Procesul de achizitie publica

Procesul de achizitie publica reprezinta o succesiune de etape, dupa parcurgerea carora se obtine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia,
serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achizitie publica.

Etapa Definirea Operatiunile specifice ACTIUNE Executa Verifica/ Aproba

continutului etapei Avizeaza
etapei
0 1 2 3 4 5 6 7
1 Intocmirea PAAP este a. identificarea Intocmirea referatului de necesitate continand: fiecare avizul conducăt
programului documentul care necesitatilor obiective  justificarea necesitatii de produse, servicii compartim prealabil autorităţii
anual al contine (scopul, implicatiile in desfasurarea activitatii si ent al al contracta
achizitiilor contractele de , daca e cazul, beneficiile ce se obtin) autoritatii comp. nte
publice = achizitie publica  denumirea si caracteristicile tehnice ale contractant financiar-
PAAP care se produselor solicitate, perioada in care este e. contabil
intentioneaza a fi necesara asigurarea acestora, date privind
atribuite sau gradul de urgenta, compatibilitatea cu alte
incheiate pe produse existente si semnalarea necesitatii
parcursul unui an de achizitionare de la un anumit furnizor, si
bugetar. eventual, perioada in care se solicita
PAAP se asigurarea produselor
elaboreaza intr-o  descrierea serviciilor solicitate/ perioada de
prima forma in derulare/ date privind constrangeri (urgenta,
decursul ultimului compatibilitatea cu produsele/serviciile deja
trimestru al anului existente, semnalarea necesitatii de efectuare
precedent a serviciului de catre unui anumit prestator )
PAAP se  estimarea valorica a produsului sau serviciului
definitiveaza si eventual alte costuri aferente
după aprobarea Cumularea referatelor de necesitate aprobate de Comp.
bugetului propriu conducatorul conducătorul autorităţii achizitii
PAAP poate contractante si avizate de comp. financiar- publice =
suferi modificari / contabilitate CAP
completari pe c. punerea in Identificarea prodúselor/serviciilor similare si CAP
parcursul anului corespondenta cu punerea in corespondenta cu sistemul de
CPV grupare si codificare utilizat in Vocabularul
comun al achizitiilor publice (CPV).

457932677.doc -1
-
 d. estimarea valorii Efectuarea evaluarii, tinand seama de : CAP
achizitiei  toate costurile legate de indeplinirea
contractului,
 posibilitatea aparitiei unor costuri accidentale;
 posibilitatea optarii pentru suplimentarea catre
nivelul maxim prevăzut al cantităţilor de
produse sau servicii,
 durata previzionata a contractului;
 anticipările cu privire la fondurile ce urmează a
fi alocate prin bugetul anual;
 contractele de achizitie publica aflate in
derulare
e. ierarhizare Stabilirea gradului de prioritate a necesitatilor, in CAP sef conducăt
functie de importanta contractului fata de contab autorităţii
atingerea scopului general al autoritatii contracta
contractante si functie de durata de realizare a nte
contractului;
f. alegerea procedurii Intocmirea notei justificative continand CAP avizul conducăt
aplicabile explicaţiile privind selectarea procedurii de prealabil autorităţii
achiziţie : al contracta
 rezultatele estimării valorii contractului, Comp. nte
 date privind complexitatea contractului, juridic
 datele privind existenta unor constrangeri
(urgenta, compatibilitatea cu produs, existente
unui singur furnizor, prestator), daca e cazul
g. elaborarea Intocmirea calendarului achizitiei - cf.formular 1- CAP
calendarului achizitiei din ghid
h. definitivare si Elaborarea PAAP (cf.formular 2 -ghid) după CAP avizul conducăt
aprobare PAAP aprobarea bugetului propriu, în funcţie de prealabil autorităţii
fondurile aprobate, cu luarea in considerare a al contract.
posibilităţilor de suplimentare a fondurilor ce comp.
urmează a fi alocate prin bugetul anual; fin-cont
i. elaborarea si Redactarea anuntului de intentie CAP
transmiterea Redactarea solicitarii de publicare catre M. Of
anuntului de intentie Transmiterea anuntului de intentie:
(daca e cazul)  la M. Of.
 prin mijloace electronice la SEAP/ la adresa
de Internet www.e-licitatie.ro

