POLITICAS PARA EL Código: FR.MPDE01.P01.

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DESARROLLO
Versión: 2.0
GOBERNACIÓN DE VICHADA
ACTA DE REUNIONES Fecha: 2014-05-12
REPÚBLICA DE COLOMBIA

ACTA N° 03092018

HORA 8:30 FECHA 03 de Septiembre de 2018

LUGAR SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD
DEPENDENCIA QUE CONVOCA ASEGURAMIENTO Y PRESTACION
VIGILANCIA DEL REPORTE DE ARCHIVOS AL
PROCESO ADRES, RS EN LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE
PUERTO CARREÑO
BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS BDUA,
TEMA NORMATIVIDAD Y DIAGNOSTICO DE BASES DE
DATOS, ETC.
OBJETIVO ASISTENCIA TECNICA

AGENDA

Los temas que se van a tratar en la asistencia técnica se realizarán en 5 días en los horarios de:

8.30 am A 11.30 am
02.30 pm A 5.30 pm

DESARROLLO

Durante la asistencia técnica se realizó lo siguiente:

Siendo las 08.30 del día 03 de Septiembre de 2018, se dio inicio a la mesa de trabajo que tenía como
propósito revisar todos los procesos que debe de dar cumplimiento las entidades de orden municipal como
también las estrategias para disminuir los inconvenientes que se vienen presentando con las bases de
datos de régimen subsidiado como los listados censales y sus cumplimiento, al igual de los problemas en
las respuesta y actualización en normas e algunos procesos para el mejoramiento continuo de la ET.

Toma la palabra el ingeniero Jonathan Rojas el cual explica los siguientes temas:

1. Inconsistencias en la BDUA
a. Mayores de 100 años
b. Posibles duplicidades
c. Posibles multiafiliaciones
d. Inconsistencias en los datos básicos
e. Inconvenientes con los tipos de documentos AS y MS
f. Documentos no validos por RNEC
2. Listados censales.
a. Radicación en PISIS de los listados censales por parte de los municipios
b. Normatividad
3. Afiliación transaccional.
a. Acciones por parte de los Municipios para la afiliación transaccional
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 b. La importancia y beneficios de la implementación
c. Funcionamiento de la plataforma y cuáles son las normas que lo facultan
d. normatividad
4. Afiliación de población en condición de víctimas no afiliadas al SGSSS.
a. Se informa de la estrategia para la afiliación
b. Se informa los avances y dificultades en la aplicación de la estrategia
5. Reporte de novedades.
a. Cumplimiento por parte de los municipios en el reporte de novedades de los municipios en
el SFTP.
b. Las omisiones que se han presentado en los dos últimos años
c. Normatividad
6. Circular 006 de 2011.
a. Incumplimiento en la radicación de las auditorias
b. Tiempos y cumplimientos
c. Incumplimientos por parte de los Municipios del Departamento
d. Sanciones y aperturas de investigaciones
e. Importancia de la aplicación de la circular 006 de 2001.
f. normatividad
7. Afiliación por oficio y movilidad
a. Importancia de estrategias para la afiliación, aseguramiento y universalización
b. normatividad

