¿Cuál es la diferencia entre archivo público y archivo privado?

 Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
 Puede ser consultado por cualquier persona excepto los documentos
por expresa disposición legal son reservados.

 Archivo Privado: Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales y

jurídicas.
 No puede estar disponible al público, solo en casos cuando la
autoridad no decida.

− ¿Cuál es la importancia del Sistema Nacional de Archivos para las empresas

privadas?
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones
archivísticas públicas o privadas que manifiestan el interés de pertenecer al sistema,
con el fin de promover el desarrollo de centros de información, salvaguardar el
patrimonio documental y el acceso a los ciudadanos la información y a los
documentos en el territorio

RCHIVO PÚBLICO:

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven

de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVOS PRIVADOS:

Son aquellos grupos documentales que han pertenecido a una institución o a un

hombre público (político, científico o literato, artista en general, etc.) o a una familia de
importancia histórica notoria que presenta de modo más o menos completo la
actividad o la vida del personaje, institución o grupo familiar al que pertenecieron.

Es decir que las diferencias se basan en que:

 Todo documento público puede ser consultado por cualquier personan a excepción de
aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados. es decir,
permanecen a un servicio público, depende de instituciones dentro del derecho
público. sus documentos son generados por la administración en el ejercicio de su
función.

el documento privado no puede estar disponible al público, sino en los casos en que
una autoridad lo decida. es decir, provienen de personas jurídicas privadas, conjunto
de documentos generados tanto por empresas, partidos políticos, asociaciones y
también por familias o personas.

 ¿Cuál es la importancia del Sistema Nacional de Archivos para las

empresas privadas?

Las empresas privadas deberán tener el archivo creado, organizado, preservado y

controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el
ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector, siempre y cuando
no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos
otorgados por el artículo 15 de la Constitución Política.

Lo mismo aplica para las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en
Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las
convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo
General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
Así mismo, podrá disponer que los documentos y archivos históricos que se
transfieran, se conserven en los archivos de los entes territoriales donde prestó sus
servicios el ente jurídico internacional.

Nuevas tecnologías: Las personas naturales o jurídicas de derecho privado podrán

incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los
archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático; estos medios podrán ser utilizados por las entidades privadas que cumplen
funciones públicas en la administración y conservación delos archivos que se deriven
de la prestación de la función pública, siempre y cuando cumplan con los requisitos
establecidos en los artículos 19, 21, 47, 48 y 49 de la Ley 594 de 2000.
este sistema les permite a las empresas privadas de tener un apoyo para guardar todos
aquellos documentos importantes y le permite mantener vigente la memoria de todos
aquellos documentos que son tan indispensables para no olvidar nuestra historia ya
que el que no conoce su pasado está condenado a repetirlo.

el Sistema nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones

archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que
manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean estas del orden nacional,
departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley,
que articuladas entre si posibilitan la homogenización y normalización de los procesos
archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda
del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los
documentos, en todo el territorio nacional.

Un ejemplo de archivos publicos, son todos aquellos documentos emitidos por un

funcionario publico en el ejercicio de sus funciones.

Un ejemplo de archivo privado, son todos aquellos documentos realizados entre

particulares en el que no ha intervenido ningun funcionario publico o autoridad
publica. Ejemplo: Un contrato de trabajo o prestacion de servicios. o contrato de
arrendamiento.

Por otra parte que las empresas privada pertenezcan al sistema nacional de archivo es
muy favorable. solo con cumplir las normas que imponen y utilizar la TRD de la ley
594 de 2000 tendran resultados optimos en sus operaciones. Gracias