APROB ____________

S.MATASÎ Șeful DGE

Proces-verbal al Consiliului de Administrație nr.01 din 10 .09.2018

NOMENCLATORUL-TIP
al dosarelor instituțiilor de învățământ primar și secundar general

Indicele Denumirile direcţiilor de activitate şi titlurile Termenul de Responsabili

dosarel dosarelor păstrare a
or dosarelor
1 2 3 4
01. Management
01-1 Codul educației.Legi ale Republicii Moldova, După necesităţi Director
decrete ale preşedintelui, hotărâri şi dispoziţii aleMapă în
Guvernului Republicii Moldova calculator
(excepție, Codul
educației)
01-2 Regulamente, instrucţiuni, recomandări, buletine Până la Director/
01-3 informative, hotărâri ale MECC și DGE expediate înlocuirea cu
spre călăuză. Decizii, dispoziţii, ordine, circulare altele noi. Director adjunct
ale MECC. După necesități.
01-4 Dispoziţii, decizii ale Consiliului raional, APL și Permanent Director
DGE( ordine, circulare, instrucţiuni, recomandări)
referitor la activitatea de bază a instituțiilor de
învățământ.
01-5 Registrul proceselor - verbale ale şedinţelor Permanent Director/ secretarul
Consiliului profesoral şi documente anexate la ele CP
( plan de activitate, note informative).
01-6 Registrul proceselor- verbale ale şedinţelor Permanent Director/
Consiliului de administraţie şi documente anexate președintele
la ele ( plan de activitate, note informative). CA/secretarul CA
01-7 Registrul proceselor -verbale ale şedinţelor Permanent Director/ secretar
operative și materiale anexate (informații)
01-8 Registrul proceselor- verbale ale şedinţelor 3 ani Director / secretarul
Consiliului de etică şi documente anexate la ele CE
( plan de activitate, note informative, note
explicative,etc).
01-10 Registrul de ordine și dispoziții cu privire la 3 ani Director
activitatea de bază.
01-11 Statutul și regulamentul de organizare și Permanent Director
01-13 funcționare a instituției de învățământ, aprobat.
Documente referitoare la organizarea,
 reorganizarea, sau schimbarea denumirii instituţiei
de învăţământ
01-12 Ordine, rapoarte, note informative privind Permanent Director/ director
evaluarea externă a instituției de către organele adjunct responsabil
ierarhic superioare. de procesul
instructiv și educativ
01-14 Programul de dezvoltare instituțională Permanent Director/
5 ani director adjunct
responsabil de
procesul instructiv și
educativ
01-15 Proiectul managerial anual al instituției. Anual Director/
01-16 Planuri lunare care să includă și activități Permanent. director adjunct
săptămânale responsabil de
procesul instructiv și
educativ
01-18 Raport semestrial/ anual privind realizarea Semestrial. Director/
Planului managerial al instituției privind Anual Director adjunct
activitatea metodică și de organizare a procesului responsabil de
instructiv și educativ. procesul instructiv și
educativ.
Raport semestrial/ anual privind organizarea Semestrial. Director/
procesului educațional la nivel de discipline de Anual Director adjunct
studii/clase/trepte de școlaritate. responsabil de
procesul instructiv,
cadrele didactice.
Director/ director
Raport anual de activitate al instituției (tipizat) Anual adjunct responsabil
de procesul
instructiv și educativ

01-26 Procese-verbale de predare-primire întocmite la Permanent Director

schimbarea conducătorului instituiției
01-29 Registrul ordinelor privind delegarea cadrelor Permanent Director
didactice, manageriale, elevilor la cursuri de
formare continuă, seminare, traininguri,
concursuri.
01-30 Registrul corespondenței de intrare 5 ani Director/ secretar

01-31 Registrul corespondenței expediate 5 ani Director/ secretar

01-33 Registrul vizând audiența vizitatorilor 3 ani Director/ secretar

01-35 Registrul de păstrare a cererilor, reclamaţiilor, 1 an Director/ secretar

demersurilor cetăţenilor și angajaților
01-36 Scheme orare conform treptelor de școlaritate a Anual Director adjunct
orelor la clasă, orelor de dirigenție, cercurilor și responsabil de
secțiilor din cadrul instituției, aprobate. procesul instructiv.
01-37 Registrul de evidență a orelor absentate și permanent Director/director
înlocuite de cadrele didactice. adjunct responsabil
de procesul
 instructiv.
01-39 Rapoarte cu privire la organizarea alimentaţiei permanent Director/
elevilor, prezentate DGE Asistent medical
02. Resurse umane
02-1 Registrul de ordine cu privire la personal 75 ani Director
( angajare, transfer, eliberare)

02-2 Registrul de ordine privind acordarea 3 ani Director

concediilor
02-3 Baza de date cu referire la potențialul didactic la Anual Director/director
disciplinele de studii. Plan al necesarului de cadre adjunct responsabil
didactice. de procesul
instructiv.
02-8 Dosare personale ale angajaților. Fișe – post. 75 ani Director
Contracte individuale de muncă. *Dosare
personale ale
pensionarilor ce
au lucrat până la
2 luni- 3 ani;
mai mult de 2
luni -15 ani.

