01 - Formato Informe de Gestión

Código: IDPAC–PE-FT-25
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión: 01

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Fecha de emisión:
ACTA INFORME DE GESTIÓN 23-05-2019
1. INFORMACIÓN GENERAL
Nombre
2. y Apellido del funcionario que entrega: Roberto García Rubio
ANTECEDENTES
Dependencia: Oficina Asesora de Comunicaciones
Cargo: Jefe Oficina
Recibíasesora de Asesora
la Oficina Comunicaciones
de Comunicaciones el 8 de febrero de 2018 sin un Plan Estratégico de
Comunicaciones, sin mediciones claras de la Traslado
gestión oenReubicación
redes sociales y página web, sin estadísticas de publicaciones y
Motivo de la Entrega:
efecto. Igualmente, con un estilo de redacción inadecuado
Informe para publicación
de gestión parcial de noticias de nuestras
X actividades desde cada
(Marque con una X según corresponda)
una de las iniciativas, estrategias y proyectos Retiro
del IDPAC.
Fecha inicio gestión DD MM AA Fecha retiro de gestión DD MM AA
De igualdiligenciamiento
Fecha manera no se entregó el archivo16 de la oficina relacionado al detalle,
10 pues se recibieron cajas y folders
2019 de manera
informal.
Sobre la situación contractual, se recibió diversidad de informes y documentos, sin una relación clara y detallada de los
contratos celebrados, su duración e inversión, y estado en que se encontraba a la entrega de la oficina.
La oficina no contaba con planes estratégicos diseñados con cada una de las diversas áreas y sus directivos, de acuerdo a las
necesidades individuales, pero con la orientación y direccionamiento de la OAC.
En el caso de herramientas como DCRADIO tampoco se relacionó su estado en el momento de la entrega.
De inmediato se produjeron cambios. Primero se comenzó a diseñar el Plan Estratégico de comunicaciones PECE 2019
mediante la concertación con la Alta Dirección de nuestros retos y objetivos.
Se realizaron acciones para garantizar la publicación noticiosa de información relacionada con cada una de las áreas y sus
estrategias particulares.
Se realizaron reuniones con cada subdirector y gerente para dar lineamientos sobre la construcción de contenidos y sus
objetivos.
Se asumió como objetivo la modernización del almacenamiento de videos, fotografías y material gráfico.
Se inició la modernización de la imagen y programación de DCRADIO, así como también la capacidad técnica de transmisión
a través de streaming.
Se pusieron al día los estados de contratos y pagos, así como se adquirieron licencias y demás.
3. INFORME EJECUTIVO DE LA GESTIÓN
Resumen, en máximo dos páginas, sobre la gestión adelantada, en la que se cubran aspectos como: principales logros,
programas, proyectos, actividades y resultados obtenidos, contextualizado en términos de economía, eficiencia y eficacia.
Nota: Espacio máximo el dispuesto en el recuadro de este formato (2 páginas).
Desde la Oficina Asesora de Comunicaciones se apoyaron los siguientes proyectos que formaron parte de la misionalidad del
Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal-IDPAC:
1. Estructuración del Plan Estratégico de Comunicación Externa PECE con objetivos y metas claras para incentivar la
participación ciudadana y con la definición de objetivos específicos para la utilización de herramientas y contenidos
orientados a tal fin.
2. Promoción en redes y medios de comunicación del nuevo modelo de participación ciudadana, que se dedica a
fortalecer a la ciudadanía y organizaciones sociales, con procesos de formación que van desde el control social
hasta la sostenibilidad de los proyectos, con convocatorias con recursos para apoyar a quienes lideran esos
proyectos transformadores, con la posibilidad de trabajar en equipo, por encima de intereses personales, en temas
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Fecha de emisión:
importantes para barrios, comunidades y para la ciudad, asuntos de inclusión, respeto y

diversidad.
3. Divulgación del portafolio de capacitación de la Escuela de la Participación, publicación

