GERC-C01 Manual Operativo de Recobros - Cobros

MANUAL OPERATIVO
GESTIÓN DE RECOBROS/COBROS
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Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
GESTIÓN DE RECOBROS/COBROS Versión 01
ADRES - Administradora de los Recursos del Sistema General de Salud de Seguridad Social en Salud
Aprobación
Laura Melissa Beltrán Ochoa
Directora de Otras Prestaciones
Revisión
Claudia Fernández Pérez

Coordinadora del Grupo de Criterios y Análisis de la Información
Dirección de Otras Prestaciones
Camilo Andrés Plazas Veloza
Coordinador del Grupo de Reconocimiento
Documentación
Lorena Amézquita Becerra

Gestor de Operaciones de la Dirección de Otras Prestaciones
Lilia Marina Castellanos Jaimes
Asesora de la Dirección de Otras Prestaciones
Acompañamiento
Johanna Bejarano Heredia

Gestor de Operaciones de la Oficina Asesora de Planeación y Control de Riesgos
Bogotá, enero 23 de 2018
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Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Contenido
Capítulo 1 Caracterización Proceso ................................................................................................ 4

Capítulo 2 Procedimiento Alistamiento Previo a la Pre Radicación ................................................ 7
Capítulo 3 Procedimiento Gestión de Pre Radicación .................................................................. 14
Capítulo 4 Procedimiento Gestión de Radicación ......................................................................... 17
Capítulo 5 Procedimiento Alistamiento de Información para Giro Previo ..................................... 21
Capítulo 6 Procedimiento Validaciones de Auditoría .................................................................... 29
Capítulo 7 Procedimiento Alistamiento de Información para Pago ............................................... 35
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Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Capítulo 1 Caracterización Proceso
Objetivo
Determinar la procedencia para el reconocimiento y pago de los recobros/cobros por servicios y tecnologías no cubiertas por el Plan de Beneficios en
Salud con cargo a la Unidad de Pago por Capitación -UPC, garantizando el cumplimiento de la totalidad de los requisitos exigidos en la normativa
vigente.
Alcance
Aplica desde el alistamiento previo a la pre radicación por concepto de recobros/cobros por servicios y tecnologías no cubiertas por el Plan de
Beneficios en Salud con cargo a la UPC, continúa con el proceso de auditoría integral efectuada por la Firma Auditora y finaliza con la información
para la generación de la orden de pago de los recobros/cobros aprobados remitida a la Dirección de Gestión de Recursos Financieros de Salud de la
ADRES.
Líder
Director (a) de la Dirección de Otras Prestaciones
Definiciones
✓ Recobro: Solicitud presentada por una entidad recobrante a fin de obtener el pago de cuentas por concepto de servicios o tecnologías en salud
no cubiertas en el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC, cuyo suministro fue garantizado a sus afiliados y prescrito por el profesional
de la salud u ordenados por fallos de tutela.
✓ Cobro: Solicitud presentada por una entidad recobrante a fin de obtener el pago de cuentas directamente al proveedor o prestador de servicios
y tecnologías en salud no cubiertas en el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC, cuyo suministro fue garantizado a sus afiliados y
prescrito por el profesional de la salud u ordenados por fallos de tutela, caso en el cual la factura de venta o documento equivalente se presentará
sin constancia de cancelación.
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Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
✓ Ítems del recobro. Corresponde a cada servicio o tecnología en salud presentada en un mismo recobro para verificación y pago.
✓ Entidad recobrante. Entidad Promotora de Salud o Entidad Obligada a Compensar, que garantizó a sus afiliados el suministro de servicios
o tecnologías en salud no cubiertas en el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC, en virtud de la prescripción realizada por el profesional
de la salud o mediante un fallo de tutela y que solicitan el reconocimiento y pago de dichos servicios o tecnologías en salud.
✓ Tecnología en salud: Se entiende por tecnología en salud (TS) toda actividad, intervención, medicamento, procedimiento, dispositivo médico
o servicios usados en la prestación de servicios de salud, así como sistemas organizativos y de soporte con los que se presta la atención en salud
de conformidad con lo establecido en la Resolución 5592 de 2015 o la norma que la modifique o adicione.
✓ Instituciones Prestadoras de Salud (IPS): Es responsabilidad de las IPS prestar los servicios y tecnologías en salud no cubiertas en el
Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC prescritos por los profesionales de la salud en el marco de las obligaciones contractuales con
las EPS y EOC, brindar las condiciones técnicas y administrativas requeridas para que el reporte de prescripción funcione oportuna y
eficientemente en el marco de sus obligaciones, así como las demás que se prevean en el marco del procedimiento establecido en la normativa
vigente.
✓ Entidades Promotoras de Servicios (EPS) y Entidades Obligadas a Compensar (EOC): Corresponde a las EPS y EOC
garantizar el suministro oportuno a través de la red de prestadores definida de los servicios y tecnologías en salud no financiadas en el Plan de
Beneficios en Salud con cargo a la UPC prescritos por los profesionales de la salud; recaudar los dineros pagados por concepto de copagos;
cumplir con los requisitos y procedimientos definidos para la presentación de las solicitudes de recobro o cobro; disponer de la infraestructura
tecnológica y de las condiciones técnicas y administrativas requeridas para que el reporte de prescripción funcione oportuna y eficientemente en
el marco de sus obligaciones; realizar las validaciones administrativas orientadas a determinar la existencia del usuario, su régimen y el estado
de afiliación; realizar la transcripción de los servicios y tecnologías ordenadas mediante fallos de tutela en el aplicativo dispuesto para tal fin o en
los casos de contingencia y, reportar al Ministerio de Salud y Protección Social la información necesaria relacionada con el suministro efectivo de
los servicios o tecnologías de que trata la normativa vigente.
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Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
REQUISITOS LEGALES
REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Resolución 3951 de 2016. Por la cual se establece el procedimiento de acceso, reporte de prescripción,
suministro, verificación, control, pago y análisis de la información de servicios y tecnologías en salud no Aplica toda la resolución
cubiertas por el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y se dictan otras disposiciones.
Resolución 5884 de 2016. Por la cual se modifican los artículos 38, 93 y 94 de la Resolución 3951 de 2016 Aplica toda la resolución
Resolución 532 de 2017. Por la cual se modifica la Resolución 3951 de 2016, modificada por la Resolución
Aplica toda la resolución
5884 de 2016 y se dictan otras disposiciones
Resolución 4244 de 2017, y las normas que la adicionan, modifican y sustituyen. Por la cual se
establecen los términos, formatos y requisitos para el reconocimiento y pago de los recobros y las Aplica toda la resolución
reclamaciones en virtud de lo dispuesto en el literal c) del artículo 73 de la Ley 1753 de 2015.
✓ Procedimientos ejecutados en el Proceso

Grafico 1. Flujograma procedimientos ejecutados en el Proceso
Alistamiento Previo a la Gestión de Pre

Gestión de Radicación
Pre Radicación Radicación
Alistamiento de
Alistamiento de Validaciones de
Información para Pago
Información para Pago Auditorias
Previo
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Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Capítulo 2 Procedimiento Alistamiento Previo a la Pre Radicación

Grafico 2. Flujograma Procedimiento Alistamiento Previo a la Pre Radicación
INICIO
Entidades Recobrantes
Recobros 458 1. Radicar los requisitos generales
Requisitos generales
radicados en Recobros 458
Dirección de Dirección de Otras Prestaciones Recobros y Reclamaciones
Firma Auditora de
2. Configurar aplicativo Recobros

Recobros 458
458
Aplicativo Recobros 458

configurado
3. Alistar información para

Listado INVIMA
Gestor de Operaciones
actualización malla validadora
Malla
Validadora
actual Malla
Actualizada en
Recobros archivo Excel
458
Prestaciones
4. Convertir malla Malla

Tecnología
Asesor de
validadora en archivo validadora en A

Otras
de la
CP850 archivo CP850

Descripción del Procedimiento
7
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO

Asesor de Tecnología de la
A Verificar a través de la interfaz el

Dirección de Otras
resultado de cargue
Prestaciones
Intranet
Recobros Correo electrónico Archivo CP850
solicitando publicación dispuesto en SFTP e
Outlook de malla validadora intranet Recobros
Consolidar en ZIP información malla

Outlook
validadora
Dirección TIC
Solicitud de Información malla

publicación malla validadora
validadora en ZIP consolidada en ZIP
Gestor de Operaciones de
Pagina
la Dirección TIC Página
WEB Publicar malla validadora en página

WEB
Web
Outlook
Notificación Archivo
Archivo ZIP con malla
ZIP con malla
validadora publicada
validadora publicada
en página Web
en página Web
Prestaciones
Operaciones
Dirección de
Gestor de
Notificar actualización de malla B

Otras
Outlook
validadora a las entidades
8
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO

B
Descargar malla validadora
Outlook
¿Requieren Solicitud
Solicitar a la Firma Auditora habilitar
periodo de SI periodo de
periodo de excepcionalidad
1 excepcionalidad? excepcionalidad
Remitir entidades recobrantes 1

Outlook que solicitan el período de
Firma Auditora
excepcionalidad Recobros
Configurar y abrir el calendario de
458
radicación
Solicitudes
consolidadas de las Outlook
Periodo Notificación
entidades recobrantes
configurado en apertura de
Recobros 458 calendario
Gestor de Operaciones de
Outlook Solicitar período de excepcionalidad

