CUPRINS:

1.Identificarea si prezentarea generala a organizatiei

1.1.Misiunea, obiectivele si strategia informationala a organizatiei
1.2.Descrierea organizatiei (structura organizatorica, metoda de conducere
utilizata, profilul de activitate, modul de organizare si desfasurare al activitatii la
nivelul departamentelor, sectiilor, diviziilor etc.)
*Descrierea activitatii in cadrul compartimentului supus studiului (obiective,
schema de organizare, functii, responsabilitati, activitati, decizii etc.)
1.3.Prezentarea generala sintetica a circuitului informational (descriptiv) al
firmei
2.Rolul jucat de sistemul informational in cadrul organizatiei (d.p.d.v. operational,
decizional si strategic)
3.Necesitatea reproiectarii sistemului informational – factori ce pot influenta
realizarea reproiectarii: evenimente economice, manageriale, tehnologice etc.
4.Determinarea cerintelor informationale ale noului sistem
4.1.Diagnosticarea sistemului informational (decizional)
 4.1.1. Prezentarea metodologiei utilizate in diagnosticarea sistemului
informational (decizional) existent in cadrul firmei Montero Grup (de prezentat
schematic metodologia propusa in vederea diagnosticarii S.I.)
4.1.2.Prezentarea succinta a domeniului de investigat
(se reiau succint idei prezentate in prima parte cu focalizare pe S.I.)
4.1.3.Precizarea scopului perfectionarii sistemului informational din
cadrul ......................................
4.1.4.Construirea echipei de diagnosticare a sistemului informational
4.1.5.Stabilirea metodelor pentru culegerea datelor. Documentarea
preliminara in domenilul S.I.
[de prezentat succint principalele metode utilizate in cercetarile din aria stiintelor
sociale/ manageriale (ancheta/ interviu/ observarea/ experimentul/ analiza
documentelor/ studiul de caz etc.; exemplu sursa de documentare:
http://www.apubb.ro/wp-content/uploads/2011/02/Suport-MTCS-Ro.pdf); de
focalizat pe metoda: ancheta/ respectiv instumentul ce va fi utilizat: chestionarul;
de prezentat constuctia calitativa a chestionarului – pornind de la seturile de
aspecte/ itemi propuse etc.;
NB.: chestionarul propriu-zis va fi prezentat intr-o anexa la finalul proiectului si va
fi structurat in trei parti: (1) intrebari propuse pentru top management/ (2) intrebari
propuse pentru middle management + managementul operational/ (3) intrebari
pentru simplii angajati]
4.1.6.Construirea si prezentarea arhitecturii circuitului informational
al ……………………………….
[diagrama de relatii a compartimentului in situatia actuala (prezentarea schematica
a circuitului documentelor si explicarea succinta al acestuia) – fie la nivelul intregii
organizatii, fie la nivelul unui departament la alegere (doc.elaborate/ relatii
informationale in interiorul departamentului/ relatii informationale dintre
departament si celelalte departamente)]
4.2.Analiza critica a situatiei existente prin determinarea punctelor slabe si a
punctelor forte, si respectiv evaluarea nivelului importantei acestora in raport cu
criteriile de calitate ale sistemului informational.

Tabel 1. Principalele puncte forte ale S.I.

Nr.crt. Puncte forte Cauze Efecte
1.
....

Tabel 2. Principalele puncte slabe ale S.I.

Nr.crt. Puncte forte Cauze Efecte
1.
....

Concluzii
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
..................................................................................

5.Imbunatatirea structurii, functionarii si controlul S.I.

5.1.Propuneri de imbunatatire a structurii, functionarii, si controlului S.I.
5.2.Alegerea variantei optime de proiectare a S.I.
6.Proiectarea noului S.I.
7.Implementarea noului S.I.