de convocatorias en nuestro Portal WEB, redes sociales y medios de comunicación
masiva, comunitarios y alternativos, así como a través de estrategia de pauta. Con el apoyo de comunicaciones y la
gestión de la Gerencia de Escuela se llegó a 35.000 líderes formados en Bogotá, en las 16 líneas de capacitación
presencial y virtual, que permite a las personas conectarse desde su casa y hacer los cursos, acompañados con
tutores, con requisitos académicos y horas de práctica que deben cumplir para obtener los certificados y lograr la
validación de créditos para programas de pregrado y postgrado en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia
UNAD, aliada en este proceso.
4. Apoyamos la divulgación de la estrategia Bogotá Líder que busca fortalecer las organizaciones juveniles con
capacitación, intercambios de experiencias en Iberoamérica, y apoyos en fortalecimiento de sus proyectos.
5. Se apoyó la implementación del modelo de participación ciudadana Uno Más uno Todos, Una Más Una Todas,
mediante el cual se busca trabajar obras menores como el parque, la escalera, el mural comunitario, el jardín, etc.,
que logran justamente convocar a la comunidad y estimular su protagonismo y participación. Se han hecho cerca de
120 intervenciones. Con este modelo, además, hemos colaborado en una cantidad de grandes proyectos de la
Administración, como el Metro, el Transmicable, el Sendero de Las Mariposas, La Mariposa, etc.
6. A través de la gestión de la estrategia Más Fútbol Más Vida, con el apoyo de la Oficina de comunicaciones y sus
estrategias de pauta, redes y free press se logró la reducción de la violencia asociada al fútbol en 59%, mediante el
trabajo social con los aficionados, hinchas y barras futboleras en el estadio y las localidades, lo que incluye sus 4
componentes (El Estadio: un lugar para todos; Territorios de Fútbol y Vida; Campaña #MásFútbolMásVida).
7. Se diseñó la estrategia de comunicación para el apoyo en la divulgación de la puesta en funcionamiento del

Laboratorio de Innovación de Organizaciones Sociales, el cual es un espacio donde las comunidades pueden
desarrollar iniciativas para mejorar la calidad de vida de sus barrios y crear alternativas para resolver las
necesidades. Ganó el premio Gobernarte del BID 2018, ya que dentro de más de 90 iniciativas que presentaron los
países de América Latina y el Caribe, fue considerado como el de mejor diseño con la más alta tecnicidad e
innovación, en el proceso de participación para incluir iniciativas derivadas de las comunidades más vulnerables, las
cuales son acompañadas por expertos investigadores durante el ciclo de vida del proyecto, incluyendo la
implementación y sostenibilidad, para asegurar una trazabilidad completa que respalde un real empoderamiento
ciudadano.
8. Apoyamos la divulgación de las acciones afirmativas de la mano con la ciudadanía, tales como: Capital Animal,
Benkos Biohó, Venezuela Aporta, y las marchas del Orgullo LGBTI, con el objetivo de la promoción de derechos a
través de la participación, lo cual nos ha permitido apoyar temas de agenda pública y de debate abierto, no sólo en la
ciudad y el país, sino a nivel orbital, como por ejemplo los derechos de las minorías, la lucha contra el machismo, la
promoción de la diversidad, el respeto a los animales, etc.
9. Fortalecimos la presencia del IDPAC en redes a través de un Portal Web más productivo, con mayor información,
con mejoras a la lecturabilidad, con redes sociales al servicio de nuestros contenidos y con el diseño y puesta en
ejecución de campañas y estrategias específicas como Torneo FOX, Capital Animal, marcha LGBTI, Premios Benkos
Biohó, etc.
10. Fortalecimos la emisora DCRADIO con nueva imagen, nueva programación, nuevos servicios de streaming. Y planes
estratégicos de comunicaciones para dar a conocer este medio.
11. Participamos en transmisiones de la Regustraduría, originando desde nuestra móvil, y en transmisiones como 24-0
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Fecha de emisión:
4. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS
Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos, por cada una de las vigencias fiscales
cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de retiro o separación del
cargo, así:
Nota: los numerales 4.1 y 4.2 solo serán diligenciados por la Secretaría General (Almacén y tecnología)
4.1. Bienes muebles e inmuebles
Incluir tabla con los datos consolidados del último inventario reportado por almacén y enunciar anexo con el inventario de
bienes muebles e inmuebles.
Descripción por grupo Valor en libro ($)

Muebles y enseres
Herramientas y accesorios
Otra maquinaria y equipo
Muebles y enseres
Equipo y máquina de oficina
Equipo de comunicación
Equipo de computación
Equipo de transporte terrestre
Licencias
Edificios y terrenos
Total de bienes en servicio de propiedad, planta y equipo
Total de bienes de control administrativo
Total de bienes en bodega nuevo
Total de bienes en bodega usado
Total de bienes en comodato
Total
*La tabla presentada es sugerencia y debe adaptarse a las características del inventario institucional.
4.2. Relación sistemas de información (hardware y software- claves de ingreso a los sistemas)
Incluir o asociar como anexo el catálogo de sistemas de información de la Entidad, se debe describir cada sistema, el servicio o
componente, la versión, categoría, el tipo de desarrollo, el fabricante, el proveedor del soporte, la fecha de vencimiento, entre
otros.
Con relación al numeral “4.2 Relación sistemas de información (hardware y software- claves de ingreso a los sistemas)” me
permito indicar que las claves de acceso del Portal Web y cada una de las Redes Sociales del IDPAC, se entregarán
personalmente al nuevo Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, ya que por motivos de seguridad de las mismas no se
pueden dejar por escrito.
4.3. Sistemas de información a cargo:
Relacione la información requerida en la siguiente tabla:
Sistemas de información o Objetivo del sistema de Última fecha de

Nombre del
base de datos utilizados en información o base de datos actualización
administrador en la
el desarrollo de las
dependencia
funciones
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Fecha de emisión:
Portal Dar a conocer noticias,

Web información y contenidos
A la fecha Roberto García Rubio
relacionados con la gestión de
IDPAC
Dar a conocer noticias,
Redes Sociales Twitter información y contenidos
IDPAC
información y contenidos
Redes sociales Facebook A la fecha Roberto García Rubio
IDPAC
Redes sociales Instagram A la fecha Roberto García Rubio
IDPAC
Redes sociales Youtube Dar a conocer noticias,
IDPAC
Redes sociales de DC Radio A la fecha Roberto García Rubio
IDPAC
4.4. Archivo de gestión:
Relación de documentos y archivos institucionales que se entregan:
Estado de archivo físico de gestión:
Serie Subserie No. De No. De Breve descripción del contenido

carpeta folios
s
31 1 1-60 Piezas comunicativas
Planes de comunicaciones - actas de reunión y listado de asistencia

32 32.6 1 1-59
vigencia 2018
Planes de comunicaciones - actas de reunión y listado de asistencia

32 32.6 1 1-
vigencia 2019
Documentos en medio magnético:
Nombre del Tipo

Peso Ubicación Breve descripción
archivo Documento Carpeta
\\192.168.1.229 Video Video 4,09 TB \\192.168.1.229 En esta carpeta se
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Fecha de emisión:
encuentra todo el
archivo videográfico y
(4.507.882.917.700
fotográfico realizado por
bytes)
la Oficina Asesora de
Comunicaciones.
4.5. Elementos devolutivos a cargo:
Elemento devolutivo a
Códigos asociados Cantidad Estado
cargo
Manteles blancos con logos
35 En buen estado
Yo Participo
1 pendón general del IDPAC 1 En buen estado
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Fecha de emisión:
5. TALENTO HUMANO
5.1. Estado general de la planta de personal:
Nota: El numreral 5.1 y los subnumerales serán diligenciados por la Secretaría General (Talento
Humano)
5.1.1. Composición de la planta
Nivel No. De cargos

Directivo
Asesor
Profesional
Técnico
Asistencial
Total
5.1.2. Distribución de la planta por tipo de vinculación
Tipo de vinculación No. De

servidores
Carrera Administrativa
Provisionales
Libre nombramiento y remoción
Periodo fijo
Temporales
Total
5.1.3. Empleos provistos
Provisionales por
Encargo titulares sin Total
Provisionales Encargos
s en novedades persona
Nivel
empleos administrativas l en el
Temporale Definitivo Temporale de LNR cargo
Definitivos LNR PF CA
s s s
Directivo
Asesor
Profesional
Técnico
Asistencial
Total
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Fecha de emisión:
Planta
5.2. Personal a cargo:
Relacionar los cargos de planta y los contratistas; para cada caso detallar tiempo de cada persona en la dependencia a cargo y
principales funciones u obligaciones para cada uno.
5.2.1. Detalle de la planta de personal:
Nivel Tipo de vinculación Principales

Tiempo en Tiempo en la
Nombre C P LN P funciones a
D A P T A T la Entidad dependencia
A R R F cargo
Jefe de la
Roberto Oficina Asesora
X X 21 meses 21 meses
García Rubio de
Comunicaciones
Juan Camilo Auxiliar
X 1año 1año
Tolosa Administrativo
5.2.2. Detalle de los contratistas:
Fecha de
Tiempo en la finalizació Principales obligaciones a
Nombre Formación
dependencia n del cargo
contrato
Prestar los servicios de apoyo
a la gestión con autonomía
Oscar Ricardo Niño técnica y administrativa para
Técnico 2 años
Durán 29/01/2020 apoyar la administración y
edición de los contenidos de
las páginas web del IDPAC.
Prestar los servicios
profesionales con autonomía
José Andrés Torres técnica y administrativa para
Profesional 6 meses
Peñuela 27/01/2020 apoyar en las actividades
jurídicas a la Oficina Asesora
de Comunicaciones.
Antonio José Técnico 2 años 30/12/2019 Prestar los servicios de apoyo
Rodríguez Torres a la gestión con autonomía
técnica y administrativa para
realizar guion técnico, manejo
de cámara, dron, planimetría y
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Fecha de emisión:
producción de piezas
audiovisuales que requiera la
oficina asesora de
comunicaciones del IDPAC
Myriam Jimena profesionales con autonomía
Santamaría Quiroga técnica y administrativa para
dar a conocer los proyectos de
30/01/2020 participación comunitaria
Profesional 1 año y 9 meses
incidente desarrollados por el
IDPAC, a través de los
diferentes canales, redes y
medios de comunicación en el
Distrito.
Daniela Moya Galviz Técnico 2 años 30/01/2020 manejar todas las redes
sociales del IDPAC, con el de
divulgar y socializar la
información institucional.
Jenny Alexandra socializar a través de los
Profesional 2 años
Reyes Niño 30/01/2020 medios de comunicación del
IDPAC, las actividades
adelantadas por cada una de
las dependencias.
Fernando Gómez
Profesional 1 año difundir la campaña de
González
30/12/2019 convivencia y buenas prácticas
de celebración en el fútbol de
Bogotá, Más fútbol Más vida.
técnica y administrativa, para
Héctor Oswaldo
Técnico 10 años llevar a cabo la producción
Morera Garzón
30/01/2020 técnica y emisión de la
programación de la emisora
virtual del Distrito DC Radio.
30/12/2019 técnica y administrativa, para
Oscar Felipe
Técnico 1 año y 9 meses apoyar las actividades
Benavides
periodísticas que requiera la
oficina asesora de
comunicaciones del IDPAC.
Mauricio Orlando Técnico 2 años Prestar los servicios de apoyo
Mesa Galindo a la gestión con autonomía
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Fecha de emisión:

realizar guion técnico, manejo
30/12/2019 de cámara, dron, planimetría y
producción de piezas
audiovisuales que requiera la
oficina asesora de
comunicaciones del IDPAC.
Prestar servicios de apoyo a la
gestión con autonomía técnica
y administrativa para organizar
John Anderson
Técnico 2 años 30/01/2020 el archivo físico, audio, visual y
Vásquez Roa
apoyar la producción
audiovisual en la Oficina
Asesora de Comunicaciones.
técnica y administrativa para la
Erika Rocío realización de las piezas
Profesional 2 años
Castellanos Montoya 30/12/2019 gráficas requeridas para la
implementación de la
estrategia comunicativa del
IDPAC.
Edwin Alberto Gil 30/12/2019 edición de las piezas
Técnico 2 años
Ariza audiovisuales, bajo la misma
línea editorial y visual, de la
entidad y de la alcaldía mayor
de Bogotá.
Andrés Camilo Pulido
Profesional 1 año y 1 mes 30/12/2019 llevar a cabo la producción
Contreras
técnica y emisión de la
programación de la emisora
virtual del Distrito DC Radio.
diseñar, administrar, actualizar
y programar el mantenimiento
30/12/2019 del portal IDPAC, DC Radio,
Danny Harley Urrea intranet, la escuela de
Profesional 2 años
Moncada formación virtual y demás
sitios web que pertenezcan a
la entidad, con el fin de
garantizar su funcionamiento
para divulgar, promocionar y
socializar la información para
interactuar con la ciudadanía.
Página 10 de 17
Fecha de emisión:

técnica y administrativa para el
manejo de cámara, toma de
fotografías, producción de
Juan Pablo Chaves Técnico 2 años
30/12/2019 piezas audiovisuales que
Orjuela requiera la oficina asesora de
comunicaciones, en el
cubrimiento de las actividades
adelantas por el IDPAC.
llevar a cabo las
Diana Marcela
Profesional 7 meses 30/12/2019 comunicaciones internas del
González Ordoñez
IDPAC y la producción técnica
y emisión de la programación
de la emisora virtual del
Distrito Capital.
técnica y admintrativa para
promover la participación
ciudadana y desarrollar
John Pórtela Ardila Profesional 2 años 15/01/2020 estrategias de comunicación
escrita, radial y audiovisual
que permita incentivar,
posicionar y fortalecer la
imagen del IDPAC, en el
distrito capital.
Sebastián Arango realización de las piezas
Técnico 3 años y 10 meses 30/12/2019
Ballesteros gráficas requeridas para la
IDPAC.
Nicolás Bermúdez realización de las piezas
Profesional 3 años y 10 meses
Contreras 30/12/2019 gráficas requeridas para la
IDPAC.
Cesar Ricardo Profesional 3 años y 11 meses Prestar los servicios de apoyo
Valencia Jiménez a la gestión con autonomía
realización de las piezas
05/01/2020 gráficas requeridas para la
Página 11 de 17
Fecha de emisión:

IDPAC.
Andrea Arce Lourido manejar todas las redes
Técnico 4 meses 30/12/2019 sociales de las plataformas
Bogotá Cambalachea y Bogotá
Líder, con el fin de divulgar y
socializar la información
institucional.
desarrollar actividades
María Angélica relacionadas con la
Profesional 4 meses 30/12/2019
Figueredo Reyes elaboración y seguimiento a
los planes e informes
institucionales de la OAC, así
mismo, apoyar la producción
periodística que se requiera.
desarrollar la
conceptualización y realización
Andrea Paola Pulido 15/01/2020 de piezas audiovisuales de
Profesional 1 año
Barreto promoción, documentación y
comunicación de la
participación para el uso de las
mismas en redes sociales,
internet y medios
audiovisuales.
profesionales, con autonomía
la toma y recolección de
fotografías e imágenes
internas y externas, que
Gonzalo Mata Profesional 2 meses 15/01/2020
Fernández conformen un banco que
permitan elaborar y producir
campañas comunicacionales
institucionales para el
cumplimiento de las metas del
IDPAC.
Página 12 de 17
Fecha de emisión:

para la gestión con autonomía
Técnico 6 meses 30/12/2019 realizar actividades de difusión
Christian Daniel y generación de contenidos
Castiblanco Cubides para la divulgación de la
misionalidad del IDPAC.

realización de las piezas
Fabián Darío Parra Profesional 1 años 30/12/2019
Camacho gráficas requeridas para la
IDPAC.

Profesional 2 años 10/11/2019 toma y recolección de
José Hernando Ayala fotografías de imágenes
Ayala internas y externas que
conformen un banco que
IDPAC.

profesionales, con autonomía
la toma y recolección de
fotografías e imágenes
Diego Javier Mayorga Profesional 2 años 07/10/2019 internas y externas, que
Patiño conformen un banco que
IDPAC.
Página 13 de 17
Fecha de emisión:
Página 14 de 17
Fecha de emisión:
6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, POLÍTICAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS
6.1. Plan Estratégico Institucional 2016 – 2020 y Plan de Acción 2019:
Breve descripción del Plan y su cumplimiento.
Nota: Este numeral 6.1 está a cargo de la Oficina Asesora de Planeación
6.2. Políticas públicas:
Nombre de la política Estado Rol de la Entidad
*Adicionalmente, diligenciar el anexo de políticas, estudios y proyectos
6.3. Estudios:
Nombre del estudio Estado Rol de la Entidad
* Adicionalmente, diligenciar el anexo de políticas, estudios y proyectos
6.4. Proyectos:
Número y nombre del

Objetivo Problemática atendida Gerente del Proyecto
proyecto
* Adicionalmente, diligenciar el anexo de políticas, estudios y proyectos

7. OBRAS PÚBLICAS
Relación por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de
retiro, de todas y cada una de las obras públicas adelantadas, señalando si está en ejecución o en proceso. El valor debe
incluir adiciones o modificaciones.
Nota: esta información esta exclusivamente a cargo de Secretaria General

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Fecha de emisión:
Descripción
Valor,
Fecha de Fecha
incluyendo
inicio final Estado
adiciones y
Nombre de la (DDMMAA) (DDMMAA)
modificaciones
obra
8. EJECUCIONES PRESUPUESTALES
Incluir tabla que detalle por las vigencias que cubre el informe de gestión la apropiación y ejecución presupuestal.
Nota: esta información será diligenciada por la Secretaría General y la Oficina Asesora de Planeación; se recomienda incluir
tabla con la información solicitada; se presenta un ejemplo de tabla:
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Fecha de emisión:
2016 2017 2018 2019 Total %

% Ppto % Ppto % Ppto % Girado Girad
ejecuc apropiado ejecuc apropiado ejecuc apropiado ejecuc o
Presupuesto Ppto
apropiado
Funcionamient
o
Inversión
Bogotá Mejor
para Todos
Proyecto 1013
Proyecto 1014
Proyecto 1080
Proyecto 1088
Proyecto 1089
Proyecto 1193
Total
Se debe incluir anexo que detalle el tema presupuestal
9. CONTRATACIÓN
Relación por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período entre la fecha de inicio de la gestión y la fecha de
retiro o ratificación la siguiente información:
 Número de contratos en proceso y ejecutados

 Objetos contractuales
 Tipo de contratación
 Modalidad de contratación
 Relacionar los contratos que quedan vigentes en el periodo de transición anotando su valor, fechas de terminación y
los servicios que se afectan.
Nota: esta información está a cargo de la Secretaría General (Contratación); se recomienda incluir tabla como la que se
adjunta de ejemplo y generar anexo con el detalle de la contratación
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Fecha de emisión:
10. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD Y HALLAZGOS ÓRGANOS DE CONTROL
10.1.Procesos de auditoría de la Contraloría desarrollados durante el periodo:
Modalida Fecha Tipo de hallazgos

Año d de Código del Disciplinario
Administrativos Penales Fiscales Total
auditoría informe s
Nota: esta información está a cargo de la Oficina de Control Interno; en caso de ser necesario, se debe generar el anexo con
el detalle de los procesos de auditoría adelantados por la Contraloría durante el periodo contemplado en el informe.
10.2. Plan de mejoramiento de la Contraloría
Código de la Cantidad de Estado del plan de mejoramiento

Vigencia
Auditoría hallazgos Abiertas Cerradas
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Fecha de emisión:
Nota: esta información está a cargo de la Oficina de Control Interno; se debe generar el anexo con
el detalle del estado del plan de mejoramiento de la Contraloría.
10.3. Plan de mejoramiento interno:
Estado de las acciones suscritas en plan de mejoramiento

Proceso Número de acciones abiertas Número de acciones
Total
2015 2016 2017 2018 2019 cerradas
Nota: esta información está a cargo de la Oficina Asesora de Planeación; se debe generar el anexo con el detalle del estado
del plan de mejoramiento interno.
11. PROCESOS JUDICIALES EN CURSO
Procesos en curso Cuantía Estado actual

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Fecha de emisión:
Nota: esta información está a cargo de la Oficina Asesora Jurídica; se debe generar el anexo con
el detalle del estado de los procesos judiciales.
12. PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN EL MARCO DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y