Otras Prestaciones
Notificar periodo de
Outlook excepcionalidad y apertura de
Solicitudes periodo calendario
de excepcionalidad
enviado por las Notificación apertura de
entidades calendario a las
entidades
Recobros FIN
Dirección TIC
458 Programar excepcionalidad

Outlook
Excepcionalidades
programadas en
Recobros 458
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Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
No. ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL
Las entidades recobrantes de acuerdo con la periodicidad
Radicar los requisitos Entidades Requisitos generales
1 establecida en la normativa vigente, radican los requisitos
generales Recobrantes radicados Recobros 458
generales a través del aplicativo Recobros 458.
La firma auditora a través del rol asignado en el aplicativo
Recobros 458, debe:
• Realizar la configuración asociando las validaciones

automáticas de pre-radicación, requisitos generales y
soportes documentales.
• Crear los tipos de soportes documentales para la re- Firma Auditora de
Configurar aplicativo Aplicativo Recobros 458
2 tipificación de acuerdo a los anexos técnicos dispuestos en Recobros y
Recobros 458 configurado
la página Web ADRES. Reclamaciones
• Crear plantilla de captura de datos por cada soporte
documental para la pre-captura.
NOTA: La configuración y creación en el aplicativo

Recobros458, se debe realizar teniendo en cuenta en cuenta
las reglas de negocio para cada una de las líneas de radicación.
Descarga de la página Web del Invima el Listado de Código
Único de Medicamentos. De igual forma descarga la malla
validadora de la Intranet de Recobros de ADRES.
Con estos insumos, se debe realizar una comparación de los

dos listados, en donde se debe validar: i) CUMS reportados
como nuevos, ii) cambios de ATC, iii) exclusión de muestras Gestor de Archivo Excel, enviado
Alistar información
médicas, iv) sumatoria de tiempo para las fechas de registros Operaciones por correo electrónico
3 para actualización
en trámite de renovación y vencidos y v) medicamentos que no Dirección de Otras
malla validadora
aparecen en el nuevo archivo y que si existían en la malla Prestaciones
publicada.
Como resultado de lo anterior, se genera en un archivo Excel el

insumo de la información de los medicamentos para actualizar
la malla validadora. Dicho insumo se remite por correo
electrónico al Asesor de Tecnología de la Dirección.
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Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Verifica que el
Asesor de
Convertir archivo Generar archivo unificando caracteres especiales y cambiando archivo no
Tecnología de la
4 Excel en archivo la codificación del archivo a CP850 y lo dispone en el SFTP de contenga Archivo CP850
Dirección de Otras
CP850 ADRES. caracteres
Prestaciones
especiales
Ingresar a la intranet de Recobros con el usuario y contraseña
asignados. A través de la opción MYT se selecciona la pestaña
actualización CUM-Cargar archivo.
Posteriormente, se debe seleccionar Procesar y Lanzar Archivo CP850 dispuesto

Completamiento y Validaciones. en SFTP e intranet
Asesor de
Verificar a través de la Recobros
Tecnología de la
5 interfaz el resultado Con el resultado se verifica la información cargada, se realizan
Dirección de Otras
de cargue los ajustes a que haya lugar en caso de ser necesario. Si la Correo electrónico
Prestaciones
validación es exitosa, se confirma el cargue, en la opción solicitando publicación de
Formulario Revisión. malla validadora
Una vez confirmado el cargue se debe solicitar a través de

correo electrónico a la Dirección TIC, publicar la malla
validadora dispuesta en el SFTP y la intranet Recobros.
Una vez recibido el correo electrónico por parte de la DOP, se
debe generar: Información malla
• Actualización de los CUMS en la malla local validadora consolidada en
• Archivo ZIP que contiene el instalador de la malla local ZIP
Consolidar en ZIP Gestor de
6 información malla • Backup de la base de datos, notas de actualizaciones y Operaciones de la
manuales de instalación y usuarios. Solicitud de publicación
validadora Dirección TIC
malla validadora en ZIP
Posteriormente, se solicita por correo electrónico al Gestor de
Operaciones encargado de la página Web publicar el archivo
ZIP.
Descargar y generar backup del archivo ZIP de malla validadora Gestor de
Publicar malla
publicada en la página web ADRES, actualizando las Operaciones de la Backup archivo ZIP
7 validadora en página
observaciones de publicación y fecha de publicación. Dirección TIC para
WEB
Posteriormente, informa por correo electrónico al Asesor de página Web
11
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Tecnología de la Dirección de Otras Prestaciones y Gestor de Archivo ZIP con malla
Operaciones de la Dirección TIC la publicación exitosa. validadora publicada en
página Web
Correo electrónico
informando publicación
de malla validadora
Verificar
Gestor de Correo electrónico a las
Notificar mediante correo electrónico a las entidades publicación malla
Notificar actualización Operaciones entidades recobrantes
8 recobrantes que la malla validadora fue actualizada y publicada validadora
de malla validadora Dirección de Otras notificando publicación de
en página web de ADRES para descarga. actualizada en la
Prestaciones malla validadora
página WEB
Descargar la malla validadora publicada en la página web de
ADRES para iniciar la validación de los medios magnéticos.
Medios magnéticos
validados en la malla
¿Las entidades requieren periodo de excepcionalidad?
Descargar malla Entidades
9
validadora recobrantes Correo electrónico
SI: Solicitar a la firma auditora mediante correo electrónico
solicitando
habilitar período de excepcionalidad. Continuar con la siguiente
excepcionalidad
actividad.
NO: Continuar con la actividad No. 13
Remitir entidades La firma auditora remite a la Dirección de Otras Prestaciones de Correo electrónico
recobrantes que la ADRES, a través de correo electrónico el consolidado con el indicando el consolidado
10 Firma Auditora
solicitan el período de listado de las entidades recobrantes que solicitaron el período de las entidades
excepcionalidad de excepcionalidad. recobrantes
Con el consolidado de las entidades recobrantes enviado por la Gestor de
Correo electrónico
Solicitar período de firma auditora, mediante correo electrónico se solicita al Gestor Operaciones
11 solicitando
excepcionalidad de Operaciones de la Dirección TIC indicando fecha y hora, Dirección de Otras
excepcionalidad
programar la excepcionalidad en el aplicativo Recobros 458. Prestaciones
Se genera un script para programar la excepcionalidad en el Gestor de Excepcionalidades
Programar
12 aplicativo Recobros 458, conforme a el correo enviado por la Operaciones de la programadas en
excepcionalidad
DOP. Dirección TIC Recobros 458
12
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
La Firma auditora configura y apertura el calendario de Periodo configurado en
radicación en el aplicativo Recobros 458. Posteriormente Recobros 458
Configurar y abrir el informa por medio de correo electrónico a la Dirección de Otras
13 calendario de Prestaciones. Firma Auditora Correo electrónico
radicación NOTA: La configuración y apertura en el aplicativo notificando apertura de
Recobros458, se debe realizar teniendo en cuenta las fechas calendario a la Dirección
establecidas para cada una de las líneas de radicación. de Otras Prestaciones
Confirmar apertura Correo electrónico
Notificar periodo de de calendario y Gestor de notificando a las
Se notifica a las entidades por correo electrónico sobre la
14 excepcionalidad y configuración de Operaciones de la entidades apertura de
apertura del calendario y los periodos de excepcionalidad.
apertura de calendario excepcionalidad Dirección TIC calendario y periodos de
excepcionalidad
13
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Capítulo 3 Procedimiento Gestión de Pre Radicación

Grafico 3. Flujograma Procedimiento Gestión de Pre Radicación
Medios magnéticos INICIO 2 Radicar información magnética e imágenes

validados por Malla
Enviar información medio

Imágenes magnético e imágenes a través Información
Imágenes de
del SFTP validada para
recobros
Recobros 458 iniciar proceso
Medios magnéticos e validados
de radicación
imágenes dispuestos Solicitar desmarcar medios
Outlook
1 en el SFTP en Recobro 458
FIN
Recobros 458/Gestor de Operaciones Dirección TIC
Recobros Validar información radicada por

458 la entidad
Información validada Imágenes de

Imágenes de
para iniciar proceso recobros
recobros validados
de radicación validados
SI ¿El recobro cumple con Notificar errores de

2 NO
las validaciones? radicación
Recobros
458
Gestor de Operaciones Otras
Recobros Desmarcar medios en

458 Recobro 458
Prestaciones
Notificación Medios
descarque de desmarcados en
medios Recobros 458
14
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Enviar información Las entidades recobrantes con el usuario y contraseña

