Definición de Documento

El documento es la impresión en algún tipo e papel la explicación o recopilación de información que da fe pública de un suceso o confirma la
realización de una acción. En un documento puede ir escrito cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado.
Un documento básicamente sirve para preservar la idea de lo sucedido en el tiempo, con el fin de ser revisado posteriormente y servir
de referencia o parte de una historia.

Cuando se traten de instituciones con características de empresas con cientos de documentos corriendo por los pasillos y los correos
electrónicos, estos representan una forma de vida fundamental ambientada en la necesidad de comunicarse y enviar datos a través de estas
herramientas que como indique anteriormente, se usan con el fin de mantener en el récord de cosas pasadas. En una empresa es vital
el resguardo y cuidado de los documentos que la constituyen, ya que es importante mantener un registro de todo lo que se procesa y calcula
en ella por medio de estos documentos.

Un documento debe seguir una serie de reglas y condiciones que deben ser respetadas por el que lo redacta, entre ellas destacan el uso
correcto de una ortografía aceptable, el uso incorrecto de un signo de puntuación podría representar un mal entendido. Debe estar
correctamente identificado para saber de qué lugar viene y que destino lleva. Los documentos pueden ser manuscritos (escritos a mano), pero
en la actualidad con el creciente auge de la tecnología, es común hacer los documentos en computadora, parar esto existen completos y
sencillos editores que hacen la experiencia de redactar un documento mas fácil.

También los documentos necesitan ser transportados a sus respectivos destinos, para esto también hace falta una herramienta a la que se le
llama correo, en la actualidad se utiliza más que todo el correo electrónico, que consiste en un envió del documento y otro tipos de archivos
por el internet.

A los documentos, además, se los puede clasificar en documentos primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y
no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable, en secundarios, que serán aquellos que sí
recibieron un tratamiento y los terciarios, que son aquellos documentos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento.

Definición de Archivo

La etimología del vocablo Archivo proviene del latín “Archivum” cuyo significado es “residencia de los magistrados”. Hoy en día la palabra
archivo es designado para referirse al sitio o destino donde se guardan y conservan documentos que pudieron ser creados por personas o
instituciones y por tal motivo los archivos pueden ser privados o públicos.

El objeto fundamental de todo archivo es poder tener documentos almacenados, ordenados y clasificados, para que cuando se necesite
buscarlos puedan ser encontrados con eficacia y rapidez.

En el mundo de la informática es comúnmente usado el termino archivo (o file, del idioma inglés) para referirse a un conjunto de datos o
información digital en función de “bits o información binaria” que pueden ser guardados para posteriormente ser utilizados por medio de las
aplicaciones existentes en el ordenador o cualquier otro dispositivo tecnológico. Un archivo informático es almacenado en el disco duro del
computador, y el mismo consta de un nombre, y la extensión de la carpeta que lo contiene (ejemplo: nombre_de_archivo.ext).

Hay que tener en cuenta que los archivos no se almacenan todos de la misma forma en los ordenadores, un archivo de texto se guarda de
forma diferente que una imagen, un video o un archivo musical; tampoco el espacio que ocupan en el disco duro es el mismo, pues sus
contenidos son diferentes. Las ventajas de los archivos digitales, es que los mismos pueden ser movidos, copiados eliminados, cambiar su
ubicación, etc. De nuestras computadoras, también se pueden compartir por redes sociales por ejemplo, y ser enviados por correos
electrónicos.

Sin embargo hay que tener en cuenta que los archivos han formado parte de la historia de la humanidad desde que la misma empezó a
registrar su vida, pues los datos o documentos más importantes siempre han sido almacenados en archivos físicos, ya que no se contaba con la
tecnología que se tiene hoy en día. Estos documentos eran almacenados en grandes depósitos, cajas o estantes. Aunque una de sus mayores
desventajas es que al pasar del tiempo el deterioro del papel es inevitable y los mismos perdían todo su contenido. Aun así no podemos
olvidar que existen muchos libros y documentos físicos que tienen un valorhistórico emblemático y por tal motivo siempre se tratara de
conservar en el mejor estado posible.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Ciñéndonos a lo que son documentos de archivo, conviene insistir en su distinción respecto de las otras acepciones documentales genéricas,
basándola en su origen o génesis que es la que los va diferenciar, en cuanto que se estiman como tales los producidos o recibidos por una
 persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines. No es el medio, manual o mecanografiado,
un disco o una estampa, dibujo o plano pueden ser documentos de archivo.

Son soportes que contienen la información sobre actividades realizadas por la entidad que los produce en cumplimiento de las funciones que
le corresponde desempeñar. Su producción responde a los objetivos o las finalidades de particulares de la entidad que les da origen.

