EXCEL Herramientas para La Productividad

Herramientas para la productividad
EXCEL 2003
SEMANA 5
TABLA DE CONTENIDO
NÚCLEO TEMÁTICO 3. ............................................................................................................................. 3

Descripción general del software aplicativo de hoja de cálculo ...................................................... 3
1. OBJETIVO ESPECÍFICO: ......................................................................................................................... 3
2. COMPETENCIA ....................................................................................................................................... 3
3. DESARROLLO TEMÁTICO .................................................................................................................... 3
3.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
3.2.1 COMPONENTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT EXCEL 2003........................................................ 5
Barra de título ................................................................................................................................................ 5
Barra de menú ............................................................................................................................................... 6
Barras de herramientas ............................................................................................................................... 6
Barra de referencia (o barra de fórmulas) .............................................................................................. 7
Área del libro de Excel ................................................................................................................................. 8
Barra de estado. ............................................................................................................................................ 9
3.3 Acciones de desplazamiento, selección y edición de datos........................................................ 9
Práctica 1. ............................................................................................................................................................... 9
Modificar el ancho de columnas y el alto de filas ................................................................................ 10
Práctica 2.............................................................................................................................................................. 12
Autocompletar. ........................................................................................................................................... 14
Desplazar celdas .......................................................................................................................................... 15
Insertar columnas y filas. .......................................................................................................................... 16
Aplicar formato a las celdas ..................................................................................................................... 18
Aplicar Autoformato. ................................................................................................................................. 20
Seleccionar múltiples columnas y filas. ................................................................................................... 27
3.4 Operaciones básicas con datos numéricos ................................................................................. 31
Usar el Auto relleno.................................................................................................................................... 32
Práctica 3.............................................................................................................................................................. 32
Operaciones básicas con números. ......................................................................................................... 35
2 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

NÚCLEO TEMÁTICO 3.
Descripción general del software aplicativo de hoja de
cálculo
Todas las actividades profesionales y laborales se han visto

gratamente beneficiadas a partir de la aparición en el mundo
informático de las Hojas de Cálculo. Estos programas están
diseñados para facilitar la organización de información de cualquier
tipo y efectuar con ella multitud de operaciones que apoyan el
análisis de resultados.
1. OBJETIVO ESPECÍFICO:
Introducir al estudiante en el manejo básico de los principales menús, vistas y operaciones de

una hoja de cálculo.
2. COMPETENCIA
El estudiante estará en condiciones de identificar, definir y aplicar las herramientas esenciales

de la hoja de cálculo como recurso en el manejo eficiente de datos numéricos.
3. DESARROLLO TEMÁTICO
3.1 INTRODUCCIÓN
La Hoja de Cálculo Microsoft Excel 2003, es una poderosa
herramienta para efectuar cálculos matemáticos que permitan la
solución de problemas reales, simplificando el esfuerzo que
podría demandar el tratamiento de los números con otros
[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 3

recursos. Brinda excelentes ayudas para administrar grandes listas de datos, como también
para realizar estudios estadísticos y financieros. Es por esto que se considera de gran
utilidad en la Gestión Empresarial.
En realidad, cuando se ejecuta la aplicación Microsoft Excel 2003, se está ejecutando un libro
que contiene hojas de cálculo. Cada una de esas hojas de cálculo está conformada por 256
columnas (si, como los libros de contabilidad que permiten el registro de movimientos
contables a través de columnas de información específica) y 65.536 filas (algo así como los
renglones de libro de contabilidad). Se puede equiparar con una gran tabla en la que cada
casilla (que se conoce como celda) puede almacenar valores numéricos, texto, fechas, horas,
funciones y fórmulas.
Toda información que se registre en una hoja de cálculo Excel puede ser resumida, ordenada,
totalizada, filtrada, usada para efectuar cálculos matemáticos y además puede ser convertida
en gráficas e informes.
Para entrar en materia, ejecute la Hoja de Cálculo Microsoft Excel 2003 que se representa
con el icono .
Si no se encuentra en el escritorio de Windows, utilice el menú , busque en el
submenú , en la carpeta
3.2 Descripción de los principales recursos de la hoja de

cálculo
Cuando se ejecuta Microsoft Excel 2003, se presenta la ventana:

La apariencia de esta ventana puede ser diferente en algunos aspectos, dependiendo de la
configuración inicial de Microsoft Excel en cada computador. Por ejemplo, es posible que a la
derecha aparezca una subventana llamada “Panel de tareas de Inicio”, que puede ser
cerrada si se presionan las teclas <ctrl.> y la tecla <F1> simultáneamente.
3.2.1 COMPONENTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT EXCEL

2003
Barra de título
Presenta el nombre del programa Microsoft Excel, seguido del nombre que se haya dado al
Libro de Excel (por defecto, propone el nombre de Libro 1).

En la parte derecha están siempre tres botones cuya finalidad es permitir el control sobre la
ventana de Word: Maximizar,/Minimizar para , Restaurar es decir ocupar toda o
parte de la pantalla y Cerrar que termina la ejecución del programa Microsoft Excel.
Barra de menú
Contiene los menús desplegables, cada uno de los cuales presenta una variedad de opciones
para realizar. Dentro de estos menús existen tres tipos de opciones:
Comandos Inmediatos, que ejecutan la acción sobre el contenido de la hoja de cálculo en el

momento en que son seleccionados. Algunos tienen asociada una combinación de teclas,
que pueden ser usadas para ejecutar la misma acción desde el teclado sin necesidad de abrir
el menú.
Menús Desplegables, los cuales se identifican por tener un triángulo a la derecha que indica
que al seleccionarlos se abrirá otro menú con más opciones.
Comandos con Ventana, en los que al hacer clic se despliega una ventana conocida como
“cuadro de diálogo” solicitando información para aplicarla al contenido de la hoja de cálculo.
Se identifican porque su nombre termina con puntos suspensivos (...).
Barras de herramientas
Este espacio, que puede ser más o menos amplio, dependiendo del número de barras que se
quieran ver (en el ejemplo hay 2 barras), contiene iconos para ejecutar de forma inmediata
algunas de las operaciones más habituales, que también se encuentran en la barra de menú.
Cuando las operaciones no están disponibles, las imágenes adquieren un color atenuado y no
tendría ningún efecto el hacer clic sobre ellas.

En el ejemplo que se muestra, la barra de arriba se llama Barra Estándar y contiene los
botones que realizan los comandos de uso más habitual. La segunda barra se llama Barra de
Formato y contiene las opciones que permiten cambiar la forma en que se ve el contenido se
la hoja de cálculo.
Existen varias barras más, que usted puede elegir si entra al menú Ver y selecciona la opción
Barras de Herramientas. Bastará con hacer clic sobre la barra que se desee activar para que
aparezca la imagen de selección y la barra ocupe un nuevo espacio en la ventana.
Barra de referencia (o barra de fórmulas)
Esta barra es de suma importancia en el momento de trabajar con Microsoft Excel.
Los elementos que la componen cambian su apariencia, dependiendo de las acciones que se
estén ejecutando y el contenido de la(s) celda(s) seleccionad(s).
El cuadro de nombres , indica el nombre de la celda actual (donde está

ubicado el cursor) o punto de inserción. Sirve además para mover el punto de inserción a la
celda que se escriba en el cuadro, o para darle un nombre a un conjunto de celdas, entre
otras cosas.
El sector cambia para mostrar el

contenido de la celda activa. El botón llama al asistente de funciones.

Área del libro de Excel
Como se mencionó en un principio, una hoja de Excel se compone de 256 columnas y 65.536
filas.
Cada columna tiene un nombre, que corresponde a una o dos letras del alfabeto. En la
imagen se observa que la primera columna se llama columna A, la segunda se llama columna
B, etc.
Para darle un nombre a fila, se les asignó una numeración consecutiva. Así la primera fila se
llama fila 1, la segunda se llama fila 2, etc.
La celda activa se resalta automáticamente mediante un margen grueso:
Observe que hay un cambio de color de fondo tanto en la columna como en la fila que
interceptan la celda activa. Esa información visual ayuda a localizar el punto de inserción y,
más importante aún, permite determinar el nombre la celda que está conformado por el
nombre de la columna unido al número de la fila: en este caso el punto de inserción o celda
activa es la celda A1.

Para saber a qué hoja del libro pertenece esa celda, se dispone de la siguiente barra que está
en la parte baja:
Se observa en la imagen que la hoja actual es la Hoja1. Cuenta también con botones de
navegación que aceleran el desplazamiento entre hojas del libro: hacer clic en el
primer botón activa la primera hoja del libro. El segundo botón activa la hoja anterior a la
actual. El tercero activa la hoja siguiente, mientras que el último activa la última hoja del libro.
Parece excesivo tener una barra de navegación para 3 hojas, pero como es posible insertar
hojas a necesidad, no es de extrañar que un libro tenga 50 o 60 hojas.
Barra de estado.
En esta barra se muestra una breve información acerca del comando que ha sido
seleccionado o del estado actual del espacio de trabajo, entre otras cosas que se explicarán
en su momento.
3.3 Acciones de desplazamiento, selección y edición de

datos
Práctica 1.
Por el momento no le contaré por qué le solicito que ingrese el siguiente nombre en la celda
C1: Federico García Lorca
Para hacerlo, haga clic sobre la celda C1, lo que la activa como celda actual y empiece a
escribir Federico García Lorca. Presione <enter>.
El resultado

Parece que el nombre escrito está ocupando las celdas C1 y D1, pero en realidad solo está
ocupando C1.
Ahora ingrese ESCRITOR en la celda D1. Haga clic en la celda D1 y teclee la palabra ESCRITOR.
Presione <enter>:
Ahora parece que se perdió parte de lo escrito en la celda C1.
Han sucedido varias cosas:
Cuando se escribió el nombre en la celda C1, parecía ocupar también la celda contigua.
Eso se debe a que como D1 estaba vacía, Excel se permitió mostrar el nombre
completo pues no “tapaba” ninguna información.
Cuando se escribió en la celda D1, dejó de estar vacía y Excel ahora solo muestra en C1
lo que se alcance a ver dado el ancho de la columna.
En ambos casos, al presionar <enter> se activó la celda ubicada debajo de la celda que
tenía el punto de inserción.
Lo sucedido hace necesario hablar del ancho de las columnas y del alto de las filas. Es claro
que el nombre Federico García Lorca, aunque está en C1 no se ve completo razón por la cual
se debe solucionar ese inconveniente. Podría ser disminuyendo el tamaño de la fuente hasta
que se vea completo. Pero no es solución pues si el nombre es muy largo la letra será tan
pequeña que no se podría leer.
Modificar el ancho de columnas y el alto de filas
La solución perfecta en este caso: hacer que la columna C1 sea lo suficientemente ancha para
que el nombre se vea completo.

Esta modificación se hará en la sección nombres de columna:
1. Desplace el puntero de Mouse hasta la sección nombres de columna

2. Ubique el puntero cercano a la línea que separa la columna C y la D, hasta que cambie
a la forma que indica que está listo para disminuir/aumentar el ancho de la
columna C. (Ojo, la columna a la izquierda del puntero)
3. Mantenga presionado el botón derecho de Mouse y arrastre para aumentar el ancho
de la columna C (hacia la derecha). Cuando el mensaje que muestra el valor del ancho
se acerque a 20, suelte el botón derecho del Mouse.
Funcionó, ahora se ve completo el nombre. Pero cuando haya 500 nombres escritos en las
celdas de la columna C ¿se va a tomar el tiempo para determinar cuál no se ve completo?
Deshaga el cambio de ancho de columna (clic en el botón deshacer ).
Pídale a Microsoft Excel que determine el mejor ancho de columna según el largo de los
datos que contenga:

2. Ubique el puntero cercano a la línea que separa la columna C y la D, hasta que cambie a la
forma que indica que está listo para disminuir/aumentar el ancho de la columna C.
(ojo, la columna a la izquierda del puntero)
3. Haga doble clic.

En este caso, Excel ajustó automáticamente el mejor ancho para la columna C teniendo en
cuenta su contenido. Si en lugar de un solo nombre, esta columna hubiera tenido 15.000
nombres, el ancho se habría ajustado teniendo en cuenta el nombre más largo.
Para modificar el alto de las filas se sigue igual procedimiento pero sobre la sección
Número de Fila:
El puntero cambia a que indica que se puede aumentar/disminuir el alto de la fila superior.
Haga doble clic y listo. Se realiza el ajuste automático de alto de fila.
Pruebe a auto ajustar el ancho de la columna D.
Por último, borre el contenido de las celdas C1 y D1:
1. Haga clic sobre la celda C1, para activarla

2. Oprima la tecla <Suprimir>
Repita estos pasos en la celda C2. La hoja debe quedar vacía.
Práctica 2.
Se necesita usar Excel para hacer un listado de precios de un almacén de ropa femenina
llamado “Almacén AABBCC”
Ingrese en la celda A1 el nombre del almacén cometiendo voluntariamente el siguiente error:

Almacén CCBBCC y presione <enter>. No olvide ajustar el ancho de la columna:

Corregir un dato mal registrado en una celda se puede hacer directamente en la celda o en la
Barra Referencia, que es la que se sugiere usar.
Active la celda A1 y observe la Barra de Referencia muestra el contenido de la celda:
En la barra de referencia, seleccione las letras CC que no son correctas:
Cuando hizo clic para seleccionar entró en modo de edición, lo que hizo que se mostrara
en la barra de referencia. El botón le permitirá anular los cambios que haya hecho
en el contenido. El botón acepta los cambios y equivale a pulsar la tecla <enter>.
Reemplace la selección por AA.

Presione <enter> o haga clic en el botón .
Continúe ingresando información:

En la celda A8 debe registrarse Bata amarilla en seda. Cuando escriba la primera letra (B)
suspenda y observe:
Autocompletar.
Excel está intentando facilitar su trabajo, supone que va a escribir el mismo contenido de la
celda A5, pues de todas las que ya tienen un contenido, A5 es la única que comienza con B y,
en consecuencia, le sugiere autocompletar el contenido de la celda A8.
Si lo que propone autocompletar es lo que se iba a escribir, presione <enter> para aceptar.
Si no, sencillamente continúe escribiendo el contenido real de la celda.
Autocompletar solo funciona a nivel de la misma columna de la celda activa y no funciona

con valores numéricos.
Continué registrando información de valor en dólares:

Observe que cuando se ingresan números en una celda, estos se alinean a la derecha,
mientras que los contenidos de texto se alinean a la izquierda de la celda.
Guarde el libro de Excel con el nombre “almacén AABBCC”
Desplazar celdas
Es posible que se necesite ubicar los datos de una o más celdas en otra parte de la hoja de
cálculo. Para lograrlo se hace uso del Mouse tanto para seleccionar el grupo de celdas a
mover, como para moverlas.
Para mover el contenido de la celda A1 a la celda B1, active la celda A1 y acerque el puntero
del Mouse al borde la celda. Cuando el puntero cambie a está disponible para mover la
celda:
Presione el botón izquierdo del Mouse, no lo suelte, mueva el Mouse hasta la celda B1 y
cuando observe que la celda B1 adquiere un marco en tono gris suelte el botón del Mouse.
Ahora el texto Almacén AABBCC está en la celda B1.
Para mover un grupo de celdas, selecciónelas haciendo clic sobre la primera celda y sin soltar
el botón del Mouse, diríjase a la última celda a seleccionar.
1. Seleccione el rango de celdas A3:B8 ( se lee como rango A3 hasta B8):
2. Acerque el puntero del Mouse al borde de la selección hasta que el puntero cambie a .

3. Mueva el bloque seleccionado de tal manera que los artículos queden en la columna B y el
los valores en la C, sin cambiar la fila.
Insertar columnas y filas.
Para insertar una columna, es necesario que primero se seleccione la columna que se debe
desplazar con la inserción. Esto es, que si se requiere insertar una columna entre las
columnas B y C, primero debe seleccionar la columna C, pues pasará a ser columna D,
mientras que la nueva columna se llamará columna C.
En los datos del Almacén AABBCC, se olvidó la columna correspondiente a la talla de cada
prenda. Esa información debe aparecer entre Artículo y Valor, razón por la cual es necesario
insertar una columna entre ambos.

1. Para seleccionar la
columna se deber hacer
clic en la sección nombre
de columna sobre la
columna que se va a
desplazar. Garantice que
el puntero del Mouse
tiene la forma antes
de hacer clic:
Sin sacar el cursor de la

columna seleccionada haga
clic con el botón derecho
del Mouse para obtener el
siguiente menú emergente,
del cual se selecciona la
opción Insertar:
La información de valor de
las prendas está ahora en la columna D.
Diligencie la nueva columna C, con los siguientes datos:

Grabe los cambios.
Ejecute una Vista preliminar para observa cómo se verá la tabla al imprimirla:
Realmente es necesario embellecerlo un poco.
El procedimiento para insertar filas es similar, pero aplicado al número que identifica la fila
sobre la cual se desea insertar una fila nueva.
Aplicar formato a las celdas
Muy similar a lo aprendido en el apartado sobre Microsoft Word en lo referente a

“embellecer” un documento, en Microsoft Excel se logran mejoras interesantes.
Logre que el nombre de la empresa quede centrado arriba de Artículo-Talla-Valor, usando el

icono Combinar y centrar de la Barra de Herramientas Formato: El efecto de esta orden
se traduce en unir 2 o más celdas en una sola y centrar el contenido de la primera celda que
se ha combinado.
1. Seleccione las celdas que se van a combinar, para el ejemplo es el rango B1:D1.

Haga clic en el icono Combinar y Centrar :
Aunque en la ventana de Microsoft Excel se ven las líneas que demarcan las celdas, al
momento de imprimir (o hacer una vista previa) esas líneas no aparecen.
En la Barra Formato existe un icono para hacer los bordes de las

celdas, llamado Borde exterior . Tiene anexo un pequeño
triángulo invertido con el cual es posible seleccionar el tipo de
borde de celda.
Aplique borde a todas las celdas de la tabla excluyendo el nombre de la empresa, de la

siguiente manera:
1. Seleccione el rango de celdas a los que se les aplicará el borde, es decir B3:D8
2. Haga clic en el triángulo invertido del icono Borde exterior para seleccionar , que hace
bordes al interior de la selección.

El resultado:
Genere una vista preliminar:
Va mejorando, pero embellecer quita tiempo, faltarían varios cambios de forma.
Aplicar Autoformato.
Existe una manera muy rápida de lograr que la información tenga una presentación
“decente”.
1. Seleccione toda la información de la hoja de cálculo:

2. Abra el menú Formato y seleccione la opción Autoformato. Aparece el cuadro de diálogo
Autoformato:
3. Revise todos los posibles Autoformatos (utilice la barra de desplazamiento para ver más
autoformatos). Seleccione el que sea de su agrado y haga clic en el botón Aceptar.
Si aplica un autoformato y el resultado no le agrada, use la opción deshacer .

Para el ejemplo se aplicó el autoformato Lista 1:
El resultado:
Por último, se aplicará un formato sobre los valores, para que sea evidente que se trata de
dinero:
1. Seleccione todos los valores y haga clic con el botón derecho del Mouse para que aparezca
el menú emergente:

2. Haga clic en la opción Formato de celdas:

3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas seleccione la pestaña Número si no es la
vista actual :
Elija la categoría Moneda, que le aplicará el formato de dinero a la selección:
Observe como se verá cada valor en . Usted puede

cambiar el símbolo de moneda, aumentar o disminuir el número de decimales y decir cómo
quiere que se muestren los valores cuando son negativos.
Por ahora, haga clic en el botón Aceptar y ejecute una vista preliminar:

Antes de terminar, es interesante revisar el cuadro de diálogo Formato de celdas en más
detalle:
Queda claro que la pestaña Número sirve para definir como se quiere ver el dato de la celda
para que refleje su significado.
La pestaña Alineación:
Permite definir la ubicación de los datos

dentro de la celda, así como la orientación
que tendrá:

La pestaña Fuente:
Permite hacer todos los

cambios posibles alrededor
del tipo de letra. Cada
cambio se muestra en la
pequeña sección Vista previa.
La pestaña Bordes:
Se pueden modificar las

características del tipo de línea de
borde de las celdas.

Seleccionar múltiples columnas y filas.
Cuando se desea realizar una misma acción sobre varias columnas no es necesario hacerlo en
cada columna individualmente. Es más eficiente seleccionar las columnas a modificar y luego
realizar la acción.
Columnas contiguas:
1. Para seleccionar la primera columna se deber hacer clic en la sección nombre de columna.
Garantice que el puntero del Mouse tiene la forma antes de hacer clic.
Seleccione la columna C:
2. Sin dejar de presionar el botón izquierdo del Mouse, desplácelo hasta la columna deseada
y suéltelo.
Mueva el Mouse con el botón

izquierdo presionado hasta la
columna F:

3. La acción que desee realizar (cambiar el ancho de columna, color, formato de celdas de
toda columna, etc.) afectará las columnas seleccionadas.
Por ejemplo, para cambiar el ancho de columna, haga clic con el botón derecho del Mouse en
cualquier parte del área seleccionada y escoja la opción Ancho de columna:
Ingrese 4 en el cuadro de diálogo de Ancho de Columna y acepte:

El resultado:
Igual procedimiento se debe seguir para modificar filas contiguas.

Columnas no contiguas.
Seleccione la columna B:
2. Mantenga presionada la tecla <ctrl> mientras selecciona las demás columnas a modificar.

Seleccione las columnas D, F y H, haciendo clic y sin soltar la tecla <ctrl.>:
Por ejemplo, cambie el

formato de las todas las
celdas de estas columnas a
fecha, haciendo clic con el
botón derecho del Mouse en
cualquier parte de cualquiera
de las columnas seleccionadas
y escoja la opción Formato de
Celdas:

Seleccione en el cuadro de diálogo
Formato de Celdas
Podría aprovechar para poner Borde a las celdas. Al terminar haga clic en Aceptar.
3.4 Operaciones básicas con datos numéricos

Hasta este momento se han hecho cosas con Microsoft Excel seguramente un poco
interesantes, pero no se ha usado en realidad ni el 0.5% de su potencia como hoja de cálculo.

Antes de iniciar este capítulo, es bueno hablar un poco sobre una excelente herramienta
llamada Auto rellenar.
Usar el Auto relleno.
Asociado a toda celda o selección siempre habrá un “cuadrito mágico” llamado

Control de Relleno, de gran utilidad, ubicado en el extremo inferior derecho del
marco de la celda:
Al acercar el puntero del Mouse al control de relleno, la forma del puntero

cambia a una pequeña cruz , que indica que se puede usar esa herramienta:
Práctica 3.
Cree un nuevo libro Excel.
Ingrese la siguiente información:
Haga clic en A1, acerque el puntero del Mouse hasta el Control de

relleno y cuando el puntero adquiera la forma , arrastre (arrastrar
se debe interpretar como mantener oprimido el botón derecho del
Mouse) hasta la celda A15:
En forma automática, el control de relleno copió el valor de A1 en la

demás celdas seleccionadas. ¿Por qué? Porque cuando solo se ha
indicado una celda que contiene un valor numérico, el control de
relleno asume que ese valor debe ser copiado.

Seleccione las celdas B1 y B2, acerque el puntero del Mouse hasta el Control de
relleno y cuando el puntero adquiera la forma , arrastre (arrastrar se debe
interpretar como mantener oprimido el botón derecho del Mouse) hasta la
celda B15.
Interesante: el control de relleno “entendió” que se quería rellenar las celdas

vacías con incrementos de 5, a partir del “análisis” del contenido de las dos
primeras celdas.
Seleccione C1 y C5 y realice la misma operación:
En esta oportunidad auto rellenó con decrementos de cinco

unidades.
Seleccione la celda D1, que contiene, ya no un valor, sino un texto y

repita el proceso con el control de relleno:
Extraño, ¿no? ¡Se sabe los nombres de los meses en orden! Siempre
que necesite escribir la secuencia de los meses del año, ya sabe
cómo ahorrar muchísimo tiempo.
Seleccione E1 y E2 y ya sabe cómo proceder.

Calculó que se deseaba auto rellenar dejando un mes de por medio y así lo hizo.
Si el control de relleno se sabe los meses, también debe saberse los días. Realice la
misma operación en la columna F:
Sin comentarios. Seleccione las dos primeras celdas de la columna G y haga lo

propio.
Auto rellenó dejando 2 días de por medio.
El dato en H1 es interpretado por Excel como una fecha: primero de

enero de 2008. Aplíquele el control de relleno hasta la celda H15:
Auto rellenó con los primeros 15 días de año 2008. Mucho trabajo se ahorra.
Por último, ya sabe qué hacer en la columna I:
Auto rellenó con la fecha del primer día de cada mes para lo cual debió
cambiar de año.
Esto y mucho más se puede hacer con el control de auto relleno.
Ahora se va a trabajar en la Hoja2. Haga clic en la pestaña Hoja2 de la parte

baja izquierda de la ventana de Excel.

Operaciones básicas con números.
Hasta este momento, se han usado celdas para que contengan valores digitados o textos.
Pero una celda también puede tener fórmulas matemáticas.
Fórmulas
Es importante recordar siempre que cuando se va a usar una celda para que haga cálculos
matemáticos, lo primero que se debe ingresar es el signo igual (=) o el signo de la suma (+).
En la celda A1 ingrese lo siguiente:
=785+1250+300 (no olvide al final presionar la tecla <enter>)
A1 ahora muestra el valor 2335, que es el resultado de sumar los 3 números.
Haga clic sobre la celda A1:
Observe que la celda A1 muestra el resultado de la operación, mientras que la barra de

referencia muestra los valores que intervienen en la operación.
Ingrese en la celda A2 la siguiente fórmula:
=100+12*5

El signo asterisco * se usa para indicar multiplicación.
El signo slash / se usa para indicar división.
Las operaciones de multiplicación y división tienen mayor “jerarquía” que las operaciones de
suma y resta. Eso hace que en cualquier fórmula primero se efectúen las operaciones de
mayor jerarquía y luego las de menor. En el ejemplo, primero se realizó la multiplicación (12*5
da 60) y luego efectuó la suma (100 + 60).
Para romper la jerarquía de los operadores matemáticos, se deben usar los paréntesis, que
obligan a que primero se evalúen las operaciones que estén entre paréntesis.
Se quiere obtener el valor promedio entre 10 y 20, cuya fórmula dice que es la suma de los
valores dividida por la cantidad de valores sumados.
No se obtiene el mismo resultado de 10+20/2 que de (10+20)/2.
En el primer caso, por jerarquía, primero se efectúa la división (20/2 da 10) y luego la suma
(10+10) que da 20.
En el segundo caso, primero se efectúa la operación suma por estar entre paréntesis (10+20
da 30) y luego la división (30/2) que da 15. Este es el resultado correcto.
Volviendo a Excel, haga esa operación de la siguiente manera:
En C2 se ingresó la fórmula =(10+20)/2, por lo tanto lo que se observa es correcto.
¿Qué pasa si se cambia el valor 1 por 30?
Eso ya no se ve bien. El valor promedio debería dar 25.

La razón es que la fórmula de promedio sigue siendo (10+20)/2.
La forma correcta de crear una fórmula en Excel es hacer uso del nombre de la celda y no del
valor de la celda. Esto se conoce como Referencia Relativa.
La fórmula usando referencias relativas es:
=(A2+B2)/2
Se interpreta como la suma del valor que contiene la celda A2 más el valor que contiene la
celda B2, dividido por 2.
Ingrese la nueva fórmula:
Cuando se escribe =A2 Excel automáticamente genera un marco en color sobre la celda A2
para indicar que ya entendió que debe usar el valor de esa celda. Continúe:
Al escribir B2 hace un marco sobre la celda B2. Continúe y presione <enter> al terminar:
El resultado del promedio es el esperado. Si se cambia el Valor 1 o el Valor 2,

automáticamente el valor del promedio se re calcula. Cambie el Valor 1 por 10.

Al escribir 10 en la celda A2, inmediatamente el promedio cambio a 15.
En resumen, las fórmulas deben contener referencias relativas a las celdas y no los valores de
las celdas.
Ingrese la siguiente información.
Ahora haga uso del Control de Relleno en la celda C2, para auto rellenar hasta la celda C5.
Si quiere, puede comprobar con una calculadora que los promedios mostrados son reales. El
control de relleno hizo un buen trabajo.
Haga clic en la celda C3.

Observe, en la barra de referencia, que el valor calculado es correcto, porque la fórmula hace
referencia a los valores contenidos en las celdas A3 y B3.
Haga clic en la celda C5:
Verifique. Todas las fórmulas son correctas sin que haya tenido que ingresarlas usted mismo.
La razón es que cuando usted copia o duplica fórmulas con referencias relativas, Excel
“arregla” cada fórmula dependiendo de la fila y/o columna en que esté.
Existe otro tipo de referencia conocido como Referencia Absoluta, que se usa cuando no se
desea que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva posición.
Las referencias relativas se convierten en referencias absolutas cuando se adiciona el
carácter $ delante de la letra de la columna o del número de fila (o de ambos) que se quiere
mantener invariable. Cuando se quiere que no cambie ni el índice de filas ni de columnas, se
debe poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.
Dirección relativa : F9
Direcciones absolutas : F$9$, F$9, F9$
Los errores
Cuando Excel detecta alguna anomalía en la forma como fue definida una fórmula, el
contenido de la celda puede mostrar algunas de las siguientes indicaciones:

#### La columna no es lo bastante ancha para mostrar el dato.
#¡DIV/0! La fórmula está intentando dividir por cero.
#¿NOMBRE? Mala referencia a función o celda.
#¡VALOR! Una celda contiene un valor que no se puede utilizar.
#¡REF! Referencia inválida a una celda.

 
 
EXCEL 2003 
 
SEMANA 5
 
 
 
TABLA DE CONTENIDO 
TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................... 2 
NÚCLEO TEMÁTICO 4. ............................................................................................................................. 3 
Funciones lógicas aplicadas a la evaluación y análisis de una base de datos. ............................... 3 
1. OBJETIVO ESPECÍFICO ......................................................................................................................... 3 
2. COMPETENCIA ..................................................................................................................................... 3 
3. DESARROLLO TEMÁTICO ................................................................................................................... 3 
3.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3 
3.2 Definición y aplicación de funciones lógicas ................................................................................. 4 
  La función SI .................................................................................................................................................. 4 
Práctica 1. .............................................................................................................................................................. 4 
  La función NO ............................................................................................................................................... 6 
  La función Y ................................................................................................................................................... 6 
  La función O .................................................................................................................................................. 7 
3.3 Funciones anidadas ........................................................................................................................... 8 
 
2  [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ] 
 
NÚCLEO TEMÁTICO 4. 
Funciones  lógicas  aplicadas  a  la  evaluación  y  análisis  de  una 
base de datos. 
 
