MANUAL DE FORMAÇÃO

DESLOCAÇÕES

ORGANIZAÇÃO E PLANIFICAÇÃO
ÍNDICE
Pág.
Capítulo 1 – Deslocações Internas 3

Capítulo 2 – Planeamento e organização de uma 5

viagem ao estrangeiro

Capítulo 3 – Relatórios 11

Bibliografia 12
 CAPÍTULO 1 – DESLOCAÇÕES INTERNAS

OBJECTIVOS CONTEÚDOS

Identificar e executar as Listagem de tarefas; Contactos

atividades inerentes à planificação inerentes; Recolha de elementos;
de deslocações internas e de Organização da deslocação.
viagens ao estrangeiro.

As deslocações na Atividade Profissional

Para além da necessidade de contactar diretamente clientes, fornecedores e
mercados, a internacionalização de acordos, protocolos e eventos socioprofissionais tem
vindo a vulgarizar as deslocações e viagens.

Esta prática, favorecida pelo desenvolvimento das vias e meios de transporte e

pela abolição de fronteiras na comunidade, tornou-se consequentemente parte integrante
da moderna atividade empresarial.

Finalidades das Viagens

atividade de filiais, sucursais e dependências;

praças ou mercados nacionais ou internacionais; de

associações socioprofissionais (rotários, por exemplo);

De alvarás, licenciamento, propostas para concursos públicos, etc.;

A planificação e a organização das várias espécies de deslocações e viagens, bem

como o tratamento da documentação e do material correspondente, devem ser
preparados antes e após o regresso.
Tipos de Viagens
Quanto aos objetivos:

 De carácter administrativo;

Quanto à natureza:

Quanto à duração:

semana);

Quanto à periodicidade:

Quanto à deslocação envolvida:

Quanto ao meio de transporte utilizado:

CAPÍTULO 2 – PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE UMA VIAGEM AO ESTRANGEIRO

OBJECTIVOS
Identificar e executar as atividades
inerentes à planificação de
deslocações internas e de viagens
ao estrangeiro
CONTEÚDOS
Organização de material; Viagem de comboio,
automóvel ou avião; Contactos com agências de viagem;
Questões financeiras; Moeda estrangeira e operações
com câmbios; Cuidados de segurança.

Planificação de Viagens

A planificação da viagem depende naturalmente das finalidades com que é feita. Mas em qualquer dos
casos é necessário atender aos pontos seguintes:

correspondência
normal;

procurações,
credenciais e documentação diversa.

Calendarização

As informações a obter (horários, tarifas);

Os contactos a estabelecer (agência de viagens, câmara de comércio);

As tarefas a desempenhar (compra de divisas, obtenção de vistos, etc.).

Contactos a estabelecer

As deslocações exigem toda uma série de contactos e de comunicações preparatórias cujo

teor e destinatários diferem de acordo com as finalidades pretendidas:

rmações de ordem várias (transportes, tarifas, condições de

participação, etc.);

inanceiros

Os contactos devem ser feitos com antecedência e pela via mais apropriada aos destinatários e aos
assuntos a tratar: telefone, fax, correio normal ou eletrónico, etc.

Muitas vezes é conveniente, depois de estabelecido um primeiro contacto via telefone, confirmar por
escrito o que ficou acordado, ou pelo contrário, depois de um primeiro contacto por escrito falar
diretamente com o interlocutor, para resolver rápida e personalizadamente problemas pontuais ou tomar
decisões conjuntas.

Correspondência

A correspondência dirigida aos diversos destinatários – empresas a visitar, organismos

promotores de jornadas profissionais, fornecedores de serviço, etc. – deve ser enviada
atempadamente e devidamente registada.

No caso de umas reuniões, visitas ou entrevistas marcadas, é a confirmação por escrito,

sendo a cópia da confirmação colocada no dossier da viagem.

Comunicações Telefónicas e Faxes

As comunicações telefónicas e o fax iniciam muitas vezes os contactos a estabelecer para

a organização de uma viagem, recorrendo-se a eles sobretudo para a obtenção de
informações preliminares.

Determinação do Itinerário

A determinação do itinerário pode obedecer a critérios diversos: economia de tempo ou

de dinheiro, sequência lógica de ordem geográfica ou negocial, condicionantes do
transporte ou das transportadoras, etc.

Assim é necessário estabelecer em primeiro o critério a seguir, para depois fazer o estado
do itinerário que melhor serve as finalidades da deslocação.

Também é essencial obter informações que permitam fazer a melhor escolha. No caso das
viagens de automóvel, é conveniente a obtenção e consulta de mapas de estradas e
roteiros.

Documentação e procedimentos burocráticos

A documentação e os procedimentos burocráticos preparatórios da viagem incidem

basicamente sobre os aspetos seguintes:
 ocumentação diversa necessária à negociação ou à jornada profissional.

Passaportes, Vistos e Certificados de Vacinas

Relativamente a este assunto, a primeira coisa a fazer é verificar se o(s) país(es)

visitado(s) exige passaporte: visto ou certificado de vacinas relativamente aos cidadãos
portugueses.

