PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA COMUNICACIÓN EN EL EQUIPO DE

TRABAJO DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA DEPARTAMENTAL ARNOLDO DE

LOS SANTOS PALACIOS MOSQUERA

ESTUDIANTE:
JAIR ANTONIO BEJARANO BLANDÓN

DOCENTE:
MARTA ALICIA MONTOYA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD EAFIT
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PÚBLICA
ESPECIALIZACIÓN EN CONTROL ORGANIZACIONAL
ASIGNATURA DE SISTEMAS DE COMUNICACIÓN
22/06/2019
 INTRODUCCIÓN

La comunicación es definida como cualquier cambio de conducta consciente o

inconsciente, dirigido o no dirigido, por medio del cual una o varias personas influyen
proponiéndoselo o sin proponérselo en la percepción, los sentimientos, afectos,
ideas o actuaciones de otra persona.

Para que la comunicación pueda realizarse de manera efectiva, es necesario que

todos los elementos que posibilitan su ejecución (entorno, emisor, canal, código,
mensaje, receptor y retroalimentación) trabajen de manera armónica, es decir, se
requiere que: el mensaje sea claro para su comprensión, el canal sea favorable para
la transmisión del mensaje, que el código sea mutuo entre los participantes y
quienes intervienen deben estar dispuestos a participar; cuando no se presentan
estas condiciones, la comunicación puede verse afectada y es allí donde se
presentan las barreras de la comunicación (aquellos obstáculos o dificultades que
interfieren de manera positiva o negativa en el proceso de comunicación).

En el equipo de trabajo de la Biblioteca Pública Departamental Arnoldo de los

Santos Palacios Mosquera, existen algunas barreras que impiden que la
comunicación sea asertiva entre sus integrantes, debido a esto el ambiente laboral
es un poco tenso; por lo cual, una vez identificadas aquellas barreras que impiden
la comunicación asertiva, el presente trabajo se enfoca en presentar un plan de
mejoramiento de la comunicación en dicho equipo de trabajo.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un plan de mejoramiento para la comunicación en el equipo de trabajo de

la Biblioteca Pública Departamental Arnoldo de los Santos Palacios Mosquera.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Diagnosticar la situación actual de la comunicación en el equipo de trabajo

de la Biblioteca Pública Departamental Arnoldo de los Santos Palacios
Mosquera.
 Identificar las barreras de la comunicación que se presentan en el equipo de
trabajo de la Biblioteca Pública Departamental Arnoldo de los Santos
Palacios Mosquera.
 Elaborar acciones de mejora y estrategias para el fortalecimiento de la
comunicación del equipo de trabajo de la Biblioteca Pública Departamental
Arnoldo de los Santos Palacios Mosquera.
 Reseña Histórica

La Biblioteca Pública Departamental Arnoldo de Los Santos Palacios Mosquera, fue

creada mediante la Ordenanza 009 del 09 de agosto de 2014. Adopta el concepto
de Biblioteca pública como un ambiente de aprendizaje vivo y dinámico que
pretende involucrar a la comunidad en la lectura, la escritura y la conservación de
la memoria local patrimonial del departamento del Chocó.

Lleva el nombre Arnoldo de los Santos Palacios Mosquera, en honor al escritor y

periodista chocoano, quien nació en Cértegui, Chocó en 1924 y murió el 12 de
noviembre de 2015. Su obra más destacada fue la novela Las estrellas son negras,
que reposa en la colección patrimonial de la biblioteca.

La Biblioteca abre sus puertas al público el 15 de diciembre de 2017, hace parte de

la Red Nacional de Bibliotecas Públicas desde el 26 de diciembre del mismo año y
es operada por Airplan S.A.S y la Gobernación del Chocó.

Misión

Brindar a todos los usuarios el libre acceso al conocimiento y la información a través

de diversos recursos y servicios en igualdad de condiciones, permitiendo reconocer
la memoria del departamento salvaguardando la cultura, costumbres y saberes de
la comunidad.

Visión

La biblioteca Pública municipal Departamental Arnoldo De Los Santos Palacios

Mosquera será líder en la consolidación y difusión de la memoria local patrimonial,
prestando servicios que promuevan la comunicación, la investigación y lectura en la
región con eficiencia y calidad.