Es posible lograr que Microsoft Excel se convierta en un excelente colaborador a la hora de 
tomar decisiones, cuando se manejan grandes volúmenes de datos. 
 
1. OBJETIVO ESPECÍFICO  
 
Impartir  el  conocimiento  necesario  para  el  uso  de  funciones  lógicas  y  explicar    diversas 
aplicaciones en bases de datos. 
 
2. COMPETENCIA 
 
Reconocer y aplicar las funciones lógicas de la hoja de cálculo que permiten analizar una base de 
datos y presentar de forma dinámica los datos ante el usuario final de la información, haciendo 
fácil y entendible su gestión. 
 
 
3. DESARROLLO TEMÁTICO 
3.1 INTRODUCCIÓN 
 
Son  muchos  los  casos  en  que  se  deben  tomar  decisiones  que  dependen  del  valor  del  dato 
que se esté manejando. Cuando se está comprando un regalo, la elección se hace teniendo 
en cuenta decisiones tomadas con base en características como el género (mujer u hombre) 
y la edad (bebé, niño, adolescente, adulto). La información generada del ejercicio profesional 
o laboral tiene implícita la toma de decisiones de este estilo. 
 
 
 
 
[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]  3
 
3.2 Definición y aplicación de funciones lógicas 
 
Las  funciones  son  procedimientos  preestablecidos  que  tienen  como  características  las  de 
tener  un  nombre  específico  y  exigir  una  forma  de  uso  estandarizado  (sintaxis).  Microsoft 
Excel cuenta con una lista de funciones bastante extensa entre las cuales están las llamadas 
funciones lógicas. Las funciones lógicas del Excel permiten tomar decisiones de tipo lógico, 
dependiendo de los datos que evalúen. 
 
 
 
 La función SI 
 
=SI(condición; acción 1; acción 2) 
 
La función SI evalúa la condición dada, si es verdadera ejecuta la acción 1, si la condición es 
falsa ejecuta la acción 2.  
 
Condición es cualquier expresión que pueda evaluarse como Verdadero o Falso. 
 
Acción1 es el valor que se devolverá si la prueba lógica es Verdadero. Si se omite devolverá 
“VERDADERO”.  
 
Acción2  es  el  valor  que  se  devolverá  si  la  prueba  lógica  es  Falso.  Si  se  omite  devolverá 
“FALSO” 
 
Práctica 1. 
 
A  los  vendedores  de  una  empresa  les  dan  una  bonificación  que  depende  del  volumen  de 
ventas: si un empleado vendió más de 100 artículos, se bonifica con $500, pero si no logró esa 
meta, se bonifica con $250. 
 
Ingrese esta información: 
 
 
 
 
 
Para  saber  cuánto  se  dará  de  bonificación  a  cada  empleado,  se  puede  llevar  la  decisión  a 
estos términos: 
 
=SI(la cantidad vendida es mayor que 100 ; pague 500 ; pague 250) 
 
En términos de Excel, para el empleado Carlos P, se debe escribir en la celda C2 la función así: 
 
 
En la celda C2 aparece el valor de bonificación de $500, pues vendió más de 100 artículos. 
 
Copie la fórmula para los demás empleados usando el control de relleno: 
 
 
 
Recuerde, 
 
>  Mayor que 
 
 
<  Menor que 
>=  Mayor o igual que 
<=   Menor o igual que 
<>       Diferente de 
 
 
Algunos ejemplos con los mismos datos: 
 
Ejemplo  Resultado 
=SI( A2 = A3 ; “mismo nombre”; “diferente nombre”)  “diferente nombre” 
=SI(C5 = C6;  “igual bonificación”;”diferente bonificación”)  “igual bonificación” 
=SI(B2 < B3; B2; B3)  “José M.” 
=SI(B4*10 > 1000; “vendió mucho”;”vendió poco”)  “vendió mucho” 
=SI(B4 > 120 ; C4 + 100 ; C4 ‐100)  600 
 
 
 La función NO 
 
=NO(condición) 
 
Esta función invierte el resultado (verdadero o falso) de la condición. 
 
Por ejemplo   =NO(2+2=4) dará como resultado FALSO pues la condición es verdadera. 
 
Es una función de poco uso. 
 
 La función Y 
 
=Y(condición 1, condición 2, ….) 
 
La función Y devuelve VERDADERO si todas las condiciones son verdaderas, o FALSO si una o 
más condiciones son falsas. 
 
Para evaluar si Carlos P. y María J. vendieron más de 100 artículos: 
 
 
 
 
 
 
Efectivamente,  ambos  vendieron 
más de 100 artículos. 
 
Para  determinar  si  todos  lograron 
vender más de 80 artículos: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Es FALSO pues Luís Z vendió solo 78 artículos. 
 
 La función O 
 
=O(condición 1, condición 2, ….) 
 
La función O devuelve VERDADERO si cualquiera de las condiciones son verdaderas, o FALSO 
si todas las condiciones son falsas. 
 
Para evaluar si Carlos P o José M vendieron menos de 100 artículos: 
 
 
 
 
 
Efectivamente uno de los dos vendió menos de 100 artículos. 
 
 
3.3 Funciones anidadas 
 
Algunas situaciones exigen que una función se deba utilizar como uno de los argumentos de 
otra función. Esto es lo que se conoce como anidamiento. 
 
Considere la siguiente situación: la bonificación para los empleados del ejemplo ahora tiene 
las siguientes condiciones: 
 
  Si vendió menos de 80 artículos, no hay bonificación. 
  Si menos de 100 artículos se bonifica con $250. 
  Si vendió 100 artículos o más se bonifica con $500 
 
La función SI es de la forma  =SI(condición; acción 1; acción 2) 
 
Lo que debe hacer es usar la función SI con anidamiento, reemplazando la acción 2 (cuando 
la condición es falsa) por otra función SI: 
 
=SI( B2 < 80 ; 0 ; SI( B2 <100; 250; 500)) 
 
Si el valor de B2 no es menor que 80,  se evalúa el SI interno (anidado). 
 
 
 
 
 
Copie la función en las demás celdas: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Luis Z., no recibe bonificación por vender menos de 80, la primera condición 
José M y Pedro R reciben $250, pues cumplen la segunda condición 
Carlos P y María J reciben $500, pues cumplen la tercera condición. 
 
Se decide una condición más para la bonificación: 
 
  Si vendió menos de 80 artículos, no hay bonificación. 
  Si menos de 100 artículos se bonifica con $250. 
  Si vendió entre 100 y 120 artículos se bonifica con $500 
  Si vendió más de 120 artículos se bonifica con $700. 
 
Esta situación requiere  anidar una función SI dentro de la función SI anidada: 
 
=SI(B2<80 ; 0 ; SI(B2< 100 ; 250 ; SI( B2 < 120 ; 500 ; 700))) 
 
Analice la forma como se diseñó esta función anidada. 
 
El resultado, aplicando la función a todos los empleados: 
 
 
 
 
 
Antes de terminar esta unidad, ordene los datos de la tabla según el nombre del empleado 
para que se haga más sencillo localizar un vendedor: 
 
1. Seleccione los datos que se quieren ordenar: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tenga en cuenta que, aunque se quiere ordenar por la columna de empleado, es importante 
que  los  datos  asociados  a  cada  empleado  (cantidad  vendida  y  bonificación)  se  reubiquen 
también al ordenar. Es por eso, que no solo se seleccionó la columna empleado sino también 
todos los demás datos relacionados. 
 
2.  Seleccione  la  opción  Ordenar  del  menú  Datos,  para  tener  acceso  al  cuadro  de  diálogo 
Ordenar 
 
 
 
 
 
Esta opción permite tres niveles de ordenación, que se explicarán más adelante. 
 
Por ahora observe que la sección Ordenar por sugiere la columna Empleado y que el orden 
sea ascendente (de la A a la Z).  
 
Como se quiere ordenar por empleado, sólo bastará con hacer clic en el botón aceptar: 
 
 
 
Si se quiere ordenar por Cantidad  vendida: 
 
1. Seleccione los datos a ordenar: 
 
 
 
 
 
 
2.  Seleccione  la  opción  Ordenar  del  menú  Datos,  para  tener  acceso  al  cuadro  de  diálogo 
Ordenar.  
 
 
 
 
 
 
3.  Seleccione  la  columna  CANTIDAD 
VENDIDA en la sección Ordenar por: 
 
 
 
 
 
 
4. Haga clic en el botón Aceptar: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ahora el empleado Luís Z aparece de primero, pues el que menos vendió, mientras que María 
J pasó al final por la razón contraria.  
 
EXCEL 2003
SEMANA 6
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO............................................................................................................................. 2
NÚCLEO TEMÁTICO 5. .............................................................................................................................. 3
Descripción, uso y diseño de funciones de búsqueda. ....................................................................... 3
1. OBJETIVO ESPECÍFICO .......................................................................................................................... 3
2. COMPETENCIA ....................................................................................................................................... 3
3. DESARROLLO TEMÁTICO .................................................................................................................... 4
3.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
3.2 Definición de Funciones de Búsqueda ............................................................................................ 4
3.3 Criterios necesarios para elaborar funciones de búsqueda complejas .................................... 4
La función BUSCAR ....................................................................................................................................... 4
Práctica 1. ............................................................................................................................................................... 5
La función BUSCARV .................................................................................................................................... 8
Práctica 2................................................................................................................................................................ 8
La función BUSCARH .................................................................................................................................. 10

Descripción, uso y diseño de funciones de
búsqueda.
Desde que la información pasó del papel a los computadores, una de las máximas ganancias
obtenidas es la de localizar cualquier dato de forma inmediata, sin importar qué tan grandes
sean los archivos. Microsoft Excel brinda excelentes ayudas para búsqueda de datos.
1. OBJETIVO ESPECÍFICO
Proporcionar al estudiante los fundamentos de conocimiento necesarios para utilizar

funciones de búsqueda que permitan agilizar procesos de localización y extracción de datos.
2. COMPETENCIA
Usar de manera eficiente las funciones de búsqueda en la localización y extracción de datos

específicos, dentro de una base de datos administrada por un software de hoja de cálculo.

3.1 INTRODUCCIÓN
Teniendo en cuenta los grandes volúmenes de información que se pueden registrar en las
hojas de cálculo Microsoft Excel, pues en una sola hoja caben más de 16 millones de datos,
no se debe extrañar que haya funciones de búsqueda muy eficientes.
3.2 Definición de Funciones de Búsqueda

A diferencia de la opción Buscar del Menú Edición que ubica el valor buscado y activa la celda
que lo contiene (o lo que es lo mismo, muestra en la pantalla la celda con el valor) las
funciones de búsqueda son usadas para traer un resultado a una celda dependiendo de lo
que haya encontrado.
3.3 Criterios necesarios para elaborar funciones de

búsqueda complejas
La función BUSCAR
=BUSCAR(Valor buscado ; Rango de comparación ; Rango de resultado)
El Valor buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o una referencia.
Rango de comparación hace referencia al conjunto de celdas donde se debe localizar el valor
buscado. La condición es que este rango corresponda a una sola fila o a una sola columna.
Los valores pueden ser de tipo numérico, texto, o valores lógicos. Adicionalmente, es
importante que estén ordenados en forma ascendente.
Rango de resultado es el conjunto de celdas de una sola fila o una sola columna de donde se
obtendrá el valor que debe mostrarse en la celda de la función. Es indispensable que el rango
de resultado contenga el mismo número de celdas que contiene el rango de comparación.
¡A trabajar!

Práctica 1.
Suponga que un Hotel de Paso, lleva un mes de labores con una única habitación para una
persona sola. El dueño lleva un registro en Excel del día de ingreso y nombre de quien ocupa
la habitación. Sus clientes son habituales. La habitación siempre ha estado ocupada por
alguien.
(ingrese los dos primeros días y use el control de relleno. En ocupante, ayúdese de
autocompletar)
Guarde con el nombre de “Hotel ZZZ”
La idea es que cuando se ingrese un día del mes en la celda D9, automáticamente el dueño
pueda saber quién ocupaba la habitación, en la celda E9.
Observe la función buscar que logra ese objetivo. Ingrésela en la celda E9:
=BUSCAR( D9 ; A2:A17 ; B2:B17 )
Resultado:

Cuando se ingresa el día 8 en la celda D9, la función busca el valor en el rango de días
(A2:A17), con una característica especial:
Si no encuentra el valor exacto, se decide por el valor menor más cercano. En el ejemplo, 8
no aparece, entonces el valor menor más cercano a 8 es 7.
Una vez decide el valor, busca en el rango de ocupantes (B2:B17) el nombre de quien ingresó
ese día.
Se asume que Claudia ingresó el día 7 y ocupó la habitación hasta el día 8, pues el día nueve
ingresó Pedro.
Pruebe con otros días y analice el resultado. Por ejemplo:

Otros ejemplos:
Ejemplo especial:
Se ingresó el día 0 y el Excel informa mediante un mensaje de error #N/A, que no encontró
ningún valor menor cercano a 0, dentro del Rango.
Lógico: no es posible arrendar la habitación antes de abrir el Hotel
Ejemplo especial:
Al ingresar el valor 33, Excel encuentra que hay un valor menor cercano a 33.

Sería de suponer que Nicolás aún está ocupando la habitación el día 33.
La función BUSCARV
=BUSCARV(Valor buscado ; Matriz comparación ; Columna Resultado ; Exacto)
Busca Valor buscado dentro de la primera columna de Matriz comparación y muestra el dato
según la Columna resultado.
Valor buscado puede ser un valor, un texto o una referencia.
Matriz comparación es el rango de celdas que incluye varias columnas, la primera de las
cuales contendrá Valor buscado.
Exacto es opcional (no es de uso obligatorio). Puede tomar los valores VERDADERO o FALSO.
Si es VERDADERO o se omite, exige que la primera columna de Matriz comparación esté
ordenada ascendentemente y si no encuentra Valor buscado se decide por el valor menor
más cercano. Si es FALSO exige que Valor buscado exista, de lo contrario devuelve el error
#N/A..
Columna resultado es el número de la columna dentro de Matriz comparación desde la cual

debe mostrar el resultado.
Práctica 2.
Inserte una nueva columna para ampliar el ejemplo Hotel, ingrese los datos de Pago (no los
cuestione, son sólo para el ejemplo) como sigue:

La función BUSCARV para este ejemplo será:
=BUSCARV( E14 ; A2:C17 ; F14 )
Ingrésela en G14. El resultado será:
Se omitió el parámetro Exacto, lo que equivale a haber escrito VERDADERO.

La función BUSCARV buscó el día 14, pero como no está, asumió el valor menor más cercano
que es 13. Como se indicó el # de columna 3, muestra en resultado los $1700 (Pago es la
tercera columna) que pagó Luís por su estadía los días 13 y 14.
Otros ejemplos:
La función BUSCARH
=BUSCARH(Valor buscado ; Matriz comparación ; Fila Resultado ; Exacto)
Esta función se desempeña de igual forma que la función BUSCARV, pero se usa cuando los
datos han sido ingresados por filas y no por columnas, o sea de forma Horizontal y no
Vertical, como en el caso de BUSCARV.
La práctica queda a gusto del estudiante.
De cualquier manera, si desea ayuda de Excel para

saber algo más de esa función presione la tecla F1,
o lo que es lo mismo, abra el menú ? y seleccione la
primera opción:

Se abre el panel Ayuda de Excel, en el que usted puede
escribir lo que desea buscar:
Presione <enter> o
haga clic en :
Presenta un listado
de los hallazgos de
temas relacionados.

Al hacer clic (en este ejemplo sobre ) se muestra una ventana de
texto explicativa:

EXCEL 2003
SEMANA 6
TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007
TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007.......................................................................................2

6. NÚCLEO TEMÁTICO 6 ..........................................................¡Error! Marcador no definido.
Filtrar y extraer datos de manera efectiva ......................¡Error! Marcador no definido.
6.1. Objetivo específico ...........................................................¡Error! Marcador no definido.
6.2. Competencia .......................................................................¡Error! Marcador no definido.
6.3. Desarrollo temático .........................................................¡Error! Marcador no definido.
6.3.1 introducción ....................................................................¡Error! Marcador no definido.
6.3.2 Conceptos generales sobre filtros y su aplicación en listas y bases de datos
.........................................................................................................¡Error! Marcador no definido.
6.3.3 Uso del Filtro ...................................................................¡Error! Marcador no definido.
Práctica 1............................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

FILTRAR Y EXTRAER DATOS DE MANERA EFECTIVA.
Son muchas las ocasiones en las que la cantidad de datos que se manejan en una hoja de
cálculo, dificultan dimensionar algunas de sus particularidades. Poder extraer VISTAS de
subconjuntos de datos se convierte en una excelente colaboración para el análisis.
Proveer el conocimiento necesario sobre la aplicación de filtros automáticos y avanzados en

el desarrollo de actividades de búsqueda, presentación y manipulación de datos numéricos y
textuales.
2. COMPETENCIA
Reconocer el uso adecuado de filtros en la administración de la información y cómo depurar y

extraer datos hacia otras aplicaciones de software.
3.1 INTRODUCCIÓN
Cuando se hace un jugo de fruta, luego del proceso de licuado se debe utilizar un colador
para filtrar (o separar) el líquido de la pulpa. Este mismo concepto de colador se puede
aplicar a los filtros en Excel.

3.2 Conceptos generales sobre filtros y su aplicación en
listas y bases de datos.
Los filtros son una herramienta muy útil para buscar y extraer un subconjunto de datos del
total de datos o de un rango de datos de una lista o base de datos. Cuando se aplica un filtro,
solo se muestran las filas que cumplan con las condiciones de filtrado. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea ver.
Los filtros no solo se usan para obtener un grupo de datos, también es posible modificarlos,
eliminarlos, cambiar su formato, imprimirlos, etc.
Un conjunto de información se define como LISTA cuando cumple con las siguientes
premisas:
La primera fila de una lista debe contener un título por columna, que identifique
los datos que se ingresarán en las columnas (como en el ejemplo del Hotel, cada
columna tiene un título).
En cada celda de una columna solo debe haber datos relacionados entre sí (si la
columna tiene el título APELLIDOS, los datos registrados en esa columna sólo
deben corresponde a Apellidos, no debe aparecer un valor numérico o una fecha
en esa columna).
No se deben dejar celdas vacías entre la fila de Título y el último dato de la lista.
Al aplicar filtros, asegúrese que las columnas a filtrar cumplan con las condiciones de una
lista.
Excel provee de dos herramientas de filtrado: El Autofiltro y el Filtro Avanzado. El estudio del
Filtro Avanzado excede el alcance de este curso.
3.3 Uso del autofiltro

El comando autofiltro permite filtrar datos por el método de selección, usando criterios
simples.

Práctica 1.
Aunque ya se ha trabajado con listas en esta unidad, se creará una hoja de cálculo nueva.
Ingrese la siguiente información y guarde el libro Excel con el nombre “Automóviles

Vendidos”
(Los datos utilizados en este ejemplo no comprometen a nadie)
Aplique el comando Autofiltro. Haga clic en cualquier celda de la lista y abra el Menú Datos,
submenú Filtro, Opción Autofiltro.

Observe lo ocurrido con los títulos de la lista:
Cuando se hace uso del comando Autofiltro, aparece un botón asociado a cada uno
de los títulos de la lista.
Ejemplo 1: Se quiere filtrar por la columna MARCA para que solo se vean los Mazda
vendidos:
Haga clic en el botón asociado al título MARCA.

Hacer clic en un botón presenta una lista desplegable para selección. El filtro muestra
entre otras cosas, que las marcas utilizadas en la lista son Chevrolet, Mazda, Renault y
Volkswagen. Seleccione Mazda:
El contenido de la venta cambia:
¿Qué ha sucedido? Lo que se hizo fue pedirle al filtro que solo mostrara esa marca. Además,
ha cambiado el color del pequeño triángulo en el botón de filtro que se usó, a color azul:
Este cambio de color sirve para indicar que el filtro de esa columna ha sido usado y que debe
haber datos ocultos.
Ahora se hace más fácil analizar cómo estuvo la venta de Mazdas, que cuando estaban todos
los datos.
Podría seleccionar toda esa información para copiarla (<ctrl.>+C) y luego pegarla en un
documento de Word (abra Word y de <ctrl.>+V) si estuviera haciendo un informe sobre venta
de Mazda.

Para regresar a la lista completa, haga clic en botón asociado a MARCA y seleccione la
opción (Todas)
Esto le indica al filtro que se desea ver todas las filas de la lista.
Ejemplo 2: se desea saber sobre los vehículos año 2006:
Haga clic en el botón y seleccione 2006:
Además de ese listado de automóviles Año 2006, se quiere saber cuáles se vendieron en
$ 11,000: haga clic en el filtro de y seleccione el valor pedido.
Para volver a ver la lista de autos Año 2006 se debe seleccionar la opción Todos de PRECIO
DE VENTA.

Tenga presente que debe estar seguro que no haya ningún filtro aplicado (botón con
triángulo en color azul) antes de iniciar un nuevo ejemplo.
¿Cuáles automóviles se vendieron el día 4 de enero de 2008?
¿Cuáles automóviles de color Negro se vendieron el día 4 de enero de 2008?
¿Cuáles automóviles se vendieron en $ 11.000?
¿Cuáles automóviles MODELO Allegro MARCA Renault se vendieron?
Es imposible efectuar esta operación de filtrado pues si primero se filtra por MODELO Allegro,
cuando se vaya a filtrar por MARCA no aparece Renault. Si primero se filtra por MARCA
Renault, cuando se vaya a filtrar por MODELO no aparece Allegro.

Práctica 2.
No siempre las consultas son tan sencillas.
Ejemplo 1: se desea consultar cuáles autos se vendieron en $12.000 o

más:
Para lograr filtrar esta consulta se debe hacer uso de la opción

(personalizar) del filtro asociado a PRECIO DE VENTA:
Personalizar despliega un cuadro de diálogo que permite hacer filtrados

más complejos que la simple selección.
La parte alta del cuadro permite

seleccionar la condición que se quiere
aplicar y el valor por el que se quiere
filtrar.
La consulta es sobre autos con precio

de venta mayor o igual que $12.000:

Y luego:
Haga clic en Aceptar:
Se desea consultar los autos cuyo precio de venta no es igual a $10.000:
Elija la opción (personalizar) del filtro asociado a PRECIO DE VENTA y seleccione la condición
no es igual a:

Y luego:
Haga clic en aceptar:
No debe aparecer ninguno con precio de venta de $10.000
Vuelva la lista a su estado original.
Ejemplo 2: ¿Cuáles autos se vendieron con MODELO que comienza por la letra A?
Elija la opción (personalizar) del filtro asociado a MODELO y seleccione la condición

comienza por:

Y luego:
Práctica 3.
Cuando la consulta tiene 2 condiciones, existen dos posibilidades que se deben analizar:
1. Cuando se debe cumplir la condición 1 y la condición 2
2. Cuando se debe cumplir la condición 1 o la condición 2

Los resultados pueden ser sorpresivos, si no se tiene en cuenta este aspecto al momento de
diligenciar la ventana personalizar:
Ejemplo 1: Se quiere consultar los autos cuyo precio de venta fue de $ 9.200 o de $ 18.000
Elija la opción (personalizar) del

filtro asociado a PRECIO DE VENTA
y seleccione la condición es igual a
y seleccione el valor $ 9.200:
En el cuadro de diálogo hay dos

conectores lógicos , y por
defecto está seleccionado el conector Y.
Ahora, analice la unión lógica de la doble

consulta: $ 9.200 o $ 18.000. Significa que
se debe usar el conector lógico ,
basta con hacer clic sobre él.
Ingrese la segunda condición:

Y por último haga clic en Aceptar:
Si se hubiera manejado el conector lógico Y, la consulta no hubiera mostrado nada, pues no

es posible que un Precio de Venta sea igual a $ 9.200 y también sea igual a $ 18.000.
Ejemplo 2: se quiere consultar los autos cuyo precio de venta es mayor a $11.000 y menor o
igual a $ 19.000.
Elija la opción (personalizar) del

filtro asociado a PRECIO DE
VENTA y registre las condiciones,
asegurándose que el conector Y
esté seleccionado:
No debe aparecer ningún precio de venta de $ 11.000 o menos, ni tampoco mayor que
$19.000.

Ejemplo 3: La consulta
ahora es sobre los autos
cuyo precio de venta es
mayor o igual a $12.000 o
igual a $9.200:
Por último, para quitar el Autofiltro, basta con abrir el menú Datos, seleccionar el submenú
filtro y hacer clic en Autofiltro. Los botones desaparecerán y se restablecerá todo el
contenido del documento.

EXCEL 2003
SEMANA 7
[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

TABLA DE CONTENIDO
NÚCLEO TEMÁTICO 7............................................................................................................................................... 3

FUNCIONES ESTADÍSTICAS Y FINANCIERAS BÁSICAS APLICADAS A LA HOJA DE CÁLCULO. ................. 3
1. OBJETIVO ESPECÍFICO ......................................................................................................................................... 3
2. COMPETENCIA ...................................................................................................................................................... 3
CONOCER Y APLICAR FUNCIONES FINANCIERAS Y ESTADÍSTICAS CUYOS RESULTADOS PUEDAN SER
USADOS EN ANÁLISIS ADECUADOS DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ANÁLISIS ADECUADOS DE
LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN HOJAS DE CÁLCULO. ............................................................................... 3
3. DESARROLLO TEMÁTICO.................................................................................................................................... 3
3.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 3
ASISTENTE PARA INSERTAR FUNCIONES .......................................................................................................................... 4
PRÁCTICA 1. ................................................................................................................................................................................ 7
3.2 DEFINICIÓN Y APLICACIÓN DE FUNCIONES ESTADÍSTICAS .................................................................... 11
PRÁCTICA 1. ............................................................................................................................................................................. 11
FUNCIÓN PROMEDIO .................................................................................................................................................. 12
FUNCIÓN VAR ................................................................................................................................................................. 13
FUNCIÓN DESVEST ....................................................................................................................................................... 15
FUNCIÓN MODA ............................................................................................................................................................ 16
FUNCIONES MAX Y MIN ............................................................................................................................................... 17
OTRAS FUNCIONES ESTADÍSTICAS ................................................................................................................................ 17
3.3 DEFINICIÓN Y APLICACIÓN DE FUNCIONES FINANCIERAS. .................................................................... 18
PRÁCTICA 1. ............................................................................................................................................................................. 18
FUNCIÓN PAGO ............................................................................................................................................................. 19
PRÁCTICA 2. ............................................................................................................................................................................ 20
FUNCIÓN VF .................................................................................................................................................................... 20

Funciones estadísticas y financieras básicas aplicadas a la hoja
de cálculo.
Para cualquier empresa, una de las razones más importantes

de tener los datos de su ejercicio normal almacenados en un
computador, es la de poder obtener de ellos información
estadística y/o financiera para apoyar las decisiones.
Impartir el conocimiento necesario para la aplicación de funciones estadísticas y financieras

y explicar los diversos complementos y ayudas contenidas en la hoja de cálculo para la
elaboración de las mismas.
2. COMPETENCIA
Conocer y aplicar funciones financieras y estadísticas cuyos resultados puedan ser usados en
análisis adecuados de la información contenida en análisis adecuados de la información
contenida en hojas de cálculo.
3.1 INTRODUCCIÓN
Mucho se ha hablado en este curso sobre funciones. Pero ¿Cuántas son?, ¿Se tienen que
aprender de memoria?, ¿Cómo y cuándo se usan?
La respuesta a la primera pregunta es NO LAS HE CONTADO, TENGO MEJORES COSAS QUE

HACER. En verdad, Excel tiene infinidad de funciones.

La respuesta a la segunda pregunta es NO, GRACIAS A DIOS.
¿Cómo y cuándo se usan? La respuesta a esta última pregunta es la razón de esta unidad.
Excel brinda un excelente asistente que hace innecesario aprenderse las funciones y se llama
Asistente Para Insertar Funciones.
Asistente para insertar funciones
Puede acceder a este asistente

abriendo el menú Insertar y
seleccionando la opción Función o
bien haciendo clic en el icono de
la Barra de Referencia:
Vamos por partes:
Si se quiere hacer una suma, sencillamente escriba en el cuadro (el que tiene el mensaje
“Escriba una breve…”) la palabra sumar y haga clic en el botón Ir:

El contenido de la sección Seleccionar una
función: muestra ahora una lista de funciones
que pueden ayudarle en lo que quiere hacer.
Observe el texto que resume para qué sirve la
función que esté seleccionada (con fondo azul):
Otra parte de este asistente es:
Las funciones están agrupadas según su finalidad en categorías:

Un vistazo rápido a cada categoría:
Usadas recientemente
Es una lista con las funciones usadas con anterioridad, pues es usual que se repita con
regularidad una función.
Todas
Muestra, en orden alfabético, todas las funciones disponibles que tiene el Excel.
Financieras
Colección de funciones con aplicación en las finanzas, la economía y la contabilidad.
Fecha y hora
Funciones que permiten hacer operaciones con fechas y horas o extraer información
de ellas.
Matemáticas y Trigonométricas
Funciones para operaciones de ingeniería.
Estadísticas
Lista de las funciones que permiten establecer tendencias.
Búsqueda y referencia
Funciones para agilizar la consecución de los datos en las listas.
Base de datos
Colección de funciones que permiten administrar los registros, cuando se usa Excel,
para operar con una base de datos
Texto
Funciones que permiten hacer operaciones con caracteres alfanuméricos.