1.Identificarea si prezentarea generala a organizatiei

1.1.Misiunea, obiectivele si strategia informationala a organizatiei

Misiunea Firmei S.C Montero Grup S.A este de a satisface nevoile sistemului de
sănătate prin plasarea si oferirea de produse şi servicii integrate de înaltă calitate .
Obiectivele Montero
 Imbunatăţirea imaginei firmei prin desfăşurarea activitaţilor promoţionale,
dar şi prin oferirea unor produse de o calitate superioară.
 Creşterea nivelului de organizare in cadrul departamentului comercial prin
introducerea unor posturi care să eficientizeze rezultatele acestei activitaţi.
 Creşterea nivelului profitului faţă de anul anterior cu 15% prin lărgirea
orizontului de distribuţie şi prin atragerea de noi clienţi.
 Imbunătăţirea nivelului de pregatire al personalului prin efectuarea de
cursuri de pregătire organizate de întreprindere.
 Minimalizarea cheltuielilor interne ale firmei.
 Implicarea activă în proiectele naţionale de tratament a persoanelor bolnave
de cancer, diabet si HIV.

Strategia informaţională
Montero işi doreşte să optimizeze comunicarea şi circuitul informaţiilor între
departamente, dar mai ales doreşte să îmbunătăţească activitatea departamentului
de vânzări.Imbunătăţirea departamentului de vânzări presupune o actualizare mai
rapidă şi mai eficientă a informaţiilor din baza de date.In acest sens vor fi
achiziţionate noi aparate tehnologice şi vor avea loc cursuri de instruire şi de
pregătire a personalului.
Această strategie informaţională vizează în primul rând agenţii de pe teren/agenţii
de vânzare ai firmei. Se urmăreşte posibilitatea logării agenţilor de pe teren la
modulul principal al programului , pentru actualizarea în timp real a ofertelor,
stocurilor, pentru lansare de precomenzi, comenzi și alte operații care vor putea fi
realizate de aceşti agenţi online.
1.2.Descrierea organizatiei

Montero Grup îşi are sediul central în Bucureşti, obiectul de activitate al societăţii
fiind constituit din:

 Distribuţia de produse farmaceutice pe piaţa internă prin magazine proprii

sau prin contracte direct stabilite cu clienţi;
 Distribuţia de produse parafarmaceutice;
 Realizarea de produse IT orientate spre sectorul farmaceutic;
 Producţie de produse stomatologice;
 Producţie dispozitive medicale, mobilier medical şi farmaceutic şi produse
veterinare.

Filiala Montero Grup Iaşi se ocupă doar cu furnizarea de produse

farmaceutice şi parafarmaceutice, soft, mobilier medical către clienţii locali din
zona Moldovei.

Înfiinţat în aprilie 1993, Montero SRL Bucureşti a devenit în scurt timp unul dintre
principalii importatori şi distribuitori de produse farmaceutice din România.
Întreprinderea are acum relații economice cu peste 60 de producători internaționali
de medicamente (Aventis, Elli Lilly, Merck sharl & dohme, Novartis, Pfizer,
Schering Plough etc) și cu 150 de producători locali oferind mai mult de 5000 de
produse farmaceutice pe piața românească.
În anul 2008 Montero Grup a înregistrat o cifră de afaceri de aproximativ
101 mil. EURO, în creștere cu 5% față de anul 2007.

Principalii furnizori ai firmei Montero sunt producători importanți de

medicamente , cum ar fi: Abbott GmbH&Co. KG, Alcon Pharmaceuticals Ltd,
Altana Pharma A.G., Euromedex France, GlaxoSmithKline Pharmaceuticals,
Zentiva A.S., PFIZER H.C.P. CORPORATION, Antibiotica SA , Europharm S.A.,
Pharmatech Romania SRL. Aceștia provin atât din plan extern cât și din plan
intern, iar relațiile se bazează pe contracte și comenzi.
Clientii firmei Montero sunt reprezentati de peste 3100 de farmacii și 470 de
spitale din toată țara. Fiecare depozit local acoperă între două și șase județe, astfel
încât orice comandă este livrată în două ore în București, Brăila, Brașov, Cluj,
Constanța, Craiova, Iași, Oradea și Timișoara și a doua zi în orice alt loc din
România.

