Sunteți pe pagina 1din 16

Microsoft Access 2007

manual pentru începători

prof. Bonto Alina


Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

Cuprins

1. Concepte generale privind bazele de date Access ............................................................ 2

2. Operarea cu baze de date .................................................................................................. 3

2.1 Proiectarea bazei de date ................................................................................................ 3

2.2 Crearea unui tabel ........................................................................................................... 4

2.3 Definirea cheilor unei tabele........................................................................................... 5

2.4 Crearea unui index .......................................................................................................... 6

2.5 Schimbarea proprietăților unui atribut ............................................................................ 7

2.6 Crearea unei reguli de validare ....................................................................................... 7

2.7 Crearea unei legături între tabele .................................................................................... 8

2.8 Crearea unui formular simplu ......................................................................................... 9

2.9 Crearea unei interogari ................................................................................................. 11

2.10 Crearea unui raport ..................................................................................................... 13

Bibliografie: ........................................................................................................................... 15

1
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

1. Concepte generale privind bazele de date Access

Domeniul bazelor de date este foarte important la ora actuală. Indiferent că suntem un
utilizator obișnuit, unul experimentat sau un profesionist IT, studiul unei baze de date este mai
important ca oricând.
Baza de date - reprezintă un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundanţă
minimă, accesibile cât mai multor utilizatori în acelaşi timp. Baza de date este un ansamblu de
colecţii de date organizate în tabele pentru bazele de date relaţionale şi în obiecte pentru bazele de
date obiect.
Exemple: evidenţa populaţiei la poliţie, clienţii băncilor, abonaţii de la EONgaz, Electrica,
RDS
Datele sunt organizate în tabele, o baza de date este alcătuită din mai multe tabele cu diferite
legături între ele. Exemplu: tabel cărţi, tabel abonați, tabel edituri
Entităţile alcătuiesc lumea reală. Exemple: angajat, carte
Atribute reprezintă proprietăţi sau caracteristici ale entităţilor care au diferite valori.
Exemple atribute: pentru angajat: nume, vârstă, ani vechime,
pentru carte: titlu, autor, an apariţie, editură

Pentru a defini un tabel sunt necesare următoarele elemente:


a) domeniul de valori – ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit
implicit sau explicit
b) atributul– reprezintă o coloană a tabelului

Pentru a defini o bază de date este nevoie de:


a) tabela (tabel) – reprezintă un produs cartezian dintre mai multe domenii caracterizat
printr-un nume
exemplu: tabelul CARTI
titlu autor
- pe primul rând sunt trecute domeniile care aparţin Poezii Mihai Eminescu
tabelei (titlu, autor) Baze de date Access Ioana Pop
- în continuare se trec datele corespunzătoare acestor Fotografia digitala Dinu Dumbrava
domenii (Poezii, M. Eminescu etc.)
b) legăturile dintre tabele
Tipuri de legături:
1:1 – legătura de tip unu la unu – unei înregistrări dintr-o tabela îi corespunde o înregistrare din
altă tabelă (exemplu: un medic lucrează cu o singură asistentă)
1:M – legătura de tip unu la mai mulţi – unei înregistrări dintr-o tabela îi corespund mai multe
înregistrări din altă tabelă (exemplu: o carte este tiparită la mai multe edituri, un angajat are mai
mulți copii, un autor a scris mai multe cărți, într-o clasă învaţă mai mulți elevi)
M:N – legătura de tipul mulți la mulți- mai multor înregistrări dintr-o tabela îi corespund mai
multe înregistrări din alta tabelă (exemplu: fiecare client poate comanda cărţi la mai multe edituri
iar fiecare furnizor poate lucra cu mai multe librării)

2
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

Microsoft Access 2007 face parte din pachetul de programe Office 2007 şi este o aplicaţie
pentru crearea şi gestionarea bazelor de date.

Lansarea în execuție a programului se face urmând calea: Start →Toate programele(All


Programs)→Micorsoft Office → Microsoft Office Access 2007.

