Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
___________________________________________________________________________
APROBAT,
DIRECTOR GENERAL,
Cuprins
1.Prevederi generale...............................................................................................................4
1.1.Elementele supuse controlului intern............................................................................4
1.2.Scopul manualului de control intern.............................................................................4
1.3.Responsabilități...............................................................................................................4
1.4.Cadrul legal și procedural al Companiei.......................................................................5
1.5.Controlul accesului la informația financiară................................................................6
2.Controlul achizițiilor...........................................................................................................7
2.1. Controlul achizițiilor de servicii și de bunuri care nu sunt mijloace fixe.................7
2.2. Controlul furnizorilor....................................................................................................8
2.3. Controlul facturilor de achiziții....................................................................................9
4. Controlul salarizării.........................................................................................................17
4.1. Gestionarea pontajelor.................................................................................................18
4.2. Asigurarea că sumele nete sunt calculate și plătite la timp.....................................18
4.3. Declararea și plata la timp a taxelor...........................................................................18
4.4. Asigurarea confidențialității..........................................................................................19
4.5. Verificarea încadrării salariilor brute în plafoanele minime legale.........................19
4.6. Controlul documentelor de resurse umane................................................................20
4.7. Controlul altor elemente non-financiare privind personalul....................................20
4.8. Calendarul de salarizare................................................................................................21
5. Controlul stocurilor..........................................................................................................22
5.1.Controlul inventarierii stocurilor.................................................................................23
5.2.Controlul metodelor și calculării corecte a costurilor................................................24
5.3.Monitorizarea stocurilor învechite și efectuarea ajustărilor necesare......................25
7.Controlul trezoreriei.........................................................................................................30
7.1.Verificarea conturilor de trezorerie.............................................................................30
7.2.Prognoza cash-flow-ului.................................................................................................31
7.3.Găsirea unei modalitati de investire a surplusului de numerar.................................32
7.4.Inventarierea conturilor de trezorerie..........................................................................33
8.Controlul inventarierii......................................................................................................33
8.1.Controlul inventarierii conturilor................................................................................33
8.2.Controlul inventarierii bunurilor.................................................................................34
9.Controlul raportărilor......................................................................................................34
9.1.Controlul raportarilor contabile...................................................................................34
9.1.1. Controlul depunerii la timp de raportărilor.........................................................34
9.1.2. Controlul conturilor utilizate...............................................................................35
9.2. Controlul raportărilor fiscale......................................................................................35
1.Prevederi generale
1.3.Responsabilități
Compartimentul Integritate
Compartiment Integritate
Scop:
2. Controlul achizițiilor
Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea că există aprobări pentru fiecare achiziție
conform nivelului de aprobare , o motivatie reala a achiziției și o bugetare prealabilă.
2.2.Controlul furnizorilor
riscul de a plăti de două ori o factură – de multe ori facturile de achiziții pot să nu
aibă trecut numărul de identificare și astfel nu se pot identifica unic în sistemul de
procesare.
riscul de a plăti o sumă mai mare pentru achiziții negociate anterior la un preț mai
mic. Aceasta poate fi rezultatul unei neglijențe din partea furnizorului sau o
tentativă de fraudă.
Controlul intern mitighează aceste riscuri prin vizarea facturilor care urmează să fie
plătite în Companie, după verificarea:
conformității facturii cu comenzile sau contractele încheiate;
conformității facturii cu bunurile sau serviciile primite ;
inchiderii fiecărei comenzi cu factura aferentă pentru a elimina riscul de dublare a
plăților.
Una dintre responsabilitatile controlului intern este asigurarea factur ării vânzărilor
efectuate (prestărilor de servicii efectuate), astfel ca, venitul realizat să fie facturat și
astfel efectuat primul pas pentru incasarea lui.
Aceasta presupune :
asigurarea utilizării unui sistem de facturare care să genereze facturi corecte, fără
erori;
după emiterea facturilor, înregistrarea corectă a venitului în conturile
corespunzătoare din contabilitate;
urmărirea înregistrării venitului în perioada contabila la care se referă, inclusiv la
serviciile și producția în curs de execuție.
asigurarea că sumele sunt calculate corect și că facturile sunt emise către clienții
corespunzători.
Acesta presupune:
existența unui sistem de urmărire a comenzilor – fie că este inclus în aplicația de
facturare fie că este independent de aceasta. Aceasta presupune o eviden ță a
comenzilor, proformelor, sau altor documente interne care permit înregistrarea
unui ordin.
urmărirea contactării potențialilor clienți care și-au exprimat intenția de
cumpărare a serviciilor eecutate de Companie, de către personalul responsabil,
conform cu politica comerciala adoptată.
urmărirea lansării în producție a comenzilor confirmate.