Lógicas
Funciones de tipo booleano o lógico que evalúan expresiones.
Información
Funciones que permiten evaluar las características de tipo sobre el contenido de las
celdas.
Definidas Usuario
Funciones que se adicionen a las funciones anteriores por medio de procedimientos

especiales.
Práctica 1.
Continuando con el archivo “Automóviles Vendidos”, ubíquese en la celda F21 para aplicar la
función SUMA con el objeto de conocer cuánto dinero se recibió por ventas. Haga clic en :

Seleccione la categoría Matemáticas y trigonométricas, ubique la función SUMA:
Haga clic en aceptar. El asistente

despliega un cuadro de diálogo para
construir correctamente la función:

Observe que tratando de adelantarse a los hechos, el asistente ha propuesto un rango de
datos (F2:F20) que podría sumar.
A la derecha de Número1 se muestran los datos iniciales contenidos en el rango sugerido.
Un detalle importante: aunque solicita Número1 y Número2, realmente el único obligatorio

es Número1 y eso se sabe porque está en negrilla y Número2 no lo está.
El valor que se observa debajo de la línea ( = 238400 ) es el resultado de la suma que está
proponiendo.
Esta sección brinda una ayuda para entender qué hace la función y qué debe ir en la casilla de
entrada (en este caso Número1).
En esta sección vuelve a mostrar el resultado de la suma propuesta. Tiene un vínculo a la

Ayuda de Excel para mejorar la comprensión sobre el funcionamiento de la función cuando
sea necesario.
Excel es muy inteligente: el rango de lo que se debe sumar para conocer cuánto dinero
ingresó por venta, realmente corresponde a F2:F20 como lo propuso, pero vamos a
olvidarnos de su propuesta.

Aunque en este ejemplo es sencillo determinar el rango que debe ir en Número1, no siempre
será así.
Para definir
“profesionalmente” el
rango haga clic en el icono
asociado al Número1:
El cuadro de diálogo se contrae convirtiéndose en una ventana mucho más pequeña, que
incluso puede ser movida de su sitio si se hace clic sostenido sobre el área azul y se arrastra a
otro lugar.
Utilice el Mouse para

seleccionar el rango
completo de precios de
venta:
El rango seleccionado se
escribe en la ventana
Argumentos de función.
Haga clic en el icono
para indicar que ha
terminado la selección. La
ventana Argumentos de
función vuelve a su tamaño
normal. Haga clic en el botón
Aceptar:

La función SUMA es de un uso tan
frecuente, que Excel aporta el icono
en la barra de herramientas,
como un acceso inmediato.
3.2 Definición y aplicación de funciones estadísticas
Como ya se mencionó, las funciones estadísticas permiten establecer tendencias, cuyo

objetivo final es brindar información para apoyar la toma de decisiones a futuro.
Práctica 1.
Se ha encuestado a jugadores de tres Equipos de Básquetbol con el objeto de conocer su

estatura en centímetros. Cada muestra (por equipo) tiene 10 datos (estaturas de jugadores):

Función PROMEDIO
Esta función calcula el valor promedio o media aritmética entre dos o más valores.
1. Haga clic en la celda L4
2. Seleccione el asistente para funciones

y ubique la categoría Estadísticas.
3. Ubique y seleccione la función

PROMEDIO (haga clic sobre cualquiera
de las funciones y presione la tecla P, irá
rápido a las funciones que comienzan
con esa letra).
4. Haga clic sobre el botón Aceptar (o también se acepta haciendo doble clic sobre el nombre
de la función):

Si no estuviera seleccionado el rango B4:K4 de las estaturas del Equipo A, selecciónelo usted.
Si quisiera adicionar más datos a este promedio, utilice el cuadro Número2 para ingresar el
rango. Antes de hacer clic en Aceptar, tómese un tiempo para leer esa ventana.
El resultado:
5. Copie la función para los equipos restantes, pero esta vez usando el teclado en lugar del
mouse:
Presione la combinación <ctrl.>+C , para copiar el contenido de la celda L4.
Baje con la tecla de flecha Abajo hasta la celda L5.
Mantenga presionada la tecla Mayúsculas y baje con la tecla de flecha Abajo hasta la
celda L6. Se han seleccionado las celdas L5 y L6.
Presione la combinación <ctrl.> + P, para pegar la función copiada en la selección de

celdas.
(El mejor promedio de altura lo tiene el equipo A)
Función VAR
Esta función calcula la varianza de dos o más valores.

1. Haga clic en la celda M4
2. Seleccione el asistente para

funciones, ubique la categoría
Estadísticas (aunque debe aparecer
ya seleccionada).
3. Ubique y seleccione la función VAR

(haga clic sobre cualquiera de las
funciones y presione la tecla V, irá
rápido a las funciones que
comienzan con esa letra).
4. Haga clic sobre el botón Aceptar

(o también se acepta haciendo doble
clic sobre el nombre de la función):
El rango sugerido por el asistente está errado, pues incluye la celda L4. Corríjalo
manualmente a B4:K4 o seleccionando el rango con el Mouse. Haga clic en aceptar.

5. Copie la función a las celdas M5 y M6, usando el control de relleno:
Función DESVEST
1. Haga clic en la celda N4
2. Seleccione el asistente para funciones. Cerciórese que la categoría Estadísticas esté

seleccionada.

DESVEST (haga clic sobre
cualquiera de las funciones y
presione la tecla D para ubicar
rápido a las funciones que
comienzan con esa letra).

4. Entre al asistente para la
función y corrija el rango
propuesto a B4:k4
5. Luego de ojear esta ventana, acepte y copie la función para los demás equipos:
(Las estaturas más homogéneas las tiene el equipo C)
Función MODA
Esta función devuelve el valor que más se repite en una muestra. Si no existen valores que se
repitan, devuelve #N/A indicando que no encontró coincidencias.
Aplique la función MODA en la celda O4 siguiendo los mismos pasos anteriores y sobre todo
definiendo bien el rango de celdas.
El resultado:

Observe que en el Equipo B no hay 2 jugadores que tengan la misma estatura, razón por la
cual informa un #N/A. No es un informe de error.
Funciones MAX y MIN
Estas funciones estadísticas tienen interés por que reconocen el mayor y el menor valor
respectivamente, dentro de un rango.
Aplique la función MAX en la celda P4.
Aplique la función MIN en la celda Q4.
El resultado:
(El Equipo A tiene al jugador más alto y al jugado más bajo, de los tres equipos)
Otras Funciones Estadísticas
Son muchas las funciones estadísticas. Se mencionan algunas de uso común, con ejemplo de
uso.
Función Contar
=CONTAR(B4:K4)
=CONTAR(B4:K4 ; B5:K5 ; B6:K6)
Realiza un conteo del número de celdas que contienen números, excluyendo otros
contenidos.

Función Contar.Blanco
=CONTAR.BLANCO(B4:K4)
Cuenta el número de celdas que contienen blancos dentro del rango especificado.
Recuerde que blanco es ausencia de valor.
Función Contar.Si
=CONTAR.SI(B4:k4 ; “>195”)
Cuenta los valores del rango que coinciden con la condición.
Función Mediana
=MEDIANA(F8:F16)
Calcula la mediana (número central, que divide la muestra en 2 mitades) de un

conjunto de números.
3.3 Definición y aplicación de funciones financieras.

Como es de esperarse Excel cuenta con un conjunto de funciones destinas a apoyar en
operaciones sobre Inversiones y Préstamos, así como para calcular depreciaciones de bienes.
Práctica 1.
La pregunta de millón: ¿Cuál será el valor de la

cuota mensual (pago) fija si le ofrecen un préstamo
de $50.000 a 60 meses (5 años), con una tasa de
interés anual del 8%, mes vencido?
Para eso esta Excel. Ingrese los datos:
Al Ingresar 8%, automáticamente Excel le otorga el

formato de porcentaje, e internamente lo manejará
como 0.08.

Función PAGO
Ubíquese en la celda B8, llame al asistente de funciones, seleccione la categoría Financieras y

ejecute la función PAGO:
Como la tasa de interés es anual y los

pagos (cuotas) son mensuales, se debe
dividir la tasa en 12 para determinar el
interés mensual.
Valor futuro es 0, pues se espera en 60

meses no deber nada.
Tipo de vencimiento es 0 cuando los pagos

son a mes vencido. Si fueran anticipados,
tipo debería ser 1.
Debe pagar cada mes una cuota de $ 1.013,82.

Práctica 2.
¿De cuánto dinero se dispondrá en tres años (36

meses) si se ahorra una cuota mensual de $ 2.000
en una entidad financiera que ofrece un interés
anual del 5%, mes vencido?
Esto requiere el cálculo del valor futuro.
Función VF
Aplique la función VF en la celda B8:
Al hacer clic en Aceptar:
Se contará con $ 77.506,67 dentro de 3

años.
Trabaje con las demás funciones

financieras para entender la lógica de su
aplicación.

EXCEL 2007
SEMANA 5

3. NÚCLEO TEMÁTICO 3. ............................................................................................................3
Descripción general del software aplicativo de hoja de cálculo ..................................3
3.1. Objetivo específico: ..............................................................................................................3
3.2. Competencia ...........................................................................................................................3
3.3. Desarrollo temático .............................................................................................................3
3.3.1 introducción ........................................................................................................................3
3.3.2 Descripción de los principales recursos de la hoja de cálculo...........................5
3.3.2.1 componentes de la ventana de Microsoft Excel 2007 ................................................ 6
Barra De Título ............................................................................................................................... 6
Cinta de Opciones ........................................................................................................................ 11
Barras de Herramientas (de acceso rápido) ......................................................................11
Barra de Referencia (o Barra de Fórmulas) .......................................................................12
Área del Libro de Excel ..............................................................................................................12
Barra de Estado. ........................................................................................................................... 15
3.3.3 Acciones de desplazamiento, selección y edición de datos.............................. 15
Práctica 1.................................................................................................................................................15
Modificar el ancho de columnas y el alto de filas ............................................................. 16
Práctica 2.................................................................................................................................................18
Autocompletar. ............................................................................................................................. 20
Desplazar celdas........................................................................................................................... 21
Insertar columnas y filas. ..........................................................................................................22
Aplicar formato a las celdas. ....................................................................................................25
Aplicar formatos de tabla. ........................................................................................................28
Seleccionar múltiples columnas y filas. ...............................................................................34
3.3.4 Operaciones básicas con datos numéricos ............................................................ 40
Usar el Auto relleno. ...................................................................................................................40
Práctica 3.................................................................................................................................................40
Operaciones básicas con números. .......................................................................................46

3. NÚCLEO TEMÁTICO 3.
Descripción general del software aplicativo de hoja de
cálculo
Todas las actividades profesionales y laborales se han visto gratamente beneficiadas a partir
de la aparición en el mundo informático de las Hojas de Cálculo. Estos programas están
diseñados para facilitar la organización de información de cualquier tipo y efectuar con ella
multitud de operaciones que apoyan el análisis de resultados.
3.1. Objetivo específico:
Introducir al estudiante en el manejo básico de los principales menús, vistas y operaciones de

una hoja de cálculo.
3.2. Competencia
El estudiante estará en condiciones de identificar, definir y aplicar las herramientas esenciales

de la hoja de cálculo como recurso en el manejo eficiente de datos numéricos.
3.3. Desarrollo temático

3.3.1 introducción
La Hoja de Cálculo Microsoft Excel 2007, es una poderosa herramienta para efectuar cálculos
matemáticos que permitan la solución de problemas reales, simplificando el esfuerzo que
podría demandar el tratamiento de los números con otros recursos. Brinda excelentes
ayudas para administrar grandes listas de datos, como también para realizar estudios
estadísticos y financieros. Es por esto que se considera de gran utilidad en la Gestión
Empresarial.
En realidad, cuando se ejecuta la aplicación Microsoft Excel 2007, se está ejecutando un libro
que contiene hojas de cálculo. Cada una de esas hojas de cálculo está conformada por 16.384
columnas (si, como los libros de contabilidad que permiten el registro de movimientos

contables a través de columnas de información específica) y 1.048.576 filas (algo así como los
renglones de libro de contabilidad). Se puede equiparar con una gran tabla en la que cada
casilla (que se conoce como celda) puede almacenar valores numéricos, texto, fechas, horas,
funciones y fórmulas.
Toda información que se registre en una hoja de cálculo Excel puede ser resumida, ordenada,
totalizada, filtrada, usada para efectuar cálculos matemáticos y además puede ser convertida
en gráficas e informes.
Como adelanto a las cosas interesantes que encontraremos en Excel 2007, les muestro la
tabla “Especificaciones y límites” de Excel obtenida con la función F1 (ayuda) al escribir
“especificaciones” en su ventana para búsqueda:
Para entrar en materia, ejecute la Hoja de Cálculo Microsoft Excel 2007 que se representa
con el icono .
Si no se encuentra en el escritorio de Windows, utilice el menú iniciar que está en la

esquina inferior izquierda del escritorio de windows, busque en el submenú
, en la carpeta Microsoft Office:

3.3.2 Descripción de los principales recursos de la hoja
de cálculo
Cuando se ejecuta Microsoft Excel 2007, se presenta la ventana:
La apariencia de esta ventana puede ser diferente en algunos aspectos, dependiendo de la

configuración inicial de Microsoft Excel en cada computador. Por ejemplo, es posible que a la

derecha aparezca una subventana llamada “Panel de tareas de Inicio”, que puede ser
cerrada si se presionan las teclas <ctrl.> y la tecla <F1> simultáneamente.
3.3.2.1 componentes de la ventana de Microsoft Excel 2007
Barra De Título
Presenta el nombre del programa Microsoft Excel, después del nombre que se haya dado al
Libro de Excel (por defecto, propone el nombre de Libro 1).
En la parte derecha están siempre tres botones cuya finalidad es permitir el control sobre la
ventana de Word: Maximizar,/Minimizar para , Restaurar es decir ocupar toda o
parte de la pantalla y Cerrar que termina la ejecución del programa Microsoft Excel.
En la parte derecha, se encuentran 2 servicios muy interesantes y de gran utilidad:
el Botón de Office y
la Barra de Herramientas de acceso rápido .
El botón de Office contiene, entre otros, los recursos que se encontraban en el menú Archivo
en versiones anteriores de Excel:
la Barra de Herramientas de acceso rápido es de una inmensa utilidad cuando se hace un uso
intensivo de Excel, pues permite adicionar todas las funcionalidades que comúnmente se
usan en esta hoja de cálculo:

Deshacer
últimas
acciones
Menú personalizar Barra
de acceso rápido
Acceso Rehacer
rápido a últimas
GUARDAR acciones
Por defecto, trae accesos rápidos a Guardar, Deshacer y Rehacer. Entrando al menú
“Personalizar Barra de Acceso Rápido” se podrán adicionar/quitar accesos rápidos:

Bastará con seleccionar o
no estos accesos rápidos
propuestos para que
aparezcan en la barra
Oculta los menús de Excel
Para encontrar más accesos rápidos se puede entrar un poco más en las opciones
disponibles de esta barra de accesos rápidos. Para eso, haga clic en “Más comandos…”, la
antepenúltima opción que se ve en la imagen anterior. Se muestran TODAS LOS COMANDOS
que tiene Excel 2007 disponibles:

Como ejemplo, se ha seleccionado en Tipo de Comandos la opción “Todos los comandos” y
se han pasado a la Barra de acceso rápido los comandos “Configurar página”, “Justificar” y
“Nuevo”. En la siguiente imagen, se está por llevar a la barra el comando “Vista peliminar”:

Si no deseara un comando de la barra de herramientas de acceso rápido, bastará con
seleccionarlo (en la parte derecha de esa ventana) y hacer clic en el botón “Quitar” (parte
central, debajo del botón “Agregar”).
El resultado final, se verá la barra de herramientas de acceso rápido de la siguiente forma:

Cinta de Opciones
Contiene los menús de comandos, cada uno de los cuales presenta una variedad de opciones
(comandos) para realizar, enmarcados dentro de un bloque específico. Dentro de estos
menús existen tres tipos de opciones:
Comandos Inmediatos, que ejecutan la acción sobre el contenido de la hoja de cálculo en el

momento en que son seleccionados. Algunos tienen asociada una combinación de teclas,
que pueden ser usadas para ejecutar la misma acción desde el teclado sin necesidad de abrir
el menú. Se reconocen por ser íconos (imágenes) simples, si nada asociado a ellas.
Comandos con menús desplegables, los cuales se identifican por tener un triangulo a la
derecha que indica que al seleccionarlos se abrirá otro menú con más opciones.
Comandos con Ventana, en los que al hacer clic se despliega una ventana conocida como
“cuadro de diálogo” solicitando información para aplicarla al contenido de la hoja de cálculo.
Barras de Herramientas (de acceso rápido)
La barra de herramientas, explicada en el apartado anterior Barra de Título ha pasado ahora,

en Excel 2007, a un plano menos importante que en Excel 2003, puesto que los menús de la
Cinta de Opciones son totalmente gráficos en lo que a comandos se refiere.

Barra de Referencia (o Barra de Fórmulas)
Esta barra es de suma importancia en el momento de trabajar con Microsoft Excel.
Los elementos que la componen cambian su apariencia, dependiendo de las acciones que se
estén ejecutando y el contenido de la(s) celda(s) seleccionad(s).
El cuadro de nombres , indica el nombre de la celda actual (donde está

ubicado el cursor) o punto de inserción. Sirve además para mover el punto de inserción a la
celda que se escriba en el cuadro, o para darle un nombre a un conjunto de celdas, entre
otras cosas.
El sector cambia para mostrar el

contenido de la celda activa. El botón llama al asistente de funciones.
El botón ubicado en el extremo derecho de esta barra sirve para “aumentar” o “disminuir”
el espacio disponible para ver el contenido de una celda seleccionada. Muy útil cuando ese
contenido es más largo que la línea misma.
Área del Libro de Excel

Como se mencionó en un principio, una hoja de Excel 2007 se compone de 16.384 columnas y
1.048.576 filas.
Cada columna tiene un nombre, que corresponde a una, dos o tres letras del alfabeto. En la
imagen se observa que la primera columna se llama columna A, la segunda se llama columna
B, etc.
Para darle un nombre a fila, se les asignó una numeración consecutiva. Así la primera fila se
llama fila 1, la segunda se llama fila 2, etc.
En esos términos, la última celda de cada hoja se llamará XFD1048576 (columna XFD en la fila
1.048.576).
La celda activa se resalta automáticamente mediante un margen grueso:
Observe que la hay un cambio de color de fondo tanto en la columna como en la fila que
interceptan la celda activa. Esa información visual ayuda a localizar el punto de inserción y,
más importante aún, permite determinar el nombre la celda que está conformado por el
nombre de la columna unido al número de la fila: en este caso el punto de inserción o celda
activa es la celda A1.
Para saber a qué hoja del libro pertenece esa celda, se dispone de la siguiente barra que está
en la parte baja:
Se observa en la imagen que la hoja actual es la Hoja1. Cuenta también con botones de
navegación que aceleran el desplazamiento entre hojas del libro: hacer clic en el
primer botón activa la primera hoja del libro. El segundo botón activa la hoja anterior a la
actual. El tercero activa la hoja siguiente, mientras que el último activa la última hoja del libro.
Parece excesivo tener una barra de navegación para 3 hojas, pero dado que es posible
insertar hojas a necesidad, no es de extrañar que un libro tenga 50 o 60 hojas.
Ubicando el cursor del mouse sobre un nombre hoja es posible hacer clic con el botón
derecho para obtener el siguiente menú:

Insertar… : Es usado para crear una nueva hoja de Excel o para
adicionar algunas aplicaciones disponibles en Excel. Se
presenta un menú. Si solo se desea crear una nueva hoja
es más rápido haciendo clic en
Eliminar : Elimina la hoja en donde está ubicado el cursor, no sin

antes revisar si la hoja tiene algún contenido, para
preguntar si se está seguro de realizar esa acción.
Cambiar de : Para hacer más claro el tipo de contenido que se tiene

nombre en una hoja, lo mejor el cambiar el nombre por un texto
más diciente. Ejemplo: “Lista telefónica” en lugar de
“Hoja 1”.
Mover o copiar : Es posible mover el lugar que tiene una hoja en el orden
preestablecido o copiar todo su contenido, no solo en el
mismo archivo de Excel sino también a otro archivo que
esté abierto. Se presenta un menú para ello.
Ver código : Para quienes requieren y conocen de programación VB,

esta opción habilita Visual Basic.
Proteger hoja : Cuando se comparte un archivo Excel, esta opción

permite definir mediante un menú una contraseña de
seguridad y los permisos que tendrán quienes van a
manipular esa hoja.
Color de : Presenta un menú de colores para resaltar el nombre de

etiqueta la hoja en cuestión.
Ocultar/ : Es posible ocultar una hoja o hacerla visible (mostrar)

Mostrar para quienes van a usar el archivo Excel.

Barra de Estado.
En esta barra se muestra una breve información acerca del comando que ha sido
seleccionado o del estado actual del espacio de trabajo, tiene 3 botones que permiten
cambiar la forma como se ve una hoja, además de un zoom deslizable (extremo derecho)
que aumenta/disminuye el tamaño para quienes tienen limitaciones visuales, entre otras
cosas, y está ubicada como último elemento del Excel abierto, pero no por eso deja de ser
muy importante.
3.3.3 Acciones de desplazamiento, selección y edición

de datos
Práctica 1.
Por el momento no le contaré por qué le solicito que ingrese el siguiente nombre en la celda
C1: Federico García Lorca
Para hacerlo, haga clic sobre la celda C1, lo que la activa como celda actual y empiece a
escribir Federico García Lorca. Presione <enter>.
El resultado
Parece que el nombre escrito está ocupando las celdas C1 y D1, pero en realidad solo está
ocupando C1.

Ahora ingrese ESCRITOR en la celda D1. Haga clic en la celda D1 y teclee la palabra ESCRITOR.
Presione <enter>:
Ahora parece que se perdió parte de lo escrito en la celda C1.
Han sucedido varias cosas:
Cuando se escribió el nombre en la celda C1, parecía ocupar también la celda contigua.
Eso se debe a que como D1 estaba vacía, Excel se permitió mostrar el nombre
completo pues no “tapaba” ninguna información.
Cuando se escribió en la celda D1, dejó de estar vacía y Excel ahora solo muestra en C1
lo que se alcance a ver dado el ancho de la columna.
En ambos casos, al presionar <enter> se activó la celda ubicada debajo de la celda que
tenía el punto de inserción.
Lo sucedido hace necesario hablar del ancho de las columnas y del alto de las filas. Es claro
que el nombre Federico García Lorca, aunque está en C1 no se ve completo razón por la cual
se debe solucionar ese inconveniente. Podría ser disminuyendo el tamaño de la fuente hasta
que se vea completo. Pero no es solución pues si el nombre es muy largo la letra será tan
pequeña que no se podría leer.
Modificar el ancho de columnas y el alto de filas
La solución perfecta en este caso: hacer que la columna C1 sea lo suficientemente ancha para
que el nombre se vea completo.
Esta modificación se hará en la sección nombres de columna:

2. Ubique el puntero cercano a la línea que separa la columna C y la D, hasta que cambie
a la forma que indica que está listo para disminuir/aumentar el ancho de la
columna C. (ojo, la columna a la izquierda del puntero)
3. Mantenga presionado el botón derecho de Mouse y arrastre para aumentar el ancho
de la columna C (hacia la derecha). Cuando el mensaje que muestra el valor del ancho
se acerque a 20, suelte el botón derecho del Mouse.
Funcionó, ahora se ve completo el nombre. Pero cuando haya 500 nombres escritos en las
celdas de la columna C ¿se va a tomar el tiempo para determinar cuál no se ve completo?
Deshaga el cambio de ancho de columna (clic en el botón deshacer ).
Pídale a Microsoft Excel que determine el mejor ancho de columna según el largo de los
datos que contenga:

2. Ubique el puntero cercano a la línea que separa la columna C y la D, hasta que cambie a la
forma que indica que está listo para disminuir/aumentar el ancho de la columna C.
(ojo, la columna a la izquierda del puntero)
3. Haga doble clic.

En este caso, Excel ajustó automáticamente el mejor ancho para la columna C teniendo en
cuenta su contenido. Si en lugar de un solo nombre, esta columna hubiera tenido 15.000
nombres, el ancho se habría ajustado teniendo en cuenta el nombre más largo.
Para modificar el alto de las filas se sigue igual procedimiento pero sobre la sección Número
de Fila:
El puntero cambia a que indica que se puede aumentar/disminuir el alto de la fila superior.
Haga doble clic y listo. Se realiza el ajuste automático de alto de fila.
Pruebe a auto ajustar el ancho de la columna D.
Por último, borre el contenido de las celdas C1 y D1:
1. Haga clic sobre la celda C1, para activarla

2. Oprima la tecla <Suprimir>
Repita estos pasos en la celda C2. La hoja debe quedar vacía.
Práctica 2.
Se necesita usar Excel para hacer un listado de precios de un

almacén de ropa femenina llamado “Almacén AABBCC”
Ingrese en la celda A1 el nombre del almacén cometiendo

voluntariamente el siguiente error: Almacén CCBBCC y presione
<enter>. No olvide ajustar el ancho de la columna:

Corregir un dato mal registrado en una celda se puede hacer directamente en la celda o en la
Barra Referencia (Barra de fórmulas), que es la que se sugiere usar.
Active la celda A1 y observe la Barra de Referencia muestra el contenido de la celda:
En la barra de referencia, seleccione las letras CC que no son correctas:
Cuando hizo clic para seleccionar entró en modo de edición, lo que hizo que se mostrara
en la barra de referencia. El botón le permitirá anular los cambios que haya hecho
en el contenido. El botón acepta los cambios y equivale a pulsar la tecla <enter>.
Reemplace la selección por AA.

Presione <enter> o haga clic en el botón .
Continúe ingresando información:
En la celda A8 debe registrarse Bata amarilla en seda. Cuando escriba la primera letra (B)
suspenda y observe:

Autocompletar.
Excel está intentando facilitar su trabajo, supone que va a escribir el mismo contenido de la
celda A5, pues de todas las que ya tienen un contenido, A5 es la única que comienza con B y,
en consecuencia, le sugiere autocompletar el contenido de la celda A8.
Si lo que propone autocompletar es lo que se iba a escribir, presione <enter> para aceptar.
Si no, sencillamente continúe escribiendo el contenido real de la celda.
Autocompletar solo funciona a nivel de la misma columna de la celda activa y no funciona

con valores numéricos.
Continué registrando información de valor en dólares:

Observe que cuando se ingresan números en una celda, estos se alinean a la derecha,
mientras que los contenidos de texto se alinean a la izquierda de la celda.
Guarde el libro de Excel con el nombre “almacén AABBCC”
Desplazar celdas.
Es posible que se necesite ubicar los datos de una o más celdas en otra parte de la hoja de
cálculo. Para lograrlo se hace uso del Mouse tanto para seleccionar el grupo de celdas a
mover, como para moverlas.
Para mover el contenido de la celda A1 a la celda B1, active la celda A1 y acerque el puntero
del Mouse al borde la celda. Cuando el puntero cambie a está disponible para mover la
celda:
Presione el botón izquierdo del Mouse, no lo suelte, mueva el Mouse hasta la celda B1 y
cuando observe que la celda B1 adquiere un marco en tono gris suelte el botón del Mouse.
Ahora el texto Almacén AABBCC está en la celda B1.
Para mover un grupo de celdas, selecciónelas haciendo clic sobre la primera celda y sin soltar
el botón del Mouse, diríjase a la última celda a seleccionar.
1. Seleccione el rango de celdas A3:B8 ( se lee como rango A3 hasta B8):
2. Acerque el puntero del Mouse al borde de la selección hasta que el puntero cambie a .

3. Mueva el bloque seleccionado de tal manera que los artículos queden en la columna B y el
los valores en la C, sin cambiar la fila.
Insertar columnas y filas.
Para insertar una columna, es necesario que primero se seleccione la columna que se debe
desplazar con la inserción. Esto es, que si se requiere insertar una columna entre las
columnas B y C, primero debe seleccionar la columna C, pues pasará a ser columna D,
mientras que la nueva columna se llamará columna C.
En los datos del Almacén AABBCC, se olvidó la columna correspondiente a la talla de cada
prenda. Esa información debe aparecer entre Artículo y Valor, razón por la cual es necesario
insertar una columna entre ambos.

1. Para seleccionar la columna se deber hacer clic en la sección nombre de columna sobre la
columna que se va a desplazar. Garantice que el puntero del Mouse tiene la forma antes
de hacer clic:
Sin sacar el cursor de la columna seleccionada haga clic con el botón derecho del Mouse para
obtener el siguiente menú emergente, del cual se selecciona la opción Insertar:

La información de valor de las prendas está ahora en la columna D.
Diligencie la nueva columna C, con los siguientes datos:
Grabe (guarde) los cambios (si aún no lo ha hecho, haga clic en el botón de la barra de
acceso rápido y asígnele un nombre al archivo de Excel).
Ejecute una Vista preliminar para observa cómo se verá la tabla al imprimirla (recuerde
que Vista preliminar la incluimos en la barra de herramientas de acceso rápido, aunque
también la consigue en el menú “Imprimir” del botón de Oficce):

Realmente es necesario embellecerlo un poco. Para volver a la hoja de Excel (es decir, para
salir de vista preliminar) haga clic en el botón “Cerrar vista preliminar” que se observa en el
menú superior.
El procedimiento para insertar filas es similar, pero aplicado al número que identifica la fila
sobre la cual se desea insertar una fila nueva.
Aplicar formato a las celdas.
Muy similar a lo aprendido en el apartado sobre Microsoft Word en lo referente a

“embellecer” un documento, en Microsoft Excel se logran mejoras interesantes.
Logre que el nombre de la empresa quede centrado arriba de Artículo-Talla-Valor, usando el

icono Combinar y centrar del bloque “Alineación” que se encuentra en
el menú de comandos INICIO: El efecto de esta orden se traduce en unir 2 o más celdas en
una sola y centrar el contenido de la primera celda que se ha combinado.
1. Seleccione las celdas que se van a combinar, para el ejemplo es el rango B1:D1.

Haga clic en el icono Combinar y Centrar :
Aunque en la ventana de Microsoft Excel se ven las líneas que demarcan las celdas, al
momento de imprimir (o hacer una vista previa) esas líneas no aparecen.
En el bloque Fuente del menú de comandos INICIO existe un icono para hacer los bordes de
las celdas, llamado Borde exterior . Tiene anexo un pequeño triángulo invertido con el
cual es posible seleccionar el tipo de borde de celda.

Aplique borde a todas las celdas de la tabla excluyendo el nombre de la empresa, de la
siguiente manera:
1. Seleccione el rango de celdas a los que se les aplicará el borde, es decir B3:D8
2. Haga clic en el triángulo invertido del icono Borde exterior para seleccionar
, que hace bordes al interior de la selección.
El resultado:
Genere una vista preliminar:
Va mejorando, pero embellecer quita tiempo, faltarían varios cambios de forma.

Aplicar formatos de tabla.
Existe una manera muy rápida de lograr que la información tenga una presentación
“decente”.
1. Seleccione toda la información de la tabla en hoja de cálculo(ubíquese en la celda B3,

oprima el botón izquierdo del mouse y no lo suelte hasta llegar a la cela B8) :
2. Haga clic en el botón que se encuentra en el bloque Estilos del menú de

comandos INICIO:

3. Revise todos los posibles estilos (utilice la barra de desplazamiento para ve más
autoformatos). Seleccione el que sea de su agrado y haga doble clic en él para Aceptar.
Excel le preguntará sobre el rango de datos para aplicar el estilo y si esos datos tienen
encabezado (nombre dado a la primera celda de cada columna de la tabla):
Si aplica un estilo de tabla y el resultado no le agrada, use la opción deshacer .

Para el ejemplo se aplicó el Estilo de tabla oscuro 5:
El resultado:
Observe que se ha aplicado un elemento adicional a cada encabezado de la tabla, que se

conoce como filtro y del cual hablaremos en su debido momento, más adelante en este
manual. Adicionalmente, Excel le asigna un nombre a los datos a los que se le aplicó el estilo
(ahora el rango de celdas B3:D8 se llama algo así como “Tabla1”, pero por ahora no nos
ocuparemos del aprovechamiento de esta situación. Por último, se aplicará un formato
sobre los valores, para que sea evidente que se trata de dinero:

1. Seleccione todos los valores (rango D4:D8)y haga clic con el botón derecho del Mouse para
que aparezca el menú emergente:
Observe la gran cantidad de comandos de este menú emergente.
2. Haga clic en la opción Formato de celdas…:

3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas seleccione la pestaña Número si no es la vista
actual :
Elija la categoría Moneda, que le aplicará el formato de dinero a la selección:
Observe como se verá cada valor en . Usted puede

cambiar el símbolo de moneda, aumentar o disminuir el número de decimales y decir cómo
quiere que se muestren los valores cuando son negativos.
Por ahora, haga clic en el botón Aceptar y ejecute una vista preliminar:

Antes de terminar, es interesante revisar el cuadro de diálogo Formato de celdas en más
detalle:
Queda claro que la pestaña Número sirve para definir como se quiere ver el dato de la celda
para que refleje su significado.
La pestaña Alineación:
Permite definir la ubicación de los datos dentro de la celda, así como la orientación que
tendrá:

La pestaña Fuente:
Permite hacer todos los cambios

posibles alrededor del tipo de letra.
Cada cambio se muestra en la
pequeña sección Vista previa.
La pestaña Bordes:
Se pueden modificar las características

del tipo de línea de borde de las celdas.

La pestaña Sombreado:
Pone a disposición los colores o efectos

de relleno que se deseen para rellenar
las celdas.
Seleccionar múltiples columnas y filas.
Cuando se desea realizar una misma acción sobre varias columnas no es necesario hacerlo en
cada columna individualmente. Es más eficiente seleccionar las columnas a modificar y luego
realizar la acción.
Columnas contiguas:
1. Para seleccionar la primera

columna se deber hacer clic
en la sección nombre de
columna. Garantice que el
puntero del Mouse tiene la
forma antes de hacer clic.
Seleccione la columna C:

2. Sin dejar de presionar el botón izquierdo del Mouse, desplácelo hasta la columna deseada
y suéltelo.
Mueva el Mouse con el botón izquierdo presionado hasta la columna F:
Por ejemplo, para cambiar el ancho de columna, haga clic con el botón derecho del Mouse en
cualquier parte del área seleccionada y escoja la opción Ancho de columna:

Ingrese 4 en el cuadro de diálogo de Ancho de Columna y acepte:

El resultado:
Igual procedimiento se debe seguir para modificar filas contiguas.
Columnas no contiguas.
Seleccione la columna B:

2. Mantenga presionada la tecla <ctrl> mientras selecciona las demás columnas a modificar.
Seleccione las columnas D, F y H, haciendo clic y sin soltar la tecla <ctrl.>:
Por ejemplo, cambie el formato de las todas las celdas de estas columnas a fecha, haciendo
clic con el botón derecho del Mouse en cualquier parte de cualquiera de las columnas
seleccionadas y escoja la opción Formato de Celdas:

Seleccione en el cuadro de diálogo Formato de Celdas
Podría aprovechar para poner Borde a las celdas. Al terminar haga clic en Aceptar. Igual, se
aplicó un Efecto de Relleno, a dos colores.

3.3.4 Operaciones básicas con datos numéricos
Hasta este momento se han hecho cosas con Microsoft Excel seguramente un poco
interesantes, pero no se ha usado en realidad ni el 0.5% de su potencia como hoja de cálculo.
Antes de iniciar este capítulo, es bueno hablar un poco sobre una excelente herramienta
llamada Auto rellenar.
Usar el Auto relleno.
Asociado a toda celda o selección siempre habrá un “cuadrito mágico” llamado Control de
Relleno, de gran utilidad, ubicado en el extremo inferior derecho del marco de la celda:
Al acercar el puntero del Mouse al control de relleno, la forma del puntero cambia a una
pequeña cruz , que indica que se puede usar esa herramienta:
Práctica 3.
Cree un nuevo libro Excel.

Haga clic en A1, acerque el puntero del Mouse hasta el Control de relleno y cuando el
puntero adquiera la forma , arrastre (arrastrar se debe interpretar como mantener
oprimido el botón derecho del Mouse) hasta la celda A15:
En forma automática, el control de relleno copió el valor de A1 en la demás celdas

seleccionadas. ¿Por qué? Porque cuando solo se ha indicado una celda que contiene un valor
numérico, el control de relleno asume que ese valor debe ser copiado.
Seleccione las celdas B1 y B2, acerque el puntero del Mouse hasta el Control de relleno y
cuando el puntero adquiera la forma , arrastre (arrastrar se debe interpretar como
mantener oprimido el botón derecho del Mouse) hasta la celda B15.

Interesante: El control de relleno “entendió” que se quería rellenar las celdas vacías con
incrementos de 5, a partir del “análisis” del contenido de las dos primeras celdas.
Seleccione C1 y C5 y realice la misma operación:
En esta oportunidad auto rellenó con decrementos de cinco unidades.
Seleccione la celda D1, que contiene, ya no un valor, sino un texto y repita el proceso con el
control de relleno:

Extraño, ¿no? ¡Se sabe los nombres de los meses en orden! Siempre que necesite escribir la
secuencia de los meses del año, ya sabe cómo ahorrar muchísimo tiempo.
Seleccione E1 y E2 y ya sabe cómo proceder.
Calculó que se deseaba auto rellenar dejando un mes de por medio y así lo hizo.
Si el control de relleno se sabe los meses, también debe saberse los días. Realice la misma
operación en la columna F:

Sin comentarios. Seleccione las dos primeras celdas de la columna G y haga lo propio.
Auto rellenó dejando 2 días de por medio.
El dato en H1 es interpretado por Excel como una fecha: primero de enero de 2008. Aplíquele
el control de relleno hasta la celda H15:

Auto rellenó con los primeros 15 días de año 2008. Mucho trabajo se ahorra.
Por último, ya sabe qué hacer en la columna I:
Auto rellenó con la fecha del primer día de cada mes para lo cual debió cambiar de año.
Esto y mucho más se puede hacer con el control de auto relleno.
Ahora se va a trabajar en la Hoja2. Haga clic en la pestaña Hoja2 de la parte baja izquierda de
la ventana de Excel.

Operaciones básicas con números.
Hasta este momento, se han usado celdas para que contengan valores digitados o textos.
Pero una celda también puede tener fórmulas matemáticas.
Fórmulas
Es importante recordar siempre que cuando se va a usar una celda para que haga cálculos
matemáticos, lo primero que se debe ingresar es el signo igual (=) o el signo de la suma (+).
En la celda A1 ingrese lo siguiente:
=785+1250+300 (no olvide al final presionar la tecla <enter>)
A1 ahora muestra el valor 2335, que es el resultado de sumar los 3 números.
Haga clic sobre la celda A1:
Observe que la celda A1 muestra el resultado de la operación, mientras que la barra de

referencia muestra los valores que intervienen en la operación.
Ingrese en la celda A2 la siguiente fórmula:
=100+12*5

El signo asterisco * se usa para indicar multiplicación.
El signo slash / se usa para indicar división.
Las operaciones de multiplicación y división tienen mayor “jerarquía” que las operaciones de
suma y resta. Eso hace que en cualquier fórmula primero se efectúen las operaciones de
mayor jerarquía y luego las de menor. En el ejemplo, primero se realizó la multiplicación (12*5
da 60) y luego efectuó la suma (100 + 60).
Para romper la jerarquía de los operadores matemáticos, se deben usar los paréntesis, que
obligan a que primero se evalúen las operaciones que estén entre paréntesis.
Se quiere obtener el valor promedio entre 10 y 20, cuya fórmula dice que es la suma de los
valores dividida por la cantidad de valores sumados.
No se obtiene el mismo resultado de 10+20/2 que de (10+20)/2.
En el primer caso, por jerarquía, primero se efectúa la división (20/2 da 10) y luego la suma
(10+10) que da 20.
En el segundo caso, primero se efectúa la operación suma por estar entre paréntesis (10+20
da 30) y luego la división (30/2) que da 15. Este es el resultado correcto.
Volviendo a Excel, haga esa operación de la siguiente manera:
En C2 se ingresó la fórmula =(10+20)/2, por lo tanto lo que se observa es correcto.
¿Qué pasa si se cambia el “Valor 1” por 30?

Eso ya no se ve bien. El valor promedio debería dar 25.
La razón es que la fórmula de promedio sigue siendo (10+20)/2.
La forma correcta de crear una fórmula en Excel es hacer uso del nombre de la celda y no del
valor de la celda. Esto se conoce como Referencia Relativa.
La fórmula usando referencias relativas es:
=(A2+B2)/2
Se interpreta como la suma del valor que contiene la celda A2 más el valor que contiene la
celda B2, dividido por 2.
Ingrese la nueva fórmula:
Cuando se escribe =A2 Excel automáticamente genera un marco en color sobre la celda A2
para indicar que ya entendió que usar el valor de esa celda. Continúe:
Al escribir B2 hace un marco verde sobre la celda B2. Continúe y presione <enter> al
terminar:

El resultado del promedio es el esperado. De ahora en adelante, si se cambia el “Valor 1” o el
“Valor 2”, automáticamente el valor del promedio se re-calcula. Cambie el “Valor 1” por 10.
Al escribir 10 en la celda A2, inmediatamente el promedio cambio a 15.
En resumen, las fórmulas deben contener referencias relativas a las celdas y no los valores de
las celdas.
Ingrese la siguiente información.
Ahora haga uso del Control de Relleno en la celda C2, para auto rellenar hasta la celda C9.

Si lo desea, puede comprobar con una calculadora que los promedios mostrados son reales.
El control de relleno hizo un buen trabajo.
Haga clic en la celda C3, para revisar la fórmula.
Observe, en la barra de referencia, que el valor calculado es correcto, porque la fórmula hace
referencia a los valores contenidos en las celdas A3 y B3.
Haga clic en la celda C5:
Verifique. Todas las fórmulas son correctas sin que haya tenido que ingresarlas usted mismo.
La razón es que cuando usted copia o duplica fórmulas con referencias relativas, Excel
“arregla” cada fórmula dependiendo de la fila y/o columna en que esté.
Existe otro tipo de referencia conocido como Referencia Absoluta, que se usa cuando no se
desea que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva posición.
Las referencias relativas se convierten en referencias absolutas cuando se adiciona el
carácter $ delante de la letra de la columna o del número de fila (o de ambos) que se quiere

mantener invariable. Cuando se quiere que no cambie ni el índice de filas ni de columnas, se
debe poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.
Dirección relativa : F9
Direcciones absolutas : F$9$, F$9, F9$
Un ejemplo sencillo en el que se calcula un costo y se obtiene el valor correspondiente al

impuesto IVA, haciendo uso de una referencia absoluta:
Observe la fórmula que el Control de Relleno colocó en las celdas E3 a E8: en todos los casos
realizó el cálculo relativo de la multiplicación Cantidad * Valor Kilo y restó de manera relativa
el Descuento, para luego multiplicar por el valor del porcentaje IVA de manera absoluta
($A$2). Si cambiará el porcentaje del IVA, por ejemplo, a 18%, bastará con ir a la celda A2 y
escribir 18% para que todas las fórmulas se recalculen automáticamente.
LOS ERRORES
Cuando Excel detecta alguna anomalía en la forma como fue definida una fórmula, el
contenido de la celda puede mostrar algunas de las siguientes indicaciones:
#### La columna no es lo bastante ancha para mostrar el dato.

#¡DIV/0! La fórmula está intentando dividir por cero.
#¿NOMBRE? Mala referencia a función o celda.
#¡VALOR! Una celda contiene un valor que no se puede utilizar.
#¡REF! Referencia inválida a una celda.

EXCEL 2007
SEMANA 5
TABLA DE CONTENIDO ...............................................................................................................2

4. NÚCLEO TEMÁTICO 4. ..............................................................................................................3
Funciones lógicas aplicadas a la evaluación y análisis de una base de datos. ..........3
4.1. Objetivo específico ...............................................................................................................3
4.2. Competencia ...........................................................................................................................3
4.3.1 introducción ........................................................................................................................3
4.3.2 Definición y aplicación de funciones lógicas ............................................................4
La función SI..................................................................................................................................... 4
Práctica 1................................................................................................................................................... 4
La función NO .................................................................................................................................. 6
La función Y ...................................................................................................................................... 6
La función O ..................................................................................................................................... 7
3.3 Funciones anidadas ..............................................................................................................8

Funciones lógicas aplicadas a la evaluación y análisis de
una base de datos.
Es posible lograr que Microsoft Excel se convierta en un excelente colaborador a la hora de

tomar decisiones, cuando se manejan grandes volúmenes de datos.
4.1. Objetivo específico
Impartir el conocimiento necesario para el uso de funciones lógicas y explicar diversas

aplicaciones en bases de datos.
4.2. Competencia
Reconocer y aplicar las funciones lógicas de la hoja de cálculo que permiten analizar una base de
datos y presentar de forma dinámica los datos ante el usuario final de la información, haciendo
fácil y entendible su gestión.

4.3.1 introducción
Son muchos los casos en que se deben tomar decisiones que dependen del valor del dato
que se esté manejando. Cuando se está comprando un regalo, la elección se hace teniendo
en cuenta decisiones tomadas con base en características como el género (mujer u hombre)
y la edad (bebé, niño, adolescente, adulto). La información generada del ejercicio profesional
o laboral tiene implícita la toma de decisiones de este estilo.

4.3.2 Definición y aplicación de funciones lógicas
Las funciones son procedimientos preestablecidos que tienen como características las de
tener un nombre específico y exigir una forma de uso estandarizado (sintaxis). Microsoft
Excel cuenta con una lista de funciones bastante extensa entre las cuales están las llamadas
funciones lógicas. Las funciones lógicas del Excel permiten tomar decisiones de tipo lógico,
dependiendo de los datos que evalúen.
La función SI
=SI(condición; acción 1; acción 2)
La función SI evalúa la condición dada, si es verdadera ejecuta la acción 1, si la condición es

falsa ejecuta la acción 2.
Condición es cualquier expresión que pueda evaluarse como Verdadero o Falso.
Acción1 es el valor que se devolverá si la prueba lógica es Verdadero. Si se omite devolverá

“VERDADERO”.
Acción2 es el valor que se devolverá si la prueba lógica es Falso. Si se omite devolverá

“FALSO”
Práctica 1.
A los vendedores de una empresa les dan una bonificación que depende del volumen de
ventas: si un empleado vendió más de 100 artículos, se bonifica con $500, pero si no logró esa
meta, se bonifica con $250.
Ingrese esta información:

Para saber cuánto se dará de bonificación a cada empleado, se puede llevar la decisión a
estos términos:
=SI(la cantidad vendida es mayor que 100 ; pague 500 ; pague 250)
En términos de Excel, para el empleado Carlos P., se debe escribir en la celda C2 la función
así:
En la celda C2 aparece el valor de bonificación de $500, pues vendió más de 100 artículos.
Copie la fórmula para los demás empleados usando el control de relleno:

Recuerde,
> Mayor que

< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Diferente de
Algunos ejemplos con los mismos datos:
Ejemplo Resultado
=SI( A2 = A3 ; “mismo nombre”; “diferente nombre”) “diferente nombre”
=SI(C5 = C6; “igual bonificación”;”diferente bonificación”) “igual bonificación”
=SI(B2 < B3; B2; B3) “José M.”
=SI(B4*10 > 1000; “vendió mucho”;”vendió poco”) “vendió mucho”
=SI(B4 > 120 ; C4 + 100 ; C4 -100) 600
La función NO
=NO(condición)
Esta función invierte el resultado (verdadero o falso) de la condición.
Por ejemplo =NO(2+2=4) dará como resultado FALSO pues la condición es verdadera.
Es una función de poco uso.
La función Y
=Y(condición 1, condición 2, ….)
La función Y devuelve VERDADERO si todas las condiciones son verdaderas, o FALSO si una o
más condiciones son falsas.

Para evaluar si Carlos P. y María J. vendieron más de 100 artículos:
Efectivamente, ambos vendieron más de 100 artículos.
Para determinar si todos lograron vender más de 80 artículos:
Es FALSO pues Luís Z. vendió solo 78 artículos.
La función O
=O(condición 1, condición 2, ….)
La función O devuelve VERDADERO si cualquiera de las condiciones son verdaderas, o FALSO

si todas las condiciones son falsas.
Para evaluar si Carlos P o José M vendieron menos de 100 artículos:

Efectivamente uno de los dos vendió menos de 100 artículos (Verdadero).
3.3 Funciones anidadas
Algunas situaciones exigen que una función se deba utilizar como uno de los argumentos de
otra función. Esto es lo que se conoce como anidamiento.
Considere la siguiente situación: la bonificación para los empleados del ejemplo ahora tiene
las siguientes condiciones:
Si vendió menos de 80 artículos, no hay bonificación, $0.

Si menos de 100 artículos se bonifica con $250.
Si vendió 100 artículos o más se bonifica con $500
La función SI es de la forma =SI(condición; acción 1; acción 2)
Lo que debe hacer es usar la función SI con anidamiento, reemplazando la acción 2 (cuando
la condición es falsa) por otra función SI:
=SI( B2 < 80 ; 0 ; SI( B2 <100; 250; 500))
Si el valor de B2 no es menor que 80, se evalúa el SI interno (anidado).

Copie la función en las demás celdas:
Luis Z., no recibe bonificación por vender menos de 80, la primera condición
José M y Pedro R reciben $250, pues cumplen la segunda condición
Carlos P y María J reciben $500, pues cumplen la tercera condición.
Se decide una condición más para la bonificación:
Si vendió menos de 80 artículos, no hay bonificación.

Si menos de 100 artículos se bonifica con $250.
Si vendió entre 100 y 120 artículos se bonifica con $500
Si vendió más de 120 artículos se bonifica con $700.
Esta situación requiere anidar una función SI dentro de la función SI anidada:
=SI(B2<80 ; 0 ; SI(B2< 100 ; 250 ; SI( B2 < 120 ; 500 ; 700)))
Analice la forma como se diseñó esta función anidada.
El resultado, aplicando la función a todos los empleados:

No solo es posible anidar funciones lógicas, se pueden anidar todo tipo de funciones siempre
y cuando se haga de manera coherente.
Antes de terminar esta unidad, ordene los datos de la tabla según el nombre del empleado
para que se haga más sencillo localizar un vendedor:
1. Seleccione los datos que se quieren ordenar:
Tenga en cuenta que, aunque se quiere ordenar por la columna de empleado, es importante
que los datos asociados a cada empleado (cantidad vendida y bonificación) se reubiquen
también al ordenar. Es por eso, que no solo se seleccionó la columna empleado sino también
todos los demás datos relacionados.
2. Seleccione la opción Orden Personalizado del comando Ordenar y Filtrar en el menú

INICIO, para tener acceso al cuadro de diálogo Ordenar

Aparece el cuadro de dialogo Ordenar:
Esta opción permite varios niveles de ordenación, que se explicarán más adelante.
Por ahora observe que la sección Ordenar por muestra un listado con los nombres de
columna dados a la tabla y sugiere que el orden sea ascendente (Criterio de ordenación de la
A a la Z):
Como se quiere ordenar por empleado, sólo bastará con hacer clic en el botón aceptar:

Si se quiere ordenar por Cantidad vendida:
1. Seleccione los datos a ordenar:
2. Seleccione la opción Orden Personalizado del comando Ordenar y Filtrar en el menú

INICIO, para tener acceso al cuadro de diálogo Ordenar.
3. Seleccione la columna CANTIDAD VENDIDA en la sección Ordenar por:

4. Haga clic en el botón Aceptar:
Ahora el empleado Luís Z aparece de primero, pues el que menos vendió, mientras que María
J pasó al final por la razón contraria.

EXCEL 2007
SEMANA 6
TABLA DE CONTENIDO ...............................................................................................................2

5. NÚCLEO TEMÁTICO 5. ..............................................................................................................3
Descripción, uso y diseño de funciones de búsqueda. .....................................................3
5.2. Competencia ...........................................................................................................................3
5.3.1 introducción ........................................................................................................................3
5.3.2 Definición de Funciones de Búsqueda........................................................................3
5.3.3 Criterios necesarios para elaborar funciones de búsqueda complejas ..........4
La función BUSCAR ........................................................................................................................ 4
Práctica 1................................................................................................................................................... 4
La función BUSCARV ..................................................................................................................... 9
Práctica 2.................................................................................................................................................10
La función BUSCARH ...................................................................................................................14

Descripción, uso y diseño de funciones de búsqueda.
Desde que la información pasó del papel a los computadores, una de las máximas ganancias
obtenidas es la de localizar cualquier dato de forma inmediata, sin importar qué tan grandes
sean los archivos. Microsoft Excel brinda excelentes ayudas para búsqueda de datos.
Proporcionar al estudiante los fundamentos de conocimiento necesarios para utilizar

funciones de búsqueda que permitan agilizar procesos de localización y extracción de datos.
5.2. Competencia
Usar de manera eficiente las funciones de búsqueda en la localización y extracción de datos

específicos, dentro de una base de datos administrada por un software de hoja de cálculo.

5.3.1 introducción
Teniendo en cuenta los grandes volúmenes de información que se pueden registrar en las
hojas de cálculo Microsoft Excel, pues en una sola hoja caben más de 16 millones de datos,
no se debe extrañar que haya funciones de búsqueda muy eficientes.
5.3.2 Definición de Funciones de Búsqueda

A diferencia de la opción Buscar del Menú INICIO (se muestra en la imagen siguiente) que
ubica el valor buscado y activa la celda que lo contiene (o lo que es lo mismo, muestra en la

pantalla la celda con el valor) las funciones de búsqueda son usadas para traer un resultado a
una celda dependiendo de lo que haya encontrado.
5.3.3 Criterios necesarios para elaborar funciones de

búsqueda complejas
La función BUSCAR
=BUSCAR(Valor buscado; Matriz)
El Valor buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o una referencia.
Rango de comparación hace referencia al conjunto de celdas donde se debe localizar el valor
buscado. La condición es que este rango corresponda a una sola fila o a una sola columna.
Los valores pueden ser de tipo numérico, texto, o valores lógicos. Adicionalmente, es
importante que estén ordenados en forma ascendente.
Rango de resultado es el conjunto de celdas de una sola fila o una sola columna de donde se
obtendrá el valor que debe mostrarse en la celda de la función. Es indispensable que el rango
de resultado contenga el mismo número de celdas que contiene el rango de comparación.
A trabajar.
Práctica 1.
Suponga que un Hotel de Paso, lleva un mes de labores con una única habitación para una
persona sola. El dueño lleva un registro en Excel del día de ingreso y nombre de quien ocupa
la habitación. Sus clientes son habituales. La habitación siempre ha estado ocupada por
alguien.

(ingrese los dos primeros días y use el control de relleno. En ocupante, ayúdese de
autocompletar)
Guarde con el nombre de “Hotel ZZZ”
La idea es que cuando se ingrese un día del mes en la celda D9, automáticamente el dueño
pueda saber quién ocupaba la habitación, en la celda E9.
Observe la función buscar que logra ese objetivo. Ingrésela en la celda E9:
=BUSCAR( D9 ; A2:A17 ; B2:B17 )
Usando el asistente para funciones , se verá de la siguiente manera, pues la función

buscar en realidad tiene 2 formas de uso. Primero preguntará qué forma de uso se quiere:

Haga clic en “valor buscado;matriz”
Seleccione con mouse o ingrese directamente los datos, haga clic en aceptar:

Resultado:
Inicialmente, debido a que no hay ningún valor el D9, dará un mensaje de error. Esto en
realidad es un ejemplo especial pues Excel asume el valor 0 en la celda D9 y el Excel informa
mediante un mensaje de error #N/A, que no encontró ningún valor menor cercano a 0,
dentro del Rango. Lógico: No es posible arrendar la habitación antes de abrir el Hotel.
Cuando se ingresa el día 8 en la celda D9, la función busca el valor en el rango de días
(A2:A17), con una característica especial:
Si no encuentra el valor exacto, se decide por el valor menor más cercano. En el ejemplo, 8
no aparece, entonces el valor menor más cercano a 8 es 7.
Una vez decide el valor, busca en el rango de ocupantes (B2:B17) el nombre de quien ingresó
ese día.
Se asume que Claudia ingresó el día 7 y ocupó la habitación hasta el día 8, pues el día nueve
ingresó Pedro.

Pruebe con otros días y analice el resultado. Por ejemplo:
Otros ejemplos:

Ejemplo especial:
Al ingresar el valor 33, Excel encuentra que hay un valor menor cercano a 33.
Sería de suponer que Nicolás aún está ocupando la habitación el día 33.
La función BUSCARV
=BUSCARV(Valor buscado ; Matriz buscar en ; Indicador columnas ; Ordenado)
Busca Valor buscado dentro de la primera columna de Matriz buscar en y muestra el dato
según el Indicador de columnas.
Valor buscado puede ser un valor, un texto o una referencia.
Matriz buscar en es el rango de celdas que incluye varias columnas, la primera de las cuales
contendrá Valor buscado.
Ordenado es opcional (no es de uso obligatorio). Puede tomar los valores VERDADERO o
FALSO. Si es VERDADERO o se omite, exige que la primera columna de Matriz buscar en esté
ordenada ascendentemente y si no encuentra Valor buscado se decide por el valor menor
más cercano. Si es FALSO exige la que Valor buscado exista, de lo contrario devuelve el error
#N/A..

Indicador columnas es el número de la columna dentro de Matriz buscar en desde la cual
debe mostrar el resultado, partiendo de que la primera columna (la que contiene el valor a
buscar) es la número 1.
Con el Asistente para funciones se ve así:
Práctica 2.
Inserte una nueva columna para ampliar el ejemplo Hotel, Ingrese los datos de Pago (no los
cuestione, son sólo para el ejemplo) como sigue:

La función BUSCARV para este ejemplo será:
=BUSCARV( E14 ; A2:C17 ; F13 )
Realizado con el asistente para funciones:
Ingrésela en G13. El resultado será:
Se omitió el parámetro Ordenado, lo que equivale a haber escrito VERDADERO.
La función BUSCARV buscó el día 14, pero como no está, asumió el valor menor más cercano
que es 13. Como se indicó el # de columna 3, muestra en resultado los $1700 (Pago es la
tercera columna) que pagó Luís por su estadía los días 13 y 14.
Otros ejemplos:

PARA RESULTADOS EXACTOS EN BUSQUEDAS:
Resultados muy diferentes, pero tal vez más interesantes, se dan cuando se utiliza FALSO en
el parámetro Ordenado y se usa referencia absoluta para el rango de Matriz buscar en.
Cuando se combinan estas dos características Excel arrojará un error en la fórmula si el valor
buscado no existe en la Matriz buscar en (debido al FALSO).
También podría dar error si los datos de la Matriz buscar en no están ordenados
ascendentemente, pues realiza normalmente las búsquedas a partir de la última fila en la que
halló algún valor. Haciendo uso de referencias absolutas se evita que de error, pues no es
necesario que Matriz buscar en esté ordenado por ningún concepto: Siempre realizará la
búsqueda partiendo de la primera fila de la Matriz buscar en.

Observe la referencia absoluta en la Matriz buscar en que hará que cada búsqueda se realice
desde la fila 2 y hasta la fila 15.
La palabra FALSO en Ordenado le indica que los datos de la tabla no están ordenados
ascendentemente.
En este ejemplo, necesitamos encontrar el apellido, el nombre o el sueldo de un empleado a

partir del número de su cédula. No sería razonable que trajera el valor más próximo según el
número de la cédula sino el exacto. Si no existe la cédula dada en F7 debe dar un mensaje de
error:
Muestra el sueldo de Jhon Velasquez (fila 7)
Muestra el apellido, pues es la misma cédula.

Otra cédula, tercera columna, muestra el nombre de la Fila 12.
Muestra un error, dado que la cédula no existe en la tabla de empleados.
La función BUSCARH
=BUSCARH(Valor buscado ; Matriz buscar en ; Indicador filas ; Ordenado)
Esta función se desempeña de igual forma que la función BUSCARV, pero se usa cuando los
datos han sido ingresados por filas y no por columnas, o sea de forma Horizontal y no
Vertical, como en el caso de BUSCARV.
La práctica queda a gusto del estudiante.
De cualquier manera, si desea ayuda de Excel para saber algo más de esa función presione la
tecla F1en cualquier momento:

Lo mejor es estar conectado a internet
cuando se hace uso de la ayuda, pues mucha
de la información que brida la trae desde la
página web de Microsoft Office.
Bastará con ingresar el texto del que se

quiere explicación y dar clic en buscar- En el
siguiente ejemplo se solicita ayuda sobre la
función BUSCARV:
Presentará un listado con los hallazgos sobre el tema solicitado:

Al hacer clic sobre uno de los temas se
muestra una ventana de texto explicativa.
Para este caso, se seleccionó el primer tema
hallado “Buscar valores en una lista de
datos”:
De aquí en adelante se irá “entrando” en

la ayuda hasta obtener total claridad sobre
la inquietud inicial, por ejemplo.

EXCEL 2007
SEMANA 6

6. NÚCLEO TEMÁTICO 6 ..............................................................................................................3
Filtrar y extraer datos de manera efectiva ..........................................................................3
6.2. Competencia ...........................................................................................................................3
6.3.1 introducción ........................................................................................................................3
6.3.2 Conceptos generales sobre filtros y su aplicación en listas y bases de datos4
6.3.3 Uso del Filtro .......................................................................................................................4
Práctica 1................................................................................................................................................... 5
Práctica 2.................................................................................................................................................12
Práctica 3.................................................................................................................................................17

6. NÚCLEO TEMÁTICO 6
Filtrar y extraer datos de manera efectiva
Son muchas las ocasiones en la que la cantidad de datos que se manejan en una hoja de
cálculo, dificultan dimensionar algunas de sus particularidades. Poder extraer VISTAS de
subconjuntos de datos se convierte en una excelente colaboración para el análisis.
Proveer el conocimiento necesario sobre la aplicación de filtros automáticos y avanzados en

el desarrollo de actividades de búsqueda, presentación y manipulación de datos numéricos y
textuales.
6.2. Competencia
Reconocer el uso adecuado de filtros en la administración de la información y cómo depurar y

extraer datos hacia otras aplicaciones de software.

6.3.1 introducción
Cuando se hace un jugo de fruta, luego del proceso de licuado se debe utilizar un colador
para filtrar (o separar) el líquido de la pulpa. Este mismo concepto de colador se puede
aplicar a los filtros en Excel.

6.3.2 Conceptos generales sobre filtros y su aplicación
en listas y bases de datos
Los filtros son una herramienta muy útil para buscar y extraer un subconjunto de datos del
total de datos o de un rango de datos de una lista o base de datos. Cuando se aplica un filtro,
solo se muestran las filas que cumplan con las condiciones de filtrado. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea ver.
Los filtros no solo se usan para obtener un grupo de datos, también es posible modificarlos,
eliminarlos, cambiar su formato, imprimirlos, etc.
Un conjunto de información se define como LISTA cuando cumple con las siguientes
premisas:
La primera fila de una lista debe contener un título por columna, que identifique
los datos que se ingresarán en las columnas (como en el ejemplo del Hotel, cada
columna tiene un título).
En cada celda de una columna solo debe haber datos relacionados entre sí (si la
columna tiene el título APELLIDOS, los datos registrados en esa columna sólo
deben corresponder a Apellidos, no debe aparecer un valor numérico o una fecha
en esa columna).
No se deben dejar filas vacías entre la fila de Título y el último dato de la lista.
Al aplicar filtros, asegúrese de que las columnas a filtrar cumplan con las condiciones de una
lista.
Excel 2007 provee de dos herramientas de filtrado: El Filtro y el Filtro Avanzado. El estudio
del Filtro Avanzado excede el alcance de este curso. En versiones anteriores se refería a
“autofiltro” como en el equivalente a “Filtro”.
6.3.3 Uso del Filtro

El comando Filtro permite filtrar datos por el método de selección, usando criterios simples.
Este comando se encuentra en dos partes diferentes de los menús de Excel:
El primer sitio es en INICIO, bloque Modificar se observa Ordenar y filtrar. Bastará

hacer clic sobre él para que se despliegue un menú de opciones que contiene Filtro

El segundo sitio es en el menú DATOS, está el bloque Ordenar y Filtrar con el
comando Filtro
Práctica 1.
Aunque ya se ha trabajado con listas en esta unidad, se creará una hoja de cálculo nueva.
Ingrese la siguiente información y guarde el libro Excel con el nombre “Automóviles

Vendidos”
(Los datos utilizados en este ejemplo no comprometen a nadie)

Ubíquese en cualquier celda de la lista de datos. Aplique el comando Filtro. Haga clic en la
pestaña del menú DATOS y ubique el comando Filtro en el bloque Ordenar y Filtrar.
Observe lo ocurrido con los Títulos de la lista:

Cuando se hace uso del comando Filtro, aparece un botón asociado con cada uno de
los títulos de la lista.
Ejemplo 1: se quiere filtrar por la columna MARCA para que solo se vean los Mazda
vendidos:
Haga clic en el botón asociado al título MARCA. Se abre el siguiente menú:
Hacer clic en un botón presenta una lista desplegable para selección. El filtro muestra
entre otras cosas, que las marcas utilizadas en la lista son Chevrolet, Mazda, Renault y
Volkswagen, todas ellas se ven seleccionadas mediante un “visto bueno” en la casilla de
la izquierda (debido a que hay un “visto bueno” en “(seleccionar todo)”, primer ítem de
la lista):
Para seleccionar la marca Mazda, se debe hacer clic sobre el “visto bueno” del primer
ítem de la lista, es decir, en el “visto bueno” asociado a “(Seleccionar todo)”. Con esto se
consigue que no haya ningún elemento seleccionado:

Y ahora si es posible seleccionar solo Mazda haciendo clic en la casilla asociada a ese
elemento, y luego se debe dar clic en el botón “aceptar” que se encuentra al final de la
lista:
El contenido de la lista de datos cambia:
¿Qué ha sucedido? Lo que se hizo fue pedirle al filtro que solo mostrara esa marca. Además,
ha cambiado el pequeño triángulo en el botón de filtro que se usó, a una imagen , que
indica filtro aplicado:

Este cambio de color sirve para indicar que el filtro de esa columna ha sido usado y que debe
haber datos ocultos. Otro detalle, observe que los nombres de fila ya no están consecutivos
y que adicionalmente son de color azul. Indican la fila en la que realmente se encuentra cada
dato filtrado.
Ahora se hace más fácil analizar cómo estuvo la venta de Mazdas, que cuando estaban todos
los datos.
Podría seleccionar toda esa información para copiarla (<ctrl.>+C) y luego pegarla en un
documento de Word (abra Word y de <ctrl.>+V) si estuviera haciendo un informe sobre venta
de Mazda.
Para regresar a la lista completa, haga clic en botón asociado a MARCA y observe que
ahora se despliega la venta con algunas cosas diferentes:
Por ejemplo, se ha habilitado la opción “Borrar filtro de MARCA”, bastará hacer clic sobre
esta opción para eliminar el filtro aplicado y que la lista vuelva a mostrar todas las marcas.
Otra forma de volver todo a una vista normal (todas las marcas) es hacer clic sobre la casilla
asociada al elemento “(Seleccionar todo)” tras lo cual se podrán ver “visto bueno” en todos
los elementos de la lista. Luego, evidentemente, de deberá hacer clic en el botón “aceptar”
para que se aplique la orden.
Algo más: es posible seleccionar más de un tipo de dato de la lista haciendo clic en la casilla
asociada para que aparezca el “Visto bueno” en tantos elementos como se requiera. Por
ejemplo, podría seleccionar Mazda y Volkswagen.
Ejemplo 2: Luego de eliminar el filtro en MARCA, se desea saber sobre los vehículos año
2006:

Haga clic en el botón y seleccione 2006:
Un momento………. Estamos en un punto ideal para aprovechar la barra de

información de Excel en lo que a resumir información se refiere. Se acuerda que es la
barra ubicada abajo en la ventana de Excel?.
En este instante, luego de aplicar el filtro, dice cuando datos encontró:
Interesante….hay más como aprovecharla? Claro que sí. Primero, le vamos a pedir
que nos muestre la mayor cantidad de información posible, habilitando todos sus
elementos. Para ello hacemos clic con el botón derecho del mouse en cualquier lugar
vacio de esta barra y debe mostrar la lista desplegable de sus opciones, que
procederemos a habilitar para que quede como se ve en la siguiente imagen:

Ahora, vuelva a la tabla de datos y seleccione la columna F (haga cilc sobre la letra F de la
tercera columna), lo que selecciona los PRECIO VENTA obtenidos:
Y observe la barra de información en la parte derecha….
Un informe sobre los carros modelo 2006? Está casi listo después de revisar esta barra de
información.
Además de ese listado de automóviles Año 2006 (es decir, continuamos con el filtro en la
columna Año), se quiere saber cuáles se vendieron en $ 11,000: haga clic en el filtro de
y seleccione el valor pedido.
En el Año 2006, se vendieron 3 autos a $11,000 cada uno.
Para volver a ver la lista de autos Año 2006 se debe seleccionar la opción Todos de PRECIO
DE VENTA.
Tenga presente que debe estar seguro que no haya ningún filtro aplicado (botón ) antes
de iniciar un nuevo ejemplo. Elimine los filtros de las columnas PRECIO VENTA y AÑO. Se
deberán ver todos los registros (filas) de la tabla.
¿Cuáles automóviles se vendieron el día 4 de enero de 2008?

¿Cuáles automóviles de color Negro se vendieron el día 4 de enero de 2008?
¿Cuáles automóviles se vendieron en $ 11.000?
¿Cuáles automóviles MODELO Allegro MARCA Renault se vendieron?
Es imposible efectuar esta operación de filtrado pues si primero se filtra por MODELO Allegro,
cuando se vaya a filtrar por MARCA no aparece Renault. Si primero se filtra por MARCA
Renault, cuando se vaya a filtrar por MODELO no aparece Allegro.
Práctica 2.
No siempre las consultas son tan sencillas.
Ejemplo 1: se desea consultar cuáles autos se vendieron en $12.000 o más:

Para lograr filtrar esta consulta se debe hacer uso de la opción Filtros de, del filtro asociado a
PRECIO DE VENTA. Dado que los datos de esa columna es numérica, aparece como Filtros de
número, que tiene su propio set de opciones:
Se despliega un cuadro de diálogo que permite hacer filtrados más complejos que la simple
selección. Así las cosas, ante una consulta más compleja, bastará con seleccionar la opción
que se ajuste a lo que se requiere filtrar.
La consulta es sobre autos con precio de venta mayor o igual que $12.000. Así las cosas,
“Mayor o igual que…” se ajusta a lo solicitad. Haga clic en esa opción:
Ahora lo que resta es darle el valor solicitado, que se podrá seleccionar pues Excel ayuda lo
que más puede:

Listo, como última acción de debe hacer clic en el botón “Aceptar” para ver el listado de
ventas iguales o superiores a $12.000.
Se desea consultar los autos cuyo precio de venta no es igual a $10.000:
Elija la opción Filtro de número del filtro asociado a PRECIO DE VENTA y seleccione la
condición no es igual a (un filtro de este estilo en una columna anula el filtro aplicado
anteriormente, así que no es necesario quitar el filtrado previo que tenga):
Y luego:

No debe aparecer ninguno con precio de venta de $10.000
Vuelva la lista a su estado original (elimine el filtro en la columna Precio Venta).
Ejemplo 2: ¿Cuáles autos se vendieron con MODELO que comienza por la letra A?
Elija la opción Filtro de Texto del filtro asociado a MODELO y seleccione la condición
comienza por:

Y luego digite la letra A en el campo correspondiente:

Práctica 3.
Cuando la consulta tiene 2 condiciones, existen dos posibilidades que se deben analizar:
1. Cuando se debe cumplir la condición 1 y la condición 2
2. Cuando se debe cumplir la condición 1 o la condición 2
Los resultados pueden ser sorpresivos, si no se tiene en cuenta este aspecto al momento de
diligenciar la ventana personalizar:
Ejemplo 1: Se quiere consultar los autos cuyo precio de venta fue de $ 9.200 o de $ 18.000
Elimine cualquier filtro en la tabla. Elija la opción Filtro de número del filtro asociado a
PRECIO DE VENTA , seleccione la condición es igual a y seleccione el valor $ 9.200:
En el cuadro de diálogo hay dos conectores lógicos , y por defecto está

seleccionado el conector Y.
Ahora, analice la unión lógica de la doble consulta: $ 9.200 o $ 18.000. Significa que se debe
usar el conector lógico , basta con hacer clic sobre él.

Ingrese la segunda condición (no olvide seleccionar tanto la orden “es igual a” como el valor
$ 18.000):
Y por último haga clic en Aceptar:
Si se hubiera manejado el conector lógico Y, la consulta no hubiera mostrado nada, pues no

es posible que un Precio de Venta sea igual a $ 9.200 y también sea igual a $ 18.000.
Ejemplo 2: Se quiere consultar los autos cuyo precio de venta es mayor a $11.000 y menor o
igual a $ 19.000.
Elija la opción Filtro de número del filtro asociado con PRECIO DE VENTA y registre las
condiciones, asegurándose que el conector Y esté seleccionado:

No debe aparecer ningún precio de venta de $ 11.000 o menos, ni tampoco mayor que
$19.000.
Ejemplo 3: La consulta ahora es sobre los autos cuyo precio de venta es mayor o igual a
$12.000 o igual a $9.200:

La consulta ahora es sobre los autos cuyo precio de venta es mayor o igual a $12.000 o igual a
$9.200, para los autos vendidos ENTRE el 4 de enero y 8 de enero de 2008:
Ya la primera parte de la consulta está realizada. Procedemos pues a realizar la segunda

parte, es decir la correspondiente a las fechas. Abrimos el filtro de FECHA VENTA:

Como se puede ver, la lista de opciones de Filtros de fecha es bien interesante. Por ahora,
seleccionamos la opción Entre…:
El resultado (con dos filtros en la misma tabla):
Podríamos incluso aplicar un tercer filtro (mismas condiciones, para los carros Color Verde,
por ejemplo). En resumen, se pueden aplicar tantos filtros como columnas tenga la tabla de
datos.
Por último, para quitar el Filtro del todo, basta con estar en el menú Datos, y hacer clic en
Filtro. Los botones desaparecerán y se restablecerá todo el contenido del documento.

EXCEL 2007
SEMANA 7
[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ]

TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................... 2

7. NÚCLEO TEMÁTICO 7 .................................................................................................. 3
Funciones estadísticas y financieras básicas aplicadas a la hoja de cálculo. .............. 3
7.1. Objetivo específico ................................................................................................... 3
7.2. Competencia ............................................................................................................. 3
7.3. Desarrollo temático .................................................................................................. 3
7.3.1 Introducción ............................................................................................................ 3
Asistente Para Insertar Funciones ............................................................................... 4
Práctica 1. ........................................................................................................................... 8
7.3.2 Definición y aplicación de funciones estadísticas ............................................... 12
Práctica 1 .......................................................................................................................... 13
Función PROMEDIO ................................................................................................ 13
Función VAR ............................................................................................................ 16
Función DESVEST ................................................................................................... 17
Función MODA......................................................................................................... 18
Funciones MAX y MIN ............................................................................................ 19
Otras Funciones Estadísticas ..................................................................................... 19
7.3.3 Definición y aplicación de funciones financieras ............................................... 20
Práctica 1. ......................................................................................................................... 21
Función PAGO .......................................................................................................... 21
Práctica 2. ......................................................................................................................... 22
Función VF ................................................................................................................ 23

7. NÚCLEO TEMÁTICO 7
Funciones estadísticas y financieras básicas aplicadas a
la hoja de cálculo.
Para cualquier empresa, una de las razones más importantes de tener los datos de su
ejercicio normal almacenados en un computador, es la de poder obtener de ellos
información estadística y/o financiera para apoyar las decisiones.
Impartir el conocimiento necesario para la aplicación de funciones estadísticas y financieras

y explicar los diversos complementos y ayudas contenidas en la hoja de cálculo para la
elaboración de las mismas.
7.2. Competencia
Conocer y aplicar funciones financieras y estadísticas cuyos resultados puedan ser usados en
análisis adecuados de la información contenida en hojas de cálculo.

7.3.1 Introducción
Mucho se ha hablado en este curso sobre funciones. Pero ¿Cuántas son? ¿Se tienen que
aprender de memoria? ¿Cómo y cuándo se usan?
La respuesta a la primera pregunta es NO LAS HE CONTADO, TENGO MEJORES COSAS QUE

HACER. En verdad, Excel tiene infinidad de funciones.
La respuesta a la segunda pregunta es NO, GRACIAS A DIOS.
¿Cómo y cuándo se usan? La respuesta a esta última pregunta es la razón de esta unidad.

Es el momento de darle un vistazo a la pestaña Fórmulas:
Observe que hay todo un bloque llamado Biblioteca de Funciones, que muestra las
categorías de funciones que tiene Excel (Lógicas, Financieras, Búsqueda y Referencia, Texto,
etc.).
Excel brinda un excelente asistente que hace innecesario aprenderse las funciones y se llama
Asistente Para Insertar Funciones.
Asistente Para Insertar Funciones
Cada vez que usted seleccione una función en la pestaña Fórmulas bloque Biblioteca de
Funciones, se abrirá el Asistente para la función seleccionada.
También es posible acceder a este asistente haciendo clic en el icono de la Barra de

Referencia:
Cuando se hace por este método, será necesario seleccionar la Categoría y escoger la función
para llegar al Asistente específico.

Vamos por partes:
Si se quiere hacer una suma, sencillamente escriba en el cuadro (el que tiene el mensaje
“Escriba una breve…”) la palabra sumar y haga clic en el botón Ir:
El contenido de la sección Seleccionar una función: muestra ahora una lista de funciones que
pueden ayudarle en lo que quiere hacer. Observe el texto que resume para qué sirve la
función que esté seleccionada (con fondo azul):

Otra parte de este asistente es:
Las funciones están agrupadas según su finalidad en categorías:
Un vistazo rápido a cada categoría:
Usadas recientemente
Es una lista con las funciones usadas con anterioridad, pues es usual que se repita con
regularidad una función.
Todas
Muestra, en orden alfabético, todas las funciones disponibles que tiene el Excel.
Financieras
Colección de funciones con aplicación en las finanzas, la economía y la contabilidad.
Fecha y hora
Funciones que permiten hacer operaciones con fechas y horas o extraer información
de ellas.
Matemáticas y Trigonométricas
Funciones para operaciones de ingeniería.

Estadísticas
Lista de las funciones que permiten establecer tendencias.
Búsqueda y referencia
Funciones para agilizar la consecución de los datos en las listas.
Base de datos
Colección de funciones que permiten administrar los registros, cuando se usa Excel,
para operar con una base de datos
Texto
Funciones que permiten hacer operaciones con caracteres alfanuméricos.
Lógicas
Funciones de tipo booleano o lógico que evalúan expresiones.
Información
Funciones que permiten evaluar las características de tipo sobre el contenido de las
celdas.
Ingeniería
Funciones de uso especial, para el tratamiento de números complejos.
Ingeniería
Se utilizan para extraer datos OLAP (conjuntos y valores) de Analysis Services (un
servicio de base de datos).

Práctica 1.
Continuando con el archivo “Automóviles Vendidos”, ubíquese en la celda F21 para aplicar la
función SUMA con el objeto de conocer cuánto dinero se recibió por ventas. Haga clic en :
Seleccione la categoría Matemáticas y Trigonométricas, ubique la función SUMA:

Haga clic en aceptar. El asistente despliega un cuadro de diálogo para construir
correctamente la función:
Observe que tratando de adelantarse a los hechos, el asistente ha propuesto un rango de

datos (F2:F20) que podría sumar.
A la derecha de Número1 se muestran los datos iniciales contenidos en el rango sugerido.
Un detalle importante: aunque solicita Número1 y Número2, realmente el único obligatorio

es Número1 y eso se sabe porque está en negrilla y Número2 no lo está.
El valor que se observa debajo de la línea (= 238400 ) es el resultado de la suma que está
proponiendo.

Esta sección brinda una ayuda para entender qué hace la función y qué debe ir en la casilla de
entrada (en este caso Número1).
En esta sección vuelve a mostrar el resultado de la suma propuesta. Tiene un vínculo a la

Ayuda de Excel para mejorar la comprensión sobre el funcionamiento de la función cuando
sea necesario.
Excel es muy inteligente: el rango de lo que se debe sumar para conocer cuánto dinero
ingresó por venta, realmente corresponde a F2:F20 como lo propuso, pero vamos a
olvidarnos de su propuesta.
Aunque en este ejemplo es sencillo determinar el rango que debe ir en Número1, no siempre
será así.
Para definir “profesionalmente” el rango haga clic en el icono asociado con el Número1:

El cuadro de diálogo se contrae convirtiéndose en una ventana mucho más pequeña, que
incluso puede ser movida de su sitio si se hace clic sostenido sobre el área azul y se arrastra a
otro lugar.
Utilice el Mouse para seleccionar el rango completo de precios de venta:

El rango seleccionado se escribe en la ventana Argumentos de función. Haga clic en el icono
para indicar que ha terminado la selección. La ventana Argumentos de función vuelve a
su tamaño normal. Haga clic en el botón Aceptar:
La función SUMA es de un uso tan frecuente, que Excel aporta el icono (Autosuma) en el
bloque Modificar de la pestaña INICIO, como un acceso inmediato.
7.3.2 Definición y aplicación de funciones Estadísticas
Como ya se mencionó, las funciones estadísticas permiten establecer tendencias, cuyo

objetivo final es brindar información para apoyar la toma de decisiones a futuro.
Si se decide a buscar las funciones estadísticas por la pestaña FÓRMULAS, haga clic en “Más
funciones” del bloque Biblioteca de Funciones.

Práctica 1
Se ha encuestado a jugadores de tres Equipos de Básquetbol con el objeto de conocer su

estatura en centímetros. Cada muestra (por equipo) tiene 10 datos (estaturas de jugadores):
Función PROMEDIO
Esta función calcula el valor promedio o media aritmética entre dos o más valores.
1. Haga clic en la celda L4

2. Seleccione el asistente para funciones y ubique la categoría Estadísticas.
3. Ubique y seleccione la función PROMEDIO (haga clic sobre cualquiera de las funciones y
presione la tecla P, irá rápido a las funciones que comienzan con esa letra).
de la función):

Si no estuviera seleccionado el rango B4:K4 de las estaturas del Equipo A, selecciónelo usted.
Si quisiera adicionar más datos a este promedio, utilice el cuadro Número2 para ingresar el
rango. Antes de hacer clic en Aceptar, tómese un tiempo para leer esa ventana.
El resultado:
5. Copie la función para los equipos restantes, pero esta vez usando el teclado en lugar del
mouse:
Presione la combinación <ctrl.>+C, para copiar el contenido de la celda L4.
Baje con la tecla de flecha Abajo hasta la celda L5.
Mantenga presionada la tecla Mayúsculas y baje con la tecla de flecha Abajo hasta la
celda L6. Se han seleccionado las celdas L5 y L6.
Presione la combinación <ctrl.> + V, para pegar la función copiada en la selección de

celdas.
(El mejor promedio de altura lo tiene el equipo A)

Función VAR
Esta función calcula la varianza de dos o más valores.
1. Haga clic en la celda M4
2. Seleccione el asistente para funciones, ubique la categoría Estadísticas (aunque debe

aparecer ya seleccionada).
3. Ubique y seleccione la función VAR (haga clic sobre cualquiera de las funciones y presione
la tecla V, irá rápido a las funciones que comienzan con esa letra).
de la función):

El rango sugerido por el asistente está errado, pues incluye la celda L4. Corríjalo
manualmente a B4:K4 o seleccionando el rango con el Mouse. Haga clic en aceptar.
5. Copie la función a las celdas M5 y M6, usando el control de relleno:
Función DESVEST
1. Haga clic en la celda N4
2. Seleccione el asistente para funciones. Cerciórese que la categoría Estadísticas esté

seleccionada.

DESVEST (haga clic sobre cualquiera
de las funciones y presione la tecla D
para ubicar rápido a las funciones
que comienzan con esa letra).

4. Entre al asistente para la función y corrija el rango propuesto a B4:k4
5. Luego de ojear esta ventana, acepte y copie la función para los demás equipos:
(Las estaturas más homogéneas las tiene el equipo C)
Función MODA
Esta función devuelve el valor que más se repite en una muestra. Si no existen valores que se
repitan, devuelve #N/A indicando que no encontró coincidencias.
Aplique la función MODA en la celda O4 siguiendo los mismos pasos anteriores y sobre todo
definiendo bien el rango de celdas.
El resultado:

Observe que en el Equipo B no hay 2 jugadores que tengan la misma estatura, razón por la
cual informa un #N/A. No es un informe de error cuando se interpreta bien.
Funciones MAX y MIN
Estas funciones estadísticas tienen interés por que reconocen el mayor y el menor valor
respectivamente, dentro de un rango.
Aplique la función MAX en la celda P4 y cópiela a las demás celdas.
Aplique la función MIN en la celda Q4 y cópiela a las demás celdas.
El resultado:
(El Equipo A tiene al jugador más alto y al jugado más bajo, de los tres equipos)
Otras Funciones Estadísticas
Son muchas las funciones estadísticas. Se mencionan algunas de uso común, con ejemplo de
uso.

Función Contar
=CONTAR(B4:K4)
=CONTAR(B4:K4 ; B5:K5 ; B6:K6)
Realiza un conteo del número de celdas que contienen números, excluyendo otros
contenidos.
Función Contar.Blanco
=CONTAR.BLANCO(B4:K4)
Cuenta el número de celdas que contienen blancos dentro del rango especificado.
Recuerde que blanco es ausencia de valor.
Función Contar.Si
=CONTAR.SI(B4:k4 ; “>195”)
Cuenta los valores del rango que coinciden con la condición.
Función Mediana
=MEDIANA(F8:F16)
Calcula la mediana (número central, que divide la muestra en 2 mitades) de un

conjunto de números.
7.3.3 Definición y aplicación de funciones financieras

Como es de esperarse Excel cuenta con un conjunto de funciones destinas a apoyar en
operaciones sobre Inversiones y Préstamos, así como para calcular depreciaciones de bienes.

Práctica 1.
La pregunta de millón: ¿Cuál será el valor de la cuota mensual (pago) fija si le ofrecen un
préstamo de $50.000 a 60 meses (5 años), con una tasa de interés anual del 8%, mes vencido?
Para eso esta Excel. Ingrese los datos:
Al Ingresar 8%, automáticamente Excel le otorga el formato de porcentaje, e internamente lo

manejará como 0.08.
Función PAGO
Ubíquese en la celda B8, llame al asistente de funciones, seleccione la categoría Financieras y

ejecute la función PAGO:

Como la tasa de interés es anual y los pagos (cuotas) son mensuales, se debe dividir la tasa
en 12 para determinar el interés mensual.
Valor futuro es 0, pues se espera en 60 meses no deber nada.
Tipo de vencimiento es 0 cuando los pagos son a mes vencido. Si fueran anticipados, tipo
debería ser 1.
Debe pagar cada mes una cuota de $ 1.013,82.
Práctica 2.
¿De cuánto dinero se dispondrá en tres

años (36 meses) si se ahorra una cuota
mensual de $ 2.000 en una entidad
financiera que ofrece un interés anual
del 5%, mes vencido?

Esto requiere el cálculo del valor futuro.
Función VF
Aplique la función VF en la celda B8:
Al hacer clic en Aceptar:
Se contará con $ 77.506,67 dentro de 3 años.

Trabaje con las demás funciones financieras para entender la lógica de su aplicación.

EXCEL 2010

Generalidades
CAPÍTULO 1
Conceptos Básicos
En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft

Office Excel 2007 proporciona herramientas y funciones eficaces que
puede utilizar para analizar compartir y administrar los datos con facilidad.
Una de las aplicaciones informáticas más frecuentemente utilizadas en las
empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario emplear
cualquier información y administrarla según a sus necesidades
empresariales.
Una hoja de cálculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La

intersección entre ellas forma una celda.
Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de
tipo numérico o alfanumérico; se pueden también crear fórmulas
calculando un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la
misma hoja de cálculo de otra hoja de cálculo del mismo libro o de otro
libro.
El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un entorno

simple y uniforme, para generar tablas de números, y a partir de ellos
obtener nuevos valores mediante fórmulas y/o funciones. Las hojas de
cálculo permiten a los usuarios manipular grandes bases de datos de
forma sencilla y eficiente permitiendo, cálculos financieros, estadísticos,
matemáticos y de desarrollo a través de Aplicaciones Visual Basic.
El área de aplicación más importante ha sido hasta ahora el análisis

profesional para desarrollar modelos de gestión, entre los que se puede
citar la planificación y el análisis financiero, el análisis contable, el control

de balances, la gestión de personal, etc. En cualquier caso, los límites de
este tipo de aplicaciones dependen de la imaginación del usuario.
Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las

necesidades Particulares. El usuario puede decidir lo que desea hacer
aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de cálculo, con lo
que se convierte en una herramienta de investigación aplicada, de especial
interés para economistas, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.
Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el análisis

que se desea está compuesto por cálculos sistemáticos. Éste suele ser el
caso del análisis financiero y contable, donde se repiten cada mes,
trimestre o año los mismos cálculos y las mismas relaciones entre sus
elementos.
Ambiente de trabajo
La nueva apariencia de Microsoft Office Excel 2010 se basa en la siguiente

apariencia:
1 9
2
3
4
5
6 7
10
14 11
8 12 13
15

1. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma
predeterminada en la parte superior, a la izquierda de la barra de título
y proporciona un acceso rápido a las herramientas y a los comandos.
2. Cinta de Opciones: Está compuesto por fichas, grupos, comandos y el
menú archivo.
3. Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa y permite
ir a una posición específica de la hoja.
4. Barra de fórmulas: En ella se muestra la información que se ha
registrado en cada celda, en la medida en que se desplace el cursor.
Desde la barra de fórmulas se puede editar cualquier información que
se registre, no solamente fórmulas.
5. Columnas: Son ordenamientos en sentido vertical en una hoja de
cálculo, se identifican con letras y permiten organizar los campos de
una base de datos.
6. Filas: Son ordenamientos en sentido horizontal en una hoja de cálculo,
se identifican con números ordenados y permiten organizar los registros
de una base de datos.
7. Celdas: Es la intersección entre una columna y una fila. Las celdas se
identifican por el nombre de la columna y la fila a la que pertenece.
8. Etiquetas de hojas: Cada hoja está formada por una matriz
organizada en las columnas y filas que ya se han definido. Un libro
puede estar formado por una o más hojas de cálculo, de forma
predeterminada el libro tiene 3.
9. Libro: Son los archivos que se crean con Microsoft Excel 2010. Un libro
puede estar formado por una o más hojas, como ya se dijo de forma
predeterminada el libro inserta 3 hojas.
10. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido
desplazamiento entre filas.
11. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rápido
desplazamiento entre columnas.
12. Vistas: Los comandos de las vistas permiten acceder rápidamente a
3 vistas, la vista normal que es la vista predeterminada, vista de diseño
de página que muestra cómo quedaría la impresión de la hoja y la vista
de salto de página para mostrar y manipular manualmente los saltos de
páginas entre columnas y entre filas.
13. Zoom: Permite visualizar la hoja en un porcentaje mayor o menor
para tener un acercamiento de la ventana o en caso contrario alejar la
imagen para tener mayor cobertura de visualización.
14. Botones de desplazamiento: Los botones que se encuentran al
lado izquierdo de la barra en donde se identifican las hojas, permiten
deslizar la misma, para poder activar una hoja que se desea utilizar y

que no se está visualizando. Esto ocurre cuando se han insertado más
hojas en el libro y su vista no es completa.
15. Barra de estado: Es la última barra de la ventana de Excel, en
donde se presenta una línea de ayuda sobre el comando o botón
seleccionado. Además, presenta el cálculo establecido por defecto para
la opción expandida de autosuma, y una serie de indicadores que le
ayudan a identificar el estado de algunas teclas y funciones específicas
utilizadas en Excel.
Cinta de opciones
La cinta de opciones fue diseñada para encontrar rápidamente las

herramientas que en versiones como Excel 2003 y anteriores se
encontraban en las barras de herramientas, o en la barra de menú. La
cinta de opciones de Microsoft Excel 2010 está compuesta por 4 elementos
básicos:
1. Menú Archivo: Se encuentra ubicado a la izquierda de la cinta de

opciones. Al dar un clic sobre el menú archivo se despliega Vista
Backstage permitiendo administrar archivos y configurar el programa.
2. Fichas de programa: Las fichas agrupan las herramientas según
temáticas (grupos) relacionadas con una tarea específica. Contiene
botones de comando organizados por grupos permitiendo acceder
rápidamente y fácilmente a las herramientas que nos ofrece Microsoft
Excel 2010.
3. Grupos de comando: Los grupos dentro de cada ficha dividen una
tarea en subtareas. Cada grupo contiene herramientas (botones de
comando) asociados a él.
4. Botones de comando: son las herramientas que ejecutan tareas
específicas, por ejemplo copiar, cambiar tamaño de letra color de letra,
etc.

