3.

2 Colectarea cerințelor
Colectarea cerințelor este procesul de determinare, documentare și gestionare a nevoilor
și cerințelor părților interesate în vederea îndeplinirii obiectivelor proiectului. Beneficiul principal
al acestui proces este faptul că furnizează o bază pentru definirea și gestionarea specificațiilor
tehnice și de funcționalitate ale produsului și a întregii munci din cadrul proiectului. Intrările,
instrumentele & tehnicile și ieșirile acestui proces sunt descrise în Figura 3-2. Figura 3-3 descrie
diagrama fluxului de date pentru acest proces.

FIGURA 3--2 COLECTAREA CERINȚELOR: INTRĂRI, INSTRUMENTE & TEHNICI, IEȘIRI

FIGURA 3--3 COLECTAREA CERINȚELOR: DIAGRAMA FLUXULUI DE DATE

 Succesul proiectului este influențat direct de implicarea activă a părților interesate de
proiect în descoperirea și detalierea nevoilor în cerințe și prin grija asumată în determinarea,
documentarea și gestionarea cerințelor produsului, serviciului sau rezultatului proiectului.
Cerințele includ condiții sau capacități ce trebuie îndeplinite de către proiect sau să fie prezente în
produs, serviciu ori rezultat pentru a finaliza un contract sau alte specificații solicitate formal.
Cerințele includ nevoi și așteptări cuantificate și documentate ale sponsorului, clientului și ale
altor părți interesate în proiect.

Multe organizații clasifică cerințele în diverse tipuri, cum ar fi:

 Soluții de afaceri – referindu-se la nevoile părților interesate în proiect;

 Soluții tehnice – referindu-se la modalitatea în care necesitățile vor fi

implementate.

Cerințele pot fi grupate în clasificări ce dau posibilitatea la o rafinare ulterioară și la

adăugarea mai multor detalii, pe măsură ce cerințele sunt elaborate. Aceste clasificări cuprind:

 Cerințe de afaceri – descriu nevoile organizației la nivel agregat, ca un tot (de

exemplu, probleme și oportunități de afaceri, precum și motivele pentru care a fost demarat un
proiect);
 Cerințe ale părților interesate în proiect - descriu nevoile unei părți interesate sau
ale unui grup de părți interesate;
 Cerințe de soluții – descriu proprietăți, funcții și caracteristici ale produsului,
serviciului sau rezultatului ce vor satisface cerințele părților interesate. Cerințele de soluții sunt
grupate în cerințe funcționale și nonfuncționale, după cum urmează:
o Cerințe funcționale - descriu comportamentul produsului (de exemplu,
procese, date și interacțiuni cu produsul).
o Cerințe nonfuncționale - completează cerințele funcționale și descriu
condițiile de mediu sau calitățile cerute pentru ca produsul să fie eficace (de exemplu, rezistență,
securitate, performanță, siguranță, nivelul de servicii, suportabilitate, retenție/eliminare, etc.).
 Cerințe de tranziție - descriu capacități temporare, cum sunt conversia datelor și
cerințele de instruire necesare pentru a tranzita de la starea curentă (așa cum este acum -„as-is”)
într-o stare viitoare (așa cum va fi -„to-be”);
 Cerințe de proiect - descriu acțiuni, procese sau alte condiții pe care proiectul
trebuie să le îndeplinească;
 Cerințele de calitate - cuprind orice condiție sau criteriu necesare pentru a valida
finalizarea cu succes a unui livrabil al proiectului sau îndeplinirea altor cerințe ale proiectului.
 COLECTAREA CERINȚELOR: INTRĂRI
Planul de management al conținutului oferă claritate în ceea ce privește modalitatea prin
care echipele de proiect vor determina ce categorie de cerințe este necesară a fi colectată pentru
proiect.
Planul de management al cerințelor prezintă procesele ce vor fi utilizate în desfășurarea
procesului „Colectarea cerințelor” pentru a defini și documenta nevoile părților interesate.

Planul de management al părților interesate în proiect este utilizat pentru a înțelege

cerințele de comunicare ale părților interesate în proiect și nivelul de implicare al acestora
precum și pentru a evalua și adapta nivelul lor de participare în lucrările aferente cerințelor.

Carta proiectului este utilizată pentru a furniza descrierea generală a produsului,

serviciului sau rezultatului proiectului astfel încât să poată fi elaborate cerințele detaliate.

Registrul părților interesate este utilizat pentru a identifica părțile interesate care pot
furniza înformații despre cerințe. De asemenea, registrul părților interesate cuprinde cerințele
majore și așteptările principale pe care părțile interesate le-ar putea avea din partea proiectului.

COLECTAREA CERINȚELOR: INSTRUMENTE & TEHNICI

Interviul este o abordare formală sau informală de a obține informații de la părțile
interesate printr-o discuție directă cu acestea. De obicei, acesta este realizat prin adresarea de
întrebări pregătite și spontane, și înregistrarea răspunsurilor. Interviurile sunt realizate de obicei
„unu la unu” între un intervievator și un intervievat, dar pot implica mai mulți intervievatori
și/sau intervievați. Intervievarea participanților cu experiență în proiect, a sponsorilor și a altor
manageri executivi, precum și a experților în domeniu poate ajuta la identificarea și definirea
caracteristicilor, precum și a funcțiilor dorite ale livrabilelor produsului. De asemenea, interviurile
sunt utile pentru obținerea de informații confidențiale.
Focus grup-uri.
Focus grup-urile pun față în față părți interesate precalificate și experți în domeniu pentru a
afla așteptările și atitudinile acestora față de un produs, serviciu sau rezultat propus. Un
moderator instruit ghidează grupul într-o discuție interactivă, concepută mai mult ca o
conversație decât ca un interviu „unu la unu”.

Seminariile („Facilitated Workshops”) sunt sesiuni orientate pe un subiect specific care

aduc împreună părțile interesate importante în vederea definirii cerințelor produsului.
Seminariile sunt considerate o tehnică primară de definire rapidă a cerințelor interfuncționale și de
reconciliere a diferențelor dintre părțile interesate. Datorită naturii lor de grupe interactive,
seminariile bine moderate pot clădi încredere, cultiva relații și îmbunătăți comunicarea între
participanți, ceea ce poate duce la un consens ridicat între părțile interesate. Un alt beneficiu al
acestei tehnici constă în faptul că problemele pot fi descoperite și soluționate mai rapid decât în
cadrul sesiunilor individuale.
De exemplu, seminariile moderate numite sesiuni de dezvoltare comună de aplicații JAD
(„Joint Application Development”) sunt utilizate în dezvoltarea aplicațiilor informatice.
Aceste seminarii se axează pe punerea față în față a experților în domeniul afacerilor și cei ai
echipei de dezvoltare pentru a îmbunătăți procesul de dezvoltare a aplicațiilor informatice. În
industria prelucrătoare, funcția de urmărire a calității QFD („Quality Function Deployment”) este
un alt exemplu de tehnică de seminar care ajută la determinarea caracteristicilor critice pentru
dezvoltarea unui produs nou. QFD începe cu colectarea nevoilor clienților, proces cunoscut și sub
numele de Vocea clientului (VOC - „Voice of Customer”). Aceste nevoi sunt sortate și ierarhizate în
mod obiectiv și sunt stabilite obiectivele care trebuie atinse. Cerințele utilizatorilor („user stories”) sunt
descrieri scurte și textuale ale funcționalităților cerute, adesea elaborate în cadrul seminarului pentru
identificarea cerințelor. Cerințele utilizatorilor descriu părțile interesate care beneficiază de
funcționalitățile produsului (rol), ce parte interesată trebuie să atingă obiectivul (scop) și beneficiul
pentru partea interesată (motivare). Cerințele utilizatorilor sunt o abordare des întâlnită în metodele
de lucru Agile.
Tehnicile creative de grup
Se pot organiza mai multe activități de grup pentru identificarea cerințelor de proiect și
produs. Printre activitățile de creativitate în grup se numără:
 Brainstorming - tehnică utilizată pentru a genera și colecta mai multe idei cu
privire la cerințele de proiect și de produs. Deși, în esență, tehnica brainstorming nu include
votarea sau iierarhizare, este adesea utilizată împreună cu alte tehnici creative de group care
îndeplinesc acest rol;
 Tehnica grupului nominal - extinde tehnica brainstorming cu un proces de votare
utilizat pentru a ierarhiza ideile utile pentru un brainstorming avansat sau pentru stabilirea
priorităților;

 Harta conceptuală - ideile create printr-un brainstorming individual sunt

consolidate într-o singură hartă pentru a reflecta elementele comune și diferențele de percepție,
precum și pentru a genera idei noi;
 Diagrama de afinitate - permite sortarea în grupuri a unui număr mare de idei în
vederea revizuirii și analizei;
 Analiza decizională multicriterială - utilizează o matrice de decizie pentru a
furniza o abordare analitică sistematică de stabilire a criterilor, cum sunt: nivelurile de risc,
incertitudinea și ponderea, cu scopul de a evalua și ordona o mulitudine de idei.

Chestionarele și sondajele sunt seturi de întrebări scrise și concepute pentru a acumula rapid
informații de la un număr mare de intervievați. Chestionarele și/sau sondajele sunt cele mai
recomandate pentru un public țintă variat când este nevoie de un rezultat rapid, când intervievații
sunt dispersați geografic și când este utilă o analiză statistică.

Observările asigură un mod direct de analiză a persoanelor în propriul lor mediu și a

modului în care acestea își îndeplinesc obligațiile sau sarcinile și execută procesele.

