Ce inseamna project manager

mai 14, 2018 admin Niciun comentariu project manager

project manager

In articolul asta am sa-ti explic ce inseamna project manager, cand se foloseste o astfel de demunire si care sunt activitatile generale pe care trebuie sa le faca un project manager.

in acest artocl vei afla urmatoarele informatii utile:

 ce inseamna project manager si la ce se foloseste;

 ce unelte foloseste un project manager
Dupa cum iti dai seama denumirea de project manager vine din engleza, iar trabucerea in romana inseamna manager de proiect. Managerul de proiect este o persoana care este desemnata pentru a
se ocupa de buna functionare a unui proiect. Se ocupa de asemenea de respectarea termenelor agreate, a bugetului agreat si de atingerea obiectivelor proiectului.

Ce inseamna project manager si la ce se foloseste?

Orice proiect mai complex necesita o persoana numita ca project manager. Project managerul este acea persoana care se implica se atinga obiectivele proiectului. El rezolva toate problemele care
apar pe parcurs si luand deciziile necesare pentru a asigura buna desfasurare a proiectului.

Ce face un project manager:

 stabilieste obiectivele proiectului, inpreuna cu sponsorul proiectului;
 stabileste pasii necesari pentru realizarea obictivele proiectului. Fiecare proiect necesita o serie de pasi pentru a putea fi realizat.
 stabileste, impreuna cu sponsorul, resursele care trebuiesc folosite in proiect. Aici discutam de: resurse materiale (materiale, scule, unelte etc), resurse umane, resurse financiare,
resurse de timp etc.
 Aloca resursele pe fiecare etapa in parte si stabileste indicatorii de performanta, urmarind apoi ca acestea sa ramana in termenii agreati;
 urmareste si raporteaza catre sponsorul proiectului evolutia proiectului in fiecare etapa;
 rezolva problemele si ia decizii pentru a duce proiectul la bun sfarsit si a atinge obiectivele stabilite;
Pentru orice proiect complex este necesar sa se stabiliasca un project manager. Ar fi de preferat sa aiba experienta atat manageriala cat si experienta practica in domeniul in care se desfasoara
proiectul. In companii relizarea unei implementari de soft este un proiect care necesita un manger de proiect.

Ce unelte foloseste un project manager

Pentru realizarea atributiilor project managerul poate folosi unelte specifice cum ar fi graficele Gant. Aceste grafice care arata ce taskuri trebuiesc realizate, de catre cine, in ce interval de timp si
iti ofera o imagine grafica relevanta asupra desfasurarii proiectului si asupra modului de planificare a lui.

Cu ajutorul acestor grafice poti vedea ce activitati sunt inlantuite (o activitate depinde de finalizarea alteia) sau nu pentru a le putea programa in executie mai bine si mai eficient. De asemenea o
astfel de reprezentare iti da informatii relevante despre utilizarea resurselor pentru a putea aloca in mod eficient resursele atunci cand e nevoie de ele. Un element foarte important pe care un
project manger trebuie sa-l ia in considerare este identificarea puntelor critice ale proiectul, adica acele puncte care pot bloca proiectul daca nu se realizeaza asa cum e planificat si, de asemenea,
trebuie sa acorde importanta deosebita acestor puncte critice pe perioada executarii proiectului deoarece astfel de lucruri pot bloca tot proiectul.

Daca aveti nevoie de un project manager va stam la dispozitie, avem experienta mare in a manageria proiecte complexe. Tot ce trebuie sa faceti este sa ne contactati la robert@logistic-
specialist.com.

„Succesul se măsoară nu prin ceea ce a realizat cineva, ci prin obstacolele pe care a trebuit să le depășească.” – Booker T. Washington

În ultimele decenii, lucrul pe proiecte și managementul de proiect a cunoscut o evoluție exponențială, în același timp cu ritmul de apariție a noilor tehnologii și a
soluțiilor software ingenioase, menite să ușureze munca experților, competitivitatea pe piață și performanța.

Din dorința de a fi performante, de a fi competitive, organizațiile identifică nevoi, definesc obiective clare, planifică activități, alocă resurse și urmăresc
atingerea unor rezultate cât mai eficiente.

Cu toate acestea, în realitate, sunt proiecte care au succes și proiecte care eșuează. Pe lângă aspecte legate de contextul ales, de riscurile manifestate, de
corectitudinea estimărilor și analizelor, unul dintre factorii importanți care fac diferența dintre reușita sau eșecul unui proiect este reprezentat de managerul
proiectului.

Cine este managerul de proiect?

Este întrebarea legitimă care trebuie să apară atunci când vorbim despre proiecte.
Managerul de proiect este persoana desemnată să coordoneze, verifice, coreleze activitatea întregii echipe de proiect, în cadrul tuturor activităților desfășurate, pe
toată perioada de implementare și chiar în perioada ex-post a proiectului.

La o primă vedere pare simplu să găsești persoana potrivită pentru a ocupa poziția de manager de proiect într-o echipă.

Însă, înainte de a face acest pas trebuie să definim următoarele elemente:

 Responsabilitățile managerului de proiect

 Rolurile managerului de proiect
 Aptitudinile și abilitățile necesare unui manager de proiect

În această etapă vă puteți întreba de ce este necesar să definesc roluri, responsabilități, atribuții, abilități pentru un manager de proiect din moment ce știu că el va
fi persoana desemnată să coordoneze, verifice, coreleze activitatea întregii echipe de proiect. Nu este suficient atât?

De alegerea, aptitudinile, cunoștințele și calitățile managerului de proiect depinde succesul sau eșecul proiectului.

Cu cât conturați un profil cât mai detaliat, cu cât stabiliți de la început ce doriți de la managerul de proiect, cu atât vă măriți șansele de a face diferența, la final,
între un proiect excelent și un proiect slab sau eșuat.

Pentru a crea acest profil este indicat să parcurgem o analiză cît mai serioasă și detaliată a celor trei elemente enunțate mai sus.

Ce responsabilități trebuie să îndeplinească managerul de proiect în cadrul

proiectului meu?
Principalele atribuții ale unui manager de proiect sunt următoarele: să planifice, să organizeze, să coordoneze, să controleze, să conducă. Sunt cele 5 funcții
ale managementului care trebuie aplicate în orice proiect, indiferent de anvergură, de valoare, de durată.

Cum planifică? – Utilizând metode cât mai realiste și mai clare de estimare a activităților, a duratei lor, a interdependenței dintre activități, de alocare a resurselor
necesare etc. Dintre metodele de planificare disponibile putem enunța Metoda PERT, Metoda Structurii pe Bază de Elemente (Work Breakdown
Structure), Graficul GANTT.

Cum organizează? – Atunci când realizează o planificare bună, managerul de proiect va fi capabil să își contruiască o echipă de proiect funcțională, să identifice
persoanele cele mai potrivite pentru a lucra în proiect, să distribuie sarcini în mod optim, să aloce resursele materiale și financiare în mod eficient, astfel încât să
se asigure că își atinge obiectivele în termenul stabilit și cu standardele de calitate definite anterior.

Cum coordonează? – Delegând atribuții, organizând întâlniri de lucru constante cu echipa și alte persoane implicate în implementarea proiectului, stabilind un
mecanism de monitorizare periodică foarte bine pus la punct, oferind și primind feedback permanent referitor la stadiul proiectului.

Cum controlează? – Stabilind un sistem clar și coerent de raportare și monitorizare, alocând responsabilități individuale și de grup, aplicând un sistem echilibrat
de urmărire a proiectului.

Cum conduce? – În primă fază suntem tentați să credem că suma celorlalte 4 funcții ar asigura acoperirea acestei funcții. Cu toate acestea, conducerea vizează
mai mult decât atât. Un manager de proiect trebuie să utilizeze mecanisme de motivare a echipei corelat cu instrumente de control și responsabilizare, trebuie să
își asume leadership-ul proiectului și al echipei, să își asume responsabilitatea atingerii scopului proiectului și să aloce toate resursele sale acestui scop. Funcția
de conducere aduce la un loc atribuțiile managerului de proiect, aptitudinile și know-how-ul său și poate influența decisiv calitatea implementării unui proiect.

Pe lângă responsabilitățile enunțate mai sus, managerul de proiect trebuie să urmărească:

 Stabilirea sau însușirea obiectivelor și direcțiilor generale de acțiune, interpretarea acestora, reacția la modificarea lor;
 Clarificarea problemelor și delimitarea zonelor problematice;
 Identificarea resurselor, negocierile pentru obținerea lor, păstrarea lor și gestionarea lor în vederea unei utilizări eficiente;
 Clarificarea și modificarea rolurilor proprii și ale celorlalți membri în echipa de proiect;
 Efectuarea de acțiuni și asumarea riscurilor necesare pentru bunul mers al proiectului;
 Răspunde în fața superiorilor pentru succesul sau eșecul proiectului.

Curs Manager de Proiect, București (intensiv)

Ce roluri trebuie să îndeplinească managerul de proiect?

 Dezvoltarea și coordonarea echipei

 Dezvoltarea individuală a membrilor echipei
 Realizarea sarcinilor proprii și ale membrilor echipei

În ceea ce privește rolurile interpersonale, managerul de proiect trebuie să fie capabil:

 să rezolve disputele din echipă,

 să trateze eficient cu oameni cu diferite nivele de pregătire,
 să creeze unitatea echipei,
 să focalizeze și să motiveze membrii echipei pentru atingerea obiectivelor,
 să construiască relații pozitive interpersonale.

Managerul de proiect trebuie să își asume și roluri informaționale în scopul menținerii informate a participanților la proiect. În acest scop, managerul de proiect
trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

 să programeze și să conducă ședințele echipei,

 să elaboreze și să actualizeze graficele de lucru pentru membrii echipei,
 să comunice conducerii superioare sau deținătorilor de interese viziunea asupra proiectului,
 să răspundă prin acțiuni/indicații/actualizări ale planului la informațiile primite privind rezultatele, calitatea și furniturile proiectului.

Pe parcursul desfășurării lor, proiectele implică luarea a nenumărate decizii. Când este nevoie de un rol decizional, managerul de proiect trebuie să ia
următoarele măsuri și aceasta ținând cont de oamenii afectați de alegerile făcute:

 să facă o distincție între caracteristici și beneficii,

 să aloce în mod adecvat resurse dacă proiectul este în întârziere,
 să mențină un echilibru între costuri, timp și rezultate,
 să prevină ”alunecări” ale scopului (când proiectele devin din ce în ce mai mari și mai complexe) și depășiri ale bugetului (când banii devin insuficienți).

Așa cum am văzut și în analiza reponsabilităților managerului de proiect, acesta este ”părintele” proiectului. Având această calitate, trebuie să își asume toate
responsabilitățile și să aplice toate instrumentele necesare pentru atingerea obiectivelor. Putem adăuga la lista de roluri enunțate mai sus rolul de leader, de
negociator, de mediator, de comunicator și lista poate continua.

Am definit roluri, am definit responsabilități, dar pentru a putea vorbi despre un manager de proiect trebuie să stabilim abilitățile și aptitudinile acestuia.

Ce abilități și aptitudini trebuie să dețină managerul de proiect?

Un bun manager de proiect, pentru a putea coordona echipa de proiect, pentru a putea asigura desfășurarea activităților conform planului de acțiune stabilit,
pentru a putea evalua, controla, corela și corecta activitatea celorlalți membri ai echipei, trebuie să aibă aptitudini de leader. Capacitatea de a studia echipa și a
evalua activitatea acesteia face din el un bun manager al echipei. El trebuie să soluționeze eventualele probleme ce pot apărea fără a afecta desfășurarea în bune
condiții a proiectului. Pe scurt, managerul de proiect trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

 Să aibă cunoștințe tehnice

 Să prezinte entuziasm pentru proiect
 Să fie un om de acțiune
 Să fie un constructor și conducător de echipă
 Să fie capabil să învețe de la alții
 Să fie un bun negociator
 Să aibă aptitudini pentru comunicare
 Să fie competent în planificare și organizarea bugetului
 Să fie orientat către beneficiar
 Să aibă o capacitatea de a influența și de a convinge
 Să aibă abilitatea de a delega

Realizând această analiză pe hârtie ori mental, ne dăm seama că am conturat profilul unui superman. Și apoi apare întrebarea: unde găsesc un astfel de om
pentru proiectul meu? sau pot fi EU manager de proiect?

Un manager de proiect este produsul îmbinării celor trei factori analizați mai sus. O parte dintre acești factori sunt înnăscuți, o mare parte se învață și se
exersează. Un manager de proiect, prin experiența sa, devine excelent tocmai pentru că, în timp, reușește să acumuleze suficiente elemente astfel încât să poată
duce la bun sfârșit un proiect, indiferent de timp, resurse, obiective.

