Sunteți pe pagina 1din 7

5.

3 ESTIMAREA COSTURILOR
Estimarea costurilor este procesul de dezvoltare a unei aproximări a resurselor
monetare necesare pentru finalizare activităților proiectului. Principalul beneficiu al acestui
proces este acela că determină valorile costurilor necesare finalizării lucrărilor din cadrul
proiectului. Intrările, instrumentele & tehnicile și ieșirile acestui proces sunt descrise în Figura 5-
4.
Figura 5-5 prezintă diagrama fluxului de date pentru acest proces.

FIGURĂ 5-­‐4 ESTIMAREA COSTURILOR: INTRĂRI, INSTRUMENTE &


TEHNICI, IEȘIRI

FIGURĂ 5-­‐5 ESTIMAREA COSTURILOR: DIAGRAMA FLUXULUI DE DATE

1
Estimarea costurilor este o predicție bazată pe informațiile cunoscute la un moment dat.
Estimarea costurilor include identificarea și considerarea alternativelor costurilor pentru a iniția
și finaliza proiectul. Trebuie luate în considerare costurile compromisurilor și riscurile, cum ar fi:
decizia „produc-sau-cumpăr” („Make or Buy”), achiziție versus închiriere, precum și partajarea
resurselor pentru a obține un nivel optim al costurilor proiectului.
Estimările costurilor sunt în general exprimate în unități monetare (de exemplu, dolar,
euro, yen, etc.), deși în anumite cazuri pentru a facilita comparațiile și pentru a elimina efectele
fluctuațiilor valutare se folosesc alte unități de măsură cum ar fi ore*om sau zile*om.
Estimările costurilor trebuie revizuite și rafinate pe parcursul proiectului pentru a reflecta
detaliile suplimentare, pe măsură ce acestea devin disponibile și presupunerile sunt testate.
Acuratețea estimării proiectului va crește pe măsură ce proiectul evoluează de-a lungul ciclului
său de viață. De exemplu, un proiect în fază de inițiere poate avea o precizie a ordinului de
mărime în intervalul -25% până la +75%. Mai târziu în proiect, pe măsură ce sunt disponibile
mai multe informații, estimările definitive se pot reduce în jurul unui interval de acuratețe de
-5% până la +10%. În unele organizații, există ghiduri cu privire la momentul în care se pot
face astfel de detalieri, inclusiv gradul de încredere și precizie așteptat.
Sursele informațiilor de intrare sunt derivate din ieșirile proceselor din alte Arii de
cunoștințe. După primire, toate aceste informații vor rămâne disponibile ca intrări pentru toate
procesele de management al costurilor.
Costurile sunt estimate pentru toate resursele care vor fi alocate proiectului. Acestea includ,
dar fără a se limita la: manoperă, echipamente, materiale, servicii și facilități; dar și categorii
speciale cum ar fi rezerva pentru atenuarea efectelor inflației, costul finanțării sau costuri cu
rezervele de contingență. O estimare de cost reprezintă o evaluare cantitativă a costurilor
probabile pentru resursele necesare pentru finalizarea activităților. Estimările de cost pot fi
prezentate la nivel de activitate sau sub formă sumarizată.

