GUÍA PRÁCTICA DE INVENTARIOS

DEFINICION:
El inventario: es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar,
permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo
económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos corrientes o circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en
el estado de situación financiera (antes llamado balance general) como en el estado de
pérdidas y ganancias (estado de resultados). En el estado de situación financiera, el
inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de pérdidas y ganancias,
el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder
determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

IMPORTANCIA

Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y

servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica
de la empresa.

PROPOSITO

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales

necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un
papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de
esta forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que
el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un
valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor
siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.
Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (la
conclusión correcta por razones equivocadas y una forma extraña de tratar un verdadero
activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tiene una miopía similar.
Por lo general creen que mientras más, mejor.

OBJETIVO

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a

disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los
mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las

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cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios

debe ser atentamente controlada y vigilada.

ADMINSTRACION DE INVENTARIOS

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del

inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que
a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera
razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas
necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que

deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de
unidades a ordenar

CLASES DE SISTEMAS DE INVETARIOS

SISTEMA PERIODICO O ANALITICO O PERMENORIZADO
SISTEMA PERMANENTE O PERPETUO
TECNICAS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

SISTEMA ABC
MODELO EOQ

TIPOS DE INVENTARIOS

Inventario de materia prima

Inventario de productos en proceso
Inventario de producto terminado
Inventario de materiales y suministros
CLASE DE INVENTARIO
INVENTARIO DE TRANSITO ( materiales en movimiento mientras están en trasformación)
INVENTARIO DE PROTECCION (Fluctuaciones de demanda )
INVENTARIO DE PREVISION (Se presentan en razón a una demanda prevista)
INVENTARIO DE ACOPLE: (fluidez)
INVENTARIO CICLICO: (costos bajos)

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El código de barras es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas

paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una
determinada información. De este modo, el código de barras permite reconocer
rápidamente un artículo en un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o
consultar sus características asociadas. Actualmente, el código de barras está implantado
masivamente de forma global.

ACTIVIDAD: Realice un Mapa Conceptual sobre los conceptos vistos.

MANEJO Y CONTROL DE BODEGAS
Tener una bodega trae consigo muchas responsabilidades que si no se saben administrar
pueden ocasionar pérdidas significativas, para evitar esto hoy aprenderemos cómo se debe
controlar la bodega.
Control de bodega para un manejo óptimo de la mercancía
Cuando se tiene una bodega para el almacenaje de mercancía se deben tener en cuenta
varios aspectos para garantizar el buen estado de los artículos, su correcta manipulación y el
funcionamiento general de la bodega en relación a la logística.
Hay tres puntos importantes en el control de una bodega:
1. Objetivos
Un sistema de control de bodega cumple con tres objetivos claros: llevar control de la
mercancía; crear procedimientos para el registro de todos los movimientos internos y
externos relacionados con la bodega y la mercancía, conocidos como gestión logística; y
realizar protocolos para la prevención de riesgos y seguridad industrial.
2. Funciones
Las funciones que desempeña una bodega para una empresa son: protección de la
mercancía, registro de entrada y salida de la mercancía, métodos de distribución de la
mercancía, limpieza y organización de la bodega y optimización de los espacios.
3. Organización
La organización de la bodega le permite a la empresa tener información sobre la mercancía
almacenada, conocer los detalles del artículo (peso, medidas, nivel de fragilidad, etc.), saber
con exactitud el número de unidades que se pueden almacenar en la bodega, determinar un
espacio para la manipulación y acomodación de la mercancía y crear protocolos que indiquen
como se debe manipular y transportar la mercancía dentro y fuera de la bodega.
Teniendo en cuenta lo anterior se debe hacer un seguimiento de todas las actividades y
responsabilidades para medir la eficacia (alcance de los resultados) y eficiencia (relación
entre esfuerzo y resultado) del funcionamiento de la bodega.
Control de inventario
Hay dos tipos de inventarios que se deben realizar en una bodega empresarial:

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 Inventario físico o real

El objetivo de este inventario es hacer un conteo manual de los artículos para conocer las
existencias reales y compararlas con las del inventario permanente, de esta manera se puede
medir la precisión del inventario permanente, conocer el número de artículos perdidos y
saber si las existencias están desactualizadas. Este inventario se recomienda hacerlo una o
varias veces al año dependiendo de cada empresa.