8. en relación a punto 1 Inconsistencias en la BDUA se les informo a los presentes que las bases
de datos de los municipios presenta grandes inconvenientes los cuales debe de ser solucionados
lo más pronto posible de lo contrario estarían incurriendo en un presunto detrimento patrimonial.
También se informó que en las bases de datos de la ADRES se encuentran muchos registros que
tienen documento erróneo y no valida con RNEC y por otra parte, existen usuarios con edades
mayores a 100 años los cuales fueron requeridos en el mes anterior y a la fecha se está esperando
respuesta.
9. Con respecto a los Listados censales se le informa al municipio presente que este es el
inconvenientes y retos más grande que tienen ya que esta es la herramienta al igual que el sisben
el cual permite tener un control de la población de un municipio y así poder lograr la
Universalización en el aseguramiento, pero verificando algunos listados censales se puede
evidencias múltiples inconvenientes “ nombres incompletos, algunos sin identificación, algunos sin
fecha de nacimiento, etc.”, dejando sin líneas bases para realizar un diagnóstico ni tener certeza
en la información que allí se refleja.
Al igual que las entidades Territoriales debían reportan en los términos de la resolución 5246 de
2016 y 2339 de 2017 los listados censales a la Plataforma Pisis y a la fecha el municipio de Puerto
Carreño no ha reportado.
Se les solicita al municipio que de forma inmediata debe dar inicio a un plan de acción con el fin de
reportar dicha información y realizar las diferentes gestiones con las autoridades indígenas para
lograr contar con un listado censal actualizado y con información veraz.
10. En relación con la Afiliación transaccional se explicó el funcionamiento de la plataforma y cuáles
eran las acciones que se debían adelantar por parte del Municipio.
11. Con la Afiliación de población en condición de víctimas no afiliadas al SGSSS, la Secretaria
Departamental de Salud de Vichada realizo la socialización de la estrategia para la afiliación de la
población en condición de víctima no afiliada el SGSSS a todos los municipios del departamento al
igual se les socializo cuales eran los archivos e informes que se debían enviar los primeros 5 das
de cada mes.

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 Por otra parte, la secretaria departamental de salud informó que en conjunto con la secretaria de
gobierno y la referente de población vulnerables en el primer semestre de 2019 se realizara la
estrategia departamental que servirá como apoyo a los municipios para lograr la afiliación a la
población en condición de víctimas no afiliadas al SGSSS.
Al igual, se le reitera la importancia de los municipios de realizar acciones que permitan dar
cumplimiento a la estrategia implementada por el Ministerio de Salud y la Protección Social, ya que
cuando se dan las directrices la secretaria departamental de salud de vichada realizo asistencia
técnica a las personas responsables de administrar las bases de datos del régimen subsidiado y a
los enlaces municipales de victimas con respecto a las responsabilidades como departamento y
municipio.
12. Reporte de novedades.
Teniendo en cuenta el calendario ADRES se informa los días de novedades y tipos de novedades
que se pueden aplicar por parte de los municipios y con respecto a la omisión se le informa que la
secretaria departamental de salud hace la verificación mensual y los municipios que incurran en
omisión en la presentación mensual de la novedades serán indagados y notificados a la
superintendencia nacional de salud.
13. Circular 006 de 2011.
En relación a la obligatoriedad de la presentación de las auditorias del régimen subsidiado por
parte de los municipios y el levantamiento de las autoevaluaciones o planes de mejoramiento se
les informo y capacito al municipio los inconvenientes que acarrea la no prestación en los tiempos
estipulados en la circular generada por la secretaria de salud de vichada.
También, se le informo que la gran mayoría de los municipios del departamento no presentan
auditoria al régimen subsidiado circular 006 de 2011, y que otros envían informes muy bien
estructurados pero incompletos dejando al departamento o área de aseguramiento y prestación sin
argumentos para la apertura de investigación.
14. Afiliación por oficio, movilidad y portabilidad.
Se informó que existen estos dos mecanismos para que las entidades territoriales procedan a dar
cumplimiento a la universalización y también se les comenta cuales son los procedimientos que se
pueden aplicar teniendo en cuenta la libre escogencia de los usuarios.

Después de realizar lo anterior procedimos a realizar cruce de datos con los diferentes municipios del
departamento donde se evidencia presuntos repetidos y presuntos duplicados los cuales de forma
inmediata debe de realizar las mesas de trabajo para la depuración de los mismos al igual Para esta acción
se concluye aplicar resolución 2199 de 2013.