Medios magnéticos e
medio magnético e asignados por ADRES, proceden a disponer en el SFTP Entidades
1 imágenes dispuestos en
imágenes a través del dispuesto para tal fin, los medios magnéticos validados por recobrantes
el SFTP
SFTP malla y las imágenes.
Una vez las Entidades recobrantes envían la información

magnética e imágenes, se valida la información de manera
automática contra la información registrada en las bases de
datos de la ADRES (BDUA, RNEC, SII_MYT, Recobros 458), a
fin de corroborar: i) que el usuario exista ii) que los códigos
CUMS para el caso de los recobros/cobros marcados como
medicamentos sean consistentes, iii) que exista completitud de
Información validada para
la información (medio magnético/imágenes) y iv) que no existan
iniciar proceso de
investigaciones administrativas o judiciales en curso para los
Validar información Gestor de radicación
recobros/cobros presentados.
2 radicada por la Operaciones de la
entidad Dirección TIC Imágenes de
El Gestor de Operaciones de la Dirección TIC realiza monitoreo
recobros/cobros
de los medios radicados y verificando las validaciones
validados
realizadas por el aplicativo.
¿El recobro cumple con las validaciones?
SI: Continua con la actividad 3. Radicar información magnética

e imágenes
NO: Continuar con la actividad 4. Notificar errores de radicación
Información validada para
Las entidades recobrantes proceden a ingresar con el usuario y
iniciar proceso de
contraseña asignados al aplicativo Recobros 458, y proceden
radicación
Radicar información radicar los recobros/cobros que surtieron de manera exitosa la Entidades
3
magnética e imágenes validación realizada por ADRES. recobrantes
Imágenes de
recobros/cobros
Fin del Procedimiento
validados
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Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Automáticamente el aplicativo Recobros 458 remite correo
electrónico notificando a la entidad que existe una Gestor de
Notificar errores de Correo electrónico donde
4 inconsistencia en la Pre Radicación para que realice las Operaciones de la
radicación se informan los errores
correcciones y vuelva a iniciar el procedimiento desde la Dirección TIC
actividad 1.
Una vez la entidad recobrante cuenta con el reporte de errores,
deberá solicitar el desmarque del medio magnético a la
Solicitar desmarcar Entidades Correo electrónico
5 Dirección de Otras Prestaciones, indicando el nombre del medio
medios recobrantes solicitando el desmarque
correspondiente. Dicha solicitud la realiza a través de correo
electrónico.
Con la solicitud de desmarque de medios por parte de las
entidades, se ingresa al aplicativo Recobros 458 para realizar
Gestor de
el desmarque de los medios. Posteriormente se informa a la Verificar el Correo electrónico
Desmarcar medios en Operaciones de la
6 entidad recobrante a través de correo electrónico. desmarque exitoso notificando el desmarque
Recobro 458 Dirección de Otras
en el aplicativo de los medios
Prestaciones
Continuar con actividad No. 1 Enviar información medio
magnético e imágenes a través del SFTP
16
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Capítulo 4 Procedimiento Gestión de Radicación

Grafico 4. Flujograma Procedimiento Gestión de Radicación
Información validada
para iniciar proceso INICIO
de radicación
Imágenes de Radicar recobros

recobros validados
Formato MYT-R Formato MYT-R en CMS

cargados en aplicativo
Recobros 458 Recobros 458
SII_MYT Validar radicación
B
Medios magnéticos y
Gestor de Operaciones Dirección TIC
formato MYT-R validados

por el Sistema SII_MYT
Asignar numero de radicación a
los recobros
SI
A NO Procedimiento
¿Radicación exitosa?
Recobros con numero Alistamiento de
de radicación asignado Información para Pago
SII_MYT por SII_MYT Previo
Información de
Disponer información de recobros en el
SFTP externo
recobros a la Firma Auditora SFTP externo de la
Firma Auditora
FIN Área Stage limpia Limpiar área stage
17
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Grafico 4. Flujograma Procedimiento Gestión de Radicación

Tecnología de la Dirección
Prestaciones/Asesor de
de Otras Prestaciones
Dirección de Otras
A Revisar errores de radicación
Outlook
Solicitando ajuste a la
radicación
SII_MYT
Realizar ajustes en la radicación

Dirección TIC
Outlook
Notificación de ajustes
realizados
Dirección de Otras
Operaciones de la
Notificar ajustes en la Radicación

Prestaciones
Outlook
Gestor de
a las entidades
18
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Las entidades recobrantes consolidan los medios magnéticos
de los recobros/cobros cargados en el aplicativo Recobros 458.
Una vez consolidados los recobros/cobros cargados,

Medios magnéticos
automáticamente el aplicativo Recobros 458, genera el formato
consolidados y Formato
denominado MYT-R, para el trámite correspondiente de
MYT-R firmado y cifrado
Radicar acuerdo con la línea de radicación. Entidades
1 dispuesto en el SFTP
recobros/cobros recobrantes
En todos los casos, el formato MYT-R debe ser firmado y cifrado
por el representante legal de la entidad o el apoderado judicial,
si aplica.
El formato MYT-R firmado y cifrado se debe disponer en el

SFTP dispuesto por ADRES.
El sistema SII_MYT inicia la radicación por medio de las
validaciones automáticas entre el formato MYT-R y los medios
radicados.
El Gestor de Operaciones de la Dirección de Tecnologías de Medios magnéticos y

Gestor de
Información y Comunicaciones, realiza monitoreo a la formato MYT-R validados
Operaciones de la
radicación efectuada por parte de las entidades. por el Sistema SII_MYT
Dirección de
2 Validar radicación
Tecnologías de
¿Radicación exitosa? Recobros/cobros con
Información y
numero de radicación
Comunicaciones
NO: Continuar con la siguiente actividad. asignado
SI: Asignar numero de radicación a los recobros/cobros.

Continuar con la actividad Disponer información de
recobros/cobros a la Firma Auditora.
Correo electrónico con la
Revisar errores de Con el log de los errores de radicación que genera el sistema Asesor de
3 evaluación del log de
radicación SII_MYT, la Dirección de Otras Prestaciones evalúa a nivel Tecnología de la
errores de SII_MYT
19
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
tecnológico, los errores presentados en el proceso de Dirección de Otras
radicación. Prestaciones
De la evaluación que realiza el asesor de Tecnología de la
Dirección de Otras Prestaciones, se solicita por medio de correo
electrónico al Gestor de Operaciones de TIC, realizar los
ajustes correspondientes, si es del caso.
Con la información que suministra la DOP, el Gestor de
Operaciones de la Dirección TIC, procede en el SII_MYT a
realizar los ajustes. Gestor de Correo electrónico a la
Realizar ajustes en la
Operaciones de la Dirección de Otras
4 radicación
Posteriormente, notifica a la Dirección de Otras Prestaciones Dirección TIC Prestaciones
por medio de correo electrónico que se ha efectuado el ajuste
según lo indicado.
Gestor de
Por medio del correo electrónico, se notifica a las entidades el Verificar que se Correo electrónico
Notificar ajustes en la Operaciones de la
5 detalle de la acción realizada sobre la información del recobro efectuaron los notificando ajustes a las
Radicación Dirección de Otras
radicado. ajustes solicitados entidades
Prestaciones
Gestor de
Una vez finalizada la radicación y con los números asignados, Operaciones de la Información de
Disponer información
se generan los scripts para iniciar la transferencia de imágenes Dirección de recobros/cobros en el
6 de recobros/cobros a
y los XML. Paso seguido, inicia la disposición de las imágenes Tecnologías de SFTP externo de la Firma
la Firma Auditora
en el SFTP externo de la Firma Auditora. Información y Auditora
Comunicaciones
Gestor de
Operaciones de la
Se borra información de los recobros/cobros que no culminaron
Dirección de
7 Limpiar área stage el proceso y en consecuencia no les fue asignado el número de Área Stage limpia
Tecnologías de
radicación en el aplicativo Recobros 458.
Información y
Comunicaciones
20
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Capítulo 5 Procedimiento Alistamiento de Información para Giro Previo

Grafico 5. Flujograma Procedimiento Alistamiento de Información para Giro Previo
Procedimiento Recobros con numero
Gestión de de radicación asignado 1
Radicación por SII_MYT
Asesor de Tecnología de la Dirección de Otras Prestaciones
Reporte de
Generar Reporte de
radicación
Radicación
SII_MYT SII_MYT
Recobros Validar Reporte de

458 radicación
Resultado de validaciones
generadas entre el aplicativo
Fase II 458 y SII_MYT
Outlook
¿Se presentan
inconsistencias en la
SI Informar Inconsistencias
información generada
de radicación?
Outlook NO
Generar archivo de duplicados y Correo
SII_MYT reintegro electrónico con
las
Archivo de duplicados y inconsistencias
reintegro en .TXT enviado por
correo electrónico
Operaciones de la
Correo
Comunicaciones
2
Tecnologías de
Información y
SII_MYT
Dirección de
electrónico
Gestor de
Gestionar inconsistencias informando

Recobros
inconsistenci
458
as resueltas
Outlook
21
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Grafico 5 . Flujograma Procedimiento Alistamiento de Información para Pago Previo
1
Outlook
Formato Solicitud Solicitar formato de Pago Previo

de giro previo diligenciado a las entidades
Formato Solicitud de giro
Verificar solicitudes de pago
previo diligenciado y
previo
radicado por las entidades
Consolidar solicitudes de pago ¿La solicitud de pago Informar inconsistencias a la entidad

NO SI
previo previo requiere ajustes? recobrante por correo electrónico y oficio
Formato solicitudes de
pago previo Generar Reporte de Cálculo 2
consolidados de Pago Previo
Intranet
MYT Reporte de cálculo del
Comunicación
Guía metodología de Pago Previo en
informando valores de
cálculo de pago previo. aplicativo intranet MYT
giro previo a las
Informar a Entidades valores entidades
de Pago Previo Correo electrónico con
formatos de Giro previo
Informar inconsistencias a la entidad con y sin constancia
recobrante por correo electrónico y
oficio
SI
Cuentas bancarias ¿Requiere ajustes los 3

terceros ERP archivos de distribución? NO
Guía metodología de
cálculo de pago previo.
Verificar archivo de Distribución de IPS
Listado REPS
autorizadas para Pago Previo
Correo electrónico
con formatos
diligenciados
Remitir los formatos diligenciados
22
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Grafico 5. Flujograma Procedimiento Alistamiento de Información para Pago Previo