Structură organizatorică

Montero Grup are o formă de organizare ierarhic-funcțională, rezultată din

îmbinarea autorității ierarhice a șefilor compartimentelor de bază cu autoritatea
funcțională a șefilor compartimentelor specializați în domenii funcționale. Fiecare post
existent în cadrul structurii este bine definit prin fișa postului. Firma este organizată ca o
societate pe acțiuni, condusă de Directorul general, ale cărui atribuții sunt stabilite de
Adunarea Genrală a Acționarilor (AGA).
AGA este organul de conducere al societății care decide asupra activității acesteia
și asigură politica economică și comercială. Principala sarcină pe linie financiar-
contabilă este aprobarea sau modificarea Bilanțului și a Contului de profit și pierdere și
 aprobarea repartizării profitului. Directorul general, numit de AGA, urmărește realizarea
obiectivelor decise de aceasta.
Din organigramă reiese că activitatea firmei se realizează prin 4 compartimente
principale conduse de doi directori adjuncti ce se află pe nivelul doi de conducere:
Directorul economic și Directorul comercial. Directorul economic se ocupă cu verificarea
și aprobarea listelor lunare cum ar fi: jurnalul de vânzări, jurnalul de cumpărări, balanța
analitică pe clienți și furnizori etc. Directorul comercial are ca responsabilități
coordonarea activității lucrătorilor comerciali din magazin, urmărirea fluxului vânzărilor,
verificarea stocurilor din magazine, înlocuirea afișelor de promoții, dispune înlăturarea
produselor deteriorate, tratează problemele și plângerile clienților.

Organigramă Montero

AGA

Director
General

Departamentul Departamentul
Economic Comercial

Deprtamentul Departamentul Caserie

Financiar IT
Contabil

Departamentul Deartamentul Departamentul de

Aprovizionare Desfacere Vanzari

Marketing Agenţi de Telesale Şoferi Depozit

vânzări
 Şef depozit

Agenţi de
colectare

1.3.Prezentarea generala sintetica a circuitului informational (descriptiv) al

firmei

Montero Grup are o formă de organizare ierarhic-funcțională, rezultată din

îmbinarea autorității ierarhice a șefilor compartimentelor de bază cu autoritatea
funcțională a șefilor compartimentelor specializați în domenii funcționale. Fiecare
post existent în cadrul structurii este bine definit prin fișa postului. Firma este
organizată ca o societate pe acțiuni, condusă de Directorul general, ale cărui
atribuții sunt stabilite de Adunarea Generală a Acționarilor (AGA).
AGA este organul de conducere al societății care decide asupra activității
acesteia și asigură politica economică și comercială. Principala sarcină pe linie
financiar-contabilă este aprobarea sau modificarea Bilanțului și a Contului de
profit și pierdere și aprobarea repartizării profitului. Directorul general, numit de
AGA, urmărește realizarea obiectivelor decise de aceasta.
Din organigramă reiese că activitatea firmei se realizează prin 4 compartimente
principale conduse de doi directori adjuncti ce se află pe nivelul doi de conducere:
Directorul economic și Directorul comercial. Directorul economic se ocupă cu
verificarea și aprobarea listelor lunare cum ar fi: jurnalul de vânzări, jurnalul de
cumpărări, balanța analitică pe clienți și furnizori etc. Directorul comercial are ca
responsabilități coordonarea activității lucrătorilor comerciali din magazin,
urmărirea fluxului vânzărilor, verificarea stocurilor din magazine, înlocuirea
afișelor de promoții, dispune înlăturarea produselor deteriorate, tratează
problemele și plângerile clienților.

2.Rolul jucat de sistemul informational in cadrul organizatiei (d.p.d.v.

operational, decizional si strategic)

Sistemul informaţinal al firmei MONTERO este alcătuit din ansamblul datelor,

informaţiilor şi din totalitatea programelor informatice care contribuie la circuitul
informaţiilor şi la crearea de procese în cadrul firmei.
Funcţiile sistemului informaţional sunt:
o Funcţia decizională-exprimă menirea sistemului informaţional de a
asigura elementele informaţionale necesare luării deciziilor de catre
centrele de decizie( urmărirea bugetelor de catre directori, sisteme de
raportare financiară rapidă).
o Funcţia operaţională- sitemul informaţional are menirea de a
declanşa acţiuni pentru realizarea obiectivelor organizaţiei.Sistemul
informaţional asigură operaţionalizarea deciziilor, metodelor
manageriale, realizarea obiectivelor cuprinse în strategia firmei.
o Funcţia de documentare-are menirea de a înregistreza o serie de
informaţii ce servesc îmbogăţirii cunştinţelor utilizatorilor
informaţiilor.

Principalele funcţii ale Departamentului de Vânzări sunt urmatoarele:

 Înregistrarea de comenzi de la clienţi;
  Încasarea facturilor emise clienţilor;
 Încasarea penalitaţilor de la clienţi;
 Tratarea informatică a fluxului de cereri de la clienţi;
 Prelucrarea datelor din contractele cu clienţii;

3.Necesitatea reproiectarii sistemului informational

În prezent,societatea Montero Grup S.A ar avea nevoie de modificarea

WMS(Warehouse Management System) privind conectarea agențiilor de pe teren,
în special modulele de logare și conectare la baza de date. Solutiile de tip WMS
automatizeaza si optimizeaza activitatile de receptie, depozitare, colectare si
expediere a marfurilor, oferind in permanenta informatii in timp real cu privire la
statusul stocurilor si al spatiului de depozitare. Pe langa toate acestea, sistemele
WMS moderne pot acoperi si activitati de impachetare, inventariere sau
reaprovizionare. O solutie WMS este formata atat din componenta software –
aplicatia efectiva – cat si elemente hardware: servere, dispozitive mobile de
scanare sau imprimante de coduri de bare. El poate fi de sine statator sau poate fi
integrat cu sistemul ERP, reprezentand in acest caz o solutie completa care acopera
toate activitatile de la preluarea comenzilor clientilor si emiterea facturilor pana la
incarcarea produselor pentru livrare.

4.Determinarea cerintelor informationale ale noului sistem

4.1.Diagnosticarea sistemului informational (decizional)
4.1.1. Prezentarea metodologiei utilizate in diagnosticarea sistemului
informational (decizional) existent in cadrul departamentului de vanzari

Aplicaţii de bază
Transferul de fișiere între stațiile de lucru se realizează prin Windows File Sharing.
Fiecare stație este configurată pentru VNC (Virtual Network Computing) pentru a
ușura administrarea de la distanță.
Aplicaţii economice implementate în firmă
Warehouse Management System
Montero Grup a achiziționat de le Advantage Software Factory, furnizor de soluții
în afaceri pe piața românească, aplicația Warehouse Management System (WMS).
Pe baza acestei aplicații, logistica și activitățile de distribuție de produse
farmaceutice vor fi implementate în mai multe module.
Pachetul WMS conține aplicații pentru:
o Sistemul de aprovizionare;
o Sistemul de gestiune a stocurilor;
o Sistemul de vânzări;
o Sistemul de contabilitate generală.