ESTIMAREA COSTURILOR: INTRĂRI


Planul de management al costurilor definește cum se va face managementul și controlul
costurilor proiectului. Acesta include metodele folosite și nivelul de precizie cerut pentru estimarea
costului activităților.
Planul de management al resurselor umane furnizează atributele pentru personalul
proiectului, tarifele personalului și recompensele, ca și componente necesare pentru elaborarea
estimărilor costurilor proiectului.
Referința conținutului proiectului este formată din următoarele:
 Descrierea conținutului proiectului furnizează descrierea produsului, criteriile de
2
acceptare, livrabilele importante, limitele proiectului, ipotezele și constrângerile legate de proiect.
O ipoteză importantă ce trebuie făcută când se estimează costurile unui proiect este dacă estimările
vor fi limitate doar la costurile directe ale proiectului sau vor include și costurile indirecte.
Costurile indirecte sunt acele costuri care nu pot fi alocate direct unui anumit proiect și, de
aceea, vor fi acumulate și alocate echitabil mai multor proiecte printr-o procedură contabilă
aprobată și documentată. Una din cele mai frecvente constrângeri ale proiectelor este existența
unui buget limitat. Alte exemple de constrângeri sunt: termenele de livrare solicitate,
disponibilitatea resurselor specializate și politicile organizaționale.
 Structura ierarhizată a lucrărilor. WBS furnizează relațiile la nivelul tuturor
componentelor și livrabilelor proiectului.
 Dicționarul WBS furnizează informații detaliate despre livrabile și o descriere a
activităților pentru fiecare componentă din WBS necesară pentru realizarea fiecărui livrabil.
Informații suplimentare pot fi găsite în referința conținutului proiectului având implicații
contractuale și legale, cum ar fi: sănătatea, siguranța, securitatea, performanța, mediul, asigurarea,
drepturile de proprietate intelectuală, licențele și autorizațiile. Toate aceste informații trebuie avute
în vedere în momentul elaborării estimărilor de cost.
Programul de execuție al proiectului Tipul, cantitatea resurselor și durata de timp în care
aceste resurse sunt folosite pentru finalizarea proiectului reprezintă factori importanți în estimarea
costurilor proiectului. Resursele din programul de execuție și duratele acestora sunt utilizate ca
intrări principale în acest proces. Estimarea resurselor activităților implică determinarea
disponibilității personalului, numărul de ore*om cerut și cantitățile de materiale și echipamente
pentru realizarea activităților din programul de execuție. Acest proces este coordonat în strânsă
legătură cu procesul de estimare a costurilor. Estimarea duratelor activităților va afecta
estimările de costuri în orice proiect în care bugetul include o rezervă pentru costurile de finanțare
(inclusiv dobânzile) și unde resursele sunt alocate pe unități de timp și pe durata activității. Estimările
duratelor activităților pot afecta și estimările de cost care conțin costuri dependente de timp,
cum ar fi munca sindicalizată cu acorduri colective de muncă ce trebuie reînnoite periodic sau
materiale cu variații sezoniere de costuri.
Registrul riscurilor trebuie revizuit pentru a lua în considerare costurile corespunzătoare
răspunsului la riscuri. De obicei, constând în amenințări sau oportunități, riscurile au impact atât
asupra costurilor pe activități cât și asupra costurilor globale ale proiectului. Ca regulă generală,
atunci când proiectul se confruntă cu un risc negativ, costurile proiectului pe termen scurt vor
crește și vor apărea uneori unele întârzieri în programul de execuție. În mod similar, echipa de
proiect trebuie să fie atentă la potențialele oportunități care pot aduce beneficii comerciale fie prin
reducere directă a costurilor pe activități, fie prin accelerarea timpului de execuție.
3
Factori de mediu ai organizației care influențează procesul de estimare a costurilor
proiectului includ, fără a se limita la: Condițiile de piață. Aceste condiții descriu ce produse,
servicii și rezultate sunt disponibile pe piață, de la cine, cu ce termeni și în ce condiții.
Condițiile regionale și/sau globale de cerere și ofertă influențează într-o foarte mare măsură
costurile resurselor.
Informațiile comerciale publicate. Informațiile despre costul resurselor sunt disponibile de
obicei în bazele de date comerciale care urmăresc costurile cu resursele umane și competențele
acestora și furnizează standarde de cost pentru materiale și echipamente. Listele de prețuri
publicate de către vânzători reprezintă o altă sursă de informații.
Patrimoniul de procese organizaționale care pot influența procesul de estimare a
costurilor include, fără a se limita la:
 Politici de estimare a costurilor,
 Modele de estimare a costurilor,
 Informați istorice,
 Lecții învățate.

