Sunteți pe pagina 1din 57

Investeşte în oameni !

Titlul proiectului: „Centrul de Excelenţă în Promovarea Femeii pe poziţii calificate şi înalt calificate în
Sectorul Comercial”
Contract nr.: POSDRU/144/6.3/S/126027
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea
Resurselor Umane 2007- 2013
Axa prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale“
Domeniul major de intervenţie 6.3 „Promovarea egalităţii de şanse pe piaţa muncii“

SUPORT CURS

Managementul documentelor
financiar-contabile și de gestiune

1
CUPRINS

pag
1. Rolul managementului financiar-contabil ………………………………………..….. 3
2. Clasificarea documentelor financiar-contabile …………………………………….... 5
2.1 Principalele documente care se întocmesc în cadrul unui magazin …….. 6
3. Conținutul și aplicabilitatea principalilor indicatori de gestiune ……………………14
3.1 Inventarierea mărfurilor ……………………………………………………….14
3.2 Pierderi cunoscute și necunoscute ………………………………………… 18
3.3 Gestiunea stocurilor de marfă ………………………………………………. 23
3.3.1 Rata de deținere ……………………………………………………..26
3.3.2 Decota ………………………………………………………………...26
3.3.3 Provizioane …………………………………………………………..27
4. Concepte de bază ale contabilității: prognoza fluxului de numerar (cash flow) ...28
5. Contul de exploatare …………………………………………………………………...32
5.1 Venituri ……………………………. ……………………..………………........34
5.2 Cheltuieli ………………………………………………………………………..35
6. Anexe …………………………………………………………………………………….39
7. Bibliografie ……………………………………………………………………………....57

2
1 .ROLUL MANAGEMENTULUI FINANCIAR-CONTABIL

Componentă a activităţii manageriale, managementul financiar-contabil


presupune cunoaşterea normelor legale care reglementează activitatea contabilă,
organizarea optimă a acesteia, utilizarea, gestionarea şi urmărirea permanentă a
folosirii mijloacelor financiare pe baza principiului profitului maxim, precum şi analiza
şi asigurarea necesarului de capital pentru perioada următoare, care se stabileşte pe
baza alegerii variantei optime.
În cadrul societăților comerciale, aplicarea în practică a managementului
financiar-contabil vizează asigurarea condițiilor actului decizional cel mai bun,
pentru aceasta fiind necesare:
a) organizarea optimă a fluxului informațional (documente financiar-contabile şi
informații economice);
b) analiza economico-financiară a rezultatelor perioadei curente şi luarea unor mă-
suri imediate;
c) fixarea unor limite minime de profit şi rată a profitului sau, dacă nu există soluții de
rentabilizare, activitățile trebuie desființate şi mijloacele financiare îndreptate spre alte
activități rentabile;
d) inventarierea tuturor elementelor ce pot împiedica sau favoriza rentabilizarea
unora sau altora dintre activități;
e) cunoaşterea elementelor fundamentale ale cererii şi aplicarea în practică a
principiului profitului maxim în funcție de specificul local; (1)

Documentele financiar contabile vin în sprijinul directorului de magazin


furnizându-i informații privind poziția și performanța financiară și totodată aceste
informații sunt destinate utilizatorilor externi: investitorii de capital, angajații, furnizorii,
clienții, guvernul și instituțiile sale.
Documentele de gestiune sunt destinate utilizării interne de către
management, descriind circuitul economic intern al societății comerciale, definit de
activitățile consumatoare de resurse și producătoare de rezultate.(2)

3
MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR este procesul de administrare a
documentelor unei companii, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii
lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare,
stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare şi până la distrugerea lor.
Acesta,
• face parte din strategia comunicaţională şi informaţională a unei companii;
• asigură flexibilitatea şi adaptarea companiei la dinamica evoluţiei tehnologiei
informaţiei (IT);
• influenţează şi este influenţat de sistemul de management şi cultura
organizaţională.

Directorul de magazin, chiar dacă nu întocmește documentele financiar


contabile, are nevoie ca informațiile să fie structurate, ordonate, pentru a putea fi
accesate rapid atât pentru a le raporta către autorități sau către șefii ierarhici cât și în
analiza și luarea deciziilor privind activitatea magazinului.

Coordonarea și conducerea magazinului se poate realiza prin


urmărirea cu o anumită periodicitate (lunar, săptămânal, zilnic) a indicatorilor
de activitate și încadrarea acestora în buget (venituri și cheltuieli) pentru
desfășurarea unei activități rentabile. Directorul de magazin face analiza
indicatorilor de activitate realizați prin comparație cu cei planificați, pentru
determinarea eficienței activității desfășurate.

4
2. CLASIFICAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR CONTABILE

Pentru a realiza funcția de control și evaluare a documentelor,


directorul de magazin are nevoie să cunoască ce documente se întocmesc in cadrul
magazinului, forma și formatul, conținutul lor, rolul în cadrul sistemului informațional,
locul și momentul întocmirii, destinația lor, regimul de folosire. Totodată, facilitează
respectarea prevederile legale și a normelor interne.

DOCUMENTELE CONTABILE SE CLASIFICĂ ÎN FUNCȚIE DE MAI MULTE


CRITERII ȘI ANUME:
a. După modul de prezentare, documentele contabile pot fi:
a1. Formularele tipizate - sunt suporturi de informații, în care conținutul, forma
și formatul sunt prestabilite si imprimate.
a2. Formularele netipizate - sunt suporturi de informații în care conținutul,
forma si formatul nu sunt prestabilite și imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea
oricarei întreprinderi, așa cum este cazul documentelor cumulative.
b. După rolul lor în cadrul sistemului informațional, documentele contabile se
clasifică în:
- Documente justificative, asigură datele de intrare în sistemul informațional-
contabil;
- Registre contabile, realizează înregistrarea și stocarea datelor în structura
proprie contului;
- Documente contabile de sinteză și raportare, asigură centralizarea si
transmiterea informațiilor către utilizatori.
c. După locul întocmirii avem: documente interne si documente externe
d. După destinație putem avea: documente de dispoziție, documente de execuție,
documente combinate și documente contabile;

5
e. După momentul întocmirii se identifică: documente primare și documente
centralizatoare/secundare;
f. După regimul de tipărire și folosire: documente cu regim special, documente
fără regim special sau cu regim uzual și documente cu reglementări exprese;
g. După natura sau conținutul operațiilor consemnate, pot fi: documente pentru
operațiuni bănești, documente pentru operațiile cu active fixe, documente pentru
operațiile cu stocuri și documente pentru inventariere.

În cele mai multe situații, directorul de magazin întocmește documente


primare: registrul de casă, monetar, decont cheltuieli, chitanță, dispoziție
de încasare/plată, pontaj, stat de salarii dar se întâlnesc și excepții când
directorul nu întocmește, poate fi situația magazinelor mari ( hipermarket)
unde există persoane desemnate sau departament contabil, departament
de resurse umane.

2.1 PRINCIPALELE DOCUMENTE FINANCIAR-CONTABILE CARE SE


ÎNTOCMESC ÎN CADRUL UNUI MAGAZIN SUNT:

Documente de evidenţă a stocurilor


NOTA DE INTRARE-RECEPȚIE (NIR) sau NOTA DE RECEPȚIE ȘI
CONSTATARE DIFERENȚE este un document pentru recepția bunurilor
aprovizionate și în același timp este un document justificativ pentru încărcarea în
gestiune.
Programul de gestiune existent în magazin generează automat NIR după
înregistrarea mărfii în gestiune conform avizului de însoțire marfă.
Documentul cuprinde date privind actele însoțitoare, date privind comanda de marfă,
denumirea materialelor, a ambalajelor, codul, cantitățile și valoarea mărfurilor
selecționate, procentul și valoarea rabatului comercial.
În situația în care la recepție se constată diferențe, nota de recepție și constatare de
diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție.
(Anexa 1)

6
AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII este document de însoţire a mărfii pe timpul
transportului, stă la baza întocmirii facturii (după caz), poate servii ca document de
primire în gestiune a mărfii sau document de descărcare din gestiune a bunurilor
cedate cu titlu gratuit, de asemenea poate servii ca dispoziţie de transfer al valorilor
materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii:


-seria şi numărul intern de identificare a formularului;
-data emiterii,;
- datele de identificare ale furnizorului;
- datele de identificare ale cumpărătorului;
-denumirea şi cantitatea bunurilor livrate;
-preţul şi valoarea (după caz);
-date privind expediţia: numele delegatului, seria şi număr de bulletin, numărul
mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;
-semnătura expeditorului;
-data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului primitor.