Los criterios usados para las diferentes consultas es:

TABLA 1. Criterios de cruce de base de datos:

Criterio PRIMER CRUCE SEGUNDO CRUCE
C1 DOCUMENTO
C2 1 APELIDO + 1 NOMBRE

Teniendo en cuenta los criterio anteriormente informados en la tabla 1, se pudo evidenciar varios presuntos
repetidos y varios presuntos duplicados, los cuales debe de ser depurados de forma inmediata y asi no
incurrir en un presunto detrimento patrimonial por doble pago de la UPC. Cabe resaltar que las personas
identificadas fueron en diferentes estados de afiliación.

Por otra parte, se explicó el manejo de REGISTROS EN BDUA QUE NO CRUZAN CON SISBEN, y se
informó que fueron notificados por correo certificado para que informaran las acciones que va adelantar el

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Municipio para su respectiva validación.

También se explicó la importancia del manejo de la Información Población Pobre no Afiliado PPNA año
2018 y la disposición de la nueva BD 2019 dispuesta por el Ministerio de la Protección Social, ya que es de
vital importancia el aseguramiento y verificación para el cumplimiento de la universalización, al igual de que
los Municipio deben de realizar un plan de acción que permita tener la mayor captación posible de PPNA
en el Municipio para su respectiva afiliación.

1. A continuación se muestra 940 resultados de los documentos que se encuentran desactualizados o

no han evolucionado en el régimen subsidiado.

EPS RC DE 7 A 18 MS MAYORES RC MAYORES TI MAYORES

AÑOS DE 18 AÑOS DE 18 AÑOS DE 18 AÑOS
TOTAL 102 18 6 814

Se anexa documento xls. Con evidencia de los datos anteriormente descritos.

RECOMENDACIONES:

1. Dar inicio a una estrategia Municipal que permita minimizar los diferentes inconvenientes
anteriormente descritos
2. Realizar un plan de acción con las comunidades indígenas del Municipio que permita contar con la
trazabilidad y actualización de los listados censales
3. Dar cumplimiento a los requerimientos de orden Nacional y Departamental.
4. Dar cumplimiento a los compromisos pactados en la presente acta.
5. Dar respuesta a los requerimientos hechos por la secretaria departamental de salud a los cuales
no se le ha dado respuesta
6. Dar inicio a una estrategia que permita captar y afiliar las personas en condición de víctimas no
afiliadas al SGSSS
7. Realizar de forma inmediata la depuración y/o actualización de las bases datos de su municipio
8. Realizar el reporte de los listados censales de acuerdo a la normatividad vigente
9. Realizar de forma inmediata la acciones pertinentes para el reporte de la circular 006 de 2011.
10. Analizar las base de datos de PPNA y realizar el informe técnico de estrategia de afiliación con el
propósito de ubicar las personas y realizar afiliación puede ser por oficio, uno a uno, o por brigadas

COMPROMISOS / TAREAS RESPONSABLES FECHAS

el Municipio secretaria de desarrollo se
compromete en enviarme la siguiente información:
 bases de datos del SISBEN a corte
SECRETARIA DE DESARROLLO
noviembre
SOCIAL 23/11/2018
 bases de datos de listados censales
ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
actualizados
 Bases de datos de PPNA identificada
por el municipio
La Secretaria De Desarrollo Social Se compromete SECRETARIA DE DESARROLLO
INMEDIATA
a realizar la publicación de las EPS inscritas en el SOCIAL