4.1.2.Prezentarea succinta a domeniului de investigat

Aplicația pentru aprovizionare: asigură introducerea și căutarea documentelor de

recepție și comenzilor (trimise furnizorilor) după diferite filtre, generarea automata
a NIR-urilor, a avizelor de însoțire a mărfii (acestea sunt generate automat pe baza
informațiilor din recepții). O altă funcționalitate a acestei aplicații se referă la
introducerea facturilor de furnizori. Acestea, la fel ca și avizele de insoțire, pot fi
generate de către aplicație, dar pot fi și introduse manual de către utilizator, la un
moment ulterior recepției.
Aplicația pentru gestiunea stocurilor: permite, ca oricare altă aplicație de gestiune a
stocurilor, vizualizarea acestora, căutarea unui produs din stoc, actualizarea datelor
privind elementele de stoc, dar prezintă și funcții precum rezervarea unor produse
din stoc, căutarea unei facturi precum și a avizelor. Tot această aplicație permite
introducerea, căutarea și crearea de comenzi și precomenzi ale clientilor. Sistemul
pune la dispoziția firmei și posibilitatea de vânzare prin telefon (telesales) și
dispune organizarea clienților într-o bază de date unde sunt înregistrate informații
despre statusul acestora și a comenzilor lor.
Aplicația pentru vânzări: îndeplinește diferite funcții printre care: generarea
automată de liste cu livrări zilnice, introducerea manuală de noi livrări în aceste
liste, asocierea unei comenzi la o livrare deja existentă și vizualizarea lor.
Utilizatorul mai are posibilitatea de a modifica statusul unei livrări ( Închidere- nu
se mai poate asocia nici o comandă pe livrarea selectată; Plecare; Sosire;
Finalizare;).
Pentru contabilitatea generală aplicația îndeplinește funcțiile de: căutare document
de încasare, adăugare sau modificare document de încasare, întocmire de procese
verbale, operațiuni referitoare la documente de plată (căutare, adăugare, modificare
etc).
Warehouse Management System, pe lângă aceste funcții, mai poate să genereze și
anumite rapoarte, însă programul principal folosit de întreprindere în acest scop
este QlikView.
QlikView este o aplicaţie business intelligence care permite crearea de puternice
aplicaţii de analize de date cu o calitate impresionantă şi un cost de intreţinere
foarte mic. Este o unealtă foarte uşor de utilizat şi asta permite să fie folosită înr-o
gamă foarte largă de situaţii. Poate fi uneori o unealtă simplă care să ruleze repede
într-o aplicaţie a clientului sau o soluţie completă de warehousing.
Interfaţa QlikView oferă o gamă largă de unelte pentru prezentare care pot fi puse
usor împreună şi combinate într-o aplicaţie completă care arată analize şi trend-uri
de orice fel. Această aplicație oferă o posibilitate foarte mare de a vedea o analiză
largă și completă a datelor. Este foarte usor să te conectezi la diverse surse de date,
indiferent că sunt baze de date, fișiere Excel sau chiar text.
Funcţiile pe care le îndeplinește aplicaţia QlikView
 Sisteme de raportare financiară rapidă: Dincolo de facilitațile de analiză
multidimesională și de extragere rapidă a datelor pe care soluțiile Business
Intelligence le oferă, nu trebuie deloc neglijate în astfel de situații
capabilitățile de construire de rapoarte finnciare automate în stare finita și
portabil (PDF sau EXCEL) în timpi extremi de scurți și cu timpi necesari de
training practic nuli.

 Urmărirea bugetelor: Managementul bugetelor devine, în condițiile actuale

de creștere continuă a compitivității piețelor pe care acționeaza companiile
românești, o componentă esențială, ce face ca de obicei diferența între profit
și pierdere. Construirea bugetelor presupune de obicei un efort semnificativ
pentru management, dar urmărirea ulterioară a executiei bugetare este de
obicei lăsată în seama echipelor financiare, pentru care de obicei soluția este
blocarea proiectelor aflate în depășire sau întârziere, indiferent de imactul
acestei decizii aupra afacerii.

Există însă și o astfel de abordare, o abordare în care financiarul colaborează în

mod continuu cu celelalte departamente ale companiei, asigurănd o coordonare
efectivă a execuțiilor bugetare, alături de un suport semnificativ în managementul
bugetelor lanivel operational.
Directorul general si directorul financiar folosește aplicația cu rapoarte sintetice
despre situațiile curente a bugetelor departamentale, inclusiv a situației vazute din
perspectiva corelării investițiilor între departamente, atunci când bugetele
respective presupun dezvoltări inter-departamentale. Managerii de departamente
pot folosi și ei aplicația, aceștia pot urmări situția curentă a bugetelor în mod real,
structurat pe criteriile relevante pentru aceștia.
 Analize complexe de profitabilitate a diviziilor de activitate, a portofoliului
de produse și servicii, clienți sau furnizori. Una dintre cele mai delicate și
complexe decizii de vânzări se indreaptă de obicei asupra identificării
 nivelului de profitabilitate generat de fiecare client aflat în portofoliu de
corectare, renunțare sau transfer a clienților neprofitabili. Pentru astfel de
analize, mai ales în condițiile în care dinamica acestor situații este foarte
mare sau numărul de clienți atinge valori greu de manipulat, soluțiile de
Business Intelligence oferă unelte de suport necesare în luarea deciziilor.
 Soluții de control al costurilor care să permită evidențierea ușoară a
depășirilor bugetare sau a ieșirilor din parametrii normali.

