3.

3 DEFINIREA CONȚINUTULUI
Definirea conținutului este procesul de elaborare a descrierii detaliate a proiectului și
produsului. Beneficiul major al acestui proces este că descrie conținutul proiectului, serviciului
sau rezultatului prin definirea acelor cerințe colectate care vor fi incluse sau excluse din conținutul
proiectului. Intrările, instrumentele, tehnicile și ieșirile acestui proces sunt descrise în Figura 3-4.
Figura 3-5 descrie diagrama fluxului de date pentru acest proces.

FIGURĂ 3-‐4 DEFINIREA CONȚINUTULUI:

INTRĂRI, INSTRUMENTE & TEHNICI, IEȘIRI

FIGURA 3-‐5 DEFINIREA CONȚINUTULUI: DIAGRAMA FLUXULUI DE DATE

Deoarece nu toate cerințele identificate în procesul „Colectarea cerințelor” ar putea fi
incluse în proiect, procesul „Definirea conținutului” selectează cerințele de proiect finale din
livrabilul „Documentarea cerințelor” furnizat pe durata procesului „Colectarea cerințelor”.
Ulterior, este dezvoltată descrierea detaliată a proiectului și produsului, serviciului sau
rezultatului.
Pregătirea pentru definirea conținutului proiectului este critică pentru succesul proiectului
fiind alcătuită din livrabile majore, ipoteze și constrângeri ce sunt documentate în timpul
inițierii proiectului. Pe durata planificării proiectului, conținutul proiectului este definit și descris
cât mai specific pe măsură ce tot mai multe informații sunt disponibile. Riscurile, ipotezele și
constrângerile existente sunt analizate printr-o abordare completă și adăugate sau actualizate
acolo unde este necesar. Procesul „Definirea conținutului” poate să fie foarte iterativ. În
proiectele cu cicluri de viață iterative se dezvoltă o viziune agregată pentru întreg proiectul, dar
conținutul detaliat este determinat ca o iterație la un moment dat și planificarea detaliată a
următoarei iterații este realizată ca o activitate în progres a dezvoltării conținutului și livrabilelor
proiectului.

DEFINIREA CONȚINUTULUI: INTRĂRI

Planul de management al conținutului este o componentă a planului de management
al proiectului care stabilește activitățile dedicate pentru dezvoltarea, monitorizarea și controlul
conținutului proiectului.

Carta proiectului oferă o descriere generală a proiectului și a caracteristicilor produsului.

Aceasta conține și cerințele privind aprobarea proiectului. Dacă organizația nu utilizează o
cartă a proiectului, atunci informații comparabile trebuie obținute sau elaborate și utilizate ca
bază pentru descrierea detaliată a conținutului proiectului. Organizațiile care nu elaborează un act
formal de autorizare a proiectului vor realiza de obicei o analiză informală pentru a identifica
conținutul necesar pentru planificarea ulterioară a conținutului.
Documentația de definire a cerințelor
Aceste documentații vor fi folosite pentru a selecta cerințele care vor fi incluse în proiect.

Patrimoniul de procese organizaționale poate influența modul în care este definit

conținutul. Exemplele includ, fără a se limita la:
 Politici, proceduri și modele pentru descrierea conținutului proiectului;
 Documente de proiect din proiecte anterioare;
 Lecțiile învățate/însușite din faze sau proiecte anterioare.

Definirea conținutului: instrumente și tehnici

Expertizarea este utilizată adesea pentru analiza informațiilor necesare elaborării
descrierii conținutului proiectului. Raționamentul și expertiza sunt aplicate oricăror detaliile
tehnice. Expertiza este oferită de orice grup sau individ cu instruire sau cunoștințe de
specialitate, fiind disponibilă din mai multe surse, fără a se limita la:
  Alte unități din cadrul organizației;
 Consultanți;
 Părți interesate, inclusiv clienți sau sponsori;
 Asociații profesionale și tehnice;
 Grupuri/ramuri/sectoare industriale;
 Experți în domeniu.

Analiza produsului
Pentru proiectele care au ca livrabil un produs, spre deosebire de cele având un
serviciu sau un rezultat, analiza produsului poate fi un instrument eficace. Fiecare domeniu de
aplicare are una sau mai multe metode general acceptate pentru transformarea descrierilor
generale ale produselor în livrabile tangibile. Analiza produsului cuprinde tehnici, cum ar fi:
subdivizarea pe componente a produsului, analiza sistemelor, analiza cerințelor, ingineria
sistemelor, ingineria valorii și analiza valorii.

