Manuales más usados: MOF, ROF, TUPA

 Manual de contabilidad.
 Manual de Administración
 Manual de publicidad.
 Manual de compra.
 Manual de Marketing.
1. Plan de contingencia.
2. Plan de desarrollo empresarial

Los manuales y planes más usados son:

1. Manual de organización y funciones (MOF).

2. Manual de procedimientos y funciones de control interno.
3. Manual de contabilidad.
4. Manual del sistema presupuestario.
5. Manual de administración del personal.
6. Manual de procedimientos administrativos.
7. Manual de informática.
8. Manual de producción.
9. Manual de publicidad.
10. Manual de compras (logística).
11. Manual de marketing.
12. Manual de auditoría interna.
13. Plan de contingencias.
14. Plan operativo.
15. Plan estratégico, Plan de desarrollo empresarial, entre otros

Organigramas

Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o de una parte de la misma.

En resumen, un organigrama eficaz debe tener:

a) La división funcional de la empresa entre los diferentes departamentos y servicios existentes.

b) Los cargos jerárquicos existentes (líneas de autoridad) y los subordinados de cada jefe así
como las relaciones y niveles de mando de estos últimos.

c) Las funciones y responsabilidades de cada uno de los jefes y subordinados.

Ventajas. Las ventajas principales del uso de los organigramas son las siguientes:

1) Permite conocer la posición de cada persona.

2) Es la información general de la organización existente a todo el personal ya que mediante

este documento conocen la estructura de la empresa.

3) Su elaboración requiere de un estudio cuidadoso de las particularidades internas de la

estructura de la empresa y, consecuentemente, durante este proceso pueden ponerse al
descubierto deficiencias estructurales, tales como:

3. DIVISIÓN O SEGREGACIÓN DE FUNCIONES. Que defina claramente la independencia o

segregación de las funciones de:
 Operación (Gestión, producción, compras, ventas)

Custodia (Activos, Caja y tesorería, créditos, cobranzas)

Registro (Contabilidad, auditoría interna)

Que ningún departamento debe tener acceso a los registros contables en que se controla su
propia operación u actividad.

4. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES, que establezca con claridad los nombramientos dentro

de la empresa, su jerarquía y delegue facultades de autorización congruentes con las
responsabilidades asignadas.

El principio fundamental en este aspecto consiste en que no se realice transacción alguna sin la
aprobación de alguien específicamente autorizado para ello. Debe, en todo caso existir
constancia de esta aprobación, con la posible excepción de actividades rutinarias de menor
importancia en que la aprobación claramente pueda entenderse como tácita.

PROCEDIMIENTOS

La existencia de control interno no se demuestra solo con una adecuada organización, pues es
necesario que sus principios se apliquen en las prácticas mediante procedimientos y funciones
que garanticen la solidez de la organización.

Características de un buen plan contable

a) Debe integrar a la contabilidad financiera y a la contabilidad de costos.

b) Debe incluir todas las cuentas necesarias.

c) Debe tener debidamente normalizadas todas las cuentas, detallando las transacciones que
pueden contabilizarse en cada una de ellas e indicando su significado, coordinación y desarrollo.

d) Las cuentas contenidas en el plan deben facilitar la elaboración de los estados financieros y
demás informes requeridos.
Informes. Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la empresa y sobre el
personal encargado de realizarlas, el elemento más importante de control es la información
interna. En este sentido, desde luego, no basta la preparación periodística de informes internos,
sino un sentido cuidadoso por personas por capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para
tomar decisiones y corregir deficiencias.

ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES

3.1. COMPRENSIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

El auditor debe obtener evidencia acerca de la efectividad de los controles internos para:

1. Formarse una opinión sobre las aseveraciones de la gerencia acerca de la efectividad de los
controles internos al término de cada período auditado.

2. Evaluar el riesgo de control y la efectividad de los controles de cumplimiento durante el

período auditado.

COMPONENTES O ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

El control interno consta de cinco componentes integrados.

 1. ENTORNO DE CONTROL
2. EVALUACIÓN DE RIESGOS
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
5. ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN

MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FACTORES DE RIESGO DE AUDITORÍA

Se define riesgo de auditoría, como la posibilidad que el auditor exprese una opinión
inapropiada por estar los estados financieros afectados por una distorsión material.

NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO

a) Planificación y supervisión

Planificación de la auditoría: La planificación envuelve una estrategia general para conducir la

auditoría. El auditor debe considerar los siguientes asuntos cuando planifica su examen:

1. Asuntos relativos a los negocios de la entidad y la industria en la cual el cliente opera.

2. Los procedimientos y políticas contables de la entidad.
3. Confianza anticipada en los controles internos contables.
4. Estimaciones preliminares de los niveles de materialidad para propósitos de auditoría.
5. Partidas de los estados financieros que podrían requerir ajustes.
6. Condiciones que podrían requerir extensión o modificación de las pruebas de auditoría,
tales como la posibilidad de errores significativos, irregularidades o la existencia de
transacciones entre personas o sociedad vinculadas.
7. Coordinar la asistencia del personal de la entidad en la preparación de información.

b) Evaluación del control interno

El auditor debe hacer un estudio y evaluación apropiados del control interno y debe basar su
programa de auditoría en los resultados del estudio y evaluación. Los controles pueden ser
caracterizados como contables o administrativos y definirse como sigue:

El control contable abarca el plan de organización y los procedimientos y registros que

conciernen a la salvaguarda de activos y a la fiabilidad de los registros financieros, y
consecuentemente son designados para proporcionar una seguridad razonable en cuanto a que:

1. Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización específica o general de

la dirección.
2. Las transacciones son registradas como sea necesarios para a) permitir la preparación
de los estados financieros de conformidad con principios contables generalmente
aceptados, NIC’s y NIIF’s u otros criterios aplicables a tales estados, y b) Mantener la
contabilización de los activos.
3. El acceso a los activos es permitido solo de acuerdo con la autorización de la dirección.
4. La contabilización registrada de los activos es comparada con la existencia física a
intervalos razonables de estos activos y se toman acciones apropiadas en relación con
cualquier diferencia.

c) Evidencia suficiente

Esta norma requiere que el auditor tenga una evidencia y de cómo evaluarla en el proceso de
formación de la opinión sobre los estados financieros.
La auditoría en su totalidad es formada por dos funciones, ambas relacionadas íntimamente con
la evidencia. La primera es la función de obtener evidencia, la segunda es la de la evaluación de
la misma. En muchas ocasiones, la evidencia es evaluada en la práctica tan pronto como es
obtenida, y así estas dos funciones parece que se efectúan simultáneamente. Existe una
pequeña separación entre las dos y en el examen de un todo estas proceden como una.

Los tipos de evidencia usados en la conducción de las auditorías pueden ser clasificados como
sigue:

1. Exámenes físicos.
2. Declaraciones escritas y/u orales de terceras partes.
3. Documentos autorizados preparados fuera de la organización del cliente.
4. Cálculos del auditor.
5. Documentos autorizados preparados dentro de la organización del cliente.
6. Manifestaciones de ejecutivos y empleados del cliente.
7. Interrelación satisfactoria con otra información.

NORMAS DEL INFORME Y DICTAMEN

Estas normas han sido desarrolladas como guías generales para el auditor independiente o
sociedades de auditoría, quien expresa su opinión sobre la adecuada preparación y presentación
de los estados financieros. Debe tenerse en cuenta que no es este el propósito de la mayoría de
los exámenes realizados por los auditores internos y, con algunas pocas excepciones, por los
auditores externos. El auditor interno debe escribir su informe como indica la naturaleza y
propósito de su examen. El auditor externo debe hacer la misma cosa y al mismo tiempo estar
alerta del ambiente legal en el cual él está operando.

Principios contables

Esta norma requiere que el auditor conozca estos principios y procedimientos, incluyendo los
métodos de aplicación de los mismos de acuerdo a normas vigentes.

a) Consistencia

Esta norma requiere que el auditor compare los principios y prácticas (y los métodos de su
aplicación) usados en los estados financieros del período cubierto por el informe de auditoría,
con aquellos utilizados y aplicados en el período anterior, todo ello con el objeto de formarse
una opinión de si se han aplicado o no en forma consistente las técnicas y los procedimientos
de auditoría.

b) Desglose

La adecuacidad de los desgloses se refiere a la forma, contenido y descripción del material

necesario para hacer que los estados financieros no induzcan a error. El auditor debe ejercer su
juicio profesional para determinar la presentación adecuada.

c) Expresión de una opinión

Esta norma requiere que el auditor independiente asuma la responsabilidad de expresar una
opinión o de establecer las razones del porqué no puede expresar la misma. Obviamente,
mantendrá en la mente las otras normas del informe como también las que previamente han
sido comentadas: normas generales y normas de ejecución del trabajo.
 d) La opinión

La emisión de un informe corto u opinión es usualmente el objetivo del examen del auditor. Un
ejemplo del informe estándar corto podría ser el siguiente:

A los accionistas o Consejo de Administración Compañía VI ciclo, S.A.A.