3.2.Controlul clienților
Această analiză urmărește depistarea facturilor vechi, neîncasate, pentru fiecare client în
parte.
Analiza se poate seta la intervalele dorite, care se pot schimba în funcție de contextul
Companiei: de exemplu la 30 zile, 60 zile, 90 zile și peste.
Metoda este utilă pentru evitarea situațiilor în care unele creanțe din portofoliu, deși cu
termene depășite, n-au fost însoțite de măsuri corespunzătoare de revitalizare.
Clasamentul creanțelor după vechime/numărul de zile de întârziere a plății permite atât
controlul ulterior al rentabilității fondurilor investite în creanțe-clienți, cât și avizarea
clienților, în scopul recuperării creanțelor.
dacă viteza de rotatie este aceeași de la o lună la alta și dintr-o dată apare o modificare
majoră, aceasta constituie un semnal de alarmă și trebuie efectuate investigații
suplimentare asupra cauzelor.
dacă acest coeficient se pondereaza cu numărul de zile al perioadei (luna, trimestru etc.)
se obtine viteza de rotatie în zile (Dz)
Dz =Creanțe_clienți/CA* T
unde:
P= Credit_client/CA *100
Indicatorul se poate calcula pe orice perioada (luna, trimestru, an) și poate avea valori
intre 0 – 100%. Un coeficient apropiat de zero sau în descreștere arată o politică
restrictivă de credit-client. O valoare apropiata de 100% evidentiază că termenele de
sau
Vp=Creante_clienti nerecuperate/CA
Pierderile ce provin din creanțe nerecuperabile concretizează practic, riscul pe care și-l
asumă Compania atunci când este de acord să vândă pe credit clienților sai. La evaluarea
acestor pierderi, se va ține cont de deductibilitatea TVA din creantele nerecuperabile,
intrucat acestea se recupereaza de societatea comerciala furnizoare.
• furnizorul are o poziție slabă pe piață și este nevoit sa accepte cererile de credit ale
clienților, fără o selecție necorespunzătoare a acestora.
O valoare slabă a acestui indicator poate duce la concluzia că furnizorul nu este dispus
să-și asume riscuri, acordă condiții de credit inferioare celor practicate de concurenți,
fapte ce se reflectă negativ asupra cifrei de afaceri.
situația financiară;
rentabilitatea;
• diversificarea riscurilor.
• dificultatea stabilirii plafonului pentru fiecare client, mai ales în cazul existenței unui
număr mare de clienți, necesitând culegerea de informații despre aceștia;
Se verifică că:
3.4.Controlul facturării
dacă există un număr mare de facturi emise pe lună către același client este bine
ca periodic (de exemplu o dată pe lună înainte de inchiderea de perioadă ) să fie
trimise și reconcilieri, evitându-se astfel potențiale încurcături.
4. Controlul salarizării
Scopul controlului intern al salarizării este :
gestionarea unui sistem de înregistrare a pontajelor ușor de utilizat și eficient
astfel încât să nu se aloce prea mult timp pentru introducerea și mentenanța
datelor;
asigurarea că sumele nete sunt calculate corect și că sunt respectate termenele de
plată agreate prin contractele de munca.
asigurarea că salariile brute nu sunt inferioare limitei minime impuse de
legislație
asigurarea plății la timp a taxelor și a declarării corespunzătoare;
asigurarea că cheltuielile cu salariile și taxele sunt înregistrate în perioada la care
se referă;
asigurarea confidențialitatii plății salariilor
arhivarea periodică a bazei de date REVISAL;
controlul utilizării termenelor corecte pentru comunicarea datelor în REVISAL;
4.1.Gestionarea pontajelor
periodic, Direcția de control intern va verifica la serviciul resurse umane ca,
pentru fiecare angajat să fie completat pontajul pentru luna respectivă, că au fost
aduse toate documentele justificative (concedii medicale, cereri, etc).
Direcția control intern verifică dacă sumele nete de plată, precum și salariile brute
cumulate, corespund cu sumele totale înregistrate efectiv în contabilitate.
4.4.Asigurarea confidențialității
La fiecare persoană angajată, serviciul de resurse umane solicită semnarea unui acord de
confidențialitate.