Generarea alternativelor este o tehnică utilizată pentru a genera cât mai multe alternative
potențiale pentru a identifica abordări diferite în execuția și finalizarea lucrărilor proiectului.
Se pot utiliza mai multe tehnici de management general, cum ar fi: brainstorming, gândire laterală,
analiza alternativelor etc.
Seminariile
Implicarea participanților relevanți cu o multitudine de așteptări și/sau experiență în
domeniu în aceste sesiuni de lucru intensive ajută la atingerea unei înțelegeri comune inter-
disciplinare a obiectivelor proiectului și limitelor sale.

DEFINIREA CONȚINUTULUI: IEȘIRI

Descrierea conținutului proiectului („Project Scope Statement”) prezintă o descriere a
conținutului proiectului, livrabilelor majore, ipotezelor și constrângerilor. Descrierea conținutului
proiectului documentează întregul conținut, incluzând conținutul proiectului și conținutul
produsului. Sunt descrise, în detaliu, livrabilele proiectului și munca necesară creării acestor
livrabile. De asemenea, acestea furnizează și o înțelegere comună a conținutului proiectului la
nivelul părților interesate ale proiectului. Documentul poate conține excluderi explicite din
conținut ce pot ajuta în gestionarea așteptărilor părților interesate. El permite echipei de proiect să
realizeze o planificare mai detaliată, să ghideze activitățile echipei de proiect în timpul execuției
și oferă referința pentru a evalua dacă cererile de schimbare sau efortul suplimentar este în
interiorul sau în exteriorul limitelor proiectului.
Gradul și nivelul de detaliere prin care specificațiile conținutului proiectului determină
lucrările ce vor fi efectuate și lucrările excluse din conținutul proiectului pot determina cât de
bine echipa de management al proiectului poate controla întregul proiect. Specificațiile
conținutului proiectului, în mod direct sau prin referințe la alte
documente, cuprinde următoarele elemente:

 Descrierea conținutului produsului („product scope”) - elaborează progresiv

caracteristicile produsului, serviciului sau rezultatului descris în Carta proiectului și în
documentația cerințelor;
 Criteriile de acceptare - definesc un set de condiții ce trebuie îndeplinite înainte ca
livrabilele să fie acceptate;
 Livrabilele - includ orice produs unic și verificabil, rezultat sau capabilitate pentru a
finaliza un proces, o fază sau un proiect. Livrabilele cuprind și rezultatele auxiliare, cum ar fi:
rapoartele și documentația de management a proiectului. Livrabilele pot fi descrise la nivel
sintetic sau foarte detaliat;
 Excluderile din proiect - identifică la nivel general elementele care sunt excluse
din proiect. Stabilesc explicit elementele care sunt în afara conținutului proiectului ajutând la
gestionarea așteptărilor părților interesate;
 Constrângerile - un factor de limitare ce afectează execuția unui proiect sau
proces. Constrângerile identificate în cadrul definirii conținutului proiectului enumără și descriu
restricții interne sau externe sau limitări asociate cu conținutul ce afectează execuția proiectului (de
exemplu, un buget prestabilit sau orice termene și repere ale programului de execuție, emise de
client sau de către organizație). În general, când un proiect este realizat în baza unui contract,
prevederile contractuale acționează ca și constrângeri. Informațiile despre constrângeri pot fi
incluse în descrierea conținutului proiectului sau într-un registru separat;
 Ipotezele / Prezumțiile - un factor în cadrul procesului de planificare, considerat a fi
adevărat, real sau cert, fără necesitatea de a fi dovedit sau demonstrat. De asemenea,
ipotezele descriu impactul posibil al acestor factori, în cazul în care se dovedesc a fi falși.
Deseori, echipa de proiect identifică, documentează și validează ipotezele în cadrul procesului de
planificare. Informațiile despre ipoteze pot fi incluse în documentul de definire a conținutului
proiectului sau într-un registru separat.
Deși carta proiectului și descrierea conținutului proiectului sunt uneori percepute ca și cum
ar avea un oarecare grad de redundanță, la nivel de detaliu ele diferă considerabil una față de
cealaltă. Carta proiectului conține informații generale, în timp ce descrierea conținutului
proiectului conține o descriere detaliată a elementelor din conținut. Aceste elemente sunt elaborate
progresiv pe parcursul proiectului. Tabelul 5-1 descrie câteva elemente principale pentru fiecare
document.
 TABEL 3-‐1 ELEMENTE ALE CARTEI PROIECTULUI ȘI ALE DESCRIERII
CONȚINUTULUI PROIECTULUI

Actualizări ale documentelor de proiect

Documentele de proiect care pot fi actualizate includ, fără a se limita la:
 Registrul părților interesate;
 Documentația cerințelor;
 Matricea de trasabilitate a cerințelor.