CONTROL
Procesos en curso Junta de Acción Comunal Estado actual

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Fecha de emisión:
Nota: esta información está a cargo de la Oficina Asesora Jurídica y la Subdirección de Asuntos
Comunales; se debe generar el anexo con el detalle del estado de los procesos en el marco de
IVC.
13. DOCUMENTOS DE LOS PROCESOS
Relacione los documentos que se encuentran asociados a los procesos a cargo y defina el estado del documento:
Tipo documental
Caracterización
Procedimiento
Instructivo
Nombre del Nombre del
Formato
Manual
Estado
Cartilla
Ficha
Otro
Guía
proceso documento
14. OTRAS GESTIONES RELEVANTES
14.1. Relación de informes a cargo:
Fecha de entrega Fuentes de

Nombre del informe Periodicidad Destinatario
del próximo informe información
14.2. Relación de los comités institucionales y externos en los cuales participa como integrante o delegado:
Naturaleza Breve descripción de los últimos

Nombre del Comité temas tratados o compromisos
Interno Externo
adquiridos
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Fecha de emisión:
14.3. Relación de actividades pendientes:
Nombre de la Acciones
Descripción Fecha de entrega Destinatario
actividad pendientes
14.4. Relación prácticas de gestión:
Diligencie la siguiente información, teniendo en cuenta que la fuente oficial de información es SIG participo.
14.4.1. Riesgos asociados a los procesos
Nombre de los riesgos de gestión a cargo Estado

Solicitar el diligenciamiento del Brief con los requisitos
Se registra mensualmente
mínimos para tramitar la elaboración de las piezas
Publicar las piezas mediante los diferentes medios de
Se registra mensualmente
comunicación con los que cuenta la Entidad
Realizar sesiones del consejo de redacción Se registra mensualmente
14.4.2. Indicadores de gestión asociados a los procesos
Nombre de los indicadores de gestión a cargo Estado

Atención a requerimientos Se reporta mensualmente
Implementación del Plan de Comunicaciones Se reporta mensualmente
14.5. Otros aspectos importantes sobre la gestión adelantada: máximo 1 página
La Oficina Asesora de Comunicaciones del IDPAC, trabajó constantemente en el diseño e implementación de un modelo de
comunicación institucional que permitiera orientar a las áreas de la entidad en la divulgación y difusión de información, a través
de todos los canales de información, propios y externos. Asimismo, en el posicionamiento de los mensajes clave, el manejo de
la línea editorial, el manejo de la línea gráfica en eventos, reuniones, piezas de comunicación y la fluidez de la información
necesaria para la OAC, contando con el apoyo de los líderes de las subdirecciones del Instituto.
Este modelo de comunicación tuvo como propósito el posicionamiento del concepto #YoParticipo en nuestros públicos
objetivos. (Estudiantes Escuela, Comunales, Propiedad Horizontal, Usuarios de Agéndate, Bogotá Abierta, Cambalachea,
Página 22 de 17
Fecha de emisión:
Bogotá líder, Bogotá Uno más uno, etc.); también llegar a los territorios con mensajes directos a la
población a través de Movilizadores, Articuladores, y demás. (Piezas impresas); llegar a los
beneficiarios y a sus círculos más cercanos de personas con mensajes directos. (Piezas Impresas);
llegar a nuevos usuarios a través de la promoción y divulgación del quehacer diario del Instituto.
(Piezas Impresas, comerciales, cuñas y pauta en medios comunitarios); crear lenguajes y palabras
claves, una línea gráfica, ser más efectivos y eficientes en nuestras tareas desde la OAC. (Notas, Crónicas. Publicaciones,
Redes Sociales, contacto con medios de comunicación alternativa, medios masivos, etc.)
15. CONCEPTO GENERAL
Concepto General, en máximo una página, sobre la situación administrativa y financiera cumplida durante el período
comprendido entre la fecha de inicio de su gestión y la de su retiro o ratificación.
Nota: esta información está a cargo de la Secretaría General