02-10 Documente (recomandări, demersuri, certificate) 3 ani Director

cu privire la menționarea angajaților
02-11 Portofoliul privind formarea continuă și atestarea Annual Director/director
cadrelor didactice și manageriale din instituție. 3 ani ( formare) adjunct responsabil
5 ani ( atestare) de procesul
instructiv.
02-12 Procese-verbale ale şedinţelor comisiilor de La necesitate Director
concurs pentru suplinirea locurilor vacante şi
documentele anexate la ele
02-13 Liste de control ale cadrelor didactice, 75 ani Director
nondidactice şi a personalului auxiliar.
02-16 Dosarul instituțional privind tinerii specialiști 3 ani Director/director
adjunct responsabil
de procesul
instructiv.
02-17 Registrul de evidenţă a carnetelor de muncă. Până la Director
Carnete de muncă ale angajaţilor. solicitare. Care
n-au fost
solicitate nu mai
puţin de 50 de
ani
02-21 Registrul de evidenţă și eliberare a actelor de 75 ani Director
studii și duplicatelor acestora.
02-22 Documente (cerere, copia actului de identitate, 3 ani Director
aviz din Monitorul Oficial ( după caz), demers) cu
privire la eliberarea duplicatelor actelor de studii
și Echivalarea perioadelor de studii efectuate peste
hotare.
02-23 Liste de evidenţă nominală a persoanelor asigurate 3 ani Contabil
medical, angajate
02-25 Registrul de ordine referitor la fluctuația elevilor Anual Director
75 ani
02-26 Registrul alfabetic al elevilor Anual Director
75 ani
02-27 Dosarele personale ale elevilor Anual Diriginte/ director
75 ani adjunct responsabil
de procesul
instructiv.
02-28 Fișele medicale ale elevilor Anual Asistent medical

02-29 Extrase din deciziile autorităților publice locale Anual Director/director,

cu referire la districtul de școlarizare. Liste de director adjunct
evidență a copiilor de 0-16 ani din districtul de responsabil de
școlarizare arondat instituției. procesul instructiv și
educative/
diriginte.
02-30 Cataloagele claselor. Cataloagele cercurilor și 5 ani/75 ani Director/director
secțiilor sportive adjunct responsabil
de procesul
instructiv și
educative/diriginte/
cadrul didactic.
02-32 Lista nominală a elevilor care au participat la Anual Director/ director
concursul de admitere. Lista nominală a elevilor adjunct responsabil
înmatriculați în clasa întâi și a X-a de liceu de procesul
instructiv
03. Statistica şi evidenţa
03-1 Rapoarte statistice anuale 1-edu, 83-edu Director/ director
adjunct responsabil
Raport statistic la final de an despre numărul de procesul
elevilor promovați/admiși după 1 septembrie pe Anual instructive/
cicluri de școlaritate (la început de educative/
Raportul anual/semestrial privind statistica an, semestrial, la Diriginte.
frecvenței elevilor la nivel de clasă/treaptă de finele anului)
școlaritate/instituție
03-2 Rapoarte anuale ale instituţiilor cu privire la Anual Director/ bibliotecar
fondurile de închiriere a manualelor (liceu), cu
privire la colectarea taxelor de bani, cu privire la
colectarea comenzilor pentru manuale, cu privire
la contingentul elevilor ( C-6, K-1,
ETP1,ETG1,ETL1,CMP1,CMG1,CML1)
03-3 Registrul de inventariere a fondului bibliotecii Anual Bibliotecar
03-4 Registrul de inventariere a fondului de manuale Anual Bibliotecar
03-5 Registrul de mișcare a fondului bibliotecii Anual Bibliotecar
03-6 Registrul de evidență zilnică a activității bibliotecii Zilnic Bibliotecar
03-7 Registrul de evidență a literaturii și manualelor Anual Bibliotecar
pierdute și returnate
03-8 Rapoarte: SIME,SAPD,SIPAS Anual Director/ persoană
responsabilă

04. Evaluarea
04-1 Dosarul instituțional privind organizarea și 5 ani (procese- Director/
 desfășurarea evaluărilor naționale, examenelor de verbale) director adjunct
absolvire a gimnaziului și examenelor de 3 ani (probele de responsabil de
bacalaureat. evaluare,bordero procesul instructiv.
Raport privind rezultatele evaluărilor uri de notare)
1 an
(maculatoare)
04-2 Dosarul instituțional privind inspecţiile frontale, Anual Director/
curente, tematice la nivel de instituţie . director adjunct
responsabil de
procesul instructiv
04-3 Dosarul instituțional privind organizarea și Anual Director/
desfășurarea evaluărilor la nivel de instituție (teze,
probe de evaluare realizate în baza testelor
administrației)
04-5 Dosarul instituțional privind lichidarea Anual director adjunct
corigențelor, diferențelor de program responsabil de
procesul instructiv
05. Activitatea didactico-metodică
05-1 Portofolii Permanent Manager
Cadru didactic
Diriginte
05-4 Portofoliul Comisiilor metodice Anual Director/
Director adjunct
responsabil de
procesul instructiv
05-19 Portofoliul privind organizarea și desfășurarea 5 ani Director/
olimpiadelor școlare la disciplinele de studii Director adjunct
responsabil de
procesul instructiv
05-20 Portofoliul privind organizarea și desfășurarea 3ani Director adjunct
activităților majore extrașcolare responsabil de
procesul educativ
05/1 Activitatea centrelor de Resurse în
Educația Incluzivă
05/1-1 Acte normative Permanent Responsabil de
CREI
05/1-3 Acte organizațional-metodice Permanent Responsabil de
CREI
05/1-4 Acte speciale Permanent Responsabil de
CREI
Activitatea comisiei multidisciplinare
intrașcolare
05/2-1 Portofoliul CMI Permanent Director/
director adjunct
responsabil de
procesul instructiv
05/2-2 Portofoliul VNET Permanent Coordonator VNET
/director/
director adjunct
responsabil de
procesul
instructiv/educativ
05/2-3 Portofoliul responsabilului de educația incluzivă Permanent Director/
director adjunct
responsabil de
procesul instructiv
06 Protecția civilă Permanent Director
06-1 Dosar instituțional privind protecția civilă
07 Activitatea economico financiară
07-1 Plan anual de finanţare și de achiziții a instituției Permanent Director/contabil
07-2 Devize de cheltuieli Permanent Director/contabil
07-3 Pașaportul tehnic al instituției Permanent Director/director
adjunct pentru
gospodărie
07-4 Dare de seamă lunară, trimestruială, anuală asupra Lunar, Director/contabil
activităţii economico-financiare şi asupra trimestrial, anual
executării devizelor de cheltuieli
07-5 Documente primare cu anexe ce fixează 3 ani Director/contabil
efectuarea operaţiunilor economice şi care servesc
temei pentru înregistrările contabile (documente
bancare, bonuri de casă, avize bancare, bonuri de
lucru, tabele, procese-verbale de predare, primire
şi scădere a patrimoniului şi bunurilor materiale,
bonuri şi facturi de evidenţă a valorilor material-
marfe, deconturi de avans etc.)
07-6 Conturi analitice (registre de decontări) 5 ani Director/contabil
07-7 Borderouri și conturi de plată de achitare a 75 ani Director/contabil
salariului lucrătorilor
07-8 Fişe de inventar, registre de evidenţă ale 5 ani Director/contabil
07-9 fondurilor fixe, documente primare privind
operaţiunile economice cu fondurile fixe. Fişe de
inventar şi registre de evidenţă a materialelor de
mică valoare
07-10 Procuri pentru încasarea banilor şi valorilor 5 ani Director/contabil
material-marfare (inclusiv procurile anulate)
07-11 Registre de evidenţă (cartea mare, note-contabile, 3 ani Director/contabil
tabele de elaborare etc.)
07-12 Condici, registre, fişiere, registre de casă, liste de 5 ani Director/contabil
verificare şi de control
07-13 Registre de evidenţă a salariilor depozitate, Director/contabil
registre de titluri executorii
07-14 Documente (procese-verbale ale şedinţelor 5 ani Director/contabil
comisiilor de inventariere, liste de inventariere
procese-verbale de constatare, borderouri de
confruntare) de inventariere
07-15 Titluri executorii şi corespondenţă privind După necesități Director/contabil
reţinerile din salarii conform acestora
07-16 Certificate medicale 3 ani Director/contabil
07-17 Note informative prezentate în contabilitate, Permanent Director/contabil
privind plata pentru concediile de studii, obţinerea
înlesnirilor fiscale etc.
07-18 Dispoziţii-aranjamente cu drept de cumpărare a 3 ani Director/contabil
mărfurilor în credit
07-19 Procese-verbale de revizie documentară, de Permanent Director/contabil
07-21 control de audit privind activitatea economico-
financiară , note informative, memorii anexate.
Procese-verbale de control de casă, de
corectitudine a perceperii impozitelor. Liste de
verificare și control
07-20 Cereri ale lucrătorilor privind acordarea scutirilor Permanent Director/contabil
la impozitul pe venit
07-22 Contracte, acorduri (economice, de operaţiuni) 5 ani Director/contabil
07-23 Liste tarifare ale cadrelor didactice 25 ani Director/contabil
07-24 Tabele (grafice) de ieşire a colaboratorilor la 3 ani Director/contabil
serviciu
08. Protecţia muncii
08-1 Dosar instituțional privind protecția muncii 10 ani Director

09. Activitatea sindicală

9-2 Portofoliul Comitetului sindical Permanent Președintele
comitetului sindical
10. Parteneriate
10-1 Dosar instituțional privind stabilirea Permanent Director
parteneriatelor

Instituția este în drept să utilizeze și alte documente luând în calcul necesitățile acesteia.