Memoria de Identificación del Problema (MIP)

¿Qué es un problema?
“Un problema es una determinada cuestión o asunto que requiere que se dé una
solución”
“conjunto de hechos y/o circunstancias que dificultan algo”
¿Por qué identificar un problema?
Todo proyecto nace de una decisión para resolver una necesidad, un problema o
del interés por cambiar o establecer algo.
“Se genera una meta clara para abordar y trabajar como proyecto.”
MIP - Memoria de Identificación del Problema
Es una herramienta que permite realizar un análisis profundo sobre el problema que
se está planteando y que pretendemos abordar en el proyecto.
¿Cómo se conforma?
Identificación del problema
1.1 Descripción del problema.
1.2 Definición del problema.
1.3 Identificación y análisis de involucrados.
1.4 Árbol de problema.
Análisis del problema
2.1 Finalidad
2.2 Justificación
2.3 Requerimientos de los involucrados.
2.4 Restricciones
2.5 Supuestos y riesgos
Identificación del problema:
1.1 Describir el problema: Se realiza un marco teórico o estado del arte sobre el
problema o situación que se ha identificado. Presenta las características que
enmarcan y rodean el problema.
1.2 Definición del problema: Es una frase concisa que muestra el problema a
analizar. Po ejemplo “Impacto del desperdicio estructural” o “Producción ineficiente
en el centro de trabajo 1”
 1.3 Identificación y análisis de los involucrados. Ilustración de los actores
involucrados en el problema, sus intereses, percepciones y recursos necesarios

Grupo Intereses Problemas Recursos percibidos

1.4 Árbol del problema: Se basa en la obtención de información sobre un problema

con el fin de identificarlo, estudiar las causas que lo están generando y organizar
esta información con el objeto de obtener una solución para el problema analizado.
Para resolver problemas, actuamos y tomamos decisiones.

Análisis del problema:

2.1 Finalidad: Responde a la pregunta: ¿para qué resolver o abordar el problema?
2.2 Justificación: Debe responder a la pregunta: ¿Por qué se debe resolver el
problema? Se puede apoyar en el diagrama del árbol.
2.3 Requerimientos de los involucrados: Hace referencia a la aspiración o deseo
que el cliente quiere ver en el resultado o entregable.
2.4 Restricciones: Hace referencia a las condiciones establecidas para abordar el
problema y que se asumen de orden inquebrantable.
2.5 Supuestos y riesgos: Hace referencia a las condiciones que el proyectista
necesita que el cliente le garantice relacionadas con la finalidad. ¿Qué pasa si el
supuesto no se da?
Memoria de Aprobación del proyecto (MAP)
Es una herramienta que busca documentar el desarrollo de todas las actividades,
tareas, esfuerzos, etc. que se llevaran a cabo en un proyecto. Hace referencia a la
fase de planeación.
¿Cómo se conforma?
1. Declaración del alcance
1.1 Finalidad
1.2 Objetivo
1.3 Productos del proyecto
2. Metodología
2.1 Principios metodológicos
2.2 Descripción de la metodología
3. EDT conceptual
4. Programa de Hitos
1. Declaración del Alcance: Se realiza la delimitación del problema y del proyecto.
Además se asocia a la suma de productos, servicios o resultados a proveer por el
proyecto.
1.1 Finalidad: ¿para qué resolver o abordar el problema? Viene de la MIP.
1.2 Objetivo: Que se va a hacer para resolver el problema (Producto principal).
1.3 Productos: Es el resultado esperado del proyecto. (Entregables).
Objetivo   Productos
2. Metodología
2.1 Principios metodológicos y 2.2 Descripción de la metodología: Presentan
la manera como se va a abordar el problema y se pretende alcanzar el objetivo
propuesto.
3. EDT Conceptual: La Estructura de División de Trabajo conceptual se encarga
de realizar la planificación del alcance. Es una representación gráfica del alcance e
ilustra el trabajo que requiere el proyecto. Va de lo general a lo específico.
Es una herramienta que se utiliza para describir el alcance de un proyecto según
sus entregables. Los cuales dividiremos en componentes lo suficientemente
pequeños y manejables que nos permita planificar de manera fácil el proyecto. Estos
componentes del último nivel de descomposición se denominan Paquetes de
Trabajo. Los cuales podrán programarse, supervisarse, controlarse, estimar sus
costes y asignar un único responsable de su ejecución.