 Inventario permanente
Su objetivo es conocer la mercancía existente, llevar registro de los cambios en el inventario
y tener un plan para saber con exactitud cuándo se debe solicitar mercancía y en qué
cantidad.
En cuanto a la gestión de un inventario permanente se debe llevar un registro en plantillas o
un software, etiquetar el embalaje correctamente (número de artículo, cantidad, nombre,
peso y sugerencia de manipulación si es un objeto delicado) y realizar periódicamente un
análisis de venta; que incluya ventas al mes, solicitud de cantidades suficientes y adicionales
(en caso de un imprevisto), además, de un conocimiento profundo sobre el comportamiento
del inventario.
Ahora, existen tres métodos principales para optimizar la salida de la mercancía:
1. PEPS: primeras entradas, primeras salidas. Método de valuación de inventarios
donde se considera que lo que se vende es lo que primero entró al almacén, por lo
que el inventario queda valuado a los precios de las últimas adquisiciones.
2. UEPS: últimas entradas, primeras salidas. Método de valuación de inventarios donde
se da salida a los productos comprados recientemente, con el objetivo de que en el
inventario final queden solo aquellos que se adquirieron primero.
3. PPP: precio promedio ponderado. Método de valuación de inventarios donde se
registra la salida del stock al costo promedio resultante de la división entre el valor
del inventario y la cantidad de unidades que lo componen.

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SISTEMAS DE INVENTARIOS

Sistema de inventarios periódico

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema permanente
o perpetuo.
El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada
determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder
determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada.
Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento
cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el
momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que
puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que
llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las
compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo
de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que
facilita la pérdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al
final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles
fraudes.
Contabilización en el inventario periódico.
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan
en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano).
Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios
para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras
(6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo
mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).

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Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario

final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).
Aspectos tributarios.
El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el costo de venta se
determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancías en transito,
ni las mercancías recibidas en consignación.
En el caso de las mercancías en tránsito, si se llegare a vender esas mercancías estando en
tránsito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizará como diferido. La
utilidad o pérdida por esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del año en que se
liquide definitivamente el respectivo costo.
Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario periódico para los
contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaración
tributaria firmada por contador público.
Fiscalmente se acepta la disminución del inventario final hasta en un 3%. Esta disminución
bien puede ser por deterioro o por pérdida, obsolescencia, etc.
Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por
cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algún valor, no son
aceptadas fiscalmente. La única disminución permitida es la del inventario final sólo en el 3%.
Sistema de inventarios permanente

El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios

permanente y Sistema de inventarios periódico.
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control
constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del
inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el
registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de
cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se
puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación
del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es
registra su cantidad y costo.
Valuación de los inventarios en el sistema permanente.

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La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema

permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se
adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una
homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.
Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes
métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de
empresa.
Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps,
Método Ueps, Método retail, etc.
Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en
un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios,
es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la
vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina
también su costo.
Diferencia entre sistema de inventarios y métodos de valuación

Una de las confusiones más comunes, tiene que ver con referirse de forma indistinta a los
sistemas de inventarios y a los métodos de valuación de inventarios.
Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación; cada uno tiene sus
objetivos que difieren mucho del uno al otro.
El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que el
método de valuación de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el
de valorar o valuar el inventario final.
Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la
determinación del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final
de un periodo.
Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario periódico e inventario
permanente. En cambio existen múltiples métodos de valuación de
inventarios. Peps, Upes, Promedio ponderado, Retail, etc.

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Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y el valor del

inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que si hablamos
de métodos de valuación de inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema
de inventarios permanente.
La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios periódico no se hace con
los métodos de valuación de inventarios, sino mediante el llamado juego de inventarios, que
no es otra cosa que tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario
final.
Como vemos son claras las diferencias entre un concepto y otro.
ACTIVIDAD
Realice un cuadro donde establezca la diferencia entre Sistema de Inventarios y método de
valuación de inventarios.
Comparativo sistema de inventarios

A continuación se describirán algunas diferencias entre el sistema periódico y sistema

permanente para la utilización de las compras de Inventarios.

Sistema periódico Sistema permanente

Se utiliza en empresas que venden al Para empresas que venden mercancías por
detal grandes cantidades de mercancía a valores relativamente altos como
un precio relativamente bajo como por almacenes de electrodomésticos.
ejemplo supermercados.

Al realizar la venta solo maneja Al realizar las ventas maneja información

información sobre el precio de del precio de venta y del valor del costo de
venta. Utiliza menos información. la venta. Requiere mayor información.

Al finalizar el periodo requiere efectuar el Requiere elaborar conteos físicos de las

conteo físico de las unidades en existencia. existencias al final del periodo solo con el
propósito de control.

Su operación puede ser menos costosa En este sistema puede ser más dispendiosa
para la empresa. y más costosa la operación.

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Para la compra de mercancía no se utiliza Actúa en concordancia con las normas

la cuenta de los activos sino las cuentas contables de compra y venta de activos.
nominales en este caso cuenta 62. Solo se Cuenta 14
lleva a la cuenta 14 en el inventario final.

No permite tener un control permanente Permite tener actualizado el saldo y un

de los inventarios. mecanismo eficiente de control sobre las
existencias reales.

En este caso es más práctico esperar hasta No es necesario esperar hasta la

la culminación del periodo para conocer el terminación del periodo para determinar el
saldo de la cuenta 62. saldo de la cuenta 14.

Para conocer el costo de la mercancía Se conoce el costo de la venta en el

vendida se debe esperar hasta el final del momento de realizar dicha operación
periodo. utilizando el Kardex con cualquiera de sus
métodos de valuación.

