COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ

VERSIÓN NÚMERO: 1
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
FECHA DE APROBACIÓN: 20/05/10

NO. DE COPIA CONTROLADA:

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

PÁGINA: 1 DE 7

PROCEDIMIENTO:

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

DIRECTOR ADMINISTRATIVO PRESIDENTE DEL COMITÉ DE LA CALIDAD
Y SERVICIOS GENERALES

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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1. Objetivo:

• Establecer la sistemática para evaluar proveedores en función de su capacidad para suministrar

materiales o servicios de acuerdo con las necesidades del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz
(COBAEV).

2. Responsable:

• Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

3. Alcance:

• Desde la detección de la necesidad de evaluar a un proveedor potencial, hasta la actualización del Listado
de Proveedores Aptos.

4. Normas de Operación:

• La evaluación inicial a proveedores se aplica mediante el formato de Evaluación Inicial de Proveedores;

• Los responsables de realizar Compras (Ver Procedimiento de Compras) son también responsables de la
evaluación y selección de proveedores, así como de la aprobación de los mismos.
• Los criterios para la re-evaluación a proveedores están definidos en función de los incumplimientos en los
que estos hayan incurrido. Y quedan asentados en el formato de Re-evaluación de Proveedores.
• Cuando un proveedor incumpla se realiza una re-evaluación y desciende de nivel de cumplimiento. El
incumplimiento se le hace saber al proveedor y se le solicita que señale por escrito las acciones a las que
se compromete. Se le da seguimiento a las acciones del proveedor y si éste cumple con esas acciones en
las últimas 3 compras, recupera la categoría: De no apto pasa a: en desarrollo, o de: en desarrollo pasa a
apto, según corresponda.
• Se conservan y resguardan los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se
derive de los mismos, con el fin de guardar evidencias del seguimiento de la evaluación a los proveedores;
• En el caso de que el proveedor sea único se le puede comprar aunque se considere no apto o en
desarrollo, solicitando algunas acciones de control.
• El comprador puede ser el responsable o el Titular del Centro de Responsabilidad o el Encargado de
Compras.

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• Las responsabilidades para el presente procedimiento se definen a continuación:

Recepción de Evaluación
Requisición Orden de compra
bienes o servicios proveedor
Licitación Solicitante Encargado de Encargado del Encargado de
(Realizada por el Compras Almacén General Licitaciones
Departamento de
Recursos Materiales
y Servicios
Generales)
Compra directa sin Solicitante Encargado de Solicitante Encargado de
cuadro comparativo Compras Compras
(Realizada por el
Departamento de
Recursos Materiales
y Servicios
Generales)
Compra directa sin Solicitante Comprador del Solicitante y / o Solicitante.
cuadro comparativo Centro de Comprador del Comprador del
(Realizada por otros Responsabilidad Centro de Centro de
Centros de Responsabilidad Responsabilidad
responsabilidad)

• Es obligatorio que los formatos (estructura y contenido) que se anexan, se utilicen durante el
desarrollo del procedimiento.
• No se deben incluir las leyendas del encabezado y píe de página, pero sí el logotipo del SGC.
Adicionalmente, se incluirán las leyendas y los logotipos vigentes que se utilicen como imagen institucional
en los documentos oficiales.

5. Descripción de Actividades:

NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Inicia
Requiere de un servicio, insumo, material o equipo
1 y no se cuenta con un proveedor aprobado o
Comprador confiable para hacer el pedido.
2 Busca prospectos que vendan lo que se necesita.

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NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Aplica la Evaluación Inicial de Proveedores a los
3 prospectos localizados.
¿Se aprueba al proveedor?
3.1 Sí. Continúa en la actividad 4.
3.2 No. Regresa a la actividad 2.
Selecciona de los proveedores que aprobaron, al
4 proveedor óptimo.
Tramita la compra conforme al Procedimiento de
5
Compras.
Da seguimiento a la llegada del pedido mediante la
retroalimentación sobre la recepción de lo
6 Comprador comprado. Ya sea directamente en el caso de una
compra directa o bien, por el almacén si se trata de
una licitación. (Ver Procedimiento de Almacén)
Observa el nivel de cumplimiento del proveedor
7 ¿El proveedor cumplió en tiempo y forma con lo
requerido?
7.1 Sí. Continúa en la actividad 8
No. Se registran los resultados en Re-evaluación
7.2 de Proveedores y se toman las acciones
pertinentes para su seguimiento.
Actualiza el Padrón de Proveedores según los
8
resultados (aptos, en desarrollo y no aptos).
Termina

6. Formatos que intervienen en el procedimiento:

NO. DENOMINACIÓN
1 Evaluación Inicial de Proveedores
2 Re- evaluación de Proveedores
3 Padrón de Proveedores

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EVALUACIÓN INICIAL A PROVEEDORES

Nombre del Proveedor o Razón Social:

Teléfonos:
Fax:
Dirección:

Material o Servicio que ofrece:

Otros materiales o servicios que puede suministrar:

Condiciones de pago:
Descuentos: ______________________________________________________________________
Otras condiciones: ______________________________________________________________________

¿Cumple con los siguientes requisitos?

1 ¿Es una Sociedad establecida? si no N/A
2 ¿Cumple con requisitos o especificaciones especiales que se le requieran? si no N/A
3 ¿Maneja un Stock suficiente para cubrir nuestras necesidades de compra? si no N/A
4 ¿Cuenta con Tiempos de entrega definidos? si no N/A
¿Nombre de los contactos?
5 ¿La empresa puede proporcionar los materiales o servicios
requeridos acorde a su capacidad ? si no N/A
6 ¿La empresa transporta los productos hasta nuestras instalaciones? si no N/A
7 ¿La empresa previene que los productos (materiales)
se deterioren durante el transporte? si no N/A
8 ¿La empresa respeta los precios estipulados con sus clientes? si no N/A
9 ¿La empresa está en constante contacto con el colegio? si no N/A
10 ¿La enpresa brinda asistencia técnica antes, durante y
después de la venta? si no N/A
11 ¿La empresa da una rapida respuesta a las cotizaciones? si no N/A

CALIFICACION: Cada punto satisfactorio

representa 1 punto.

APROBACION:
Cuando el proveedor reune por lo menos el 80% de los puntos que le aplican se considera como apto.
Cuando el proveedor reune entre un 60 a un 79 %de los puntos que le apllican se considera como en desarrollo.
Cuando el proveedor reune menos del 60 %de los puntos que le aplican se considera como no apto.

DICTAMEN

APTO EN DESARROLLO NO APTO

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RE- EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Fecha:
Proveedor:
Orden de compra o Servicio:

Incumplimiento

Acciones Solicitadas al Proveedor:

Seguimiento

1. ¿El proveedor respondió por escrito a las acciones a las que se compromete? Si: No:
Fecha:

2. ¿El proveedor cumplió con las acciones propuestas? Si: No:

Fecha:

3. En las últimas 3 compras ¿no ha habido reincidencia? Si: No:

No. De Orden de compra/ Servicio:

Fecha:

elaboró:

Nota: Si el proveedor cumple de manera positiva en todos los casos recupera el carácter de apto.

Nota: Cuando las acciones al proveedor se solicitan telefónicamente, se registra en este formato la fecha
y persona a la cual se notificó.

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