Funciones

1. Recopilar y organizar la información necesaria para satisfacer las

necesidades de la comunidad.
2. Prestar servicios de acceso al material bibliográfico, patrimonio bibliográfico,
como también a cualquier otro material de consulta que esté disponible en la
biblioteca, a todos los grupos de la comunidad.
3. Coordinar con la Biblioteca Nacional y Bibliotecas Municipales las acciones
de recuperación de patrimonio Bibliográfico y documental en las áreas de
influencia.
4. Difundir la información y prestar servicios a todos los grupos de la comunidad.
5. Estimular el uso e interpretación de los recursos de la información mediante
la guía a los lectores, la publicidad, exhibiciones, listas de lectura,
conferencias sobre libros, mesas redondas sobre textos y películas ya sea
en la biblioteca o en organizaciones de la comunidad.
6. Implementar el Plan Departamental de Lectura, lo que permitirá el desarrollo
de habilidades, intereses y hábitos de lectura en los usuarios.
7. Promover y participar activamente en la realización de los programas
culturales de la comunidad.
8. Coordinar actividades con organizaciones encargadas en la alfabetización de
adultos con el fin de apoyar su labor educativa.
9. Procurar por la creación y la organización del archivo histórico del
departamento.
10. Trabajar en pro de la conservación del patrimonio cultural y la recuperación
de las tradiciones y valores culturales propios del departamento.
11. Elaborar anualmente el plan operativo y presupuestal de la Biblioteca Pública
de acuerdo con las necesidades de la comunidad.
12. Organizar, fomentar y estimular la realización de talleres, charlas,
conferencias entre otras actividades, como fórmula para difundir e integrar la
cultura y las tradiciones en el Departamento.
 PROBLEMATICA

En la Biblioteca Pública Departamental Arnoldo de los Santos Palacios Mosquera,

el equipo de trabajo está compuesto por seis personas y cada una se encarga de
uno de los espacios que en ella se encuentran (Recepción, sala general, sala de
sistemas, sala infantil, coordinación y asistente de coordinación), a pesar de ser un
equipo pequeño y que se creería que la comunicación es asertiva, en este equipo
de trabajo no se cumple con algunos principios básicos de la comunicación como
son: Saber escuchar; respetar la diferencia; reconocer y aceptar las propias
limitaciones; aceptar, apreciar y tener empatía; , ser sincero, sin juzgar; evitar estar
a la defensiva; las personas no regulan la cantidad de su mensaje; y suelen
contradecirse; la idea que hace poco tiempo se sostuvo, ahora se niega
rotundamente.

Por otro lado, se presentan algunas barreras que impiden que haya una
comunicación efectiva como son: responsabilizar a los demás por los errores
propios, utilizar un tono de voz inadecuado, no preguntar para despejar dudas,
manipulación de la información, silencios inadecuados, ideas inconclusas y
reacciones explosivas.
 PLAN DE MEJORAMIENTO

Una vez identificadas las falencias y barreras de la comunicación que se presentan

en el equipo de trabajo de la Biblioteca Pública Departamental Arnoldo de los Santos
Palacios Mosquera, se proponen las siguientes acciones para superarlas y así
poder establecer una comunicación asertiva dentro de esta entidad:

1. Solucionar Conflictos: La diversidad de visiones y opiniones puede hacer

que la diferencia entre compañeros se convierta en un problema que afecte
el clima laboral, por lo cual, se recomienda que por parte de la coordinación
se cite a una conversación directa, sincera y respetuosa entre los miembros
del equipo de trabajo con el fin de encontrar una solución a las diferencias y
retornar la tranquilidad al ambiente laboral de la Biblioteca.

2. Organizar reuniones: Organizar como mínimo una reunión a la semana o

cada 15 días, en la cual el equipo de trabajo se ponga al día en el quehacer
de la Biblioteca, además de; brindar espacios para escuchar quejas y
sugerencias. Estas reuniones también pueden servir para solucionar
problemas que hayan podido surgir entre compañeros.
Estas reuniones se podrían iniciar con la sugerencia de que cada miembro
del equipo de trabajo, describa una experiencia positiva o algo que le haya
gustado de lo ocurrido la semana anterior; de este modo, se fortalece la
habilidad de escuchar y de comunicar.