Passaportes

O passaporte, como documento de viagem, pode ser tratado nas Agências de Viagens, as
quais substituem o cliente nessa tarefa. É um documento oficial e único documento de
identificação válido na grande maioria dos países.

Vistos

A entrada nalguns países obriga a obtenção prévia dum visto. Os vistos são solicitados,
em impresso próprio de cada país, e acompanhado do passaporte e dos necessários
requisitos.

Carta de Condução, Carta Verde, Autorização Automóvel e Seguros

Quando a deslocação se fizer em automóvel, é necessário verificar a validade da carta de

condução e fazer-se o seguro internacional conhecido como Carta Verde, que cobre a
responsabilidade civil e/ou outros riscos que sejam acrescentados.

Seguro de viagem

É conveniente fazer um seguro de viagem, este requer-se através do preenchimento de

uma proposta de seguro na qual, mediante o pagamento de um prémio único, dá origem
à emissão de uma Apólice de seguros e Recibo de Prémio que garantem, em caso de
acidente, a cobertura dos riscos previstos no Contrato.

Organização da Viagem

Na organização da viagem deve ser considerado basicamente os seguintes aspetos:

Conforme a complexidade da viagem (itinerário escolhido, procedimentos burocráticos a observar,

serviços complementares a assegurar, etc.), deve-se ainda determinar a necessidade ou conveniência do
recurso a uma agência de viagens.

Meios de transporte

Os meios de transporte a utilizar decorrem necessariamente do tipo de viagem e das

deslocações que durante a mesma será necessário fazer. É assim fundamental estabelecer
a programação dos vários transportes envolvidos:

– Avião, comboio, automóvel, navio, etc.

- De e para os aeroportos ou gares (carro da empresa, táxi, etc.);

- Do hotel para os locais de reunião e vice – versa (rent – a – car, serviço proporcionado
pela empresa ou organismo visitado, etc.);

A organização dos meios de transporte pode ser facilitada por manuais de consulta apropriados, de que
destacam:

- O ABC World Airways Guide, que além dos horários das carreiras aéreas regulares,
contém informações sobre codificação e descodificação das cidades, aeroportos e
companhias aéreas, moedas dos países e respectivas cotações, tipos de aviões, rotas,
diferenças horárias, feriados oficiais, etc.

- O TRM – Tariffs and Regulations Pessenger, que apresenta as regras e tarifas de avião
para passageiros de companhias aéreas.

-de-ferro :

- O Thomas Cook European Timetable, manual de publicação mensal com informação de

comboios, horários e quilómetros do sistema rodoviário europeu.

- O Thomas Cook Overseas Timetable, idêntico ao anterior mas para fora da Europa.

- Os horários específicos de cada companhia: CP (Portugal), RENFE (Espanha), SNCF

(França), etc.

- Os tarifários nacionais e internacionais. A nível da Europa, os preços estão tabelados

para as principais cidades, sendo os não tabelados calculados pelo sistema de
quilómetros.

- As distâncias entre as principais cidades europeias;

- Os mapas de estradas;

- As plantas e roteiros das cidades;

- Os guias turísticos.

- O ABC Shipping Guide, que contém informações sobre horários, preços e condições para
passagens de barco, travessias, ferry-boats, etc.
 :

- Manuais de Eventos (feiras, exposições, congressos, etc.);

- Manuais Nacionais de Tarifas e Hotéis;

- Manuais de Informações Turísticas;

- Mapas de Estradas;

- Plantas de Cidades;

- Roteiros Turísticos.

Telemática

As telecomunicações – RDIS, teletexto, Internet, etc. – proporcionam informações que

substituem, em grande parte, as consultas dos manuais, e que muitas vezes se encontram
mais atualizadas do que estes. Contundo, e a menos que se possua uma razoável pratica
neste campo, é preferível recorrer a uma agência sempre que a organização da viagem
ofereça alguma complexidade ou prevejam situações problemáticas.

Reserva de bilhetes e hotéis

A reserva de bilhetes e hotéis pode constituir um sério problema, sobretudo em época

alta ou por ocasião de grandes eventos (feiras internacionais, acontecimentos desportivos
de grande impacto, etc.). Embora seja possível fazer as reservas e marcações
diretamente por via informática, é muitas vezes preferível entregar a responsabilidade a
uma agência de viagem, que tem maior facilidade em efetuar as marcações, evitando-se
assim diligências a que não se está habituado, perdas de tempo, gastos em
telecomunicações e contratempos.

Recurso às agências de viagem

As agências de viagem atuam como intermediárias e prestadoras de serviços, estando

habilitadas para executar todo o tipo de operações relativas a deslocações e viagens,
substituindo o cliente sem perda de tempo e sem encargos adicionais e proporcionando-
lhes opções que ele muitas vezes desconhece. Propõe-lhe uma vasta programação e tenta
conseguir sempre a melhor em função dos seus interesses (económico, qualitativo, de
tempo, etc.).

