Sunteți pe pagina 1din 60

GHIDUL

MEMBRULUI
CLUBULUI
HOLTIS
Tot ce trebuie să știi despre
CLUBUL TINERILOR HOLTIS
Cluburile Tinerilor HoltIS încurajează participarea activă a
tinerilor în comunitățile din care fac parte prin desfășurarea de
activități menite să dezvolte abilitățile sociale, spiritul civic,
lucrul în echipă și să dezvolte sentimentul de apartenență.

Înființarea Cluburilor Tinerilor HoltIS este o inițiativă a


Asociației HoltIS Iași, în cadrul proiectului „Improving
parenting and child participation: facilitating transition from
lower to upper secondary education” desfășurată în parteneriat
cu Reprezentața UNICEF în România, ce are ca scop principal
facilitarea tranziţiei elevilor de la învăţământul secundar
inferior la învăţământul secundar superior.

Acest material aparține Asociației HoltIS.


CUPRINS

REGULAMENTUL CLUBULUI HOLTIS ............................................ 1

CAPITOLUL 1. SCOP, MISIUNE, OBIECTIVE, PRINCIPII .................... 3

Articolul 1. SCOP ....................................................................................... 3

Articolul 2. MISIUNE ................................................................................. 3

Articolul 3. OBIECTIVE ............................................................................... 4

Articolul 4. PRINCIPII ................................................................................. 5

CAPITOLUL 2. ORGANIZAREA ŞI FUNCȚIONAREA CLUBURILOR ..... 6

Articolul 5. COMITETUL DE CONDUCERE .................................................. 6

Articolul 6. MEMBRII CLUBURILOR ......................................................... 12

Articolul 7. STRUCTURA ANULUI HOLTISIAN .......................................... 16

Articolul 8. PERMITEREA ABSENŢEI ........................................................ 18

Articolul 9. ÎNTÂLNIRILE CLUBULUI ......................................................... 19

Articolul 10. METODA DE VOTARE .......................................................... 21

Articolul 11. COTIZAŢII ............................................................................ 21

Articolul 12. IDENTITATEA CLUBULUI ..................................................... 23


Articolul 13. MODIFICĂRI LEGATE DE BUNA FUNCŢIONARE A CLUBULUI
................................................................................................................ 24

ARTICOLUL 14. TRANSFERUL .................................................................. 25

Articolul 15. DIZOLVAREA CLUBULUI ...................................................... 26

Anexa 1 .....................................................................................27

GHIDUL PREȘEDINTELUI CLUBULUI HOLTIS..................................29

GHIDUL SECRETARULUI CLUBULUI HOLTIS ..................................37

GHIDUL TREZORIERULUI CLUBULUI HOLTIS .................................45


1

REGULAMENTUL
CLUBULUI HOLTIS
2
3

CAPITOLUL 1. SCOP, MISIUNE, OBIECTIVE, PRINCIPII

ARTICOLUL 1. SCOP

ART.1.1 Încurajarea participării active a tinerilor în comunitate


prin desfăşurarea de activităţi menite să dezvolte abilităţile
sociale, spiritul civic şi lucrul în echipă şi să dezvolte
sentimentul de apartenenţă la un grup.

ARTICOLUL 2. MISIUNE

ART.2.1 Cluburile au ca misiune implicarea tuturor


elevilor/tinerilor din unităţile de învăţământ implicate în
proiect, din clasele V-VIII, IX-XII, în activităţile desfășurate în
cadrul cluburilor, indiferent de rasă, etnie, gen, limbă,
4

naţionalitate, situaţie materială şi gradul sau tipul de


deficienţă.

ARTICOLUL 3. OBIECTIVE

a) Dezvoltarea abilităţilor şi competenţelor de conducere


şi responsabilizare a membrilor cluburilor;
b) Dezvoltarea abilităţilor de socializare şi relaţionare a
membrilor cluburilor;
c) Stimularea creativităţii şi rezolvarea de probleme;
d) Promovarea diversităţii în rândul comunităţii;
e) Susţinerea interesului superior al copilului în
comunitatea şcolară şi comunitatea locală;
f) Implementarea proiectelor de succes care să răspundă
nevoilor comunităţii;
g) Menţinerea şi sporirea numărului de membri.
5

ARTICOLUL 4. PRINCIPII

ART.4.1 Toate activităţile desfăşurate de membrii cluburilor au


la bază principiile următoare:
a) Dezvoltarea abilităților de conducere - leadership;
b) Principiul diversității;
c) Principiul non-discriminării;
d) Principiul toleranței;
e) Principiul egalității de şanse;
f) Centrarea pe succese.
6

CAPITOLUL 2. ORGANIZAREA ŞI FUNCȚIONAREA CLUBURILOR

ARTICOLUL 5. COMITETUL DE CONDUCERE

ART.5.1 Conducerea cluburilor este asigurată de Comitetul de


Conducere format din:

a) Preşedinte;
b) Vicepreşedinte;
c) Viitor preşedinte;
d) Secretar;
e) Trezorier.

ART.5.2 Atribuţiile generale ale Comitetului de Conducere:

a) Elaborează programul de activitate anuală şi de


perspectivă a clubului;
b) Propune şi urmăreşte realizarea bugetului anual al
clubului;
c) Convoacă întâlnirea anuală şi elaborează ordinea de zi
a acesteia;
7

d) Organizează alegerile;
e) Aprobă cererile de înscriere în club;
f) Împreună cu membrii clubului stabileşte cuantumul
cotizaţiei anuale/lunare;
g) Face propuneri pentru excluderea din club;
h) Hotăraşte împreună cu membrii clubului locul de
întâlnire pentru desfăşurarea activităţilor
(lunar/săptămânal);
i) Aprobă sau respinge propunerile de proiecte;
j) Asigură susţinerea şi promovarea cluburilor în
comunitate;
k) Aprobă comitetele de implementare a proiectelor
propuse către Consiliul de Conducere şi avizate de
Asociaţia HoltIS;
l) Reprezentantul Comitetului de Conducere este
Preşedintele Clubului care are drept de semnătură în
numele Comitetului de Conducere.
8

ART.5.3 Atribuţiile şi responsabilităţile Preşedintelui sunt:

a) Organizarea întâlnirilor cu ceilalţi membri ai


Comitetului de Conducere;
b) Realizarea unui plan pe baza căruia se vor desfăşura
activităţile clubului;
c) Delegarea responsabilităţilor în cadrul proiectelor şi a
diverselor evenimente organizate de club;
d) Soluţionarea disputelor legate de club într-un mod
amiabil;
e) Organizarea internă a clubului şi conduita membrilor
săi;
f) Supravegherea completă a fondurilor şi colaborarea cu
trezorierul în privinţa bugetului;
g) Pregătirea succesorului în preluarea funcţiei de
preşedinte pentru aisgurarea unei tranziţii de succes;
h) Solicitarea unui feedback din partea membrilor în
cadrul adunării generale.
9

ART.5.4 Atribuţiile şi responsabilităţile Vicepreşedintelui sunt:

a) Preluarea sarcinilor Preşedintelui la cererea acestuia


sau în situaţia în care acesta este indisponibil;
b) Colaborarea cu Președintele pentru a se ocupa de
organizarea activităţilor;
c) Monitorizarea modificărilor legate de obiectivele
clubului și de activităţile în curs de desfășurare.

ART.5.5 Atribuţiile şi responsabilităţile Viitorului Preşedinte


sunt:

a) Stabilirea programului pentru noul an de activitate;


b) Participarea activă în luarea deciziilor din cadrul
Comitetului de Conducere.