Și să nu uităm că fiecare proiect este unic. Oricât de bun sau experimentat ar fi un manager, fiecare proiect vine cu contextul lui, cu riscurile lui, cu obstacolele
lui.

Învățând să facem față și să previzionăm aceste elemente, învățăm să devenim manageri de proiect.
Cum este si ce face un Project Manager de succes?
Este in natura noastra sa ne dorim sa atingem excelenta si in acest sens literatura de specialitate, pe de o parte, si practicieni care s-au impus in
domeniile lor activitate, pe de alta parte ne propun o serie de asa-numite „retete ale succesului”.

Rita Mulcahy, PMP, fondatoarea RMC Project Management, unul dintre cei mai importanti furnizori de formare si dezvoltare profesionala la nivel
mondial in materie de project management, a manifestat un interes deosebit in ceea ce priveste identificarea factorilor care asigura succesul unui
Project Manager.

Ca urmare a experientei personale in gestionarea proiectelor si a activitatilor de training si mentoring derulate, precum si a interactiunii frecvente cu o
gama variata de manageri (ai unor proiecte deopotriva de amploare sau restranse, dificil sau nu de gestionat), Rita Mulcahy a redus evidentele la o
lista de 30 de dimensiuni esentiale pentru a finaliza proiectele cu succes. Ulterior, abordand aceste aspecte dintr-o perspectiva mai larga, Rita a ajuns
la sase conditii esentiale pentru a deveni un project manager de talie internationala.

Astfel, primul aspect avut in vedere este denumit de Rita „constientizare” si se refera la acea capacitate de a observa ceea ce se intampla in jur, fie la
nivel micro, fie la nivel macro, evaluand totodata impactul posibil pe care aceste informatii/situatii/modificari etc. il pot avea in initierea, derularea sau
finalizarea unui proiect.

Apoi, project managerul trebuie sa se afirme ca lider al echipei, iar in acest sens conditia esentiala pentru a-i determina pe ceilalti sa te urmeze este
sa stii tu insuti incotro te indrepti.

Eficientizarea proceselor este, de asemenea, un factor care asigura succesul unui project manager. Din acest punct de vedere, elementele cheie
sunt: intalniri eficiente, buna utilizare a resurselor si o buna coordonare cu managementul superior.

Abordarea proactiva a problemelor reprezinta, in aceeasi masura, un aspect care contribuie la derularea si finalizarea cu succes a proiectelor. Cu
alte cuvinte, managerii proactivi sunt acele persoane care se concentreaza nu pe rezolvarea problemelor, ci pe prevenirea acestora utilizand diversele
instrumente de management pe care le au la dispozitie in vederea identificarii situatiilor problematice si totodata a reducerii probabilitatii de aparitie sau
a impactului acestora.

Este importanta identificarea problemelor reale, si nu a celor de suprafata. Realizarea unei analize de profunzime se impune, de vreme ce
„diagnosticarea gresita” presupune o deturnare de la adevarata cauza a inconsistentelor prin mobilizarea resurselor proiectului in directia gresita.

Mergand mai departe, una dintre cele mai importante resurse ale proiectului este resursa umana. Pentru a obtine angajamentul din partea membrilor
echipei de proiect si performante ridicate, un project manager de succes stie sa raspunda nevoii de auto-actualizare si implinire a acestora oferindu-
le recunoastere. Iar in acest sens, posibilitatile sunt nelimitate si pot chiar implica aspecte mai putin formale.

In final, chiar daca poate parea evident, una dintre conditiile esentiale pentru a deveni un project manager de talie internationala este aceea de a utiliza
la un nivel profesionist tehnici de project management care chiar fac diferenta: carta proiectului, WBS, managementul riscurilor, PERT, diagrama de
retea, drumul critic, conflict management, managementul schimbarii, lessons learned.

Bineinteles ca drumul pentru a deveni un project manager de succes nu este unul facil, insa indiferent de tipul de proiect sau de persoanele cu care
lucrati, va stau la dispozitie o serie de modalitati/resurse pe care le puteti utiliza pentru a atinge excelenta. Iar aspectele identificate de Rita Mulcahy in
aceasta privinta pot reprezenta un punct de pornire.