El documento de archivo registra una actividad administrativa, deja testimonio de su realización y es memoria de ella: puede ser usado para
la planeación, la asignación de recursos, la toma de decisiones, el control administrativo y en general, todo lo que tiene que ver con la agilidad,
economía y eficiencia de la gestión administrativa; es además, garantía de los derechos de los grupos humanos relacionados con la institución,
memoria de esta relación y de la práctica social que regula.

Los documentos son la materia prima de los archivos, dan lugar a la existencia de ellos y exigen el concurso de personal especializado para
su manejo.

Tres son los objetivos fundamentales de los documentos de Archivo:

• IMPARTIR UNA ORDEN: pueden decirse mejor “asentar la voluntad de la autoridad con intención de que sea obedecida”. Son los Documentos
dispositivos, Leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, resoluciones, sentencias, etc.
• PROBAR ALGO: Hay documentos que hacen fe, testimonian. Los diplomatistas los llaman Documentos testimoniales, actas, registros del
estado civil, escrituras, declaraciones, etc.
• MERAMENTE TRANSMITIR UNA INFORMACIÓN: todo documento es, de alguna manera, informativo. Por eso se agrega el adverbio
meramente. Esta frase se refiere a aquellos Documentos informativos, que solamente llevan noticas, sin gozar del atributo de hacer fe, ni de
imponer la voluntad de la autoridad: Boletines, panfletos, ofertas, anuncios, etc.
ELEMENTO DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO.
Los documentos en su configuración están formados por dos aspectos fundamentales, una parte intangible que le da razón de ser al evidenciar
el contenido informático, denominada elementos formales y otra totalmente material que le da sustento corpóreo, es decir, lo hace evidente a
los sentidos:

ELEMENTOS FORMALES: Constituidos por los alfabetos, signos de puntuación, signos de acentuación, abreviaturas, figuras o trazos de carácter
convencional, por medio de las cuales de trasmite la información o mensaje.

ELEMENTOS MATERIALES: Lo conforman en primera instancia las tintas y colorantes las cuales sirven para hacer visible lo escrito, en segunda
instancia pero igualmente importante están los calamos, estiletes o plumas con las cuales se plasma el contenido informático y en tercer instancia
se encuentran los soportes o láminas sobre las cuales se registra o asienta la información objeto del mensaje a trasmitir o conservar y que va
desde los primeros documentos lapidarios, pasando por el papiro y el pergamino hasta nuestros días con el papel y los nuevos soportes
informáticos.

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMERNOS DE ARCHIVO.

Varios elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo:
1. Carácter seriado: Los documentos son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas. Se producen uno a uno
y en un orden natural.
2. Carácter de unicidad: Los documentos de archivo se distinguen también porque son únicos, es decir, no se producen en grandes cantidades
de un mismo ejemplar, ni para ser publicados.
3. Carácter de objetividad o ingenuidad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad. Registran hechos tomados del
acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos. Se producen naturalmente como resultado del quehacer de
las instituciones.
4. Originalidad o autenticidad: Es la capacidad que tiene el documento de probar o evidenciar su origen o autor, no implica la veracidad de su
contenido (capacidad que tienen los documentos deprobar o de negar hechos ciertos o verdaderos). Le permite ser reconocido, aceptado y
avalado por su autor, es ese y no otro.
5. Integridad: El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos y externos.

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS.

Este tópico del estudio de los documentos se refiere a los atributos que adquieren en razón de su materialidad y de su contenido así:

CARACTERES INTERNOS: Se refieren al contenido del documento y son:

• Entidad Productora: El autor del documento. Como ya se sabe, en el caso de documentos producidos por instituciones corresponde
a la entidad, órgano y cargo de la persona que los firma.
 • Origen Funcional: La razón, función o actividad, por la cual se produce el documento y el trámite a que está sometido para entrar
en vigencia, es decir para cumplir con el objeto por el cual fue creado.
• Formulario y cláusulas para su elaboración: Consiste en la disposición de los datos que deben estar contenidos en él.
• Data tópica y crónica: Corresponde con el lugar y fecha donde fue producido el documento.
• Contenido sustantivo: Hace referencia al tema, negocio o asunto de que trata el documento.

