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qué sirve?
Antes de ponerme a contarte cómo hacer un plan de trabajo, he visto
conveniente explicar primero este concepto.
Y es que si tuviera que dar una definición de plan de trabajo sería la siguiente:
Un programa de trabajo es un esquema que sirve como hoja de ruta para tener
en un único lugar todas las metas, procesos y tareas que debe de realizar una
persona o equipo de personas para alcanzar unos objetivos determinados.
Existen diferentes tipos y ejemplos de plan de trabajo, pero normalmente suelen
aplicarse al ámbito empresarial, a las ventas y los estudios.
Objetivos, características y
estructura de un plan de trabajo
El principal objetivo de un plan de trabajo es dividir un proceso complejo o de
gran envergadura con el fin de dividirlo en pequeñas tareas asignándole un plazo
de tiempo.
La idea es sencilla.
Si dividimos todas las tareas que tenemos que llevar a cabo y les asignamos un
período de tiempo podremos establecer de forma más organizada cuánto vamos
a tardar en conseguir alcanzar nuestro objetivo.
Piensa que cada comercial tiene unos objetivos de ventas concretos y unas
áreas determinadas que debe visitar.
Gracias al plan, no sólo podemos saber cuáles son las tareas que tiene cada
vendedor sino que también nos va a permitir medir la eficacia de la fuerza de
ventas.
➡ Plan de trabajo de una empresa
Cuanto mayor sea la empresa, más serán los departamentos que están
involucrados en la consecución de los objetivos.
Por lo que hacer un plan de trabajo para una empresa es esencial para que cada
departamento sepa en todo momento qué debe de hacer, cuáles son sus
responsabilidades, sus plazos de entrega y ante quién debe de rendir cuentas.
➡ Plan de trabajo de un proyecto personal
Cada vez son más las personas que deciden emprender por su cuenta y
montarse su propia dinero para tratar de ganar dinero por internet.
El problema es que muchas veces se piensan que es más sencillo de lo que
parece y que requiere de menos esfuerzo que con un negocio físico.
A nivel académico hacer un programa de trabajo tanto para los profesores como
los estudiantes es algo esencial para el buen funcionamiento del curso.
Nosotros mismos tenemos uno elaborado para los alumnos de nuestra Escuela
de Marketing donde se le asignan diferentes tareas y el plazo de consecución de
cada uno.
En nuestro caso, los elaboramos de forma semanal, mensual y trimestral, pero
para llevar un orden más exhaustivo del cumplimiento de todas las tareas.
Si lo recuerdas, acabamos de ver todos los elementos del plan de trabajo, lo que
vamos a hacer ahora es meternos en cada uno de esos puntos y verlos en mayor
detalle para que no te quede ninguna duda.
Eso sí, lo primero de todo es que tengas claro cuáles son las principales
diferencias entre metas y objetivos.
Las metas suelen establecerse en un sentido más amplio. Es decir, aquello que
anhelamos conseguir en un futuro.
Por ejemplo, una meta podría ser: «conseguir superar a la competencia en cifra
de ventas»
Mientras que los objetivos, tratan de dividir esa meta principal en partes que
nos van a permitir alcanzar y medir si hemos conseguido esa meta.
Ahora bien, los objetivos han de seguir una estructura SMART, así que vamos
a ver en qué consiste eso por si todavía no lo sabes.
Para que tengas más claros estos dos conceptos aquí te dejo un post donde te
enseño diferentes ejemplos de metas y objetivos de una empresa.
Para que te hagas una idea, en mi sector muchas veces nos ponemos a pensar
muchos tipos de estrategias de marketing pero llegado el momento de empezar
su planificación nos damos cuenta de que no tenemos los recursos suficientes
para su ejecución.
Aquí deberemos de tener en cuenta cuál es el formato de plan de trabajo del
que estamos hablando.
Ámbito laboral:
Tenemos que tener en cuenta recursos físicos como por ejemplo la maquinaria
o las instalaciones de las que vamos a poder disponer.
Pero también recursos financieros, es decir, cuánto vamos a poder invertir.
Y finalmente recursos a nivel de personal, para saber con cuántas personas
vamos a poder contar.
Ámbito académico:
Mientras que en el área académica, el tipo de recursos son iguales pero has de
saber adaptarlo, es decir, de cuántos profesores podemos contar y para
cuántos alumnos.
Cuanto material vamos a tener a nuestra disposición: ordenadores, tablets,
libros, etc.
5. ¿Quiénes van a ser las partes
responsables?
Una de las partes de un plan de trabajo a la que también has de prestarle
suficiente atención es al reparto de las tareas.
Una estrategia poco realista y que no tenga en cuenta estos dos elementos va a
ser muy complicado que tenga éxito.
De esta forma podrás establecer una serie de acciones que puedan mitigar las
posibles incidencias y establecer un plan de contingencia que te permita alcanzar
tus objetivos.
Eso sí, esto es un ejemplo de plan de trabajo que yo te planteo, pero no tienes
por qué seguirlo a raja tabla.
Pero sea cual sea tu tipo de proyecto, recuerda siempre que debes de partir de
un objetivo y asignarle un plazo de ejecución, una serie de acciones y las
respectivas responsabilidades.
1. Establece SIEMPRE unos objetivos SMART para que puedas medir los
resultados.
2. Analiza en profundidad de los recursos de los que vas a disponer.
3. Delimita muy bien las responsabilidades y tareas de cada una de las personas.
4. Establece un margen de desvió de tiempo por si surgen imprevistos.
5. Fija un plan de contingencia por si no se están cumpliendo los objetivos.
6. Mide todas las acciones que se han llevado a cabo y su desviación.
¿Te ha tocado hacer un plan de trabajo
alguna vez? ¿Qué te ha parecido el artículo?
También me gustaría que me contaras si te ha tocado hacer algún plan de trabajo
alguna vez y que me escribieras en los comentarios si tienes algún tipo de duda
🙂