3
Oficio de
notificación del
Generar archivo de cargue con la giro efectivo de
información de la distribución de las Correo electrónico
los recursos
entidades Informar a Entidades el Giro informado a entidades
efectivo de pago previo el giro efectivo de pago
Archivo de cargue de la Outlook
previo
distribución pago previo Procedimiento cadena
presupuestal pago previo FIN
Proyectar oficio de ordenación de
gasto
Archivo de pago previo y
ordenación de gasto enviado por
Oficio Interno correo electrónico a la Dirección
proyectado de de Gestión de los Recursos
ordenación de gasto Financieros de Salud
Outlook Remitir archivo de pago previo y

ordenación de gasto
Verificar y Aprobar oficio de

¿Requiere ajustes? SI Informar y solicitar ajustes
NO
Aprobar y firmar oficio de
Oficio proyectado de
23
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Una vez finalizado el periodo de radicación de recobros/cobros, genera Asesor de
Generar Reporte de reporte de la radicación, de acuerdo con la línea para la cual se va a Tecnología de la Reporte de
1
Radicación efectuar el giro previo. Dirección de Otras Radicación
Prestaciones
Con la información generada de la base de datos se procede a realizar las
siguientes validaciones: i) Todos los números de radicación sean mayor a
cero, ii) Existan los números de radicación, iii) Exista consistencia entre la
información del aplicativo Fase II 458 y SII_MYT iv) todo lo radicado en
Resultado de
aplicativo Fase II 458 haya pasado a SII_MYT. Asesor de
Validar validaciones
Tecnología de la
2 Reporte de radicación generadas entre el
¿Se presentan inconsistencias en la información generada de radicación? Dirección de Otras
aplicativo Fase II
Prestaciones
458 y SII_MYT
SI: Continuar con actividad No.3 Informar inconsistencias.
NO: Continuar con actividad No.5 Generar archivo de duplicado y

reintegro
Correo electrónico
al Gestor de
Mediante correo electrónico se informa a la Dirección de Tecnologías de Operaciones de la
Información y Comunicaciones, la relación de las inconsistencias Asesor de Dirección de
Informar
3 presentadas en la radicación para que procedan a realizar los ajustes a Tecnología de la Tecnologías de
Inconsistencias
que haya lugar. Dirección de Otras Información y
Prestaciones Comunicaciones
informando las
inconsistencias
Gestor de
Con la información reportada por la Dirección de Otras Prestaciones, se Correo electrónico
Operaciones de la
realizan los ajustes según el caso y se informa mediante correo al Asesor de
Gestionar Dirección de
4 electrónico de la culminación de la actividad. Tecnología de la
inconsistencias Tecnologías de
Dirección de Otras
Información y
Continuar con la actividad No.2 Validar Reporte de radicación Prestaciones
Comunicaciones
Verifica que los ajustes realizados por la Dirección de Tecnologías de correo electrónico
Generar archivo de Asesor de
5 Información y Comunicaciones sean consistentes y procede a generar el con el Archivo de
duplicados y reintegro Tecnología de la
archivo de duplicados y de reintegro en formato .txt. Se envía información duplicados y
24
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
al correo electrónico del Gestor de Operaciones de la Dirección de Otras Dirección de Otras reintegro en .txt
Prestaciones encargado de generar reporte de pago previo. Prestaciones enviado por
al Gestor de
Operaciones
Una vez finalizado el periodo de radicación, se solicita por medio de correo
electrónico a todas las entidades recobrantes que requieran acogerse al
Gestor de
Solicitar formato de giro giro previo, remitir el formato “Solicitud de giro previo al proceso de
Operaciones de la
6 previo diligenciado a las auditoría integral de tecnologías en salud no incluidas en el Plan de Correo electrónico
Dirección de Otras
entidades beneficios con cargo a la UPC”. Dicho formato lo deben remitir a través de
Prestaciones
correo electrónico y posteriormente a través del sistema de gestión
documental de ADRES.
Con los formatos allegados por parte de las entidades recobrantes que se
acogen al giro previo, se realiza las siguientes verificaciones: (i) Fecha de Solicitudes de pago
solicitud debe ser igual o superior a la fecha de radicación del paquete (ii) previo verificada y
Razón Social (iii) Datos y firma de representante legal. consolidadas
Gestor de
Verificar solicitudes de Operaciones de la
7 ¿La solicitud de pago previo requiere ajustes? Correo electrónico y
giro previo Dirección de Otras
SI: Informar inconsistencias a la entidad recobrante por correo electrónico oficio informando
Prestaciones
y oficio. Continuar con actividad No. 6 Solicitar formato de Giro previo inconsistencias en
diligenciado a las entidades. la solicitud de pago
NO: Consolidar solicitudes de pago previo. Continuar con la siguiente previo
actividad.
Una vez este consolidado los formatos de solicitud de giro previo, se debe Revisar la Gestor de Reporte de cálculo
Generar Reporte de ingresar con el usuario y contraseña asignados al aplicativo intranet MYT consistencia del Operaciones de la del Pago Previo en
8
Cálculo de giro Previo y procede a realizar a través de la opción correspondiente el cálculo del reporte Dirección de Otras aplicativo intranet
giro previo de la guía metodológica. generado Prestaciones MYT
Una vez se genera el reporte de cálculo de giro previo, se procede a Comunicación
elaborar comunicación de los valores a autorizados a girar para cada una informando valores
Gestor de
Informar a Entidades de las entidades recobrantes que se acogieron a la medida, informando: de giro previo a las
Operaciones de la
9 valores autorizados (i) Los descuentos efectuados, si es el caso, (ii) los valores discriminados entidades
Dirección de Otras
para Giro Previo por condición del pago (con constancia/sin constancia de cancelación) y
Prestaciones
(iii) tipo origen de radicación (medicamentos/tutelas). Correo electrónico
con formatos de
25
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Adicionalmente, se remite correo electrónico adjuntando copia de la giro previo con y sin
comunicación señalada anteriormente y solicitando el diligenciamiento de constancia
los formatos de giro previo sin constancia y giro previo con Constancia,
para efectuar la distribución del giro directo a favor de los proveedores.
Con la información reportada de los valores autorizados por giro previo, Correo electrónico y
las entidades recobrantes diligencian los formatos solicitados por la comunicación
Remitir los formatos Entidades
10 Dirección de Otras Prestaciones y los remiten a través de correo radicada con
diligenciados recobrantes
electrónico y posteriormente mediante comunicación radicada ante la formatos
ADRES. diligenciados
Con los formatos diligenciados y enviados por las entidades recobrantes,
se verifican las distribuciones para confirmar que el valor autorizado para
giro previo corresponda al valor distribuido por cada entidad y de manera
adicional se realizan las siguientes validaciones: (i) Que los
prestadores/proveedores tengan inscrita cuenta bancaria en la ADRES, Formatos
por medio de archivo “Cuentas bancarias terceros ERP” enviado verificados de Giro
mensualmente por la Dirección de Gestión de Recursos Financieros de previo sin
Cruces de
Salud. (ii) Para el giro sin constancia de cancelación, que el constancia y Giro
información
Verificar archivo de prestador/proveedor se encuentre en el listado definido para el semestre Gestor de previo con
remitida por la
Distribución de IPS del pago (iii) Para el giro con constancia de cancelación, se verifica que el Operaciones de la Constancia
11 entidad
autorizadas para Pago la IPS se encuentre habilitada en el REPS, por medio de archivo Dirección de Otras
recobrante
Previo disponible en la página del Ministerio de Salud y Protección Social. (iv) Prestaciones Correo electrónico y
contra las bases
Que Los valores sean consistentes en cada formato. oficio informando
de datos
inconsistencias
¿Requiere ajustes los archivos de distribución?
SI: Informar inconsistencias a la entidad recobrante por correo electrónico

y comunicación. Continuar con actividad No. 9 Informar a Entidades
valores de Giro Previo
NO: Continuar con la siguiente actividad.
Generar archivo de Se elabora el archivo con la estructura de cargue correspondiente, Verificación
Gestor de
cargue con la adelantando lo que se relaciona a continuación: consistencia en Archivo de cargue
Operaciones de la
12 información de la a. Exportar la información del medio magnético de los archivos (con la información
Dirección de Otras
de la distribución
distribución de las constancia/sin constancia de cancelación) del valor a girar a las EPS, del archivo de giro previo
Prestaciones
entidades IPS y del valor a girar a proveedores, a una plantilla preestablecida cargue
26
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
en Excel con los siguientes campos: Régimen, Tipo de recobro, NIT,
Nombre EPS, NIT tercero autorizado, Nombre de tercero autorizado,
Valor a girar, Formato (con sello/sin sello)
b. Actualizar de la anterior plantilla tres (3) tablas dinámicas
denominadas TD NOTIFICACION, HOJA1 CUADROS.
c. Se construye el archivo de cargue en formato CSV delimitado por
comas con la siguiente estructura: Fecha Transacción, Tipo de
proceso, No. Proceso, Subcuenta, Tipo de envío, Tipo de giro,
Concepto de pago, Tercero, Beneficiario, Concepto integración,
Justificación, Concepto CDP, Valor, Factura
Se elabora oficio interno de ordenación de gasto de acuerdo con el valor Gestor de Oficio interno
Proyectar oficio de autorizado del giro previo, para aprobación del director (a) de Otras Operaciones de la proyectado de
13
ordenación de gasto Prestaciones. Dirección de Otras ordenación de
Prestaciones gasto
Se verifica consistencia de información del oficio interno de ordenación de
gasto.
Oficio interno de
ordenación de
Verificar y Aprobar ¿Requiere ajustes?
Dirección de Otras gasto aprobado y
14 oficio de ordenación de
Prestaciones firmado
gasto SI: Informar y solicitar ajustes. Continua con la actividad No. 13 Proyectar
oficio de ordenación de gasto
Solicitud de ajuste
NO: Aprobar y firmar oficio de ordenación de gasto. Continuar con la
siguiente actividad
Archivo de pago
previo y ordenación
de gasto enviado
Una vez este cuente con el archivo de cargue de la distribución de las
Gestor de por correo
Remitir archivo de pago entidades y el oficio de ordenación de gasto aprobado, se remite por
Operaciones de la electrónico a la
15 previo y ordenación de correo electrónico a la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros
Dirección de Otras Dirección de
gasto de Salud para que procedan con el giro de los recursos.
Prestaciones Gestión de los
Recursos
Financieros de
Salud
27
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Continua con Procedimiento de Cadena presupuestal pago previo de la Dirección de Gestión de Recursos Financieros de Salud
Con la recibido el oficio de notificación por parte de la Dirección de Gestión

de los Recursos Financieros de Salud del giro efectivo de pago previo se
procede a informar a las entidades que autorizaron el giro previo a los
Proveedores e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
Correo electrónico
relacionando el listado y valor de los giros realizados a cada una.
Informar a Entidades el informado a
Dirección de Otras
16 Giro efectivo de pago entidades el giro
Así mismo, se informa por correo electrónico la realización del Giro de Prestaciones
previo efectivo de pago
Recursos a los Proveedores e Instituciones Prestadoras de Servicios de
previo
Salud, teniendo en cuenta lo autorizado por las entidades recobrantes en
los formatos radicados ante la ADRES.
Fin del Procedimiento
28
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Capítulo 6 Procedimiento Validaciones de Auditoría

Grafico 6. Flujograma Procedimiento Validaciones de Auditoría
INICIO
Certificación de
Remitir certificación de precierre
Recobros Configurar y abrir calendario de Precierre
458 pre auditoría
SI
Calendario de A
Preauditoria
¿Pre cierre cargado
Recobros Iniciar proceso de Re-tipificación exitosamente?
458 y pre-captura
Firma Auditora
NO
Re tipificación y Pre Verificar precierre y remitir
captura realizada certificación
Notificar a las entidades

Outlook SFTP
resultado de preauditoria Cargar Precierre en el SII_MYT
SII_MYT
Solicitar Reportes de recobros Recobros
Outlook auditados
Solicitud de
Efectuar auditoría B
información de
Recobros
de la Dirección
de Gestión TIC
Operaciones
Gestor de
Generar reportes y disponer las Reportes e imágenes

SFTP imágenes dispuestas en el SFTP
29
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Grafico 6. Flujograma Procedimiento Validaciones de Auditoría

Dirección de Otras
Asesor/Gestor de
Operación de la
A
Prestaciones
SII_MYT
Observaciones de
SFTP Revisar precierre Sistemas y tecnicas
cargadas en el SFTP
Certificación de
Comunicación en la que Precierre Certificación de
Revisar precierre y consolidar remite las observaciones cierre
observaciones de consolidadas a la firma
Firma Interventora
NO
auditora
Certificar pre-cierre
Comunicación en la ¿Cierre presenta

NO
que remite a la firma inconsistencias?
Generar muestra Auditora las ¿El porcentaje de error de
observaciones de la la muestra del precierre
muestra B SI
supera el umbral
permitido?
Verificar y Generar Certificación
SI
Acta de
Conciliar el paquete
conciliación Certificación
Cierre de
Comunicación con Auditoria
Responder observaciones la respuesta a las
observaciones
SFTP Generar Certificación de Cierre de
Firma Auditora
Paquete
Cargar cierre en el SII_MYT
SII_MY
T
Pre cierre cargado
en el SII_MYT Notificar resultado de auditoría
NO SI
¿Cargado Notificación de
correctamente? resultado de
auditoria
Recobros
458
Entidad Recobrante
Radicar ante la ADRES las objeciones/ ¿La entidad recobrante está

subsanaciones que consideren necesarias a través NO conforme con la auditoría
del aplicativo web Recobros 458 realizada?
FIN SI
30
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Configurar y abrir La Firma Auditora con el usuario y contraseña asignados en el aplicativo
Calendario de
1 calendario de pre Recobros458, configura y apertura el calendario de pre-auditoria (re- Firma auditora
Preauditoria
auditoría tipificación y pre-captura).
La firma auditora inicia el proceso de re-tipificación y pre-captura de los
recobros/cobros radicados exitosamente que cuentan con la imagen
disponible.
En la re-tipificación, de acuerdo con el rol asignado, se realiza la

distribución de los tipos documentales (Factura, Fallos de Tutela, Seguimientos al
Evidencia de entrega, entre otros). Con el tipo documental asignado, se cumplimiento
Iniciar proceso de Re- procede a verificar y validar con la imagen del recobro, si cuenta con la del cronograma
Re tipificación y Pre
2 tipificación y pre- completitud documental. Si no cuenta con completitud se procede a la a través de Firma Auditora
captura realizada
captura anulación del recobro. Por el contrario, si cumple continua el proceso de reuniones,
pre-captura. comunicaciones
entre otras.
En la Pre-captura la firma auditoria, realiza la transcripción de los datos
que se definan, con el propósito de aplicar un conjunto de reglas de Reporte de
negocio sobre la nueva información capturada, así como también la situaciones
información original reportada por la entidad. anómalas o
inconsistentes
identificadas en Correo electrónico
Notificar a las entidades Con el resultado de la Re tipificación y Pre captura, se procede a informar
el proceso de informando el
3 resultado de a las entidades recobrantes respecto de las anulaciones que se Firma auditora
Auditoria resultado de la
preauditoria efectuaron en esta etapa.
preauditoría
La firma auditora solicita mediante correo electrónico a la Dirección de Auditorias
Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones los cruces concurrentes
Solicitud de
Solicitar reportes de automáticos (duplicados, BDUA, RNEC, BDEX, Restituciones, entre
4 Firma Auditora información de
recobros/cobros otros) de los recobros/cobros que ingresan al proceso de auditoría. De
Recobros/cobros
igual forma, solicita las imágenes históricas de los recobros/cobros que
requiera para efectuar el proceso.
Reportes e
La Dirección de Gestión de Tecnologías de Información y Dirección de
Generar reportes y imágenes
5 Comunicaciones dispone a la firma auditora en el SFTP, los reportes e Gestión de
disponer las imágenes dispuestas en el
imágenes que requiera la firma auditora. Tecnologías de
SFTP
31
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Información y
Comunicaciones
Con los insumos requeridos (reportes, imágenes, entre otros), la firma
auditora inicia el proceso de auditoría a los recobros/cobros presentados
aplicando los criterios previstos en el manual de auditoria publicado en la
Recobros/cobros
6 Efectuar auditoría página WEB de la ADRES. Firma Auditora
auditados
Al finalizar el proceso de auditoría, debe disponer en el repositorio del
SFTP, el archivo que contiene el resultado.
Cargar Precierre en el La firma auditora realiza el proceso de cargue de Precierre a través de la
7 Firma Auditora Pre cierre cargado
SII_MYT Intranet y SFTP dispuestos por la Dirección de Gestión de TIC.
La firma auditora efectúa la revisión y verificación del pre-cierre cargado.
Certificación de
¿Pre cierre cargado exitosamente? Precierre enviado a
Verificar precierre y la Dirección de
8 Firma Auditora
remitir certificación SI: Remitir certificación de precierre mediante comunicación escrita a la Otras Prestaciones
Dirección de Otras Prestaciones y a la Firma Interventora. y a la Firma
Continua con la siguiente actividad. Interventora
NO: Regresar a la actividad Cargar Precierre en el SII_MYT
La Dirección de Otras Prestaciones efectúa la revisión del precierre
realizando, entre otras, las siguientes validaciones:
Asesor de
a. A nivel de sistemas: duplicados, divergencias de criterios,
Tecnología de la
recobros/cobros reportados en los tiquetes de BDUA, RNEC y BDEX
Dirección de Otras
se les haya aplicado la correspondiente glosa, extemporaneidad vs Observaciones de
Prestaciones
fecha de prestación de servicios. Sistemas y técnicas
9 Revisar precierre
cargadas en el
Gestor de
b. A nivel técnico: Valores máximos de recobros/cobros, coberturas en SFTP
Operaciones
el plan de beneficios, entre otros.
Dirección de Otras
Prestaciones
Una vez efectuadas las validaciones de sistemas y técnicas, se consolida
un solo archivo que se dispone en el SFTP, de la firma interventora. De
manera paralela, se remite a través a de comunicación física.
32
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Comunicación en la
La firma interventora efectúa la revisión del precierre y del resultado de su
Revisar precierre y que remite las
revisión genera las observaciones, que debe consolidar con las remitidas
10 consolidar Firma Interventora observaciones de
por la Dirección de Otras Prestaciones. El consolidado se debe remitir a
observaciones consolidadas a la
la Firma Auditora
firma auditora
La Firma Interventora genera y efectúa la revisión de una muestra de Comunicación en la
recobros/cobros del paquete conforme a la metodología de muestreo que remite a la
definida. firma Auditora las
11 Generar muestra Firma Interventora
observaciones de la
De la revisión de la muestra genera las observaciones correspondientes muestra
mediante oficio a la firma auditora.
La firma auditora revisa las observaciones realizadas y realiza los ajustes Comunicación con
Responder
12 que correspondan. Posteriormente, remite mediante oficio a la Firma Firma auditora la respuesta a las
observaciones
Interventora las respuestas a las observaciones generadas. observaciones
La Firma Interventora cita a conciliación del paquete sobre las
observaciones técnicas, de sistemas y muestra, con el fin de revisar las
no conformidades.
Firma auditora
¿El porcentaje de error de la muestra del precierre supera el umbral
13 Conciliar el paquete Acta de conciliación
permitido?
Firma Interventora
Si: La firma auditora debe adelantar nuevamente el proceso de auditoría
a todos los recobros/cobros radicados en el correspondiente periodo.
No: Continúa con la siguiente actividad.
Certificación de
Una vez surtida conciliación entre las partes, la Firma Interventora emite
14 Certificar pre-cierre Firma Interventora Precierre Firma
oficio de certificación del pre cierre.
Interventora
Cargar cierre en el La firma auditora realiza el proceso de cargue de cierre a través de la Cierre cargado en el
15 Firma Auditora
SII_MYT Intranet y SFTP dispuestos por la Dirección de Gestión de TIC SII_MYT
Se realiza la verificación del cargue del cierre y se remite la certificación Cague de cierre
16 Verificar Cargue Firma Auditora
del paquete a la Dirección de Otras Prestaciones. verificado
33
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
¿Cargue esta cargado correctamente?
SI: Continua con la siguiente actividad
No: Regresar a la actividad Cargar cierre en el SII_MYT
La Firma Auditora genera la certificación del cierre del paquete, la cual es
Generar Certificación remitida a la Dirección de Otras Prestaciones y a la firma interventora, Certificación Cierre
17 Firma Auditora
de Cierre de Paquete junto con un medio magnético en el cual se relaciona toda la información de Auditoria
de estado de auditoria de los recobros/cobros presentados.
La Firma Interventora realiza las validaciones pertinentes teniendo en
cuenta la certificación emitida por la Firma Auditora.
Verificar y Generar Certificación de
18 ¿Cierre presenta inconsistencias? Firma Interventora
Certificación cierre
SI: Regresar a la actividad Generar Certificación de Cierre de Paquete
NO: Continuar con la siguiente actividad
La Firma Auditora notifica a cada entidad los resultados de auditoría de
Notificar resultado de los recobros/cobros radicados en el correspondiente periodo y solicita Comunicación
19 Firma Auditora
auditoría actualización de la información general en la base de datos de escrita
recobros/cobros.
¿La entidad recobrante está conforme con la auditoría realizada?
Radicación medios
Objetar resultado de Si: Fin del procedimiento. Entidad
20 magnéticos e
auditoría No: Radicar ante la ADRES las objeciones/subsanaciones que consideren Recobrante
imágenes
necesarias de acuerdo con lo establecido en la normativa. Se vuelve a
iniciar el proceso de radicación de los recobros/cobros
34
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
Capítulo 7 Procedimiento Alistamiento de Información para Pago