CARACTERES EXTERNOS: Determinan la materialidad del documento y son:

• Clase: Es el medio por el cual se trasmite el mensaje: Textual, gráficos, sonoros, visuales, audiovisuales, legibles por máquina.
• Tipo: Unidad mínima que reúne las características necesarias para ser considerado documento. Es el resultado de la aplicación de
normas y reglas formales de producción para el registro de una actividad especifica :
La de informar: produce crónicas, boletines; La de pedir: produce solicitudes,
peticiones;
La de mandar u ordenar: produce leyes, decretos, ordenanzas, etc.
• Formato: Es la configuración física del documento, depende de la materia, soporte, de la manipulación para crearlo y de la manera
en que los documentos se reúnen al ser producidos, depende de la clase:
Los textuales: legajos, expedientes, carpetas, folios, etc. Los de imagen: vidrios, microformas, microfilmes,
acetatos. Los sonoros: Discos, cintas.
Los audiovisuales: cinta, películas, discos.
Los legibles por máquina: fichas perforadas, discos, cintas.
• Forma: Se refiere a si es original, copia, minuta, borrador.
• Cantidad: define la cantidad de copias que se producen de un mismo documento.
CLASES DE DOCUMENTOS.
Los documentos pueden ser clasificados de acuerdo con Múltiples criterios, tantos cuantos tratadistas se encarguen del tema, unos más
objetivos que otros, esta clasificación obedece en gran mediad a aspectos de la administración documental o del ciclo vital de los documentos
o la actividad de los documentos, veamos algunas de ellas:

SEGÚN SU CLASE O FORMA DE PRESENTACIÓN: De acuerdo con este criterio, los documentos se dividen en: Textuales, sonoros, gráficos, de
imagen, audiovisuales y legibles por máquina.

SEGÚN SU ENTIDAD PRODUCTORA, CALIDAD DE SUS AUTORES O

NATURALEZA: Bajo este criterio, los documentos se dividen en:
Públicos, o sea los producidos por los funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones;

Privados: los producidos por particulares o por empresas privadas; Eclesiásticos: los producidos por los grupos
religiosos;
Los Mixtos: los producidos por empresas mixtas, (capital público y privado).

SEGÚN SU ESTRUCTURA: Los documentos en este apartado se pueden clasificar en:

Simples: cuando el documento está conformado por una sola tipología como una Ley; y
Compuestos o complejos: cuando el documento está constituido por varias tipologías documentales como es el caso de los expedientes.

SEGÚN SU ALCANCE O JURISDICCIÓN: Dependiendo de la competencia de sus contenido los documentos se dividen en: personales,
institucionales, locales, municipales, regionales, departamentales, distritales, nacionales, internacionales.
SEGÚN EL TIPO DE INFORMACIÓN: Los documentos pueden ser:
Intensivos: cuando tienen mucha información sobre pocas cosas como una hoja de vida; las genealogías.

Extensivos: cuando presentan pocos datos sobre muchas cosas como los censos de población.

Diversificados: cuando presentan varios datos sobre varias cosas.

SEGÚN SU FINALIDAD: Dependiendo del fin por el cual se produce el documento, éstos pueden ser:

Documentos dispositivos o imperativos, cuya finalidad es mandar u ordenar como una ley o una directiva:

Documentos testimoniales o probatorios, cuya importancia radica en la fe o constancia que dan sobre los hechos, acciones o cosas como los
diplomas y certificados académicos

Documentos Informativos o noticiosos como es el caso de boletines.

 Documentos Facilitativos: llamados también comunes. Son los que todas las instituciones producen; sirven de apoyo, facilitan la actividad de
cada uno, como los documentos contables, hojas de vida.

Documentos Específicos o sustantivos: son los que se producen por la actividad específica de cada institución; en una entidad educativa: los
planes de estudio, las historias académicas; en un hospital: las historias clínicas, en una entidad financiera: los cheques, pagares.

SEGÚN SU VIGENCIA O CICLO VITA: De acuerdo con este criterio, los documentos pueden ser:

Administrativos: cuando se encuentran en cumplimiento de la actividad que le dio origen;

Plazo precaucional o intermedios: cuando se encuentran en espera de que las acciones sobre las cuales versa su contenido prescriben o
pierden su vigencia;

Históricos: aquellos que después de haber sido evaluados mediante la selección documental alcanza a ser transferidos a los archivos históricos
para servir de fuente de investigación retrospectiva para la investigación, la ciencia o la cultura.
SEGÚN SU FRECUENCIA DE USO: Este es un criterio que nunca debe tenerse en cuenta para una clasificación de los documentos (activos,
semiactivos e inactivos), pues los documentos pueden ser poco utilizados pero vigentes y esto puede inducir a hacer procesos de selección,
expurgo y descarte con base en este criterio.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Este vocablo proviene del latín classificare y este del latín classis y facere, de estos dos el primero significa “clase” y el segundo “hacer”. Es decir,
ordenar o disponer por clase. Esto no es otra cosa que agrupar y dividir objetos en base a sus características, atribuciones comunes o
naturaleza.