ART.5.6 Atribuţiile şi responsabilităţile Secretarului sunt:

a) Îndeplinirea activităţilor şi sarcinilor de ordin tehnic;


10

b) Întocmirea cronicii întâlniri şi listei de prezenţă


aferente fiecărei întâlniri a membrilor clubului;
c) Pregătirea pentru întâlnirea anuală a unei liste cu
persoanele propuse pentru funcţiile libere din cadrul
Comitetului de Conducere;
d) Actualizarea datelor pe platformă;
e) Gestionarea arhivei clubului, care va fi predată
viitorului secretar;
f) Păstrarea patentei şi a fanionului clubului, fiind aduse
la fiecare întâlnire a clubului;
g) Gestionarea registrului matricol cu membrii clubului;
h) Facilitarea comunicării dintre club şi Asociaţia HoltIS
prin furnizarea raportului anual şi a minutelor lunare;
i) Actualizarea la finalul mandatului a registrului matricol,
cu membrii activi ai următorului an de activitate.

ART.5.7 Atribuţiile şi responsabilităţile Trezorierului sunt:


a) Gestionarea fondurilor clubului;
b) Ţinerea evidenţei financiare a clubului;
11

c) Ţinerea evidenţei achitării cotizaţiei lunare/anuale din


partea membrilor clubului;
d) Informarea lunară a Preşedintelui cu privire la plata
cotizaţiilor;
e) Susţinerea unui raport financiar în cadrul întâlnirii
anuale a clubului;
f) Înainte de retragerea din funcţie, trezorierul va preda
noului trezorier sau Preşedintelui toate fondurile,
registrele sau orice proprietate a clubului;
g) Înaintarea unui raport anual al cheltuielilor şi
sponsorizărilor către Asociaţia HoltIS.

ART.5.8 Trăsăturile de caracter pe care trebuie să le aibă un


membru al Clubului HoltIS sunt:
a) Generos;
b) Flexibil;
c) Tolerant;
d) Spiritual;
e) Conciliant;
12

f) Creativ;
g) Echilibrat;
h) Prietenos;
i) Cu spirit de echipa/Colegialitate;
j) Să stimuleze şi să sprijine iniţiativele membrilor;
k) Să reprezinte o sursă de încurajare şi de motivare.

ARTICOLUL 6. MEMBRII CLUBURILOR

ART.6.1 Este eligibil pentru poziţia de membru oricine cu


vârsta între 12 ani (împliniţi) - 19 ani, din unităţile de
învăţământ implicate în proiect, indiferent de etnie, rasă,
naţionalitate, gen, situaţie materială, religie, limbă, tipul sau
gradul de deficienţă.

*Vârsta minima de înscriere a tinerilor în Clubul Tinerilor HoltIS


este de 12 ani (împliniți), iar vârsta maxima în care tinerii își
pot păstra calitate de membru este de 19 ani. În cazul în care
tânărul împlinește 19 ani în timpul ANULUI HOLTISIAN, acesta
13

își poate continua activitarea în cadrul clubului până la finalul


acestuia.

**Odată cu împlinirea vârstei de 19 ani tânărul nu se mai


poate înscrie în Clubului Tinerilor HoltIS.

ART.6.2 Pentru a deveni membru, cadidatul trebuie să


îndeplinească următoarele condiţii:

a) Să participe timp de trei luni de zile în activităţile


clubului în calitate de voluntar;
b) Să vină cu o propunere de proiect înainte de
acceptarea în club;
c) Să îşi depună CV-ul şi o scrisoare de intenţie
Secretarului;
d) Să fie susţinut de cel puţin doi membri care trebuie să
îl propună ca şi candidat în cadrul unei întâlniri
generale;
e) Candidatul devine membru activ dacă este votat de
50% + 1 din totalul de membri prezenţi, cu condiţia să
fie îndeplinit cvorumul (50% +1 membri prezenţi);
14

f) Cunoaşterea regulamentului clubului.