3. Realizar pausas activas: Se pueden realizar pequeñas actividades lúdicas

para desconectarse un poco de la actividad laboral y tener un espacio de
esparcimiento, relajación e integración entre todos los miembros del equipo
de trabajo de la Biblioteca con el propósito de afianzar las relaciones.
Aquí se podrían implementar juegos de adivinanzas o preguntas y
respuestas; así, se fomenta el hábito de preguntar para despejar las dudas,
de estar atento a lo que están expresando los compañeros y se regula la
cantidad de mensajes.

4. Realizar actividades de integración: Realizar una programación de

eventos anual, en el que se incluyan las festividades nacionales o de la
institución; la interacción por fuera del ámbito laboral ayudara al
afianzamiento de las relaciones entre los miembros del equipo de trabajo.

5. Fomentar el trabajo en equipo: Se podría dividir el grupo en equipos o en

parejas y ponerles un reto que deberán culminar en un tiempo determinado,
con esto se consigue que entre ellos busquen la estrategia adecuada que los
lleve a culminar la actividad, lo que fortalece la solución de conflictos, mejora
el proceso de negociación, fomenta el compromiso del equipo de trabajo y
crea lazos de confianza.

6. Capacitaciones: La comunicación es una habilidad que debe ser aprendida,

por lo cual, se sugiere que se programen pequeñas charlas de formación, en
 las cuales, se haga énfasis en recomendaciones y ejercicios prácticos para
lograr una comunicación efectiva. Para llevar a cabo estas capacitaciones se
puede acudir al apoyo de instituciones educativas que tengan dominio en la
temática a tratar.

7. Cambio de roles: Una vez el mes, sería oportuno rotar al personal por las
diferentes áreas durante un día, para que puedan desempeñar o se
familiaricen con las funciones que desempeñan sus compañeros; esto
conllevaría a que se aprecie el trabajo del compañero y se inicie a sentir
empatía por los demás.

8. Crear el hábito de respuesta: Esto se podría lograr si al momento de enviar

un correo se le informa al personal de manera presencial y que en cuanto
revisen confirmen el recibido; por el lado del WhatsApp grupal, la estrategia
seria realizar una pregunta al finalizar el mensaje para involucrar y darle
participación a los integrantes del grupo.

9. Establecer nuevos canales de difusión de la información: Además del

uso de redes sociales, correo electrónico y las reuniones presenciales,
elaborar una cartelera informativa en la cual se anuncien los aspectos más
relevantes que acontecen dentro de la Biblioteca; así, cada miembro del
equipo de trabajo tendrá curiosidad por saber que ocurre a su alrededor.

10. Crear un buzón de sugerencias: Colocar a disposición del equipo de

trabajo de la biblioteca un buzón de sugerencias, en el cual se puedan
expresar ideas, inconvenientes o necesidades que se presenten en el diario
quehacer.
 CONCLUSIÓN

La comunicación, es una de las actividades más importantes que existe entre los
seres humanos, debido a que se realiza en cada uno de los momentos y etapas de
nuestro diario vivir; por lo que, establecer un sistema de comunicación realmente
efectivo en una organización no es algo sencillo, debido a los múltiples obstáculos
que dentro del proceso de la comunicación se presentan.

Las acciones planteadas anteriormente, están enfocadas a superar esos obstáculos

que impiden que haya una adecuada comunicación en el equipo de trabajo de la
Biblioteca Pública Departamental Arnoldo de los Santos Palacios Mosquera;
acciones que, una vez sean implementadas, se haga participes a todos los
miembros y se conviertan en un hábito dentro de este equipo de trabajo, serán
claves para La toma de decisiones oportuna, establecer buenas relaciones
laborales, beneficiar la mejora de los servicios que se prestan, promover la
motivación del personal, consolidar la productividad y competitividad del equipo
trabajo y finalmente, serán fundamentales para construir una comunicación efectiva
dentro del equipo de trabajo de la Biblioteca Pública Departamental Arnoldo de los
Santos Palacios Mosquera.