Direcția control intern se va asigura că :
se respectă procedura de semnare a acordurilor de confidențialitate;
persoanele desemnate din departamentul de resurse umane cu procesarea salariilor
stochează datele în condiții de confidențialitate;
serviciul resurse umane a prevăzut în planul de integrare al noilor angajați
instructajul cu privire la confidențialitatea informațiilor;
se depozitează documentele în dulapuri incuiate;
fiecare angajat implicat în salarizare dispune de o parola proprie de acces;
operatiunile pentru care poate fi autorizat un angajat sunt limitate;
documentele care nu mai sunt necesare sunt distruse, astfel încât sa nu mai poata
fi citite;
Aici se verifică :
existența unor controale din partea serviciului resurse umane că dosarele de
personal sunt complete pentru fiecare salariat;
dosarele sunt arhivate în conditii de siguranță;
că serviciul resurse umane verifică actualizarea fișelor de post de câte ori apar
modificări în atribuțiile personalului;
la finalul lunii se face o arhivă electronică a bazei de date REVISAL;
5. Controlul stocurilor
Pentru a asigura un flux mai rapid al inventarierii și pentru a minimiza timpul alocat se
pot initia următoarele măsuri :
Stocurile învechite reprezintă o mare problemă pentru controlul intern deoarece tind să
se acumuleze în sume consistente care au mari șanse să fie descoperite de auditori la
finalul exercițiului rezultând astfel ajustări consistente.
Acest lucru se poate realiza prin analize periodice (de exemplu trimestriale) de c ătre
comisii formate din specialiști financiari dar și tehnici (care cunosc produsele) și
logistici (cei implicati în procurare de exemplu). Această comisie poate decide care
stocuri nu mai sunt utilizabile, nu mai au piață, sunt învechite și pot fi constituite
provizioane.
Adesea managementul Companiei poate să fie reticent la a înregistra astfel de cheltuieli
care vor reduce profitul și este responsabilitatea controlului intern să procedeze la
inițierea și acceptarea acestor măsuri pentru o reflectare corectă a stocurilor în bilanț.
În plus, dacă astfel de evaluări sunt efectuate periodic, sumele ajustărilor vor fi probabil
mai mici, astfel mai ușor acceptate.
În concluzie, scopul tuturor acestor măsuri legate de stocuri este obținerea unei acurateți
cât mai ridicate, astfel că este importantă metoda aleasă, modul de implementare și
asigurarea instrumentelor adecvate care să permită reflectarea fidelă a tranzacțiilor.
O primă etapă a controlului intern este verificarea necesității achizitiei mijlocului fix
respectiv și apoi verificarea modului în care acel activ se va incadra în fluxul activității
Companiei și beneficiile viitoare pe care le va genera.
6.2.Verificarea înregistrării
Indiferent de modalitatea aleasă, scopul este de a putea identifica usor, rapid și fără
echivoc, imobilizarile din gestiune.
Mijloacele fixe sunt de regulă active cu o valoare mare, care pot fi valorificate prin
vânzare, de aceea pot fi ținta unor tentative de furt. dacă în urma analizei de risc,
responsabilul cu controlul intern identifică un potențial risc,
Cu ocazia verificărilor, direcția control intern compara iesirile de mijloace fixe din
contabilitate cu centralizatorul aprobărilor pentru casare/vânzare și de asemenea venitul
din vânzarea acestor bunuri cu sumele contractate cu clientii.
6.7.Urmărirea garanțiilor
Fiecare responsabil de contract va urmări constituirea garanțiilor și expirarea acestora.
7.Controlul trezoreriei
Aceasta presupune:
7.2.Prognoza cash-flow-ului
Soldul initial al numerarului (ne referim aici atât la soldul din casă cât și din bancă)
+
Creanțe clienți
+
Alte sume de încasat
-
Datorii privind salariile angajaților
-
Taxe/contribuții salariale
-
Datorii privind subcontractorii
-
Datorii privind furnizorii principali
-
Utilități datorate
-
Dividende
-
Deconturi
-
Restituiri de creditări firmă
-
Plăți de dobânzi și comisioane bancare
=
Sold final al numerarului
8.Controlul inventarierii
Directia control intern va asigura că cel putin o data pe an se vor inventaria toate
bunurile din cadrul Companiei conform procedurii de inventariere.
Aceasta presupune :
9.Controlul raportarilor
Obiectiv pentru c ontrolul intern: verificarea depunerii la timp a declaratiilor altele decat
declaratiile de salarii
Direcția control intern face estimări ale taxelor care urmează să fie plătite, pe care le
compară apoi cu situația din contabilitate.
Scopul lor este de a determina erorile majore care ar avea un impact semnificativ asupra
activității.