Se debe tener en cuenta que hay fichas que se muestran cuando
necesitan, es decir se activan solo si se está usando una herramienta que
requiere tratamiento que no está en las fichas predeterminadas.
Por ejemplo, si se está insertando un gráfico se activan las fichas
Agrupadas en Herramientas de gráfico, de manera que ellas permiten
tener características concretas para el gráfico seleccionado.
Descripción de las fichas
Ficha Inicio
Se encuentran los grupos

Grupo portapapeles (cortar, copiar, copiar formato y pegar)
Grupo fuente (tipo, tamaño, color y estilo de fuente, sombreado, bordes)
Grupo alineación (alineación de texto, sangría, ajustar texto, combinar y
centrar)
Grupo número (formato número, moneda, porcentual, aumentar y
disminuir decimales)
Grupo estilos (formato condicional, formato de tabla, estilos de celda)
Grupo celdas (insertar, eliminar, celdas)
Grupo modificar (funciones, series, ordenar, filtrar y buscar y reemplazar)
Ficha insertar
Se encuentran los siguientes grupos:

Grupo Tablas (contiene referencia de tablas y gráficos dinámicos y tablas)
Grupo de ilustraciones (contiene elementos como imágenes formas y
Smartart)
Grupo de gráficos (contiene referencia de formatos estilos y diseños de
gráficos)

Grupo mingráficos (contiene comandos como línea, columna, ganancia o
pérdida).
Segmentación de datos
Grupo de vínculos (hipervínculos) y los grupos de texto.
Ficha diseño de página
Encuentra los siguientes grupos:

Grupo de temas (hace referencia a colores, fuentes y efectos)
Grupo de configuración de página (hace referencia a márgenes,
orientación e impresión)
Grupo de Ajustar Área de impresión (hace referencia a los ajustes de la
hoja, ancho y alto)
Grupo opciones de la hoja (hace referencia a líneas de cuadrícula y
encabezados)
Grupo organizar (hace referencia al manejo de objetos)
Grupo fórmulas
Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas herramientas

complemento:
Grupo biblioteca de funciones (hace referencia a las funciones lógicas,
financieras, texto entre otras)
Grupo nombres definidos (hace referencia a la administración de nombres
de rango y selección)

Ficha datos
Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administración de

bases de datos
Grupo Obtener Datos externos (se refiere a la importación de datos de
otras fuentes)
Grupo Conexiones (hace referencia al manejo de vínculos de libros)
Grupo ordenar y filtrar (hace referencia a organizar y depurar base de
datos)
Grupo herramientas de datos (hace referencia al manejo de la información
texto a columnas, quitar duplicados validación, consolidación y análisis)
Grupo Esquema (hace referencia al manejo de subtotalizar datos y
agrupar)
Ficha revisar
Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación, variaciones y

notas.
Grupo revisión (hace referencia a ortografía, sinónimos).
Grupo Idioma (para realizar traducciones)
Grupo comentarios (hace referencia a notas y propiedades de la misma).
Grupo cambios (hace referencia a Protección de hojas, libros y control de
cambios)
Ficha vista
Grupo vistas del libro (hace referencia a las diferentes formas de observar
la hoja y sus características)
Grupo Zoom (hace referencia a las formas de acercar y alejar la
información de la hoja de cálculo)

Grupo ventana (hace referencia al manejo de ventanas, áreas de trabajo
y páneles)
Grupo de Macros (hace referencia al manejo de aplicaciones y desarrollo
de tareas automáticas)
Agregar Fichas a la cinta de opciones
La versión 2010 de Microsoft Excel permite adicionar nuevas fichas y

grupos a la cinta de opciones así como modificar el orden preestablecido
para tener a la mano los comandos usados frecuentemente.
Pasos:
1. Clic en el menú Archivo
2. Seleccionar Opciones del menú
3. En la ventana Opciones de Excel seleccionar Personalizar lista
4. A la derecha de la ventana Opciones de Excel muestra el listado de
Fichas principales. El signo más y menos permite expandir o
contraer los elementos de la ficha o grupo. Dar clic al botón Nueva
Pestaña. Se crea una nueva ficha con nombre Nueva pestaña
(personalizada) y contiene un grupo llamado nuevo grupo
(personalizada).
5. Cambiar el nombre de la ficha dando clic en el botón Cambiar
nombre. Escribir el nombre de la ficha y clic en Aceptar. Cambiar
nombre de la misma manera para el grupo.
6. Agregar comandos al grupo. Seleccionar el comando de comandos
disponibles y dar clic en el botón agregar.
7. Si se quiere cambiar el orden de los comandos o fichas, seleccionarlo
y clic en los botones bajar o subir según sea el caso.
8. Clic en el botón Aceptar.
NOTA: No es posible modificar los comandos de cada una de las fichas

preestablecidas por esta razón lo muestra inactivo (gris); es decir,
Microsoft Excel, permite agregar grupos a una ficha nueva o existente y
agregar comandos a dicho grupo pero no permite modificar un grupo
predeterminado de Excel.

1
4
3
6 7
5
2
2
4
8
Barra de herramientas de acceso rápido
Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rápido, se

debe
1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra
2. Hacer clic sobre el botón más comandos.
3. Seleccionar de la lista la opción Barra de herramientas de acceso
rápido
4. seleccionar un comando de la lista y hacer clic en agregar, repetir
la acción tantas veces se necesite.
5. Hacer clic en Aceptar.

De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos
disponibles y personalizar el ambiente de trabajo.
También podemos cambiar la posición de la barra de herramientas de

acceso rápido, para ello tengamos en cuenta los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra
2. Seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones

1
La cinta de opciones
La cinta de Opciones se puede mostrar minimizada o expandida, según la

necesidad del usuario.
Minimizar la cinta de opciones
1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas para activar el
menú contextual con una lista de opciones.
2. Seleccionar minimizar la cinta
Nota: Esta opción puede estar activa o inactiva. También se puede activar
o desactivar esta opción con la combinación de teclas <CTRL> + <F1>

Métodos abreviados de teclado
Si se quieren activar las fichas y comandos por medio del teclado se
oprime la tecla ALT y se presentan unos cuadros de letras que no es más
que el método abreviado para activar cada una de las fichas.
Al activar la ficha se activarán los métodos abreviados de cada comando

correspondiente a dicha ficha como se ve en el gráfico siguiente.
Interfaz de usuario
La interfaz de usuario de Excel 2010 así como en la versión 2007 desplaza

las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva
versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos,
pero incluyeron el menú Archivo que contiene las opciones para la
administración de archivos. Muchos cuadros de diálogo fueron
reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones
disponibles, además se ofrece información descriptiva sobre herramientas
y vistas previas de ejemplo.
También en algunos grupos a la derecha de él aparecen unos lanzadores
que activan las cajas de diálogo como se mostraban en las versiones 2003
y anteriores.

1
1. Lanzador
2. Galería desplegable
Hoja de cálculo
Microsoft Excel 2010 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por
hoja de cálculo, ofreciéndole mayor capacidad de manejo en bases de
datos y volumen de información. Para visualizar la última celda de una
hoja siga os siguientes pasos:
1. Ubicarse en cualquier celda de una hoja sin datos

2. Presionar las teclas <FIN> + <↓>
3. Presionar las teclas <FIN> + <→>

Compatibilidad con versiones anteriores de Excel
Se puede comprobar un libro de Office Excel 2010 para ver si contiene
funciones o formatos que no son compatibles con una versión anterior de
Excel y poder llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor
compatibilidad con versiones anteriores. En versiones anteriores de Excel,
se pueden instalar actualizaciones y convertidores que le ayudarán a abrir
un libro de Office Excel 2010 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo de
nuevo en Office Excel 2007 sin perder ninguna funcionalidad o función
específicas de Office Excel 2007.
Para comprobar que un libro de la versión 2010 no tiene problemas de

compatibilidad se puede ejecutar el comprobador de compatibilidad, si
encuentra posibles problemas de compatibilidad él entrega un informe
para resolverlo.
1. Abrir el libro que se quiere comprobar.
2. Activar el Menú Archivo
3. Seleccionar la categoría Información
4. Clic en Comprobar si hay problemas y seleccionar la opción

Comprobar compatibilidad.

Si no se han encontrado problemas de compatibilidad Microsoft Excel lo
mostrará en una caja de diálogo como se muestra a continuación.
Si encuentra problemas de compatibilidad los muestra en un mensaje

como este

Mejoras en la impresión
Vista Diseño de página: Además de las vistas Normal y Saltos de

página, Office Excel 2007 proporciona una vista Diseño de página, se
puede utilizar esta vista para crear una hoja de cálculo mientras se
observa el aspecto que tendrá cuando se imprima. En esta vista se puede
trabajar con la configuración de encabezados de página, pies de página y
márgenes directamente en la hoja de cálculo, además de colocar objetos
como gráficos o formas exactamente en el lugar que se desee. También
puede obtener acceso a todas las opciones de configuración de página en
la ficha Diseño de página de la nueva interfaz de usuario para poder
especificar rápidamente opciones como la orientación de página. Es muy
fácil ver lo que se imprimirá en cada página y así se evitará tener que
realizar varios intentos de impresión y obtener copias impresas con los
datos truncados.
Guardar en formatos PDF y XPS Podrá guardar como un archivo PDF o

XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de
instalar un complemento. Para obtener más información, ver Habilitar la
compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.
Formatos de archivo

Para mostrar los nuevos formatos de archivo, se deben seguir los
siguientes pasos:
Hacer clic en el menú Archivo, seleccionar la opción Guardar o Guardar

como. Se activa la caja de diálogo Guardar como, En guardar como tipo
seleccionar la flecha desplegable. Excel muestra el listado de todos los
tipos de libros en que se puede guardar el archivo.
A continuación se describirán algunos de los tipos de libros que se pueden

guardar con su descripción.

Formato / Extensión Descripción
Libro de Excel (xlsx) Formato de archivo basado en XML predeterminado Office Excel 2007.
Formato de archivo de Office Excel 2007 basado en XML y habilitado
Libro de Excel (xlsm)
para macros.
Libro de Excel binario (xlsb) Formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel 2007.
Formato de archivo de Office Excel 2007 predeterminado para una
Plantilla (xltx)
plantilla de Excel.
Formato de archivo habilitado para macros de Office Excel 2007 para
Plantilla (xltm)
una plantilla de Excel.
Libro de Excel 97-Excel 2003 (xls) El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.
Hoja de cálculo XML 2003 (xml) Formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS).
Datos XML (xml) Formato de datos XML.
Formato de Lotus delimitado por espacios. Guarda únicamente la hoja
Texto con formato (delimitado por espacios, prn)
activa.
Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones

para su uso en otro sistema operativo Microsoft Windows y garantiza
Texto (delimitado por tabulaciones, txt)
que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres
se interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.
Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para

su uso en otro sistema operativo Windows y garantiza que los
CSV (delimitado por comas, csv)
caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se
interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.
Formato de archivo basado en XML En 2007 Microsoft Office System,

Microsoft presenta nuevos formatos de archivo para Word, Excel y
PowerPoint, que se denominan formatos XML abiertos de Microsoft Office.
Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integración con orígenes de
datos externos a la vez que reducen los tamaños de archivo y mejoran la
recuperación de datos. En Office Excel 2010, el formato predeterminado de
un libro de Excel es el formato de archivo basado en XML de Office Excel
2010 (.xlsx). Otros formatos basados en XML disponibles son el formato
de archivo basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007
(.xlsm), el formato de archivo para una plantilla de Excel de Office Excel
2010 (.xltx) y el formato de archivo habilitado para macros para una
plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltm).
Formato de archivo binario de Office Excel 2007: Además de los nuevos

formatos de archivo basados en XML, Office Excel 2010 incluye también
una versión binaria del formato de archivo comprimido segmentado para
libros grandes o complejos. Este formato de archivo, el formato de archivo
binario (o BIFF12) de Office Excel 2010 (.xls), se puede utilizar para
obtener un rendimiento óptimo así como compatibilidad con versiones
anteriores.

Entrada a Excel
1. Abrir el menú inicio
2. Dar clic en Todos los programas
3. Seleccionar Microsoft Office
4. Seleccionar Microsoft Office 2010
Una vez seleccionado el icono de Microsoft Excel 2010, se abre la ventana

mientras se carga el programa. Esperar hasta que termine de cargar.
Desde el cuadro buscar archivos y programas

1. Abrir el menú inicio
2. En el cuadro buscar archivos y programas, escribir el nombre de

la aplicación (Excel)., Cada vez que se escribe un caracter Windows
7 se encargará de buscar todas las aplicaciones que comiencen por E
o que comiencen por la cadena de caracteres ingresada en el cuadro
de texto, hasta encontrar la aplicación que se quiere abrir.
3. Seleccionar Microsoft Excel 2010 de la lista

Definiciones
¿Qué es Excel?
Es un programa creado por Microsoft. El libro de trabajo de Excel contiene

hojas de cálculo que le permiten al usuario organizar información. La
extensión del libro o archivo de Excel es .xlsx.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le

permiten al usuario ingresar información ordenadamente. Cada libro tiene
de forma predeterminada 3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta
255 hojas.
¿Qué es una columna?
Se reconocen de forma vertical en la hoja de

cálculo, se identifican con letras que van desde A
hasta XFD, para un total de 16384 columnas,

¿Qué es una fila? Fila
Se reconocen de forma
horizontal en la hoja de
cálculo, se identifican con
números que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.
¿Qué es una celda?
Es la intersección entre una columna y

una fila utilizada para registrar
información. Cada celda tiene una
identificación dada por combinación de
la letra de columna y el número de fila
en donde se encuentra.
Rango
Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o

verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de información cuando
se desea aplicar una operación (por ejemplo, cambiar el tipo de letra,
obtener un resultado mediante una función: suma, promedio), la cual
afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando se selecciona un rango,
la celda inicial del mismo, queda en blanco.
Libros
Los Archivos de Excel se denominan libros, quién se guarda en un espacio

del disco duro, estos nuevos archivos tendrán una extensión .xlsx, a
diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versión soporta las
extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no al contrario;
Se nombrarán algunas características de un libro.
El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato
compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos
específicos.
Un libro está compuesto por una o más hojas de cálculo
Se pueden trabajar varios libros de forma simultánea siempre y
cuando no exceda la memoria disponible.
Para crear nuevos libros se deben seguir los siguientes pasos:

1. Activar el menú Archivo
2. Dar clic en la opción Nuevo
3. Se activa un listado de plantillas guardadas en el equipo en el grupo
plantillas disponibles y un listado de plantillas que se cargan en línea
en el grupo Plantillas de office.com para crear libros con modelos
específicos. Seleccionar Libro en blanco.
4. Clic en el botón Crear.
Hojas
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del
libro. La hoja activa es la hoja en donde se está trabajando y aparece con
el nombre en negrita. Para activar una hoja basta con hacer clic en
etiqueta. De forma predeterminada Excel abre 3 hojas pero, se pueden

insertar más hojas siempre y cuando no exceda la memoria que esté
disponible. Para crear nuevas hojas basta con dar clic sobre el botón que
se encuentra al lado derecho de la hoja 3.
Tipos de datos
Numérica: Corresponde a cualquier número. Este tipo de información

puede ser utilizado para realizar cálculos.
Carácter: Corresponde a las letras o símbolos. No puede ser utilizada en

cálculos.
Fecha / Hora: Corresponde a la información donde se deba ingresar

horas, minutos y segundos y día, mes y año.
Desplazamientos del cursor
Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la

misma, es posible si se utiliza el método correcto.
En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a

los extremos de la hoja en forma rápida o ir a una celda específica, esto se
puede hacer:
Utilizando el teclado
Cada tecla realiza el desplazamiento celda por celda según su dirección.
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la última

columna de la fila actual.

Ctrl
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera

columna de la fila actual.
Ctrl Inicio
Ó
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la última fila de

la columna actual.
Ctrl
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera fila

de la columna actual.
Ctrl
Desplaza el cursor a la celda A1.

Ctrl Inicio
Desplaza el cursor a la celda especificada. Digitar la celda en el campo

Referencia.
F5
El cursor está ubicado en la línea de referencia en la que el usuario escribe

la dirección de la celda a la cual quiere llegar. Luego hacer clic al botón
Aceptar.

El botón Especial, permite hacer localizaciones en celdas que contienen
datos especiales como comentarios o fórmulas y se explicará más adelante
cuando se explique el tema correspondiente.
Utilizando el Mouse
Otra forma de desplazamiento dentro de la hoja de cálculo es haciendo clic

en las barras de desplazamiento (vertical u horizontal), ubicadas en la
parte derecha e inferior de la hoja.
4 3
1. Flecha que desplaza la pantalla hacia arriba

2. Flecha que desplaza la pantalla hacia abajo
3. Flecha que desplaza la pantalla hacia la derecha
4. Flecha que desplaza la pantalla hacia la izquierda
Punteros de Mouse
Dependiendo de la posición en que se encuentre el Mouse se presentan

diferentes formas de punteros así:
Para activar una celda diferente a la actual, iniciar una selección de

rango o para seleccionar toda la hoja de cálculo. Esta presentación se
muestra en la hoja de cálculo.
Para seleccionar completamente Columnas.
Para seleccionar completamente Filas.

Para Mover el contenido de la celda a otra celda. El puntero aparece
sobre el borde de la celda activa.
Para Copiar el contenido de la celda sobre las siguientes celdas

ubicadas en cualquier dirección de la celda (a la derecha, a la izquierda,
arriba o abajo de la celda activa). Esta cruz aparece si se ubica el puntero
del mouse en la parte inferior derecha de la celda activa.
Para ampliar o reducir el ancho de una Columna. Aparece cuando se

ubica el Mouse en la línea de división entre Columnas.
Para ampliar o reducir el ancho de una Fila. Aparece cuando se ubica

el Mouse en la línea de división entre Filas.
El puntero de texto se muestra en la celda que se esté editando, o

sobre la barra de fórmulas para hacer cambios o modificación en la
información.
Selección
Excel permite seleccionar filas, columnas, hojas de 2 formas Mouse y

teclado, las filas se identifican con números, las columnas se identifican
con letras.
Selección filas
1. Ubicarse sobre la celda A1

2. Haga clic sobre el encabezado de la fila, es decir, sobre el número y se
observará que se seleccionará todo ese registro.
Otra forma de seleccionar, es oprimiendo las teclas <SHIFT> + Barra

espaciadora. Se seleccionará la fila de la celda activa.

Selección de columnas
Excel posee 16384 columnas, va hasta la columna XFD
1. Hacer clic sobre la celda B1

2. Hacer clic sobre el encabezado de las columnas (letras) para seleccionar
toda la columna.
Otra forma de seleccionar es oprimiendo las teclas <CTRL> + Barra

espaciadora, se seleccionará la columna de la celda activa.
Si se quiere seleccionar filas y columnas simultáneamente, se debe oprimir

la tecla <CTRL> y sin soltar, hacer clic sobre las filas y las columnas y de
esa forma se selecciona de forma aleatoria.
Selección de celdas

Para la selección de celdas puede realizarlo haciendo clic sobre un rango
de celdas, por ejemplo:
1. Ubicarse en la hoja1
2. Hacer clic sobre la celda A5
3. Con el puntero del Mouse, hacer clic sostenido y seleccionar en sentido
vertical y horizontal hasta marcar el área A5:G14.
Formas de selección
oprimiendo la tecla <Shift> + flechas de desplazamiento de teclado
Otra de las formas para seleccionar es con la tecla <F8>, esta tecla
almacena selección
oprimiendo la tecla funcional <F8> + flechas de desplazamiento de

teclado
Oprimir de nuevo con la tecla <F8> para cancelar el área de selección
Ejemplo de selección discontinua:

Si se quiere seleccionar varias celdas en forma no continua, se deben
realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar el área A5:B10

2. Oprimir la tecla <Shift> + <F8>
3. Con las flechas del teclado desplazarse hasta la celda a12 y seleccionar
el rango C12:E18
4. Oprimir las teclas <Shift> + <F8>
De esta forma se seleccionaron varias celdas en forma no continua
Selección hojas de cálculo
Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas:
1. Ubicarse en la celda A1

2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila número 1,
se encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto
hacer clic.
Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer)
Cortar Con esta operación el usuario puede trasladar información bien

sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
Copiar Con esta operación el usuario puede duplicar información bien

sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
Nota: Para duplicar un rango de información o el contenido de una sola

celda dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en
el extremo inferior derecho de la celda se visualizará una cruz, se debe
hacer clic sostenido y el contenido de la celda se copiará en el rango
marcado.

Pegar Con esta operación el usuario puede colocar información en
una hoja de cálculo, en un libro, o en otro archivo
Pasos para cortar y pegar
1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar (mover)

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.
3. Ubicarse en la celda a donde se moverá.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
3
1
Pasos para copiar y pegar
1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.
3. Ubicarse en la celda.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.
3
1
Copiar formato: Con esta operación se copian los formatos de una o más
celdas a otras que no lo tienen.
El proceso a seguir es:
1. Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.
2. Hacer clic al botón Copiar formato
3. El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un

formato, se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic
sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.

2
1
3
Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el

portapapeles, puede pegarse directamente con el botón Pegar, o
establecer opciones adicionales con el comando Pegado especial del
menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.
De esta caja de diálogo pueden establecerse cinco partes plenamente

identificables:

El cuadro Pegar contiene siete botones de selección, de los cuales debe
seleccionarse el que se adapte a los datos que se desean pegar,
dependiendo si son formatos, valores, fórmulas, u otras características del
rango seleccionado.
El cuadro Operación es el que permite efectuar operaciones entre el

rango fuente y el rango destino, teniendo en cuenta que los datos
quedarán en el rango sobre el cual se está pegando la información,
reemplazando los anteriores.
La casilla de verificación Saltar blancos permite ignorar las celdas en

blanco que hayan sido copiadas del rango original. Si esta casilla está en
blanco, las celdas destino serán reemplazadas por las del rango origen,
incluso si se encuentran en blanco.
La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el

rango destino, es decir, que las filas se conviertan en columnas, y
viceversa.
El botón Pegar vínculos establece un vínculo entre el rango origen y el

destino, de tal forma que si el rango original es actualizado, los cambios se
reflejan en el rango destino, sin importar que este último se encuentre en
otra hoja u otro libro.
Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de

diálogo que se presenta, varía de acuerdo con la aplicación servidora de
los datos. Por ejemplo, si los datos provienen de un documento de Word,
la caja de diálogo presentará opciones para pegar como objeto de Word,
como imagen o texto, mientras que si el origen es un recorte de Paint, se
tienen las opciones para pegar como objeto de Paint, como imagen o como
mapa de bits.
Opciones de rellenar
Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de

una hoja de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe
automáticamente una serie de números, combinaciones de números y
texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un modelo establecido.
Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos,
seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de relleno.

Microsoft Excel identifica los datos que se han introducido en la celda. Si
son de tipo fecha, él permite trabajar series de fecha, si es información de
tipo numéricos se activan las series Para datos de tipo numérico de la
misma manera con la información de tipo texto se activan otras series de
datos. Ver los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1: Información de tipo fecha
1. Ubicarse en la Hoja2 en la celda A1
2. Ingresar la fecha 05/02/2007
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior

derecho, cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido
arrastrar en la dirección deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y

muestra las siguientes opciones
Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato
de la celda origen.
Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un día

en un día.
Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la

celda inicialmente seleccionada.
Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda
origen
Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales
Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales
Rellenar meses: Auto-rellena en meses del año
Rellenar-años: Auto-rellena en años

Ejemplo 2: Información de tipo número
2. Ingresar la fecha 1250000


Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y e mismo formato
de la celda origen.
Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda

seleccionada

Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente
seleccionada a las celdas destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin
formato
Ejemplo 3: Información de tipo texto
2. Ingresar el texto Lunes


Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y e mismo formato
de la celda origen.

Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda
seleccionada
Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente

seleccionada a las celdas destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin
formato
Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales es decir de

lunes a domingo.
Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales es decir de

lunes a viernes
Para la información de tipo texto solo existen series de datos para los días
de la semana y los meses del año. Si se quieren crear series con otro tipo
de información se deben crear listas personalizadas.
Listas personalizadas
Las listas personalizadas son utilizadas para rellenar celdas con
información de tipo texto en un orden definido por el usuario. Al realizar la
instalación de Excel se guardan listas con los días de la semana y los

meses del año pero también permite crear nuevas listas según las
necesidades del usuario.
Las listas personalizadas se guardan en la aplicación, luego pueden ser
utilizadas en cualquier libro
Crear listas personalizadas
Para crear una lista personalizada se deben tener en cuenta los siguientes
pasos.
1. Activar el Menú Archivo
2. Seleccionar del menú Opciones
3. Seleccionar la categoría Avanzadas
4. En el panel derecho de la ventana dar clic en el botón Modificar
listas personalizadas que se encuentra en el extremo inferior del
panel.
5. Clic en Aceptar.
Se abre la caja de diálogo Listas personalizadas. En el panel

izquierdo se muestra el listado de listas existentes en Microsoft
Excel.
6. Seleccionar la opción Nueva lista del panel Izquierdo
7. En el panel derecho escribir la información que se quieren como
serie de datos, uno debajo del otro o separados por coma.
8. Dar clic en el botón Agregar para que la información pase al panel
izquierdo.
9. Clic en el botón Aceptar.

Una vez creada la lista personalizada ingresar en una celda cualquier
dato de la lista, con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el
vértice inferior derecho de la celda, cuando cambie este a una cruz
delgada , hacer clic sostenido arrastrar en la dirección deseada.
Trabajar con hojas de cálculo
Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar

hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas,
Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra para dar una
vista diferente.
Para realizar cada una de estas acciones, se deben seguir los siguientes
pasos:

Insertar hojas
Se pueden insertar hojas de varias formas. Por la cinta de opciones, con el

menú contextual o con el botón Insertar Hoja de cálculo.
Desde la cinta de opciones
1. Seleccionar la ficha Inicio

2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Insertar
3. Seleccionar la opción Insertar hoja
1
2
Con el Menú contextual
1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse.

2. Hacer clic en insertar.
3. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo
4. Hacer clic en aceptar.
Botón Insertar hoja de cálculo

1. Dar clic en el botón Insertar hoja de cálculo que se encuentra a la derecha de las
etiquetas de las hojas o presionar el método abreviado Mayusc + F11

Eliminar hojas
1. Seleccionar la ficha Inicio

2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Eliminar
3. Seleccionar la opción Eliminar hoja
Con el Menú contextual
1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse.

2. Hacer clic en Eliminar.
3. Si la hoja de cálculo contiene información se presentará un mensaje

de confirmación. Clic en Eliminar
Cambiar nombre hoja
Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para

ello, se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

Mover hojas
Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo se debe:
1. Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja que se quiere mover
2. Arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un
triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la
posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se
moverá a la nueva posición.
Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y

arrastrándolas a la posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no
fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas una al lado de la
otra. Tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Seleccionar varias hojas manteniendo la tecla Ctrl. Clic derecho del

Mouse sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar.
2. Seleccionar de la caja de diálogo mover o copiar El libro al que se
moverán las hojas. Definir en qué posición del libro se moverá
seleccionando la hoja en el listado de a ventana Antes de la hoja
haciendo clic a donde se desee mover.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si se quieren copiar hojas se siguen los mismos pasos activando la

casilla de verificación

Ocultar hojas
Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:
1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la
etiqueta de la hoja que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar
varias hojas simultáneamente se deben seleccionar (oprimiendo la tecla
ctrl mantenido) todas las hojas a ocultar y hacer clic con el botón
derecho del Mouse.
2. En el menú contextual, seleccionar Ocultar.
Desde la cinta de opciones también podemos ocultar hojas.