457932677.doc -2
-
 j. modificarea pe Modificarea/completarea PAAP, daca CAP avizul Conducăt
parcurs a PAAP respectivele necesitati nu au fost cuprinse initial prealabil autorităţii
in programul anual al achizitiilor public, al contract
introducerea acestora in program fiind comp.
conditionata de asigurarea surselor de finantare fin-cont
3 Elaborarea DA reprezinta a. elaborarea caietului Stabilirea specificatiilor tehnice si intocmirea CAP Sef conducăt
documentatiei documentele care de sarcini Caietului de sarcini continand : comp. autorit
de atribuire = contin cerintele  prescriptiile si caracteristicile referitoare la fin-cont contract
DA formale, tehnice nivelul calitativ, tehnic si de performanta;
si financiare, care  cerinte privind impactul asupra mediului
permit descrierea inconjurator, siguranta in exploatare;
obiectiva a  dimensiuni, terminologie, simboluri, teste si
obiectului metode de testare, ambalare, etichetare,
contractului de marcare si instructiuni de utilizare produs,
achizitie publica  sisteme de asigurare a calitatii si conditii
si pe baza caruia
pentru certificarea conformitatii cu standarde
operatorul
relevante sau altele asemenea.
economic isi va
b. elaborarea clauzelor o Elaborarea formularului de contract cadru CAP
elabora oferta.
contractuale specific achizitiei (preambulul si clauze
contractuale obligatorii)
o Elaborarea clauzelor contractuale speciale
solicitate de autoritatea contractanta, pe langa
clauzele contractuale obligatorii si care se
anexeaza la formularul de contract.
c. stabilirea cerintelor Elaborarea notei justificative privind factorii CAP Sef conducăt
minime de calificare ce au determinat stabilirea cerintelor minime de comp. autorit
si a criteriului de calificare referitoare la situatia economica si fin- contract
atribuire financiara sau la capacitatea tehnica si/sau contab
profesionala precum si stabilirea criteriului de
atribuire
d. definitivarea Stabilirea si intocmirea formularelor solicitate CAP Stancu G
documentatiei de ofertantilor
atribuire Elaborarea fisei de date a achizitiei in CAP Stancu G
conformitate cu Formularul 9 din ghid
Definitivarea documentatiei (verificarea claritatii Stancu G Sef conducăt
si veridicitatii informatiilor cuprinse in actele si comp. autorit
formularele stabilite) si aprobarea fin-cont contract

457932677.doc -3
-
 4 Chemare la a. publicarea anuntului Redactarea anuntului de participare CAP
competitie de participare si, Redactarea solicitarii de publicare catre M. Of
transmiterea Transmiterea anuntului de participare :
documentatiei la  la M. Of.
UCVAP pt. verificarea  prin mijloace electronice la SEAP/ la adresa
procedurala in cazul de Internet www.e-licitatie.ro
licitatiei Intocmirea fisei de prezentare a achizitiei
Transmiterea comunicarii catre UCVAP pt.
verificarea procedurala (cf OUG 30/2006
b. transmiterea invitatiei Redactarea invitatiei de participare CAP
de participare in Transmiterea invitatiei participare :
cazul cererii de oferte  potentialilor ofertanti
 prin mijloace electronice la SEAP
c. punerea la dispozitie Transmiterea in mod direct ofertantului, in urma CAP
a documentatiei de primirii de la acesta a unei solicitari scrise In
atribuire cazul licitatiei,
Transmiterea odata cu invitatia de participare- in
cazul cererii de oferta,
Publicarea in SEAP odata cu anuntul de
participare
d. clarificari privind Primirea adreselor continand solicitarile de CAP
documentatia de clarificari inregistrate de ofertanti
atribuire Redactarea si transmiterea raspunsurilor tuturor
ofertanilor
5 Derulare a. numirea comisiei de Emiterea deciziei numire a comisiei de evaluare CAP conducăt
procedura de evaluare Nota justificativa privind cooptarea de experti autorit
atribuire externi, daca e cazul contrac
b. primirea ofertelor Primirea si inregistrarea ofertelor Secretariat
Comisia de
evaluare

457932677.doc -4
-
 c. sedinta de Pregatirea : CAP
deschidere a  declaratiillor privind confidentialitatea si
ofertelor conflictul de interese (Formular 13)
Desfasurarea sedintei de deschidere : Comisia de
 Ofertele se deschid la data si local indicate evaluare
in anuntul de participare si in documentatia
de atribuire.
 Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la
sedinta de deschidere a ofertelor.
 In cadrul sedintei de deschidere a ofertelor,
comisia de evaluare verifica modul de
respectare a regulilor formale de depunere si
prezentare a ofertelor si a documentelor care
le insotesc.
 Plicurile se deschid de presedintele comisiei
de evaluare care are obligatia de a anunta
urmatoarele informatii:
- denumirea (numele) ofertantilor;
- modificarile si retragerile de oferte;
- existenta garantiilor de participare;
- elementele principale ale propunerilor
financiare, inclusiv pretul;
- propuneri de oferte alternative (daca
este cazul);
- orice alte detalii si precizari pe care
comisia de evaluare le considera necesare.
 Comisia de evaluare intocmeste procesul -
verbal de deschidere ( formular 14) care
trebuie sa includa informatiile anuntate de
catre presedintele comisiei.
 Procesul verbal privind sedinta de
deschidere a ofertelor se semneaza de
membrii comisiei si de catre reprezentanii
ofertantilor care sunt prezenti la deschiderea
ofertelor
 Procesul verbal al sedintei de deschidere se
transmite tuturor ofertantilor care nu au
participat la sedinta de deschidere

457932677.doc -5
-
 d. examinare si Comisia de evaluare are obligatia de a Comisia de
evaluare oferte / desfasura activitatile de examinare si evaluare evaluare
Completare numai la sediul autoritatii contractante
documente lipsa/  Se stabilesc care sunt:
Clarificarile privind - clarificările
oferta - completările formale
- confirmarile, necesare pentru evaluarea
fiecărei oferte.
 Se stabileste perioada de timp acordată
pentru transmiterea clarificărilor
Transmiterea solicitarilor de clarificari CAP
inregistrate de Comisia de evaluare
Inregistrarea raspunsurilor ofertantilor si secretariat
transmiterea la Comisia de evaluare
e. stabilire oferta Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili Comisia de conducăt
castigatoare/ oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe evaluare autorit
anularea procedurii baza aplicării criteriului pentru atribuirea contrac
contractului de achiziţie publică /anularea
procedurii - in cond prevazute de OUG si HG
Elaborarea raportului privind procedura de
atribuire, semnat de toti membrii comisiei si
aprobarea acestuia
6 Atribuire a. notificare rezultat Intocmirea comunicarii privind rezultatul CAP conducăt
contract de procedurii de atribuire autorit
achizitie publica Transmiterea comunicarii privind rezultatul contrac
sau incheiere procedurii de atribuire
acord cadru b. perioada de Primirea si inregistrarea contestatiilor CAP
asteptare Solutionarea contestatiilor (rezolutia motivata Comisia de
sau, dupa caz, transmiterea punctului de vedere evaluare
asupra contrestatiei la CNSC si asteptarea CAP
Decizia CNSC
c. semnarea Clauze contractuale speciale se stabilesc, de CAP SEF fin conducăt
contractului regula, prin acordul partilor in functie de contab autorit
necesitatile obiective ale autoritatii contractante CFP contrac
si de continutul ofertei declarata castigatoare. Comp
juridic
d. transmiterea spre  Redactarea anuntului de atribuire si a CAP
publicare anunt de solicitarii de publicare catre M. Of
atribuire(numai in  Transmiterea anuntului de atribuire prin
cazul licitatiei) mijloace electronice la SEAP
7
Definitivare a. Intocmirea si Se intocmeste opisul documentelor incluse in CAP
dosar de pastrarea dosarului dosar ; Se pastreaza cel putin 5 ani de la data
achizitie publica de achizitie publica; finalizarii contractului
457932677.doc -6
-
 8 Derulare a. Constituirea garantiei Angajarea cheltuielilor CAP CFP conducăt
contract de buna executie autorit
daca este cazul, si contrac
intrare in efectivitate
b. Urmarirea modului de Transmiterea contractului persoanei CAP
indeplinire a responsabile cu verificarea modului de
obligatiilor asumate; incadrarea in prevederile contractuale (care
confirma prestarea serviciului, receptia
produselor, dupa caz )
Primirea PV de confirmare a serviciului
c. Modificarea Nota justificativa privind necesitatea modificarii CAP avizul conducăt
prevederilor contractului: Majorarea cantitatilor contractate / comp fin- autorit
contractului Prelungirea termenelor de derulare / Modificarea cont si al contrac
pretului contractului Comp.
Intocmirea Actului aditional de modificare a juridic
contractului
d. Finalizare contract Receptii partiale sau finale Comisie
Eliberarea garantiei de buna executie, daca e sau
cazul, la finalizarea contractului respons.
de contract
9 Analiza Analiza si masuri de Persoana responsabila pentru realizarea unei CAP Sef conducăt
procesului imbunatatire achizitii publice analizeaza modul in care a fost comp. autorit
indeplinit contractul respectiv, masura in care au fin- contrac
fost satisfacute nevoile autoritatii contractante, contab
punctele tari si punctele slabe ale procedurii de
atribuire a contractului de achizitie publica si
propune masuri de imbunatatire a procesului
de achizitie publica pentru viitor.

457932677.doc -7
-