ART.6.3 Calitatea de membru se pierde atunci când:

a) Membrul are un comportament inadecvat constant şi


perturbă buna desfăşurare a clubului;
b) Regulile şi principile clubului nu sunt respectate;
c) Are mai mult de 7 absenţe consecutive nemotivate, şi
mai mult de 15 absenţe într-un an de activitate;
d) Nu a plătit cotizaţia anuală/săptămânală;
e) Nu participă la proiecte sau alte activităţi iniţiate de
club;
f) Folosirea inadecvată a fondurilor clubului.
g) În cazul în care clubul se dizolvă;

ART.6.4 Membrii clubului au următoarele drepturi:

a) De a candida la oricare poziţie din cadrul Comitetului


de Conducerea a clubului;
b) De a propune potenţiali membri noi şi de a-şi motiva
alegerea;
15

c) De a vota candidaţii pentru poziţiile din Comitetul de


Conducere (preşedinte, vicepreşedinte, viitor
preşedinte, secretar, trezorier);
d) De a propune candidaţi pentru poziţiile din Comitetul
de conducere;
e) De a propune şi de a vota activităţile pe care şi le
propune clubul;
f) De a susţine şi respecta principiile clubului;
g) De a participa la activităţile şi proiectele care au fost
propuse.

ART.6.5 Membrii clubului au următoarele obligaţii:

a) De a propune activităţi şi proiecte care să contribuie la


realizarea scopului pentru care a fost creat clubul;
b) De a veni cu idei, soluţii şi inovaţii care să contribuie la
realizarea cu succes a proiectelor în desfăşurare sau
propuse;
c) De a achita cotizaţia anuală/lunară stabilită de membrii
clubului în cadrul întâlnirii anuale;
16

d) De a participa la cel puţin 60% din totalul de întâlniri pe


durata unui an;
e) De a avea un comportament corespunzător şi de a
respecta pe ceilalţi membri ai clubului şi ai comunităţii
din care fac parte;
f) Membrii din Comitetul de Conducere au aceleaşi
obligaţii şi drepturi ca membrii clubului;
g) Cunoaşterea regulamentul clubului.

ART.6.6 Un club HoltIS va avea minim 7 membri şi maxim 33


de membri.

ARTICOLUL 7. STRUCTURA ANULUI HOLTISIAN

ART.7.1 Activităţile, proiectele, evenimentele propuse spre


desfăşurare vor fi în acord cu temele lunare a calendarului
holtisian.
17

ART.7.2 Activitatea clubului începe odată cu echinocţiul de


toamnă pe 22 septembrie şi se termină odată cu solstiţiul de
vară pe 21 iunie.

ART.7.3 Structura pe luni a Calendarului holtisian este


următoarea:

a) LUNA EDUCAŢIEI ŞI INOVAŢIEI (corespondentă Lunii


Septembrie);
b) LUNA COMUNITĂŢII (corespondentă Lunii Octombrie);
c) LUNA TOLERANŢEI (corespondentă Lunii Noiembrie);
d) LUNA GENEROZITĂŢII (corespondentă Lunii
Decembrie);
e) LUNA SĂNĂTĂŢII (corespondentă Lunii Ianuarie);
f) LUNA IUBIRII ŞI DANSULUI (corespondentă Lunii
Februarie);
g) LUNA VOCAȚIEI ȘI A ORIENTĂRII ÎN CARIERĂ
(corespondentă Lunii Martie);
h) LUNA MEDIULUI (corespondentă Lunii Aprilie);
i) LUNA FAMILIEI (corespondentă Lunii Mai);
j) LUNA SPORTULUI (corespondentă Lunii Iunie);
18

k) VACANŢĂ (corespondentă Lunilor Iulie şi August).

ARTICOLUL 8. PERMITEREA ABSENŢEI

ART.8.1 În baza unei cereri bine motivate către Comitetul de


Conducere, permiterea absenţei poate fi acordată, scutind
respectivul membru de la o prezenţă la una dintre întâlnirile
lunare ale clubului.

ART.8.2 Din cele 40 de întâlniri lunare şi săptămânale, membrii


au dreptul la patru absenţe motivate prin înaintarea a patru
cereri de motivare a absenţei.

ART.8.3 În cazuri speciale, un membru poate face cerere


pentru suspendarea activităţii în cadrul clubului pentru o
perioadă de maxim 1 an de zile sau nu mai mult de 6 luni pe
perioada anului.
19

ART.8.4 Absenţele nemotivate atrag după sine convocarea


Comitetului de Conducere în vederea sancţionării membrului
în cauză.