Grafico 7. Flujograma Procedimiento Alistamiento de Información para Pago
INICIO
SII_M YT Verificar Certificación de cierre

Gestor de Operaciones del Grupo de Reconocimiento de la Dirección de Otras Prestaciones
Certificación de cierre
verificada en SII_M YT
¿La info rmación

presenta SI Solicitar aju stes al cierre del paque te
inconsistencias?
NO
Archivo Excel Archivo Excel
SIN SELLO y Aplicar Descuentos Pago Previo consolidado con
CON SELLO sello y sin sello
Archivo Excel
SIN SELLO
¿El valor obtenido luego de

¿Los recobros fueron radicados con
adelantar la auditoria de los Generar comunicación a las entidades del
SI constancia de cancelación en la SI
recobros es superior al m onto resultado obtenido para realizar distribución
factura?
girado de pago previo?
Oficio a las Entidades

Solicitar mediante memorando la NO NO
solicitando distribución
aplicación de descuentos a la
Dirección de Liquidaciones y A
Garantías
¿Es p osible realizar los Recibir la distribución entregada por las
NO descuentos en el siguiente Entidades Recobrantes
pago por concepto de
recobros?
Memorando
so licitan do
Archivo d e comprobación de
aplicación de
valor a girar a las IPS y/o
descuentos SI proveedores
B Efectuar descuentos respectivos en el

siguiente pago por concepto d e recobros
Informar a las entidades recobrantes para
que subsanen las inconsistencias y remitan NO ¿La info rmación e s
consistente? SI
nuevamente la distribución
A
A
35
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO

Gestor de Operaciones del Grupo de Reconocimiento de
A Construir Archivos de Cargue

la Dirección de Otras Prestaciones
Archivo de cargue de
pago en formato CSV
Elaborar ordenación del gasto
Memorando proyectado a Archivos Excel con la

la Dirección de Gestión de información del cargue de Ordenación de Gasto
Recursos Financieros de la ordenación del gasto elaborada
Salud ordenando el gasto. para los recobros
Revisión y aprobación de la Ordenación del

Director de Otras Prestaciones
Gasto
¿Requiere
SI Solicitar ajustes
ajustes?
NO
Memorando Y
Remitir memorando con la aprobación. ordenación de gasto
aprobado.
Financieros de
Dirección de
Gestión de
Recursos
Salud
Procedimiento de giro C
36
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO

de
la
Dirección de Otras
C
de
deGrupo
Informar Valores del Giro

Prestaciones
Reconocimiento
Coordinador Grupo de
la
Dirección de Otras
C Informar Valores del Giro

Coordinador
Prestaciones
Outlook
Reconocimiento
Notificación valores a girar

por parte de la Dirección
Outlook de Gestión de Recursos
Notificación valores a girar
Financieros
por parte de ladeDirección
Salud
de Gestión de Recursos
Financieros de Salud
la
Soportes y
de
documentos
Informar Valores del Giro a entidades
Gestor de Operaciones del Grupo de Reconocimiento de la
Reconocimiento
de girosy
Soportes
realizados
documentos
Informar Valores del Giro a entidades
de giros
realizados
Outlook
Notificación valores
Outlook girados a las Entidades
de Otras Prestaciones
Notificación valores
de
formato de girados a las Entidades

Grupo
legalización
formato
de de de
cuentas Legalizar el giro del complemento (pago
legalización
orden previo y cuentas de orden)
del
de cuentas de Legalizar el giro del complemento (pago

formato
orden de
Operaciones
previo y cuentas de orden)

legalización
formato de
pago previo Formatos de
Gestor deDirección
legalización Memorando con

legalización pago
pago previo los formatos de Formatos dede
Memorando previo y cuentas
legalizacióncon legalización pago
los formatos de orden diligenciados
previo y cuentas de
legalización
orden diligenciados
B FIN
B FIN
37
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Genera un reporte del paquete que se está certificando y verifica que la
Gestor de
información remitida por la Firma Auditora e Interventora sea consistente
Operaciones del
y coincidan con la información arrojada por el aplicativo SII_MYT.
Grupo de Gestión Certificación de
Verificar Certificación
1 de cierre verificada en
de cierre ¿La información presenta inconsistencias?
Reconocimientos SII_MYT
Dirección de Otras
SI: Solicitar ajustes al cierre del paquete
prestaciones
No: Continúa siguiente actividad
Una vez se garantiza que la información de las certificaciones es
consistente, se procede a verificar que entidades se les realizó el pago
previo, y se aplican los descuentos pertinentes para cada entidad
teniendo en cuenta los siguientes pasos: Archivo Excel
consolidado con
a. Se genera un archivo Excel que contiene la información con sello y sin sello
sello y sin sello, para construir una tabla dinámica con los
campos NIT, nombre de la EPS, valor presentado y valor Verificar a Memorando a la
aprobado, los cuales se filtran por estado aprobado del recobro, través de la Dirección de
por régimen y tipo de recobro. generación de Gestor de Liquidaciones y
b. En la plantilla en Excel denominada “certificación pago paquete” dos archivos, Operaciones del Garantías
se copian las hojas de pago previo con sello y sin sello para garantizando la Grupo de Gestión solicitando
Aplicar Descuentos
2 calcular los descuentos a aplicar, los cuales se consolidan en la efectiva de aplicación de
Giro Previo
hoja denominada CONSOLIDADO CON SELLO y aplicación de los Reconocimientos descuentos
CONSOLIDADO SIN SELLO. descuentos a Dirección de Otras
c. En estas hojas se realiza una búsqueda mediante la opción las Entidades prestaciones Descuentos pago
BUSCAR V por NIT y se diligencia el campo Vlr. $ Pago Previo que previo realizado
con el fin de obtener la diferencia entre este valor y el correspondan.
correspondiente al pago complemento (Vlr. $ Aprobado Oficio a las
Recobros) la cual se registra en el campo titulado Vlr. $ Entidades
Resultado Vlr. Aprobado Paquete Menos Vlr. Pago Previo. solicitando
d. Para el caso de las entidades que arrojan saldo en color rojo distribución
significa que el valor aprobado en el pago complemento es
menor al valor que ya fue girado por concepto de pago previo,
es decir la entidad le adeuda recursos al sistema.
38
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
e. En este caso se procede a verificar si la entidad presenta saldo
a favor por el otro tipo de recobro (Medicamentos y Tutelas)
para descontarle de ese valor. Si en este tipo de recobro aún el
saldo es negativo se verifica si existe saldo a favor por otra línea
de radicación (con sello y sin sello).
¿El valor obtenido luego de adelantar la auditoria de los recobros/cobros

