DECLARACIONES TRIBUTARIAS INEFICACES

Presentamos el procedimiento que se debe seguir cuando presentamos una

declaración de retención en la fuente y no realizamos el pago dentro de los
plazos establecidos, o cuando lo realizamos de forma parcial.

Retomamos este tema que desde hace años está reglamentado ya que aún se
presentan este tipo de caso en algunas empresas que no conocen este tipo de
normatividad, o que por problemas en las plataformas bancarias omiten
realizar los pagos en los plazos establecidos incurriendo en que las
declaraciones se configuren como ineficaces.

Recordemos que esas declaraciones de retenciones en la fuente que se

presentan y no se pagan dentro de los plazos legales, o se pagan parcialmente,
de acuerdo al artículo 580-1 no producirán efecto legal sin que sea necesario
un acto administrativo que así lo declare, es decir, no hay que esperar que la
DIAN emita un oficio dejando sin efecto la declaración, si no que
automáticamente queda sin efecto legal.

Pero entonces, ¿Qué pasa con esas declaraciones que se presentaron en la

página de la DIAN y que se pagaron parcialmente o que se pagaron por fuera
de los plazos establecidos?

1. Retiro de la declaración presentada:

Se debe intentar presentar nuevamente la declaración; si el sistema le

indica que ya hay una declaración presentada, debe solicitar a la DIAN
que se desmonte dicha declaración del sistema; para esto debe dirigirse
al Grupo Interno de Trabajo Control de Obligaciones de la División
Gestión de Recaudo en la Dirección Seccional para solicitar el retiro de la
declaración ineficaz adjuntando:

a) Formato FT- RE 2155 diligenciado solicitando la marcación o des

marcación de la ineficacia (el formato podrá ser solicitado en
cualquier punto de contacto de la DIAN)
 b) Declaración y recibo de pago presentados.

c) Presentación de la cedula de ciudadanía del interesado o

representante legal.

Si la solicitud la realiza un tercero debe adicionalmente adjuntar:

a) Fotocopia de la cedula de ciudadanía del apoderado

b) Fotocopia de la cedula de ciudadanía del poderdante

c) Poder General: (1) Copia (con exhibición del original). Junto con la
certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el
poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses o, Poder
Especial: (1) Copia

Esta solicitud se presenta en el caso de Bogotá en la Carrera 6 No. 15 –

32 y el horario de atención es de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:30 p.m.
en jornada continua. (No requiere cita previa)

Para el caso de otras ciudades, en la sede principal de la DIAN.

El usuario recibirá respuesta del procedimiento en la dirección de correo

electrónico registrado en el RUT.

2. Presentación de la nueva declaración:

Esta nueva declaración que se debe presentar con las mismas cifras de la
presentada inicialmente está sujeta a la sanción por extemporaneidad de
que trata el artículo 641 del ET (teniendo en cuenta la sanción mínima
art. 639 del ET) y los intereses de mora a que haya lugar.

3. Pagar:

Recordemos que las declaraciones de retención en la fuente tienen dos

tipos de retención a pagar: a) Retefuente a título de renta y b) retención
a título de IVA; por lo que si junto con la presentación de la declaración
inicial por ejemplo se pagó solamente la retefuente a título de renta, en
 estas nueva declaración se debe pagar la retención a título de IVA más la
sanción e intereses de mora respectivos.

El valor cancelado de retefuente a título de renta que inicialmente de

pagó en el ejemplo planteado no se debe volver a pagar, ya que la DIAN
asociará este pago a la nueva declaración que se presente.

Es Importante que esta nueva declaración que se presente se acompañe

de su respectivo pago dentro del mismo día, so pena de que la
declaración nuevamente quede como ineficaz.