As agências de viagem dispõem de um sector – Firmas – que tem por base a prestação de
serviços a empresas visando um atendimento especializado e personalizado, o que é hoje
um dos sectores mais importantes devido á grande quantidade e qualidade das viagens
exigidas pela atividade profissional. Dispõe igualmente de um sector de Feiras, que
organiza e proporciona deslocações a esses eventos e de outro de Congressos,
especialização em reuniões e jornadas de carácter técnico-profissional e que proporciona
um conjunto de serviços – “package” – de carácter diversificado.

O recurso às agências é aconselhável para:

– área de “outgoing”: reservas de

passagens, compra de bilhetes, marcação de hotéis, obtenção de passaportes e vistos.
– área de “incoming”: excursões,
visitas, reserva de hotéis, transfer, guias, rent-a-car, bilhetes para espetáculos, etc;
gressos, colóquios, feiras.
Aspetos Financeiros

Há igualmente que organizar os aspetos financeiros da viagem, nomeadamente no que se

refere a:

Contudo, e uma vez que as condições de prestação dos serviços podem variar, é também neste campo
aconselhável uma consulta direta ao banco com que a empresa habitualmente trabalha e que pode
ajudar a encontrar a melhor solução, com o menor custo e sem perdas de tempo, encarregando-se até de
todos os aspetos financeiros da viagem.

Moeda e Câmbios

As moedas e respetivas cotações são estabelecidas diariamente pelo Banco de Portugal,

tendo qualquer dependência ou agência bancária a lista de câmbios (compra ou venda)
das moedas oficialmente cotadas. É também possível comprar moedas não incluídas nas
cotações oficiais, sendo os preços calculados a partir de cotações estrangeiras.

Convém ainda providenciar dinheiro trocado para pequenas despesas (táxis, compras de
artigos alimentares ou de higiene nos terminais do aeroporto, etc.).

Cartões de Crédito

Os cartões de crédito vieram substituir com vantagem os antigos cartões de câmbio, que
possibilitavam a conversão e reconversão da moeda. Há inúmeros tipos e espécies de
cartões de crédito, alguns dos quais, como o American Express, o Eurocard, o Master
Charge, o Visa, etc. são aceites internacionalmente.

Podem assim ser utilizados os cartões da empresa (e obviamente, os cartões pessoais,

para o custeamento de despesas particulares), sendo contudo necessário verificar se eles
são aceites no(s) país(es) a visitar.

Cheques de Viagem

Os traveller cheques e os eurocheques são alternativas que apresentam grandes

vantagens a sua compra ser feita com a necessária antecedência.

Cartas de Crédito

Trata-se de créditos documentários, ou seja, de autorizações emitidas por um banco e

enviadas aos seus correspondentes no estrangeiro, utilizando os titulares a sacar até um
determinado limite.

Agenda da Viagem

Definidos os trâmites de viagem (duração, itinerário, transporte, etc.) e a sua

programação, há que estabelecer a agenda dos dias de trabalho. Esta planificação, que
constitui um guia/memória essencial para o(s) viajante(s), é da competência do
Secretariado, que deve elaborar a partir do programa estabelecido (ou do plano de viagem
fornecido pela agência), dele devendo constar:
A agenda/”planning” é feita em principio por dias, devendo conter as informações (ou elementos
remissivos) necessárias e/ou convenientes para quem a vai utilizar: diferenças horárias, tempos livres,
transportes assegurados e a providenciar, etc. Organizada a viagem, é necessário fazer com a possível
antecedência uma verificação final:

umentos pessoais;
prevista;

os bilhetes, “bons” e “vouchers”;

CAPÍTULO 3 – RELATÓRIOS

OBJECTIVOS CONTEÚDOS

Redigir relatórios de atividades. Fases de elaboração; Assuntos

usualmente tratados; Terminologia;
Técnicas de elaboração; Normas e
regras; Recolha de informação.

O que é um relatório?
O relatório de uma atividade é uma exposição escrita de um determinado trabalho ou experiência. Não é
apenas uma descrição do modo de proceder, pois este conjunto de informações constitui o protocolo. Um
relatório é o conjunto da descrição da realização experimental, dos resultados nele obtidos, assim como
das ideias associadas, de modo a constituir uma compilação completa e coerente de tudo o que diga
respeito a esse trabalho.
O relatório como instrumento de trabalho deverá utilizar uma linguagem simples, clara, objetiva e
precisa. A clareza do raciocínio deverá transparecer na forma como o relatório é escrito. Um relatório
deverá ser conciso e coerente, incluindo a informação indispensável à compreensão de todos. A forma
pela qual alguma informação pode ser apresentada (tabelas, gráficos, ilustrações), pode contribuir
consideravelmente para reduzir a extensão de um relatório.
As frases utilizadas devem ser completas, para que, através da sua leitura seja possível seguir um
raciocínio lógico. A divisão metodológica de um relatório em várias secções ajuda à sua organização e
escrita por parte dos autores e, de igual modo, permite ao leitor encontrar mais facilmente a informação
que procura.
BIBLIOGRAFIA
Manuel de Jesus Alves Vilão “Curso prático de Secretariado II volume”, Plátano Editora;

“Guia de aprendizagem para a disciplina de técnicas de secretariado – Unidades 4, 5, 6,

7, 8”, Editorial do Ministério da Educação.