 Managementul încasărilor și al cash-flow-ului în timp real. În acest sens

aplicația este folosită de către:

 Directorul financiar: cu un raport zilnic sintetic despre zilele totale de

depășire, tendințele de evoluție ale sumelor de ăncasat, procentaje de
distribuție a creanțelor aflate în termenul de plată sau în depășire.
Astfel acesta poate identifica imediat problemele și să ia măsuri de
corecție ănainte ca o tendința negativă să devină o criză.

 Responsabilii de colectare a creanțelor: pot accesa imediat întreaga

istorie a creanțelor și plaților efectuate, structurate pe clienți și alte
dimensiuni relevante, inclusiv perioade de interes. Cu un impact
imediat asupra eficacitații efortului de încasare.

 Analiștii: datorită capabilităților de proiecție avansate se pot

îmbunătați semnificativ proiecțiile de cash-flow, permițând suport
pentru decizii mai bune și mai ales o planificare financiară mai solidă.

 Reprezentanții și managerii de vânzări: cae pot afla imediat o situașie

a plăților clienților din portofoliu. Realitatea este că forța de vânzări
este prima linie de apărare în managementul creanțelor, reprezentanții
de vânzări putând ajuta clinții să evite întârzierile la plată și
eventualele probleme ale unui cont înainte ca el să explodeze.

4.1.3.Precizarea scopului perfectionarii sistemului informational din cadrul

departamentului de vanzari
 Se doreşte perfecţionarea programului prin modificarea WMS privind conectarea
agenţilor de pe teren, în special modulele de logare și conectare la baza de date.
Prin acest lucru se urmărește posibilitatea logarii agentilor de teren la modulul
principal al programului, pentru actualizarea în timp real a ofertelor, stocurilor,
lansare de precomenzi, comenzi și alte operații care vor putea fi realizate de acești
agenți online.

Departamentul
de vanzari

Marketing Agenti de Telesale

Soferi Depozit
vanzari

Sef depozit

Agenti de
colectare
4.1.4.Construirea echipei de diagnosticare a sistemului informational

Echipa care se va ocupa de diagnosticarea sistemului informaţional va fi

alcatuită din experţi din domeniul informatic, financiar contabil,persoanele aflate la
conducerea firmei, precum şi din utilizatorii direcţi ai sistemului informaţional.

4.1.5.Stabilirea metodelor pentru culegerea datelor.

Culegerea informaţiilor necesare investigării sistemului informaţional se va realiza
prin completarea de chestionare de către managerii firmei si de către utilizatorii
informaţiilor, adică de către personalul care vine in contact cu aceste date.

Chesttionar pentru managerii firmei

1.Introducere

Intervievatorul se prezintă si expune tema de discutie

2. Este reglementat SI prin proiecte sau norme interne?

 Da
 Nu

3. Consideraţi că informaţia circulă în timp util de la un departament la altul?

 Da
 Nu
3. Sistemul informaţional permite o circulaţie eficienta a informaţiilor si a datelor între toate
departamentele firmei?

 Da
 Nu
 Aproximativ

4. Informaţiile necesare adoptării de decizii în cadrul firmei pot fi accesate în timp util?

 Da
 Nu

5. Sistemul informaţional utilizat vă permite efectuarea calculelor de previziune şi de control

aferente indicatorilor economici şi financiari?

 Da
 Nu

6. Atunci cand au loc operaţiunile şi prelucrările din fiecare departament ştiţi cu exactitate cine
este persoana responsabilă de aceste fapte?

 Da
 Nu

7. Consideraţi că informaţiile care intră şi ies din sistem sunt monitorizate si controlate astfel
încât veridicitatea acestora să nu fie afectată?

 Da
 Nu

8. Consideraţi că sistemul informaţional utilizat acoperă toate necesităţile de funcţionare ale

firmei?

 Da
 Nu

9. Consideraţi că sistemul informaţional utilizat acoperă toate necesităţile de funcţionare ale

firmei?