No olvidemos que la Ley de reforma tributaria (Ley 1739 de 2014), en su

parágrafo 3 del artículo 57 estableció una amnistía, que consistía en que
los agentes de retención que hasta el 30 de octubre de 2015,
presentaran las declaraciones de retención en la fuente en relación con
períodos gravables anteriores al 1° de enero de 2015, sobre los cuales se
hubiese configurado la ineficacia consagrada en el artículo 580-1 del
Estatuto Tributario, no estarían obligados a liquidar y pagar la sanción
por extemporaneidad ni los intereses de mora. Esta norma que aunque
ya finalizó su efecto, da una luz de esperanza a que este tipo de amnistías
vuelva a aparecer en futuras reformas tributarias, por lo que se debe
tomar la decisión entre realizar el procedimiento antes descrito, o
esperar una nueva amnistía, con el riesgo de pagar más altas sanciones e
intereses si no se da esta premisa.

El procedimiento será el mismo para efectos de presentar correctamente la

nueva declaración.
Ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente

Las declaraciones de retención en la fuente tendrán efectos legales siempre

que su pago total sea realizado dentro de los dos meses siguientes al
vencimiento del plazo para que sean presentadas. Si el agente retenedor no
paga en el término señalado, la declaración se dará como ineficaz.

A continuación, daremos respuesta a la siguiente pregunta: Teniendo en cuenta

que una persona tiene hasta el 14 de febrero para presentar una declaración de
retención, ¿hasta qué día tiene plazo para hacer el pago total junto con los
intereses?
Para los casos en que las declaraciones de retención en la fuente sean
presentadas sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar,
el artículo 580-1 del Estatuto Tributario –ET–,ha indicado desde la entrada en
vigencia del artículo 270 de la Ley 1819 de 2016 que estas
declaraciones producirán efectos legales siempre y cuando el pago total de la
retención sea realizado dentro de los dos meses siguientes a la fecha del
vencimiento del plazo para presentar la declaración, teniendo en cuenta que se
deberán liquidar los intereses moratorios a los que haya lugar. Cabe precisar que
siempre que el pago total de la retención sea realizado dentro del período
mencionado anteriormente, el responsable no deberá liquidar la
correspondiente sanción por extemporaneidad.
Ahora bien la Ley de financiamiento 1943 de 2018, a través de las
modificaciones realizadas por el artículo 89 al inciso 5 del artículo 580-1 del ET,
ha establecido que mientras la declaración de retención en la fuente no sea
presentada una vez más con el respectivo pago por parte del contribuyente, la
que haya sido entregada inicialmente podrá ser considerada como título
ejecutivo, que constituye un documento mediante el cual el contribuyente
reconoció una obligación clara, expresa y exigible, y que por lo tanto puede ser
utilizado por la administración tributaria para surtir procesos de cobro coactivo
contra el responsable, sin importar la marca de “ineficaz” con la que figure dentro
del sistema.
Al ser calificada como ineficaz, la declaración del agente retenedor deberá
presentarse de nuevo, liquidando la sanción por extemporaneidad e intereses
moratorios. Si el responsable no realiza dicho pago después de los dos meses
del vencimiento, estará sujeto a la responsabilidad penal del artículo 402 de la
Ley 599 del 2000, luego de ser modificado por el artículo 339 de la Ley 1819 de
2016. En él se indica que el agente retenedor incurrirá en prisión de 48 a 108
meses, y en una multa equivalente al doble de lo no consignado, sin que esta
supere el monto equivalente a 1.020.000 UVT($34.955.400.000), así como
también con el cierre del establecimiento de comercio tal y como lo menciona
el numeral 4 del artículo 657 del ET, luego de ser modificado por el artículo 290
de la Ley 1819 de 2016.

Plazo para realizar el pago de una declaración de retención en la fuente antes de

que esta sea ineficaz

Diego Guevara, experto en temas contables y tributarios precisa que el

inciso quinto del artículo 580-1 del Estatuto Tributario –ET– señala que
el plazo para efectuar el pago total, junto con los intereses moratorios
a que haya lugar de la declaración de la retención en la fuente
presentada sin pago total, es de dos (2) meses contados a partir de la
fecha del vencimiento del plazo para declarar.
Si el contribuyente no presenta la declaración con el pago respectivo
dentro del plazo en mención, la declaración inicialmente presentada se
considerará ineficaz y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
–DIAN– podrá utilizarla para realizar el cobro coactivo. Así quedó
consignado en las modificaciones introducidas por el artículo 89 de
la Ley 1943 de 2018 al inciso 5 del artículo 580-1 del ET.