Hemos examinado los estados financieros de la Compañía VI ciclo, S.A.A. al 31 de diciembre del
2013 y 2014 y los estados de resultados, cambios en el patrimonio neto y estado de flujo de
efectivo. Nuestro examen fue hecho de acuerdo con las normas de auditoría generalmente
aceptadas y las NIAS, por lo tanto, incluyó todas las pruebas de los registros contables y aquellos
otros procedimientos de auditoría que consideramos necesarios en las circunstancias.

En nuestra opinión, los estados financieros arriba descritos presentan adecuadamente la

posición financiera de la Compañía VI ciclo, S.A.A. al 31 de diciembre de 2013 y 2014 y los
resultados de sus operaciones y cambios en la situación financiera por los años finalizados en
dichas fechas, de conformidad con principios contables generalmente aceptados aplicados
sobre bases consistentes.

e) Naturaleza de la opinión del auditor

Debe notarse que el informe corto arriba presentado implica que la compañía (cliente) debe
asumir la responsabilidad principal de la adecuacidad de los estados. La responsabilidad del
auditor es secundaria y surge con respecto de su informe sobre los estados de la empresa;
esencialmente, el auditor rinde una opinión profesional en cuanto a la adecuacidad con la cual
los estados presentan su condición financiera y los resultados operativos de la empresa. Para
expresar una opinión, el auditor debe primero realizar un examen satisfactorio de los estados y
de los registros fundamentales e información. La rutina básica puede resumirse como sigue:

1. La empresa (cliente) presenta al auditor los estados y la información fundamental, que

es una manifestación de que ambas son adecuadas.
2. El auditor de forma independiente toma las medidas que considera necesarias de
acuerdo con su juicio profesional, para formular su opinión acerca de que los estados
son sustancialmente razonables y adecuadamente presentados.
3. El auditor emite un informe imparcial reflejando su opinión profesional.

SITUACIONES QUE AFECTAN LA OPINIÓN DEL AUDITOR

En ciertos casos el auditor no puede expresar una opinión sin salvedades, sobre todo cuando
alguna de las siguientes circunstancias existe y, a su juicio, su efecto es o puede ser importante
para los estados financieros en su conjunto:

 Cuando existe una limitación en el alcance del trabajo.

 Cuando existe un desacuerdo con la gerencia, respecto de la razonabilidad de las
políticas contables seleccionadas, el método para su aplicación o la suficiencia de las
aseveraciones efectuadas en los estados financieros.

Cada vez que el auditor exprese una opinión con salvedades, debe incluir en su dictamen una
descripción clara de todas las razones sustantivas y si es factible cuantificar posibles efectos
sobre los estados financieros.

REVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO POR EL AUDITOR

Las revisiones del sistema de control interno de una entidad o empresas son con el propósito de
cumplir con los objetivos y metas trazadas por la gerencia.
* Función de auditoría interna independiente.

La unidad de auditoría interna de las entidades debe depender de la máxima autoridad de estas
y sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a su
examen.

Las unidades de auditoría interna deben brindar sus servicios a toda la entidad. Constituyen un
"mecanismo de seguridad" con el que cuenta la autoridad superior para estar informada, con
razonable certeza, sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema de control
interno.

PARALELO ENTRE AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS

AUDITORIA EXTERNA POR LA POSICIÓN

Todos los códigos de ética profesionales de auditoría, prohíben que cualquiera de sus miembros
pueda realizar una auditoría interna, en una empresa en la que no sea independiente, es decir
que no tenga un vínculo de los expuestos en su código que le impida actuar.

AUDITORIA INTERNA POR LA POSICIÓN

El auditor interno es un empleado de la empresa, integrado en su planilla, siendo dependiente

de la empresa. Aunque la posición más perfecta lo coloque en una posición dentro de la empresa
en la que disfrute de la máxima independencia posible, por lo menos será dependiente del
órgano o de la persona que le ordene ejecutar ciertos trabajos o le dé completa libertad para
actuar en las facetas y asuntos que crea necesario.

HALLAZGO DE AUDITORÍA (DESVIACIONES)

Se llama hallazgo de auditoria al resultado de la comparación que se realiza, previo análisis entre
un criterio y la situación actual descubierta o encontrada durante el examen o las labores de
auditoría en un determinado área actividad u operación.

ELEMENTOS

Los elementos del hallazgo de auditoría son los siguientes:

 Condición.
 Criterio.
 Causa.
 Efecto.

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA:

Durante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los

hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten
sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su evaluación y
consideración en el informe correspondiente.

PRESENTACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Un adecuado desarrollo de los hallazgos, no sólo debe incluir cada uno de los atributos tratados
con anterioridad, sino que también deben redactarse para que cada uno de sea distinguido de
los demás. El usuario del informe no debe tener dificultad para entender lo que se ha
encontrado, el criterio establecido, el por qué sucedió y que es lo que debe hacerse para corregir
el problema.