 Da
 Nu
 Chestionar pentru utilizatorii firmei
1. In ce departament lucraţi?
…………………………..
2.De cât timp lucraţi în cadrul acestui departament?
……………........................................................................................

3. Care sunt căile de transmitere a informaţiilor către angajaţi?

………………………………………………………………………

3. Care este gradul de dificultate al programului informatic cu care lucraţi?

 Scăzut
 Mediu
 Ridicat

4.Consideraţi că programul informatic utilizat este eficient şi poate acoperi toate funcţiile cerute
de sistemul informaţional?

 Da
 Nu

5. Programul informatic utilizat a avut vreodată erori?

 Niciodată
 Da, de câteva ori
 Destul de des

6. Comunicaţi eficient cu utilizatorii celorlalte departamente?

 Da
 Nu

7. In cât timp sunt prelucrate informaţiile?

 Intr-un timp relativ scurt

 Intr-un timp mediu
 Intr-un timp destul de mare
 8. Ce informaţii elaborate nu sunt necesare nimănui?
……………………………………………………………….

4.1.6.Construirea si prezentarea arhitecturii circuitului informational

Director general

Departamentul
Financiar-
Contabil

Caserie
Departamentul de
vanzari

Clienti Depozit
4.2.Analiza critica a situatiei existente prin determinarea punctelor slabe si a
punctelor forte, si respectiv evaluarea nivelului importantei acestora in raport
cu criteriile de calitate ale sistemului informational.

Tabel 1. Principalele puncte forte ale S.I.

Nr.crt. Puncte forte Cauze Efecte
1. Aprovizionarea cu Creşterea profitului
Preţuri scăzute la
preponderentă de la şi îmbunătăţirea
materiile prime
furnizori externi imaginii firmei
2. Creşterea volumului
Cheltuieli relativ
Practicarea unor vânzărilor, a cifrei
mici cu materiile
preţuri medii la prime de afaceri şi a
produse. profitului

Numărul mare de

3. . Distribuţia este comenzi si de Cheltuieli reduse cu

realizată de catre vânzări necesită o distribuţia
firmă distribuţie amplă si produselor
rapidă
Fluxul mare de
Utilizarea unui
4. informaţii necesită Actualizarea bazei
sistem informaţional
un circuit rapid al de date
dezvoltat
datelor.
Tabel 2. Principalele puncte slabe ale S.I.
Nr.crt. Puncte slabe Cauze Efecte
1. Interesul redus al
personalului de Pierderi sau vânzări
Rigiditatea
specialitate pentru scăzute la anumite
conducerii fata de
realizarea unor
schimbare produse
planuri si tehnici de
marketing.

2. Lipsa cercetărilor de Neacoperirea unei

piaţă si a Insuficientă
game de produse
concurenţilor. pregătire

3. Canelele de
informaţie sunt prea Instruirea insuficientă a
încărcate. personalului

4. Lipsa organizării Scaderea

sistemului productivitatii
informaţional

5.Imbunatatirea structurii, functionarii si controlul S.I.

5.1.Propuneri de imbunatatire a structurii, functionarii, si controlului S.I.

În prezent,societatea Montero Grup S.A ar avea nevoie de modificarea WMS privind

conectarea agențiilor de pe teren, în special modulele de logare și conectare la baza de
date. Prin acest lucru se urmărește posibilitatea agenților de pe teren, de a se loga la
modulul principal al programului, pentru actualizarea în timp real a ofertelor, stocurilor,
lansare de precomenzi, comenzi și alte operații care vor putea fi realizate de acești
agenți online.
Agenții vor avea instalat pe laptop WMS cu baza de date originală. După conectare,
aplicația iși va actualiza automat baza de date. Agentul va putea opera anumite
modificări, respectiv adăugarea de noi clienți, adăugarea de comenzi, modifcarea unor
anumite date despre clienți.
În vederea păstrării securității, agenții nu vor avea acces la procese de ștergere sau
modificare de prețuri și alte atribute care necesită verificarea de către altă persoană.
Conectarea se va realiza cu ajutorul telefoanelor mobile de serviciu, ce vor putea fi
folosite drept modem, folosind standardul GPRS. Astfel, agenții de teren vor primi
telefoane de serviciu compatibil cu tehnologiile wireless ( bluetooth, infrared ), pentru
conectarea la laptop.