4. Programa de Hitos

¿Qué es un Hito? Es un suceso o

acontecimiento que sirve de punto de
referencia. El programa de Hitos es la
ubicación en el tiempo de los entregables.
(Productos o componentes). Es una
herramienta de negociación con el cliente
y de control de actividades. Esta técnica
tiene como ventajas la simplicidad y la
facilidad de preparación.
Propuesta Comercial
La propuesta comercial es un documento en el que una persona (ya sea física o
jurídica) propone a otra (también física o jurídica), algún plan u oferta de los
productos y servicios que tiene a la venta. Dicha propuesta comercial se centra en
presentar los puntos que el vendedor considera más importantes de cara al cliente,
que es quién finalmente los valorará y, en base a ellos, tomará la decisión de aceptar
la propuesta y comprar el producto o, de lo contrario, aceptar el de otra empresa
competidora.
La propuesta comercial es un documento donde una persona física o jurídica ofrece
un producto o servicio a su posible cliente, detallando elementos tales como el
precio, plazos de entrega, explicación de características técnicas, etc.
En la propuesta comercial no únicamente nos encontraremos con el precio del
producto y descripción del mismo. Ésta puede ir acompañada de todo tipo de
documentos: dosieres, gráficas, vídeos, muestras, etc. Para así intentar resaltar
frente al resto de propuestas comerciales que reciba el cliente.
Cómo hacer una propuesta comercial
Para realizar una buena propuesta comercial será necesario que ésta cuente con
un mínimo de elementos:
 Qué estás ofreciendo.
 Los beneficios que obtendrá aquel que consuma el producto o servicio.
 El alcance y responsabilidades de tu trabajo.
 El tiempo que precisarás para realizarlo.
 El precio.
 La vigencia de la propuesta. ¿Es válida para 30 días, para 6 meses?
 Los términos y condiciones que debe aceptar el cliente y a los cuales deberán
atenerse ambas partes en caso de firma.
Estos son elementos básicos que toda propuesta comercial debería tener.
Información básica que cualquier cliente querrá, como mínimo, conocer. Sin
embargo, una propuesta, precisamente para destacar, debe salir de lo que
tradicionalmente se conoce. ¿Qué podemos ofrecer más allá de lo básico?
Pues realmente, hacer una propuesta comercial buena no implica que deba tener
decenas de páginas de desarrollo del producto o servicio, ni que tenga un gran
desarrollo. Más bien se trata de aplicar unos sencillos consejos para que la
propuesta comercial sea lo más simple y directa, que no aburra a nuestro cliente.
Recomendaciones para hacer una propuesta comercial:
1. Ser conciso. No aburramos a nuestro cliente con detalles técnicos. Lo
importante en este momento es definir bien el precio y no aburrir a la persona
con detalles innecesarios, los cuales pueden ser tratados en otro momento
del proceso de venta.
2. El precio, cuanto antes. No nos engañemos, en definitiva, va a ser lo
primero que nos interese como clientes. Así que, mejor evitar poner el precio
al final de la propuesta comercial.
3. Ofrecer resultados. En lugar de focalizarnos en las bondades de nuestro
producto o servicio, es conveniente contarle al cliente qué beneficios
obtendrá por su uso.
4. Ofrecer varias opciones. Si damos únicamente una opción, nos jugamos
todo a una sola carta. Sin embargo, dando por ejemplo 3 opciones, el cliente
se ve con más libertad para elegir, y a nosotros nos da la posibilidad de
ofrecer también productos de gama superior.
Podemos usar programas de facturación para generarlo o podemos crear fácilmente
con Excel el presupuesto comercial de la empresa. Es imprescindible contar con
una herramienta que nos permita generar tantos presupuestos como necesitemos
y nos agilice todo el proceso.

Ejemplo:
MODELO ESCRITO GENERAL DE UNA OFERTA COMERCIAL
(Ciudad y fecha)

Señores
(Nombre, dirección y ciudad, de la empresa a quien se presenta la oferta)

REF.: OFERTA DE (Bien o servicio que se va a ofrecer)

Estimados Señores:

Por medio de la presente, nosotros (Nombre o razón social de la firma), en calidad

de oferentes de la convocatoria para seleccionar el proveedor de los bienes /
servicios en referencia, hacemos entrega de una oferta técnica y económica de
acuerdo con lo solicitado en los Términos de Referencia.

1. DATOS DE LA EMPRESA:
(Información general de la empresa oferente, especificando dentro de ésta, razón
social, dirección, fax, teléfono, e-mail).

2. INFORMACIÓN DEL PRODUCTO / SERVICIO:

(Si es un producto:
a. (Producto que se ofrece, indicando exactamente su nombre técnico, comercial y
su partida arancelaria, de tal forma que facilite su identificación).
b. (Especificaciones técnicas del producto como: composición química, diseño,
características internas o externas, etc. Éstas dependen estrictamente de la
naturaleza del producto).
c. (Cumplimiento de requisitos nacionales (sanitarios, permisos, etc.).)
d. (Empaque y embalaje, indicando contenidos, peso, volumen, características e
instrucciones de uso, preparación, identificación del comprador, destino, etc., y
demás información que considere necesaria.)
e. (Datos completos del fabricante, distribuidor o comercializador.)
f. (Cantidades del producto que ampara la oferta.)
g. (Catálogos o fotos del producto.))
(Si es un servicio:
(Descripción detallada del servicio). )

3. INFORMACIÓN DEL PRECIO

(Precio unitario y precio total)

4. INFORMACIÓN ADICIONAL

(Diligencie los siguientes ítems, si es para un bien o producto:)

a. Tiempo mínimo requerido para el despacho: …
b. Fechas de entrega: …
c. Medios de transporte a utilizar e identificación de la compañía transportadora: …

5. FORMA DE PAGO:

(Especifique la forma de pago: giro directo, transferencia bancaria, etc.).