Se întocmeşte în două sau mai multe exemplare, de către unităţile care nu au


posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor
valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale unităţii.

În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial,


precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru
stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale
etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără factură", după caz.
În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei
pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.

Se arhivează la furnizor şi la cumpărător.

(Anexa 2)

7
FACTURA emisă cumpărătorului

Definiție
În Dicționarul Economic și Financiar factura este documentul care certifică o
vânzare/cumpărare de mărfuri sau prestarea unui serviciu, emis de vânzător
cumpărătorului, prin care se face dovada proprietății bunului cumpărat și a prețului
plătit.

Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informații:


- număr de ordine;
- data emiterii;
- date identificare furnizor;
- date identificare cumpărător;
- denumirea produselor sau a serviciilor;
- unitatea de măsură;
- cantitatea;
- prețul unitar;
- valoarea;
- valoarea cu TVA
- totalul sumei de plată;
- date privind expediția, date delegat.

Este întocmit de către compartimentul comercial al agentului economic în care se


consemnează cu exactitate cantitatea, calitatea și felul mărfurilor, prețul unitar,
valoarea totală etc., și care stă la baza operațiunilor de vânzare – cumpărare sau
servește ca document de informare fiscală, vamală etc.

În situația cumpărăturilor de mică valoare, regula generală este că nu se emite


factură, ci numai un bon.
(Anexa 3)

8
RAPORT DE GESTIUNE este documentul care se completează pe baza
documentelor de intrare și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și de depunere a
numerarului din vânzare. În acest document se înscriu atât cumpărăturile și vânzările
de mărfuri la prețul de vânzare cu amănuntul, cât și alte intrări sau ieșiri de mărfuri și
ambalaje, care au ca efect modificarea în plus sau în minus a soldului de mărfuri sau
ambalaje, cum ar fi modificări de preț, transferul între gestiuni, distrugerea mărfurilor
degradate etc.
Raportul de gestiune poate fi zilnic sau periodic, după cum stabilește conducerea
firmei. Se întocmește în doua exemplare de către gestionar, un exemplar pentru
departamentul financiar-contabil și unul se arhivează de către gestionar.
(Anexa 4)

Documente de evidenţă a salariilor şi alte drepturi de personal


ORDIN DE DEPLASARE este documentul care se întocmește în cazul
delegațiilor/deplasărilor în interes de serviciu precum și pentru justificarea avansurilor
acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata in numerar. Este
documentul pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de către titularul de
avans.
Ordinul de deplasare este document justificativ care se înregistrează în contabilitate
și se întocmește într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care
urmează a efectua deplasarea.
Directorul de magazin este persoana care aprobă delegațiile/deplasările și semnează
avansul de trezorerie.
(Anexa 5)

DECONTUL DE CHELTUIELI este documentul pentru decontarea de către


titularul de avans a cheltuielilor efectuate, cu ocazia deplasării, este document
justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate.

9
Se întocmește într-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe
întreaga durată a deplasării.
La decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasării, dacă suma cheltuielilor
efective depășeste avansul primit, titularul de avans semnează pentru primirea
diferenței respective, fără a se mai întocmi document distinct. În cazul când, la
decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit,
diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pentru care se
emite chitanța.
(Anexa 6)

STAT DE PLATĂ este document justificativ de înregistrare în contabilitate


pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților, precum și al contribuțiilor și
altor sume datorate.
Informațiile cuprinse în document sunt:
 denumirea firmei;
 denumire formular, întocmit pentru luna, anul;
 numele și prenumele salariatului, venitul brut, contribuția individuală de
asigurări sociale, contribuția individuală la bugetul asigurărilor pentru șomaj,
contribuția pentru asigurări sociale de sănătate, cheltuieli profesionale, venitul
net, deducere personală de bază, deduceri suplimentare, venitul bază de
calcul, impozitul calculat și reținut, salariul net;
 semnături: director magazin, conducătorul departamentului financiar-contabil,
persoana care îl întocmește
(Anexa 7)

PONTAJ sau FOAIE COLECTIVĂ DE PREZENȚĂ este documentulul în care


se înregistrează prezența individuală la lucru a salariaților unui magazin,
departament.

10
Documentul conține:
 denumirea firmei;
 denumire formular, întocmit pentru luna, anul
 numele și prenumele salariatului, funcția
 număr de ore lucrate/zi, total ore lucrate, număr ore de sâmbătă, de duminică,
de noapte, număr ore suplimentare, număr ore concediu odihnă, număr ore
concediu de boală, accidente de muncă, maternitate, absențe nemotivate,
program redus maternitate, program redus boală
 semnături: director de magazin

Cu ajutorul programului de Pontaj existent se listează foaia colectivă de prezență.


(Anexa 8)

Documente de evidenţă a mijloacelor băneşti şi a decontărilor


CHITANȚA este un act scris prin care se dovedește primirea unei sume de
bani, chitanța reprezintă documentul cel mai des utilizat de către agenții economici.
Chitanța mai poate fi definită și ca un document având valoare contabilă, emis cu
ocazia vânzărilor produselor sau prestării serviciilor cu plata in numerar. Chitanța
trebuie să includă în preț și TVA -ul aferent.
Emiterea unei chitanțe justifică automat primirea unei sume de bani în numerar de
către emitent. Chitanța reprezintă la fel ca și factura un document primar pe baza
căruia se înregistrează o operațiune contabilă.
Elementele obligatorii pe chitanța, sunt urmatoarele:
- denumire furnizor
- CIF si nr de înregistrare la registrul comerțului al furnizorului
- adresa furnizor
- suma încasată (în cifre și litere) și ce reprezintă aceasta
- denumire si adresa client
- data emiterii chitanței
(Anexa 9)

11
DISPOZIȚIE DE PLATĂ/ÎNCASARE este documentul pentru casierie care se
folosește pentru:
 achitarea în numerar a unor sume, potrivit dispozițiilor legale, inclusiv a
avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum și a diferenței de
încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari
decât avansul primit;
 încasarea în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea
de exploatare, potrivit dispozițiilor legale.

Dispoziția de plată/încasare este document justificativ de înregistrare în registrul de


casă și în contabilitate, în cazul plăților în numerar efectuate fără alt document
justificativ.
Se întocmește într-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:
- în cazul utilizării ca dispoziție de plată, când nu există alte documente prin care se
dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- în cazul utilizării ca dispoziție de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,
procurare de materiale etc.;
- în cazul utilizării ca dispoziție de încasare, când nu există alte documente prin care
se dispune încasarea (avize de plată, somații de plată etc.).
Se semnează de casier; în cazul plăților se semneaza și de persoana care a primit
suma;
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.
(Anexa 10)

REGISTRU DE CASA este documentul în care se înregistrează încasările si


plățile în numerar pe baza documentelor justificative (bon fiscal, chitanță, dispoziție
de plată, dispoziție de încasare etc.), documentul stabilind la sfârșitul fiecărei zi
soldul de casă. Se întocmește în dublu exemplar.
Conținutul minimal obligatoriu de informații al registrului de casă este urmatorul:
 Denumirea unității;
 Denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

12
 Numărul curent;
 Numărul actului de casă, numărul anexelor, explicații;
 Încasări, plăți;
 Report/sold ziua precedentă;
 Semnături: casier și compartiment financiar contabil.
(Anexa 11)

