele asociate poate
să asigure îndeplinirea propriilor așteptări. Aceste procese ajută la stabilirea viziunii
proiectului, respectiv ce trebuie realizat.
Proiectele mari și complexe ar trebui să fie divizate în faze separate. În astfel de
proiecte, procesele de inițiere sunt realizate în fazele subsecvente, pentru a valida deciziile
luate în procesele de elaborare a Cartei proiectului și respectiv de identificare a părților interesate.
Executarea proceselor de inițiere la începutul fiecărei faze ajută la menținerea concentrării
proiectului pe nevoile de business care justifică proiectul.
Implicarea sponsorilor, clienților și a altor părți interesate în grupul de procese de inițiere
produce o înțelegere comună a criteriilor de succes, reduce implicarea excesivă și, în general,
îmbunătățește acceptarea livrabilelor, gradul de satisfacție al clientului și al altor părți interesate.
Procesele de inițiere pot fi efectuate la nivel organizațional, de program sau de
portofoliu și prin urmare pot fi în afara nivelului de control a proiectului. De exemplu, înainte de
începerea unui proiect, cerințele de ordin general pot fi documentate ca parte a unei inițiative
organizaționale mai ample. Procesul de evaluare a alternativelor poate fi utilizat pentru a
determina fezabilitatea pentru noul angajament. De asemenea, pot fi elaborate descrieri clare
ale obiectivelor proiectului, incluzând motivele pentru care un anumit proiect reprezintă
alternativa cea mai bună pentru satisfacerea cerințelor. Documentația pentru această decizie
poate conține versiunea inițială a descrierii conținutului proiectului, livrabilele, durata proiectului
și o estimare a resurselor pentru analiza investiției organizației. În cadrul proceselor de
inițiere, managerul de proiect primește autoritatea de a utiliza resurse organizaționale pentru
activitățile ulterioare de proiect.
 Grupul de procese de planificare
Grupul de procese de planificare constă în procesele efectuate pentru stabilirea
conținutului detaliat, definirea și detalierea obiectivelor, precum și elaborarea cursului acțiunilor
necesar pentru realizarea acestor obiective. Procesele de planificare elaborează planul de
management al proiectului și documentele de proiect care vor fi utilizate pentru derularea
proiectului. Caracterul complex al managementului de proiect poate necesita crearea unor bucle
repetate de evaluări pentru analize suplimentare. Pe măsură ce sunt colectate și înțelese mai
multe informații sau caracteristici este foarte posibilă necesitatea unei planificări suplimentare.
Schimbările importante care apar pe parcursul ciclului de viață al proiectului declanșează
necesitatea revenirii asupra unuia sau a mai multor procese de planificare și, posibil, asupra
unor procese de inițiere. Această abordare amănunțită progresivă a planului de management de
proiect este denumită „elaborare progresivă”, termenul indicând faptul că planificarea și
documentarea sunt procese iterative și continue. Principalul beneficiu al acestui Grup de procese
constă în elaborarea strategiei inițiale și a tacticilor, ca un curs al acțiunii sau calea către
finalizarea cu succes a proiectului sau fazei. Când Grupul de procese de planificare este bine
gestionat este mult mai ușoară vor face cele de mai sus, stabilind calea către obiectivul dorit.
Planul de management și documentele de proiect elaborate ca ieșiri ale Grupului de
procese de planificare vor explora toate aspectele legate de conținut, timp, costuri, calitate,
comunicare, resurse umane, riscuri, achiziții și implicarea părților interesate.
Actualizările generate de schimbările aprobate în timpul desfășurării proiectului (în
general, în timpul proceselor de monitorizare și control, și, în mod special al celor de
management al activităților de proiect) pot avea un impact semnificativ asupra unor părți ale
planului de management și documentelor proiectului. Actualizările acestor documente asigură
o mai mare precizie a programului de execuție, costurilor și cerințelor de resurse necesar
u realizarea conținutului definit al proiectului.
e pentr
Echipa de proiect caută suport și încurajează implicarea tuturor părților interesate atunci
când planifică și elaborează planul de management și documentele de proiect. Deoarece procesul
de evaluare și detaliere nu poate continua la nesfârșit, procedurile stabilite de organizație
dictează momentul în care efortul de planificare inițială ia sfârșit. Aceste proceduri vor fi
influențate de natura proiectului, de limitele stabilite ale proiectului, de activitățile adecvate de
monitorizare și control, cât și de mediul în care va fi efectuat proiectul.
Alte interacțiuni între procesele din Grupul de procese de planificare depind de natura
proiectului. De exemplu, în cazul anumitor proiecte, va exista un risc redus sau neidentificabil
până în momentul efectuării unei părți semnificative din planificare. În momentul respectiv,
echipa ar putea realiza că obiectivele privind costurile și programul de execuție sunt extrem
de optimiste, implicând astfel mai multe riscuri decât s-au considerat inițial. Rezultatele
iterațiilor sunt documentate sub formă de actualizări ale planului de management al proiectului
sau ale documentelor proiectului.