1. Seleccionar la hoja o las hojas a ocultar
2. Dar activar la ficha inicio
3. En el grupo celdas, dar clic a la lista desplegable de la opción
Formato.
4. En el grupo visibilidad seleccionar la opción Ocultar y mostrar
5. Dar clic en la opción Ocultar
6. Hoja

Mostrar hojas
Al ocultar hojas se activa la opción Mostrar hoja. Se pueden mostrar todas

las hojas de un libro, una a una y no de forma simultánea. Para realizarlo
se deben seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la ficha inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón
formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo
Visibilidad
4. Él mostrará un submenú, hacer clic sobre la opción mostrar hoja.
5. Se activa una caja de diálogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere
mostrar
6. Hacer clic en Aceptar.
Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las
etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

Otra forma de seleccionar una hoja de cálculo es oprimir las teclas
<CTRL> + <SHIFT>+<BARRA ESPACIADORA>
Color de etiqueta
Se puede aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla

<CTRL>
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.
2. Seleccionar del menú contextual color de etiqueta y seleccionar el color

de la paleta de colore.

1. Hacer clic en la ficha de inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón
formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un
submenú, hacer clic sobre un color de ellos.
Cambiar el Alto de la fila
Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del
Mouse o por el grupo celdas.
1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.
2. En la ficha de inicio,
3. grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,
4. aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor

correspondiente

Ancho de columna
1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.

2. En la ficha de inicio
3. grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,
4. aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor
correspondiente
Ocultar filas
1. Seleccionar las filas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar filas

continuas o discontinuas. Para seleccionar filas discontinuas se debe

hacer la selección de la primera fila, presionar la tecla <CTRL> y
seleccionar las otras filas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato.
4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar filas.
Ocultar columnas
1. Seleccionar las columnas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar

columnas continuas o discontinuas. Para seleccionar columnas
discontinuas se debe hacer la selección de la primera columna,
presionar la tecla <CTRL> y seleccionar las otras columnas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato.
4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar columnas.

Existen métodos abreviados para la administración de la hoja de cálculo
así:
Ocultar columnas
1. Seleccionar la o las columnas a ocultar

2. <CTRL> + 0
Ocultar filas
1. Seleccionar la o las filas a ocultar

2. <CTRL> + 9
Mostrar columnas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.

2. <CTRL> + May + )
Mostrar filas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.

2. <CTRL> + May + (
Manejo de archivos
Abrir
Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo

original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de
sólo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre.
Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

2. Seleccionar la opción Abrir
3. Se abre la caja de diálogo Abrir. Seleccionar del panel izquierdo la
ubicación del archivo. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red,
Documentos, etc.
4. Seleccionar la carpeta si el archivo está dentro de una carpeta
específica y abrirla con doble clic.

5. Seleccionar el archivo que se quiere abrir
6. Clic al botón Abrir.
Nota: Se puede mostrar el cuadro de diálogo abrir oprimiendo las

teclas <CTRL> + A
Descripción Caja de diálogo Abrir

1. Atrás: Está activo si se ha cambiado de carpeta de búsqueda
permitiendo ir a la anterior.
2. Adelante: Está activo solo si se ha utilizado el botón atrás y permite
volver a la carpeta de búsqueda siguiente.
3. Ruta: Permite ver la ubicación actual o cambiar de ubicación.
4. Filtro de búsqueda: Permite buscar el listado de los archivos o
carpetas según una cadena de caracteres
5. Panel de navegación: Permite seleccionar posiciones específicas
del Pc activando así otra ruta de archivos.
6. Panel de contenido: muestra el listado de archivos y carpetas
según la carpeta o unidad de disco seleccionada en el panel de
navegación. También puede mostrar el listado de archivos o carpetas
especificados en la búsqueda.
7. Nombre del archivo: Aquí se puede escribir el nombre del archivo,
después de indicar su ubicación en la unidad de disco. Al seleccionar
un archivo del panel de contenido se muestra en esta caja de texto.

8. Todos los archivos de Excel: Esta opción despliega una lista de los
tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el
deseado y automáticamente mostrará los archivos que existen de
ese tipo.
9. Herramientas: Permite conectarse a unidades de red, o de sitios

web para usarlo como almacén de información.
10. Abrir: Este botón permite abrir el libro seleccionado.
11. Cancelar: Cierra la caja de diálogo Abrir.

nueva carpeta Crea una carpeta o un directorio nuevo en el
lugar en el que se está ubicado.
Vistas : Permite ver el listado de archivos y carpetas del panel de

contenido de varias maneras.
Panel Vista previa: permite activar o desactivar el panel de vista

previa permitiendo ver el contenido del archivo seleccionado.
Cerrar Libros
Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y
no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo.
Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar más,
ya que si permanece abierto se puede desaprovechar memoria
innecesariamente.

Guardar
Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los

formatos y las características exclusivas de Microsoft Office Excel 2010; De
forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan únicamente
la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de página
Web) guardan todas las hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar sólo
hojas de cálculo específicas, se puede ocultar las hojas de cálculo que no
se desean guardar.
Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

2. Seleccionar la opción Guardar
3. Se abre la caja de diálogo Guardar. Seleccionar en el panel izquierdo
la carpeta en donde se va a guardar. Por ejemplo, Escritorio, Disco
local C:, Red, Documentos, etc. Seleccionar la carpeta específica en
la que se guardará el archivo. Seleccionarla del panel de contenido.
4. Dar nombre al archivo
5. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opción
predeterminada Libro Excel lo guardará en la versión 2010.
6. Clic al botón Guardar.

CAPÍTULO 2
Formatos
En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados

exclusivamente para darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas
el grupo Fuente, Alineación y Número.
Una característica de Excel 2010 es la vista previa de los formatos sobre

la hoja de cálculo. A medida que vamos por las distintas opciones de
formato sugeridos en la herramienta se va mostrando en la hoja de
cálculo. Los formatos se pueden aplicar antes o después de ingresar la
información.
Grupo Fuente
1. Fuente
2. Tamaño de fuente
3. Aumentar tamaño
4. Disminuir tamaño
5. Negrita
6. Cursiva
7. Subrayado
8. Bordes
9. Color de relleno
10. Color de fuente

Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las
que se les va a aplicar. Se mostrarán algunos ejemplos prácticos para
asignar formatos.
Fuente
Se puede cambiar el estilo de la letra en el rango de celdas o palabras

seleccionadas.
1. Seleccionar las celdas a las que se le quiere cambiar el estilo de la letra

2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo fuente, seleccionar flecha desplegable del botón fuente
Calibri
4. Seleccionar de la lista el estilo de la letra.
A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse

exactamente en el borde inferior del botón fuente con un clic sostenido
izquierdo puede variar el tamaño de ese desplegable.

Tamaño de fuente
Se puede Cambiar el tamaño de la letra, en el rango de celdas o palabras

seleccionadas:
1. Seleccionar las celdas a las que se les cambiará el tamaño de la letra

3. En el grupo fuente, seleccionar la flecha desplegable tamaño de
fuente.
4. Seleccionar de la lista el tamaño deseado.
A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse

exactamente en el borde inferior del botón tamaño de fuente con un clic
sostenido izquierdo puede variar el tamaño de ese desplegable.
Aumentar o disminuir tamaño de la fuente
Aumentar el tamaño de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos,

mostrando el tamaño que se desea. Ejemplo:
1. Seleccionar las celdas a las que se quiere cambiar el tamaño de la

fuente.
3. En el grupo fuente, de nuevo hacer doble clic en el botón Aumentar
tamaño de la fuente
4. Hacer clic en el botón Disminuir tamaño de la fuente
Color de fuente
El color de la fuente en Excel 2010 al igual que el color de relleno basta

con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores,
y automáticamente lo actualiza en la selección. Ejemplo:

1. De nuevo Seleccionar las celdas a las que se les modificará el color.
2. Clic en la ficha de inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botón color de fuente y dar clic
en la lista desplegable.
4. Esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero
del Mouse lentamente por una fila de colores. Se mostrará la vista
previa en la hoja de cálculo según el color. Seleccionar el color
deseado.
Negrilla, Cursiva y Subrayado
Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos

seleccionados. Ejemplo:
1. Seleccionar las celdas a quienes se aplicará el formato.

2. Hacer clic en la ficha de inicio, en el grupo fuente, hacer clic sobre los
botones:

Negrilla
Cursiva
Subrayado
También se pueden realizar utilizando los métodos abreviados:
Negrilla <ctrl> + <N>

Cursiva <ctrl> + <K>
Subrayado <ctrl> + <S>
Bordes
En la lista desplegable de bordes aparece una serie de modelos que se

aplicarán a las celdas seleccionadas.
1. Seleccionar Las celdas a las que se les quiere aplicar borde.

2. Activar la ficha inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botón bordes y activar la lista
desplegable.
4. Seleccionar el modelo de bordes según el modelo deseado.

Es posible dibujar los bordes. Dibujar bordes, permite al usuario la rapidez
de aplicar bordes en un rango de celdas.
Dibujar cuadrículas de borde
1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

2. Abrir la flecha desplegable, seleccionar el estilo y grosor de la línea.
3. En las mismas opciones de borde hacer clic en la opción dibujar
cuadrícula de borde.
4. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, seleccionar un rango de celdas
5. Oprimir la tecla ESC para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de
cálculo.
Con la opción dibujar borde solo se dibuja un borde externo.
Para aplicar diferentes estilos de bordes, se deben seguir los siguientes

pasos:
1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

2. Desplegar la flecha desplegable y hacer clic en dibujar estilo de la
línea.

3. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, de nuevo seleccionar un rango
de celdas.
4. Oprimir la tecla <ESC> para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de
cálculo.
Color de relleno
El color de relleno en Excel 2007 a diferencia de las versiones anteriores,

aplicaba el color después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar
el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores.
1. Seleccionar Las celdas a las que se aplicará el color de relleno

2. Activar la ficha inicio
3. En el grupo fuente, dar clic en la lista desplegable del botón color de
relleno.
4. En la paleta de colores desplazar el puntero del Mouse lentamente por
una fila de colores. Seleccionar el color deseado como color de fondo.
Se puede agregar este botón a la barra de herramientas de acceso

rápido dando un clic derecho del Mouse
sobre él.

Grupo Alineación
1. Alinear en la parte superior Alineación con respecto al alto de la

2. Alinear en el medio fila.
3. Alinear en la parte inferior
4. Orientación
5. Alinear texto a la izquierda Alineación con respecto al ancho de la

6. Alinear texto a la derecha columna
7. Alinear texto a la derecha
8. Disminuir sangría Formatos utilizados en información
9. Aumentar sangría alineada a la izquierda. Aumenta o
disminuye el espacio entre el borde de
la celda y el texto
10. Ajustar texto
11. Combinar y centrar Convierte un conjunto de celdas
Alineación de texto
La alineación de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustándolo en la

celda:
Seleccionar las celdas a las que se les quiere cambiar la alineación.

Hacer clic sobre la ficha inicio

En el grupo alineación, seleccionar el botón correspondiente alinear
en el medio
En la misma ficha de inicio, grupo alineación, botón centrar
La alineación se puede realizar de la siguiente forma:
Alinear en la parte coloca el texto en la parte superior

superior de la celda
coloca el texto en la parte central
Alinear en el medio
de la celda
coloca el texto en la parte inferior
Alinear en la parte Inferior
de la celda
Alinear el texto a la Desplaza el texto hacia la
izquierda izquierda de la celda
Desplaza el texto hacia el centro
centrar
de la celda
Alinear el texto a la Desplaza el texto hacia la derecha
derecha de la celda
Ajuste de texto
Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho

de columna y al alto de la celda. Ejemplo:
1. Seleccionar la celda que se quiere ajustar

3. En el grupo alineación, dar clic en el botón ajustar texto.
Se observa que ahora el texto se adapta a lo alto y a lo ancho de la celda

dando una mejor apariencia a la información que se adapta a la base de
datos:
Otra forma de realizarlo es con las teclas <ALT> + <ENTER>
Combinar y centrar
Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas

formando una sola celda con mayor tamaño y centrando el contenido.
1. Seleccionar las celdas que se quieren combinar y centrar.

3. En el grupo alineación, dar clic en el botón Combinar y centrar.

Ejemplo:
1. Ubicarse en la celda A1
2. Oprimir los botones <Shift> + <Barra espaciadora> (para Seleccionar

una fila)
3. Oprimir los botones <CTRL> + <+> (para insertar una fila)
4. De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos
5. Seleccionar las celdas A1:H1
6. En la flecha Inicio, grupo alineación, hacer clic sobre el botón

combinar y centrar.
Grupo número
Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje,

moneda, fecha y hora ETC.

Formato de moneda
1. Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignará el formato

moneda.
2. Hacer clic en la ficha Inicio
3. En el grupo Número, dar clic en el botón Combinar y centrar.
4. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón formato

número, seleccionar moneda.

Estilo millares, aumentar reducir decimales
Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:
1. Seleccionar el rango de celdas a las que se les aplicará el formato

Millares.
2. En la ficha de inicio
3. En el grupo número, hacer clic sobre el botón estilo millares.
4. Hacer tantos clic sobre el botón aumentar decimales como

decimales quiera
5. Hacer tantos clic sobre el botón reducir decimales como

decimales quiera.

CAPÍTULO 3
Vista Preliminar, Configuración e Impresión
Antes de imprimir un documento hay que establecer una serie elementos
que afectan la presentación de las hojas impresas. La versión de Excel
2010 ha incluido en una sola pantalla la posibilidad de Configurar la
página, la vista preliminar y la impresión.
Para activar las opciones de impresión se puede realizar de dos maneras.

1. En el menú Archivo se escoge la opción Imprimir.
2. Mediante el teclado utilizando la combinación de las teclas Ctrl + <P>
1. La sección impresión permite definir qué es lo que se quiere

imprimir, si todo el libro o si alguna parte de él, como hojas, celdas,
etc.
2. La Configuración de páginas. Permite establecer las hojas a
imprimir, seleccionando de la lista si se imprimirá todo el libro, las
hojas activas o una selección de celdas. Además permite establecer
73
el tamaño de papel, la orientación, escalar la impresión para ajustar
el contenido de hojas de cálculo optimizando así la presentación de
las tablas al ser impresas.
3. La vista preliminar muestra a la derecha de la ventana cómo

quedaría la impresión con esas características en la configuración de
página.
Microsoft Excel tiene 3 formas básicas de visualizar una hoja de cálculo. La

vista normal, la vista de diseño de página y la vista de salto de página.
Para 9cambiar de vista se puede activar el botón de la parte inferior
derecha de la ventana.
1. Vista Normal: Es la vista predeterminada. Permite ver el contenido

de la hoja es un solo espacio de trabajo.
2. Vista Diseño de página: esta vista permite ver los saltos de
página, los márgenes, los encabezados y pie de página controlando
así los espacios de trabajo.
3. Vista Salto de página: Permite ver los saltos de página pero
también ajustarlos según las necesidades del usuario.

La Vista Diseño de página muestra el espacio que se ha
determinado en todos los márgenes, permitiendo su modificación
rápida desde allí. Así, podemos ver que existen varias maneras de
modificar los márgenes de una manera muy eficiente.
75
De la misma manera permite la creación de los encabezados y pies de
página activando la sección con un solo clic.
Nota: Las reglas se pueden ocultar desactivando la casilla de verificación

Regla que se encuentra en el grupo mostrar u ocultar de la ficha Vista.
Ficha Diseño de página

En esta ficha podemos Configurar página, Ajustar área de impresión y
mostrar la hoja o la impresión de formas diferentes. A continuación se
detallarán estas opciones de la ficha.
Grupo Configurar página

En este grupo se podrá modificar las márgenes, la orientación del papel, el
tamaño el área de impresión saltos, fondos, imprimir títulos.
El comando márgenes permite establecer unas márgenes sugeridas por

el sistema simplemente con dar clic en el comando se mostrarán varios
estilos con las medidas correspondientes.

Si las márgenes no corresponden a las necesidades del usuario se pueden
personalizar dando clic al botón márgenes personalizadas. Se abre una
caja de diálogo para establecer el margen que cubra necesidades
específicas.
77
Basta con aumentar el valor para cada margen escribiéndolo en el cuadro
de texto correspondiente o bien aumentar lo o disminuirlo dando clic en las
flechas dirigidas hacia arriba (para aumentar) o hacia abajo (para
disminuir) el tamaño del margen.
Si la hoja tiene encabezado o pie de página, Microsoft 2010 permite

indicar a cuantos centímetros del borde del papel quiere mostrarse con las
opciones margen de encabezado y margen de píe de página.
Para centrar la impresión horizontal y verticalmente con respecto a la hoja

se puede hacer automáticamente activando la casilla de verificación
Centrar en la página horizontalmente y verticalmente.
Como vemos, hay varias maneras de establecer los márgenes en una hoja
de cálculo.

1. Activar la ficha Diseño de página.
2. En la vista Diseño de página, ubicar el puntero del mouse en el
borde del margen a cambiar hasta que se convierta en una flecha
doble, con clic sostenido definir el tamaño.
3. Desde la opción de Impresión en el Menú Archivo.
El comando Orientación permite establecer la orientación del papel

seleccionando de la lista si es vertical u horizontal como se muestra en la
imagen.
El comando Tamaño permite definir el tamaño de papel en el que se

imprimirá. Seleccionar de la lista desplegable o establecer uno
personalizado si ninguno de la lista cumple sus expectativas.
79
Área de impresión permite definir un rango para que sólo la selección se
imprima. Para esto se debe seleccionar las celdas que se quieren imprimir
y luego dar clic en el comando Área de impresión y luego seleccionar la
opción Establecer área de impresión.
Si se quiere eliminar el área de impresión basta con entrar nuevamente al

comando Área de impresión y seleccionar la opción Borrar área de
impresión.

El comando Saltos, permite realizar saltos de página manuales y se
insertarán siempre a la izquierda y encima de la posición del cursor. Para
insertar saltos de página primero se debe ubicar el cursor en la posición en
donde se quiere insertar la página y luego dar clic en el comando Saltos y
seleccionar la opción Insertar salto de página.
Si se quiere quitar el salto de página se puede hacer de 2 maneras.

Ubicarse en la celda en la que se insertó el salto de página (solo borrará el
salto de la celda activa) y dar clic a la opción Quitar salto de página del
comando Saltos , o bien seleccionar la opción Restablecer todos los
saltos de página para que vuelvan las páginas predeterminados.
Fondo permite seleccionar una imagen que mostrará como fondo de la

hoja de cálculo. Se repetirá la imagen en toda la hoja de cálculo. Para
agregar un fondo, Seleccionar el comando Fondo de la ficha Diseño de
página, y hacer clic sobre la opción Agregar Fondo. Buscar luego el
archivo, seleccionarlo y clic en Aceptar.
Configuración de impresión
Existen varias formas de configurar las hojas para ser impresas.
81
Área de impresión
Esta opción permite seleccionar un área para realizar una impresión

específica, para realizar una nueva impresión primero debe borrar área de
impresión actual y seguir los pasos siguientes:
1. Seleccionar el rango de celdas que será impreso
2. Clic en la Ficha Diseño de página
3. Seleccionar el comando Área de Impresión
4. Clic a la opción Establecer Área de impresión
El área de impresión permanece definida en el momento de enviar un

trabajo de impresión al dispositivo seleccionado, y es única para cada hoja
del libro sobre el cual se esté trabajando.
Imprimir títulos
Si se desea imprimir los títulos en todas las páginas, filas y/o columnas
fijas para todas las hojas, se debe escribir en el cuadro repetir filas en
parte superior las referencias de dichos títulos (rango). Si los títulos se
encuentran en la parte izquierda de la hoja, entonces en la opción repetir
columnas a la izquierda se marca la columna que se tomará como título
o se introduce la referencia de celda.
Si se desea que aparezcan las líneas de división de celdas se debe activar

la opción Líneas de división. Si se tiene una impresora a color y se
quiere imprimir en blanco y negro se debe activar la opción Blanco y
Negro, esto permite mejorar la calidad de impresión. Para que en la
impresión aparezcan las notas de celda (estas aparecen en páginas
adicionales) se activa la opción Comentarios.

Si se desea que en la impresión aparezcan los títulos de filas y columnas
se activa la opción Encabezados de filas y columnas.
Para reducir el tiempo de impresión se activa la opción Calidad de

borrador. Se imprimen menos gráficos y se suprime la impresión de las
líneas de división de celdas.
Si se quiere controlar el orden en que se enumerarán e imprimirán los

datos cuando no caben en una sola página se debe indicar el orden a
seguir:
Para enumerar e imprimir las páginas en un orden descendente y luego a

la derecha, se debe activar la opción Abajo, luego hacia la derecha. Si
en cambio se desea enumerar las páginas de izquierda a derecha y luego
hacia abajo, se activa la opción derecha luego hacia abajo.
83
CAPÍTULO 4
Crear fórmulas
Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas.

Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a
continuación:
Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Digitar el signo igual.
Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la
dirección de la celda. Ejemplo: B11.
Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar
<ENTER>.
Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:

1. Paréntesis ( )
2. Exponencial ^
3. Multiplicación y división *, /
4. Suma y resta +, -
Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de

construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.
Editar fórmula
Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede

Recurrir a varias Opciones:
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>.

Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de
texto dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.

Copiar fórmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que

contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz,
que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se
hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que se
desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar.
Si se trata de una fórmula o función que se puede generar
automáticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenará las
celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la
izquierda.
Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar

dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operación utilizando la
opción Pegado especial que se explicó anteriormente.
Eliminar fórmula
Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de

una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la
tecla <SUPR>.
Posiciones relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha referencia
puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la
operación de copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es

copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posición, es decir, que la
posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie.
Ejemplo:
Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la

fórmula quedará (B2*C2).
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda

referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de copiarla.
Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del número
referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la fila, sólo la
columna o ambos según sea el caso.
85
Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.

(B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de
copiar la fórmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula en
forma horizontal y variando la columna C.
En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante,

se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel
inserta en forma automática el signo $ para fijar completamente la
columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se desea convertir sólo
la fila o sólo la columna en constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias

absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda F8,
para calcular el valor del Descuento (columna F), se debe multiplicar el
total (columna E).
Ubicar el puntero del mouse en el extremo inferior derecho de la celda F8
y dar clic sostenido hacia abajo para hallar el descuento de todas las
ventas.
La celda E8 por ser relativa variará de celda en celda al ser copiada, de
manera que mostrará el total de cada producto vendido. La celda $B$5 por
ser absoluta permanecerá constante al ser copiada.

En la celda F8 se puede crear una fórmula así: =F4*B1. Sin embargo, al
copiar esta fórmula la celda G5, tendrá la fórmula =F5*B2, la fórmula
cambiará las posiciones. Si se analiza, la posición G5 corresponde al
subtotal y B2 está en blanco. Entonces es necesario mantener absoluta la
celda del % IVA, para que al copiar la fórmula todos los subtotales se
multipliquen por B1.
87
EXCEL 2010
SEMANA 5

ESTRUCTURA DE DATOS
Conceptos básicos de bases de datos
Las bases de datos permiten organizar, administrar y recuperar

información. Al crear una base de datos se deben seguir las
instrucciones:
Componentes de las bases de datos
Campo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y

cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de
un campo pueden ser texto, números, fechas, fórmulas o funciones.
Registro: Es una fila individual de una base de datos.
Nombre de campo: Es un nombre que identifica los datos guardados

en él. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres
de campo, cada columna debe tener un nombre de campo.
Campo calculado: Corresponde a los campos que contienen fórmulas o

funciones Estas son algunas consideraciones a tener cuando se elabora
una base de datos
Tamaño de la base de datos: Puede ocupar toda la hoja de cálculo.
Ubicación de los nombres de los campos: La primera fila deberá

contener los nombres de los campos o también se denominan
Encabezados de columnas.
Valores permitidos en los nombres de los campos: Deben ser

valores de tipo texto.
Longitud de nombre de campo: Pueden contener un máximo de 255

caracteres.
Registros: Cada registro deberá tener los mismos campos, pero no es

necesario insertar datos en cada campo.

Uso de Mayúsculas: Se puede usar mayúsculas o minúsculas y
cualquier tipo de formato.
De esta forma se identifican las bases de datos en hojas de cálculo y

posteriormente en programas para bases de datos.
Para el manejo de Base de Datos es necesario tener en cuenta varios

factores y parámetros que influyen en el momento de realizar
operaciones entre ellas.
Los problemas más comunes que podemos encontrar en una base de
datos son:
Espacios en los nombres de los campos.
Los datos de los campos no son uniformes y/o contienen espacios.
Los tipos de datos (fecha, números, textos) no son uniformes.
Celdas combinadas.
Campos repetidos.

Cuando hablamos de los tipos de datos encontramos que dentro de una
hoja de cálculo se pueden manejas datos de tipo número, texto, fecha y
hora.
La mayoría de tipo de datos depende de la configuración de cada
máquina, es decir los tipos de datos numéricos cuando se manejan
decimales, depende del separador de lista que este en la configuración
de la máquina que puede ser coma o punto y coma. Esta configuración
se puede personalizar desde el panel de control, configuración regional y
personalizar.
En esta ventana es posible establecer el formato de fecha que se

empleara y este cambio se verá reflejado en programas como Excel.

Al hacer clic en configuración adicional aparece una caja de dialogo que
permite establecer las opciones para los tipos de datos numéricos, como
por ejemplo el separador de lista, el símbolo decimal y el formato de
números negativos entre otros.

Tipo de Dato Numérico: Es importante tener en cuenta que los datos
numéricos cuando se ingresan a Excel, estos deben quedar alineados a
la derecha, es decir si se ingresa 0,5 en una celda y este queda hacia la
izquierda de la celda, significa que el numero lo está tomando como
texto y no funcionará para operaciones matemáticas, para esto es mejor
siempre utilizar el punto del teclado numérico el cual está configurado
como número. Recuerde que puede ser coma (,) o punto (.), recuerde
también que los números se ingresan en Excel sin puntos ni comas para
separar millares a no ser que se necesiten los decimales.
Tipo de Dato Fecha/hora: Las fechas en Excel se deben ingresar día,

mes y año, teniendo en cuenta que esto puede variar dependiendo de la
configuración regional, mencionada anteriormente. Las fechas dentro de
las funciones como la función Si es necesario digitarlas dentro de la
función fecha, es decir se debe digitar =fecha(año;mes;día) pero si las
fechas las vamos a utilizar para operaciones matemáticas interactuando
entre las celdas no es necesario ingresarlas como función. Cuando se
ingresan las fechas o las horas dentro de una celda de Excel estas
también deben quedar alineadas a la derecha, de lo contrario no se
podrán operar con ellas; si se necesita restar dos fechas es necesarias
ingresarlas entre “comillas” ejemplo en la celda C8 está escrito

02/02/2010 y necesitamos saber cuántos días hay de diferencia entre el
1 de Julio del 2010 y la fecha de la celda C8, se debe digitar entre “” de
lo contrario el signo / lo toma como dividido Ejemplo ="01/07/2010"-
C8.
Crear fórmulas
Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas.
Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a
continuación:
Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

Digitar el signo igual.
Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará
la dirección de la celda. Ejemplo: B11.
Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar
<ENTER>.
Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:
1. Paréntesis ( )
2. Exponencial ^
3. Multiplicación y división *, /
4. Suma y resta +, -
Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de

construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-
D10)/B8.
Editar fórmula
Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede
Recurrir a varias Opciones:
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>.
Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de

texto dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.

Copiar fórmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que
contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz,
que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se
hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que
se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera
llenar. Si se trata de una fórmula o función que se puede generar
automáticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenará
las celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a
la izquierda.
Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar

dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operación utilizando
la opción Pegado especial que se explicó anteriormente.
Eliminar fórmula
Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido
de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se
pulsa la tecla <SUPR>.
Posiciones relativas y absolutas

Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha
referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede
constatar mediante la operación de copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es

copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posición, es decir, que la
posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie.
Ejemplo:
Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la

fórmula quedará (B2*C2).
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda

referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de
copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del
número referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la
fila, sólo la columna o ambos según sea el caso.
Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.

(B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de
copiar la fórmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula

en forma horizontal y variando la columna C.
En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser

constante, se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia
absoluta, Excel inserta en forma automática el signo $ para fijar
completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se
desea convertir sólo la fila o sólo la columna en constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias

absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda g4,
para calcular el valor IVA (columna G), se debe multiplicar el total
(columna F) por el % IVA (celda B1).
En la celda G4 se puede crear una fórmula así: =F4*B1. Sin embargo,

al copiar esta fórmula la celda G5, tendrá la fórmula =F5*B2, la
fórmula cambiará las posiciones. Si se analiza, la posición G5
corresponde al subtotal y B2 esta en blanco. Entonces es necesario
mantener absoluta la celda del % IVA, para que al copiar la fórmula
todos los subtotales se multipliquen por B1.
Operaciones Matemáticas:
En Excel es posible trabajar operaciones básicas como son sumas, restas,

multiplicaciones y divisiones, operaciones entre celdas, por ejemplo al sumar:
A1+A2+A3-A4 y el resultado es 19.

Cuando se trabajan operaciones básicas entre celdas es necesario tener cuidado con el
uso de paréntesis es decir si necesitamos sumar y restar entre celdas el uso o no de
paréntesis no afectaría la formula pero entre multiplicaciones y divisiones debemos
tener cuidado en usarlos o sino la formula nos dará un valor que no corresponde al
real.
Por ejemplo al sumar A1+A2+A3 Y dividirlo por A4 el resultado es 21.8
Pero al hacer la misma operación pero encerrando entre paréntesis la suma el

resultado es 2.9
En el primer caso la celda A4 esta dividiendo solamente el ultimo valor es decir la

ultima celda seleccionada en este caso A4, en el segundo ejemplo al encerrar entre
paréntesis la suma de las tres celdas obliga a que internamente se realice la suma y el
resultado completo de esa operación la divida entre 10 que es el valor que se
encuentra en la celda A4.
También es posible realizar estas operaciones o las funciones entre hojas o entre
libros hay que tener en cuenta que cualquier cambio que se haga en las celdas
dependientes este se ve reflejado automáticamente en las celdas resultado que
dependan de ella.
Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en la celda A1 de la Hoja1 + el
valor de la celda E5 de la Hoja2 y este resultado se ubicara en la celda B2 de la Hoja3.
La sintaxis de la formula queda:
Operaciones entre libros:

Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en Libro1 de la celda A1 de la
Hoja1 + el valor del Libro2 de la celda E5 de la Hoja2 y este resultado se ubicara en la
celda B2 de la Hoja3. La sintaxis de la formula queda:

Funciones:
Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee
Excel para solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero,
matemático, lógico, de búsqueda, etc.
La función permite al usuario obtener resultados con sólo definir
parámetros en la misma.
Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o
utilizar las bibliotecas comunes, que se encuentran en la ficha formulas.
Bibliotecas Comunes
Con las bibliotecas el usuario puede utilizar la función requerida en una

forma fácil y con la posibilidad de detectar errores. En él se encuentra
un gran número de funciones organizadas por categorías: Insertar
Función, Autosuma, Recientes, Financieras, Lógicas, Texto, fecha y
hora, Búsquedas y referencias, Matemáticas y trigonométricas y mas
funciones.
Cada categoría presenta una lista con las funciones relacionadas a ese
tema, al ubicar o desplazar el mouse sobre cada una de ellas muestra la
sintaxis y una pequeña definición o ayuda de lo que realiza esa función,
en el momento de detectar cual es la función que necesitamos o nos
sirve para desarrollar n planteamiento hacemos clic en ella para que
abra una caja de dialogo solicitando los parámetros para utilizar esa
función.
Por ejemplo en este caso seleccionamos de las bibliotecas de funciones
la categoría Lógicas y la función si, al ubicarnos encima de esta nos
presenta la sintaxis que se debe emplear y la definición de la función
lógica si, al hacer clic sobre ella, aparecerá una ventana pequeña
solicitando los valores para cada parámetro y asi completar la función de
acuerdo a lo que se necesite.