MONETAR este documentul justificativ pentru evidențierea la sfârșitul zilei a


numerarului existent în casierie, corespunzător mărfurilor comercializate; este un
document justificativ de înregistrare în contabilitate; pe baza lui se predă
contribuabilului numerarul încasat prin casa de către casier, respectiv vânzător.
Monetarul se utilizeaza numai în cazul vânzării mărfurilor cu amănuntul (conform
art. 1 din Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată)
Potrivit reglementărilor în vigoare, în condițiile utilizării aparatelor de marcat
electronice fiscale, suma înscrisă în monetar trebuie să coincidă cu suma din
registrul de casă emis de aceste aparate, inclusiv cu suma înregistrată de mână în
registrul de casă, în cazul defectării aparatelor de marcat electronice fiscale. De
asemenea, valoarea înscrisă în monetar trebuie să corespundă valorii înscrise în
raportul de gestiune. Monetarul trebuie întocmit în două exemplare de către casier
sau persoana împuternicită, la sfârșitul zilei, prin inventarierea numerarului pe
categorii de bancnote și de monede.
(Anexa 12)

Registre contabile
REGISTRUL-INVENTAR este document contabil obligatoriu, în care se
înregistrează toate elementele patrimoniale de activ și pasiv, grupate în funcție de
natura lor, inventariate de entitate, potrivit legii, suficient de detaliate pentru a putea
justifica conținutul fiecărui post al bilanțului.
Se întocmește într-un singur exemplar, se completează pe baza datelor cuprinse în
listele de inventariere și respectiv în procesele verbale de inventariere a elementelor

13
de activ și de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după
caz.
(Anexa 13)

Legea contabilității nr. 82/1991 republicată definește documentul justificativ


astfel: orice operațiune economico-financiară efectuată, se consemnează în
momentul efectuării ei într-un document, care stă la baza înregistrărilor în
contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Termenul de păstrare a documentelor contabile și a celor justificative este de 10 ani,


cu începere de la data închiderii exercițiului în cursul căruia au fost întocmite, cu
excepția statelor de salarii și a bilanțului contabil care se păstrează timp de 50 de ani.

3.CONȚINUTUL ȘI APLICABILITATEA PRINCIPALILOR INDICATORI


DE GESTIUNE

3.1 INVENTARIEREA MĂRFURILOR

Gestiunea mărfii este verificată cu ajutorul inventarului pentru realizarea unei


fluențe a activității de aprovizionare și desfacere în vederea satisfacerii exigențelor
clienților. Astfel, cunoscând structura fondului de marfă, dinamica și valoarea
stocurilor, directorul de magazin poate propune soluții privind gama de produse
(extinderea sau restrângerea), poate lua măsuri de depozitare a mărfii, de recepție,
de comenzi marfă etc.

14
Definiție
INVENTARIEREA mărfurilor reprezintă un ansamblu de operații prin care
se constată existența stocurilor de mărfuri atât cantitativ cât și valoric. Toate aceste
operații se efectuează cu scopul evaluării mărfurilor inventariate și punerii de acord
a datelor contabilității cu realitatea faptică constatată.

Unitățile cu amănuntul efectuează inventarierea:


- la începutul activității;
- cu ocazia predării-primirii între gestionari;
- la plecarea unui gestionar;
- cel puțin o dată pe an;
- cu ocazia fuzionării ;
- cu ocazia reorganizării gestiunilor;
- la încetarea activității;
- la sfârșitul anului;
- ca urmare a calamităților naturale sau a cazurilor de forță majoră.

Se efectuează inventarierea în mod obligatoriu în următoarele situații:


- la cererea organelor de control;
- de câte ori există indicii că există plusuri sau minusuri în gestiune.

A efectua inventar este necesar, în principal, în două momente:


- în cursul exercițiului pentru controlul gestiunilor
- la închiderea exercițiului pentru stabilirea situației patrimoniale reale și în vederea
evaluării mărfurilor.
Rolul inventarierii în cadrul acțiunii de control al gestiunii, constă în stabilirea
integrității patrimoniului, dar cu această ocazie se pot realiza și alte obiective:
cunoașterea structurii fondului de marfă, a dinamicii și valorii stocurilor etc.

15
Etapele pregătirii inventarului:
a) Stabilirea orarului pentru inventar; este indicat ca inventarul să se efectueze în
afara programului cu clienții;
b) Stabilirea comisiei de inventariere; din comisia de inventariere nu pot face parte
gestionarii depozitelor supuse inventarierii și nici contabilii care țin evidența gestiunii
respective. Membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiți decât în cazuri bine
justificate și numai prin decizie scrisă emisă de directorul de magazin;
c) Asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se
inventariază, respectiv pentru sortare, așezare, cântărire, măsurare, numărare etc.
Inventarierea se poate efectua atât cu salariații proprii, cât și pe bază de contracte de
prestări servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire
corespunzătoare;
d) Inventarierea se efectuează pe baza unui plan de control gestionar/inventar
(Anexa 14), în care se prevăd zonele de inventariere atât în spațiul de vânzare al
magazinului cât și în depozitul magazinului și responsabilii de zonă;
e) Pregătirea depozitului magazinului; gruparea bunurilor; verificarea existenței
codurilor de bare pe produse;
f) Ținerea la zi a evidenței tehnico-operative a gestiunii și a celei contabile și
efectuarea confruntării datelor din aceste evidențe;
g) Dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate și în număr suficient pentru
măsurare, cântărire, cu cititoare de coduri de bare etc.;
h) Dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a
spațiilor inventariate;
i) Asigurarea securității ușilor și ferestrelor de la magazine, depozite, gestiuni etc.;
j) Completarea Deciziei de inventariere (Anexa 15), document ce se semnează de
către membrii comisiei și directorul de magazin;
k) Verificarea validării retururilor de marfă în sistem de către recepție până la data
inventarului;
l) Închiderea la zi a tuturor recepțiilor de marfă;
m) Înregistrarea casse-urilor (pierderi cunoscute) până la data inventarului.

16
La data inventarului, directorul de magazin se asigură că:
 se pregătesc instrumentele de lucru: cititoarele de coduri de bare sau PDA-uri
(Personal Digital Assistant), pixuri, post-it-uri, markere;
 se comunică fiecărui angajat participant la inventar, zona de care răspunde;
 se aranjează produsele la raft, fiecare la locul lui pentru a facilita numărarea;
 se procedează la numărarea produselor aflate la raft, în spațiul de vânzare;
 se verifică aleator produsele numărate, de către o persoană desemnată;
 se scanează produsele cu cantitățile notate;
 se transmit datele;
 se verifică transmiterea datelor;
 se editează lista produselor inventariate cu diferențele constatate;
 se verifică produsele cu diferențe;
 se efectuează ajustări după caz (în astfel de situații, evaluarea bunurilor se
efectuează prin analiza tuturor elementelor inventariate, nu numai a celor la care s-
au constatat diferențe cantitative);
 se printează listele finale de inventariere și se semnează.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și


înscrise în listele de inventariere cu cele scriptice existente in sistemul informatic.

Pentru toate plusurile, minusurile și deprecierile constatate la bunuri, precum


și pentru toate pagubele, comisia de inventariere solicită explicații scrise de la
persoanele care au răspunderea gestionării bunurilor. Pe baza explicațiilor primite și
a documentelor analizate, comisia de inventariere stabilește natura minusurilor,
pierderilor, pagubelor și deprecierilor constatate, precum și natura plusurilor,
propunând, în conformitate cu dispozițiile legale, modul de regularizare a diferențelor
dintre datele din contabilitate și cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

În situația constatării unor plusuri în gestiune, bunurile respective se evaluează


potrivit reglementărilor contabile aplicabile și se înregistrează în contabilitate. În cazul

17
constatării unor minusuri în gestiune, imputabile, comisia de inventariere va lua
măsuri pentru imputarea acestora.
Există și posibilitatea compensării minusurilor cu eventualele plusuri constatate, în
următoarele condiții:
 Daca există riscul de confuzie între produse, din cauza asemănării în ceea ce
privește aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte
elemente;
 Diferențele constatate în plus sau în minus să privească aceeași perioadă de
gestiune și aceeași gestiune.

