Sunteți pe pagina 1din 37

1

___________________________________________________________________________

APROBAT,

DIRECTOR GENERAL,

Nicoleta Alina BĂRBÎNȚĂ

Document intern Manual de control intern


Emitent Direcția Control Intern – Serviciul Control Intern
Constanța COMAN - șef serviciu control intern
Data întocmirii/versiunea inițială 23.09.2018
Data actualizării/versiunea ....

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
2

Cuprins
1.Prevederi generale...............................................................................................................4
1.1.Elementele supuse controlului intern............................................................................4
1.2.Scopul manualului de control intern.............................................................................4
1.3.Responsabilități...............................................................................................................4
1.4.Cadrul legal și procedural al Companiei.......................................................................5
1.5.Controlul accesului la informația financiară................................................................6

2.Controlul achizițiilor...........................................................................................................7
2.1. Controlul achizițiilor de servicii și de bunuri care nu sunt mijloace fixe.................7
2.2. Controlul furnizorilor....................................................................................................8
2.3. Controlul facturilor de achiziții....................................................................................9

3.Controlul vânzărilor efectuate..........................................................................................9


3.1. Controlul comenzilor...................................................................................................10
3.2. Controlul clienților......................................................................................................10
3.3. Controlul expedițiilor..................................................................................................14
3.4. Controlul facturării......................................................................................................15
3.5. Controlul colectării facturilor.....................................................................................16

4. Controlul salarizării.........................................................................................................17
4.1. Gestionarea pontajelor.................................................................................................18
4.2. Asigurarea că sumele nete sunt calculate și plătite la timp.....................................18
4.3. Declararea și plata la timp a taxelor...........................................................................18
4.4. Asigurarea confidențialității..........................................................................................19
4.5. Verificarea încadrării salariilor brute în plafoanele minime legale.........................19
4.6. Controlul documentelor de resurse umane................................................................20
4.7. Controlul altor elemente non-financiare privind personalul....................................20
4.8. Calendarul de salarizare................................................................................................21

5. Controlul stocurilor..........................................................................................................22
5.1.Controlul inventarierii stocurilor.................................................................................23
5.2.Controlul metodelor și calculării corecte a costurilor................................................24
5.3.Monitorizarea stocurilor învechite și efectuarea ajustărilor necesare......................25

6. Controlul mijloacelor fixe...............................................................................................25


6.1.Verificarea necesității achiziției...................................................................................26
6.2.Verificarea înregistrarii................................................................................................26
6.3.Verificarea etichetarii corecte......................................................................................27
6.4.Protejarea impotriva riscului de furt...........................................................................28
6.5.Verificarea vanzarilor de mijloace fixe.......................................................................28
6.6.Verificarea arhivării documentelor legate de mijloace fixe............................................29
6.7.Urmărirea garanțiilor....................................................................................................29
6.8.Urmărirea polițelor de asigurare..................................................................................30
6.9.Verificarea inventarierii mijloacelor fixe....................................................................30

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
3

7.Controlul trezoreriei.........................................................................................................30
7.1.Verificarea conturilor de trezorerie.............................................................................30
7.2.Prognoza cash-flow-ului.................................................................................................31
7.3.Găsirea unei modalitati de investire a surplusului de numerar.................................32
7.4.Inventarierea conturilor de trezorerie..........................................................................33

8.Controlul inventarierii......................................................................................................33
8.1.Controlul inventarierii conturilor................................................................................33
8.2.Controlul inventarierii bunurilor.................................................................................34

9.Controlul raportărilor......................................................................................................34
9.1.Controlul raportarilor contabile...................................................................................34
9.1.1. Controlul depunerii la timp de raportărilor.........................................................34
9.1.2. Controlul conturilor utilizate...............................................................................35
9.2. Controlul raportărilor fiscale......................................................................................35

10.Controlul aplicării deciziilor luate de conducerea Companiei................................36

11.Controlul respectării prevederilor legale incidente Companiei...............................36

12.Controlul documentelor intrate și ieșite din unitate..................................................37

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
4

1.Prevederi generale

1.1.Elementele supuse controlului


Potrivit punctului 566(1) din Reglementările contabile privind situaţiile financiare anuale
individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, aprobate prin OMFP
nr.1802/2014, cu modificările și completările ulterioare, controlul intern vizează asigurarea:
 conformităţii cu legislaţia în vigoare;
 aplicării politicilor contabile și implementării procedurilor contabile aprobate;
 aplicării deciziilor luate de conducerea Companiei;
 bunei funcţionări a activităţii interne a Companiei;
 fiabilităţii informaţiilor financiare;
 eficacităţii operaţiunilor Companiei;
 utilizării eficiente a resurselor;
 respectării procedurilor aprobate;
 prevenirii şi controlului riscurilor de a nu se atinge obiectivele fixate.

Ca urmare, procedurile de control intern au ca obiectiv:


  - pe de o parte, urmărirea înscrierii activităţii Companiei şi a comportamentului
personalului în cadrul definit de legislaţia aplicabilă, valorile, normele şi regulile interne ale
acesteia;
  – pe de altă parte, verificarea dacă informaţiile contabile, financiare şi de gestiune
comunicate reflectă corect activitatea şi situaţia Companiei.

1.2. Scopul controlului intern


Scopul controlului intern este să asigure coerenţa obiectivelor, să identifice factorii-cheie de
reuşită şi să comunice conducerii Companiei, în timp real, informaţiile referitoare la
performanţe şi perspective. Indiferent de natura sau mărimea Companiei, eforturile depuse
pentru aplicarea unui control intern satisfăcător sunt legate de aplicarea unor bune practici.

Controlul intern se aplică pe tot parcursul operaţiunilor desfăşurate de Companie, astfel:


  a) anterior realizării operaţiunilor, cu ocazia elaborării bugetului, ceea ce va
permite, ulterior realizării operaţiunilor, controlul bugetar;

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
5

  b) în timpul operaţiunilor;


  c) după finalizarea operaţiunilor, caz în care verificarea este destinată, de exemplu, să
analizeze rentabilitatea operaţiunilor şi să constate existenţa conformităţii sau a
eventualelor anomalii, care trebuie corectate.

Controlul intern cuprinde componente strâns legate, respectiv:


  - o definire clară a responsabilităţilor, resurse şi proceduri adecvate, modalităţi şi sisteme
de informare, instrumente şi practici corespunzătoare;
  – difuzarea internă de informaţii pertinente, fiabile, a căror cunoaştere permite fiecăruia
să îşi exercite responsabilităţile;
  – un sistem care urmăreşte, pe de o parte, analizarea principalelor riscuri identificabile în
ceea ce priveşte obiectivele Companiei şi, pe de altă parte, asigurarea existenţei de
proceduri de gestionare a acestor riscuri;
  – activităţi corespunzătoare de control, pentru fiecare proces, concepute pentru a reduce
riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor Companiei;
  – o supraveghere permanentă a dispozitivului de control intern, precum şi o examinare a
funcţionării sale.
Activităţile de control fac parte integrantă din procesul de gestiune prin care Compania
urmăreşte atingerea obiectivelor propuse.
Controlul vizează aplicarea normelor şi procedurilor de control intern, la toate nivelurile
ierarhice şi funcţionale: aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performanţelor
operaţionale, securizarea activelor, separarea funcţiilor.

Scopul manualului de control intern


 Asigurarea siguranței activelor Companiei;
 Prevenirea și detectarea erorilor și fraudei;
 Protejarea intereselor personalului;
 Menținerea acurateței înregistrărilor contabile.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
6

1.3.Responsabilități

Controlul intern al Companiei este asigurat de Direcția control. Direcția Control


funcționează în subordinea Directorului General al Companiei Municipale Protecție Civilă și
Voluntariat București S.A.

Direcția Control este condusă de către un director și are următoarea structură:

 Compartimentul Control Intern/Managerial

 Compartimentul Integritate

 Compartimentul Control Financiar de Gestiune

Scop:Evidențierea deficiențelor existente în organizarea și funcționarea Companiei,


respectiv constatarea abaterilor rezultatelor de la ţintele/ obiectivele stabilite, analizarea
cauzelor care le-au determinat şi dispunerea măsurilor corective sau preventive care se
impun.

Directorul Direcţiei Control are următoarele atribuții, competențe și responsabilități:

- urmărește aplicarea în cadrul Companiei a tuturor reglementărilor legale și


deciziilor conducerii;
- monitorizează performanţele compartimentelor din structura Companiei, prin
elaborarea şi actualizarea, anual, a obiectivelor, activităţilor şi indicatorilor de
performanţă sau de rezultat, pe baza propunerilor compartimentelor;
- contribuie la protejarea fondurilor Companiei împotriva pierderilor datorate erorii,
risipei, abuzului sau fraudei;
- urmărește dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare,
actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere,
adecvate.
- urmărește asigurarea îndeplinirii obiectivelor generale ale Companiei prin
evaluarea sistematica şi menţinerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor
asociate structurilor, programelor, proiectelor sau operaţiunilor;
- urmărește asigurarea unei atitudini cooperante a personalului de conducere şi de
execuţie, acesta având obligaţia să răspundă în orice moment solicitărilor
conducerii şi să sprijine efectiv controlul intern/managerial;

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
7

- urmărește asigurarea integrităţii personalului de conducere şi de execuţie;


- urmărește reflectarea în documente scrise a organizării controlului
intern/managerial, a tuturor operaţiunilor Companiei şi a tuturor evenimentelor
semnificative, precum şi înregistrarea şi păstrarea în mod adecvat a documentelor,
astfel încât acestea să fie disponibile cu promptitudine pentru a fi examinate de
către cei în drept;
- urmărește separarea atribuţiilor, astfel încât atribuţiile de aprobare, control şi
înregistrare să fie, într-o măsura adecvată, încredinţate unor persoane diferite;
- urmărește asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;
- urmărește că accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane
îndreptăţite şi responsabile în legătura cu utilizarea şi păstrarea lor;
- prezintă directorului general deficiențele constatate că urmare a acțiunii de control
desfășurate și propune măsuri de eliminare/ diminuare a acestora;
- anual elaborează și supune spre aprobare directorului general Planul de control
intern și raportul de activitate;
- realizează orice alte atribuţii conferite de lege sau dispuse de către Directorul
General, în temeiul legii.

Compartiment Control Intern/Managerial

Scop: Împlementarea și monitorizarea Sistemului de Control Intern Managerial,


potrivit legislației în vigoare

Este subordonat Directorului Direcţiei Control și are următoarele atribuții și


responsabilități specifice:

- participă la elaborarea/ revizuirea obiectivele generale și specifice ale Companiei;


- elaborează procedurile de sistem pentru activitățile desfășurate în cadrul Companiei;
- verifică și avizează procedurile operaționale întocmite de celelalte compartimente din
cadrul Companiei, din punct de vedere formal;
- elaborează, pe baza propunerilor compartimentelor Companiei, indicatorii de
performanță pentru activitățile proprii desfășurate de acestea în cadrul societăţii;
- elaborează Registrul de riscuri al Companiei, împreună cu Echipa de gestionare a
riscurilor, colectând de la fiecare compartiment, riscurile specifice detectate de
personalul acestuia, conform procedurii de sistem specifice;
- monitorizează modul în care Comisia de monitorizare a implementării sistemului de
control intern managerial și Echipa de gestionare a riscurilor își desfășoară
activitatea;

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
8

- coordonează procesul de actualizare a procedurilor operaționale și de sistem, a


indicatorilor de performanță ai activităților și a Registrului de riscuri din cadrul
Companiei;
- efectuează acțiuni de monitorizare în vederea verificării realizării indicatorilor de
performanță pentru activitățile stabilite în cadrul societăţii;
- efectuează acțiuni de monitorizare în vederea verificării respectării procedurilor
operaționale și de sistem stabilite în cadrul societăţii;
- elaborează rapoarte în privința realizării indicatorilor de performanță ai activităților și
a respectării procedurilor operaționale și de sistem în cadrul societăţii;
- elaborează rapoarte în privința stadiului de implementare a sistemului de control
intern managerial în cadrul societăţii și a măsurilor de îmbunătătire a acestuia;
- realizează orice alte atribuţii conferite de lege sau dispuse de către Directorul
General, în temeiul legii.

Compartiment Integritate

Scop: identificarea și prevenirea riscurilor de corupţie pentru creșterea eficienței activității


desfășurate de Companie

Este subordonat Directorului Direcţia Control și are următoarele atribuții și


responsabilități specifice:

- identifică punctele slabe privind organizarea și funcționarea compartimentelor care


pot condiționa riscuri la corupție;
- propune măsuri de eliminare/ diminuare a riscurilor de corupție identificate;
- propune obiective și acțiuni în procesul de prevenire și tratare a riscurilor la corupție
în cadrul Companiei;
- elaborează Planul de Integritate la nivelul Companie;
- realizează activități privind implementarea Strategiei Naționale Anticorupție conform
măsurilor cuprinse în Planul de Integritate;
- coordonează direcțiile și serviciile din cadrul Companiei în privința implementării
Planului de Integritate;
- monitorizează îndeplinirea de către compartimentele funcționale ale societăţii, a
măsurilor cuprinse în Planul de Integritate;
- elaborează rapoartele privind implementarea Planului de Integritate în cadrul
societăţii;
- realizează orice alte atribuţii conferite de lege sau dispuse de către Directorul General,
în temeiul legii.

Compartiment Control financiar de gestiune (C.F.G.)

Scop:

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
9

- asigurarea integrităţii patrimoniului Companiei, precum şi a bunurilor din domeniul


public şi privat al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale aflate în
administrarea, în concesiunea sau în închirierea acesteia;
- respectarea prevederilor legale şi a reglementărilor interne, incidente activităţii
economico-financiare a Companiei;
- creşterea eficienţei în utilizarea resurselor alocate.

Este subordonat Directorului Direcţiei Control și are următoarele atribuții și


responsabilități specifice:

- verifică respectarea prevederilor legale şi a reglementărilor interne cu privire la


existenţa, integritatea, păstrarea şi utilizarea mijloacelor şi resurselor, deţinute cu orice
titlu, şi modul de reflectare a acestora în evidenţa contabilă;
- verifică respectarea prevederilor legale în fundamentarea proiectului bugetului de
venituri şi cheltuieli al operatorului economic şi a proiectelor bugetelor de venituri şi
cheltuieli ale subunităţilor din structura acestuia;
- verifică respectarea prevederilor legale în execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli
al operatorului economic şi al subunităţilor din structura acestuia;
- verifică și informează conducerea Companiei cu privire la modul de realizare a
veniturilor şi încadrarea în nivelul cheltuielilor aprobate;
- verifică și informează conducerea Companiei cu privire la gradul de realizare a
veniturilor, de efectuare a cheltuielilor şi de obţinere a rezultatului;
- verifică și informează conducerea Companiei cu privire la modul de realizare a
indicatorilor economico-financiari specifici activităţii, la nivelul Companiei şi al
compartimentelor acesteia;
- verifică și informează conducerea Companiei cu privire realizarea programului de
investiţii şi încadrarea în sursele aprobate;
- verifică și informează despre modul de respectare a programelor de reducere a
arieratelor şi a stocurilor;
- verifică și informează cu privire la respectarea prevederilor legale şi/sau a
reglementărilor interne în efectuarea achiziţiilor;
- verifică utilizarea conform destinaţiilor legale a sumelor prevăzute în bugetul de
venituri și cheltuieli;
- verifică respectarea prevederilor legale şi a reglementărilor interne cu privire la modul
de efectuare a inventarierii anuale a elementelor de natura activelor, datoriilor şi
capitalurilor proprii;
- verifică respectarea prevederilor legale şi a reglementărilor interne cu privire la
încasările şi plăţile în lei şi valută, de orice natură, în numerar sau prin virament;

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
10

- verifică respectarea prevederilor legale cu privire la înregistrarea în evidenţa contabilă


a operaţiunilor economico-financiare;
- verifică respectarea prevederilor legale şi a reglementărilor interne cu privire la
întocmirea, circulaţia, păstrarea şi arhivarea documentelor primare, contabile şi a
celor tehnico-operative;
- elaborează analize economico-financiare pentru conducerea Companiei în scopul
fundamentării deciziilor şi a îmbunătăţirii performanţelor.
- realizează orice alte atribuţii conferite de lege sau dispuse de către Directorul General,
în temeiul legii.

1.4. Cadrul legal și procedural al Companiei Municipale Protecție Civilă și


Voluntariat București SA (CMPCVB SA)

În derularea activității de control intern o importanta deosebita o are legislatia aplicabila


CMPCVB SA, manualul de politici contabile și procedurile interne aprobate.

CMPCVB SA ii sunt incidente următoarele acte normative:


 Legea societatilor nr. 31/1990, cu modificările și completările ulteriaore;
 Ordonanța de urgență a Guvernului nr.109/2011 privind gvernanța corporativă a
intreprinderilor publice, cu modificările și completările ulterioare;
 Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările
ulterioare;
 OMFP nr.1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile
financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, cu
modificările și completările ulterioare;
 OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea
inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii;
 Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă, cu modificările și
completările ulterioare;
 Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr.2634/2015 privind documentele
financiar-contabile;
 Legea nr.53/2003 privind Codul muncii, cu modificările și completările
ulterioare;

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
11

 Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările


ulterioare;
 Legea nr.207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările și
completările ulterioare;
 Legea concurentei nr. 21/1996, cu modificările și completările ulterioare;
 Hotararea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidenţă a
salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordonanţa de urgenţă nr. 158/2005 privind concediile şi indemnizaţiile de
asigurări sociale de sănătate, cu modificările și completările ulterioare;

In ce priveste cadrul procedural al Companiei, acesta se compune din :

 Manual de politici contabile, cuprinzând un capitol cu proceduri contabile;


 Proceduri de sistem aprobate;
 Proceduri operaționale aprobate;

Controlul intern urmărește, în primul rând, verificarea existenței procedurilor în funcție


de care să fie organizată activitatea Companiei și apoi actualizarea lor conform cu
evoluția legislației incidende și apoi conform cu evolutia activității ei.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea anuală că procedurile interne sunt


actualizate cu prevederile legislative curente.

1.5. Controlul accesului la informația financiară

In Companie, accesul la informația financiară este limitat la persoanele relevante, în


vederea asigurării confidențialității acesteia.

Aceasta presupune controlul accesului la informația financiară și se realizează prin:

 controlul accesului la diferite module ale aplicației informatice utilizate. În


funcție de fișa postului, angajații serviciului financiar-contabil și serviciului
resurse umane/salarizare, vor avea acces limitat la alte module ale aplicației de

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
12

gestiune-contabilitate-salarizare care nu au legatură directă cu munca presupusă


de respectivul angajat.
De exemplu, accesul la aplicatia de salarizare va fi restricționat strict la angajații
care au atribuții în operarea contabilității aferente salarizării.
 accesul în aplicatia de contabilitate se face pe bază de utilizator și parolă
individuală. Este interzisă utilizarea aceluiași utilizator de către două persoane
diferite.
Utilizatorii și parolele nu se pot utiliza de către alte persoane și sunt strict
responsabilitatea fiecărui angajat.
 departamentul IT monitorizează log-urile în sistem ale persoanelor neautorizate.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificare lunară/trimestrială a rapoartelor furnizate de


departamentul IT privind siguranța accesului la informația financiară și riscurilor
sesizate.

2. Controlul achizițiilor

Din perspectiva Companiei, achizițiile se impart in:


 achizitii de mijloace fixe ( vezi prevederile punctului 6.1.)
 achiziții de servicii și de bunuri care nu sunt mijloace fixe.

2.1. Controlul achizițiilor de servicii și de bunuri care nu sunt mijloace fixe


Controlul achizițiilor de bunuri care nu sunt mijloace fixe sau de servicii presupune
verificarea că :
 nici o achiziție să nu fie efectuată fără un document prin care sa se stabileasca
necesitatea, respectiv referătul de necesitate.
 nici o achiziție să nu fie efectuată fără a fi bugetată, cu excepția unor cazuri
speciale – respectiv ale unor nevoi de business apărute că urmare a schimbării
conjuncturii, cazuri de forță majoră, valorificarea unor oportunități conjuncturale
etc.
 sa existe aprobarea conducerii Companiei și nivelului de responsabilitate;
Fiecare achizitie, în funcție de valoarea ei, va trece pe la toate nivelele ierarhice
de aprobare înainte de a fi realizată..

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
13

 să existe oferte comparative pentru fiecare achiziție astfel încât decizia de a


achiziționa un produs sau altul să fie motivată de un raport cost/beneficiu în
favoarea Companiei. Fiecare angajat al departamentului de achizitii va acționa cu
bună credință și în cel mai favorabil mod pentru Companie. Prezentarea de oferte
alternative pentru justificarea alegerii este considerată un pas rezonabil pentru
această justificare.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea că există aprobări pentru fiecare achiziție
conform nivelului de aprobare , o motivatie reala a achiziției și o bugetare prealabilă.

2.2.Controlul furnizorilor

Periodic, Direcția Control Intern analizează soldurile furnizorilor.


În principal, se acordă atenție soldurilor vechi și cauzelor pentru care nu s-au închis.
Analiza soldurilor furnizorilor trebuie efectuată cu regularitate (cel puțin o data pe an, la
inventariere, conform procedurii de inventariere).
Alte controale:
 verificarea că nu se pot modifica datele bancare ale furnizorilor (de exemplu, un
angajat poate să modifice datele bancare ale unui furnizor din sistem, după care la
efectuare de plăți, acestea să fie direcționate direct în contul său – este un
exemplu de frauda care poate avea loc la nivelul Compaiei, pentru care se pot lua
măsuri preventive);
 reconcilierea dintre comenzile de achiziție, avizele de însoțire și facturile emise.
Dacă apar diferențe acestea trebuie investigate.
 Calculul unor indicatori, cum este de exemplu viteza de rotație a furnizorilor și
evoluția sa de la o lună /perioadă la alta.