El botón Insertar Función abre una caja de dialogo que contiene
las funciones de Excel.

En esta caja de dialogo es posible buscar una función o seleccionar una
categoría, en la parte inferior de la ventana donde muestra la sintaxis y
la definición de la función.
Otra manera de acceder a las funciones es haciendo clic en el icono de

Insertar función que se encuentra en la barra de funciones
y al hacer clic aparece la misma caja de dialogo
mencionada anteriormente.

Caja de dialogo Insertar Función
Categoría de la función
Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles.
Si selecciona Todas en el cuadro Categorías de funciones, se presentará
una lista de todas las funciones disponibles. Si se selecciona cualquier
otra categoría, se presentarán sólo aquellas que pertenecen a la misma.
Las funciones personalizadas que se definan se incluirán bajo sus
categorías asignadas, o en la categoría Definidas por el usuario si no se
asignan otras categorías.
Nombre de la función
Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están
disponibles en la categoría seleccionada. Así mismo, enumera las
funciones de macros incorporadas y personalizadas si una hoja de
macros está activa. El área de presentación describe la función
seleccionada.
Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana
correspondiente al siguiente paso que consiste en establecer los
parámetros o argumentos de la función.
Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin
realizar ninguna introducción en la barra de fórmulas ni en la celda
seleccionada.

Este cuadro de diálogo cambia de acuerdo con la función que se
seleccione en el paso anterior. Cada línea de argumento tiene al lado
derecho un botón que permite ocultar temporalmente la ventana de
la función para seleccionar el valor correspondiente si éste se encuentra
en la hoja de cálculo.
Después de haber introducido los valores para cada uno de los
argumentos requeridos, el valor calculado para la función aparece al
final de los argumentos de la función en la línea Resultado de la Fórmula
=.
Escribir funciones directamente en la celda

Para escribir una función en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda
donde se desea obtener el resultado, a continuación se escribe el
nombre de la función anteponiendo el carácter “=”, y entre paréntesis
se escriben los parámetros respectivos separados por coma.
=función(parámetro1,parámetro2,parámetro n)
ENTERO: Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
El parámetro de la función es:
=ENTERO(número)
PRODUCTO: Multiplica todos los números que son argumentos y
devuelve el producto.
=PRODUCTO(número1,número2...)
Ejemplo:

FORMULA RESULTADO
=PROMEDIO(C2:C6) 4,2 EL PROMEDIO ES
DE 4,2
=ENTERO(PROMEDIO(C2:C6) 4 REDONDEA EL
PROMEDIO A 4
SUMAR.SI: Suma un conjunto de valores de acuerdo a la condición

especificada.
PROMEDIO.SI: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a la
condición especificada.
Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.
=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango de la suma)
=PROMEDIO.SI(Rango;Criterio;Rango del promedio)
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se evaluarán. (Rango del
criterio).
Criterio: Definir la condición para determinar qué celdas se sumarán. Los
criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparación.
Rango de la suma: Definir el rango de celdas que se sumarán. Si se omite
este parámetro quiere decir que el rango del criterio será el mismo
rango de la suma.
Rango del promedio: Definir el rango de celdas que se promediarán. Si se
omite este parámetro quiere decir que el rango del criterio será el
mismo rango del promedio.
Ejemplo:

Por ejemplo, se necesita sumar los totales de las cantidades mayores a
4, la fórmula que se debe ingresar es:
=SUMAR.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es 245.000
Si se necesita el promedio de los totales cuyas cantidades sean mayores

a 4 la fórmula que se debe ingresar es:
=PROMEDIO.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es: 122.500
CONTAR.SI: Cuenta el número de celdas que cumplen una condición
especificada.
Los parámetros de esta función son.
=CONTAR.SI(Rango;Criterio)
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se contarán.
Criterio: Definir la condición para determinar qué celdas se contarán. Los
criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparación.
Ejemplo:
Se necesita contar cuantos productos vendieron más de 2 unidades, la
sintaxis de la formula seria de la siguiente manera:
=CONTAR.SI(D2:D6;">=2")
SUMAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a más de
una condición.
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a
la condición especificada.
Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Rango2
_criterio;Criterio2; Rango3_criterio;Criterio3)
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Ran
go2_criterio;Criterio2;Rango3_criterio;Criterio3)
Rango_Suma: Seleccionar el rango de celdas que se sumarán.
Rango_Promedio: Seleccionar el rango de celdas que se promediarán.
Rango1_Criterio: Seleccionar el rango del primer criterio.
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio

Rango2_Criterio: Seleccionar el rango del segundo criterio.
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio
Ejemplo:
Se necesita hallar el total de los artículos que empiezan por la letra “T”
de aquellos en donde la cantidad sea mayor o igual a 2.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 285.000,00.
Promedio del total de ventas de los artículos que empiezan por la letra
“T” con cantidad vendida mayor o igual a 2
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 142.500,00 .
CONTAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a más de
una condición.
Los parámetros de la función es:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterio1;Criterio1;
Rango_criterio2;Criterio2; Rango_criterio3;Criterio3)
Número de registro de ventas realizadas de Renault 9 Gts con
cantidades mayores o iguales a 1.
Utilizando el asistente para funciones tener en cuenta los siguientes
pasos:
1. Ubicar el cursor donde se quiere el resultado de la función.
2. Presionar clic en el icono insertar función

3. Seleccionar la categoría de la función así:
CATEGORIA FUNCION
Matemáticas y trigonométricas. Sumar.si
Matemáticas y trigonométricas. Sumar.si.conjunto
Estadísticas. Promedio.si
Estadísticas. Promedio.si.conjunto
Estadísticas. Contar.si
Estadísticas. Contar.si.conjunto
Seleccionar la función deseada. Para el ejemplo se hallará el promedio

de ventas realizadas de los artículos que comienzan por la letra “T” de
las cantidades mayores o iguales a 2.
4. Seleccionar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
5. Se abre una ventana para ingresar los argumentos de la función.

6. Clic en Aceptar.
Funciones de Texto
MAYUSC: Permite cambiar a mayúscula el texto existente en una celda.
Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida
en mayúsculas.

3. Elegir la categoría Texto.
4. Marcar la función Mayúsc y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a
mayúscula y Aceptar.
MINUSC: Permite cambiar a minúscula el texto existente en determinada
celda.
Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos
a continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida
en minúsculas.

4. Marcar la función Minusc y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a
minúscula y Aceptar.
NOMPROPIO: Permite cambiar una cadena de caracteres donde la primera
letra de cada palabra quedará en mayúscula y las demás en minúscula.

1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información con la
primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás en minúscula.

4. Marcar la función Nompropio y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información y Aceptar.
CONCATENAR: Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.
Para utilizar esta función se deben seguir los pasos a continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará unida la información.

4. Marcar la función Concatenar y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros el contenido de cada una de las celdas y/o
cadenas de texto a concatenar y Aceptar.
Nota: Para generar espacios o caracteres especiales entre el contenido

es necesario digitar el espacio o el carácter especial entre comillas.
LARGO: Permite contar el número de caracteres de una cadena de texto.
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará el valor numérico de la
cantidad de caracteres existente en una celda.


4. Marcar la función Largo y Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información y Aceptar.
Funciones Es
Permiten comprobar el valor del argumento para determinar si el
resultado es VERDADERO O FALSO.
La estructura de las funciones Es =Nombre_de_Función(valor)
ESBLANCO: Permite establecer si el valor de la referencia contiene una
celda vacía o no.
ESERR: Permite identificar los valores con error #N/A.
ESERROR: Permite identificar valores con cualquier tipo de error
#¡REF!,#¡VALOR!;#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, ó #N/A.
ESLOGICO: Permite determinar si el valor se refiere a un valor lógico es
decir verdadero o falso.
ESTEXTO: Determina si el valor del argumento es texto.
ESNOTEXTO: Determina si el valor del argumento no es texto.
ESNUMERO: Determina si el valor del argumento es número.
ESREF: Determina si el valor del argumento es una referencia.
Funciones Financieras
Función VA: Se utiliza para hallar el valor presente o valor actual de un
pago futuro o una serie de pagos futuros.
Para utilizar esta función, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el valor actual.

3. Elegir la categoría Financieras.
4. Marcar la función VA y Aceptar
5. Ingresar en los parámetros, los valores conocidos para hallar el
resultado del valor actual y Aceptar.
El parámetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por
anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.
Ejemplo:
Roberto Fernández está proyectando pagar su primer semestre de
carrera en la universidad. Comenzará a ahorrar en una entidad que le
ofrece una tasa de interés del 23% anual. ¿Cuanto debe depositar hoy
por una sola vez para alcanzar la suma de $5.400.000 dentro 3 años?
Respuesta: Aplicando la función VA e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que el
señor Roberto Fernández debe depositar hoy en la cuenta de ahorros es
de $ -2.901.873,16. El valor aparecerá en Excel en color rojo y con
signo negativo porque representa el egreso que el señor Roberto
Fernández debe realizar para obtener el ahorro que necesita.

Función VF: Se utiliza para hallar el valor futuro de una suma presente o
una serie de cuotas uniformes.
Para utilizar esta función, se deben seguir los siguientes pasos:

4. Marcar la función Vf y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros los valores conocidos para hallar el
resultado del valor futuro y Aceptar.
Ejemplo:
Suponer que se invierten $800.000 en una cuenta de ahorros que
produce el 22% anual. Si no se retira ninguna cantidad ¿cuánto se
tendrá ahorrado dentro de 4 años?
Respuesta: Aplicando la función VF e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VA), el valor que se
obtendrá en la cuenta dentro de 4 años es de $1.772.268. Para este
caso en el parámetro Va se antepone el signo – y el valor futuro quedará
positivo.

Función PAGO: Se utiliza para hallar la cuota o pago de una suma
presente o una suma futura.
Para utilizar esta función, se deben realizar los siguientes pasos:

4. Marcar la función Pago y Aceptar.
resultado del pago y Aceptar.
El parámetro tipo es necesario cuando la cuota se va a pagar por
Ejemplo:
¿Cuanto debe ahorrar mensualmente una persona si desea retirar
dentro de 36 meses $3.500.000 y la cuenta le reconoce una tasa de
interés del 3% mensual?
Respuesta: Aplicando la función PAGO e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que se
debe ahorrar mensualmente para retirar dentro de 36 meses la suma de
$3.500.000 es de $ -55.313,28.

Función TASA: Se utiliza para hallar la tasa o porcentaje de interés
pagado por periodo de un préstamo o de una inversión.
Para utilizar esta función, se deben seguir los pasos descritos a
continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá la tasa.

4. Marcar la función Tasa y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros, los valores conocidos para hallar el
resultado de la tasa y Aceptar.
Ejemplo:
Si una persona ahorra $80.000 mensuales durante 24 meses y retira
$2.300.000 el último mes ¿A qué tasa de interés ahorró?
Respuesta: Aplicando la función TASA e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (NPER, VF, PAGO), el porcentaje al
que se ahorró mensualmente es de 1,53%.

Función NPER: Se utiliza para hallar el número de pagos realizados en
una inversión.
Para utilizar esta función, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el número de periodos.

4. Marcar la función Nper y Aceptar.
resultado del número de periodos y Aceptar.
Ejemplo:
Si se desea retirar de una cuenta de ahorros, la suma de $70.000
después de haber depositado por una sola vez $10.000 a una tasa de
2.5% mensual. ¿Cuánto se debe esperar?
Respuesta: Aplicando la función NPER e ingresando en los parámetros los
valores conocidos en el problema (TASA, VA, VF), el tiempo que se debe
esperar para retirar de la cuenta $70.000, después de haber depositado
$10.000 a una tasa del 2,5% mensual son 78, 8 meses.

Formatos de Tabla
Permite dar formato de manera rápida a un conjunto de celdas

convirtiéndolo en una tabla con un estilo predefinido, estilos rápidos.
Estos estilos es posible personalizarlos para las tablas, encabezados de

filas y totales, la primera y última columna, y las filas y columnas con
bandas.
Seleccionar un estilo de tabla
Dentro de la hoja de cálculo se debe seleccionar el rango al que se

necesita aplicar el formato de tabla; la tabla puede contener información
o estar el rango en blanco.
Primero es necesario seleccionar el rango o estar dentro de la tabla que

contiene los datos que deseamos convertir a tabla.
En la ficha Inicio Grupo de Estilos Dar Formato como tabla.

Al hacer clic despliega una serie de estilos marcados como Claro, Medio
u Oscuro.
Al escoger el estilo aparece una venta confirmando el rango de la tabla,

si corresponde al rango que habíamos seleccionado hacemos clic en
Aceptar y si la tabla contiene encabezados se habilita la casilla de
verificación.

Y la apariencia del rango en la hoja de cálculo será de la siguiente
manera.
Crear un estilo de tabla personal
Se puede personalizar un estilo aunque este estilo solo se podrá usar

´para el libro actual, es decir si se abre otro archivo o libro este estilo
no aparecerá.
Dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio, hacer clic en la opción Dar
Formato como Tabla.
En la parte inferior de las opciones aparece un botón Nuevo estilo de

tabla…
Aparece una caja de dialogo que permitirá crear el nuevo estilo, en

Nombre digitar el nombre del estilo a crear y en la parte inferior de la
ventana seleccionar cada elemento que conforma la tabla, seleccionar el
elemento y clic en formato, de esa manera se personaliza, por ejemplo

hemos creado un estilo llamado Elegante para ese estilo necesitamos
que este resaltado el relleno de la primera franja de columnas y de filas
de color rosado, y la primera columna de color de color gris en el
relleno.
Se puede seleccionar un color para la fuente, el borde o el relleno.
La ventana ira mostrando una vista previa del estilo antes de aplicarlo,
permitiendo borrar o modificar.

Al hacer clic en la Ficha Inicio dentro de las opciones Dar formato
como tabla ya aparece el nuevo Estilo Elegante dentro de los estilos
personalizados.
Para eliminar el estilo personalizado con el botón derecho del mouse clic
en Eliminar.
Quitar estilo de tabla
Ubicar el cursor dentro la tabla que tiene el estilo, en la cinta de

opciones se activa una ficha Diseño dentro de las opciones
Herramientas de tabla, en el grupo de Estilo de tablas en el botón
Más

Clic en Borrar
Dentro de esta ficha es posible también establecer opciones de estilo

de tabla, que permite establecer formatos especiales para los
encabezados y/o totales de las tablas.

SEMANA 7
EXCEL 2007

Funciones Lógicas
Las funciones lógicas permiten obtener resultados de forma segura, estas
funciones son ideales para crear tablas con datos seguros.
Función sí
La función si evalúa una condición y devuelve un valor verdadero si la

condición se cumple o un valor falso si no se cumple.
Ejemplo: Generar un bono de 50.000 para todas las cantidades mayores a

300, para el resto de valores 0.
En este ejemplo la condición es que la cantidad sea mayor a 300, el valor

verdadero es 50000 que corresponde al valor que se utiliza para las
cantidades mayores a 300, el valor falso es 0 que será el valor utilizado
cuando no se cumple la condición.
Estructura de la función si.
[ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Prueba lógica : Es la condición que debe cumplir el dato evaluado para
asignar el valor verdadero, ejemplo: las cantidades mayores a 300.
La prueba lógica determina el valor que se le asigna a la celda de

respuesta dependiendo si la condición se cumple o no.
La prueba lógica tiene tres componentes:
Dato (d3): Es el dato que se desea evaluar

Operador de relación (>): Es el operador que permite
condicionar el dato ( > mayor que; < menor que; <> diferente
de; = Igual a; >= mayor o igual que; <= menor o igual que.
Comparación (300): el valor contra el cual se compara el
dato.
Valor SI Verdadero: Es el valor asignado por Excel para los casos en que
se cumpla la condición de la prueba lógica. El valor puede ser el resultado
de una fórmula ó un valor digitado por usuario (si el valor verdadero es
texto, se debe utilizar comillas)
Valor SI Falso: Es el valor asignado por Excel para cuando no se cumpla

la condición de la prueba lógica. El valor puede ser el resultado de una
fórmula ó un valor digitado por usuario. (si el valor falso es texto, se debe
utilizar comillas)
Asistente de Funciones
Para utilizar la función SI desde el asistente de funciones se debe realizar:

1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuación grupo Biblioteca de
funciones, elegir la librería Lógicas y pulsar en SI
2. Completar la prueba lógica, valor verdadero y valor falso según

corresponda. El asistente no requiere que el usuario ponga
paréntesis, comillas o separador de lista.
Ejemplos:
1. Si la cantidad es mayor a 50 entonces, al subtotal aplicar el

porcentaje de descuento sino, cero

2. Si la fecha de pago es mayor al 10 de junio de 2010 entonces el
1,5% del valor sino cero. (cuando la fecha se debe poner en la
función debe introducirse con la función fecha)
3. La categoría para los tipos A, es Principal, para el resto es General
Función SI anidado
Si anidado permite evaluar más de una condición dentro de la misma

función, se usa para casos en los que el resultado final dependa de varias
condiciones.

Ejemplo: Se define el área responsable de acuerdo a la Identificación de
inventario de la siguiente forma:
Si es R-2, entonces Seguridad si es R-3, entonces Sistemas, si es R-4

entonces Logística, si es R-5 entonces Administrativo, si no Error.
Estructura Si anidado
=si(prueba lógica1;verdadero1;si(prueba lógica2;verdadeo2;falso))
1. Se inicia con un Si normal en el que se genera la primera condición ó

prueba lógica,
2. Poner el separador de lista (;)
3. Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condición.
5. Se inicia otro SI sin cerrar el paréntesis del anterior.
6. Indicar la condición dos ó prueba lógica.
8. Crear el valor que le corresponde si se cumple la segunda condición.
9. Repetir el ciclo hasta máximo 8 condiciones.
10. Al final de la última condición se pone el valor falso que Excel
usará cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.

11. Cerrar un paréntesis por cada SI que se utilizó.
Si anidado desde el asistente de funciones
1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuación grupo Biblioteca de

funciones, elegir la librería Lógicas y pulsar en SI
2. Crear la condición uno ó prueba lógica

3. Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condición
4. Hacer clic en la opción Valor si Falso del asistente.
5. Seleccionar del cuadro de nombres (barra de formulas) la función SI
para indicar al asistente que se realizará un nuevo SI dentro del
actual.
6. El asistente queda vacio pero en la barra de formulas se construye el
SI anidado.

7. Repetir el ciclo hasta máximo 8 condiciones.
8. Al final de la última condición se pone el valor falso que Excel usará
cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.
Función SI con Y - O
La función SI con Y-O permite evaluar dos o más condiciones al mismo

tiempo. Se usa para casos en los que el resultado final depende de 2 o
más criterios.
Ejemplo:
Crear un descuento del 3% del Valor, si la sucursal es Norte y la

Cantidad es mayor a 10, para el resto cero.
Para este caso es necesario cumplir 2 condiciones, que la sucursal sea

Norte y que la cantidad sea mayor a 10, si una de estas condiciones se
deja de cumplir toda la respuesta es falsa.

Estructura Si con Y – O
=si(Y(Valor lógico1; Valor lógico2);Verdadero;Falso)
La función SI con Y puede evaluar más de dos condiciones al mismo

tiempo y se deben cumplir todas para que la respuesta sea verdadera, si
no se cumple ninguna condición o se deja de cumplir alguna la respuesta
es falsa.
=si(O(Valor lógico1; Valor lógico2);Verdadero;Falso)
La función SI con O puede evaluar más de dos condiciones al mismo

tiempo y se puede cumplir cualquiera para que la respuesta sea
verdadera.
Ejemplos:
Función si para calcular el tipo de peso según la masa corporal.

Función Consultar
La función de consultar permite buscar un dato en común dentro de un
rango de datos para devuelve una información específica
La función consultar es efectiva a la hora de comparar rangos de datos o

ubicación de valores dentro de grandes matrices.
Existen dos opciones para consultar según la ubicación de los datos en el

rango de búsqueda
La consulta puede ser V (vertical) o puede ser H (Horizontal) dependiendo

del rango de datos en el que Excel busca la información
CONSULTAV: Para rangos en los que los datos están en columna

CONSULTAH: Para rangos en los que los datos están en fila
Estructura de la función consultar
1 - Valor Buscado: Corresponde al dato en común, un dato para que

Excel lo pueda ubicar dentro de un rango.
2 - Matriz buscar en: Es el rango ó nombre del rango en el cual Excel

buscará el dato en común ó valor buscado, es importante saber que el
valor buscado siempre se realiza por la primera columna del rango
seleccionado.

3 - Indicador: Permite ubicar dentro del rango seleccionado la
información que devuelve la función, el indicador debe ser un número de
fila o columna de la siguiente forma:
Si la función es ConsultarV: Indicador_Columna, es porque los datos

están en columna dentro del rango seleccionado, se debe contar el número
de columnas seleccionadas y digitar el número de la columna de la cual se
necesita obtener la información.
En ejemplo se pretende buscar el saldo del proveedor de acuerdo al

código, el rango de datos en el que se está buscando tiene tres columnas,

como es el saldo lo que se busca se digitaría en la función el número 3 que
corresponde al número de columna con la información que se necesita.
Si la función es ConsultarH: Indicador_Fila, es porque los datos están en

fila dentro del rango seleccionado, se debe contar el número de filas
seleccionadas y digitar el número de la columna de la cual se necesita
obtener la información.
En ejemplo se pretende buscar el Valor del gasto de acuerdo al mes, el

rango de datos en el que se está buscando tiene siete filas, como es
educación lo que se busca se digitaría en la función el número 4 que
corresponde al número de fila con la información que se necesita.
4 - Ordenado: Esta opción permite obtener información exacta o

aproxima dependiendo la información de la columna 1.
En el siguiente ejemplo se muestra una consulta de sucursal por Id

Oficina, esta consulta debe tener un grado de coincidencia exacta puesto
que cada sucursal depende de un Id exacto como 10, 20 etc, por otro lado
cada cliente se le asigna una categoría de acuerdo al saldo, en la tabla de
categorías existen valores que van desde 0 a 2000000 de 2000000 hasta
5000000 de 5000000 hasta 10000000 y mayores de 10000000, esta
consulta debe tener un grado de coincidencia aproximada para que según
el valor del saldo le asigne la categoría correspondiente.

Cuando en la columna de Id Oficina existe un valor inexacto la función
marca #N/A por que debe ser exacto.
Cuando en la columna saldo existe un valor que está entre 0 y 2000000 le
asigna Básico que es el más próximo, si el valor está entre 2000000 y
5000000 le asigna Junior y así sucesivamente según se ajuste el valor.
Proteger Información
Proteger la información puede resultar útil para mantener la integridad de
los datos o restringir el acceso a datos archivos importantes.
Es posible proteger el archivo, la estructura del libro, hojas o celdas.
Proteger Archivo
Si se restringe mediante contraseña, se dará entrada al archivo sólo si

tiene una clave de acceso, así sólo el usuario con la contraseña podrá ver
o modificar el libro protegiéndolo de accesos no autorizados.

La protección de un archivo tiene 2 contraseñas como opción, una de
apertura en la que se accede al archivo solo con esa clave, y otra de
escritura que permite que el usuario ingrese al archivo pero no pueda
guardar los cambios.
Asignar una contraseña al archivo:
1. Clic en la ficha inicio y seleccionar la opción guardar como
2. Clic la opción Herramientas que se encuentra en el extremo inferior

de la ventana Guardar como
3. Seleccionar la opción Opciones generales
4. Definir la contraseña de apertura para proteger el archivo de accesos

no autorizados.
5. Definir contraseña de escritura si se desea que los usuarios abran el
archivo como sólo lectura, tendrá acceso a modificaciones si conoce la
contraseña
6. Activar la casilla de verificación Recomendado de sólo lectura si se
desea mostrar al usuario que puede abrir el archivo como, sólo lectura,
cuando abra el libro
7. Dar clic en el botón Aceptar. Es posible que Excel pida reemplazar el
archivo.
Al momento de volver a abrir el archivo Excel pedirá la contraseña.

Para quitar la contraseña a un libro se deben realizar los pasos anteriores
y eliminar la contraseña actual.

Proteger Libro
Proteger el libro significa que el usuario no puede realizar ninguna

operación con hijas como insertar, Mover, ocultar, mostrar etc, es ideal
para mantener una estructura del archivo y evitar perdida de datos.
También es posible proteger la opción de manejo de ventanas como

organizar, minimizar, etc.
Asignar una contraseña al libro:
1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuación en

proteger libro.
2. Activar la opción Proteger estructura y ventanas

3. Escribir la contraseña si se desea que esta protección, no la quite
cualquier usuario.
4. Dar clic en el botón Aceptar
Proteger Libros compartidos
Antes de protegerlo se debe cancelar el uso de libro compartido (desactive

la casilla de verificación Permitir modificación por varios usuarios a la vez
desde el la opción Compartir libro que se encuentra en la ficha del grupo
Cambios).

Proteger y compartir libro.
2. Activar la casilla de verificación Compartir con control de cambios.

3. Digitar la contraseña si se desea que otros usuarios no desactiven el
uso de libro compartido, dar clic en el botón Aceptar.
4. Volver a escribir la contraseña y dar clic en Aceptar.
Proteger Hoja
Una hoja de Excel se protege para que el usuario no ingrese o modifique

información en las celdas, no obstante es posible asignar permisos al
usuario así como permitir que ingrese o modifique datos en algunas
celdas.

Proteger hoja.

2. Digitar la contraseña para desproteger la hoja
Activar ó desactivar las casillas de verificación de acuerdo a lo que se
quiera permitir al usuario.
Proteger celdas específicas en la hoja de cálculo
Al proteger la hoja Excel mantiene por defecto todas las celdas

bloqueadas, para los casos en que el usuario deba modificar unas celdas y
otras no, se debe realizar lo siguiente:
1. Seleccionar las celdas que se pueden editar una vez protegida la hoja.
2. Seleccionar la ficha Inicio, grupo celdas y la opción Formato de celda ó
clic derecho en un de las celdas seleccionadas y elegir la opción formato de
celdas.
3. En la ficha proteger, desactivar la casilla de verificación Bloqueada
4. Activar la casilla de verificación Oculta si no se desea mostrar la fórmula
en esas celdas y dar clic en Aceptar.
5. Proteger la hoja

EXCEL Herramientas para La Productividad

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NÚCLEO TEMÁTICO 3. ............................................................................................................................. 3

2 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Todas las actividades profesionales y laborales se han visto

Introducir al estudiante en el manejo básico de los principales menús, vistas y operaciones de

El estudiante estará en condiciones de identificar, definir y aplicar las herramientas esenciales

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 3

Si no se encuentra en el escritorio de Windows, utilice el menú , busque en el

3.2 Descripción de los principales recursos de la hoja de

4 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

3.2.1 COMPONENTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT EXCEL

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 5

Comandos Inmediatos, que ejecutan la acción sobre el contenido de la hoja de cálculo en el

6 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Barra de referencia (o barra de fórmulas)

Esta barra es de suma importancia en el momento de trabajar con Microsoft Excel.

El cuadro de nombres , indica el nombre de la celda actual (donde está

El sector cambia para mostrar el

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 7

La celda activa se resalta automáticamente mediante un margen grueso:

8 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

3.3 Acciones de desplazamiento, selección y edición de

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 9

Ahora parece que se perdió parte de lo escrito en la celda C1.

Han sucedido varias cosas:

Modificar el ancho de columnas y el alto de filas

10 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

1. Desplace el puntero de Mouse hasta la sección nombres de columna

Deshaga el cambio de ancho de columna (clic en el botón deshacer ).

1. Desplace el puntero de Mouse hasta la sección nombres de columna

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 11

Pruebe a auto ajustar el ancho de la columna D.

Por último, borre el contenido de las celdas C1 y D1:

1. Haga clic sobre la celda C1, para activarla

Repita estos pasos en la celda C2. La hoja debe quedar vacía.

Ingrese en la celda A1 el nombre del almacén cometiendo voluntariamente el siguiente error:

12 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Active la celda A1 y observe la Barra de Referencia muestra el contenido de la celda:

En la barra de referencia, seleccione las letras CC que no son correctas:

Reemplace la selección por AA.

Continúe ingresando información:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 13

Si no, sencillamente continúe escribiendo el contenido real de la celda.

Autocompletar solo funciona a nivel de la misma columna de la celda activa y no funciona

Continué registrando información de valor en dólares:

14 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Guarde el libro de Excel con el nombre “almacén AABBCC”

1. Seleccione el rango de celdas A3:B8 ( se lee como rango A3 hasta B8):

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 15

Insertar columnas y filas.

16 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Sin sacar el cursor de la

Diligencie la nueva columna C, con los siguientes datos:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 17

Realmente es necesario embellecerlo un poco.

Aplicar formato a las celdas

Muy similar a lo aprendido en el apartado sobre Microsoft Word en lo referente a

Logre que el nombre de la empresa quede centrado arriba de Artículo-Talla-Valor, usando el

18 [ POLITÉCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

En la Barra Formato existe un icono para hacer los bordes de las

Aplique borde a todas las celdas de la tabla excluyendo el nombre de la empresa, de la

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 19

Genere una vista preliminar: