2014

Dispensação por horário

Versão 14.01 – Soluções SPDATA

Equipe SAT
Análise Desenvolvimento e Qualidade de Software
08/10/2014
Sumário
Lista dos principais termos ........................................................................................................................... 3
Objetivo......................................................................................................................................................... 4
Considerações gerais .................................................................................................................................... 4
Vantagens ..................................................................................................................................................... 4
Equipamentos necessários ........................................................................................................................... 5
Requisitos...................................................................................................................................................... 5
Fluxo interno da farmácia – Etapas do processo .......................................................................................... 6
1º) Digitação das prescrições .................................................................................................................... 6
2º) Impressão do resumo da prescrição ................................................................................................. 10
3º) Gerar as prescrições .......................................................................................................................... 11
4º) Listagem ............................................................................................................................................ 14
5º) Fita e Etiqueta de dispensação ......................................................................................................... 15
6º) Separação dos medicamentos .......................................................................................................... 16
7º) Baixa do documento por paciente .................................................................................................... 16
8º) Impressão .......................................................................................................................................... 19
9º) Medicação selada.............................................................................................................................. 20

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Lista dos principais termos
Abaixo está relacionado os principais termos descrito neste documento:

PEP – Prontuário Eletrônico do Paciente.

CDC – Centro de Custo.

HM – Horário de Medicação

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Objetivo
Planejar e organizar a linha de produção no processo de dispensação a fim de garantir
o cumprimento da prescrição, em períodos menores, do medicamento correto na
dosagem e em quantidade adequada, em além de gerar documentação eficaz a fim de
orientar a equipe de enfermagem na administração de medicamentos ao paciente.

Considerações gerais
O processo proposto em tempo de planejamento e organização do fluxo de trabalho em
uma farmácia, vem do princípio da montagem de fitas para dispensação de
medicamentos e materiais por horário para entrega a enfermagem.

O período de dispensação visa ser coerente com o processo definido pelo hospital para
administração da medicação ao paciente de forma organizada com selagem da
medicação por horário de administração e com possibilidade de fixação de etiqueta
adesiva em cada horário.

Todo processo de dispensação está previsto que aconteça por código de barras,
atendendo os requisitos de rastreabilidade por lote ou em plano emergencial por
digitação manual dos medicamentos e seus respectivos lotes.

O processo se divide em 3 etapas, sendo:

1ª.) Digitação da prescrição médica utilizando a opção de dispensação por horário

2ª.) Geração dos horários para selagem e entrega para enfermagem com emissão de
fita de dispensação ou etiqueta de dispensação e,

3ª.) Baixa dos horários gerados pela opção de saídas por paciente (Interno ou
Emergência)

Nota:
Para os Clientes que possuem a solução de PEP – Prontuário Eletrônico do Paciente
integrado com o processo de dispensação por horário o 1º. Processo não é necessário,
somente a conferência e ajustes necessários ou até a inclusão de materiais que talvez
possa ser necessário.

Vantagens
Algumas vantagens são facilmente elencadas:

Menor volume de materiais e medicamentos em transito pelos setores do hospital;

Diminuir o volume de devoluções de materiais e medicamentos não utilizados no
paciente;
Não enviar materiais e medicamentos para pacientes de alta;
Organiza o fluxo de trabalho em uma farmácia em linha de produção;

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 Funcionários da farmácia se deslocam uma só vez para busca de materiais e
medicamentos na prateleira para atendimento a um período específico;
Conferência a cada etapa do processo de dispensação por profissionais distintos.

Equipamentos necessários
Mínimo de 2 computadores, sendo:
o 1 para digitação da prescrição (**considerando sem integração com PEP)
o 1 para o processo de dispensação
**Vale considerar o volume pequeno de prescrições
1 impressora laser para impressão da fita de medicação por horário ou impressora
para uso de etiqueta no formato de bobina no tamanho 110x75mm. Para etiqueta
deve ser utilizada impressora zebra TLP2844 ou compatível.
1 impressora matricial modelo FX 300 de 80 colunas;
1 bobina de papel tamanho 8cm;
1 impressora código de barras
**Ver impressoras compatíveis com o sistema
2 Leitores para código de barras modelo fixo de mesa.

Requisitos
Impressoras compartilhadas em rede;
Para cada etapa do processo, requer um profissional diferente o que facilita o
processo de conferência da prescrição;
Definir o horário padrão para administração de medicamentos pela enfermagem

que pode ser acessado pelo ícone ;

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Fluxo interno da farmácia – Etapas do processo
1º) Digitação das prescrições
Digitação de todas as prescrições de um determinado CDC – Centro de Custo, para 24
horas utilizando o recurso de Dispensação por Horário.

Nota:
Para os Clientes que possuem integração com o PEP, esta etapa não é necessária,
porém torna-se necessária a conferência e ajustes na prescrição.

A tela de Dispensação por horário pode ser acessa pelo ícone na tela principal ou
diretamente pelo Menu Movimentos > Dispensação por horário.

Para iniciar os lançamentos das prescrições através do recurso de Dispensação por

Horário deve ser clicado em [NOVO] para criação de um novo documento de prescrição,
informar o tipo de paciente com as opções Interno ou Externo, o número da prescrição,
a data e hora do documento tem seu preenchimento automático.

Não é permitido que seja utilizado o mesmo número de prescrição para 2 documentos,
neste caso será apresentado ao usuário mensagem de alerta conforme exemplo abaixo:

O Registro do paciente pode ser digitado manualmente ou pela tecla de função “F2” que
permite a localização do paciente pelo nome.

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Se o CDC - Centro de Custo, estiver vinculado ao leito do paciente, o mesmo é sugerido
automaticamente pelo sistema, caso não, é necessário informa-lo conforme a localização
do paciente.

Os campos “Local de Armazenagem” e “Local de Consumo” também podem ser

preenchidos automaticamente se devidamente configurados no CDC. Caso contrário é
obrigatório informa-los.

Observe imagem ilustrativa abaixo:

Para o lançamento dos itens é importante observar as orientações abaixo:

Código do item pode ser informado manualmente ou pesquisado pela sua descrição
utilizando a tecla de função “F2”.

A Quantidade deve ser sempre “1”, pois ao informar o intervalo de horário da

medicação o sistema irá calcular as unidades necessárias para a medicação no
período definido
Exemplo: Medicamento de 8 em 8 horas, o sistema irá sugerir 3 unidades, uma a
cada 8 horas.

1ª. dose. O sistema busca o horário da 1ª. dose, podendo ser alterado conforme
orientação médica.

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Via de acesso. A obrigatoriedade para informar este campo é opcional para
medicamentos, para materiais esta informação não é obrigatória.
Permite informar qual será a via de acesso para aplicação da medicação.
Esta parametrização pode ser feita em: Tabelas > Parâmetros > Usuário > [Campos
a digitar] > [Saídas/Requisições] > Via de acesso

Usar 1ª. dose como referência de horário. Tem como padrão “desmarcado”,
porém se marcado o sistema desconsidera o horário de medicação pré-
estabelecido na tabela de horários de medicação e passa a calcular as doses
subsequentes conforme horário definido no campo 1ª. dose.
Caso não seja selecionado este parâmetro e a 1ª. dose for diferente do horário
da medicação, as doses subsequentes serão enquadradas conforme padrão da
enfermagem estabelecido na tabela de horários de medicação
Exemplos:
Horário de medicação (HM): 08/08h
Padrão de horário para este intervalo: 22hs / 06hs / 14hs
Horário da 1ª. dose definido pelo médico: 20:00

Exemplo 1: Parâmetro selecionado

1ª. Dose: 20:00hs
2ª. Dose: 04:00hs
3ª. Dose: 12:00hs

Exemplo 2: Parâmetro não selecionado

1ª. Dose: 20:00hs
2ª. Dose: 06:00hs (Horário padrão da enfermagem)
3ª. Dose: 14:00hs (Horário padrão da enfermagem)

Após o lançamento será aberto a tela – Horários da dose, para visualização,

conferência dos horários criados e confirmação. Nesta tela as doses podem ser
excluídas e incluídas novas doses.
Exclui desta condição o lançamento da 1ª. Dose. Esta deve ser alterada no
lançamento do item, então, não é permitido alterar a 1ª. Dose na tela de “Horários
da dose”.

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Importante
Sempre deve ser lançado um medicamento e na sequencia seus respectivos materiais.
Nesta ordem, os materiais seguem as mesmas configurações de frequência da
medicação e horário da 1ª. dose. Esta será a ordem de impressão da Fita e/ou Etiqueta
de dispensação.

Outro recurso interessante é o uso de Kit´s, onde materiais podem ser anexados
automaticamente ao medicamento estabelecendo assim um padrão de material para
aplicação de medicamentos.

Caso tenha sido lançado de forma equivocada a ordem entre medicamentos e seus
materiais, a tela pode ser reordenada através das setas posicionadas a direita da tela.
Para isto, selecione o material ou medicamento que está fora da ordem e utilize às para
movimentar o item selecionado para cima ou para baixo:

Para conferencia dos horários criados para cada medicamento, basta clicar no ícone a
esquerda do item selecionado “ ”. Para fechar
basta clicar novamente, agora no sinalizador “ ”.