Închiderea aplicaţiei: Buton Office/Exit Access sau clic pe butonul de închidere din colțul
dreapta-sus al ferestrei

Deschiderea unei baze de date existente:


Se deschide Microsoft Access, Buton Office/Open(Deschidere) sau Ctrl+O
- în fereastra de dialog aparută se precizează locul unde este fişierul care trebuie deschis
- cu dublu clic pe fişier sau clic şi open se deschide baza de date căutată
sau
- se alege baza de date din partea dreaptă a ecranului, secțiunea Open recent database

Salvarea unui fişier Access


Buton Office/Save (Salvare) sau clic pe butonul Save (Salvare) de pe bara de acces rapid sau
Ctrl+S

Utilizarea funcţiei Help


Se activează prin apăsarea butonului sau se apasă tasta F1.
- pe ecran apare fereastra Assistance (Ajutor Access)
- în câmpul Search for (Căutare pentru) se introduce ceea ce dorim să căutam şi se apasă
butonul Search (Pornire căutare)
Închiderea asistentului se face prin apăsarea butonului Închidere (Close)
Închiderea unei baze de date
- Buton Office/Close Database(Închidere Baza de date)

2. Operarea cu baze de date

2.1 Proiectarea bazei de date

Orice coloană dintr-un tabel se numește câmp. Orice linie dintr-un tabel se numește
înregistrare. Intersecția dintre o linie și o coloană se numește valoare.
Cea mai importantă linie dintr-un tabel este acea linie care defineşte tabelul. Ea se numeşte
cap de tabel (sau structura de bază). Acesta este primul lucru pe care îl creăm atunci când vrem să
facem un tabel. Capul de tabel contine definiţia coloanelor din tabelul respectiv.

Crearea unei baze de date noi


- se deschide Microsoft Access, Buton Office/New(Nou) sau Ctrl+N sau clic dreapta în
fereastra Explorer în directorul unde dorim crearea fişierului/New Microsoft Access
Aplication
- în fereastra deschisă se alege opţiunea Blank Database (Baza de date necompletată)

3
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

- se precizează locul unde va fi salvată


baza de date şi numele acesteia

- apoi se execută clic pe butonul


Creare(Create)

2.2 Crearea unui tabel


Tabelele din Access sunt mult mai "inteligente" decât cele din Excel. Au o structură bine
definită, fiecare coloană având un anumit tip de date, o anumită dimensiune, etc. Este
recomandat ca fiecare tabel dintr-o bază de date să stocheze informații referitoare la o singura
entitate din viața reală. De exemplu, tabela ELEVI să stocheze doar informații despre elevi,
tabela MEDII_ELEVI doar informații despre mediile elevilor. Nu stocăm în interiorul unei
singure tabele informații amestecate, ce se referă la entități diferite.
Există două moduri de vizualizare ale unui tabel: Vizualizare foaie de date, ce ne
permite să creăm structura tabelului și să introducem datele în același timp și Vizualizare
Proiect.
Se recomandă să creați structura tabelului în modul Vizualizare Proiect, apoi să folosiți
Vizualizare foaie de date pentu introducerea datelor.
În momentul în care alegem să creăm un tabel în Vizualizare Proiect, Access va cere
imediat să introducem numele acestuia. Completăm numele tabelei: ex. elevi și apoi, clic pe OK.

4
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

Observăm tabela în partea stângă a ecranului, acolo unde avem un meniu ce ne permite să
navigăm prin elementele din interiorul bazei de date. Acum putem să creăm coloanele din tabel.
Este recomandat ca orice tabel să aibă o coloană cu rolul de indentificator unic de linie și
stabilim că această coloană este de tip AutoNumerotare. Aceasta înseamnă că Access va genera
în mod automat un număr de cod unic, sub forma de număr curent (1, 2, 3…).

Adăugarea unui atribut nou unei tabele existente


-clic dreapta pe numele tabelului, se deschide tabelul în modul Design View(Vizualizare proiect)
sau
-se deschide tabelul şi se apasă butonul Design View(Vizualizare proiect)

Modificarea, ştergerea datelor unei înregistrări şi salvarea tabelei


-se deschide tabelul cu dublu clic
-se modifică datele din tabelă
-se închide tabela.
Access va salva automat modificările făcute. Se poate apăsă pentru siguranţă butonul
Salvare(Save)

Ştergerea unei înregistrări


-se poziționează mouse-ul pe înregistrare(în stânga rândului)
-clic dreapta pe înregistrare Delete record(Ştergere înregistrare)
Ştergerea tabelei
- se selectează tabelul şi se apasă butonul Ştergere
sau clic dreapta pe tabel/se alege opţiunea Delete(Stergere)
- se cere confirmarea ştergerii şi se apasă Yes(Da)