Aplicada al campo archivístico la clasificación es esencial para localizar un documento y recuperar su información llevando de la mano al
interesado a través de conexiones o relación lógica basadas en la estructura orgánica del Organismo que lo crea; es decir, la agrupación de los
documentos de un acervo de la misma procedencia (relacionados entre si), por su contenido y semejanzas partiendo de lo general para llegar
a lo específico y particular. A través de una jerarquización coherente, misma que se va subdividiendo sucesivamente manteniendo su
dependencia. Para Antonia Heredia la “clasificación siempre supone establecimiento de clases, de familias, agrupadas estructural o
jerárquicamente dentro de un conjunto.[1]

Esta actividad intelectual es aplicada a fondos o grupos documentales para llevar a cabo su organización y ha de reflejarse en un cuadro de
clasificador, a fin de conjuntar los documentos con procedencia y características similares.

El cuadro clasificador puede ser orgánico, funcional y orgánico-funciónal, el primero se adopta según la estructura orgánica de la
Institución generando las secciones y subsecciones, en el segundo; estas Secciones y Subsecciones surgen según funciones y actividades que
realice la Institución en cuanto al tercero es una combinación de ambos; no obstante, la diferencia de estas, las características que deberá tener
son iguales; flexibilidad, sistemáticos, lógicos, sencillos, coherentes pero sobre todo respeto estricto al principio de procedencia y orden
original.

El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, a fin de evitar confusión distingue dos tipos de clasificación uno denominado de la
información y otro archivística, el primero determina si la información es reservada o confidencial y el segundo se refiere al proceso de
identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la Dependencia o Entidad.[2]

En efecto, la clasificación archivística parte de lo general a lo particular, reflejando la jerarquización por medio de fondo, sección y serie, esto
refiriéndose a la parte funcional, en lo que respecta a la parte orgánica de cada área generadora se le asigna clave como referencia.

1. Qué es EL cuadro de Clasificación Documental

EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL (CCD) para el MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL, se basa en la estructura orgánico funcional
del MEN dónde se relacionan las series, las funciones y actividades de las oficinas productoras de la documentación; es decir que a cada unidad
administrativa según sus funciones se le asignó la responsabilidad de custodia, conservación y disposición final de los documentos de archivo, este
modelo, (es el esquema preestablecido para los archivos del orden público colombiano), se caracteriza por definir las unidades mayores (secciones
y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades intermedias (series y subseries) por las funciones encomendadas por norma o
reglamento a cada unidad administrativa, siendo su aplicación para fondos abiertos (Archivos de Gestión), dejándose así claridad sobre cuáles son
los documentos de archivo para cada dependencia, que estarán identificados en la Tabla de Retención Documental
 La estructura desarrollada es flexible y expandible, es decir que permite acomodarlo a las necesidades orgánicas de la entidad y a su vez de los
archivos que se van generando en el tiempo.

Este cuadro se caracteriza por:

• Ser una estructura orgánico funcional por procesos

• Ser una representación semántica de las áreas y procesos de la entidad
• Permitir la clasificación ordenada y normalizada de los documentos y los archivos en todo el Ministerio

Es así como las series y subseries de cada oficina productora de documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los
trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos que les ha sido asignado.

La conformación de series y subseries bajo la responsabilidad de unidades administrativas, permite conservar unidades documentales completas,
ya que se regulará la generación, trámite y conservación de las mismas, acorde a las necesidades del Ministerio, siguiendo los principios de la
archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.

A partir de la conformación de las series y subseries se presenta el cuadro de clasificación general, debidamente codificado, el cual refleja la
jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por el Ministerio de Educación Nacional-MEN.

2. Beneficios
Aquí se da respuesta a la siguiente pregunta: ¿Para qué sirve el Cuadro de Clasificación Documental?

A través del Cuadro de Clasificación Documental cada servidor podrá asignar un código temático, tanto a los documentos que produzca, como a
las carpetas o unidades documentales que utilice en sus dependencias, y solo con esto será suficiente para asegurar que los documentos del
Ministerio queden vinculados dentro de Sistema de Gestión Documental, desde el momento de su ingreso o desde su origen hasta su transferencia
al archivo central y/o disposición final.

Por esta razón es muy importante que los servidores y todo el personal del Ministerio conozcan las bondades y beneficios de esta nueva
herramienta de archivos, que ha sido diseñada con base en las funciones y procesos del Ministerio y además está articulada con las Tablas de
Retención Documental. Los principales beneficios del Cuadro de Clasificación Documental son los siguientes:

• Asegura los archivos del Ministerio

• Ubica los documentos en categorías temáticas normalizadas
• Reduce los errores en la clasificación de documentos
• Unifica el lenguaje para denominar los archivos
• El Cuadro permite organizar la producción documental por procesos y por funciones
• Facilita la consulta posterior
• Facilita la administración eficiente de los archivos

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta
su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos
desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y
secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que
pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes
volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no
también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben
conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de
archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las
Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan mas o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo historco se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
Para la correcta comprención de como se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario
definir los siguientes terminos

Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.
Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos
acumulados, “1
Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2
Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.”.

Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios

-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios
Archivo Historico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico