Manual Docpat

DOCPAT- Manual de utilizare
cIMeC – Institutul de Memorie Culturală
DOCPAT
Programul de evidenţă informatizată a

patrimoniului cultural mobil şi a arhivelor documentare
Manual de utilizare
Versiunea 3
2008
CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 0

DOCPAT – Program pentru evidenţa patrimoniului cultural
Manual de utilizare
DOCPAT 2008
Copyright: Institutul de Memorie Culturală 2008
Piaţa Presei Libere nr. 1, 013701, Bucureşti
Tel: 021-317.90.72; Fax: 021-317.90.64
e-mail: docpat@cimec.ro , cimec@cimec.ro
asistenţă tehnică web: http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DocpatWEB/Descriere.htm
Cuprins
1. Scurtă prezentare a calculatoarelor personale (PC).............................................3
Rularea programelor....................................................................................................3
Închiderea programelor................................................................................................3
Comutarea între programe............................................................................................4
Copierea fişierelor........................................................................................................4
Redenumirea fişierelor.................................................................................................4
Ştergerea fişierelor......................................................................................................4
Recuperarea din “Recycle Bin”.......................................................................................4
Crearea unui director...................................................................................................5
Crearea unui shortcut..................................................................................................5
Imaginea de pe desktop...............................................................................................5
Screen saver...............................................................................................................6
Schimbarea datei........................................................................................................6
Programe utile............................................................................................................6
2. Scurtă prezentare Microsoft Access......................................................................6
Comenzi de pe tastatură..............................................................................................7
3. Solicitarea programului DOCPAT..........................................................................8
4. Securitatea datelor...............................................................................................8
Copia de siguranţă a bazei de date (back-up)..................................................................8
5. Instalarea aplicaţiei DOCPAT................................................................................9
Conversia datelor dintr-o altă versiune.........................................................................10
6. Prezentarea meniului (comenzilor principale)....................................................11
Recomandări generale privind introducerea datelor în program........................................16
7. Ştergerea fişelor.................................................................................................18
8. Operaţii cu imagini..............................................................................................18
9. Modulul clasare şi documentaţia (pe hârtie şi suport digital) ce însoţeşte un lot
de propuneri de clasare pentru bunurile culturale mobile ......................................21
10. Actualizarea listelor de termeni........................................................................23
11. Selecţii..............................................................................................................24
12. Setarea datei la forma românească pentru DOCPAT.........................................30
13. Importul datelor în DOCPAT..............................................................................31
14. Exportul datelor în DOCPAT..............................................................................31
15. Validarea înregistrărilor introduse....................................................................34
16. Formularul pentru arhive documentare............................................................36
17. Vizualizarea şi printarea rapoartelor (fişe, cataloage, liste).............................38
18. Copii de siguranţă, transferul programului DOCPAT pe alt calculator, salvarea
înregistrărilor sub formă de fişier PDF....................................................................39
---------------------------------------------------------------------------------------------
Definiţiile câmpurilor se găsesc în meniul AJUTOR, în Instrucţiunile de
completare ale fişelor analitice de evidenţă (aferente fiecărui domeniu
cultural).

1. Scurtă prezentare a calculatoarelor personale (PC)
În sens general, prin calculator, se înţelege un întreg sistem de calcul compus dintr-o
mulţime de dispozitive, numite generic periferice.
Partea principală din acest sistem o constituie Unitatea Centrală, care conţine elementele de
procesare (microprocesor) şi stocare a informaţiilor (hard disc). Unitatea centrală este
considerată în sens restrâns ca fiind calculatorul propriu-zis, la care se conectează
dispozitivele periferice: monitor, boxe, tastatură, mouse, scanner, imprimantă.
Dispozitivele periferice se clasifică după tipul lor în următoarele două categorii:
- dispozitive periferice de ieşire - convertesc semnalele electrice din interiorul
unităţii centrale în informaţie accesibilă utilizatorului uman: monitorul, boxele,
imprimanta
- dispozitive periferice de intrare - convertesc informaţiile din lumea înconjurătoare
în semnale electrice utilizate de către calculator: tastatura, mouse-ul, scanner-ul.
După cum am specificat mai înainte, unitatea centrală constituie calculatorul propriu-zis. În
interiorul acesteia se află unele dintre cele mai scumpe şi importante componente ale
calculatorului: microprocesorul şi hard discul.
Calculatoarele funcţionează cu ajutorul unor programe (software). Cel mai important este
sistemul de operare (de obicei Microsoft Office).
Rularea programelor
Fără programe (aplicaţii) Windows ar fi nefolositor. Din fericire există o multitudine de

programe pentru acest sistem. Prima problemă pe care şi-o pune orice începător este modul
în care poate rula un anumit program (de exemplu jocul sau programul de tehnoredactare
preferat).
Se va prezenta în continuare modalitatea de lansare în execuţie a programelor existente pe
calculator. În principal pentru lansarea acestora se folosesc următoarele metode:
- lansarea de pe Desktop
- lansarea din meniul Programs
- lansarea folosind My Computer sau Windows Explorer
Lansarea de pe Desktop
Pentru a lansa un program direct de pe Desktop, trebuie ca pictograma acestuia să existe pe
Desktop. Dacă aceasta există, atunci se va acţiona dublu-clic cu butonul stâng al mouse-ului
asupra acesteia.
Lansarea din meniul Programs

În Windows, în colţul din stânga-jos a ecranului se află un buton pe care scrie Start. Dacă se
efectuează clic-stânga cu mouse-ul asupra acestui buton va apare un meniu din care se pot
selecta diverse opţiuni. Pentru a găsi programele Windows, se acţionează în continuare
meniul Programs, şi dacă este cazul şi submeniurile acestuia.
Lansarea folosind My Computer sau Windows Explorer

Această metodă este folosită de utilizatorii mai avansaţi. Ea presupune lansarea iniţială a
unuia din programele My Computer sau Windows Explorer, urmată de lansarea programului
dorit. Pictograma pentru My Computer se găseşte pe Desktop, iar cea pentru Windows
Explorer în meniul Programs.
Închiderea programelor
Dacă nu mai folosiţi un anumit program atunci acesta trebuie închis pentru a nu încetini
calculatorul.
Închiderea unui program se face în unul din următoarele moduri:

- Acţionând butonul din colţul dreapta-sus al ferestrei X
- Acţionând (dacă este posibil) comanda Exit din meniul File.
Comutarea între programe
Windows este un sistem multitasking, adică are capacitatea de a rula mai multe programe
simultan.
Pentru fiecare program care rulează în memoria calculatorului, Windows pune câte un buton
cu numele lui pe bara din partea de jos a ecranului, numita Taskbar. Acest lucru permite
comutarea rapidă între programe.
Comutarea între programe este uşoară, se face prin efectuarea unui clic cu butonul stâng al
mouse-ului asupra unui program din taskbar sau folosind combinaţia de taste “alt + TAB”.
Copierea fişierelor
O operaţie foarte importantă într-un sistem de operare o constituie copierea fişierelor şi

directoarelor, de pe un mediu de stocare pe alt mediu, sau pe acelaşi mediu în alt loc.
De exemplu se doreşte copierea unor fişiere de pe discul C: pe CD sau tot pe discul C: în alt
director. Pentru această operaţie se foloseşte unul din programele: My Computer sau
Windows Explorer, parcurgând următoarele etape:
- Se lansează programul dorit (icon-ul pentru My Computer se află, de obicei, pe
Desktop, iar cel pentru Windows Explorer în meniul Programs).
- Efectuăm dublu-clic cu butonul stâng al mouse-ului pe disc-ul de pe care dorim să
copiem fişierele şi apoi, dacă este cazul, pe directoarele de pe acesta, până ajungem în
directorul care conţine fişierele dorite
- În acest director selectăm fişierele şi directoarele care se doresc a fi copiate (pentru
selectarea mai multor fişiere odată se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se dă clic cu mouse-
ul) şi apoi se alege opţiunea Copy din meniul Edit.
După efectuarea operaţiilor de mai sus trebuie să vă deplasaţi în directorul în care doriţi să
depuneţi (copiaţi) fişierele şi să selectaţi opţiunea Paste din meniul Edit.
Redenumirea fişierelor
Pentru regăsirea rapidă a informaţiilor, fişierele şi directoarele trebuie să aibă nume

sugestive. De aceea operaţia de redenumire (schimbare a numelui) este foarte importantă.
Se foloseşte unul din programele: My Computer sau Windows Explorer.
Să presupunem ca aţi ales Windows Explorer. Selectaţi fişierul (sau directorul) la care doriţi
să-i schimbaţi numele şi apoi selectaţi opţiunea Rename din meniul File.
Ştergerea fişierelor
Oricât de încăpător ar fi un disc, la un moment dat el tot se va umple cu informaţie. Apare în

acel moment necesitatea ştergerii informaţiei nefolositoare.
Pentru a efectua ştergerea unor fişiere şi directoare se foloseşte unul din programele: My
Computer sau Windows Explorer.
Să presupunem ca aţi ales Windows Explorer.
Vă duceţi până în directorul în care se găsesc fişierele pe care doriţi să le ştergeţi. În acest
director se selectează obiectele care se doresc a fi şterse (pentru selectarea mai multor
fişiere odată se ţine apăsată tasta Ctrl în timp ce se da clic cu mouse-ul) şi apoi: se alege
opţiunea Delete din meniul File sau se apasă tasta Del.
Observaţie: Windows nu şterge propriu-zis fişierele, ci doar le mută într-un director special
numit Recycle Bin. Acest lucru dă posibilitatea recuperării lor ulterioare şi de asemenea
previne pierderea informaţiilor în cazul ştergerilor accidentale.
Recuperarea din “Recycle Bin”
Pe Desktop se află un icon special numit Recycle Bin. Acesta este coşul de gunoi al
calculatorului. În mod normal, toate fişierele care se şterg ajung aici.
Dacă nu se află nici un fişier în Recycle Bin atunci acesta este reprezentat în mod deosebit
faţă de cazul în care este ceva aici.
Un fişier şters se poate recupera doar dacă se afla in Recycle Bin. Pentru a vedea dacă se
află aici se execută dublu-clic cu mouse-ul pe icon-ul de pe Desktop.
În cazul în care fişierele care se doresc recuperate se găsesc aici, acestea se selectează cu
mouse-ul şi apoi se alege comanda Restore din meniul File
Dacă se doreşte golirea coşului de gunoi, adică ştergerea definitivă a fişierelor ce se găsesc
aici, atunci se acţionează comanda Empty Recycle Bin, tot din meniul File. Alt[ modalitate de
ştergere este cu ajutorul tastelor “Ctrl+A” apoi click dreapta din mouse se alege comanda
Delete
Crearea unui director
În scopul organizării informaţiei se obişnuieşte punerea fişierelor în diferite directoare după

diverse criterii.
Pentru a crea un nou director (folder) se foloseşte unul din programele My Computer sau
Windows Explorer:
Se deschide directorul în care se doreşte crearea unui nou director. Directorul nou creat va fi
subdirector primului, iar primul director va fi director părinte pentru subdirectorul său. Se
acţionează comanda File > New > Folder.
Se completează la prompt-ul care apare numele noului director.
Crearea unui shortcut
Windows are o metodă rapidă de rulare a programelor de către utilizator. Se pot crea pe
Desktop scurtături (shortcuts) către programele care se folosesc frecvent.
Aceste shortcut-uri sunt reprezentate sub forma unor pictograme cu o săgeată mică în colţul
din stânga jos. Prezenţa săgeţii pe un icon informează utilizatorul că respectivul icon
reprezintă un shortcut către un fişier şi nu un fişier real. Dacă un utilizator şterge un astfel
de shortcut cu metoda descrisă la ştergerea fişierelor, atunci el va şterge numai acel shortcut
şi nu fişierul către care indică.
Crearea unui shorcut se face astfel:
 vă poziţionaţi pe folderul sau fişierul dorit
 Din mouse se dă click dreapta, se alege Create Shortcut. Shortcut-ul se deplasează în
partiţia dorită cu ajutorul mouse-ului.
O altă metodă care se mai poate folosi o constituie folosirea comenzilor Copy şi Paste
Shortcut. Această metodă este similară, din punct de vedere al acţiunilor pe care trebuie să
le întreprindă utilizatorul, copierii fişierelor.
Se foloseşte aşadar Windows Explorer sau My Computer pentru localizarea fişierelor către
care se doreşte să se creeze shortcut-uri. Aceste fişiere se vor selecta şi li se va aplica apoi
comanda Copy, după care în directorul în care se doreşte se dă comanda Paste shortcut.
Imaginea de pe desktop
Sistemul Windows permite punerea unei imagini pe Desktop. În continuare este descris
modul în care se poate realiza acest lucru, sau modul în care se poate schimba imaginea, în
cazul în care există deja o imagine.
Se dă clic-dreapta cu mouse-ul pe Desktop. Din meniul care apare se selectează (şi se dă
clic-stânga) opţiunea Properties.
Se verifică dacă butonul Background, din partea superioară a ferestrei, este adus în prim-
plan. În caz contrar se apasă. În această fereastră se observă o listă numită Wallpaper, în
care sunt trecute imaginile (fişierele .BMP) existente în directorul Windows. Selectaţi
imaginea pe care o doriţi. Dacă nu vă place nici o imagine de aici, atunci puteţi acţiona
butonul Browse pentru a căuta o altă imagine în alt director.
După ce se realizează modificările dorite se acţionează butonul OK. Acesta are ca efect
confirmarea modificărilor şi închiderea ferestrei. Dacă se doreşte să se renunţe la modificările
făcute atunci se acţionează butonul Cancel.
Acum ar trebui ca pe ecranul calculatorului să vedeţi ceva asemănător cu imaginea pe care
aţi selectat-o mai devreme.

Screen saver
Foarte frecvent se întâmplă ca utilizatorul să plece din faţa calculatorului pentru mai mult
timp, fără a-l opri. În tot acest timp pe ecran rămâne o imagine statică. Acest lucru poate
avea efecte nedorite pentru monitor: se slăbeşte contrastul, culorile îşi pierd claritatea şi
chiar pot apărea pete pe ecran.
Sistemul Windows are o metodă de protecţie pentru a preîntâmpina asemenea fenomene: se
poate stabili ca după un anumit timp de inactivitate din partea utilizatorului, pe ecranul
calculatorului să apară o animaţie, sau să se coloreze în negru (programul cu care se
realizează acest lucru se numeşte screen-saver).
Pentru a folosi această facilitate trebuie setat un screen-saver:
Se dă clic-dreapta cu mouse-ul pe Desktop. Din meniul care apare se selectează (şi se dă
clic-stânga) opţiunea Properties.
Se verifică dacă butonul Screen Saver, din partea superioară a ferestrei, este adus în prim-
plan. În caz contrar se apasă.
În această fereastră acţiunile cele mai importante care se pot efectua sunt:
 alegerea screen saver-ului dorit din lista din partea stângă,
 stabilirea timpului după care apare acesta.
După ce se realizează modificările dorite se acţionează butonul OK. Acesta are ca efect
confirmarea modificărilor şi închiderea ferestrei. Dacă se doreşte să se renunţe la modificările
făcute atunci se acţionează butonul Cancel.
Schimbarea datei
Calculatoarele PC dispun de un ceas intern de timp real. Acesta are o baterie ce îi asigură
funcţionarea neîntreruptă, chiar dacă se scoate din priză calculatorul.
Pentru ca această indicaţie să fie corectă trebuie ca ceasul să fie potrivit (setat).
Acest lucru se realizează parcurgând următorii paşi:
 Se dă dublu-clic cu butonul stâng al mouse-ului peste indicaţia din TaskBar:
 Va apare o fereastră în care se pot modifica următoarele elemente: anul, luna,
ziua din lună, ora, minutul şi secunda.
 După ce se realizează modificările dorite se acţionează butonul OK. Acesta are ca
efect confirmarea modificărilor şi închiderea ferestrei. Dacă se doreşte să se
renunţe la modificările făcute atunci se acţionează butonul Cancel.
Programe utile
Windows include în mod normal un număr de programe folositoare oricărui utilizator. Pentru
a ajunge la aceste programe acţionaţi butonul Start de pe taskbar şi apoi selectaţi Programs.
Aici veţi găsi, grupate după categorie, următoarele programe:

 programe pentru editat texte: WordPad, NotePad
 program pentru editarea imaginilor: Paint
 programe pentru întreţinerea sistemului: ScanDisk, Disk Defragmenter
 programe pentru multimedia: Media Player
 programe diverse: Calculator
 mini joculeţe: Solitaire, Minesweeper, Hearts, FreeCell
2. Scurtă prezentare Microsoft Access
Microsoft Access este un RDBMS (Relational Database Management System). Un sistem de

baze de date este un sistem care păstrează si accesează datele intr-o bază de date.
O aplicaţie Microsoft Access se bazează pe aceleaşi obiecte ca şi o bază de date Microsoft
Access - tabele, interogări, formulare (formulare, machete), rapoarte, macrouri si module
(linii de program). Obiectele se afla in unul sau mai multe fişiere (.mdb). Ceea ce este diferit
la o aplicaţie Microsoft Access in comparaţie cu o baza de date Microsoft Access, este modul
in care sunt legate si interacţionează obiectele intre ele intr-un sistem coerent. O aplicaţie se
bazează pe task-uri relaţionate astfel încât utilizatorul sa se poată concentra pe munca sa în
vederea rezolvării unei probleme date şi nu pe aplicaţie în sine sau pe programul folosit
pentru a dezvolta aplicaţia.
Comenzi de pe tastatură
Deplasarea intr-o foaie de date se realizează cu ajutorul următoarelor taste:

- TAB = cursorul se deplasează de la stânga la dreapta între câmpurile unei
înregistrări
- Shift+TAB =cursorul se deplasează de la dreapta la stânga între câmpurile unei
înregistrări
- Tastele cu săgeţi = cursorul se deplasează în sus, în jos, la dreapta sau la stânga
- PageUp = derulează foaia de date în sus ecran cu ecran
- PageDown = derulează foaia de date în jos ecran cu ecran
- Home = deplasează cursorul la începutul înregistrării curente
- End = deplasează cursorul la sfârşitul înregistrării curente
- Ctrl+Home = deplasează cursorul la primul câmp din prima înregistrare
- Ctrl+End = deplasează cursorul la ultimul câmp al ultimei înregistrări
- Ctrl+PageUP = deplasează cu un ecran la stânga
- Ctrl+PageDown = deplasează cu un ecran la dreapta
Alte comenzi:
- Ctrl+F = caută înregistrări după anumite criterii, în cadrul unui tabel,
formular de selecţie sau formular
- Ctrl+C = copiază in clipboard selecţia făcută anterior
- Ctrl+V = transferă datele din clipboard in locul unde se află cursorul
- Ctrl+X = şterge datele şi le transferă in clipboard
- Del = şterge datele selectate
- Esc = anulează un meniu, o comandă, o casetă de dialog sau
restaurează date unui câmp (înregistrări) daca nu a fost salvată.
- Ctrl+" = copiază într-un câmp valoarea acestuia din înregistrarea
precedentă.

3. Solicitarea programului DOCPAT
DOCPAT reprezintă o aplicaţie de baze de date cu formatul de fişier Microsoft Access 2000 şi
beneficiază de toate facilităţile oferite de acest program, dar şi de limitările lui. Au fost
realizate versiuni anterioare atât pentru MS Access 97, cât şi pentru MS Access 2000.
Access Runtime 2007
DOCPAT necesită o versiune de Microsoft Access 2000 sau mai recentă sau programul
Access Runtime 2007.
Pe CD-ul de instalare aveţi disponibilă aplicaţia AccessRuntime2007.exe
Acelaşi program este disponibil pentru preluare de pe internet la adresa:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=d9ae78d9-9dc6-4b38-9fa6-
2c745a175aed&displaylang=en
Aplicaţia DOCPAT se poate obţine prin cerere oficială din partea instituţiei, trimisă prin poştă
sau fax (cIMeC – Institutul de Memorie Culturală Piaţa Presei Libere 1, C.P. 33-90, 013701
Bucureşti, fax: 021/317.90.64).
Ca urmare a cererii dvs., veţi primi în termen de maximum o lună un CD-ROM cu programul
DOCPAT, instrucţiuni de instalare şi o licenţa de utilizare gratuită în cadrul instituţiei (licenţa
este pentru utilizarea programului DOCPAT, nu şi pentru programul Access 2000).
Expedierea acestui program este gratuită.
Dacă aveţi o versiune mai veche a aplicaţiei este bine să specificaţi acest lucru în cerere.
Există două modalităţi de a afla numărul versiunii pe care îl deţineţi:
a. Este vizibil în icon-ul de pe desktop în partea de jos. Ex.: Versiunea 2.19.2
b. Pe pagina de iniţializare a aplicaţiei DOCPAT
c. În meniul AJUTOR, în documentul istoric DOCPAT sunt înşiruite versiunile de la cea mai
veche până la cea deţinută de utilizator.
Pentru a afla ce îmbunătăţiri s-au făcut între versiunea deţinută şi ultima versiune creată de
CIMEC accesaţi pagina de web: http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DOCPATWEB/Istoric.htm
aveţi un istoric al versiunilor programului cu toate îmbunătăţirile aferente făcute.
4. Securitatea datelor
Elemente de securitate (a datelor)
- Este de preferat să executaţi comanda „Fişier  Compactare” odată la fiecare săptămână

pentru a reduce din dimensiunile bazei de date DOCPAT (Microsoft Access reţine
informaţii în cadrul bazei de date chiar şi când acestea nu mai sunt disponibile, astfel
ocupând spaţiu inutil)
Următoarele informaţii ţin de administrarea şi securitatea bazei de date.
CD DOCPAT martor
Pachetul în care vine programul DOCPAT trebuie păstrat în siguranţă, pentru a se recunoaşte
versiunea de program pe care aţi primit-o.
Copia de siguranţă a bazei de date (back-up)
Periodic e necesar a se face câte o copie de siguranţă a programului DOCPAT pentru a

reduce pierderile de date în urma unor evenimente neplăcute care pot afecta programul
DOCPAT sau calculatorul pe care e instalat acesta. Aceste evenimente neplăcute includ
virusarea calculatorului, deteriorarea fizică a unităţii HardDisk (HDD) din interiorul
calculatorului, sau reinstalarea sistemului de operare pe acel calculator cu ştergerea implicită
a tuturor datelor, inclusiv a programului DOCPAT.
Copia de siguranţă a programului e necesară şi pentru conversia datelor la o versiune mai
nouă.
a. Pentru salvare accesaţi din meniu comanda Fişier -> Salvează o copie de siguranţă
(operaţie periodică). Această opţiune a fost adăugată recent în DOCPAT. Dacă
lipseşte, cereţi de la CIMEC ultima versiune sau folosiţi metoda indicată la paragraful
următor.
b. Pentru obţinerea unei copii de siguranţă a unei versiuni anterioare, copiaţi folderul
docpat2k, adică folderul în care s-a instalat programul DOCPAT, sub un folder cu
numele de forma:
DOCPAT2k_AAAA_LL_ZZ_nnnn
unde AAAA – anul curent, LL – luna curentă, ZZ – ziua curentă, nnnn – titlu descriptiv
Folderul rezultat se va scrie pe un CD, se va copia pe un alt HDD (HardDisk) sau pe o altă
partiţie logică.
Anterior instalării unei versiuni noi de DOCPAT, după ce efectuaţi copia de siguranţă, vă
rugăm să eliminaţi de la locaţia originală folderul docpat2k pentru a face loc pentru noua
versiune.
5. Instalarea aplicaţiei DOCPAT
Mai întâi faceţi o copie de siguranţă de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:

Se urmează procedura descrisă la capitolul Securitatea datelor, secţiunea Copia de siguranţă
a bazei de date (back-up).
Repetaţi la fiecare altă bază de date DOCPAT instalată pe calculator.
Procedura de instalare a aplicaţiei DOCPAT este următoarea:

 Se introduce CD-ul de instalare în unitatea CD-ROM a calculatorului, se lasă să se
execute comanda autorun şi se alege locaţia unde va fi instalat acest program. După
instalare se creează pe Desktop un icon către programul DOCPAT 2000, care poate avea
diverse sufixe, ce reprezintă versiunea programului (v - primul şi b - al doilea nivel al
versiunii).
 În cazul în care nu porneşte automat operaţia de autorun, se intră în Windows Explorer,
în structura CD-ului, iar în folder-ul instalare executaţi fişierul docpat2k.exe, care
reprezintă fişierul de instalare al programului, după care urmaţi instrucţiunile de la
punctul anterior.
La prima deschidere a programului se face iniţializarea, adică este solicitat numele instituţiei
(muzeu), în plus este solicitat şi numele care va fi afişat pe fundalul programului. Dacă doriţi
să convertiţi datele dintr-o versiune mai veche de DOCPAT, comanda Importă dintr-o altă
bază de date DOCPAT 2000 din fereastra de iniţializare a programului vă permite transferul
acestora cât şi a elementelor de personalizare (titlul de fundal, codul şi numele deţinătorului
pentru fişele analitice de evidenţă).
Atenţie! Dacă nu vă regăsiţi pe lista deţinătorilor, completaţi denumirea instituţiei în câmpul

a cărei denumire este marcat cu culoarea roşie.

După instalarea programului, e posibil (în funcţie de setările calculatorului) să apară această
fereastră la fiecare deschidere a aplicaţiei DOCPAT.
Pentru dispariţia acesteia trebuie:

 să dă clic pe butonul Cancel
 din meniu se parcurge următorul traseu:Tools->Macro->Security
 în această fereastră se schimbă bifa de la a doua opţiune (Medium) la a treia opţiune
(Low), se apasă OK pentru confirmare, la următoarea fereastră se răspunde Yes, apoi
OK la ultimul mesaj
 se închide aplicaţia
La redeschidere nu va mai apărea această fereastră.
Conversia datelor dintr-o versiune anterioară
Mai întâi faceţi o copie de siguranţă de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:

Repetaţi la fiecare altă bază de date DOCPAT instalată pe calculator.
Dacă aveţi în posesie DOCPAT cu înregistrări introduse, versiunea DOCPAT 97, sau o
versiune mai veche decât DOCPAT 2000 v.2.3, contactaţi CIMEC pentru o conversie specială
la sediul instituţiei. Veţi primi înapoi ultima versiune DOCPAT cu datele trimise.
La alte versiuni, conversia datelor se efectuează din interiorul programului DOCPAT.
La prima deschidere a programului, sunteţi întâmpinat de fereastra de iniţializare.

Comanda Importă dintr-o altă bază de date DOCPAT 2000 din fereastra de iniţializare a
programului vă permite transferul înregistrărilor şi a elementelor de personalizare (titlul de
fundal şi codul şi numele deţinătorului pentru fişele FAE) dintr-un DOCPAT anterior.
Ulterior iniţializării pot fi importate şi alte baze de date prin comanda “Fişier -> Import fişe
din aceeaşi versiune (v.2.3)”.

6. Prezentarea meniului (comenzilor principale)
 Meniul Fişier
Setează pagina pentru tipărit – defineşte caracteristicile raportului care va fi scos la

imprimantă: dimensiunile marginii, afişare verticală sau orizontală (portrait/landscape) etc.
Tipăreşte - Rapoarte – execută tipărirea
Salvează în Word – Rapoarte - raportul ales poate fi transformat într-un document word
(pune automat icon-ul acestuia pe desktop). Se transferă doar informaţia, fără imagini şi linii
separatoare, din cauza limitelor programului ACCESS.
Import fişe din aceeaşi versiune (v.2.3) - pentru unificarea mai multor baze de date este
nevoie ca acestea să fie în aceeaşi versiune. Pentru conversia datelor dintr-o versiune mai
veche în ultima versiune se parcurg etapele din pagina anterioară.
Afişează raportul privind importurile – Deschide documentul care conţine istoricul

importurilor efectuate către versiunea curentă de DOCPAT.
Compactează baza de date – permite o mai bună rulare a programului. Este indicat ca
această operaţie să se facă o data pe lună.
Salvează o copie de siguranţă (operaţie periodică) – copiază folderul curent al programului

DOCPAT (înregistrări, fişiere imagini, inclusiv fişierul aplicaţiei curente) la o locaţie aleasă.
Pentru mai multe informaţii consultaţi capitolul Securitatea datelor, secţiunea Copia de
siguranţă a bazei de date (back-up).
Ieşire - comandă pentru închiderea programului.

 Meniul Introducere
Arheologie … Ştiinţă şi tehnică – deschide formularele de Arheologie … Ştiinţă şi tehnică în

formularul de introducere date. Înregistrările care s-au introdus până la acel moment nu pot
fi vizualizate sau modificate din meniul Introducere, ci doar din meniul Modificare.
Arhive documentare – deschide formularul de Arhive documentare în modulul introducere

date. Înregistrările care s-au introdus până la acel moment nu pot fi vizualizate sau
modificate din meniul Introducere, ci doar din meniul Modificare.
 Meniul Modificare
Limitele programului Access fac ca în formularul de modificare afişarea înregistrărilor să fie

aleatorie şi nu e posibilă folosirea funcţiilor specifice programului Access (exemplu: căutarea,
ordonarea, filtrarea datelor)
Arheologie … Ştiinţă şi tehnică – deschide formularele de Arheologie … Ştiinţă şi tehnică în

formularul tip modificare date. Înregistrările care s-au introdus până în acel moment pot fi
vizualizate, modificate. Formularul de modificare permite şi înregistrări noi.
Toate Domeniile – deschide formularul de modificare, cu toate înregistrările introduse,

indiferent de domeniu cultural. Înregistrările care s-au introdus până la acel moment pot fi
vizualizate, modificate. Formularul permite şi introducerea de înregistrări noi.
Identificarea utilizatorului curent
Deţinător – numele deţinătorului introdus/ales în etapa instalării programului pe computer
Cod deţinător – codul deţinătorului aferent deţinătorului, conform Listei deţinătorilor de

bunuri culturale mobile din România, listă administrată de CIMEC
Tip utilizator – ascuns la iniţializarea programului şi implicit Operator la pornirea

programului. Trecea la tipul Administrator permite ştergerea de înregistrări, adică permite
folosirea butonului Ştergeţi fişa din cadrul formularelor de modificare pentru fişe sau arhive
documentare.
 Meniul Clasare
În acest meniu documentaţia bunurile culturale mobile clasate poate fi vizualizată rapid.
 Meniul Selecţii (Selecţii pentru fişe)
Selecţie fişe – Deschide formularul de selecţii. Înregistrările găsite pot fi apoi vizualizate,
modificate, scoase la imprimantă sub formă de rapoarte sau exportate ca fişiere word.
Nume selecţie / Bifă de selecţie – Se deschide pentru a efectua o selecţie cu bifă.

Gestiune selecţii pentru export de date – Se deschide pentru a efectua exportul
înregistrărilor bifate. Selecţiile prin bifă existente se pot vizualiza, modificarea sau exporta.
 Meniul Validare
Acest meniu se foloseşte în cazul în care se doreşte validarea înregistrărilor introduse.

Există două posibilităţi:
1. semnalează înregistrările care au la câmpurile cu liste ataşate forme diferite (greşeli
de tastare, forme accentuate diferite de formele neaccentuate din liste) sau
inexistente listele standard.
2. să apară un mesaj din care rezultă că nu există nici un termen nevalidat.
Aplicaţia DOCPAT permite completarea datelor care nu sunt în listele ataşate, prin urmare
modificarea neconcordanţelor semnalate este opţională.
 Meniul Rapoarte (Rapoarte pe toate fişele)
Acest meniu permite vizualizarea pe ecran sau listarea la imprimantă a rapoartelor cu care
este înzestrat programul, rapoarte grupate pe următoarele categorii:
- Fişe
- Liste
- Cataloage
- Rapoartele arhivelor documentare

 Meniul Termeni (Actualizare termeni)
Vizualizare – permite consultarea tezaurelor de termeni fără a putea face modificări
Actualizare - permite consultarea şi actualizarea tezaurelor de termeni
Lista Experţi – permite consultarea şi actualizarea listei experţilor pentru patrimoniul cultural
mobil
 Meniul Ajutor
Despre DOCPAT – informaţii despre versiunea curentă a programului şi datele de contact al

Institutului de Memorie Culturală
Manual DOCPAT- manualul de utilizare a programului DOCPAT
Istoric DOCPAT - istoricul dezvoltării aplicaţiei DOCPAT
Setarea Date – instrucţiunile de setare a datei în forma românească pentru DOCPAT, în

funcţie de ce versiune Microsoft Windows are calculatorul utilizatorului
Întrebări frecvente – Răspunsurile la întrebări primite frecvent de la utilizatori
Forma fişei FAE – Formatul standard al fişelor analitice de evidenţe specifice fiecărui domeniu
cultural
Instrucţiuni de completare a fişelor manuale FAE – instrucţiuni de completare a fişelor de

evidenţă din fiecare domeniu de patrimoniu cultural mobil şi a formularelor necesare clasării

Recomandări generale privind introducerea datelor în program

 Înainte de a se începe evidenţa informatizată într-o instituţie este necesară stabilirea
de reguli de completare uniforme (aplicate constant), cum ar fi: ce se scrie cu majusculă,
dacă sunt admise prescurtări (exemplu: tipul de obiect se va scrie începând cu majusculă, la
datare se scrie “secol” şi nu “sec.“, sferturile de secol se scriu „¼ secol” şi nu „primul sfert”)
etc. De preferat ar fi să nu se scrie nimic doar cu majuscule.
 Pentru introducerea fonturilor diferite de limba română (ex.: greceşti), se procedează
astfel:
a) într-un fişier word se scrie textul cu ajutorul comenzii Insert->Symbol, apoi se copiază
în programul DOCPAT (cu ajutorul comenzilor din taste ctrl+c/ctrl+v sau a comenzilor din
mouse Copy/Paste)
b) de pe bara de Start->Accesories->Character Maps se selectează fonturile în câmpul
"Characters to copy", iar cuvintele greceşti rezultate se copiază în câmpul din aplicaţia
DOCPAT.
 Pentru a putea ordona, în diverse selecţii, după numărul de inventar trebuie ca

numărul de inventar să se scrie sub forma: 0001, 0002, 0003 etc., dacă avem numere de
inventar de ordinul miilor). Calculatorul face ordonarea după primul caracter din dreapta.
 La un număr de inventar avem mai multe obiecte identice sau diferite (exemplu: un
costum popular, o cutie cu fluturi etc.). Dacă obiectele sunt identice se introduc într-o
singură înregistrare şi se alege ca tip de fişă cea colectivă.
 Dacă obiectele sunt diferite, atunci pentru fiecare piesă se face o înregistrare separată
iar la numărul de inventar se va adăuga un separator (cratimă, bară înclinată) urmat de cifră
sau siglă (exemplu: număr de inventar în registru:15, piesele componente 15-1, 15-2, 15-3
etc.)
 Pentru informaţiile privind localizarea, câmpurile să se completeze în ordinea
administrativă: judeţ, comună (dacă e cazul), localitate. Această ordine permite folosirea
listelor ierarhice ataşate (uşurează munca, evită scrierea greşită sau necompletarea
comunei). În cazul în care se scrie mai întâi localitatea şi apoi comuna, informaţia din
localitate va dispărea.
 Numele de persoane se trec sub forma nume, prenume, exceptând numele cu grafie
specială, istoric consacrată.
 Informaţiile legate de starea de conservare (ex.: colţ rupt, zgârietură etc.) se trec în
câmpul de descriere.
 Pentru domeniul Ştiinţelor naturale la Descriere nu trebuie descris specimenul, ci

enumerate elementele distincte (cel mai adesea legate de starea de conservare).
 Pentru câmpurile de tip dată (zz/ll/aaaa) în cazul în care se ştie doar anul, se va
completa o dată convenţională, respectiv prima zi din prima luna a anului, sub forma
01/01/aaaa
 Valoarea nominală pentru un număr de inventar care are mai multe obiecte identice
reprezintă valoarea generală, nu a unui singur obiect (ca în inventarul contabil). În plus,
există posibilitatea ca un număr de inventar să conţină obiecte diferite/cu valori diferite şi
este dificil să se facă detalierile valorice pentru fiecare obiect (exemplu: un album de
fotografii).
 Introducerea unor descrieri mai lungi ale obiectului

Numărul de caractere admis de câmpul de descriere este foarte mare, nu prezintă o
problemă introducerea de descrieri, de exemplu, chiar de câteva pagini. La vizualizarea fişei
de evidenţă a obiectului trebuie să alegem Extins cu poză (dacă dorim să fie şi imaginea

inserată în fişă) sau Extins fără poză (dacă dorim să nu fie şi imaginea inserată) şi apoi se
apasă pe butonul Raport, aflat în partea dreaptă, sus a ecranului.
Diferenţa între fişa standard şi fişa extinsă este că prima are formatul fix, faţă – verso
(respectând formatul standard de carton al fişei de obiect), pe când a doua nu are limitare ca
număr de pagini (doar câmpul Descriere este mărit nu şi alt gen de informaţie).
 Se completează câmpul Nr. inv. colecţie dacă există în muzeu şi un inventar

separat pentru colecţii, dacă nu există câmpul va rămâne gol. Nu trebuie să se treacă
aceeaşi valoare care este completată în Nr. inventar, ce reprezintă numărul de inventar al
bunului din Registrul de inventare
 În activitatea de introducere a datelor este util folosirea comenzilor din tastatură sau
mouse
A. Comenzi de pe tastatură
- Ctrl+" = copiază intr-un câmp conţinutul din înregistrarea precedentă.
- Ctrl+F = caută înregistrări după anumite criterii, în cadrul formularului de completare

- Ctrl+C = copiază informaţia selectată
- Ctrl+V = transferă informaţia în locul unde se află cursorul
- Ctrl+X = şterge datele si le transfera in clipboard
- Esc = anulează o comanda
B. Comenzi cu ajutorul mouse-ului

Sunt comenzi rapide care ne permit următoarele operaţii:
1) Ordonarea (alfabetic sau invers alfabetic) înregistrărilor
Se fixează cursorul în câmpul respectiv, se dă clic dreapta din mouse şi se alege comanda
Sort ascending (dacă se doreşte ca informaţia să fie în ordine alfabetică/crescătoare) sau
Sort descending (dacă se doreşte să fie în ordine invers alfabetică/descrescătoare).
2) Selectarea înregistrărilor pe un criteriu

a. Se selectează pe formularul de MODIFICARE informaţia/parte din informaţie pentru filtru.
Se dă clic dreapta din mouse şi se alege comanda Filter by Selection. În formular vom avea
afişate doar înregistrările după criteriul impus. Aceste înregistrări se mai pot ordona cu
ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din acel câmp sau din oricare câmp dorit.
Se fixează cursorul în câmpul respectiv, se dă clic dreapta din mouse şi se alege comanda
Sort ascending (dacă se doreşte ca informaţie să fie în ordine alfabetică/crescătoare) sau
Sort descending (dacă se doreşte să fie în ordine invers alfabetică/descrescătoare).
3) Selectarea înregistrărilor care nu conţin o anumită informaţie

a. Se selectează pe formularul de MODIFICARE informaţia/parte din informaţia, după care se
doreşte filtru. Se dă clic dreapta din mouse şi se alege comanda Filter Excluding Selection. În
formular vom avea afişate doar înregistrările după criteriul impus. Aceste înregistrări se mai
pot ordona cu ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din acel câmp sau din
oricare câmp dorit. Se fixează cursorul în câmpul respectiv, se dă clic dreapta din mouse şi
se alege comanda Sort ascending (dacă se doreşte ca informaţie să fie în ordine
alfabetică/crescătoare) sau Sort descending (dacă se doreşte să fie în ordine invers
alfabetică/descrescătoare).

7. Ştergerea fişelor în DOCPAT
Pentru a evita ştergerea neautorizată a unor fişe introduse s-a impus acest nivel simplu de
securitate. Ştergerea unei fişe constă în eliminarea tuturor referinţelor legate de acea fişă:
date şi imaginile ataşate acelei înregistrări.
La pornirea programului utilizatorul se încadrează automat sub tipul de utilizator Operator.
Ştergerea fişei se activează prin selectarea din meniu: Modificare -> Identificarea muzeului,
unde se va schimba valoarea câmpului Tip utilizator în Administrator şi apoi se va apăsa
butonul Aplică setarea. Schimbarea acestei setări face ca formularul de introducere, aflat în
fundal, să se închidă automat.
“Modificare  Identificarea utilizatorului curent”
8. Operaţii cu imagini
a) Prelucrarea imaginilor
Imaginile digitale ar trebui prelucrate înainte de ataşare, ca să aibă o dimensiune mai mică
(nici o dimensiune mai mare de 500 pixeli), altfel programul va rula greu. Există posibilitatea
ca la un număr mare de înregistrări cu imagini nemicşorate să apară chiar erori. Din acest
motiv s-a impus ca fişierele „tif” să nu poată fi ataşate, deoarece consuma prea mult spaţiu,
E recomandabil ca fotografiile iniţiale să le păstraţi la dimensiunea normală pentru că deşi
programul vă permite exportul imaginii într-o locaţie aleasă, fiind la dimensiuni mici, nu mai
poate fi folosită pentru un afiş, pliant.
În cazul în care nu s-a făcut prelucrarea fiecărei imagini, e bine să se facă prelucrarea
automată a întregului folder de imagini (micşorarea acestora). Acestea necesită următoarele
operaţii:
1. Înainte de prelucrare se face o copie a folderului, ca măsură de siguranţă. Atenţie! Pe
desktop se află Icon-ul (shortcut), locaţia programului este în C/Program Files (locaţie
automată) sau altă locaţie (pe care aţi ales-o la instalare).
2. Pentru a prelucra rapid un număr mai mare de imagini aveţi nevoie de un program de
prelucrare a imaginii (ex.: Adobe sau Irfanview).
Programul Irfanview are avantajul de a se putea descărca (gratuit) programul de pe adresa
WEB.
a) Se descarcă programul de pe http://www.irfanview.com/main_download_engl.htm
(oricare dintre trimiterile din pagină).
Din File-> Open se deschide o imagine din folderul cu imagini de micşorat.
Din bara de meniu se urmează această cale: File -> Batch Conversation/Rename->Add All
Pentru micşorarea calitatea imaginii (reduce substanţial mărimea imaginii) se urmează calea:
Output Format->Options ->Save quality (se deplasează cursorul până la valorile 20 sau 30)
-> OK.
În câmpul „Output directory” se alege locaţia unde să fie salvate imaginile micşorate (E
obligatorie alegerea altei locaţii!)
Se apasă START apoi se apasă pe butonul Exit.
Acest program permite micşorarea automată a unui folder de imagini TIF şi transformarea
acestor imagini în fişiere jpg.
Etapele sunt identice ca mai sus, în plus trebuie doar ca în câmpul Output-JPEG Format să se
aleagă din lista JPG-JPEG Format.
b) ataşarea
Operaţia de ataşare a imaginilor digitale este extrem de simplă, fiind similară cu cea de
ataşare a fişierelor în e-mail.
Se apasă pe butonul Adaugă, se selectează imaginea dorită din partiţia computerului/alt
suport digital. În cadrul programului imaginea este redenumită automat şi nu se păstrează
corespondenţa denumirilor. În cazul în care se doreşte selectarea mai multor imagini se
repetă operaţia (nu există limitare la numărul de imagini ataşate). Este important ca prima
imagine din folderul de imagini să fie reprezentativă deoarece numai aceasta apare în
vizualizarea/printarea fişei de evidenţă. În cazul în care se doreşte schimbarea imaginii
pentru prima poziţie se merge cu cursorul pe cea dorită şi se apasă pe butonul În top.
Pentru a reîmprospăta lista cu fotografii digitale se apasă pe butonul Refresh.
Pentru ataşarea imaginii unui obiect care are avers/revers cele două fotografii digitale se
lipesc cu ajutorul unui program de prelucrare a imaginilor şi apoi se ataşează în aplicaţia
DOCPAT.
Înaintea operaţiei de lipire trebuie ca ambele fotografii digitale să aibă aceleaşi dimensiuni,
pentru ca în imaginea finală să apară centrate şi la fel de mari.
Unificarea imaginilor implică următoarele operaţii:
- Se deschide Irfanview.
- Din bara de meniu se urmează această cale: Image -> Create Panorama image...
- La Direction se alege Vertical (dacă se alege opţiunea Horizontal imaginea nu va
corespunde spaţiului standard din fişa obiectului la vizualizare/printare).
- Se apasă Add images şi se alege prima poză (ex.: aversul monedei), se apasă Add images
şi se alege a doua poză (ex.: reversul monedei).
- După ce aţi adăugat fiecare imagine, apăsaţi Create image pentru a obţine imaginea
unificată.
- Pentru salvare, se alege din bara de meniu următoarea cale: File -> Save, se alege locaţia
unde se salvează, se redenumeşte imaginea şi din Save as Type se alege opţiunea JPG –
JPEG Files (pentru a păstra claritatea imaginii).
- Închideţi Irfanview.
c) vizualizarea imaginilor
Se pot vizualiza prin două metode:

- Ne poziţionăm pe înregistrarea aleasă, se merge în folderul Imagini, se intră pe lista de
imagini, văzând fotografiile digitale poziţie cu poziţie.
- Ne poziţionăm pe înregistrarea aleasă, se merge pe butonul Raport (butonul din dreapta,
sus a formularului de introducere/modificare), se alege opţiunea Listă de fotografii şi se
apasă pe butonul Raport pentru vizualizare.
d) ştergerea imaginilor
În cazul în care se doreşte ştergerea unei imagini se merge cu cursorul pe poziţia imaginii
dorite şi se apasă butonul Ştergere.
e) exportul imaginilor
Se poziţionează pe imaginea aleasă, se apasă pe butonul Export şi se alege locaţia unde
doriţi să fie salvată imaginea.
La export imaginea va avea ca denumire codul dat automat de program, nu cea anterioară
ataşării în DOCPAT (exemplu: 6456C150091B487B9BDE3ED896986ED7.jpg şi nu
TapiserieScenaVinatoare.jpg)

9. Modulul clasare şi documentaţia (pe hârtie şi suport digital) ce însoţeşte
un lot de propuneri de clasare pentru bunurile culturale mobile
susceptibile de a fi clasate
Un lot (tranşă) de propuneri pentru clasare înaintate compartimentului de specialitate din

Ministerul Culturii şi Cultelor trebuie să conţină: fişele de evidenţă FAE, cererile de clasare,
rapoartele de expertiză, centralizatorul privind bunurile culturale propuse (în cazul în care
avem mai multe propuneri), copia înregistrărilor respective în DOCPAT, fişierele digitale ale
imaginilor propunerilor la rezoluţie mare. Unele documente pot fi acum listate pe hârtie şi
extrase pe suport digital din programul DOCPAT.
a. Cerere de clasare şi raport de expertiză

Trebuie parcurse următoarelor etape:
1. Completaţii în Formularul de introducere/modificare fişa bunului cultural propus
pentru clasare. Dacă această există deja, o căutaţi şi o afişaţi pe ecran în formularul de
introducere.
2. Apăsaţi pe butonul "Clasare".
3. Se deschide formularul de completare a Cererii de clasare şi a Raportului de
expertiză pentru bunul cultural. Se completează informaţiile deschizând pe rând
subpaginile pentru Cerere (paginile 1-3) şi Raportul de expertiză (paginile 1-4).
- O parte din datele obiectului selectat pentru clasare se completează automat în
anumite câmpuri, fiind extrase din fişa obiectului (deţinător, număr de inventar,
tip, subtip/titlu).
- Alte informaţii introduse la primul dosar vor apărea automat la următoarele
completări (de exemplu, adresa deţinătorului, codul fiscal/personal, informaţiile
legate de expert).
- Bifele automate sunt pentru cazurile cele mai des întâlnite (exemplu: clasarea
unui bun cultural în categoria Tezaur). Programul permite schimbarea manuală a
acestor bife (exemplu: când se propune clasarea în categoria Fond).
- La completarea criteriilor de clasare programul nu admite să se dea valoarea 0 la
vreun punctaj, dar permite necompletarea sa. Exemplu: un bun cultural mobil are
valoare artistică, dar nu are valoare memorială. În acest caz rămâne necompletat
doar criteriul memorial.
4. Se salvează formularele apăsând pe butonul "Salvează".
5. Pentru listarea Cererii de clasare şi a Raportului de expertiză se apasă butonul
"Raport". Se vizualizează pe ecran înainte de listare. Dacă vedeţi date, incorecte
închideţi fereastra de raport şi vă întoarceţi la formularul de clasare pentru a modifica
datele necorespunzătoare.
Vizualizarea tuturor propunerilor de clasare se face accesând meniul Clasare -> Cerere
de clasare şi raport de expertiză.
b. FIŞA FAE
1.Pentru întoarcerea la fişa de obiect din Formularul de modificare se apasă pe
butonul "Fişa obiectului".
2.Se vizualizează Fişa extinsă cu poză din lista ataşată butonului Raport (butonul
poziţionat în formular, dreapta sus). Este recomandată folosirea raportului extins
deoarece permite listarea integrală a conţinutului fiecărei rubrici, decalând
corespunzător spaţiile din fişa standard dacă lungimea textului unei rubrici depăşeşte
spaţiul mediu alocat. În fişa printată vor fi vizibile toate datele, indiferent de
dimensiune.
Înainte de a lista fişa de obiect, să vă asiguraţi că imaginea din raport este
reprezentativă pentru obiect (să nu fie o imagine de detaliu sau una calitativ
inferioară).
3. Se printează fişa (Fişier->Tipăreşte – Rapoarte)

c. Centralizatorul privind propunerile pentru bunurile culturale clasate
Există două situaţii:
c.1.Este primul lot de propuneri de clasare în DOCPAT - pentru a se vizualiza raportul
se parcurge traseul: Rapoarte pe toate fişele ->Liste->Centralizator. Se printează
centralizatorul (Fişier->Tipăreşte – Rapoarte).
c.2 În DOCPAT există şi alte loturi de propuneri de clasare
Sunt două variante de vizualizare a centralizatorului:
1. Se vizualizează raportul din formularul de selecţii (Selecţii pentru fişe->Selecţii
fişe). După impunerea criteriilor de selecţie, care să aibă ca rezultat înregistrările din
lotul de propuneri respectiv, se vizualizează raportul Centralizator din lista ataşată
butonului Raport.
2. Se exportă lotul de propuneri, folosind funcţia Export (Selecţii pentru fişe ->
Gestiune selecţii pentru export de date). În DOCPAT-ul rezultat, ce va conţine lotul
respectiv de fişe, se vizualizează raportul parcurgând etapele descrise la punctul c.1.
d. Copia programului DOCPAT ce conţine doar înregistrările din lotul respectiv.

Această copie se obţine folosind funcţia de export (vezi pag. 29).

10. Actualizarea listelor de termeni
Acest meniu permite actualizarea tezaurului de termeni pentru orice câmp (excepţie sunt
doar listele cu localizări geografice).
La Vizualizare pot fi văzute listele cu termeni, iar la Actualizare, pe lângă vizualizare se pot
introduce noi înregistrări. Listele sunt structurate pe domenii culturale de patrimoniu, cu
câmpurile corespondente.
Selectaţi domeniul de patrimoniu dorit

Liste de termeni->Actualizare->Domeniu->Lista dorită
Noul termen îl introduceţi la sfârşitul listei. La o redeschidere a listei termenul introdus va fi

afişat la poziţia determinată de ordinea alfabetică.
În cazul în care termenul a fost adăugat cu formularul de introducere/modificare deschis în
fundal pentru a-l putea vedea şi în lista ataşată câmpului din formular trebuie ca acesta să
fie închis şi după ce a fost redeschis termenul va fi vizibil, respectând ordinea alfabetică.

11. Selecţii
Pentru a uşura accesul la informaţia stocată în programul DOCPAT au fost concepute o serie
de formate prestabilite: cataloage, fişe, liste şi rapoarte, după criterii de selectare generale
(domeniu de patrimoniu). Programului i-a fost adăugat formularul Selecţii, ce oferă
utilizatorului posibilitatea de a extrage informaţii din baza de date după criteriile dorite, altele
decât cele prestabilite, ex.: tip de obiect, artist, material, număr de inventar, data intrării în
colecţie, loc de descoperire sau de colectare şi multe altele.
Informaţiile din baza de date pot fi regăsite cu uşurinţă, cu condiţia să existe, să fie
completate corect şi uniform. Selecţia se poate face numai dintre înregistrările dintr-un
domeniu de patrimoniu (artă decorativă, arheologie, artă plastică, documente etc.) sau
pentru toate înregistrările din baza de date, indiferent de domeniu. Programul permite, de
asemenea, selecţia după un singur criteriu (ex. material: argint) sau - simultan - după mai
multe criterii (ex.: material: argint, tip de obiect: colier şi perioadă: medievală).
Ajustarea paginii de selecţii se poate face astfel:

Din colţul stânga sus se selectează comanda Move, şi apoi se trage (prin fixarea mouse-ului
pe contur) de fiecare latură, la mărimea dorită.
Se poate deplasa toată fereastra, fără a i se modifica dimensiunile, prin fixarea mouse-ului
pe bara orizontală albastră din partea superioară a ferestrei.
A. Selectarea după un criteriu
Alegerea domeniului de patrimoniu. Opţiunea implicită este de selectare din toate

domeniile. Dacă se doreşte selectarea înregistrărilor dintr-un singur domeniu, se debifează
opţiunea Toate domeniile prin clic în fereastra de bifare şi apoi se selectează domeniul dorit
din lista de opţiuni a ferestrei Selectaţi domeniul (ex.: ARH, ETN, DOC, ARD etc.)
Alegerea rubricii (câmpului) de selecţie. Se selectează din lista de opţiuni a ferestrei

Selectaţi câmpul titlul rubricii în care se poate găsi criteriul de selecţie dorit: ex.: tip
categorial, datare, autor, atelier etc. Apoi se poate alege un operator din lista ferestrei
“Operator” (=, LIKE, NOT LIKE, < etc.):
a) pentru date de tip alfanumeric se pot selecta înregistrările:

= - identice cu condiţia impusă (cazul cel mai frecvent!)
LIKE - care conţin condiţia dorită

Exemplu: dacă în câmpul Tip termenul „pictură” nu a fost introdus uniform, uneori
completat “pictura”, alteori “pictură”, ca să se selecteze toate înregistrările cu picturi se
alege operatorul LIKE, iar în Selectaţi termenul – criteriul de căutare se scrie “pictur”.
Astfel, vom regăsi în lotul de înregistrări selectate ambele forme.
NOT LIKE - fără condiţia dorită (vor fi selectate toate înregistrările, mai puţin cele care
conţin şirul de caractere “pictur”).
<> - care nu conţin condiţia impusă (dacă această condiţie e “pictur”, atunci în
înregistrările selectate vor apărea pe lângă celelalte tipuri din bază şi cele cu „pictura”
şi „pictură”).
b) pentru date de tip numeric se pot selecta toate înregistrările care au în câmpul respectiv
valoarea:
= - egală cu acel număr
> - mai mare decât acel număr
>= - mai mare sau egală cu acel număr
< - mai mică decât acel număr
<= - mai mică sau egală cu acel număr
<> - diferită de acel număr
Alegerea termenului de selecţie. Se selectează din listă corespondentul dorit pentru

criteriul de selecţie din câmpul “Selectaţi termenul-criteriu de căutare”.
IMPORTANT! În lista de opţiuni apar numai termenii existenţi în baza de date la momentul
selecţiei.
Când lista de termeni este foarte lungă, putem să ne poziţionăm la termenul căutat utilizând
bara de butoane cu caractere alfabetice, cifre şi caractere speciale aflată dedesubt. Este un
instrument ajutător pentru poziţionarea în lista de termeni la termenii care încep cu o anume
literă, cifră sau caracter special (asterisc, ghilimele etc.). Astfel, clicând pe caracterul dorit,
vor apărea în lista de termeni din fereastra Selectaţi termenul-criteriu de căutare termenii
care încep cu litera, cifra sau caracterul special respectiv.
Confirmarea opţiunii de selecţie. Prin clicarea pe butonul “Adăugare criteriu de selecţie”

din stânga am confirmat (şi salvat) opţiunea de selecţie, iar în câmpul de lucru aflat sub
criteriul de căutare poate fi vizualizat.
Înregistrările dorite pot fi vizualizate în formatul dorit.
B. Selectarea după mai multe criterii
Cei patru paşi menţionaţi mai sus se reiau pentru fiecare criteriu de selecţie adăugat.
Alegerea relaţiilor între criteriile de selecţie: Pentru două sau mai multe criterii de
selecţie alese prin procedeul descris mai sus trebuie să indicăm şi raporturile dintre criterii,
respectiv: să fie concomitente (operatorul boolean „şi”), să fie alternative (operatorul
boolean „sau”).
Exemple:
 “Şi” = cele două criterii trebuie să fie prezente concomitent într-o înregistrare:
„cercel” şi „argint” – Caut numai cercei din argint; „Caut obiecte din argint din
perioada medievală”: „argint” şi „medievală”).

 “Sau” = trebuie să fie prezent cel puţin unul dintre criterii: „cercel” sau „argint” –
„Vreau să îmi afişeze toate înregistrările cu obiecte care fie sunt cercei (indiferent de
material), fie orice obiect din argint”.
Păstrarea sau ştergerea criteriilor de selecţie

Pentru memorarea sau ştergerea criteriilor de selecţie (poate fi un singur criteriu sau un
ansamblu cu mai multe criterii) se folosesc următoarele butoane de comenzi:
 “X” - dacă se doreşte ştergerea selecţiei;
 “S” - dacă se doreşte salvarea selecţiei, cu toate criteriile alese şi folosirea ei
altă dată (denumirea salvării poate fi numerică – dată automat sau alfanumerică - aşa
cum doriţi);
 “I” – se încarcă o selecţie salvată anterior.
Prin clicarea pe selecţia dorită din lista de selecţii afişate, formularul de selectare
va fi încărcat automat cu aceasta.
Vizualizarea numărului de înregistrări rezultate din selecţie

Numărul de înregistrări selectate sunt afişate în “Status: ... record(s)”. Dacă rezultatul
selecţiei nu este mulţumitor, poate că selecţia trebuie reformulată pe baza unor criterii mai
precise. De exemplu, selecţia pe criteriul ”medievală” poate să selecteze câteva mii de fişe.
În acest caz, este de dorit să introducem un al doilea criteriu, care să selecteze şi categoria
de piese, datarea, provenienţa sau materialul.
Alegerea criteriilor de ordonare a rezultatelor selecţiei

Din câmpul “Sortare” se alege ordinea de afişare a rezultatelor selecţiei, pe unul sau mai
multe chei de ordonare. De exemplu, pentru a obţine ordonarea înregistrărilor crescător
după număr de inventar, se selectează denumirea câmpului „Nr. Inventar”. Se pot selecta
mai multe criterii de ordonare, caz în care se recomandă să se înceapă cu cele mai
cuprinzătoare şi în cadrul lor să se aplice criterii mai restrânse. De exemplu, putem opta să
ordonăm un număr mare de rezultate după şcoală, în cadrul şcolii după numele artistului, iar
la acelaşi artist după titlul operei artistice. Câmpurile alese în fereastra din stânga jos se
afişează în fereastra alăturată din dreapta. Cu ajutorul săgeţilor orientate spre dreapta sau
spre stânga se pot adăuga sau scoate cheile de sortare. Afişarea se va face alfabetic/în
ordine crescătoare. Prin dublu-clic pe criteriul de ordonare, selecţia va fi afişată în ordine
descrescătoare.
Alegerea modului de afişare a rezultatelor selecţiei

În cazul în care s-a debifat câmpul Toate domeniile şi s-a ales o categorie de patrimoniu din
lista ataşată câmpului Selectaţi domeniul, vedeţi doar înregistrările din acel domeniu, iar
înregistrările selectate pot fi vizualizate în formatele specifice (ex. : doar dacă e bifat
domeniul NUM înregistrările selectate pot fi văzute sub forma unui catalog numismatic).
Există mai multe metode de afişare a selecţiei dorite, pe ecran sau pe hârtie:
 Consultare - se vizualizează formularul cu înregistrările respective, dar nu se pot face
modificări pe înregistrările afişate.
 Form - se vizualizează formularul cu înregistrările respective şi permite efectuarea de
modificări în înregistrările afişate.
 Raport – sunt afişate într-un raport înregistrările selectate în ordinea sortării stabilite:
-“FAE” – fişă analitică de evidenţă (se poate alege varianta fişă cu fotografie sau
doar fişă text)
- Catalog de expoziţie (cu sau fără imagini)
- Catalog general (în varianta pe o coloană sau pe două coloane)
- Lista de imagini (imagini suplimentare faţă de cea care apare pe fişă)
- Tabel de inventar
- Listă de inventar
După selectarea raportului dorit pentru vizualizare trebuie să se apese butonul
Raport.
Pentru închiderea ferestrei „Selecţii” se face clic pe butonul “IEŞIRE” sau pe butonul “x”, de
pe bara superioară orizontală a ferestrei.
Exemplu de selecţii multiple:
„Vreau să selectez din aplicaţia DOCPAT înregistrările cu

picturile şi sculpturile din perioada 1900 – 1950, ale căror
stare de conservare permit să fie expuse într-o expoziţie.”
Aceasta implică selectarea picturilor (informaţii din câmp
Categorie) şi sculpturilor (informaţii din câmp Categorie) din perioada 1900 - 1950
(informaţii în câmpurile An început, An sfârşit) care îndeplinesc condiţia bună de expus (bifat
în câmpul Bun de expus).
Ca să se obţină selecţia dorită trebuie urmate următoarele etape:

 Se apasă butonul (...)
 Din câmpul Selectaţi câmpul se alege Categorie
 Se alege Operatorul LIKE
 În câmpul Selectaţi termenul – criteriul de căutare se selectează din lista ataşată
valoarea “Sculptură”
 Se apasă pe butonul Adăugare criteriu de selecţie
 Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SAU

 Se alege Operatorul LIKE
 În câmpul Selectaţi termenul – criteriul de căutare se selectează din lista ataşată
valoarea “Pictură”
 Se apasă butonul (...)
 Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SAU

 Din câmpul Selectaţi câmpul se alege An început
 În câmpul Selectaţi termenul – criteriul de căutare se selectează din lista ataşată anul
ce reprezintă marginea inferioară a intervalului “1900”
 Se alege Operatorul >
 Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SI

 În câmpul Selectaţi câmpul se alege An sfârşit
 În câmpul Selectaţi termenul – criteriul de căutare se selectează din lista ataşată anul
care reprezintă marginea superioară a intervalului “1950”
 Se alege Operatorul <
Pentru vizualizarea acestor înregistrări rezultate se alege formatul dorit (formular –

Form/Consultare sau rapoarte).
Vreau să ştiu câte fişe au fost introduse într-un anumit interval de timp.
1. Se deschide formularul “Selecţii pentru fişe”.

2. Dacă sunt fişe introduse într-un singur domeniu se debifează câmpul “Toate
domeniile” şi se selectează domeniul respectiv.
3. Din “Selectaţi câmpul” se alege din listă “Data introducerii”.
4. În câmpul “Selectaţi termenul-criteriu de căutare” se alege din lista ataşată dată de
început al intervalului, dar se şterge ora (Ex.: în listă avem “01.01.1999 02:11:36” şi
se lasă “01.01.1999” sau “10-May-07 11:55:13” va deveni “10-May-07”. (Pot fi
diferite formele de afişare a datei, în funcţie de setările calculatorului).
5. În câmpul “Operator” se selectează din listă operatorul matematic “>=” (mai mare
sau egal), astfel vor fi selectate toate înregistrările pornind de la acea dată (inclusiv).
6. Se apasă pe butonul “Adăugare criteriu de selecţie” şi condiţia impusă va fi vizualizată
în fereastra de mai jos.
7. Se apasă pe butonul “Şi”.
8. În câmpul “Selectaţi termenul-criteriu de căutare” se selectează data sfârşitului de
interval, dar se şterge ora. (Ex.: în listă avem “01.09.2003 15:44:14” şi se lasă
“01.09.2003”).
9. În câmpul “Operator” se selectează din listă operatorul matematic “<=” (mai mic sau
egal), astfel vor fi selectate toate înregistrările introduse până la acea dată (inclusiv).
10. Se apasă pe butonul “Adăugare criteriu de selecţie” şi condiţia impusă va fi vizualizată
în fereastra de mai jos.
11. În partea de jos a ecranului se pot vedea câte înregistrări respectă condiţiile impuse
(Ex.: “Status: 94 record(s)”).