2.3 Definirea cheilor unei tabele


Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu minim de atribute care identifică în mod unic o
înregistrare dintr-o tabelă.
- poate fi formată dintr-un singur atribut (cheie simplă) sau din mai multe atribute (cheie
compusă)
- Chei candidate – pot fi mai multe atribute care pot identifica o înregistrare

5
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

- Cheia primară – cheia care se folosește efectiv, identifică unic o înregistrare dintr-o
tabelă

Stabilirea cheii primare:


- se deschide tabela în modul
Vizualizare proiect(Design
View)
- se selectează câmpul care dorim
să fie cheia primară
- clic pe butonul Cheie primara
(Primary key)
sau
- clic dreapta pe câmpul ales să fie
cheie primară din meniul deschis alegem
Cheie Primara (Primary key)

Dacă cheia primară este formată din


mai multe câmpuri, selectarea acestora se
va face ținând apăsată tasta Shift.

2.4 Crearea unui index


Indexul asigură ierarhizarea datelor într-o tabelă (exemplu: se poate construi un index
care să ordoneze datele din tabela în ordine crescătoare a vârstei)
- se deschide tabelul în modul Vizualizare Proiect(Design View)
- se selecteaza câmpul care dorim să devină index
- în dreptul indicației Indexat (Indexed) se alege opțiunea Da(Yes)
- dacă se alege opțiunea Da(Făra dubluri) (Yes(No duplicates)) atunci în câmpul respectiv nu
se pot introduce doua înregistrări cu aceeași valoare.

Regula de validare

Text de validare

Index

6
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

2.5 Schimbarea proprietăților unui atribut


- se deschide tabelul în modul Vizualizare proiect (Design View)
- se selectează atributul asupra căruia dorim să aducem modificări
- în partea de jos a ferestrei se aleg proprietățile dorite.
IMPORTANT: când modificăm proprietățile unui atribut, nu trebuie să alegem o dimensiune mai mică
deoarece există pericolul să pierdem date importante din acel tabel

2.6 Crearea unei reguli de validare


Regulile de validare au rolul de a nu permite introducerea datelor eronate
- se deschide tabelul în modul Vizualizare proiect (Design View)
- se selectează atributul pentru care dorim aplicarea unei reguli de validare
- se alege proprietatea Regula de validare (Validation rule)

Text de validare
- daca se introduc date greșite (care nu respectă regula de validare) și dorim să fie afișat un
mesaj de atenționare într-o casetă de dialog în zona Text de validare (Validation Text)
se introduce mesajul de atenționare apoi clic pe OK

Aplicaţie practică
1. Deschideţi aplicaţia de baze de date
2. Creaţi o bază de date pe desktop. Salvaţi-o cu numele vostru.
3. Creaţi o tabelă cu următoarele câmpuri:
Nume câmp Tip de data Mărime câmp sau format
CNP Number Dublă precizie
Nume Text de dimensiune 50
Data nașterii Date/Time Dată scurtă

4. Salvaţi tabelul cu numele elevi


5. Adaugaţi atributul Numar_telefon tabelei cu numele elevi
6. Introduceți o regula de validare și textul de validare pentru câmpul data nașterii “Anul
nașterii mai mare de 1990”
7. Salvaţi modificările făcute şi închideţi aplicaţia de baze de date Access.

Schimbarea dimensiunii unei coloane dintr-o tabela


- se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open)
- selectez coloana pentru care doresc să modific lățimea
- clic dreapta și aleg Lățime coloană (Column Width)
- se deschide o fereastra în care se cere să se introducă dimensiunea dorită, apoi clci pe OK
- această modificare se poate realiza și manual cu ajutorul mouse-ului

Mutarea unei coloane într-o tabelă


- se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open)
- pentru schimbarea ordinii atributelor într-o tabela: cu ajutorul mouse-ului tragem de atributul
pe care dorim să îl mutăm și îl poziționam în locul dorit

7
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

Aplicaţie practică
1. Deschideţi Microsoft Access 2007.
2. Creaţi pe desktop baza de date BIBLIOTECA
3. Creaţi tabela CĂRŢI cu următoarele câmpuri:
Nume câmp Tip date Marime câmp sau format
ID Carte Numar Lung intreg
Titlu Text 50
Autor Text 100
Pret Moneda lei
4. Setaţi câmpul ID Carte ca şi cheie primară
5. Indexaţi câmpul Pret
6. Introduceţi în tabel următoarele înregistrări:
ID Carte Titlu Autor Pret