ARTICOLUL 9. ÎNTÂLNIRILE CLUBULUI

ART.9.1 Întâlnirea anuală – se va ţine în penultima săptămână


din luna iunie, nu mai târziu de 21 iunie, unde se vor organiza
alegeri pentru funcţiile din Comitetul de Conducere. În cadrul
întâlnirii anuale se vor desfăşura următoarele activităţi:

a) Stabilirea de către Comitetul de Conducere împreună


cu membrii clubului, cuantumul cotizaţiei şi
modalitatea de plată (lunară/anuală);
b) Pregătirea unei liste de către Secretar cu persoanele
propuse pentru funcţiile libere din cadrul Comitetului
de conducere şi cu persoanele care doresc să
candideze;
20

c) Predarea arhivei către noul Secretar, de către


Secretarul actual;
d) Susţinerea de către trezorier, a unui raport financiar
anual în cadrul întâlnirii anuale;

ART.9.2 Întâlnirile lunare – se va organiza minim o întâlnire


lunară unde se vor stabili activităţile pentru luna în curs.
Aceste întâlniri se vor organiza lunar, într-o locaţie stabilită în
prealabil de fiecare club, în aceeaşi zi a lunii, la aceeaşi oră
(exemplu: 1 septembrie, ora 12:00, locaţie: Sala de lectură).

ART. 9.3 Întâlnirile săptămânale – se vor organiza întâlniri


săptămânale, datele fiind stabilite în cadrul întâlnirii lunare în
funcţie de activităţile propuse.
21

ARTICOLUL 10. METODA DE VOTARE

ART.10.1 Alegerea Comitetului de Conducere se va desfăşura


prin vot confidenţial, astfel fiecare club va pune la dispoziţie o
urnă de votare unde fiecare membru îşi va exercita dreptul de
vot.

ART. 10.2 Toate deciziile şi acţiunile din cadrul clubului vor fi


luate prin vot deschis 50% + 1 din membrii prezenţi.

ARTICOLUL 11. COTIZAŢII

ART.11.1 Valoarea şi modul de plată (lunar sau anual) a


cotizaţiei se votează în cadrul întâlnirii anuale.

ART.11.2 Sumele decise şi modul de plată nu se mai poate


schimba în cadrul mandatului curent.
22

ART.11.3 Cotizaţia este nominală și este destinată exclusiv


scopului îndeplinirii costurilor administrative ale clubului.

ART.11.4 Cumulul cotizaţiei reprezintă bugetul pentru


activitățile și proiectele întreprinse de club.

ART.11.5 Sumele suplimentare adunate din sponsorizări şi


grant sunt alocate doar pentru activităţile şi proiectele
întreprinse de club.

ART10.6 Membrii noi încep să plătescă cotizaţia odată ce au


fost acceptaţi în club.
23

ARTICOLUL 12. IDENTITATEA CLUBULUI

ART.12.1 Clubul are dreptul de a-şi alege un nume


reprezentativ după următoarea formă: CLUBUL HOLTIS NR.1
NUMELE CLUBULUI, LOCALITATE, JUDEŢ.

ART.12.2 Fiecare club îşi va alege un logo personalizat original


cu respectarea template-ului din Anexa 1.

ART.12.3 Clubul are posibilitatea de a-şi


crea o siglă personalizată după un anumit
format furnizat de Asociaţia HoltIS
(ANEXA 1).

ART.12.4 Fiecare club va fi responsabil cu promovarea


activităților desfășurate în cadrul cluburilor în mediul online cu
24

aprobarea de către Asociația HoltIS a tuturor materialelor ce


urmează a fi expuse.

ARTICOLUL 13. MODIFICĂRI LEGATE DE BUNA


FUNCŢIONARE A CLUBULUI

ART.13.1 Clubul are responsabilitatea de a raporta toate


modificările structurii clubului incluzând membrii noi,
schimbări ale informaţiilor de contact ale membrilor,
suspendări şi retrageri ale calităţii de membru.

ART.13.2 Clubul are responsabilitatea de a informa toţi


membrii privind eventualele modificări cu privire la întâlnirile
clubului.

ART.13.3 Activităţile clubului sunt suspendate în perioada


sărbătorilor legale.
25

ART. 13.4 Regulamentul este revizuit, la propunerea


membrilor, în fiecare an.

ARTICOLUL 14. TRANSFERUL

ART.14.1 Orice membru poate depunde o cerere de transfer


pentru oricare alt Club HoltIS.

ART.14.2 În momentul transferului Comitetul de Conducere


eliberează Fișa de transfer a membrului, prin care se atestă
faptul că membrul este apt de transfer (plata cotizației, fără
absențe nemotivate, comportament adecvat).

ART.14.3 Fișa de transfer a membrului Clubului HoltIS va fi


semnată de atât de Comitetul de Conducere al Clubului din
26

care se realizează transferul, cât și de Comitetul de Conducere


al Clubului în care se realizează transferul.

ARTICOLUL 15. DIZOLVAREA CLUBULUI

ART. 15.1 Se poate recurge la dizolvarea clubului atunci când:

a) Este formulată o cerere scrisă adresată de Comitetul de


Conducere către Asociaţia HoltIS prin care se solicită acest
lucru şi motivul pentru care se doreşte acest lucru;
b) Nu sunt respectate principiile de funcţionare a clubului;
c) Nu sunt respectate zilele stabilite pentru întâlnirile
săptămânale, lunare şi anuale;
d) Clubul nu organizează niciun fel de activitate 3 luni la
rând;
e) Resursele materiale/financiare ale clubului sunt folosite în
alte scopuri decât cele stabilite.
27

ANEXA 1

Template logo

Numele Clubului

Numărul Clubului

Localitatea, Județul
28
29

GHIDUL PREȘEDINTELUI
CLUBULUI HOLTIS
30
31

Ghidul Președintelui Clubului


HoltIS a fost creat pentru a veni
în spijinul tuturor celor ce ocupă
poziția de Președinte în cadrul Cluburilor HoltIS înființate cu
sprijinul Asociației HoltIS în parteneriat cu reprezentanța
UNICEF în România, în cadrul proiectului „Improving
parenting and child participation: facilitating transition from
lower to upper secondary education”.

Ghidul descrie atribuțiile și responsabilitățile unui președinte


de club, precum și toate documentele necesare pentru a fi
transmise.

Documentele administrative destinate președintelui sunt:


ANEXA 1 și ANEXA 2.
32

Parcurgerea acestui ghid ajută la buna desfășurare a


activităților precum și la atingerea scopului și obiectivelor
Cluburilor HoltIS.
33

Atribuţiile şi responsabilităţile Preşedintelui


Clubului HoltIS sunt:

i) Organizarea întâlnirilor cu ceilalţi membri


ai Comitetului de Conducere;
 Menținerea comunicării cu membrii Comitetului de
Conducere cu privire la stabilirea tuturor întâlnirilor, ziua,
ora și locația de desfășurare a acestora.

j) Realizarea unui plan pe baza căruia se vor desfăşura


activităţile clubului;
 Realizarea planului de activități împreună cu toți membrii
clubului la finalul fiecărei luni pentru luna următoare
(Anexa 1).
34

k) Delegarea responsabilităţilor în cadrul proiectelor şi a


diverselor evenimente organizate de club;
 În cadrul fiecărei activități desfășurate de club, președintele
împarte responsabiitățile în mod egal în funcție de abilitățile
și competențele fiecărui membru.

l) Soluţionarea disputelor legate de club într-un mod amiabil;


 În cazul unor dispute apărute între membrii clubului în
cadrul desfășurării activităților, președintele are
responsabilitatea de a soluționa conflictul într-o manieră
pozitivă, non-discriminatorie, discutând cu ambele părți
implicate, fără a afecta relațiile și buna funcționare a
clubului. În cazul în care conflictul generat nu poate fi
rezolvat, discutați cu un adult.
35

m) Organizarea internă a clubului şi conduit


membrilor săi;
 Președintele clubului are responsabilitatea de a se asigura ca
toți membrii clubului păsteaze o conduită adecvată, în
conformitate cu scopul și principiile clubului.

n) Supravegherea completă a fondurilor şi


colaborarea cu trezorierul în privinţa bugetului;

o) Pregătirea succesorului în preluarea funcţiei


de preşedinte pentru aisgurarea unei tranziţii
de succes;

p) În cadrul adunării generale solicită


feedback din partea membrilor.
36
37

GHIDUL SECRETARULUI
CLUBULUI HOLTIS
38
39

Ghidul Secretarului
Clubului HoltIS a
fost creat pentru a
veni în spijinul
tuturor celor ce ocupă poziția de Secretar în cadrul Cluburilor
HoltIS înființate cu sprijinul Asociației HoltIS în parteneriat cu
reprezentanța UNICEF în România, în cadrul proiectului
„Improving parenting and child participation: facilitating
transition from lower to upper secondary education”

Ghidul descrie atribuțiile și responsabilitățile unui secretar de


club, precum și toate documentele necesare pentru a fi
transmise.

Documentele administrative destinate secretarului sunt:


ANEXA 3, ANEXA 4 și ANEXA 5.
40

Parcurgerea acestui ghid ajută la buna desfășurare a


activităților precum și la atingerea scopului și obiectivelor
Cluburilor HoltIS.
41

Atribuţiile şi responsabilităţile Secretarului sunt:

j) Îndeplinirea activităţilor şi sarcinilor de ordin tehnic;

k) Întocmirea minutei şi listei de prezenţă aferente fiecărei


întâlniri a membrilor clubului;

 Secretarul clubului are responsabilitatea de a întocmi


cronica după fiecare întâlnire ceea ce reprezintă rezumatul
discuției din cadrul întâlnirii membrilor clubului (ANEXA
4), precum și întocmirea listei de prezentă care va fi semnată
de fiecare membru participant. (ANEXA 3).

l) Pregătirea pentru întâlnirea anuală a unei liste cu persoanele


propuse pentru funcţiile libere din cadrul Comitetului de
Conducere;
 În decursul mandatului, secretarul clubului are
responsabilitatea de a se consulta cu toți membrii și de a
întocmi o listă cu propunerile pentru funcțiile libere din
cadrul Comitetlui de Conducere, propuneri ce vor fi
42

discutate, analizate și supuse la vot în cadrul întâlnirii anuale


a clubului.

m) Actualizarea datelor pe platformă;


 Una dintre cele mai importante responsabilitați ale
secretarului clubului, este actualizare a datelor de pe
platformă, încararcarea materialelor necesare (cronica
întâlnirii, raportul lunar, raportul anual, liste de prezență,
fotografii).

n) Gestionarea arhivei clubului, care va fi predată viitorului


secretar;
 Secretarul clubului are responsabilitatea de a păstra toate
documentele utilizate în cadrul activităților clubului (liste de
prezență (ANEXA 3), minutele întâlnirilor (ANEXA 4),
rapoartele lunare (ANEXA 5), raportul anual, fotografii,
orice alte materiale utilizaează în cadrul activităților).
43

o) Păstrarea patentei şi a fanionului clubului, fiind aduse la


fiecare întâlnire a clubului;

p) Gestionarea registrului matricol cu membrii clubului;


 Fiecare club va deține un registru matricol unde vor fi
trecuți toți membrii clubului de la data înscrierii,
responsabilitatea secretarului clubului este de a gestiona
registrul matricol și de a ține evidența tuturor membrilor.

q) Facilitarea comunicării dintre club şi Asociaţia HoltIS prin


furnizarea raportului anual şi a rapoartelor lunare;

r) Actualizarea la finalul mandatului a registrului matricol, cu


membrii activi ai următorului an de activitate.
44
45

GHIDUL
TREZORIERULUI
CLUBULUI HOLTIS
46
47

Ghidul Trezorierului Clubului HoltIS a fost creat pentru a veni


în spijinul tuturor celor ce ocupă poziția de Trezorier în cadrul
Cluburilor HoltIS înființate cu sprijinul Asociației HoltIS.

Ghidul descrie atribuțiile și responsabilitățile unui trezorier de


club, precum și toate documentele necesare pentru a fi
transmise.

Documentele administrative destinate președintelui sunt:


ANEXA 6, ANEXA 7 și ANEXA 8.
48

Parcurgerea acestui ghid ajută la buna desfășurare a


activităților precum și la atingerea scopului și obiectivelor
Cluburilor HoltIS.
49

Atribuţiile şi responsabilităţile Trezorierului sunt:

h) Gestionarea fondurilor clubului;


 Trezorierul este principalul responsabil asupra întregului
buget de care dispune clubul. Acesta trebuie să administreze
eficient fondurile dispuse pentru a acoperii nevoile
principale în privinţa activităţilor, proiectelor, prezentărilor
etc.

i) Ţinerea evidenţei financiare a clubului;


 Este necesară suprevegherea constantă a cheltuielilor care
au loc în decursul anului de activitate şi de raportare a
acestora. În urma fiecărei activităţi trebuie adunate toate
chitanţele, împreună cu alte tipuri de documente, care au ca
rol justificarea achiziţiilor întocmite şi pentru a demonstra
că acestea au fost făcute conform regulamentului.

j) Ţinerea evidenţei achitării cotizaţiei lunare/anuale din partea


membrilor clubului;
50

 Întocmirea unui document în care să fie prezentat numele,


data şi suma achitată de fiecare membru în parte. Trezorierul
trebuie să colecteze cotizaţiile şi să noteze corespunzător
fiecare membru care a achitat suma corespunzătoare (Anexa
6).

k) Informarea lunară a Preşedintelui cu privire la plata


cotizaţiilor;
 Trezorierul împreună cu preşedintele revizuiesc situaţia
financiară a clubului şi identificaţi situaţia cotizaţiilor şi
membrii îndatoraţi. Informaţi membrii care au datorii faţă de
club şi aplicaţi, în cazul în care este necesar, sancţiuni
conform regulamentului.

l) Susţinerea unui raport financiar în cadrul întâlnirii anuale a


clubului;
 Prezentaţi situaţia pe durata întregului an de activitate a
clubului, din perspectivă financiară, în care să captaţi toate
chetuielile şi veniturile. Trebuie scoase în evidenţă sumele
51

colectate - prin sponsorizări, donaţii, cotizaţi-, distribuirea


iniţială a bugetului, modificările făcute în timpul anului,
facturile achitate sau care trebuie să fie achitate,
legitimitatea cheltuielilor (cheltuielile au fost/sau nu făcute
în conformitate cu regulamentul) şi membrii datornici
(Anexa 7).

m) Înainte de retragerea din funcţie, trezorierul va preda noului


trezorier sau Preşedintelui toate fondurile, registrele sau
orice proprietate a clubului;
 După alegerea noului trezorier, cel care a deţinut funcţia în
anul precedent trebuie să îi ofere infromaţiile şi pregătirea
necesară pentru a-şi îndeplini viitoarele sarcini.

n) Înaintarea unui raport anual al cheltuielilor şi sponsorizărilor


către Asociaţia HoltIS.
 Raportul financiar prezentat în cadrul întâlnirii anuale
împreună cu documentele aferente lui trebuie puse pe
platformă după întocmirea ei.
52
www.holtis.ro www.qie.ro www.unicef.ro

QIE- EDUCAŢIE INCLUZIVĂ DE


CALITATE

Titlul proiectului: Improving parenting and child participation: facilitating


transition from lower to upper secondary education

Proiect realizat cu sprijinul Reprezentanței UNICEF în România.

Editorul materialului: Asociația HoltIS, Miroslava, Jud. Iași

Luna/anul publicării: Octombrie/2019