Para finalizar uma prescrição, basta clicar no botão [GRAVAR] localizado na parte inferior
da tela.

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2º) Impressão do resumo da prescrição
A impressão do resumo da prescrição tem como objetivo à conferência da prescrição
médica.

A impressora LX 300 ou compatível e papel formato bobina de 8,5cm de largura deve

ser utilizado.

Para impressão do “Resumo da prescrição”, basta clicar no ícone [impressora]

posicionado a direita do nome do nome do paciente.

Este documento deve ser anexado na via da prescrição que fica na farmácia para ser
arquivada diariamente.

Para fins de segurança, importante que o profissional da farmácia faça a devida

conferência entre o que foi digitado e a prescrição médica.

Ao clicar no ícone [Impressora], deve ser confirmada a impressão clicando no botão

[SIM], conforme tela abaixo.

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Abaixo modelo do resumo da prescrição impresso:

8,5 cm

3º) Gerar as prescrições

Neste momento serão gerados os cabeçalhos dos documentos de saídas para posterior
identificação dos materiais e medicamentos previstos para cada horário de
administração no paciente. Para chegar a este ponto, é necessário clicar em [Imprimir]
na tela de Dispensação por horário.

Importante que se seja definido o período para dispensação nos parâmetros disponíveis
na tela e que este seja contemplado no POP que define as atividades do setor.

Período a ser definido para dispensação

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Nota:
Em relação a opção anterior, observe que foi retirado dos parâmetros as opções "Gerar
Dispensação", "Imprimir código de barras dos documentos gerados" e "Imprimir etiquetas
em código de barras dos documentos gerados" e as ações destes parâmetros foram
transferidos para os botões: [Gerar], [Listagem], [Fita dispensação] e [Etiquetas].

Importante:
1) Caso o parâmetro "Emissão/Reemissão" for selecionado como "Reemissão" o botão
"Gerar dispensação" será desabilitado.
2) O processo de "Gerar dispensação", os horários processados ficam com status
"Gerado" e somente ganham o status de "Emitidos" após a impressão da "Fita de
dispensação" ou "Etiqueta de dispensação".

Após o processo concluído é apresentado mensagem ao usuário:

Caso o processo seja interrompido por algum motivo, será apresentado mensagem ao
usuário:

"Processo de gerar dispensação por horário não concluído, processo será

interrompido, tente novamente!"

E por fim, na tentativa de gerar um período já processado a mensagem ao usuário será:

3) Uma vez o documento de dispensação gerado todos os campos de um documento

são desabilitados, exceto os botões: [Cancelar], [Abrir doc] e [Fechar] que
permanecem habilitados.

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Objetivo desta alteração é não permitir alterar ou incluídos novos itens em um
documento de dispensação já gerado. Neste caso é necessário que o documento
seja aberto através do botão "Abrir Doc."

Ao abrir um documento, será apresentado mensagem de alerta ao usuário:

Nesta mensagem de alerta fica claro ao usuário que os cabeçalhos dos documentos
de saídas (não consolidados) previamente gerados, serão excluídos sendo
necessário gerar novamente a prescrição. Observe a mensagem abaixo:

Para o documento de saída consolidado, a mensagem ao tentar abrir o documento

é:

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 Observe a identificação dos símbolos para documentos não consolidados e
para o símbolo para o documento que não pode ser aberto por estar
consolidado.

4º) Listagem
Impressão da “Listagem” que tem como objetivo com que o usuário se desloque somente
uma vez a prateleira para buscar a medicação necessária para o período gerado
independentemente do paciente. Este relatório deve ser impresso em Laser em papel
A4.

A sugestão é que o período seja gerado por CDC para diminuir o volume de prescrições
a serem separadas pelo usuário na bancada de produção.

Exemplo:

Neste relatório serão listados os materiais e medicamentos em termos quantitativos para

atender as prescrições geradas em determinado período.

Buscar medicação na prateleira conforme itens e suas respectivas quantidades listadas

no relatório do item 4º. deste documento

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5º) Fita e Etiqueta de dispensação
A impressão da Fita ou Etiqueta de dispensação tem como objetivo orientar a
enfermagem na aplicação da medicação correta no horário correto e com material
compatível à medicação conforme padrão definido pelo hospital.

Este documento deve ser anexado ao compartimento selado com a medicação e seu
material.

A impressão da Fita de dispensação é contemplado por horário a

medicação e seus respectivos materiais por paciente.

Este relatório é compatível com impressora Laser e papel no formato A4.

Importante observar que para cada horário existe um traço delimitador. Este traço tem
como objetivo recortar para que seja afixado a Fita de dispensação nos medicamentos
e materiais selados para o horário como dito acima.

Outra opção semelhante a Fita de dispensação, é a Etiqueta para dispensação

. A diferença é exatamente por se tratar de uma etiqueta para fixação no

compartimento selado para o horário:
110mm

75mm

Observe que algumas informações foram reduzidas pela limitação de tamanho da

etiqueta.

Como citado no tópico “equipamentos necessários, utiliza-se etiqueta no formato de

bobina no tamanho 110x75mm, 1 etiqueta por coluna. Para etiqueta deve ser utilizada
impressora zebra TLP2844 ou compatível.

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Ambos os impressos, Fita ou Etiqueta de dispensação, são objetos obrigatórios no
processo, pois orienta a equipe de enfermagem quanto a medicação e os materiais
correspondentes a ser administrada no paciente, com seu respectivo o horário, centro
de custo e localização do paciente.

Duas outras importantes informações são o “Doc. Saída”, ou seja, o documento de saída
que foi gerado para este horário e o “Identificador” do horário da medicação. Ambos
utilizados no momento da baixa por paciente. Mais informações a seguir.

Nota: É possível utilizar somente uma das opções: Fita ou Etiqueta para dispensação,
conforme parâmetro existente em: Tabelas > Parâmetros > Controle de dispensação >
[Emissão da dispensação por] > Fita Dispensação ou Etiqueta.

Caso para o período definido nos parâmetros da dispensação por horário não tiver sido
gerado, será apresentado ao usuário a mensagem de advertência:

Observe que para fechar a tela o usuário deverá clicar no botão "OK".

6º) Separação dos medicamentos

Após a última impressão, separar os medicamentos e seus respectivos materiais
conforme cada prescrição em uma mesa de produção por horário de medicação.

7º) Baixa do documento por paciente

O passo seguinte é a baixa do documento em nome do paciente conforme horários

separados. Esta etapa deve ser utilizado a tela de saída para Paciente Interno ou

Paciente Externo da solução de estoque.

Para a continuidade no processo, algumas mudanças serão necessárias no uso diário

do sistema.

O primeiro deles é ao abrir a tela de saída, clicar no campo [Código] posicionado no

canto superior esquerdo da janela. A identificação do documento de saída deve ser por

código de barras gerado pela dispensação .

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Após a identificação do documento, todas as informações pertencentes ao paciente
serão automaticamente preenchidas, uma nova tela é aberta para que seja feito, agora,
a leitura do código de barras do “Horário da Medicação” também impresso na Fita ou

Etiqueta de dispensação: .

Nesta etapa após identificar, por código de barras, do horário da medicação, os

medicamentos referentes àquele horário devem também serem identificados por código
de barras individualmente. Após esta leitura, os itens são carregados na tela
automaticamente.

Este processo deve se repetir até que o último item do último horário da prescrição que
foi gerado seja lançado no sistema. Neste momento a tela de identificação de horário de
dispensação automaticamente é fechada sendo permitido a consolidação do documento.

Nota:
Neste processo não é permitido a identificação dos itens pelo código de barras do
fornecedor.

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Como informado logo acima, o sistema permite que seja consolidado o documento após
lançar todos os itens previstos em todos os horários de medicação. Caso identificado
pendência nos lançamentos, uma tela de [Inconsistências] se abre alertando ao usuário
sobre qual(is) horário de dispensação ainda se encontra pendente. Veja tela ilustrativa
abaixo:

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Na tela abaixo, ilustra uma consulta dos horários para aplicação de uma medicação
prevista neste documento. Para isto, basta selecionar um medicamento e clicar no
símbolo “+” na coluna [Dose]. Para fechar a tela é necessário clicar agora no símbolo “-
“ na mesma coluna.

Este mesmo conceito é aplicado caso queira consultar a validade do item clicando no
símbolo “+” na coluna [Val]. Lembrando que para tal consulta o item deve estar
selecionado.

**** Este recurso é somente válido para os itens com o processo de

rastreabilidade ativado ****

Após todos os lançamentos concluídos, é necessário clicar em [Gravar] para que o

documento seja consolidado. Neste momento são processadas as rotinas:

Baixa efetiva do saldo de estoque;

Recalculo de preço médio;
Integração com o faturamento.

8º) Impressão
Por fim a impressão do documento de saída após consolidação. Para esta impressão
indica-se o uso de impressora matricial LX 300 ou compatível e papel no formato bobina
de 8,5cm. Exemplo:

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 8,5cm

A configuração necessária para este impresso deve ser feita em Tabelas > Parâmetros
> Por Usuário:

9º) Medicação selada

A medicação deve ser selada por horário e a Fita ou Etiqueta fixada ao compartimento
referente ao respectivo horário.

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