12 Poezii Mihai Eminescu 15 lei

123 Baze de date Access Ioana Pop 25 lei

131 Macromedia Flash Cosmin Vârlan 42 lei

422 Mara Ioan Slavici 20 lei

7. Setaţi lăţimea coloanei Autor la 22 puncte


8. Mutaţi câmpul Autor înaintea câmpului Titlu
9. Salvaţi şi închideţi baza de date.

2.7 Crearea unei legături între tabele


a) alegerea tabelelor
- În fila Instrumente bază de date(Database tools) alegem Relaţii (Relationships)

- se afişează fereastra Afisare Tabel (Show Table)


- se aleg pe rând tabelele între care dorim să creem legătura şi se apasă butonul Adăugare
(Add)

b) editarea legăturilor
- În fila Instrumente bază de date(Database tools) alegem Relaţii (Relationships) –
definim legătura dintre tabele
- se afişează fereastra Editare relaţii (Edit Relationship)
- se apasă butonul Creare...(Create New...)
- se aleg tabelele pe care dorim să le legăm şi atributele după care se va realiza legătura/
OK
- se definesc restricţiile asupra legăturii
- se bifează casuţa Enforce Referential Integrity (Impunere integritate referenţială)
pentru a putea defini restricţiile asupra legăturii nou create
- se apasă butonul Creare (Create)

8
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

- pe ecran în fereastra Relationships (Relaţii) va apărea legătura nou creată


- semnul ∞ este corespunzător tabelei ce conţine mai multe înregistrări unei înregistrări din
tabela părinte

IMPORTANT: nu se pot crea legături între doua tabele după orice câmpuri ci numai după acele
câmpuri care într-o tabelă sunt cheie primară şi în cealaltă tabela reprezintă cheie externa. Cele două
câmpuri după care se face legătura trebuie să fie de acelasi tip.

Ştergerea legăturilor între doua tabele

- se dă un clic dreapta pe legătura pe care dorim să o ştergem


- se alege opţiunea Ştergere (Delete)
- pe ecran apare o fereastră de dialog care cere confirmarea ştergerii legăturii
- se alege Da(Yes) daca dorim ştergerea legăturii, Nu (No) daca nu mai dorim să ştergem
legătura

2.8 Crearea unui formular simplu


Formularele reprezintă ferestre ce permit adăugarea, modificarea, ștergerea datelor dintr-
o baza de date. Formularele sunt special create astfel încât să permită cât mai facil și rapid
operațiile de mai sus.
În mod normal, dacă vrem să modificăm sau să adăugăm rânduri noi în tabelă ar trebui să
o deschidem și să operăm modificarile în Vizualizare foaie de date.

9
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

Pentru crearea unui formular din panglica Creare alegeți Mai multe formulare →
Expert formular

În fereastra ce s-a deschis alegem tabela pentru care creăm formularul apoi câmpurile din
tabela pentru care realizăm formularul.
(ex. Nume, Prenume, Data nasterii și Clasa din tabela ELEVI).

Apoi parcurgem următorii pași prin acționarea butonului Următorul (Next).


Stabilim:
 aspectul formularului
 alegem un stil de formatare
 completăm numele pentru formular după care apăsăm butonul Terminare(Finish).
Cu ajutorul formularului putem să facem orice operație de modificare fără să deschidem
tabelul evitând astfel să alterăm liniile din tabelă și să introducem valori neconforme cu
realitatea.

Pentru a introduce o înregistrare nouă folosim butonul Înregistrare noua (necompletată).

10
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

Aplicație practică:
1. Creați o baza de date cu numele biblioteca formată din 2 tabele prin care să țineți
evidența cărților din biblioteca personală.

Tabele:
Carti
Nume câmp Tip date Mărime câmp sau format
Cod_carte număr Întreg lung
Nume_carte Text 20
Autor Text 255
domeniu text 50

Edituri
Nume câmp Tip date Mărime câmp sau format
Cod_editura număr Întreg lung
Nume_editura Text 50
Adresa_editura Text 50

2. Creați câte un formular pentru fiecare tabel și introduceți în fiecare tabel câte 3 înregistrări.

2.9 Crearea unei interogari


Interogările sunt date extrase din baza de date. Crearea unei interogări este una din cele
mai importante operații dintr-o baza de date.
Din panglica Creare alegeți Proiectare interogare.

În fereastra deschisă alegem tabelele din care dorim extragerea informațiilor folosind
butonul Adăugare(Add) apoi apăsăm Închidere(Close).