es superior al monto girado de giro previo?
NO: ¿Es posible realizar los descuentos en el siguiente pago por concepto
de recobros/cobros?
SI: Efectuar descuentos respectivos en el siguiente pago por

concepto de recobros/cobros. Continuar con la actividad elaborar el
archivo de cargue
NO: Solicitar mediante memorando la aplicación de descuentos a la
Dirección de Liquidaciones y Garantías. Fin del procedimiento
SI: ¿Los recobros/cobros fueron radicados con constancia de cancelación

en la factura?
NO: Continúa actividad Elaborar el archivo de cargue

SI: El Grupo de Gestión de Reconocimientos de la Dirección de Otras
Prestaciones remite la comunicación por correo electrónico a las
entidades recobrantes, la información generada en la hoja
CONSOLIDADO SIN SELLO, para que estas realicen la distribución del
valor a pagar por IPS.
Una vez recibida la comunicación enviada por las EPS con la información Gestor de
de la distribución. Verificar que se Operaciones del Archivo de
Recibir la distribución Se consolida y elabora el archivo de comprobación de valor a girar a las reciban todos Grupo de Gestión comprobación de
3 entregada por las IPS y del valor a girar a proveedores a una plantilla preestablecida en los archivos de de valor a girar a las
Entidades Recobrantes Excel con los siguientes campos: Régimen, Tipo de recobro, NIT, Nombre distribución de Reconocimientos IPS y/o
EPS, NIT tercero autorizado, Nombre de tercero autorizado y Valor a girar. las EPS Dirección de Otras proveedores
prestaciones
39
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Esta información se valida frente a los archivos generados con los valores
a distribuir CON SELLO y SIN SELLO de cancelación. Para la distribución
SIN SELLO, se valida adicionalmente que el beneficiario tenga cuenta
bancaria registrada en la ADRES.
¿La información es consistente?
NO: Se informa a las entidades recobrantes para que subsanen las

inconsistencias y remitan nuevamente la distribución.
SI: Continúa con la siguiente actividad.
Gestor de
Se construye el archivo de cargue en formato CSV delimitado por comas, Operaciones del
que se envía junto con el memorando de la ordenación del gasto a la Grupo de Gestión Archivo de cargue
Construir Archivos de
4 Dirección de Gestión de Recursos Financieros de la Salud con la siguiente de de pago en formato
Cargue
estructura: Fecha Transacción, Tipo de proceso, No. Proceso, Subcuenta, Reconocimientos CSV
Tipo de envío, Tipo de giro, Concepto de pago, Tercero, Beneficiario, Dirección de Otras
Concepto integración, Justificación, Concepto CDP y Valor. prestaciones
Memorando
El Grupo de Gestión de Reconocimientos de la Dirección de Otras
proyectado a la
prestaciones elabora la ordenación del gasto y proyecta memorando la
Dirección de
Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de Salud, mediante el
Gestión de
cual se informa que:
Recursos
Gestor de
Financieros de
a. Se realizaron los descuentos de los valores girados Operaciones del
Salud ordenando el
correspondientes al Pago Previo de la radicación del mes, por Grupo de Gestión
Elaborar ordenación del gasto.
5 MYT01 y MYT02, frente al valor total de los recobros/cobros del de
gasto
paquete de cierre, dicho descuento se realizó a las entidades Reconocimientos
Archivos Excel con
que acogieron a la medida del pago previo. Dirección de Otras
la información del
b. Se describen los descuentos que se aplicaron a las entidades prestaciones
cargue de la
con sello y sin sello.
ordenación del
c. Los valores girados por pago previo fueron descontados
gasto para los
únicamente de los recobros/cobros aprobados del paquete de
recobros/cobros
cierre.
40
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
d. En caso de que queden descuentos pendientes del pago previo, Ordenación de
se descontaran en los próximos paquetes donde las Entidades Gasto elaborada
tengan saldos a favor o en procesos de compensación.
e. Se efectuó el cargue de los valores aprobados a las EPS en el
cierre del paquete.
f. Adjuntar en Excel los archivos de cargue.
Remitir los documentos físicos que soportan el pago.
Memorando firmado
El director de Otras Prestaciones revisa información asociada a la
por el Director (a)
ordenación de gasto correspondiente a los pagos de recobros/cobros.
de la Dirección de
Otras Prestaciones
Revisión y aprobación ¿Requiere ajustes? Director (a) de la
a la Dirección de
6 de la Ordenación del SI: Solicitar ajustes. Continuar con la actividad Elaborar ordenación del Dirección de Otras
Gestión de
Gasto gasto Prestaciones.
Recursos
NO: Remitir memorando con la aprobación. Este es el insumo para que la
Financieros de
Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de Salud efectúe el
Salud ordenando el
giro. Procedimiento de giro. Continuar con la siguiente actividad
gasto.
El Grupo de Gestión de Reconocimientos de la Dirección de Otras Coordinador de
Correo electrónico
Informar Valores del Prestaciones remite mediante correo electrónico a la Dirección de Gestión Verificar Grupo de Gestión
7 informando los
Giro de Recursos Financieros de Salud los valores que se van a girar por próximos pagos de
valores a girar
concepto de recobros/cobros. Reconocimientos.
Gestor de
Operaciones del
Una vez recibido manualmente los soportes y documentos del pago Correo electrónico
Grupo de Gestión
Informar a Entidades realizado por parte de la Dirección de Gestión de Recursos Financieros, informando valores
8 de
Giro de Salud se procede a informar mediante correo electrónico los valores girados a las
Reconocimientos
girados a los beneficiarios del pago con su correspondiente concepto Entidades
Dirección de Otras
prestaciones
Memorando
Gestor de
Legalizar el giro del La Dirección de Otras Prestaciones remite comunicación a la Dirección solicitud de
Operaciones del
complemento (pago de Gestión de los Recursos Financieros de Salud, solicitando la legalización
9 Grupo de Gestión
previo y cuentas de legalización de las cuentas de orden y pago previo, adjuntando los
de
orden) formatos respectivos para cada caso Formatos de
Reconocimientos
legalización pago
41
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Dirección de Otras previo y cuentas de
prestaciones orden diligenciados
Genera un reporte del paquete que se está certificando y verifica que la
Gestor de
información remitida por la Firma Auditora e Interventora sea consistente
Operaciones del
y coincidan con la información arrojada por el aplicativo SII_MYT.
Grupo de Gestión Certificación de
Verificar Certificación
10 de cierre verificada en
de cierre ¿La información presenta inconsistencias?
Reconocimientos SII_MYT
Dirección de Otras
SI: Solicitar ajustes al cierre del paquete
prestaciones
No: Continúa siguiente actividad
Una vez se garantiza que la información de las certificaciones es
consistente, se procede a verificar que entidades se les realizó el pago
previo, y se aplican los descuentos pertinentes para cada entidad Archivo Excel
teniendo en cuenta los siguientes pasos: consolidado con
sello y sin sello
f. Se genera un archivo Excel que contiene la información con
sello y sin sello, para construir una tabla dinámica con los Memorando a la
campos NIT, nombre de la EPS, valor presentado y valor Dirección de
Verificar y
aprobado, los cuales se filtran por estado aprobado del recobro, Gestor de Liquidaciones y
garantizar la
por régimen y tipo de recobro. Operaciones del Garantías
efectiva
g. En la plantilla en Excel denominada “certificación pago paquete” Grupo de Gestión solicitando
Aplicar Descuentos aplicación de
11 se copian las hojas de pago previo con sello y sin sello para de aplicación de
Pago Previo los descuentos
calcular los descuentos a aplicar, los cuales se consolidan en la Reconocimientos descuentos
a las Entidades
hoja denominada CONSOLIDADO CON SELLO y Dirección de Otras
que
CONSOLIDADO SIN SELLO. prestaciones Descuentos pago
correspondan.
h. En estas hojas se realiza una búsqueda mediante la opción previo realizado
BUSCAR V por NIT y se diligencia el campo Vlr. $ Pago Previo
con el fin de obtener la diferencia entre este valor y el Oficio a las
correspondiente al pago complemento (Vlr. $ Aprobado Entidades
Recobros) la cual se registra en el campo titulado Vlr. $ solicitando
Resultado Vlr. Aprobado Paquete Menos Vlr. Pago Previo. distribución
i. Para el caso de las entidades que arrojan saldo en color rojo
significa que el valor aprobado en el pago complemento es
42
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
menor al valor que ya fue girado por concepto de pago previo,
es decir la entidad le adeuda recursos al sistema.
j. En este caso se procede a verificar si la entidad presenta saldo
a favor por el otro tipo de recobro (Medicamentos y Tutelas)
para descontarle de ese valor. Si en este tipo de recobro aún el
saldo es negativo se verifica si existe saldo a favor por otra línea
de radicación (con sello y sin sello).
¿El valor obtenido luego de adelantar la auditoria de los recobros/cobros

es superior al monto girado de pago previo?
NO: ¿Es posible realizar los descuentos en el siguiente pago por concepto
de recobros/cobros?
SI: Efectuar descuentos respectivos en el siguiente pago por

concepto de recobros/cobros. Continuar con la actividad elaborar el
archivo de cargue
NO: Solicitar mediante memorando la aplicación de descuentos a la
Dirección de Liquidaciones y Garantías. Fin del procedimiento
SI: ¿Los recobros/cobros fueron radicados con constancia de cancelación

en la factura?
NO: Continúa actividad Elaborar el archivo de cargue

SI: El Grupo de Gestión de Reconocimientos de la Dirección de Otras
Prestaciones remite la comunicación por correo electrónico a las
entidades recobrantes, la información generada en la hoja
CONSOLIDADO SIN SELLO, para que estas realicen la distribución del
valor a pagar por IPS.
Verificar que se Gestor de Archivo de
Recibir la distribución Una vez recibida la comunicación enviada por las EPS con la información reciban todos Operaciones del comprobación de
12 entregada por las de la distribución. los archivos de Grupo de Gestión valor a girar a las
Entidades Recobrantes Se consolida y elabora el archivo de comprobación de valor a girar a las distribución de de IPS y/o
IPS y del valor a girar a proveedores a una plantilla preestablecida en las EPS Reconocimientos proveedores
43
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Excel con los siguientes campos: Régimen, Tipo de recobro, NIT, Nombre Dirección de Otras
EPS, NIT tercero autorizado, Nombre de tercero autorizado y Valor a girar. prestaciones
Esta información se valida frente a los archivos generados con los valores
a distribuir CON SELLO y SIN SELLO de cancelación. Para la distribución
SIN SELLO, se valida adicionalmente que el beneficiario tenga cuenta
bancaria registrada en la ADRES.
¿La información es consistente?
NO: Se informa a las entidades recobrantes para que subsanen las

inconsistencias y remitan nuevamente la distribución.
SI: Continúa con la siguiente actividad.
Se construye el archivo de cargue en formato CSV delimitado por comas, Gestor de
que se envía junto con el memorando de la ordenación del gasto a la Operaciones del
Dirección de Gestión de Recursos Financieros de la Salud con la siguiente Grupo de Gestión Archivo de cargue
Construir Archivos de
13 estructura: Fecha Transacción, Tipo de proceso, No. Proceso, Subcuenta, de de pago en formato
Cargue
Tipo de envío, Tipo de giro, Concepto de pago, Tercero, Beneficiario, Reconocimientos CSV
Concepto integración, Justificación, Concepto CDP y Valor. Dirección de Otras
prestaciones
Memorando
El Grupo de Gestión de Reconocimientos de la Dirección de Otras
proyectado a la
prestaciones elabora la ordenación del gasto y proyecta memorando la
Dirección de
Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de Salud, mediante el
Gestor de Gestión de
cual se informa que:
Operaciones del Recursos
Grupo de Gestión Financieros de
Elaborar ordenación del g. Se realizaron los descuentos de los valores girados
14 de Salud ordenando el
gasto correspondientes al Pago Previo de la radicación del mes, por
Reconocimientos gasto.
MYT01 y MYT02, frente al valor total de los recobros/cobros del
Dirección de Otras
paquete de cierre, dicho descuento se realizó a las entidades
prestaciones Archivos Excel con
que acogieron a la medida del pago previo.
la información del
h. Se describen los descuentos que se aplicaron a las entidades
cargue de la
con sello y sin sello.
ordenación del
44
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
i. Los valores girados por pago previo fueron descontados gasto para los
únicamente de los recobros/cobros aprobados del paquete de recobros/cobros
cierre. Ordenación de
j. En caso de que queden descuentos pendientes del pago previo, Gasto elaborada
se descontaran en los próximos paquetes donde las Entidades
tengan saldos a favor o en procesos de compensación.
k. Se efectuó el cargue de los valores aprobados a las EPS en el
cierre del paquete.
l. Adjuntar en Excel los archivos de cargue.
Remitir los documentos físicos que soportan el pago.
Memorando firmado
El director de Otras Prestaciones revisa información asociada a la
por el Director (a)
ordenación de gasto correspondiente a los pagos de recobros/cobros.
de la Dirección de
Otras Prestaciones
Revisión y aprobación ¿Requiere ajustes? Director (a) de la
a la Dirección de
15 de la Ordenación del SI: Solicitar ajustes. Continuar con la actividad Elaborar ordenación del Dirección de Otras
Gestión de
Gasto gasto Prestaciones.
Recursos
NO: Remitir memorando con la aprobación. Este es el insumo para que la
Financieros de
Dirección de Gestión de los Recursos Financieros de Salud efectúe el
Salud ordenando el
giro. Procedimiento de giro. Continuar con la siguiente actividad
gasto.
Continua con Procedimiento de Cadena presupuestal de la Dirección de Gestión de Recursos Financieros de Salud
El Grupo de Gestión de Reconocimientos de la Dirección de Otras Coordinador de

Correo electrónico
Informar Valores del Prestaciones remite mediante correo electrónico a la Dirección de Gestión Verificar Grupo de Gestión
16 informando los
Giro de Recursos Financieros de Salud los valores que se van a girar por próximos pagos de
valores a girar
concepto de recobros/cobros. Reconocimientos.
Gestor de
Operaciones del
Una vez recibido manualmente los soportes y documentos del pago Correo electrónico
Adelantar Grupo de Gestión
Informar a Entidades realizado por parte de la Dirección de Gestión de Recursos Financieros, informando valores
17 reintegro de de
Giro de Salud se procede a informar mediante correo electrónico los valores girados a las
recursos Reconocimientos
girados a los beneficiarios del pago con su correspondiente concepto Entidades
Dirección de Otras
prestaciones
45
Código GERC-C01
MANUAL OPERATIVO
PUNTO DE
CONTROL
Memorando
Gestor de
La Dirección de Otras Prestaciones remite comunicación a la Dirección solicitud de
Operaciones del
Legalizar el giro del de Gestión de los Recursos Financieros de Salud, solicitando la legalización
Grupo de Gestión
complemento (pago legalización de las cuentas de orden y pago previo, adjuntando los
18 de
previo y cuentas de formatos respectivos para cada caso Formatos de
Reconocimientos
orden) legalización pago
Dirección de Otras
Fin del Procedimiento previo y cuentas de
prestaciones
orden diligenciados
46

GERC-C01 Manual Operativo de Recobros - Cobros

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MANUAL OPERATIVO

Claudia Fernández Pérez

Lorena Amézquita Becerra

Johanna Bejarano Heredia

Bogotá, enero 23 de 2018

Capítulo 1 Caracterización Proceso ................................................................................................ 4

Capítulo 1 Caracterización Proceso

✓ Procedimientos ejecutados en el Proceso

Alistamiento Previo a la Gestión de Pre

Capítulo 2 Procedimiento Alistamiento Previo a la Pre Radicación

Recobros 458 1. Radicar los requisitos generales

2. Configurar aplicativo Recobros

Aplicativo Recobros 458

3. Alistar información para

actualización malla validadora

4. Convertir malla Malla

validadora en archivo validadora en A

CP850 archivo CP850

Grafico 2. Flujograma Procedimiento Alistamiento Previo a la Pre Radicación

A Verificar a través de la interfaz el

Consolidar en ZIP información malla

Solicitud de Información malla

WEB Publicar malla validadora en página

Notificar actualización de malla B

Grafico 2. Flujograma Procedimiento Alistamiento Previo a la Pre Radicación

Descargar malla validadora

Remitir entidades recobrantes 1

Outlook Solicitar período de excepcionalidad

458 Programar excepcionalidad

• Realizar la configuración asociando las validaciones

NOTA: La configuración y creación en el aplicativo

Con estos insumos, se debe realizar una comparación de los

Como resultado de lo anterior, se genera en un archivo Excel el

Posteriormente, se debe seleccionar Procesar y Lanzar Archivo CP850 dispuesto

Una vez confirmado el cargue se debe solicitar a través de

Capítulo 3 Procedimiento Gestión de Pre Radicación

Medios magnéticos INICIO 2 Radicar información magnética e imágenes

validados por Malla

Enviar información medio

Recobros Validar información radicada por

Información validada Imágenes de

SI ¿El recobro cumple con Notificar errores de

Recobros Desmarcar medios en

Enviar información Las entidades recobrantes con el usuario y contraseña

Una vez las Entidades recobrantes envían la información

¿El recobro cumple con las validaciones?

SI: Continua con la actividad 3. Radicar información magnética

Capítulo 4 Procedimiento Gestión de Radicación

Imágenes de Radicar recobros

Formato MYT-R Formato MYT-R en CMS

SII_MYT Validar radicación

formato MYT-R validados

FIN Área Stage limpia Limpiar área stage

Grafico 4. Flujograma Procedimiento Gestión de Radicación

A Revisar errores de radicación

Realizar ajustes en la radicación

Notificar ajustes en la Radicación

Una vez consolidados los recobros/cobros cargados,

El formato MYT-R firmado y cifrado se debe disponer en el

El Gestor de Operaciones de la Dirección de Tecnologías de Medios magnéticos y

SI: Asignar numero de radicación a los recobros/cobros.

Capítulo 5 Procedimiento Alistamiento de Información para Giro Previo

Recobros Validar Reporte de