Grupul de procese de execuție
Grupul de procese de execuție este alcătuit din acele procese efectuate pentru
finalizarea lucrărilor definite în planul de management al proiectului în vederea îndeplinirii
specificațiilor conținutului proiectului. Acest Grup de procese presupune coordonarea
personalului și a resurselor, managementul așteptărilor părților interesate, integrarea și efectuarea
activităților proiectului în conformitate cu planul de management al proiectului.
În timpul execuției proiectului, rezultatele pot să necesite actualizări ale planificării și
restabilirea referinței. Acest lucru poate include schimbarea duratelor activităților, schimbări la
nivelul productivității și disponibilității resurselor și riscuri neanticipate. Abaterile pot afecta
planul de management al proiectului sau documentele proiectului
Rezultatul analizei poate declanșa cereri de schimbare care, în cazul în care sunt
aprobate, pot schimba planul de management al proiectului sau alte documente de proiect și pot
necesita stabilirea de noi referințe. O mare parte a bugetului proiectului va fi cheltuită pentru
efectuarea proceselor din Grupul de procese de execuție.
Grupul de procese de monitorizare și control
Grupul de procese de monitorizare și control este alcătuit din acele procese
necesare pentru urmărirea, revizuirea și coordonarea progresului și performanțelor proiectului;
aceste procese identifică zonele în care sunt necesare schimbări de plan și inițiază schimbările
corespunzătoare. Principalul beneficiu al acestui Grup de procese este faptul că performanța
proiectului este măsurată și analizată regulat, cu ocazia unor evenimente stabilite sau a unor
condiții excepționale pentru a identifica abaterile de la planul de management al proiectului.
Grupul de procese de monitorizare și control mai cuprinde și următoarele elemente:
• Controlul schimbărilor și recomandarea de acțiuni preventive în anticiparea
posibilelor probleme;
• Monitorizarea activităților în derulare ale proiectului în raport cu planul de
management al proiectului și măsurătorile de referință ale performanțelor proiectului;
• Influențarea factorilor care pot determina sustragerea de la controlul integrat al
schimbărilor sau a managementului configurației astfel încât să fie implementate numai
schimbările aprobate.
Această monitorizare continuă asigură echipei de proiect o perspectivă asupra evoluției
proiectului și identifică zonele care necesită o atenție suplimentară. Grupul de procese de
monitorizare și control nu doar monitorizează și controlează lucrările în cadrul unui Grup de
procese ci și întregul proiect. În proiectele cu mai multe faze, Grupul de procese de monitorizare și
control coordonează fazele proiectului prin aplicarea acțiunilor corective sau preventive pentru
aducerea proiectului în concordanță cu planul de management al acestuia. Această revizuire poate
avea ca rezultat actualizări recomandate și aprobate ale planului de management al proiectului.
De exemplu, o dată de final de activitate ratată poate necesita ajustări și compromisuri între
obiectivele de buget și timp. Pentru reducerea sau aducerea sub control a depășirilor se pot lua în
considerare proceduri gen “management prin excepții” (”management-by-exception”) sau alte
tehnici adecvate.
Grupul de procese de încheiere
Grupul de procese de încheiere este alcătuit din procesele efectuate pentru finalizarea
tuturor activităților de la nivelul tuturor Grupurilor de procese de management al proiectului
în vederea încheierii formale a proiectului, fazei sau obligațiilor contractuale. În momentul în care este
finalizat, acest grup de procese verifică dacă procesele definite sunt finalizate în cadrul tuturor
Grupurilor de procese pentru încheierea proiectului sau a fazei de proiect, după caz, și stabilește
formal faptul că proiectul sau faza de proiect sunt finalizate.
De asemenea, Grupul de procese de încheiere stabilește în mod formal terminarea
prematură a unui proiect. De exemplu, pot fi considerate proiecte terminate prematur: proiectele
anulate, oprite înainte de finalizare și cele aflate într-o situație critică. În cazuri speciale, când
anumite contracte nu pot să fie închise în mod formal (de exemplu, reclamații, clauze de terminare,
etc.) sau anumite activități trebuie transferate către alte (sub) unități ale organizației pot să fie
agreate și executate proceduri specifice de transfer.
La încheierea proiectului sau a fazei pot avea loc următoarele activități:
• Obținerea acceptării din partea clientului sau sponsorului pentru încheierea oficială a
proiectului sau fazei;
• Derularea revizuirii post-proiect sau de final de fază;
• Înregistrarea impactului sau adaptărilor oricăror procese;
• Documentarea lecțiilor învățate;
• Actualizarea corespunzătoare a patrimoniului de procese organizaționale;
• Arhivarea tuturor documentelor relevante ale proiectului în sistemul informațional
pentru managementul de proiect pentru a fi utilizate ca date istorice;
• Încheierea tuturor achizițiilor, asigurându-se terminarea tuturor acordurilor
relevante;
• Evaluarea activității membrilor echipei și eliberarea resurselor proiectului.