Selectăm câmpurile pe care le dorim afișate în interogare apoi apăsăm butonul


Executare(Run), din panglica Proiectare(Design).

11
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

Se vor afișa înregistrările găsite. Salvăm interogarea cu numele dorit.

Aplicația practică
1. Copiaţi baza de date scoala pe desktop
2. Creați o interogare care să afișeze nume, prenume și media la română.
3. Salvați cu numele Medii romana

Într-o interogare datele pot fi sortate crescător sau descrescător. Se pot stabili condiții logice,
putem să filtrăm tabelele din Access stabilind niște condiții logice.

Deschidem interogarea în modul Vizualizare proiect(Design View), în câmpul Sort(Sortare)


se alege una din opțiunile Ascending(Ascendenta) sau Descending(Descendenta)

Câmpul Show (Afișare) permite afișarea sau nu a unor câmpuri în interogare. Selectați
căsuța dacă doriți ca acest câmp să apară în interogare sau nu.

În câmpul Criteria (Criterii) se pot defini propriile restricții. Acestea pot fi de genul:
 mai mare decât o anumită valoare (>), mai mare sau egal(>=), mai mic(<), mai mic sau
egal cu anumita valoare(<=), se poate alege și opțiunea Egal cu o valoare sau diferit (<>)
de o valoare
 sau se pot crea expresii logice utilizând operatorii logici And (Și) și Or (Sau)

După închiderea interogării aceasta va conține numai acele înregistrări care corespund
restricției create. Pentru a păstra vechea interogare salvați noua interogare cu un alt nume
(utilizați Butonul Office/Salvare ca)

Aplicarea unui filtru asupra unei tabele


Tipuri de filtre:
a) Filter by form (Filtrare dupa macheta) utilizatorul alege ce să caute

12
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

b) Filter excluding selection (Filtrare cu excluderea selecţiei) – realizează filtrarea


excluzând datele selectate
c) Filter by selection (Filtrare prin selectare) – filtrează datele dintr-o tabelă în funcţie de
înregistrările selectate
d) Advanced Filter (Filtrare/Sortare complexă) – realizează un mod de filtrare foarte
complex
-se deschide o fereastră în care se creaăa opţiuni de filtrare
- se pot găsi înregistrări care îndeplinesc mai multe criterii, aceste condiţii sunt construite sub
forma unor expresii

Aplicația practică
1. Copiati baza de date scoala pe desktop (retea/server Ael/Public)
2. Creați o interogare care să afișeze nume, prenume și media la matematică și fizică.
3. Salvați cu numele medii_real
4. Ordonați alfabetic după numele elevilor
5. Afișați doar elevii care au medii mai mari sau egale cu 8 la matematică.
6. Salvați cu numele Elevi buni
7. Afișați doar elevii care au medii mai mici decât 5 la fizică
8. Salvați cu numele Elevi corigenți

2.10 Crearea unui raport


Un raport reprezintă o situație extrasă dintr-o bază de date (o interogare). La rapoarte
contează foarte mult doua aspecte:
• Partea estetica (layout): culori, borduri, tabele;
• Forma în care sunt prezentate datele: antet, subsol, formatari.
Folosim panglica Creare și alegem Expert Raport.

În caseta de dialog deschisă stabilim:


1. tabela sau interogarea pentru care dorim să realizăm raportul și câmpurile pe care dorim
să le conțină raportul
2. structura raportului
3. gruparea datelor din tabela sau interogare prin selectarea atributului după care dorim să
grupăm datele
4. sortarea datelor din raport (crescător sau descrescător)
5. alegerea modului în care vor fi aranjate în pagină datele și orientarea paginii (portret sau
vedere)

13
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

6. alegerea unui stil pentru raportul creat


7. introducem un nume pentru raport apoi clic pe Terminare

Aplicația practică:
1. Copiați pe desktop baza de date scoala (Rețea/Server Ael/Public)
2. Creați un raport pentru tabela elevi
3. Afișați câmpurile: nume, prenume și clasa
4. Sortați după nume, crescător
5. Orientați foaia tip vedere și alegeți aspectul tabel
6. Alegeți un stil pentru raport
7. Salvați cu numele elevi si clase

14
Microsoft Access 2007 – manual pentru începători
prof. Alina Bonto

Bibliografie:
1. Mariana Panţiru – Tehnologia Informaţiei şi a comunicaţiilor, Ed. All, Bucureşti, 2005
2. http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/ - Ajutor şi articole “cum să”

15