Rezultatele inventarierii vor fi consemnate în Procesul verbal (Anexa 16) care va fi


predat la contabilitate la termenul final pentru inventariere.

3.2 PIERDERI CUNOSCUTE ȘI NECUNOSCUTE

Definiția pierderilor
Ansamblul mărfurilor plătite de magazin care nu au făcut și nu vor face niciodată
obiectul vânzării.

PIERDERI
CUNOSCUTE

PIERDERI

PIERDERI
NECUNOSCUTE

18
Pierderile cunoscute sunt rezultatul:
 schimbării prețului;
 pierderi din promoții;
 solduri;
 casse (produse expirate, deteriorate, cu defect de calitate, distruse,
consumate).
ele influențând marja (câștigul obținut ca diferență între prețul de vânzare și
costul de achiziție).
Solduri și Promoții sunt pierderi voluntare, decise de către directorul de magazin
pentru:
 a accelera vânzările unor produse (solduri);
 a dinamiza comerțul pe un raion, zonă din magazin, categorie de produse
(promoții).

În ceea ce privește Soldurile, situația ideală ar fi ca la finalul operațiunii stocul să fie


zero pentru articolele sezoniere deoarece această situație atrage după sine pierdere
prin crearea de stocuri vechi, deprecierea mărfii, blocarea zonei de depozitare etc.
Urmărind zilnic vânzările și stocurile fiecărui articol in parte, directorul de
magazin va optimiza cifra de afaceri, soldările pe care le face, marja și va găsi cel
mai bun moment pentru a începe soldurile.

Pierderile necunoscute sunt rezultatul inventarului și pot apărea ca urmare a:


 erorilor de recepție;
 erorilor de la casele de marcat;
 erorilor furnizorilor;
 furturilor;
 numărării greșite a produselor inventariate;
 neînregistrării casse-urilor în sistem.

19
STOC STOC PIERDERI
TEORETIC INVENTARIAT NECUNOSCUTE

Pierderile pot apărea din motive de natură obiectivă sau subiectivă dintre care
enumerăm:
Motive de natură obiectivă: Motive de natura subiectivă:
desfacerea produselor de către clienți nerespectarea regulilor de depozitare
lăsarea produselor în diferite zone ale neatenție în manipularea produselor
magazinului
refuzul clientului de a cumpăra produsul nerespectarea rotației produselor la raft
consumul produselor în magazin neatenție la desfacerea ambalajelor
furtul produselor numărare greșită a produselor la inventar
neatenție la recepția mărfurilor
neasigurarea cu sisteme antifurt a
produselor sensibile

Directorul de magazin estimează și bugetează pierderile, le va urmări


îndeaproape, le va ține sub control pentru a nu depășii previziunile și va întocmi plan
de acțiune în vederea diminuării pierderilor.

PLAN DE ACȚIUNE ÎN VEDEREA DIMINUĂRII PIERDERILOR


1.PIERDERI CUNOSCUTE
a) Schimbare preț produse ținând cont de data recepției. De obicei noul preț de
vânzare se actualizează in sistemul informatic cu o zi după data recepției mărfii;
b)Pierderi din promoții

20
Asupra stocului trebuie lucrat în permanență pentru a evita reducerile de preț cu
efecte financiare asupra magazinului și implicit a companiei. Promoțiile pot de
asemenea să servească la dinamizarea vânzărilor unui raion sau unei categorii de
produse pentru a-l impulsiona pe client să descopere noi produse;
c)Casse
Manevrarea cu atenție a produselor, mai ales a celor sensibile pentru a evita
deteriorarea, spargerea acestora
Urmărirea vânzărilor zilnice, săptămânale și lansarea comenzilor in funcție de aceste
vânzări pentru a evita expirarea produselor
Verificarea zilnică a produselor la raft și respectarea rotației produselor (metoda FIFO
- First IN Firts OUT)
Desfacerea cu atenție a ambalajelor atât în recepție marfă cât și pe raioane
2.PIERDERI NECUNOSCUTE

a)Furturi
 Asigurarea produselor, în special a celor sensibile (exemplu: cosmetice,
electronice);
 Verificarea atentă la casa de marcat a tuturor produselor;
 Supravegherea magazinului prin sistem video sau prin prezența unui agent de
securitate;
 Controlarea ambalajelor înainte de a fi evacuate din magazin.
b)Erori de recepție
 Numărarea produselor la recepție să se realizeze cu atenție iar în caz de
diferențe constatate între aviz și realitate, acestea trebuie trecute în
documente (avizul de însoțire a mărfii sau factură) și semnate de către
reprezentantul furnizorului;
 Introducerea recepției în sistem trebuie să se facă cu atenție;
 Efectuarea de contrarecepții de către o persoană desemnată.
c)Erori case
 Verificarea conținutului cutiilor în care se găsește produsul;
 Verificarea produsele care necesită a fi cântărite (ex. Legume-fructe);

21
 Semnalarea prin „butonul de panică” a oricăror situații suspecte sau anunțarea
Serviciului de Securitate din magazin;
 Controlarea etichetării, codurilor de bară, absenței antifurtului și în caz de
anomalie se anunță șeful direct.
d)Erori suprafața de vânzare
 Verificarea respectării procedurii de cesiune (cesiunea reprezintă transfer de
marfă între departamente în cadrul magazinului);
 Verificarea produselor deteriorate dacă au fost scăzute din sistem înainte de a
fi aruncate;
 Etichetarea produselor;
 Controlarea fiabilității balanțelor (cântarelor);
 Numărarea corectă a produselor la inventar.

Metoda de calcul a pierderilor necunoscute în inventar este următoarea:

Diferența valorică
-50 ron
rezultată
/ în urma
inventarului

/ /
Cifra de afaceri 10’000 ron

= =
% de pierdere 0.5%
necunoscută

22
3.3 GESTIUNEA STOCURILOR DE MARFĂ

Stocurile reprezintă cantități de resurse materiale sau produse (finite sau într-
un stadiu oarecare de fabricație) acumulate în depozitele magazinului într-un anumit
volum și o anumită structură, pe o perioadă de timp determinată, în vederea utilizării
ulterioare.

Circuitul unui produs începe cu verificarea stocurilor pentru efectuarea


comenzilor către furnizori, continuă cu recepția mărfurilor, depozitarea
corespunzătoare a mărfurilor aplicând regula FIFO („First in – First out”/Primul intrat
– Primul ieșit), ieșirea din gestiune (vânzare sau utilizare în procesul de fabricație),
iar după această etapă se reia ciclul!

Este necesar să se recurgă la constituirea de stocuri optime, bine dimensionate și


aceasta se poate realiza prin comenzi corecte de marfă pentru a asigura produsele
necesare clienților, prezentarea la raft și în același timp pentru a evita pierderile și
suprastocurile.
Directorul de magazin va urmării rapoartele cu număr de zile de stoc pentru a
nu fi afectată profitabilitatea magazinului.

Pe baza planului de comenzi-livrări se emit comenzi ținându-se cont de următoarele


elemente pe care programul de gestiune le oferă:
 stocul actual;
 vânzarea medie pe zi;
 unitatea de comandă (bucata sau bax);
 promoțiile active;
 spațiul de la raft.
În vederea determinării cantității de marfă care trebuie comandată, trebuie să se țină
cont de o serie de reguli, dintre care enumerăm:
1. Se determină numărul de zile dintre două livrări consecutive;

23
2. Se identifică vânzarea medie zilnică(vmz) specifică produsului;
3. Pentru a determina cantitatea de marfă necesară de la o livrare la alta, se
aplică următoarea formulă:

C=Tl*VMZ
Unde:
C=cantitatea comandată
Tl= termen livrare (nr zile între două livrări)
Vmz=vânzarea medie zilnică;

4. Rezultatul obținut se compară cu stocul curent al produsului (stoc necesar-


stoc curent). În cazul în care noul rezultat este pozitiv, se impune comandarea
unui număr de produse echivalent cu valoarea acestuia;
5. Se recomandă verificarea vânzărilor din săptămânile anterioare pentru a
determina cât mai exact cantitatea de marfă necesară;
6. Datorită faptului că unitatea de vânzare nu coincide întotdeauna cu unitatea
de comandă, trebuie ținut cont de relația dintre cele două.

Cazuri specifice:

 La produsele proaspete poate apărea situația de comandă chiar dacă există


produsul pe stoc, în cazul în care acesta expiră în termen foarte scurt =>
produsele existente pe stoc nu vor putea fi prezentate spre vânzare până la
următoarea comandă => necesitatea unui nou stoc de produse

 În cazul promoțiilor, în lansarea comenzilor se ține cont și de spațiul alocat


expunerii produselor (ex: insulă, capăt de raft, element, gondolă)

 Comanda „speculativă” - în cazul în care produsul își va mări prețul de


achiziție (informație transmisă de către Centrala de achiziții), se poate
comanda o cantitate mai mare, dacă spațiul de depozitare permite

24
 Comanda angajament se poate face pentru import propriu sau pentru furnizor
local în următoarele cazuri:
a. pentru furnizor local înaintea unui sezon important, pentru a asigura
marfa necesară vânzării pe toată durata sezonului;
b. pentru import propriu atât pentru anumite produse fără specific
sezonier, pentru care alternativa importului oferă preț competitiv, raport
calitate-preț bun, prim preț etc. cât și înaintea unui sezon important,
pentru a asigura marfa necesară pe toată durata sezonului.

Gestiunea eronată, deficitară a stocurilor de marfă poate conduce la:


 ruptură de stoc => clienți nemulțumiți => cifra de afaceri pierdută
 supraîncărcarea depozitului magazinului => manipularea dificilă a mărfii
 overstock (stoc excedentar) => bani blocați
 creșterea pierderilor (în special la produsele proaspete) => sunt afectate
negativ: rezultat obținut, marja, cash flow-ul

Lansarea corectă a unei comenzi pe baza unei analize în prealabil are rolul de a
evita rupturile de stoc și de a asigura stocul de marfă necesar satisfacerii nevoilor
clienților.

Este important sa se pună accentul pe circulația rapidă a mărfurilor,


profitabilitatea pe produs și deținerea unei cantități suficiente pentru a
satisface cererea.

Toate aceste elemente contribuie la:


 fidelizarea clienților
 creșterea cifrei de afaceri
 menținerea unor bune relații cu furnizorii

25
3.3.1 RATA DE DEȚINERE

Definiție
Rata de deținere reprezintă raportul dintre numărul articolelor active (AC) sau
activ sezoniere (AS) cu stoc mai mare decât zero și totalul articolelor din gamă active
(AC) sau activ sezoniere (AS) indiferent de stoc.

Exemplu de raport de rată de deținere:


Rata de deținere
Magazin Nr. total Nr. art. cu Nr. art. cu % rata
articole stoc > 0 stoc = 0 de
(AC+AS) deținere
BUCUREȘTI 30474 29050 1424 95.33%
TIMIȘOARA 27474 26145 1329 95.16%
BRAȘOV 24326 22524 1802 92.59%
IAȘI 20423 19568 855 95.81%

Rata de deținere indică performanța managerială de a oferi clientului la un moment


dat o gamă cât mai completă, de a acoperi cât mai bine nevoile sale. O rată de
deținere cu un procent cât mai aproape de 100% contribuie radical la creșterea
rezultatelor magazinului (cifra de afaceri, număr de articole vândute, număr de clienți)

3.3.2 DECOTA
reprezintă stocul mai vechi de 180 de zile și totodată înseamnă bani blocați.
Marfa veche, fără rulaj implică cheltuieli mari aducând pierdere magazinului
deoarece necesită depozitare, se depreciază moral, se deteriorează.

În cazul în care în magazin există articole care nu au avut intrare în ultimele 6 luni și
vânzare mică sau deloc, se recurge la acțiuni care să ducă la diminuarea stocurilor
acestora și chiar să se ajungă la stoc zero:

26
 se verifică dacă sunt expuse în spațiul de vânzare;
 se încearcă returnarea lor la furnizor;
 se scade prețul (se soldează produsele) pentru a face loc la raft produselor
vandabile.

Exemplu:
Pentru articolele din decotă se poate realiza o insulă cu preț unic, semnalizată cu
afișe, amplasată la intrarea în magazin sau în zona caselor de marcat pentru a
atrage clienții și a-i determina să cumpere aceste produse care se pot transforma din
produse fără rulaj în produse ușor vandabile.
Produsele poate nu există pe lista de cumpărături a clientului dar datorită unui preț
atractiv și a unei prezentări reușite vor face parte din coșul lui de cumpărături.

3.3.3 PROVIZIOANELE PENTRU RISCURI ȘI CHELTUIELI


sunt fonduri constituite prin prelevări din rezultatele destinate acoperirii unor
cheltuieli sau pierderi probabile sau certe în perioadele următoare dar nedeterminate
ca mărime.
Cazurile cele mai tipice de provizioane sunt: pierderile probabile din litigii, amenzi,
penalizări, despăgubiri, daune și alte datorii incerte; cheltuielile probabile legate de
remedierea defectelor produselor și serviciilor livrate prin clauza de acordare a
garanției; pierderi probabile din diferențele nefavorabile de curs valutar; cheltuielile
cu reparațiile capitale planificate eșalonat potrivit programului pe mai multe perioade,
deprecierea mărfii existente in stoc.

Provizioanele constituite se vor include în cheltuieli și vor micșora


rezultatul exercițiului, fără a influența trezoreria. Dacă riscurile devin efective
atunci va avea loc o plată. Dacă riscul este în totalitate acoperit, provizionul se
va înregistra într-un cont de venituri și va majora rezultatul exercițiului.

27
4. PROGNOZA FLUXULUI DE NUMERAR (CASH FLOW)

Cash flow

încasări plăți

Fluxul de numerar reprezintă diferența dintre încasări și plăți sau banii care circulă
înspre și dinspre organizație, într-o perioadă de timp dată.

Fără o prognoză a fluxului de numerar, care facilitează directorului de


magazin monitorizarea încasărilor și plăților efectuate, nu poate ști de ce lichidități
dispune. De exemplu: urmărind zilnic încasările realizate, va ști când să-și planifice
plățile, astfel că va avea relații foarte bune cu furnizorii, cu băncile, cu proprietarii
spațiului în cazul în care locația este închiriată.

De ce este necesară situația fluxului de numerar?


 nici o firmă nu poate funcționa fără numerar;
 rolul specific al situației fluxului de numerar este să dezvăluie mișcările
numerarului pe o anumită perioadă;
 mișcările numerarului nu pot fi identificate imediat din contul de profit și
pierderi, care se concentrează pe venituri și cheltuieli, nu pe încasările și
plățile în numerar.(3)

28
Fluxul de numerar poate proveni din activități:

 operaționale
 din finanțare
 din investiții.

La soldul inițial al banilor lichizi disponibili în conturile bancare și în casierie se


adaugă încasările și plățile specifice celor trei categorii de fluxuri de numerar,
obținându-se soldul final al banilor lichizi, disponibili pentru a continua activitatea
afacerii în perioada următoare.

Cum se calculează fluxul de numerar?


Fluxul de numerar poate fi calculat pornind de la disponibilitățile de la începutul
perioadei de referința (luna, trimestru, an), la care se adaugă încasările și se deduc
plățile din acea perioadă.

Există două metode pentru prezentarea situației financiare a fluxurilor de numerar:


 directă - se bazează pe delimitarea fluxurilor de încasări - plăți proprii fiecărei
activități;
 indirectă - pornește de la rezultatul financiar al perioadei, care se ajustează
întâi cu elementele de venit/cost, care nu reprezintă mișcare de numerar, o a
doua ajustare fiind a tranzacțiilor cu numerar, capital circulant.

Exemple de calcul pentru fiecare tip de flux de numerar prin metoda directa, valorile
rezultate fiind nete:

• pentru cel operațional,

încasările de plățile către Dobânzile plătite și impozitul


la clienți - furnizori si + pe profit
angajați

29
• pentru cel din investiții,

încasările din plățile pentru dividendele primite


vânzarea achiziționarea de
- +
echipamentelor/ utilaje
mijloacelor fixe

• pentru cel de finanțare,

numerarul dividendele
provenit din plătite
-
împrumut

Pentru a afla numerarul de la sfârșitul perioadei, rezultatul adunării celor trei tipuri de
flux de numerar ar trebui să reprezinte o creștere netă de numerar fată de cel de la
începutul perioadei.
În cazul metodei indirecte, fluxul de numerar generat din operațiuni este ajustat,
prima dată, cu profitul net înainte de impozitare (se adaugă cheltuielile cu
amortizarea și cele cu dobânzile și se scad veniturile din dobânzi) și, apoi, cu profitul
din exploatare înainte de modificările capitalului circulant - descreșterea sau
creșterea creanțelor (sumele de primit de la clienți), creșterea sau descreșterea
datoriilor pe termen scurt (către furnizori, taxe) și descreșterea sau creșterea
stocurilor.

Factori care influențează fluxul de numerar:


1) salariile
2) chiria
3) furnizorii de utilități sau materia prima
4) taxele

30
Atunci când își stabilește fluxul de numerar, o firmă trebuie să ia in calcul:
 dacă se fac angajări sau reduceri de personal în perioada de referință
 chiria pentru locație
 utilități
 ratele de leasing dacă sunt echipamente în leasing
 necesarul de investiții în echipamente, dotări și utilaje
 creșterea sau scăderea costurilor, corelată cu volumul vânzărilor;
 termenele de plată în relațiile contractuale cu furnizorii
 termenele de încasare de la client (vânzări pe credit)
 modificări ale Codului fiscal
 impozitele de plată
 finanțare externă
 reinvestirea profitului din perioada anterioară

Situația fluxurilor de numerar indică principalele surse și utilizări ale


numerarului. Urmărirea mișcărilor de numerar de-a lungul mai multor perioade poate
releva tiparele de finanțare și investiție și poate ajuta la prognozarea viitoarelor
acțiuni manageriale.

31
5.CONTUL DE EXPLOATARE

Definiție
Contul de exploatare sau Contul de profit și pierdere reprezintă
documentul de sinteză care recapitulează totalitatea veniturilor și a cheltuielilor unei
firme într-o perioadă determinată.
Este instrumentul care explică modul de constituire a rezultatului și permite
desprinderea unor concluzii legate de performanțele activității firmei.

Venituri (Marjă + remize)

Cheltuieli (pierderi, chiria, salariile)

=
Rezultat brut

Alte cheltuieli financiare (impozit,


amortizări, credite)

Rezultat net

32
Exemplu Cont de exploatare:
MAGAZIN TOTAL
Constanța k-RON %CA cu TVA
CA cu TVA 100,000.00 100.00%
Marja brută din vânzări 8,300.00 8.30%
Remize de volum + 850.00 0.85%
Remize cooperări comerciale + 5,300.00 5.30%
Remize de deschidere + 3,700.00 3.70%
Pierdere cunoscută - 550.00 0.55%
Pierdere necunoscută - 500.00 0.50%
Provizion pentru deprecierea stocului - 100.00 0.10%
Total marjă bruta = 17,000.00 17.00%
Venit net Galerie + 2,000.00 2.00%
Cheltuieli de personal - 6,700.00 6.70%
Ambalaje - 50.00 0.05%
Întreținere mentenanță - 1,100.00 1.10%
Mici echipamente - 15.00 0.02%
Energie și fluide - 2,200.00 2.20%
Publicitate - 300.00 0.30%
Cheltuieli cu servicii bancare - 150.00 0.15%
Chirie - 4,000.00 4.00%
Alte cheltuieli de gestiune - 1,650.00 1.65%
Taxe și asigurări - 600.00 0.60%
Cheltuieli directe = 16,765.00 16.77%
Cheltuieli cu cotizațiile internaționale - 200.00 0.20%
Total cheltuieli = 16,965.00 16.97%
CASH FLOW BRUT = 2,035.00 2.04%
Amortizări - 1,200.00 1.20%
Rezultat operațional magazin = 835.00 0.83%
(Rezultat brut)
Stornare cheltuieli și venituri financiare + 109.35 0.11%
economice
Cheltuieli financiare externe 0.00 0.00%
Cota parte cheltuieli și venituri finaciare 0.00 0.00%
externe
Rezultat excepțional 0.00 0.00%
Rezultat net contabil societate (cash = 944.35 0.94%
flow net)

33
Pentru că există stabilite previziuni de venituri și cheltuieli, acestea se compară cu
cifrele realizate și directorul poate interveni după caz. Dacă de exemplu cifra de
afaceri crește, cheltuielile scad poate lua decizia de a mai angaja personal pentru a
susține activitatea magazinului și a veni în întâmpinarea clienților.

Contul de exploatare cuprinde:


5.1 VENITURI

Cifra de afaceri reprezintă totalitatea veniturilor din vânzări(încasări)


realizate de către o firmă într-o perioadă de timp determinată.

Metoda de calcul a cifrei de afaceri:

Număr de clienți

Număr articole vândute

Prețul mediu al
articolului

CIFRA DE AFACERI

34
CU CÂT NEVOILE CLIENȚILOR SUNT MAI BINE ACOPERITE CU
ATÂT SUNT CREATE PREMISELE CREȘTERII NUMĂRULUI DE CLIENȚI,
A NUMĂRULUI DE ARTICOLE VÂNDUTE ȘI IMPLICIT A CIFREI DE
AFACERI.

Marja este sursa de venituri menită să acopere cheltuielile activității de exploatare a


magazinului, dar și profitul necesar investițiilor noi, remunerării activității angajaților și
retribuirea acționariatului (dividende).

Remize reprezintă reduceri din partea furnizorilor și țin cont de volumul vânzărilor
sau de importanța cumpărătorului în portofoliul de clienți ai furnizorului. Remiza
corespunde, în general, unui procent aplicat asupra prețului brut, procent prevăzut în
oferta de prețuri a firmei sau care rezultă din negocierea între cei doi parteneri
contractuali.

5.2 CHELTUIELI

Cele mai uzuale tipuri de cheltuieli:

Costul achiziționării bunurilor care urmează a fi vândute cunoscut sub numele de


cost de vânzare.

Deprecierea stocului
Stocarea unui produs pe o perioadă mai mare de timp duce la deprecierea acestuia.
Produsele trebuie vândute înainte de a fi plătiți furnizorii (în general plata mărfii la
furnizori se negociază la termen). Trebuie verificat în permanență stocul și luate
măsuri corective pentru o gestiune <<curată>>.
Deprecierea stocului depinde de:
 Calitatea comenzilor;

35
 Capacitatea de a optimiza vânzările în magazin.

Cheltuielile cu personalul
Dacă cifra de afaceri și numărul de articole vândute este în creștere atunci
cheltuielile de personal vor fi în scădere sau invers, dacă cheltuielile de personal
realizate sunt superioare celor previzionate, trebuie acționat în vederea creșterii cifrei
de afaceri.
Procentul de cheltuieli de personal este consecința:
 performanței cifrei de afaceri pe metrul pătrat;
 nivelului productivității (nr. articole vândute/ore lucrate);
 organizării optimizate a muncii pe suprafața de vânzare;
 nivelului performant al absenteismului și al turnover-ului (flux de personal).

Cheltuieli cu energia:
 costurile cu electricitatea
 costurile cu consumul de gaze
 costurile cu consumul de apă
 costurile cu combustibilul
Cheltuieli cu întreținerea:
 mașinilor și utilajelor
 mobilierului
 clădirilor și a zonelor anexe
Cheltuieli cu chiria
Alte cheltuieli:
 cu publicitatea
 cu ambalajele
 cu onorariile
 cu gestiunea
Taxe și asigurări
Cheltuieli cu serviciile centrale

36
Serviciile centrale reprezintă un suport pentru activitatea comercială,
gestiunea contabilă și financiară, gestiunea umană și dezvoltarea companiei:
 Contabilitate
 Informatică
 Centrala de achiziții
 Resurse umane
 Dezvoltare
 Marketing
Impozite la stat
Amortizarea investițiilor
Dezvoltarea companiei – noi investiții
Credite bancare

Pentru o companie este strategic să aibă capacitatea sa de a avea


costuri fixe scăzute (mici) și eficiente pe de-o parte și, pe de altă parte, să
realizeze costuri variabile la niveluri performante, compatibile cu serviciile pe
care le oferă clienților și cu condițiile de muncă ale angajaților.
Costurile fixe sunt constante indiferent de volum. De exemplu costul de închiriere a
unei clădiri este un exemplu de cost fix. El nu variază în funcție de cantitatea produsă
sau vândută.
Costurile variabile se schimbă în strânsă dependență de volumul producției sau
vânzărilor. Materiile prime și comisioanele vânzărilor sunt exemple de costuri
variabile. Directorul de magazin va monitoriza costurile variabile pentru a se asigura
că ele se schimbă în proporții corespunzătoare, potrivite cu schimbările în vânzări și
producție.

Pentru a planifica activitatea magazinului pentru o perioadă viitoare,


directorul de magazin va culege date din contul de exploatare dar și din ceea ce
observă zi de zi în magazinul său. Pe baza analizării principalilor indicatori ai
activității poate concepe planuri de dezvoltare ale magazinului pe termen mediu și
lung.

37
Cunoscând veniturile și cheltuielile poate definii obiectivele angajaților săi.
Dacă de exemplu pierderile cunoscute (produse expirate, deteriorate, cu defect de
calitate, distruse, consumate) au un procent mai mare decât ce s-a previzionat,
directorul de magazin va stabilii ca obiectiv diminuarea pierderilor cunoscute cu
acțiuni dintre care putem enumera:

 comandarea unor cantități mai mici pentru marfa perisabilă și la intervale mai
scurte de timp;

 asigurarea produselor cu sisteme antifurt;

 identificarea produselor cu ambalaje rupte și recuperarea lor;

 alocarea unui agent de pază care să nu mai permită consumul produselor în


magazin (decizie luată ca urmare a cunoașterii nivelului cheltuielilor de
personal).

Contul de exploatare permite planificarea pentru anul următor a lucrărilor de


dezvoltare în magazin, directorul de magazin putând estima valoarea investițiilor.

Utilitatea contului de exploatare este aceea că oferă informații asupra


activității firmei, a modului cum se gestionează afacerile prin dimensiunea
veniturilor, cheltuielilor și rezultatelor pe care le generează.

38
Anexa 1
UNITATEA………………………………………………..
NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE
(pentru unitățile cu amănuntul)
Număr Data Factură Nr.
document Ziua Luna Anul Aviz de însoțire a mărfii

Subsemnații, membrii comisiei de recepție, am procedat la recepționarea valorilor materiale furnizate de


………………………………………………………………………………
din ………………………………………………………….. cu vagonul/auto nr. …………………………………………… documente însoțitoare
……………………………………………………………..
delegat ……………………………………………………………………………… constatându-se următoarele:
Nr. Denumirea bunurilor U.M Cantitate Recepționat Adaos comercial Preț de achiziție TVA Valoare la preț de
Crt. recepționate conform unitar+adaosul vânzare inclusiv
documente comercial unitar TVA
Cant. Preț Unitar Total Unitară Totală Unitară Totală
achiziție
0 1 2 3 4 5 6 7=4x6 8=5+6 9 10=4x9 11=8+9 12=4x11

TOTAL >< >< >< >< >< >< >< ><


Comisia de recepție Primit în gestiune
Numele și prenumele Semnătura Data Semnătura

39
Anexa 2

Furnizor ........................................................ Cumpărător .....................................................


(denumirea, forma juridică) (denumirea, forma juridică)
Nr. Înreg. Reg. Com. …………………………….. Nr. Înreg. Reg. Com. ……………………………..
C.U.I. ……………………………………….......... C.U.I. ………………………………………..........
Sediul ……………………………………………… Sediul ………………………………………………
Judeţul …………………………………………….. Judeţul ……………………………………………..
Contul ……………………………………………… Contul ………………………………………………
Banca ……………………………………………… Banca ………………………………………………

AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII

Nr. .............................
Data ...........................
(ziua, luna, anul)
Nr. SPECIFICAŢIA U.M. Cantit livrată Preţ unitar Valoarea
Crt. (produse, ambalaje, etc.) (fără TVA) -lei-
-lei-
0 1 2 3 4 5

Date privind expediţia TOTAL


Semnătura şi Numele delegatului ....................................................
ştampila Buletin/cartea de identitate
furnizorului Seria ...... Nr. ................. eliberat/ă ...........................
Mijlocul de transport ................ Nr. .........................
Expediţia s-a efectuat în prezenţa noastră la
data de ................................... ora ..........................
Semnăturile ..............................................................

40
Anexa 3

FACTURA Seria nr.


Nr.
facturii
Data

FURNIZOR CUMPĂRĂTOR
Nume Nume
Nr.ORC/an Nr.ORC/an
C.I.F. C.I.F.
C.U.I. C.U.I.
Sediul Sediul
Județul Județul
Contul Contul
Banca Banca
Denumirea produselor Valoarea cu
Nr. U.M Cantit. Prețul unitar Valoarea
sau a serviciilor T.V.A.
0 1 2 3 4 5 (3*4) 5+TVA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Total
Moneda RON Din care
accize

EXPEDIȚIA
Numele delegatului
B.I./C.I. Seria nr.
Eliberat
Semnăturile

Semnătura Semnătura de primire


şi ştampila
furnizolului

41
Anexa 4

UNITATEA__________________________
SECȚIA_____________________________
GESTIONAR_________________________
DATA__________________________

RAPORT DE GESTIUNE ZILNIC


Nr. Număr document Explicații Valoare lei
Crt. Mărfuri Ambalaje

Sold precedent
Intrări

Total intrări + sold


Vânzări + ieșiri

Total ieșiri
Sold final

Gestionar, Verificat,

42
Anexa 5

Unitatea …………………………...... Depus decontul (numărul și data)


……………………………………….

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAȚIE)


Nr. …………………………….

Domnul (a) ………………………………………………………………………..


având funcția de ………………………………………………………………….
este delegat pentru ………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
..………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………..…
la ………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………
Durata deplasării de la ………………..…… la ……………………………….
Se legitimează cu ………………………………………………………………

Ștampila unității și semnătura

Data ………………………………….

Sosit*) ……………………… Sosit*) ………………………………


Plecat*) …………………….. Plecat*) ……………………………..
Cu (fără) cazare Cu (fără) cazare
Ștampila unității și semnătura Ștampila unității și semnătura

Sosit*) ……………………… Sosit*) ………………………


Plecat*) …………………….. Plecat*) ……………………..
Cu (fără) cazare Cu (fără) cazare
Ștampila unității și semnătura Ștampila unității și semnătura

*) se va completa ziua, luna, anul și ora

43
Ziua și ora plecării ………… Avans spre decontare:
Ziua și ora sosirii …………... - Primit la plecare …………………….. lei
Data depunerii decontului - Primit în timpul deplasării ………….. lei
……………………………….. TOTAL …………………………………………
Penalizări calculate ………..
CHELTUIELI EFECTUATE CONFORM DOCUMENTELOR ANEXATE
Felul actului și emitentul Nr. și data actului Suma

TOTAL CHELTUIELI

Diferența de restituit s-a depus cu primit


dispoziție de încasare către casierie nr. Diferența de ---------lei …….
………… din ………………………… restituit
Aprobat Controlul Verificat Șef Titular
conducătorul financiar- decont, compartiment, avans,
unității, preventiv,

44
Anexa 6

UNITATEA __________________________________________________
___________________________________________________________

DECONT DE CHELTUIELI înregistrat la nr. _________________

Subsemnatul ____________________________________________
având funcția de _____________________________________________
anexez prezentului
__________________________
____acte justificative
specificate în borderoul de pe verso pentru justificarea avansului primit la
data de _____________________________________________________
În baza _____________________________________________________
_____________________________Avans primit lei __________________
____________________________________________________________
__________________________________________________________

TOTAL lei ______________________


Chelt. Conf. Borderou de pe verso lei _________________________
Diferența de primit / de restituit lei _________________________
S-a depus cu chitanța nr. ________________________
Semnătura titularului

Verificat și găsit în regulă


pentru suma de lei _____
Se certifică (_________________) Vizat
Majorări lei _________
_______________20___
Contabil șef,
Șef compartiment, Serv. financiar

45
BORDEROUL ACTELOR JUSTIFICATIVE DE CHELTUIELI *)
Nr. Felul actului și emitentul Nr. și data Sume Simbol cont
crt. actului corespondent

Adică lei __________________TOTAL LEI

______________________Semnătura __________________________

*)Actele vor fi îmborderate pe feluri de acte

46
Anexa 7
Unitatea___________________________ STAT DE SALARII
Sectia, serviciul, etc.____________________________ pe luna___________________anul________
Nr. NUMELE SI Salariul Alte Alte Venit Contributia Contributia Contributia Cheltuieli Venit Alte Deducere Deduceri Venit Impozit Salariul Avans Alte Total
Crt PRENUMELE de drepturi drepturi brut individuala individuala pentru profesionale net contributii personala suplimen baza de calculat net retineri de
baza salariale impozabile pentru pentru asigurarile (cota 15% ) sau de baza tare calcul e si plata
asigurari protectia sociale de cheltuieli retinut
sociale sociala a sanatate deductibile
somerilor

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Conducatorul unitatii, Conducatorul compartimentului Intocmit,


Financiar-contabil,

47
Anexa 8

48
Anexa 9

49
Anexa 10

Unitatea: ...........................................
CUI: ..................................................
Nr. Reg. Comert: ...............................

DISPOZITIE DE *)...............................................................CATRE CASIERIE


nr. ....................................... din ...................................................
Numele si prenumele ................................................................................................
Functia (calitatea) .....................................................................................................
Suma...........................lei...........................................................................................
(in cifre) (in litere)
Scopul incasarii/platii ....................................................................................................
......................................................................................................................................

Viza de control Compartiment financiar


Conducatorul unitatii
financiar-preventiv contabil
Semnatura

*) Se va inscrie "INCASARE" sau "PLATA" dupa caz. 14-4-4 t2

Date suplimentare privind beneficiarul sumei:


Actul de identitate: ..................... Seria: ..................Nr:................
Se completeaza numai Am primit suma de..............................................................lei
pentru plati (in cifre)
Data:...........................................
Semnatura:..............................................
Casier
Platit/incasat suma de................................................................................................lei
(in cifre)
Data ................................................................

Semnatura: .....................................................

50
Anexa 11

(UNITATEA)……………………………………………

Data Contul
Ziua Luna Anul casa

REGISTRU DE CASĂ
Nr. Nr. act Nr. Explicații Încasări Plăți
crt. casă anexă
Report/ Sold ziua precedentă

De reportat pagina / TOTAL


CASIER, COMPARTIMENT FINANCIAR-CONTABIL,

51
Anexa 12

Seria Nr.

MONETAR Nr. _____________


Data __________

Mag. ________________ Casa __________

___________ buc. X 500 lei __________


___________ buc. X 200 lei __________
___________ buc. X 100 lei __________
___________ buc. X 50 lei __________
___________ buc. X 10 lei __________
___________ buc. X 5 lei __________
___________ buc. X 1 leu __________
___________ buc. X 50 bani __________
___________ buc. X 10 bani __________
___________ buc. X 5 bani __________
___________ buc. X 1 ban __________
TOTAL lei __________

______________________________________

Casier predător, Casier primitor,

_______________ ________________

Responsabil, ______________

52
Anexa 13
……………………………………… Nr.pagină ……………….
(Unitatea)

REGISTRUL – INVENTAR
La data …………………………..

Diferențe din evaluare


Nr. Recapitulația elementelor Valoarea Valoarea de (de înregistrat)
crt. inventariate contabilă inventar Valoarea Cauze diferențe
1 2 3 4 5 6

Întocmit, Verificat,

53
Anexa 14

Plan de control inventar

Nr. Zona de inventar Responsabil zonă


Crt.

54
Anexa 15

Nr.Înreg./data :

Decizie de inventariere

În baza imputernicirii date de administratorii S.C. .......................…………………………............


pentru magazinul ..................………………………………………………………………………………se
decide efectuarea inventarierii tuturor bunurilor societății, în perioada:
.........................................................................
Art.1. Se numește Comisia Centrală de inventariere în următoarea componență:
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
………………………………………………………..

Art.2. Se constituie comisiile de inventariere anuală la nivelul a S.C. ……………………..


magazin…………………, a întregului patrimoniu în perioada .........................., conform planului de
control inventar anexat.
Art.3. Întreaga acțiune de inventariere anuală se va desfășura cu respectarea strictă a
legislației în vigoare și a procedurii privind desfăsurarea acestei acțiuni, responsabili de respectarea
acestora fiind directorii adjuncți, șefii de raioane, responsabilii de zonă (angajatii departamentului
comercial in funcție de organigrama existentă in cadrul firmei)
Art.4. Prezenta DECIZIE se comunică:
comisiei centrale de inventariere
membrilor comisiilor de inventariere
compartimentului de contabilitate

Director Magazin,

………………….

55
Anexa 16

SC …………………………………
CIF…………………………………

PROCES VERBAL PRIVIND REZULTATELE INVENTARIERII


LA DATA DE ……………………

Noi, membrii ai comisiei de inventariere, am procedat la inventarierea patrimomiului SC


……………………………..……… la data de ………………………., conform Deciziei nr. ……..
/……………… emisă de directorul magazinului.
În urma inventarierii am procedat la întocmirea listelor de inventariere anexate.
În urma inventarierii s-au constatat următoarele:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
În urma celor constatate, facem următoarele propuneri:
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Rezultatele inventarierii vor fi consemnate în Registrul Inventar la data de ………………… până la
data întocmirii situațiilor financiare anuale ale societății.

Comisia de inventariere
1. …………………………….…..
2. ………………………………...
3………………………………….
4……………………………….....

56
BIBLIOGRAFIE

(1) Sursa internet http://biblioteca.regielive.ro/cursuri/economie/management-


financiar-contabil-150719.html
(2) Mihai Ristea, Corina Graziella Dumitru, Corina Ioanăs, Alina Irimescu,
Contabilitatea societăților comerciale, vol.1, Editura Universitară, 2009

(3) Peter Atrill si Eddie McLaney, Contabilitatea și Finanțele pe interesul tuturor,


Ediția a IV-a, Grup de Editură și Consultanță in afaceri Rentrop&Straton 2006

4. Luminita Jalbă, Contabilitatea in comerț, Editura Universitară, București, 2011


5. Charles T.Horngren, Srikant M.Datar, George Foster, Contabilitatea costurilor, o
abordare managerială, Editia a XI-a, Editura ARC 2006
6. Ion Pereș, Crăciun Sabău, Dumitru Cotleț, Marius Miculescu, Cristian Pereș,
Corina Miculescu, Contabilitatea întreprinderilor în comerț și turism, Editura
Eurostampa, Timișoara, 2005
7. Mădălina Dumitru, Daniela Artemisa Calu, Contabilitatea de gestiune și calculația
costurilor, Editura Contaplus 2008
8. Ministerul Finanțelor, Norme metodologice pentru întocmirea și utilizarea
formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă și modelele acestora,
Editura Economică
9. Michael Morris, Cum să devii manager de succes, Editura All Beck, 2002
10. Gh. Gh. Ionescu, Emil Cazan, Management, Editura Universității de Vest
11. Marilen Pirtea, Horia Cristea, Cristina Nicolescu, Claudia Boțoc, Managementul
financiar al companiei, Editura Mirton, 2010
12. Sonia Constanța Muntean, Documentele financiar-contabile actualizate, Editura
Intelcredo, 2009

57