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municipio en la cartelera general de la ALCALDIA ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
del municipio
La Secretaria De Desarrollo Social se compromete
SECRETARIA DE DESARROLLO
a realizar una asistencia técnica de verificación y
SOCIAL 07/12/2018
puesta en marcha de un plan de acción para la
ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
afiliación de la PPNA.
la Secretaria De Desarrollo Social se compromete a
realizar una asistencia técnica de verificación y
SECRETARIA DE DESARROLLO
puesta en marcha de un plan de acción para la
SOCIAL 10/12/2018
afiliación prioritaria de personas en condición de
ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
víctimas no afiliados al sistema general de
seguridad social en salud – SGSSS.
Realizar muestreos y pruebas aleatorias de los
afiliados trasladados de EPS y de Municipio para
SECRETARIA DE DESARROLLO
verificar el cumplimiento de los requisitos para el
SOCIAL INMEDIATA
mismo y que se encuentren efectivamente
ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
incorporados en la BDUA del municipio, conforme a
la normatividad vigente.
La secretaría de desarrollo social se compromete a
SECRETARIA DE DESARROLLO
realizar de forma inmediata el proceso para la
SOCIAL INMEDIATA
solicitud de la información de las bases de datos
ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
empresariales de las EPS de su municipio.
Realizar la sensibilización de la población para que
realicen sus actualizaciones de datos básicos y
SECRETARIA DE DESARROLLO
realizar cruces de BD del MC, MS y el SISBEN
SOCIAL 30/11/2018
como resultado de los cruces la identificación de
ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
cambios para la presentación a las EPS¨S de las
novedades a presentar.
Realizar mesas de trabajo con las EPS habilitadas
en el municipio en las cuales se deben de tratar
SECRETARIA DE DESARROLLO
temas de solicitud de información depuración de
SOCIAL 12/12/2018
BD, mecanismos para la afiliación de diferentes
ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
tipos de poblaciones, depuraciones de BD de
presuntos duplicados, presuntos multiafiliados, etc.
La Entidad Territorial se compromete en realizar las
SECRETARIA DE DESARROLLO
notificaciones de los hallazgos encontrados en los
SOCIAL INMEDIATA
diferentes cruces de bases de datos a las EPS y las
ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
autoridades pertinentes.
La ET se compromete en realizar un plan de acción
u estrategia para que las autoridades indígenas SECRETARIA DE DESARROLLO
permitan realizar en conjunto con ellos una SOCIAL INMEDIATA
propuesta para la actualización de los listados ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
censales.
Descarga los archivos del SFTP del municipio SECRETARIA DE DESARROLLO
dispuestos en el WINSCP del municipio igual que SOCIAL INMEDIATA
las novedades semanales. ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
La entidad Territorial debe reportan en los términos SECRETARIA DE DESARROLLO
INMEDIATA
de la resolución 5246 de 2016 y 2339 de 2017 los SOCIAL

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listados censales a la Plataforma Pisis del ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
Ministerio de Salud y la Protección Social.
La secretaria de Desarrollo social de forma
SECRETARIA DE DESARROLLO
inmediata realizara Plan de Mejoramiento
SOCIAL INMEDIATA
estipulado en la solicitud 500/2677 del 02 de
ALCALDIA DE PUERTO CARREÑO
noviembre de 2018.

FIRMA ASISTENTES
CARGO /
NOMBRE ENTIDAD FIRMA
DEPENDENCIA
ALCALDIA DE
SARA JUDITH DUCON SECRETARIA DE
PUERTO
PARRA DESARROLLO SOCIAL
CARREÑO
ALCALDIA DE
JUAN SEBASTIAN DULCEY SECRETARIA DE
PUERTO
HERRERA DESARROLLO SOCIAL
CARREÑO
ALCALDIA DE
FERNEY GUILLERMO SECRETARIA DE
PUERTO
COLINA SANTOS DESARROLLO SOCIAL
CARREÑO
INGENIERO DE APOYO SECRETARI
JONATHAN ANDRES ROJAS
ASEGURAMIENTO Y DEPARTAMENTAL
CAICEDO
PRESTACION DE SALUD
SECRETARI
ROBINSON HERNANDEZ P.U ASEGURAMIENTO
DEPARTAMENTAL
BELTRAN Y PRESTACION
DE SALUD
ALCALDIA DE
GUADALUPE FIGUEROA SECRETARIA DE
PUERTO
CRUZ DESARROLLO SOCIAL
CARREÑO

LUGAR FECHA HORA

PROXIMA REUNIÓN

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