Metoda este utilă mai ales pentru procesele detaliate în care oamenii care utilizează
produsul au dificultăți sau ezită să-și exprime cerințele. Observarea este denumită și „practica la
locul de muncă” („job shadowing”). De obicei, ea este realizată din exterior, de către un observator
care urmărește cum își desfășoară activitatea un angajat cu experiență în mediul respectiv. Acest
lucru poate fi realizat și de un „observator participant” care chiar realizează procesul sau procedura
pentru a afla modul de execuție al acestuia și pentru a descoperi cerințe ascunse.
Prototipuri
Realizarea de prototipuri este o metodă de obținere a unui răspuns preliminar („early
feedback”) cu privire la cerințe, prin furnizarea unui model de produs așteptat, înainte de realizarea
efectivă a acestuia. Deoarece prototipurile sunt tangibile, acestea permit părților interesate să
experimenteze un model al produsului finit spre deosebire de simpla discutare a reprezentărilor
abstracte ale cerințelor lui. Prototipurile susțin conceptul de elaborare progresivă pentru că sunt
utilizate în cicluri iterative de creare și simulări, experimentări ale utilizatorilor, generări de
răspunsuri și revizuiri ale prototipului. După realizarea unui număr suficient de cicluri de
răspunsuri, cerințele obținute prin intermediul prototipului sunt suficiente pentru a trece la faza
de proiectare sau de construcție. Expunerea narațiunii („storyboarding”) este o tehnică de
prezentare a unei secvențe sau de navigare printr-o serie de imagini sau ilustrații. Expunerea
narațiunii este utilizată pentru o multitudine de proiecte dintr-o multitudine de industrii cum sunt:
filmul, publicitatea, educația și proiectele Agile de dezvoltare a sistemelor informatice. În
dezvoltarea de sisteme informatice, expunerea narațiunii folosește simulări pentru a arăta căile
de navigare prin paginile web, prin ecranele de aplicații sau prin alte interfețe utilizate de
beneficiarul final.

Analiza comparativă („Benchmarking”) implică compararea abordărilor actuale sau a

celor planificate (de exemplu, procesele sau operațiunile) cu cele din alte organizații echivalente
pentru a identifica practicile cele mai bune („best practices”), a genera idei de îmbunătățire și a
furniza o bază de măsurare a performanței. Organizațiile examinate în acest proces de
comparare prin intermediul analizei comparative pot fi interne sau externe.
Diagramele contextului
Diagrama contextului este un exemplu de model de conținut. Diagramele contextului
descriu vizual conținutul produsului prin prezentarea unui sistem funcțional (procese,
echipamente, sisteme de computere, etc.) și modalitatea prin care oamenii și alte sisteme (actori)
interacționează cu acesta. Diagramele contextului arată
 intrările în sistem, actorii ce furnizează intrările, ieșirile din sistem și destinatarii ce
primesc aceste ieșiri.
Analiza documentației
Analiza documentației este folosită pentru obținerea de cerințe prin analiza
documentației existente și identificarea de informații relevante pentru cerințe. Există o multitudine
de documente ce pot fi analizate pentru a ajuta la obținerea de cerințe relevante. Exemple de
documente ce pot fi analizate includ, fără a le limita la: planuri de afaceri, literatura de
specialitate, acorduri, cereri de propuneri, fluxuri ale proceselor curente, modele logice de date,
documentații cu reguli de afaceri, documentații pentru aplicații informatice, procese de afaceri
sau documentații pentru interfețe, cazuri de utilizare („use cases”), alte documentații cu cerințe,
liste cu probleme, politici, proceduri și alte documente de reglementare cum sunt legi, coduri sau
ordonanțe, etc.

COLECTAREA CERINȚELOR: IEȘIRI

Documentarea cerințelor
Documentarea cerințelor descrie modul în care cerințele individuale răspund
necesităților de afaceri ale unui proiect. Cerințele pot începe de la un nivel general și pot deveni
din ce în ce mai detaliate pe măsură ce sunt cunoscute mai multe informații. Pentru crearea
referinței cerințelor, acestea trebuie să fie clare (măsurabile și testabile), urmărite, complete,
consecvente și acceptabile pentru părțile interesate importante. Formatul documentului de
definire a cerințelor poate varia de la un simplu document care listează toate cerințele clasificate
după partea interesată și prioritate, până la forme mai elaborate care conțin un rezumat executiv,
descrieri detaliate și anexe.
Componentele documentării cerințelor pot include, fără a se limita la:
 Cerințe de afaceri:
o Obiective ale proiectului și ale afacerii pentru trasabilitate,
o Reguli de afaceri pentru organizația executantă,
o Principii de bază ale organizației;
 Cerințe ale părților interesate:
o Impact asupra altor domenii din organizație,
o Impact asupra altor entități din interiorul sau exteriorul organizației,
o Comunicare între părțile interesate și raportare a cerințelor;
 Cerințe ale soluției:
o Cerințe funcționale și non-funcționale,
o Cerințe de conformitate cu tehnologii sau standarde,
 o Cerințe de suport și instruire,
o Cerințe ale calității,
o Cerințe de raportare, etc. (cerințele de soluție pot fi documentate textual,
cu modele sau în ambele moduri);
 Cerințe de proiect:
o Nivele de servicii, performanță, siguranță, conformitate, și altele,
o Criterii de acceptare;
 Cerințe de tranziție;
 Ipoteze, dependențe și constrângeri ale cerințelor.