Obiectiv pentru controlul intern : verificarea accesului la datele furnizorilor; verificarea


corespondenței comenzi – avize - facturi; analiza indicatorilor.

2.3. Controlul facturilor de achiziții

Riscurile care pot să apară cu privire la facturile de achiziții sunt:

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
14

 riscul de a plăti de două ori o factură – de multe ori facturile de achiziții pot să nu
aibă trecut numărul de identificare și astfel nu se pot identifica unic în sistemul de
procesare.
 riscul de a plăti o sumă mai mare pentru achiziții negociate anterior la un preț mai
mic. Aceasta poate fi rezultatul unei neglijențe din partea furnizorului sau o
tentativă de fraudă.
Controlul intern mitighează aceste riscuri prin vizarea facturilor care urmează să fie
plătite în Companie, după verificarea:
 conformității facturii cu comenzile sau contractele încheiate;
 conformității facturii cu bunurile sau serviciile primite ;
 inchiderii fiecărei comenzi cu factura aferentă pentru a elimina riscul de dublare a
plăților.

Obiectiv pentru controlul intern : verificarea facturilor de achiziții;

3.Controlul vânzărilor efectuate

Una dintre responsabilitatile controlului intern este asigurarea factur ării vânzărilor
efectuate (prestărilor de servicii efectuate), astfel ca, venitul realizat să fie facturat și
astfel efectuat primul pas pentru incasarea lui.

Aceasta presupune :
 asigurarea utilizării unui sistem de facturare care să genereze facturi corecte, fără
erori;
 după emiterea facturilor, înregistrarea corectă a venitului în conturile
corespunzătoare din contabilitate;
 urmărirea înregistrării venitului în perioada contabila la care se referă, inclusiv la
serviciile și producția în curs de execuție.
 asigurarea că sumele sunt calculate corect și că facturile sunt emise către clienții
corespunzători.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
15

3.1. Controlul comenzilor

Acesta presupune:
 existența unui sistem de urmărire a comenzilor – fie că este inclus în aplicația de
facturare fie că este independent de aceasta. Aceasta presupune o eviden ță a
comenzilor, proformelor, sau altor documente interne care permit înregistrarea
unui ordin.
 urmărirea contactării potențialilor clienți care și-au exprimat intenția de
cumpărare a serviciilor eecutate de Companie, de către personalul responsabil,
conform cu politica comerciala adoptată.
 urmărirea lansării în producție a comenzilor confirmate.

Obiectiv pentru controlul intern : controlul comenzilor.

3.2.Controlul clienților

Controlul intern aferent clienților se referă la:

a) Verificarea că departamentul vânzări efectuează o analiză preliminară de risc pentru


orice client nou : situatia financiara a clientului : să fie profitabil, să nu fie în
insolvență sau inactivitate, etc.

Câteva pagini online de informare și verificare parteneri posibile sunt :

 Registrul contribuabililor inactivi sau reactivati;


 Verificare date de identificare, informatii fiscale, bilanturi
 Obligatii fiscale restante către bugetul de stat.

b) Verificarea soldurilor clienților – pe vechimi;

Această analiză urmărește depistarea facturilor vechi, neîncasate, pentru fiecare client în
parte.
Analiza se poate seta la intervalele dorite, care se pot schimba în funcție de contextul
Companiei: de exemplu la 30 zile, 60 zile, 90 zile și peste.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
16

Metoda este utilă pentru evitarea situațiilor în care unele creanțe din portofoliu, deși cu
termene depășite, n-au fost însoțite de măsuri corespunzătoare de revitalizare.
Clasamentul creanțelor după vechime/numărul de zile de întârziere a plății permite atât
controlul ulterior al rentabilității fondurilor investite în creanțe-clienți, cât și avizarea
clienților, în scopul recuperării creanțelor.

c) Calcularea unui set de indicatori financiari cu privire la clienți

Aceștia pot fi:

1.Viteza de rotatie a clienților și urmărirea evoluției de la o lună la alta

dacă viteza de rotatie este aceeași de la o lună la alta și dintr-o dată apare o modificare
majoră, aceasta constituie un semnal de alarmă și trebuie efectuate investigații
suplimentare asupra cauzelor.

Viteza de rotație = Cifra de afaceri/Creanțe clienti

dacă acest coeficient se pondereaza cu numărul de zile al perioadei (luna, trimestru etc.)
se obtine viteza de rotatie în zile (Dz)

Dz =Creanțe_clienți/CA* T

unde:

T= timpul calendaristic (luna, trimestru, an)


Coeficientul vitezei de rotație a creanțelor este foarte sensibil la variațiile sezoniere,
valoarea lui stabilindu-se în funcție de suma fondurilor imobilizate în credit-client, de
sezonalitatea vânzărilor și de variațiile conjuncturale.

2.Ponderea creditului-client (P) în cifra de afaceri (CA):

P= Credit_client/CA *100
Indicatorul se poate calcula pe orice perioada (luna, trimestru, an) și poate avea valori
intre 0 – 100%. Un coeficient apropiat de zero sau în descreștere arată o politică
restrictivă de credit-client. O valoare apropiata de 100% evidentiază că termenele de

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
17

creditare sunt prea lungi în raport cu ciclul de exploatare și cu rotația stocurilor și că


societatea comercială furnizoare are interesul să apeleze și la măsuri pentru a-și mări
cifra de afaceri (activitatea de consultanță etc).

3.Coeficientul pierderilor generate de creante nerecuperabile sau dubioase (Cp):

Vp= Creante_client nerecuperabile/Creante_clienti

sau

Vp=Creante_clienti nerecuperate/CA

Pierderile ce provin din creanțe nerecuperabile concretizează practic, riscul pe care și-l
asumă Compania atunci când este de acord să vândă pe credit clienților sai. La evaluarea
acestor pierderi, se va ține cont de deductibilitatea TVA din creantele nerecuperabile,
intrucat acestea se recupereaza de societatea comerciala furnizoare.

dacă valoarea acestui coeficient se apropie de 1, se pot desprinde următoarele concluzii:

• serviciul „credit-client” funcționează defectuos;

• creșterea cu orice preț a cifrei de afaceri, a avut că efect selecția necorespunzătoare a


clienților, evaluarea insuficientă a riscului de neplată și urmărirea defectuoasă a încasării
la timp a creanțelor;

• sectorul credit-client a devenit riscant, că urmare a conjuncturii economice în ramura


sa

• societatea comerciala isi asumă riscuri prea mari;

• furnizorul are o poziție slabă pe piață și este nevoit sa accepte cererile de credit ale
clienților, fără o selecție necorespunzătoare a acestora.
O valoare slabă a acestui indicator poate duce la concluzia că furnizorul nu este dispus
să-și asume riscuri, acordă condiții de credit inferioare celor practicate de concurenți,
fapte ce se reflectă negativ asupra cifrei de afaceri.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
18

Compania poate aplica metoda plafonului de credit în funcție de istoricul clienților,


dacă acest lucru este considerat necesar. Astfel, va stabili pentru fiecare client/tip de
client un plafon de credit, în vederea diminuării riscului. Plafonul ține seama de anumiți
factori cum sunt:

 capacitatea de plată a clientului;

 instrumentele de plată utilizate în mod obișnuit de client;

 situația financiară;

 rentabilitatea;

 garanțiile oferite de client.

Avantajele metodei sunt:


• determinarea cu anticipație a fondurilor investite în creanțe în cursul unei perioade;
• prevederea mijloacelor de refinanțare corespunzătoare;
• diversificarea investițiilor în creanțe-client în funcție de perspectivele de recuperare;

• diversificarea riscurilor.

Dezavantajele metodei sunt:

• dificultatea stabilirii plafonului pentru fiecare client, mai ales în cazul existenței unui
număr mare de clienți, necesitând culegerea de informații despre aceștia;

• plafonul nu permite evaluarea costului resurselor investite în creanțe-client, deoarece


nu ia în considerare durata investirii fondurilor pentru fiecare client în parte;

• depășirea unui plafon de credit nu înseamnă, neapărat, că sunt creanțele irecuperabile;


unii clienți pot avea dificultăți financiare trecătoare, care nu justifică măsuri de retragere
a creditului sau acționarea în justiție.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : controlul clienților.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
19

3.3. Controlul recepțiilor serviciilor prestate

Se verifică că:

 La recepția serviciilor de către beneficiar se intocmesc documentele corespunzatoare


 Facturarea serviciilor este însoțită de devizul serviciilor executate, de descarcarea de
gestiune a materialelor consumabile corespunzatoare.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : controlul recepțiilor;

3.4.Controlul facturării

Principalele elemente ale controlului facturării sunt:

 Verificarea că facturile sunt emise corect, utilizând:


 Prețurile aprobate și prevăzute în contractele de prestări servicii;
 Cotele corecte de TVA , în funcție de tipul de prestare;
 Mențiunile sunt corect trecute pe facturi : de exemplu nr. contractului;
 Potrivirea facturilor emise pentru prestările de servicii cu documentele
emise. Astfel se vor evita situatiile în care sunt prestate servicii dar nu sunt
facturate sau invers cand facturile sunt emise dar servicile nu sunt prestate.
 Utilizarea unei aplicații de facturare eficiente care să permită stocarea
corectă a informației privind facturile emise, posibilitatea de a exporta
facturile în format electronic, corecția, anularea, stornarea, etc.
 Data emiterii corespunde perioadei în care serviciile au fost prestate și
bunurile livrate.
 Scadentele sunt clar mentionate pe factura și conform intelegerilor
contractuale.
Formatul facturii trebuie să respecte cerințele legale, permițând adaptări în funcție de
necesitățile proprii Companiei, cum ar fi :
 Furnizarea de date de contact pentru responsabilul de contract;
 Menționarea tuturor posibilităților de plată a facturii (inclusiv toate IBAN-urile);
 Dacă este posibila plata cu cardul online/ plata cu numerar.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
20

Obiectiv pentru c ontrolul intern : controlul facturării

3.5.Controlul colectării facturilor

Pentru toate facturile emise trebuie să existe termene de plată.


Este importantă inițierea din timp a unor măsuri de colectare a creanțelor neincasate ,
printre care menționăm:
 trimiterea de notificari de plată, înainte de scadență precum și după scadență dacă
nu au fost achitate;
 efectuarea de confirmări de sold periodice;
 contactarea telefonică;
 menționarea clară a scadenței de plată pe factură – sub forma datei calendaristice
mai degrabă decât o formulare :”scadenta la 30 de zile” care ar presupune un mic
calcul din partea clientului și astfel un pas în plus până la încasare.
Controlul intern urmărește îndeplinirea tuturor acestor măsuri de recuperare a sumelor
încasate conform informațiilor furnizate de persoana/departamentul responsabil cu
colectarea.

 Se recomanda emiterea de mai multe facturi pentru fiecare poziție importantă a


unei facturi;
Motivația este faptul ca, cu cât suma unei facturi este mai mare cu atât va trebui
probabil aprobată de un număr mai mare de nivele ierarhice și acest lucru
înseamnă intarziere la plată. Pe de alta parte, dacă un client contestă doar o linie
dintr-o factură mai mare, va bloca la plată intreaga factură, până la rezolvarea
liniei contestate.
 dacă există mai multe prestări de sume mici, este bine ca acestea să fie
centralizate într-o singură factură, evitându-se astfel pierderea lor și costurile
procesării (incluzând comisioanele bancare care se aplică pe tranzacție);
 dacă observi că un client platește de regula în aceeasi zi a unei saptămâni, este
probabil că are un proces de plăți cu scadență săptămânală și atunci ar fi indicat
să ajungă facturile la el înainte de această dată, pentru a nu fi nevoit sa aștepți cu
încasarea până la următoarea scadență de plată.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
21

 dacă există un număr mare de facturi emise pe lună către același client este bine
ca periodic (de exemplu o dată pe lună înainte de inchiderea de perioadă ) să fie
trimise și reconcilieri, evitându-se astfel potențiale încurcături.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : controlul colectării facturilor;

4. Controlul salarizării
Scopul controlului intern al salarizării este :
 gestionarea unui sistem de înregistrare a pontajelor ușor de utilizat și eficient
astfel încât să nu se aloce prea mult timp pentru introducerea și mentenanța
datelor;
 asigurarea că sumele nete sunt calculate corect și că sunt respectate termenele de
plată agreate prin contractele de munca.
 asigurarea că salariile brute nu sunt inferioare limitei minime impuse de
legislație
 asigurarea plății la timp a taxelor și a declarării corespunzătoare;
 asigurarea că cheltuielile cu salariile și taxele sunt înregistrate în perioada la care
se referă;
 asigurarea confidențialitatii plății salariilor
 arhivarea periodică a bazei de date REVISAL;
 controlul utilizării termenelor corecte pentru comunicarea datelor în REVISAL;

4.1.Gestionarea pontajelor
 periodic, Direcția de control intern va verifica la serviciul resurse umane ca,
pentru fiecare angajat să fie completat pontajul pentru luna respectivă, că au fost
aduse toate documentele justificative (concedii medicale, cereri, etc).

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea pontajelor

4.2. Asigurarea că sumele nete sunt calculate și plătite la timp

Controlul intern verifică respectarea plății la timp a salariilor prin confruntarea cu


extrasele de bancă.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
22

Direcția control intern verifică dacă sumele nete de plată, precum și salariile brute
cumulate, corespund cu sumele totale înregistrate efectiv în contabilitate.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea plății salariilor;

4.3. Declararea și plata la timp a salariilor, impozitelor și contribuțiilor sociale

Se va verifica, la inchiderea fiecarei perioade, că salariile și contribuțiile (D112) sunt


declarate corespunzător conform vectorului fiscal prin identificarea tuturor recipiselor.
De asemenea, se verifică că sumele declarate sunt plătite în conturile corespunzătoare de
obligații, la termenul scadent.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea declarațiilor și plăților de salarii,


contribuții, impozit.

4.4.Asigurarea confidențialității

La fiecare persoană angajată, serviciul de resurse umane solicită semnarea unui acord de
confidențialitate.
Direcția control intern se va asigura că :
 se respectă procedura de semnare a acordurilor de confidențialitate;
 persoanele desemnate din departamentul de resurse umane cu procesarea salariilor
stochează datele în condiții de confidențialitate;
 serviciul resurse umane a prevăzut în planul de integrare al noilor angajați
instructajul cu privire la confidențialitatea informațiilor;
 se depozitează documentele în dulapuri incuiate;
 fiecare angajat implicat în salarizare dispune de o parola proprie de acces;
 operatiunile pentru care poate fi autorizat un angajat sunt limitate;
 documentele care nu mai sunt necesare sunt distruse, astfel încât sa nu mai poata
fi citite;

Obiectiv pentru c ontrolul intern: verificarea existentei tuturor contractelor de


confidențialitate semnate.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
23

4.5. Verificarea încadrarii salariilor brute în plafoanele minime

La finalul fiecarei perioade se analizează baza de date cu angajații pentru a depista


eventualele salarii brute care sunt sunt salariul minim legal, ponderat cu norma de
munca.
Erori care pot sa apară :
 neinregistrarea pontajelor pentru anumiti angajati
Pentru corectare se poate solicita angajatului pe email completarea informatiei la
lipseste.
 totalul din pontaj este gresit și nu corespunde cu programul de munca
Este posibil ca angajatul să fi muncit ore suplimentare fără însă ca acestea să fie
aprobate de șeful direct.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea încadrării salariilor în plafoanele legale;


corectitudine pontaje.

4.6.Controlul documentelor de resurse umane

Aici se verifică :
 existența unor controale din partea serviciului resurse umane că dosarele de
personal sunt complete pentru fiecare salariat;
 dosarele sunt arhivate în conditii de siguranță;
 că serviciul resurse umane verifică actualizarea fișelor de post de câte ori apar
modificări în atribuțiile personalului;
 la finalul lunii se face o arhivă electronică a bazei de date REVISAL;

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea documentelor de resurse umane;

4.7.Controlul altor elemente non-financiare privind personalul

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
24

Alături de verificarea elementelor de calcul salarial și de conformare fiscală, Compania


trebuie să asigure prin controlul intern și respectarea următoarelor elemente non-
financiare:
 verificarea referințelor personalului la angajare (verificarea veridicității
informațiilor furnizate);
 verificarea existentei reale a oricăror acreditări pretinse și necesare în executarea
atribuțiilor postului;
 asigurarea că un trening adecvat este furnizat angajatilor;
 verificarea că angajatilor li s-au comunicat clar responsabilitățile și așteptările;
 verificarea că angajații iși iau concediul cu regularitate.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea elementelor non financiare privind


personalul;

4.8. Calendarul de salarizare


Calendarul de salarizare cuprinde programarea activităților specifice acestei activități.

5. Controlul stocurilor

Controlul stocurilor reprezintă echilibrarea nevoii de a menține un anumit nivel al


stocurilor versus costurile asociate acelor stocuri.
Controlul stocurilor se bazeaza pe trei elemente esentiale:
a) Controlul inventarierii stocurilor
b) Controlul metodelor și calculării corecte a costurilor /serviciu prestat;
c) Monitorizarea stocurilor invechite, neutilizabile și efectuarea ajustărilor necesare.

5.1.Controlul inventarierii stocurilor

Departamentul de control intern verifică dacă :


 inventarierea s-a efectuat la termenele stabilite;
 s-a respectat procedura de inventariere;
 s-a reconciliat situatia faptică cu cea scriptică din contabilitate.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
25

În cazurile în care se constată diferențe se poate proceda astfel la:


 renumărarea produsului cu diferențe;
 verificarea unităților de măsură utilizate pentru a elimina posibila cauză a
utilizării unor unități de masura diferite (o echipa poate număra bucati în
timp ce în sistem sunt inregistrate pachete de 10 bucati de exemplu);
 verificarea că au fost inventariate toate locatiile în care se afla produsele
respective;
 asigurarea că solutia finala în cazul în care nu au putut fi depistate cauzele
diferentelor este sa se considere corect inventarul fizic, indiferent de
valoarea ajustarilor.
Toate aceste elemente asigura controlului intern o baza solidă pentru justificarea
diferentelor.

Pentru a asigura un flux mai rapid al inventarierii și pentru a minimiza timpul alocat se
pot initia următoarele măsuri :

 Efectuarea de pre-inventarieri parțiale – în care, înainte de inventarierea propriu


zisă se pot număra anumite produse și sigila în cutii, urmând ca la data
inventarierii finale, acestea să fie adăugate cumulat la numărătoare fără a mai fi
necesară renumărarea individuală.
 Identificarea și marcarea zonelor în care se află stocurile care trebuie numărate
astfel încât echipa de inventariere să nu piardă timp în ziua inventarierii
identificând locațiile de depozitare.
 Asigurarea înainte de inventariere că toate produsele sunt etichetate
corespunzător;

În timpul inventarierii se poate asigura că:

 centralizarea listelor și cumularea datelor faptice este efectuată de persoane


responsabile și cu bune abilități matematice și de operare a datelor;
 există o echipă dedicată care să cunoască bine produsele și care poate să ofere
suport echipei de numărare (altfel spus, existența unei persoane care să poată fi
intrebată în cazul în care apar nelămuriri);

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
26

Obiectiv pentru c ontrolul intern : controlul inventarierii stocurilor;

5.2.Controlul metodelor și calculării corecte a costurilor materiale

In ce privește tranzacțille cu stocuri este necesară verificarea utilizării metodelor stabilite


prin manualul de politici și proceduri contabile :

 Metoda de descarcare de gestiune stabilită este FIFO - primul intrat-priml ieșit;


 Verificarea modului de respectare a manualului de politici contabile privind
modul de ținere a contabilității – cantitativ-valoric sau numai valoric, prin
utilizarea inventarului permanent.

Obiectiv pentru c ontrolul intern: controlul respectării metodelor prevăzute în manualul


de politici contabile;

5.3.Monitorizarea stocurilor învechite și efectuarea ajustărilor necesare

Stocurile învechite reprezintă o mare problemă pentru controlul intern deoarece tind să
se acumuleze în sume consistente care au mari șanse să fie descoperite de auditori la
finalul exercițiului rezultând astfel ajustări consistente.
Acest lucru se poate realiza prin analize periodice (de exemplu trimestriale) de c ătre
comisii formate din specialiști financiari dar și tehnici (care cunosc produsele) și
logistici (cei implicati în procurare de exemplu). Această comisie poate decide care
stocuri nu mai sunt utilizabile, nu mai au piață, sunt învechite și pot fi constituite
provizioane.
Adesea managementul Companiei poate să fie reticent la a înregistra astfel de cheltuieli
care vor reduce profitul și este responsabilitatea controlului intern să procedeze la
inițierea și acceptarea acestor măsuri pentru o reflectare corectă a stocurilor în bilanț.
În plus, dacă astfel de evaluări sunt efectuate periodic, sumele ajustărilor vor fi probabil
mai mici, astfel mai ușor acceptate.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
27

În concluzie, scopul tuturor acestor măsuri legate de stocuri este obținerea unei acurateți
cât mai ridicate, astfel că este importantă metoda aleasă, modul de implementare și
asigurarea instrumentelor adecvate care să permită reflectarea fidelă a tranzacțiilor.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea stocurilor învechite, uzate.

6. Controlul mijloacelor fixe

O parte importantă a controlului intern presupune crearea unui sistem de urmărire a


mijloacelor fixe astfel:
 verificarea necesității achiziției
 verificarea că înregistrarea s-a efectuat potrivit prevederilor manualului de
politici și proceduri contabile;
 verificarea etichetării corecte a mijloacelor fixe;
 verificarea că riscurile de furt sunt reduse;
 verificarea că ieșirile: vânzările/casările de mijloace fixe au fost înregistrate în
contabilitate și în registrul de mijloace fixe.
 urmărirea că aplicația în care se înregistrează mijloacele fixe poate oferi toate
informațiile despre istoricul unui mijloc fix – achizitia, vânzarea, amortizarea
inregistrată, transferul intre centre de cost și alte informații.

6.1.Verificarea necesității achiziției

O primă etapă a controlului intern este verificarea necesității achizitiei mijlocului fix
respectiv și apoi verificarea modului în care acel activ se va incadra în fluxul activității
Companiei și beneficiile viitoare pe care le va genera.

În vederea achiziției, solicitantul va completa un formular de motivare a necesității


(referat de necesitate) în care va prezenta: descrierea bunului, a modului în care va fi
utilizat și a beneficiilor care se asteaptă de pe urma funcționării sale.

Acest formular va fi supus aprobării conducătorului direct responsabil, conform limitelor


de aprobare individuale.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
28

Controlul intern asigură o validare a faptului că toate achizițiile dispun de un astfel de


referat și o aprobare.

Este important să nu se dispună o achiziție până nu se obține aprobarea responsabilului


direct.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea necesității achiziției;

6.2.Verificarea înregistrării

La fianalul perioadei, direcția control intern verifică :


 concordanța dintre formularele de aprobare și înregistrările pe conturile de
mijloace fixe ;
 in cazul în care se constată achiziții fără aprobare le va raporta conform
procedurii operaționale;
 concordana dintre sumele înregistrate în contabilitate și sumele bugetate de
inițiatorul achiziției.
 verificarea abaterilor repetate din partea unor manageri și initierea de măsuri
corective (ex. training suplimentar, reducerea sumei pentru care este responsabil,
etc.)

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea înregistrării corecte conform cu manualul


de politici contabile.

6.3.Verificarea etichetării corecte

Controlul intern al Companiei asigură că mijloacele fixe sunt marcate în vederea


identificării în teritoriu .

Compania poate utiliza în vederea etichetării :


 etichete de metal, marcate cu numărul de identificare al mijlocului fix în registrul
mijloacelor fixe;

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
29

 inscriptionari direct pe suprafata activului, prin zgariere;


 etichete de hartie cu/fără cod de bare;
 numărul serial al furnizorului de la care s-au achizitionat bunurile.

Indiferent de modalitatea aleasă, scopul este de a putea identifica usor, rapid și fără
echivoc, imobilizarile din gestiune.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea etichetării corecte a mijloacelor fixe.

6.4.Protejarea împotriva riscului de furt

Mijloacele fixe sunt de regulă active cu o valoare mare, care pot fi valorificate prin
vânzare, de aceea pot fi ținta unor tentative de furt. dacă în urma analizei de risc,
responsabilul cu controlul intern identifică un potențial risc,

Direcția control intern va asigura reducerea acestui risc prin :


 restricționarea accesului în zona în care se află mijlocul fix respectiv;
 împărtirea responsabilitătilor legate de acesta: o persoana comanda activul, alta il
inregistreaza, alta se ocupa cu vanzarea lui în cazul în care este necesar acest
lucru, alta persoana raspunde de gestiunea lui.
 marcarea cu cod de bare și instalarea unui sistem de alarma care sa avertizeze
atunci cand activul este deplasat în afără zonei permise.
 numirea unui gestionar pentru bunul respectiv în mod special, care va răspunde de
siguranța echipamentului și de utlizarea lui în condiții de siguranță.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea protecției împotriva furturilor.

6.5.Verificarea vânzărilor de mijloace fixe

Cu ocazia fiecărei inventarieri anuale a mijloacelor fixe, comisia de inventariere va fi


instruita să noteze gradul de uzura al fiecărui echipament și utilitatea lui pentru
Companie. De regula aprecierile cu privire la statutul unui echipament de productie ar
trebui sa fie efectuate de catre personalul cu pregatire tehnica, care cunoaste bunul
respectiv și asteptarile cu privire la acesta.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
30

Pe baza informațiilor culese se pot face propuneri de :


 casare sau
 vânzare, după caz,
conform prevederilor procedurii de inventariere.

Managerul responsabil și departamentul de control intern trebuie să aprobe toate aceste


documente înainte de a fi începute demersurile privind casarea/vânzarea.La efectuarea
unei casări se va menționa pe documente dacă a fost posibilă sau nu obtinerea de piese
de schimb sau alte materiale rezultate din dezmembrare.

Cu ocazia verificărilor, direcția control intern compara iesirile de mijloace fixe din
contabilitate cu centralizatorul aprobărilor pentru casare/vânzare și de asemenea venitul
din vânzarea acestor bunuri cu sumele contractate cu clientii.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea vânzărilor de mijloace fixe.

6.6.Verificarea arhivării documentelor legate de mijloace fixe.

Arhivarea documentelor contabile generate va urma regulile mentionate în procedurile de


sistem/ operaționale aprobate.

Periodic, se va asigura că arhiva este completa.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea arhivării corecte a documentelor legate de


mijloace fixe.

6.7.Urmărirea garanțiilor
Fiecare responsabil de contract va urmări constituirea garanțiilor și expirarea acestora.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : urmărirea garanțiilor.

6.8.Urmărirea polițelor de asigurare

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
31

Direcția control intern va verifica durata de valabilitate polițele de asigurare pentru


bunurile Companiei și va atenționa și propune măsuri pentru reinnoirea lor, în cazul în
care condițiile de business o cer.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : urmărirea polițelor de asigurare.

6.9.Verificarea inventarierii mijloacelor fixe

Direcția control intern verifică că cel putin o dată pe an se efectuează inventarierea


mijloacelor fixe conform procedurii de inventariere aprobate, respectiv că:

 mijloacele fixe sunt etichetate cu numărul unic de identificare din registrul de


mijloace fixe;
 se verifică dacă în listele de inventariere și în procesul verbal de inventariere au
fost facute observatii cu privire la starea de functionare a acestora.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea inventarierii mijloacelor fixe

7.Controlul trezoreriei

Principalele responsabilități în ce priveste controlul intern sunt:


- verificarea conturilor de trezorerie
- verificarea prognozei cash-flow-ului
- modul de plasare a surplusului de numerar
- verificarea efectuării inventarierii conturilor de trezorerie

7.1.Verificarea conturilor de trezorerie

Aceasta presupune:

 Verificarea soldului conturilor bancare cu extrasele de bancă la final de perioadă;


 Verificarea corespondentei numerarului din casierie cu soldul contului din banc ă
și cu registrul de casă ;
 Verificarea că nu există solduri negative pe conturile de casa și banca:

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
32

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea soldurilor conturilor de trezorerie;

7.2.Prognoza cash-flow-ului

Unul dintre elementele controlului intern este asigurarea echilibrului în trezoreria


Companiei, respectiv faptul că scadența plăților întâlnește scadența incasărilor și
Compania nu va intra în deficit de numerar.

Ce elemente trebuie să se cuprindă într-o estimare de numerar ?

Soldul initial al numerarului (ne referim aici atât la soldul din casă cât și din bancă)
+
Creanțe clienți
+
Alte sume de încasat
-
Datorii privind salariile angajaților
-
Taxe/contribuții salariale
-
Datorii privind subcontractorii
-
Datorii privind furnizorii principali
-
Utilități datorate
-
Dividende
-
Deconturi
-
Restituiri de creditări firmă
-
Plăți de dobânzi și comisioane bancare

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
33

=
Sold final al numerarului

Această prognoza se intocmeste de regula pe saptamani/luni calendaristice.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : prognoza cash flow-ului.

7.3.Găsirea unei modalități de investire a surplusului de numerar

Surplusul de numerar ar trebui directionat către investitii cu risc mic și cu lichiditate


imediată.

Măsuri pentru reducerea riscurilor:


 asigurarea că sunt segregate responsabilitatile celor care au acces la fonduri: de
exemplu: o persoana primeste banii fizic, alta inregistreaza tranzactia în sistem și
alta persoana face reconcilierea periodica a inregistrarilor scriptice cu situatia
faptica;
 asigurarea că pastrarea numerarului se face în zone sigure (cutii inchise, dulapuri
metalice, seifuri, etc);
 minimizarea sumei pastrate în casieria unitatii (depunerea surplusului peste o
anumita limita decisa intern, la banca);
 control inopinat al casieriei.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : identificare modalitati investire surplus de numerar.

7.4.Inventarierea conturilor de trezorerie

La inventarierea conturilor de trezorerie se urmărește respectarea prevederilor


manualului de proceduri de inventariere și verificarea inregistrarii în contabilitate a
diferentelor gasite (in cazul în care au fost constatate).

Obiectiv pentru c ontrolul intern : inventarierea anuală a conturilor de trezorerie.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
34

8.Controlul inventarierii

La fiecare daăa scadenta pentru efectuarea inventarierii se va verifica existenta unei


proceduri de inventariere actualizate conform prevederilor legale în vigoare la data
efectuarii inventarierii.

Direcția control intern va verifica:


 efectuarea pasilor din procedura de inventariere;
 documentele intocmite în cadrul fiecarei etape și centralizate în dosarul de
inventariere;
Controlul inventarierii presupune :
 controlul inventarierii conturilor
 controlul inventarierii bunurilor

8.1.Controlul inventarierii conturilor

Direcția control intern va asigura că prin inventarierea anuala a patrimoniului s-a


efectuat inventarierea integrala a conturilor și au fost inregistrate în contabilitate
rezultele concluziilor gasite.

Obiectiv pentru c ontrolul intern: verificarea existentei și corectitudinii dosarului de


inventariere a conturilor;

8.2.Controlul inventarierii bunurilor

Directia control intern va asigura că cel putin o data pe an se vor inventaria toate
bunurile din cadrul Companiei conform procedurii de inventariere.

Aceasta presupune :

Inventarierea stocurilor – tratata la capitolul :5.1.

Inventarierea mijloacelor fixe – tratata la capitolul :6.9.

Inventarierea numerarului din casieria unitatii - tratata la capitolul :7.4.

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
35

9.Controlul raportarilor

9.1.Controlul raportarilor contabile

9.1.1. Controlul depunerii la timp de raportarilor

Compania depune raportarile contabile conform criteriilor de marime: anual sau


semestrial.

Direcția control intern verifică cu Direcția economică și achiziții la inceputul fiecarui an


fiscal incadrarea în categoria de marime conform indicatorilor din bilant și stabileste
frecventa raportarilor conform prevederilor legale.

La termenele scadente verifică depunerea raportarilor de catre persoanele responsabile.

Obiectiv pentru c ontrolul intern: verificarea depunerii la timp a declaratiilor altele decat
declaratiile de salarii

9.1.2.Controlul conturilor utilizate

La finalul fiecarei perioade direcția control intern va analiza dacă :


 planul de conturi utilizat (dezvoltarea conturilor pe analitice) este suficient de
cuprinzător sau dimpotriva prea complex, ingreunând analiza informației
financiare. Se vor face propuneri de deschidere de conturi noi sau de renunțare la
anumite analitice;
 verificarea existenței aprobării înregistrărilor pe anumite conturi: în general,
conturile de capital (clasa 1) ar trebui restrictionate cu privire la tipurile de note
contabile care se pot efectua pe ele.

Obiectiv pentru controlul intern : verificarea planului de conturi utilizat de Companie;

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
36

9.2. Controlul raportărilor fiscale

Direcția control intern face estimări ale taxelor care urmează să fie plătite, pe care le
compară apoi cu situația din contabilitate.
Scopul lor este de a determina erorile majore care ar avea un impact semnificativ asupra
activității.

 TVA-ul de plata se estimează pornind de la prognoza vanzarilor și achizițiilor


pentru perioada respectivă;
 Impozitul pe profit se estimează pornind de la nivelul estimat al cheltuielilor și
veniturilor și aplicând cota de 16%;

La finalul fiecarei perioade se verifică în plus cu serviciul financiar contabilitate că :


 s-au depus declaratiile fiscale conform vectorului fiscal ;
 s-a verificat dosarul fiscal ;
 s-a efectuat plata taxelor conform sumelor declarate.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea declarațiilor fiscale și corectitudinii


sumelor de plata a taxelor/ contribuțiilor/impozitelor

10.Controlul aplicarii deciziilor luate de conducerea Companiei

Deciziile luate de conducerea executivă a Companiei, de Consiliul de Administrație sau


de Adunarea Generala a actionarilor, sub diverse forme (hotarari AGA, decizii interne,
etc) sunt inregistrate în registrul intern de documente al Companiei și arhivate la direcția
administrativ.
Direcția control intern verifică periodic completarea acestui registru și continutul
deciziilor precum și statutul implementării lor de către persoanele responsabile.
Direcția control intern informează periodic conducerea Companiei cu privire la gradul de
implementare al fiecarei decizii.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea implementării deciziilor luate de Companie

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4
37

11.Controlul respectarii prevederilor legale incidente Companiei

Compania aplică cadrul legal prevazut la punctul 1.3.


Direcția control intern urmărește asigurarea faptului că :
 legislatia incidenta este cunoscuta de catre persoanele care trebuie sa o aplice,
prin asigurarea accesului la surse de informare:
 abonamente la servicii legislative;
 informari periodice ale departamentului juridic intern;
 abonament la monitorul oficial etc.
 fiecare departament are un sistem de verificare a respectarii legislatiei incidente
domeniului său de activitate.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : verificarea respectării legislației incidente Companiei

12.Controlul documentelor intrate și ieșite din Companie

Documentele cu importanta juridică – notificări, înștiințări de la ANAF, precum și


documentele similare expediate de Companie vor fi înregistrate în registrul de intrări-
ieșiri al Companiei potrivit procedurii interne aprobate.
In privința formei documentelor comunicate în exteriorul Companiei, se va urmări
respectarea formei: sigla, logo, politica de imagine a Companiei, etc.
Nici un document nu va fi eliberat/trimis în mass media, pe pagina oficiala a companiei
sau către diferite instituții fără aprobarea conducerii Companiei.

Obiectiv pentru c ontrolul intern : controlul documentelor intrate/iesite în/din Companie .

Manual de control intern – Compania Municipală Protecție Civilă și Voluntariat București SA


4