UNIVERSITATEA DIN PITEȘTI Procedura operaţională Ediţia 1

privind recepţia
bunurilor achiziţionate Revizia 1
Nr. de exemplare 2
Pagina 1 din 6
COD P.O. 61-18 Exemplar nr. 1
SERVICIUL ECONOMIC

AVIZAT, APROBAT,
În Ședința Consiliului de Administrație în Ședința Senatului Universității din Pitești,
din data de 09.12.2013 din data 06.02.2014

RECTOR, PREȘEDINTE

Prof.univ.dr. Ionel DIDEA Pr. Conf. univ. dr. Nicolae BRÎNZEA

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND RECEPŢIA BUNURILOR ACHIZIŢIONATE

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei/a reviziei în

cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Elemente privind Numele şi Funcţia Data Semnătura

responsabilii prenumele
1.1. Elaborată/Revizuită Ec. Lucia Contabil șef 11.11.2013
STAN
1.2. Verificat Ing.Ion Director general 12.11.2013
BROȘTESCU administrativ

1.3. Aprobat

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

Natura reviziilor Componenta reviziei Data de la care se aplică

prevederile ediţiei
sau reviziei ediţiei
2.1. Ediţia 1 01.01.2014
2.2. Revizia nr. 1 Modificarea, completarea 01.01.2014
O.G. nr. 3.512/2008
2.3. Revizia ……. Modificarea, completarea sau
abrogarea ……….
2.4. Revizia ……. Modificarea, completarea sau
abrogarea ……….

1
 3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia/revizia procedurii operaţionale

Scopul Exemplar Compartiment Funcţia Numele şi Data Semnătura

difuzării nr. prenumele primirii
3.1. Aplicare Adm.financiar
3.2. Informare Adm.financiart
3.3. Evidenţă Adm.financiar
3.4. Arhivare Adm.financiar
3.5. Alte Adm.financiar
scopuri

4. Scopul procedurii operaţionale

De a stabili un set de reguli, operaţiuni unitare şi responsabilităţi în procesul de recepţie a bunurilor
achiziţionate de către Universitatea din Pitesti,

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale

Se aplică tuturor persoanelor care sunt responsabile, prin atribuţiile stabilite în fişa de post, în procesul
de recepţie a bunurilor achiziţionate în Universitatea din Pitesti.

6. Reglementări aplicabile activităţii privind recepţia bunurilor achiziţionate

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice
privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Planul de conturi pentru
instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu
modificările şi completările ulterioare.

7. Descrierea procedurii operaţionale

Procedura vizează stabilirea unui set de reguli, operaţiuni unitare, responsabilităţi în procesul de
recepţie a bunurilor achiziţionate de către Universitatea din Pitești,.

Recepţia bunurilor achiziţionate este activitatea realizată de către comisia de recepţie numită prin act
administrativ al conducătorului Universitatea din Pitești , care constă în luarea în primire a materialelor de
natura obiectelor de inventar şi mijloacelor fixe, pe baza verificării lor cantitative şi calitative cu documentul
de livrare care însoţeşte transportul (factura fiscală, avizul de însoţire a mărfii etc.).

Comisia de recepţie întocmeşte Nota de recepţie şi constatare de diferenţe – în cazul materialelor

consumabile – şi Procesul-verbal de recepţie – în cazul obiectelor de inventar şi mijloacelor fixe.
După efectuarea recepţiei, persoana împuternicită să dea „Bun de Plată” verifică personal documentele
justificative, confirmă pe propria răspundere ca această verificare a fost realizată şi vizează documentele
justificative cu „Bun de plată”.

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (Cod 14-3-1A) serveşte ca document justificativ pentru:
 recepţia bunurilor aprovizionate;
 încărcarea în gestiune;
 înregistrarea în contabilitate.

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (Cod 14-3-1A) se întocmeşte în două exemplare, iar în
situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în
trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.

2
 În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare
tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (Cod 14-3-1A) circulă:

 la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele);
 la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor
constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică,
ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii);
 la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea
lipsurilor stabilite.

Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (Cod 14-3-1A) se arhivează la compartimentul financiar-

contabil.

Conţinutul de informaţii minimal obligatoriu al formularului este următorul:

 denumirea unităţii;
 denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
 numărul facturii/avizului de însoţire al mărfii etc., după caz;
 numărul curent; denumirea bunurilor recepţionate; U/M; cantitatea conform documentelor însoţitoare;
cantitatea recepţionată, preţul unitar de achiziţie şi valoarea, după caz;
 numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei de recepţie, în condiţiile în care recepţia mărfii
primite se face direct de la furnizor, sau data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului – în
situaţia în care apar diferenţe;
 preţul de vânzare şi valoarea la preţ de vânzare, după caz, pentru unităţile cu amănuntul.

În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, este
obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în
contabilitate a valorii bunurilor.

Pe baza documentelor de recepţie, gestionarul efectuează intrarea în gestiune a materialelor

consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar şi mijloacelor fixe recepţionate.

Compartimentul financiar-contabil înregistrează în contabilitatea sintetică şi în contabilitatea analitică

bunurile furnizate şi obligaţia faţă de furnizor, pe baza facturii vizate cu „Bun de plată” şi a documentelor de
recepţie.

8. FORMULARE care se întocmesc

 Anexa 1 – Act administrativ de constituire a comisiei de recepţie
 Nota de recepţie şi constatare de diferenţe
 Proces-verbal de recepţie

3
PROCEDURA
Pas Responsabil(i) Descriere Timp Termen** Riscuri
alocat*
I. CONSTITUIREA COMISIEI DE RECEPŢIE
1. Conducătorul Prin act administrativ, constituie comisia de recepţie a bunurilor În componenţa
instituţiei achiziţionate. comisiei de recepţie
publice nu sunt desemnaţi
membrii supleanţi.

II. RECEPŢIONAREA BUNURILOR ACHIZIŢIONATE

1. Comisia de Verifică dacă bunurile achiziţionate corespund criteriilor stabilite Bunurile livrate nu
recepţie prin clauzele contractuale din punctul de vedere al cantităţii, corespund criteriilor
specificaţiilor tehnice, termenului de livrare etc., precum şi cu stabilite prin contract.
factura fiscală sau avizul de însoţire a mărfii.

Întocmeşte în două exemplare:

– Nota de recepţie şi constatare de diferenţe în cazul materialelor
consumabile şi a materialelor de natura obiectelor de inventar;
– Procesul-verbal de recepţie în cazul mijloacelor fixe.

Semnează documentele de recepţie.

Întocmeşte în trei exemplare Nota de recepţie şi constatare de

diferenţe în cazul în care se constată diferenţe la recepţia
materialelor consumabile şi a materialelor de natura obiectelor
de inventar.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, întocmeşte câte

un formular al Notei de recepţie şi constatare de diferenţe pentru
fiecare tranşă, pe care îl anexează la factură.

4
Pas Responsabil(i) Descriere Timp Termen** Riscuri
alocat*
Completează Nota de recepţie şi constatare de diferenţe pe verso
numai atunci când constată diferenţe la recepţie.

Transmite factura fiscală şi un exemplar al documentului de

recepţie persoanei împuternicite prin act administrativ al
conducătorului instituţiei publice să dea „Bun de Plată”.

Transmite gestionarului un exemplar al documentului de recepţie.

2. Conducătorul Verifică documentele justificative şi aprobă.

instituţiei
publice Transmite serviciului economic documentele aferente recepţiei, în
vederea înregistrărilor contabile.

3. Gestionarul Efectuează intrarea în gestiune a materialelor consumabile,

materialelor de natura obiectelor de inventar şi mijloacelor fixe
recepţionate.
4. Serviciul Înregistrează în contabilitatea sintetică şi analitică bunurile
economic furnizate şi obligaţia faţă de furnizor, pe baza facturii şi a
documentelor de recepţie.

Întocmeşte formele privind reglementarea diferenţelor constatate.

Arhivează documentele de recepţie.

* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare instituţie publică în funcţie de specificul instituţiei.

** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare instituţie publică în funcţie de specificul instituţiei.

5
Universitatea din Pitești

ORDIN / DECIZIE Nr. _____

RECTORUL …………………………………………..Universității din Pitești

Având în vedere
- prevederile art. ... din H.G. nr. /….. privind organizarea şi funcţionarea Universității din
Pitești………(se vor trece prevederile legale din actul legislativ care reglementează organizarea
şi funcţionarea instituţiei, în virtutea cărora conducătorul instituţiei poate emite acte
administrative, respectiv ordin, decizie, instrucţiuni etc.);
În temeiul
- prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, cu modificările şi completările ulterioare;
- prevederilor O.M.F.P. nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu modificările şi
completările;

Emite următorul/următoarea:
ORDIN/ DECIZIE:

Art. 1 – Se constituie comisia de recepţie, astfel:

- domnul/doamna …………………, preşedinte;
- domnul/doamna …………………, preşedinte supleant;
- domnul/doamna …………………, membru;
- domnul/doamna …………………, membru;
- domnul/doamna …………………, membru supleant;
- domnul/doamna …………………, membru supleant.

Art. 2 – Atribuţiile comisiei de recepţie sunt următoarele:

- recepţionează calitativ şi cantitativ bunurile primite în instituţia publică;
- constată diferenţe;
- întocmeşte şi semnează Nota de recepţie şi constatare a diferenţelor, conform Cod 14-3-1A, din
O.M.F.P. nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu modificările şi completările
ulterioare.

Art. 3 – Preşedintele şi membrii comisiei vor duce la îndeplinire prevederile prezentului/prezentei

ordin/decizii.

Piteşti Data:

Rector

Prenume Nume