6. Proiectarea noului S.I.

Principalele centre de decizie ale firmei sunt: Directorul general, Directorul

Economic, Directorul Comercial, contabilul şef, şeful de la IT, Directorul de
aprovizionare, Directorul de Desfacere, Directorul de Vânzări.
Centrele de decizie ale departamentului de Vânzări sunt reprezentate de :Directorul
de Vânzări,Directorul de Marketing, Managerul echipei de vânzări, şeful de depozit şi
managerul echipei de colectare.

Directorul General cere rapoarte săptămânale privind vânzările preluate din

centralizarea facturilor emise și încasate de la clienți; tine evidența datelor despre
vânzări la nivel central; semnează contractele comerciale cu clienții.

Directorul Economic se ocupă cu verificarea și aprobarea listelor lunare cum ar fi:

jurnalul de vânzări; jurnalul de cumpărări; balanța analitică pe clienți si pe furnizori.,
recepţia şi înscrierea în jurnalul de cumpărări a facturilor primite de la furnizorii de
materie primă si materiale sau de la furnizorii de imobilizări, în ordine cronologică;
Directorul comercial are ca responsabilități: coordonarea activității lucrătorilor comerciali
din magazin; urmărirea fluxului vânzărilor; verificarea stocurilor din magazine; inlocuirea
afișelor de promoții; dispune de înlăturarea produselor deteriorate; tratează problemele
și plângerile clienților.
Şeful contabil are urmatoarele atribuţii: inregistrează clienţii în nomenclatoarele de
evidență și se ocupă de urmărirea acestora; urmarește încasările de efectuat de la
clienți la sold facturi sau la total sold pentru fiecare client în parte; urmărește în paralel
avansurile de la client și facturile de intocmit catre clienți; efectuează punctaje de sold
cu clienții pentru verificarea sumelor de încasat.

Directorul de vânzări are în subordine agenții de vânzări care preiau comenzile clienți si
supraveghează livrarea produselor către colaboratori.Totodată acesta prezintă
produsele, stabileşte modalităţile de plata, preia efectele comerciale , livrareză
comenzile, solicită din partea conducerii raporturi privind starea unui client sau starea
clienţilor cu datorii mari sau vechi.

Şeful IT implementează şi ţine sub control sistemele informatice din firmă.Deciziile pe

care acesta le ia constau in îmbunătăţirea sistemului informatic precum si
implementarea acestora..
Directorul de Aprovizionare ia decizii care vizează aprovizionarea cu materie prime .
Directorul de Desfacere se ocupă de contractele cu distribuitorii mărfii.
Directorul de Marketing studiază piaţa pe segmente, transmite oferte către diverşi
clienţi, preia comenzile, urmăreşte realizarea în timp a comenzilor.

7. Implementarea noului S.I.

Etapa Activitatea Persoana

responsabilă
Conştientizarea Directorul de Directorul de
conducerii de Vânzări va prezenta Vânzări
necesitatea un raport Conducerii
implementării unui in care vor fi
sitem specificate
 informaţional principalele
disfuncţionalităţi din
cadrul sistemului
informaţional
Efectuarea unui Un informatician Informaticianul
studiu pentru împreună cu
determinarea utilizatorii
cerinţelor noului informaţiilor din
sistem informatic departamentul
vânzări vor studia
vechiul sistem
informaţional pentru
a depista
disfuncţionalităţile.
Achiziţionarea de Departamentul IT va Departamentul IT
materiale necesare delega o persoană
implementării care se va ocupa de
software-ului achiziţia laptop-
urilor şi a
telefoanelor mobile
necesare
implementării noului
sistem
Pregătirea agenţilor Instruirea agenţilor Departamentul
de teren pentru de teren prin resurse umane
introducerea noului efectuarea de
sistem informatic training-uri
prin realizarea de
training-uri

Testarea noilor Laptop-urile si Departamentul IT

echipamente mobilele
informatice achiziţionate vor fi
testate
Implementarea Implementarea Departamentul IT
noului sistem Noului Sistem
informaţional informaţional