ESTIMAREA COSTURILOR: INSTRUMENTE & TEHNICI


Expertizarea, ghidată de informațiile istorice, furnizează o viziune valoroasă despre
mediul și informațiile din proiecte anterioare similare. De asemenea, expertizarea poate fi
utilizată pentru a determina oportunitatea de a combina metodele de estimare și modul de
reconciliere a diferențelor dintre acestea.
Estimarea prin analogie a costurilor utilizează valori cum sunt conținutul proiectului,
cost, buget și durata sau măsuri de scală precum dimensiunea, ponderea și complexitatea
proiectelor anterioare similare, utilizate ca bază pentru estimarea aceluiași parametru sau
aceleiași măsurători din proiectul curent. Pentru estimarea costurilor, tehnica se bazează pe
costurile reale ale proiectelor anterioare similare ca bază pentru estimarea costurilor proiectului
curent. Este o estimare brută, ajustată uneori cu diferențele cunoscute privind complexitatea
proiectului.
Estimarea prin analogie este utilizată în mod frecvent pentru a estima o valoare atunci
când este disponibilă doar o cantitate redusă de informații despre proiect, de exemplu, în fazele
incipiente ale proiectului. Estimarea prin analogie pentru cost utilizează informații istorice și
expertize.
Estimarea prin analogie este în general mai puțin costisitoare și durează o perioadă mai
scurtă de timp față de alte tehnici, dar în general este mai puțin precisă. Estimarea prin analogie
pentru costuri poate fi aplicată întregului proiect sau anumitor segmente din cadrul acestuia,
4
împreună cu alte metode de estimare. Estimarea prin analogie este mai sigură atunci când proiectele
anterioare sunt similare în mod real și nu doar aparent, iar membrii echipei de proiect care pregătesc
estimările au expertiza necesară.
Estimarea parametrică utilizează relații statistice între datele istorice relevante și alte
variabile (de exemplu, suprafața exprimată în metri pătrați în domeniul construcțiilor) pentru a
calcula o estimare a costurilor proiectului. Această tehnică poate avea nivele mai mari de precizie
depinzând de gradul de complexitate a datelor integrate în model. Estimările parametrice ale
costului pot fi aplicate întregului proiect sau anumitor segmente din proiect împreună cu alte
metode de estimare.
Estimarea „de jos în sus” („bottom-up”) este o metodă de estimare a unei componente a
lucrării. Costurile individuale ale pachetelor de lucrări (WP) sau activităților sunt estimate până
la cel mai înalt grad de detaliere specificat. Costurile detaliate sunt apoi sumarizate sau cumulate
de jos în sus („rolled-up”) spre nivelurile superioare pentru raportări și monitorizări ulterioare.
În general, costurile și precizia estimărilor de jos în sus sunt influențate de mărimea și
complexitatea activității individuale sau a pachetului de lucrări.
Estimarea cu trei valori. Precizia estimărilor într-un singur punct a costurilor pe activități
poate fi îmbunătățită prin luarea în considerare a incertitudinilor și riscurilor și utilizând trei
estimări pentru a defini un interval aproximativ pentru costul unei activități:
 Cel mai probabil (cM). Costul activității stabilit printr-o evaluare realistă a
efortului pentru munca necesară și pentru toate cheltuielilor prevăzute.
 Optimist (cO). Costul activității stabilit prin analiza celui mai favorabil
scenariu pentru activitatea respectivă.
 Pesimist (cP). Costul activității stabilit prin analiza celui mai nefavorabil
scenariu pentru activitatea respectivă.
În funcție de distribuția acceptată a valorilor în intervalul celor trei estimări, costul
așteptat, ce poate fi calculat utilizând o formulă. În mod obișnuit sunt utilizate două formule:
una pentru distribuția triunghiulară și una pentru distribuția Beta. Formulele sunt:
 Distribuția triunghiulară. cE=(cO+cM+cP)/3
 Distribuția Beta (din analiza tradițională PERT). cE=(cO+4cM+cP)/6
Estimările costurilor stabilite prin metoda celor trei valori cu o distribuție asumată
furnizează un cost așteptat și clarifică intervalul de incertitudine din jurul costului așteptat.
Analizele rezervelor. Estimările costurilor pot include rezerve pentru situații neprevăzute
(denumite și rezerve de contingență) pentru a ține cont de incertitudinea costurilor. Rezervele
de contingență reprezintă bugetul inclus în referința costurilor alocat riscurilor identificate și
acceptate, și pentru cele care sunt dezvoltate răspunsuri de contingență sau de reducere a
5
riscurilor. Rezervele de contingență sunt deseori văzute ca parte a bugetului ce se adresează
elementelor „cunoscute-necunoscute” care pot afecta proiectul. De exemplu, refacerea muncii
pentru anumite livrabile poate fi anticipată, în schimb cantitatea de muncă rămâne o
necunoscută. Rezerve de contingență pot fi estimate pentru a răspunde situațiilor de refacere a
lucrărilor pentru care nu se cunoaște cantitatea de efort. Acestea pot fi făcute pentru o activitate
specifică, pentru întreg proiectul, sau pentru ambele. Rezerva de contingență poate fi un procent
din costul estimat, o valoare fixă sau poate fi elaborată prin utilizarea unei metode de analiză
cantitativă.
Pe măsură ce informații mai precise despre proiect devin disponibile, rezerva de
contingență poate fi folosită, redusă sau eliminată. Rezerva trebuie clar identificată în
documentația de cost. Rezervele de contingență sunt parte din referința costurilor și din cerințele
generale de finanțare ale proiectului.
De asemenea, pot fi realizate estimări pentru rezerva managerială a proiectului pentru
a fi finanțată. Rezerva managerială reprezintă o sumă din bugetul proiectului reținută în scop
de control al managementului și este rezervată pentru lucrări neprevăzute, dar necesare
proiectului. Rezerva managerială este destinată să acopere situațiile de tip „necunoscut-
necunoscut” ce pot afecta proiectul. Aceasta nu este inclusă în referința costurilor, dar este
parte din bugetul total al proiectului și a cerințelor de finanțare. Când o anumită valoare din
rezerva managerială este utilizată pentru a finanța lucrări neprevăzute, valoarea rezervei
managerială utilizată se adaugă referinței costurilor, aceasta implicând o cerere de schimbare
aprobată a referinței costurilor.
Costul calității. Ipotezele cu privire la costurile calității (COQ – „Cost Of Quality”)
pot fi utilizate pentru a pregăti estimările costurilor pe activitate.
Sistemul informațional pentru managementul de proiect, foile de calcul computerizate,
simulările și instrumentele statistice sunt utilizate pentru estimarea costurilor. Aceste
instrumente pot simplifica utilizarea anumitor tehnici de estimare a costurilor facilitând rapid
luarea în considerare a alternativelor de estimare a costurilor.
Analiza ofertelor furnizorilor. Metodele de estimare a costurilor pot include analiza
costurilor proiectului, bazată pe ofertele furnizorilor calificați. Când proiectele sunt alocate unui
furnizor prin procese concurențiale este posibil ca echipa de proiect să depună un efort
suplimentar de estimare a costurilor pentru a examina prețul livrabilelor individuale și obținerea
unui cost care se încadrează în costul final total al proiectului.
Tehnicile decizionale de grup. Abordarea bazată pe echipe, cum ar fi brainstorming,
tehnica Delphi sau tehnica grupului nominal, este utilă în implicarea membrilor echipei pentru
îmbunătățirea acurateței estimării și pentru angajamentul față de estimarea în curs de realizare.
6
Prin implicarea în procesul de estimare a unui grup structurat de resurse umane familiare cu
execuția tehnică a lucrării, sunt obținute informații suplimentare și estimări cu acuratețe mult
mai bună. În plus, când resursele umane sunt implicate în procesul de estimare, angajamentul
lor pentru obținerea rezultatului estimărilor crește.