Estas son las dos alternativas que proporcionan toda una estructura para la contabilización
de los inventarios, la determinación del costo de ventas y la medición del resultado. La idea
es garantizar una correcta utilización en la aplicación tanto de uno de estos dos sistemas
como de sus métodos de valuación
Juego de inventarios

El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios periódico

para determinar el Costo de venta.
Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada venta
o al final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema de inventario
periódico, éste costo de venta se determina haciendo uso del juego de inventarios.
Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el final, para
lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa
maneja.
Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera además
conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra).
Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el
cual tiene la siguiente estructura:

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Inventario inicial
(+) Compras brutas
(–) Devoluciones en compras
= Mercancías disponibles para la venta
(–) Inventario final
= Costo de venta
Inventario inicial. Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general
corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones
por primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, algún socio
haya aportado mercancías (Aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe
hacer un conteo físico.
Compras. Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del 01
de enero de 2016 a 31 de diciembre de 2016.
Devoluciones en compra. Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo
periodo.
Mercancías disponibles para la venta. Corresponde a las mercancías con que efectivamente
cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas las que se han devuelto. Ejemplo: se
inicia con 10 unidades, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final será de 14 unidades.
Inventario final. Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario
periódico se debe hacer conteo físico.
Costo de venta. Es lo que cuesta la mercancía vendida. Ejemplo: una empresa compra un PC
en $3.000.000 y lo vende en $3.500.000. La venta obviamente es de 3.5000.000 y el costo
de venta los 3.000.000 que lo costo el PC.
Un ejemplo práctico del juego de inventarios:
Inventario inicial 1.000.000

Compras 10.000.000
Devoluciones en compra <2.000.000>
Mercancías disponibles para la venta 9.000.000
Inventario final <2.000.000>
Costo de venta 7.000.000

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Los 7.000.000 son las mercancías que se vendieron en el periodo. Es decir que las
mercancías que se vendieron en el periodo costaron 7.000.000.

Método del promedio ponderado

Método de valuación de inventarios promedio ponderado

Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando
la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación
de inventarios, entre los que tenemos el Método Ueps, Método Peps, Método del Promedio
ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.
Promedio ponderado
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes
en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número
de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como
los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros,
la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que
este valor corresponde al costo del producto más el margen de utilidad (Precio de venta es
igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar
entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran
nuevamente a ser parte de la ponderación.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se
incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.
El promedio ponderado es quizás el método más objetivo, ya que por el hecho de promediar
todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre
la empresa.
Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la
utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni
sobrevalorado.Recordemos que al utilizar el método PEPS el costo de venta queda
subvalorado porque se calcula con base a precios antiguos que son por lo general mas
económicos, lo que significa que las ultimas compras que entran, que entran a un mayor
valor, son las que van a quedar en el inventario final, por lo que este queda sobrevalorado

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afectando directamente el balance general. Además por tener un costo de venta menor, las
utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como utilidades del ejercicio por
lo que el efecto sobre el balance es doble, al igual que sucede con el método UEPS.
En cuanto a este último método, sucede todo lo contrario al método PEPS, ya que al costear
con base a las últimas compras que por regla general son más costosas, el costo de venta se
elevara afectando la utilidad del ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor
costos, quiere decir que en el inventario final solo quedan unidades anteriores con un menor
costo, por lo que el inventario final estará subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance
general y sobre el Estado de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en vista
a que la base para el impuesto al patrimonio se verá disminuida tanto por un menor valor de
los inventarios como por un patrimonio afectado en menor grado por unos resultados del
ejercicio también menores por el efecto de los costos de venta determinados por este
método.
Definición según NIIF.

Según las definiciones contenidas en el Estándar Internacional para Pymes, los inventarios
son activos que se adquieren con la finalidad de ser vendidos en el ciclo normal de
operaciones del negocio, bien sea en forma de materias primas o de producto en proceso de
transformación para su posterior venta, como también cabe en forma de materiales,
repuestos, suministros, etc… para ser utilizados en procesos productivos enfocados a ventas
posteriores.

Así pues, en estrecha relación con la definición planteada, cualquier activo que la entidad
adquiera bajo el presupuesto de ser vendido en el giro ordinario de los negocios, puede ser
considerado como inventario para efectos de la preparación y presentación de su
información financiera.

De igual forma, en los casos en que una entidad, reciba por alguna razón, ciertos bienes en
dación de pago –como puede ocurrir ante la reconstrucción de un acuerdo de pago con un
cliente que perdió liquidez y no puede cancelar una obligación– y proyecta venderlos para
recuperar los recursos, dichos elementos pasarían a cumplir con la definición antes
mencionada y por tanto empezarían a ser considerados parte del inventario.

ACTIVIDAD: Realice un comparativo entre la definición de Inventarios según la normatividad

contable anterior decreto 2649 de 1993 y el nuevo marco normativo LAS NIIF
La anterior información fue tomada del blog: http://marisol-inventarios.blogspot.com.co/

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