Página 23 de 17
Fecha de emisión:
16. RECOMENDACIONES
Aspectos generales que debe tener en cuenta la administración entrante; máxima una página.
Mantener los procesos construidos, enfocados a la participación ciudadana y a los diferentes espacios de liderazgo y acción
social, fortaleciendo así la presencia del IDPAC en cada uno de estos sectores.
Desde la Oficina Asesora de Comunicaciones, fortalecer los canales de comunicación a través del Portal Web que actualmente
es más productivo, con mayor información, con mejoras a la lecturabilidad, con redes sociales al servicio de nuestros
contenidos y con el diseño y puesta en ejecución de campañas y estrategias específicas como Torneo FOX, Capital Animal,
marcha LGBTI, Premios Benkos Biohó, etc.
Mantener y fortalecer la emisora DC RADIO con la programación planteada y nueva programación, así como los planes
estratégicos de comunicaciones para dar a conocer este medio.
Quien Entrega Quien Recibe Testigo

Nombr Nombr Nombr
e e e
Cargo Cargo Cargo
Firma Firma

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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión: 01

En el caso de herramientas como DCRADIO tampoco se relacionó su estado en el momento de la entrega.

3. INFORME EJECUTIVO DE LA GESTIÓN

Nota: Espacio máximo el dispuesto en el recuadro de este formato (2 páginas).

importantes para barrios, comunidades y para la ciudad, asuntos de inclusión, respeto y

3. Divulgación del portafolio de capacitación de la Escuela de la Participación, publicación

7. Se diseñó la estrategia de comunicación para el apoyo en la divulgación de la puesta en funcionamiento del

4. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS

4.1. Bienes muebles e inmuebles

Descripción por grupo Valor en libro ($)

4.3. Sistemas de información a cargo:

Relacione la información requerida en la siguiente tabla:

Sistemas de información o Objetivo del sistema de Última fecha de

Portal Dar a conocer noticias,

4.4. Archivo de gestión:

Relación de documentos y archivos institucionales que se entregan:

Estado de archivo físico de gestión:

Serie Subserie No. De No. De Breve descripción del contenido

Planes de comunicaciones - actas de reunión y listado de asistencia

Planes de comunicaciones - actas de reunión y listado de asistencia

Documentos en medio magnético:

Nombre del Tipo

4.5. Elementos devolutivos a cargo:

5.1. Estado general de la planta de personal:

5.1.1. Composición de la planta

Nivel No. De cargos

5.1.2. Distribución de la planta por tipo de vinculación

Tipo de vinculación No. De

5.1.3. Empleos provistos

5.2. Personal a cargo:

5.2.1. Detalle de la planta de personal:

Nivel Tipo de vinculación Principales

5.2.2. Detalle de los contratistas:

técnica y administrativa para

Prestar los servicios de apoyo

estrategia comunicativa del

Prestar los servicios de apoyo

Prestar los servicios

Prestar los servicios

Prestar los servicios

6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, POLÍTICAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS

6.1. Plan Estratégico Institucional 2016 – 2020 y Plan de Acción 2019:

Breve descripción del Plan y su cumplimiento.

Nota: Este numeral 6.1 está a cargo de la Oficina Asesora de Planeación

6.2. Políticas públicas:

Nombre de la política Estado Rol de la Entidad

*Adicionalmente, diligenciar el anexo de políticas, estudios y proyectos

Nombre del estudio Estado Rol de la Entidad

* Adicionalmente, diligenciar el anexo de políticas, estudios y proyectos

Número y nombre del

* Adicionalmente, diligenciar el anexo de políticas, estudios y proyectos

Nota: esta información esta exclusivamente a cargo de Secretaria General

2016 2017 2018 2019 Total %

Se debe incluir anexo que detalle el tema presupuestal

 Número de contratos en proceso y ejecutados

10. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD Y HALLAZGOS ÓRGANOS DE CONTROL

10.1.Procesos de auditoría de la Contraloría desarrollados durante el periodo:

Modalida Fecha Tipo de hallazgos

10.2. Plan de mejoramiento de la Contraloría

Código de la Cantidad de Estado del plan de mejoramiento

10.3. Plan de mejoramiento interno:

Estado de las acciones suscritas en plan de mejoramiento