Aspecto Organizativo Financiero; Contable, Ingreso, Fondos; Bienes

A continuación, se detalla los documentos que deberán ser presentados para

la posterior solicitud de la actuación fiscal denominada Examen de la cuenta: definida
como: “comprobar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones realizadas
por los cuentadantes de los órganos y entes a que se refieren los numerales 1 al 11
del artículo 9 de la Ley Orgánica de la contraloría general de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, mediante la revisión y análisis de los documentos
correspondiente a la cuenta (entendiéndose esta como el conjunto de libros, registros,
comprobantes, estados financieros y demás documentos que demuestren formal y
materialmente los actos administrativos, manejo o custodia de los recursos en un
ejercicio económico financiero o periodo determinado, según corresponda así como
la información sobre la programación de las metas y objetivos a alcanzar los
resultados de su ejecución)”, que Debe Realizar todas las Unidades de Auditoria
Interna de los órganos y entes de la administración pública, conferidas esta
atribución en las Normas para la Formación, participación, rendición, examen y
calificación de las Cuentas de los Órganos del Poder público Nacional, Estadal,
Distrital, Municipal y sus entes Descentralizados (NFPRECCOPPCEMDED),
publicadas mediante Gaceta Oficial Nº 40.492 en fecha 08/09/2014, esta
información solo tiene CARÁCTER DE APOYO E INFORMATIVO, para cada una de
las Direcciones u las unidades que intervienen, esto con La finalidad del trabajo
anticipativo, búsqueda de la información y la entrega Oportuna, una vez formalizada
la actuación Fiscal y las solicitud de información o requerimiento futuro encomendadas
a estas unidades, para así cumplir con las funciones señaladas en el Artículo 7 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal (LOCGRSNCF), el cual es del tenor siguiente: “ Los entes y
organismos del sector público, los servidores públicos y los particulares están
obligados a colaborar con los órganos que integran el Sistema Nacional de
Control Fiscal, y a la proporcionarles las informaciones escritas o verbales, los
libros los registros y los documentos que les sean requeridos con motivo del
ejercicio de sus competencias. Asimismo, deberían atender las citaciones o
convocatorias que les sean formadas”, en concordancia con lo señalado en el
artículo 91 numeral 25de la (LOCGRSNCF)I; el cual establece que constituye un
supuesto generador de responsabilidad administrativa “quienes estando obligados
a rendir cuenta no lo hiciere en la debida oportunidad, sin justificación, las presentare
reiteradamente incorrectas o no prestaren las facilidades requeridas para la revisión”.

A continuación, se detalla por cada área los documentos a requerir:

Áreas Organizativas.

 Estructura Organizativa, formalmente aprobadas por la Máxima Autoridad del

órgano o Ente debidamente actualizada y publicada.
 Filosofía institucional, actualizada y aprobada por la Máxima Autoridad, donde
conste la Misión, Visión Valores, Principios y Objetivos.
 Acto administrativo, Gaceta Oficial o su equivalente, mediante la cual se
designan los miembros del cuerpo colegiado (Junta Directiva, Directorio, las
Comisiones de Contrataciones Públicas del Órgano o Ente.
 Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la Máxima Autoridad
designa al Cuentadante o Responsable de formar, participar y rendir la cuenta,
así como de los Cuentadante o Responsables Adicionales según el caso,
dadas las características del Órgano o Ente correspondiente al ejercicio fiscal
2018.
 Gaceta Oficial o Acto Administrativo, mediante el cual la máxima autoridad
delega la facultad de ordenar compromisos, pagos y manejo de cuentas
bancarias o instrumentos financiero, en funcionarios de alto nivel adscritos a
ellos, donde conste el monto limite y los conceptos de gastos objeto de
delegación, dadas las características del órgano o ente.
 Manuales de Organización vigente para el periodo de la cuenta a formar y
sujeta a rendición.
 Instrumentos normativos debidamente aprobado por las máximas autoridades,
que sustente el Sistema de Control Interno del Órgano o Ente, tales como:
manuales de normas y Procedimientos, Manuales de Procedimientos del
Sistema de Modificaciones Presupuestarias y Reprogramación de la ejecución
del Presupuesto, Manuales de Control de Riesgos, Sistemas de Indicadores,
Puntos de Cuenta, Agendas del Directorio, entre otros vinculados con las áreas
objetos de la cuenta.
 Aspecto Jurídico.
 Libros de Actas de asambleas Generales de Accionistas debidamente foliado
y registrado.
 Libros de Actas de la Junta Directiva debidamente foliado y registrado.
 Relación de Documento de Comodatos de los Bienes muebles e Inmuebles
suscritos por Abastlara C.A
 Relación de Casos de asuntos laborables de existir.
 Listado de contratos, convenios o alianzas Interinstitucionales suscritas en el
ejercicio fiscal 2018.

Aspectos Contables.

 Libros principales y auxiliares correspondientes al año 2018.

 Registros y ajustes que aseguren el cumplimiento de los principios de
contabilidad e información contable, adaptados a las Normas Generales de
contabilidad Pública de la Republica u otras normas e instrucciones
emanadas de la ONCOP (Oficina Nacional de Contabilidad Publica) en el
marco del Sistema Nacional de Contabilidad Pública.
 Estados Financieros Correspondientes al ejercicio económico financiero
2018, elaborados de conformidad con la Norma Técnica de Contabilidad
sobre la Presentación del Estado Financieros dictados por la Oficina
Nacional de Contabilidad Pública, así como los Estados de Rendimiento
Financieros, Movimiento de la Cuentas de Patrimonio, Flujo de efectivo
pertenecientes al ejercicio 2018.

Aspecto Administrativo.

 Instrumentos Jurídicos de actos administrativos dictados por la máxima

Autoridad Resoluciones, Ordenes Lineamientos, Instrucciones entre otros,
naturaleza de la materia regulada, en orden cronológico e identificado el
ejercicio económico financiero 2018 en el cual fueron dictados.
 Constancia de la caución del o los funcionarios encargadas de la
administración y liquidación de ingresos o de la recepción, custodia y
manejo de fondos públicos, correspondiente al ejercicio económico
financiero 2018 mediante la consignación de garantías (Póliza de Seguro)
 hasta por las sumas establecida en las normativas aplicables, emitidas por
una institución bancaria o compañía de seguros. (Aplica para todos los
funcionarios responsable del manejo de recursos, incluye a las Unidades
Administradoras, Fondos de Anticipo, Fondos Operativos y Cajas Chicas de
existir.

Aspectos Financiero.

 Relación de las cuentas bancarias e instrumentos financieros que manejo

el Órgano o Ente en el ejercicio financiero 2018, y sus respectivas
autoridades por parte de la Oficina Nacional del Tesoro para la apertura y
registro de la misma, destinados al manejo de fondos públicos, así como
para los fondos en avance, anticipos caja chica de ser el caso.
 Libros Auxiliares y de Banco o su equivalente, correspondientes a los
fondos, en los cuales deben de estar registradas todas las transacciones de
la cuenta bancaria utilizada en el ejercicio fiscal 2018.
 Estados de cuentas y conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas
o instrumentos financieros a nombre del Órgano o Ente para el manejo de
los recursos.
 Planillas de reintegros al Tesoro Nacional realizados por la Unidad
Administradora Central de los Órganos y Entes, para enterar los
remanentes de los fondos causados y no pagados, dentro de los primeros
diez (10) días hábiles del mes de febrero des año siguiente al ejercicio
económico financiero sujeto a la formación de la cuenta. Así mismo, de ser
aplicable, constancia de haber remitido a la ONCOP la información
recabada del SIGECOF o sistema administrativo, sobre los compromisos
asumidos y no causados al 31 de diciembre del ejercicio culminado, el cual
debería indicar la imputación presupuestaria, beneficios, monto y fecha
estimada de causación. (Solo si aplica para los niveles territoriales y sus
entes descentralizados).
 Resumen detallado de los fondos en Avance, Anticipo y Caja Chicas en
caso de existir, con indicación del acto administrativo que los creo, los
responsables, finalidades, montos, entidades y cuentas bancarias. (Manual
o Instructivo de Caja China emanado de las máximas autoridades,
 debidamente aprobado conforme con la previsión contenida en la LOAFSP
(Ley Orgánica de la Administración financiera del sector público) (Solo si
aplica).
 Constancia de las reposiciones de los Fondos en Anticipo y cajas chicas,
realizadas durante el ejercicio económico financiero 2018, así como del
cierre al 31-12-2018, con su respectivo reintegro de ser el caso.
 Listados de Retenciones efectuadas a los pagos distintos a los de personal,
enteradas y pendientes de enterar, correspondiente a Impuesto sobre la
renta, IVA, Gobiernos distritales, Estadales o Municipales, entre otros.
(Anexar comprobantes).

Relacionadas con los Ingresos, Renta, Ventas y Otros.

 Listado detallado de los recursos (Transferencia, Créditos Adicionales,

Aportes, Situado, Donaciones, entre otros). Recibidos por el órgano o ente
durante el ejercicio económico financiero 2018, donde se indique: el tipo de
institución emisora, fecha, monto, objetivo, entidad y cuenta bancaria.
 Listado de los ingresos provenientes de su gestión, así como la utilización
de los mismos con sus comprobantes respectivos, para el ejercicio fiscal
2018.
 Reportes Administrativos o relación detallada, cronología y clasificada por
tipo y ramo de ingresos o rentas (liquidados, anulados, exonerados, exentos
y recaudados), que correspondan al ejercicio económico y financiero, donde
consten todos los datos referidos a los nombres y números de
contribuyentes o usuarios, conceptos, base legal y de cálculo.
 Listado de Contribuyentes, Clientes o Usuarios por rubro de ingresos, donde
se indique: número de registro, nombre, dirección concepto y monto
causado.
 Estados de cuenta y conciliaciones 2018 de cada una de las cuentas
bancarias o instrumentos financieros a nombre del Órgano o Ente para el
manejo de los recursos (Ingresos).
 Libros auxiliares y de Bancos de sus equivalentes, donde conste el registro
de todas las operaciones relacionadas con los ingresos.
  Planilla y Comprobante de loa ingresos, ventas o rentas, y cualquier otro
documento que se considere justificativo de la liquidación y/o la
recaudación, los cuales deberán estar ordenados de forma cronológica y
correlativa.
 Relación detallada de los ingresos, ventas o rentas causadas pendiente de
liquidación, así como de aquellos incobrables.
 Conciliaciones o verificaciones para determinar la correspondiente
recaudación de los ingresos, venta o rentas efectuadas por las Oficinas o
Banco Recaudadores (si aplica).
 Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas,
donde conste la justificación y procedencia del beneficio.
 Resumen de los ingresos, ventas o rentas causadas y por liquidar o
registrar, así como aquellos, incobrables y pendientes de recaudos al 31-
12-2018.
 Comprobar la existencia de la plataforma informática para la recaudación,
cobro y registro, así como los recursos materiales, físicos, humanos
financieros disponibles.

Relacionadas con los Fondos (Egresos o Gastos).

 Listados de las Ordenes de pago o Comprobante de Egresos y gastos

pertenecientes al ejercicio económico financiero 2018, emitido por el SIGECOF
o el sistema administrativo llevado a cabo.
 Órdenes de Pago o Comprobantes de Egresos y Gastos emitido durante el
ejercicio económico financiero 2018, con su correspondiente imputación
presupuestaria y debidamente aprobados por los responsables autorizados,
archivados en orden correlativo, cronológico y con sus soportes justificativos.
 Órdenes y comprobante de pago y sus soportes justificativos efectuados con
cargo a Fondos en Avances, Fondos en Anticipo Cajas Chicas (De Existir).
 Listados de gastos causados y no pagados al 31 de diciembre del ejercicio
económico financiero 2018. Esta información debe ser presentada en
observancia con los lineamientos para el cierre del Ejercicio Económico
Financiero del año 2018, dictados por la ONAPRE, con la finalidad de registrar
en el SIGECOF o sistemas administrativos equivalente, los momentos del gasto
(compromiso causado- pagado).
 Relación de comprobantes justificativos de inversiones tales como: ordenes de
compras y servicios o su equivalente, requisiciones, presupuestos, actas de
controles perceptivos, solicitudes de viáticos y pasajes, entre otros
debidamente ordenados en forma cronológica y correlativa.
 Listados de los procesos de contrataciones públicas efectuados por el órgano
o ente durante el ejercicio económico financiero 2018, para la adquisición de
bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, tales como consulta de
Precios, Concursos Abiertos, Concursos Cerrados y Contrataciones Directas,
así como aquellos excluidos de las modalidades de selección.
 Expedientes administrativos de los Procedimientos de Contrataciones Públicas
(Concluidos: incluye pagos), por parte de comisión de Contrataciones y/o la
Unidad Administrativa Financiera, para la adquisición de bienes, ejecución de
obras y prestación de servicios, durante el ejercicio económico-financiero 2018,
sujeto a la formación de la cuenta, tales como Concursos Abierto, Concursos
Abierto anunciados Internacionalmente, Concursos Cerrados, Consulta de
Precios y excepcionalmente Contrataciones Directas, y otras, aprobadas por la
Máxima Autoridad. Dichos expedientes deberán estar numerados, foliados y
contener los documentos requeridos en la ley de Contrataciones Públicas y su
Reglamento, entre los cuales se detallan los siguientes:
 Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente.
 Documento que autoriza el inicio del procedimiento o Acta de inicio de
la modalidad al cual está sujeto el procedimiento.
 Pliego de Condiciones o Condiciones de la Contratación.
 Actas Motivadas.
 Llamadas o invitaciones a los Participantes.
 Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere.
 Actas de recepción de los documentos para calificación u ofertas.
 Documentos legales de las personas naturales o jurídicas. (Solicitados
en el Pliego de Condiciones).
 Ofertas y condiciones recibidas.
 Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o declaratoria
de desierta.
 Garantías recibidas para el mantenimiento de la Oferta.
  Documento de Adjudicación.
 Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes y si fuere
el caso.
 Documentos para formalizar el contrato.
 Contrato generado para la adjudicación, ordenes de servicio u compra
según corresponda.
 Cronograma de desembolso de la contratación.
 Orden de pago u otra modalidad utilizada según el ámbito de
competencia de órgano o ente, para cancelar las obligaciones
contraídas (cheque, transferencia, y otros).
 Cumplimientos de compromisos de responsabilidad Social.
 Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección aplicado.
 Expediente de los servicios básicos contratados durante el ejercicio económico
financiero 2018, los cuales deberán estar debidamente identificados y contener
al menos los documentos siguientes: punto de cuenta o su equivalente,
contrato o convenio u orden de servicio, modificaciones al contrato original,
órdenes de pago, comprobantes de egresos, vouchers de cheques,
transferencias, anticipos otorgados, valuaciones, entre otros, tal como lo
establecen las normas sobre organización y archivo de documentos dictadas
por la ONCOP.
 Listado de bienes adquiridos, así como de obras y servicios no básicos
contratados y ejecutados o en proceso de ejecución, correspondiente al
ejercicio económico financiero 2018, con indicación de los datos necesarios
para el control de los mismos.

Aspecto Presupuestario.

 Instrumento oficial donde conste el Presupuesto de Ingresos y Egresos del

Órgano o Ente sujeto a rendición de cuentas, pertenecientes al ejercicio
económico financiero 2018, así como las modificaciones debidamente
aprobadas por el nivel correspondiente (Créditos Adicionales, Rectificaciones,
Insubsistencias, rebajas, Traspaso).
  Estructura para la ejecución Financiera para el presupuesto Institucional,
debidamente aprobada y publicada en Gaceta oficial, correspondiente al
ejercicio económico financiero 2018.
 Formulario de asignación de créditos presupuestarios y Distribución
Institucional Administrativa del Presupuesto de Egresos.
 Reporte de la Ejecución Presupuestaria discriminada por partidas, emitida por
el SIGECOF (Sistema integrado de gestión y control de las finanzas públicas)
o el sistema autorizado equivalente, con indicación de los registros del pre
compromiso, causado y pagado, detalladas por partidas de acuerdo al
clasificador presupuestario 2018.
 Relación de Compromisos válidamente adquiridos, causados y no causados,
con corte al 31-12-2018.

Aspecto en el área de Planificación y Gestión.

 Plan estratégico y operativo Anual Institucional debidamente suscrito y

aprobado oficialmente, que corresponda al ejercicio económico Financiero
2018, con sus modificaciones o reprogramaciones físicas y presupuestarias si
las hubiese.
 Informe de gestión del Órgano o Ente correspondiente al ejercicio Económico
financiero 2018.
 Normativa legal y sublegal, que rigen la planificación estratégica de la
administración. De existir.
 Relación de los indicadores de gestión utilizados en el año 2018.
 Reportes utilizados a través de indicadores de gestión. (si los hubiere).

Área de Recursos Humanos.

Manual descriptivo de clases de Cargos, Registro de Asignación de Cargos y

Tabuladores de Sueldos vigentes pata el personal, debidamente aprobados por la
máxima autoridad para el ejercicio fiscal 2018.
Comprobante justificativo de los gastos por concepto del Talento o Recursos Humano
del ejercicio fiscal 2018, que incluya al personal de alto nivel, fijo, comisión de servicio,
contratado, jubilado y pensionado, entre los cuales se detallan los siguientes:

 Mayor de ejecución presupuestaria en relación a gastos de personal.

 Resumen mensual de la nómina de personal (fijo, jubilado, pensionado,
contrato que incluya al personal en comisión de servicio) y sus expedientes.
 Resumen mensual de las retenciones efectuadas al personal y enteradas a sus
legítimos beneficios. (Impuesto Sobre la Renta, Caja de Ahorros, Instituto
Venezolano de los Seguros Sociales, Política Habitacional, Instituto Nacional
de Capacitación y Educación Socialista, Sindicatos, entre otros).
 Resumen mensual de los aportes patronales cancelados y enterados a sus
legítimos beneficios.
 Conciliaciones mensuales con los beneficiarios de todos los aportes patronales
referidos al sistema de Seguridad Social e incluyendo, Caja de Ahorros).
 Estado de Cuenta y resumen Mensual detallado del Fidecomiso de
Prestaciones Sociales.
 Resumen Mensual del pago por concepto de Bono de Alimentación.
 Resumen mensual del pago del beneficio de HCM (Seguro de Hospitalización,
Cirugía y Maternidad) o su equivalente, (De Aplicar).
 Resumen mensual de pagos de otras remuneraciones al personal.
 Resumen mensual de pagos de beneficios adicionales al personal.
 Resumen mensual de pago de bono vacacional.
 Resumen de pagos de aguinaldos o bonificaciones de fin de año.
 Relación detallada de los compromisos pendientes al cierre del ejercicio 2018,
por conceptos de Talento o Recursos Humanos.

 Llevar adecuado registro de los expedientes de los trabajadores según la

norma establecida.
 Señale el proceso de la selección y captación del personal de acuerdo.
(verifique si se ajusta a los establecido en las disposiciones legales aplicables).
 Señale si lleva los reportes de nómina a través de plataformas informáticas.
 Listado de los nombramientos y contratos de ingreso y ascensos, así como la
aprobación por la máxima autoridad.
 En caso de que algún trabajador haya sido excluido o terminado su relación
laboral señale listado y notificación de retiro al Instituto de los Seguros Sociales.

Área Bienes Públicos.

 Verificar la existencia de los manuales de Normas y Procedimientos: Que

regulen el proceso de adquisición de bienes muebles e inmuebles. Que
regulen los movimientos de incorporaciones y desincorporaciones de
bienes muebles e inmuebles. Que permitan asegurar la protección, guardia
y custodia de los bienes de la dependencia. Que establezcan normas de
depreciación de los bienes muebles.
 Reglamento interno de funcionamiento de la comisión de Desincorporación
y Enajenación de Bienes.
 Designación del funcionario o funcionaria que actué como Responsable
Patrimonial de Bienes, debidamente aprobado por la máxima autoridad u
publicado en Gaceta Oficial o su equivalente.
 Creación y funcionamiento de la Unidad Responsable Patrimonial de Bienes
Públicos.
 Inventario inicial de bienes muebles correspondiente al ejercicio fiscal 2018.
 Inventario Inicial de bienes públicos al ejercicio económico financiero 2018
(Muebles, Inmuebles), donde se indique el grado de operatividad.
 Listado y documento de aprobación de los bienes muebles de escaso valor.
 Programación anual de adquisición de bienes muebles.
 Programación de mantenimiento preventivo de los bienes.
 Formularios utilizados para el registro y control de los movimientos de
bienes Muebles e Inmuebles.
 Formularios auxiliares prescriptos para el control de los bienes públicos (de
Aplicar).
 Listado de Resumen detallado de bienes muebles en comodato,
arrendamiento, presentar contratos o convenios para su debida revisión.
 Relación detallada de bienes transferidos bajo custodia y administración.
 Listado de adquisiciones e incorporaciones de bienes al inventario.
 Listado de la programación anual de adquisición de bienes y el documento
que remitidos al Servicio Nacional de Contratista (SNC) en un plazo no
mayor a quince (15) días siguiente a la aprobación.
 Listado de las desincorporaciones de bienes y sus justificativos.
 Listado de los Bienes muebles (vehículo), existentes a fin de conocer la
cantidad global de vehículos propiedad del órgano o ente, el cual deberá
contener: Marca, Modelo, Año, Color, Placa, Serial de Motor, Serial. De
Carrocería, dependencia de adscripción y el estado actual de conservación.
 Constatar que los bienes muebles (vehículo) adquiridos se encuentren
debidamente registrado en el Instituto Nacional de Transporte terrestre
(INTT), para ello, los certificados de Registro de Vehículo deben
encontrarse a nombre del órgano competente. Presente las respectivas
pólizas de seguro.
 Listado de los bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles
terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un
contratista), el cual deberán contener los siguientes aspectos: Fuente de
financiamiento, año de Adquisición y/o ejecución, Tipo de Inmueble, Lugar
de Ubicación, costo y destino dado al Inmueble (De Aplicar).
 Relación detallada de los bienes inmuebles adquiridos debidamente
registrados en el Registro Subalterno respectivo; presente los documentos
de propiedad para su debida revisión.
 Rendiciones mensuales 2018 de cada una de las unidades de trabajo a la
coordinación de bienes con el fin de mantener actualizado el inventario de
bienes.
 Relación detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes.
Adquiridos recibidos y sus condiciones.
 Resumen de faltantes de bienes y sus justificativos.
 Inventario final de bienes públicos al cierre del ejercicio económico
financiero o periodo determinado al que corresponda (31-12-2018).
 Pólizas de Seguro de bienes, vigente durante el periodo sujeto a rendición.
  En caso de que exista bienes que no estén en funcionamiento, señale las
causas y los procedimientos realizados para ponerlos en funcionalento de
ser posible anexe pruebas fotográficas.

Proveedurías y Almacenes (Abastecimiento-Almacén y Comercialización).

Para los efectos de la formación de la cuenta es necesario presentar toda la

documentación que corresponda al manejo y custodia de los Almacenes,
Proveedurías, Depósitos, entre otros, donde se encuentren bienes muebles o
materiales de consumo, para lo cual se debería suministrar los soportes siguientes:

 Inventario al inicio del ejercicio económico financiero 2018.

 Relación de Entradas Mensuales al Almacén o Deposito durante el ejercicio
fiscal 2018, (traspaso, compras, producción, donaciones, permuta9.
 Relación de reintegros o devoluciones mensuales durante el ejercicio fiscal
2018.
 Relación de Movimientos Mensuales de Almacenes y Proveedurías, con sus
justificativos.
 Relación de Movimientos Mensuales de salidas, ventas, suministros, entrega y
donaciones.
 Relación de Movimiento Mensuales de las Desincorporaciones (deterioro,
mermas, inservibilidad).
 Inventario final al cierre del ejercicio económico financiero 2018.
 Actas levantadas con motivo de controles perceptivos, controles de inventarios,
faltantes, desincorporaciones, prestamos etc.