ESTIMAREA COSTURILOR: IEȘIRI


Estimările costurilor activităților sunt evaluări cantitative ale costurilor probabile
necesare pentru finalizarea lucrărilor din cadrul proiectului. Estimările costurilor pot fi prezentate
sumarizat sau în detaliu. Costurile sunt estimate pentru toate resursele activităților care au
alocate costuri. Acestea includ, fără a se limita la: manopera, materialele, echipamentele,
serviciile, utilitățile, tehnologia informației și categoriile speciale cum ar fi costul finanțării
(incluzând dobânzile), inflația, ratele de schimb sau costul rezervei de contingență. Costurile
indirecte, dacă sunt incluse în estimările proiectului, pot fi incluse la nivelul activităților sau la
nivele superioare.
Justificări ale estimărilor. Cantitatea și tipul de detalii suplimentare care susțin estimarea
costurilor variază în funcție de domeniul de aplicare. Indiferent de nivelul de detaliere,
documentația suport trebuie să asigure o înțelegere clară și completă a modului de obținere a
estimării costurilor.
Detaliile suport pentru estimarea costurilor activităților pot include:
 Documentația bazei pentru estimări (de exemplu, CUM a fost aceasta elaborată);
 Documentația tuturor ipotezelor făcute;
 Documentația oricărei constrângeri cunoscute;
 Indicarea unui interval al estimărilor posibile (de exemplu, 10,000 Є (±10 %) pentru a
indica faptul că valoarea costului unui articol este așteptată să fie într-un anumit interval);
 Indicarea nivelului de încredere a estimării finale.
Actualizări ale documentelor de proiect. Documentele din cadrul proiectului care pot fi
actualizate includ registrul riscurilor, fără a se limita la acesta.