12. Setarea datei la forma românească pentru DOCPAT
Forma datei se configurează pentru limba română, astfel pentru diferite versiuni de
Microsoft Windows:
a. Windows 2003 server

Control Panel -> Regional and Language Options ->
-> Regional Options trebuie să arate astfel:
Standards and formats = Romanian
b. Windows XP
Control Panel -> Regional and Language Options ->
-> Regional Options trebuie să arate astfel:
Standards and formats = Romanian
c. Windows 2000
Control Panel -> Regional Settings ->

-> Regional Settings -> Language = Romanian
d. Windows Me
-> General -> Your locale (location) = Romanian
e. Windows 98SE
-> Regional Settings = Romanian

13. Importul datelor în DOCPAT
Dacă efectuaţi importul de mai multe ori, la versiunea curentă, dintr-o altă bază de date
DOCPAT, nu veţi obţine decât înregistrările introduse ulterior importului anterior.
Din motive de securitate, nu sunt luate în calcul modificările aduse fişelor deja importate.
Nu se pot importa date dintr-o versiune anterioară DOCPAT 2000 v2.3 sau dintr-o altă bază
de date decât DOCPAT. Pentru conversa datelor contactaţi CIMEC.
Comanda de import se găseşte la meniul Fişier  Import fişe din aceeaşi versiune (v2.3.). În
fereastra care se va deschide, trebuie să selectaţi folder-ul programului DOCPAT
(ex:docpat2k - conţine baza de date MS Access şi folderele: Imagini, utile, DocpatManual).
Repetaţi pentru orica altă bază de date DOCPAT pe care doriţi s-o importaţi.
Exemplu de eroare cauzată de utilizare incorectă a programului:

Un utilizator a dorit ca fiecare colecţie să se introducă separat într-o aplicaţie informatică
DOCPAT, crezând că nu se pot face selecţii (nu cunoştea funcţiile DOCPAT-ului).
Trebuia pentru instalarea fiecărei aplicaţii, să se folosească de fiecare dată executabilul
standard, primit de la CIMEC (prin CD sau e-mail).
S-a procedat incorect, după ce s-au introdus datele de la prima colecţie, pentru următoarea
s-a copiat aplicaţia DOCPAT, cu înregistrări, nu cea standard. Introducerea datelor din cea
de-a doua colecţie s-a făcut doar prin ştergerea datelor din câmpuri, nu a înregistrărilor
existente. În plus, nici imaginile ataşate din vechea aplicaţie nu au fost şterse consumând
inutil spaţiul. La unificarea cu alte aplicaţii DOCPAT a constatat că nu se regăsesc toate
înregistrările.
Explicaţie:
La unificarea mai multor aplicaţii DOCPAT cheia de legătură este codul înregistrării, cod unic,
generat automat de program pentru fiecare înregistrare introdusă. Păstrându-se coduri
existente în altă aplicaţie DOCPAT au apărut dubluri la coduri (deşi datele acestor înregistrări
erau difererite) şi prin unificare, dublurile - artificial create - nu au fost recunoscute şi nu
apăreau în aplicaţia finală.
DOCPAT permite unificarea mai multor aplicaţii, care pot avea înregistrări de obiecte cu
acelaşi număr de inventar (în muzee nu întotdeauna numerele de inventar sunt unice), dar
nu şi cu aceleaşi coduri generate de program (acestea trebuie să fie unice).
Recomandări:
a. ca pe un calculator să fie o singură aplicaţie DOCPAT din următoarele motive:
- pentru situaţii statistice trebuie să fie toate înregistrările în aceeaşi aplicaţie;
- va fi mai uşoară efectuarea conversiei datelor la o versiune ulterioară (orice program
informatic are, în timp, mai multe versiuni).
b. În cazul în care se doreşte instalarea mai multor aplicaţii - aferente fiecărei colecţii - pe
acelaşi calculator trebuie ca:
- pentru fiecare aplicaţie instalată să se folosească CD-ul original;
- la instalarea unei noi versiuni a aplicaţiei DOCPAT, să se descarce executabilul pentru toate
aplicaţiile. Unificarea datelor nu se poate face cu aplicaţii care au versiuni diferite .

14. Exportul unor date din DOCPAT
Aplicaţia DOCPAT permite exportarea unor fişe de obiect sau înregistrări din arhiva
documentară. Aceste înregistrări vor fi depozitate într-o versiune similară de DOCPAT, la o
locaţie aleasă de utilizator.
Selectarea înregistrărilor pentru export depinde de identificarea acelor înregistrări, prin

deschiderea unui form de fişă FAE sau a formului de arhivă documentară, şi de deschiderea
formului Nume selecţie / Bifă de selecţie de la opţiunea Selecţii pentru fişe.
A. Se afişează în formularul de modificare o înregistrare care va face parte din

selecţia dorită.
Identificare înregistrărilor se poate face şi din formularul de selecţii.
Această modalitate este recomandată atunci când sunt foarte multe înregistrări în bază şi
este necesară o selecţie preliminară.
După construirea selecţiei se apasă pe butonul Formular de modificare.
Alte moduri de a ajunge la înregistrarea dorită sunt următoarele:

- comanda Find, după un criteriu (comanda din taste: Ctrl+F)
- dacă sunt foarte multe înregistrări în bază, pentru o găsire mai rapidă se poate
utiliza iniţial o comandă de filtru (comanda cu ajutorul mouse-ului Filter By
Selection) şi apoi să se utilizeze comanda Find.
- butoanele din bara de navigare
B. Deschideţi formul Nume selecţie / Bifă de selecţie de la opţiunea Selecţii pentru fişe
În fereastra apărută pe ecran se completează denumirea dorită pentru lotul de înregistrări

selectate care vor fi exportate şi se bifează.
Pentru alte înregistrări care fac parte din acelaşi lot de înregistrări, în formul de fişă se caută
următoarele înregistrări şi se bifează nemodificând numele selecţiei.

Pentru obţinerea unui lot diferit, din formul Nume selecţie / Bifă de selecţie se va modifica
numele selecţiei apoi se va bifa.
În denumire nu sunt admise spaţiile. Sunt admise caractere alfanumerice, precum şi semnele
“-“, “_”.
Pentru fiecare înregistrare din lot trebuie să se bifeze câmpul de selecţie.
Exemplu: Am în DOCPAT 30 picturi şi 67 sculpturi. Vreau să clasez trei picturi (autori:

Petraşcu, Gheorghe şi Grigorescu, Nicolae). Pentru constituirea dosarului de propuneri de
clasare este nevoie şi de o copie electronică a acestor fişe.
Selectarea se poate face alegând una din modalităţile de mai jos:
a. Se caută în câmpul de autor cu ajutorul comenzii Find valorile: Petraşcu, Gheorghe
apoi Grigorescu, Nicolae. Se bifează câmpul de selecţie.
b. Se face un filtru preliminar prin comanda FILTER în câmpul “TIP” punând valoarea
“pictură”. Cu ajutorul butoanelor de navigare se parcurg cele 30 de picturi şi se
bifează cele trei dorite.
c. Cu ajutorul butoanelor din bara de navigare se parcurg cele 97 înregistrări şi se
bifează doar când pe ecran se vizualizează înregistrările dorite.
După alegerea fişelor dorite se închide această fereastră din butonul „X”.
Pentru exportul înregistrărilor din arhive documentare se procedează la fel ca pentru exportul
fişelor de evidenţă.
C. Pentru vizualizarea şi exportarea lotului de înregistrări selectare se parcurge din

meniu:
Selecţii pentru fişe -> Gestiune selecţii pentru export date
Pentru a exporta un lot trebuie să se aleagă tipul de date din lotul respectiv: fişe FAE sau
înregistrări din arhiva demonstrativă. În fereastra următoare vor fi afişate denumirile loturilor
de selecţii aferente.
Apăsând pe butonul Afişează selecţii alese vor putea fi vizualizate înregistrările din acel lot
având câteva elemente de identificare: număr de inventar, domeniul cultural de care aparţin,
categorie obiect, tip.
Apăsând butonul Exportă selecţia aleasă aceste înregistrări vor fi exportate într-o locaţie
aleasă de dvs. Această aplicaţie va conţine doar înregistrările din lotul respectiv.
Clicând pe butonul Salvează cu un alt nume se poate schimba denumirea lotului respectiv
sau a unei părţi a acesteia (se debifează înregistrările din lot care nu respectă condiţia dorită
de partiţie). Numele schimbat va fi completat în câmpul aferent.
Un lot de selecţii poate fi şters prin poziţionarea denumirii acestuia din lista de denumiri şi
apăsând butonul Şterge selecţii alese.

15. Validarea înregistrărilor introduse
Acest meniu se foloseşte în cazul în care se doreşte validarea înregistrărilor introduse.

Comanda permite verificarea termenilor din câmpurile care apar în meniul Actualizare
termeni şi are ca rezultat:
- un raport care poate fi văzut pe ecran sau listat la imprimantă (Pentru imprimarea
raportului se deschide meniul Fişier şi se selectează comanda Tipăreşte rapoarte.
Pentru a avea informaţii legate de actualitatea raportul printat acesta va avea la
subsol data şi ora printării.)
sau
- un mesaj din care rezultă că nu există nici un termen nevalidat sau altul că nu
există înregistrări asupra cărora să se efectueze validarea.
Această comandă detaliază erorile dar nu împiedică introducerea, afişarea sau selectarea
înregistrărilor respective.
Câmpurile care au liste de termeni pot fi:
- cu aceeaşi denumire în toate domeniile de patrimoniu: (tip, material, tehnică,
cuvinte cheie etc.);
- specifice unui domeniu de patrimoniu (Exemple: arheologie - tip, Epocă/Perioadă,
Mediu cultural etc.; artă decorativă - Şcoală/Atelier; numismatică - Stat emitent,
Suveran emitent etc.).
Afişarea se va face în ordinea alfabetică a denumirii câmpurilor. Pentru o identificare mai
rapidă sunt afişate informaţii privind: domeniul cultural/deţinătorul şi numărul de inventar a
bunului cultural mobil.
Exemplu:
Pentru completarea în câmpul Tip există posibilitatea de a selecta corespondentul tipului
dorit din lista anexată, în cazul în care acesta nu există se completează în Actualizare
termeni->Actualizare, în domeniul dorit şi în lista aferentă Tipului. Se revine pe formularul
Introducere/Modificare şi se selectează noul corespondent introdus în listă.
Dacă se completează direct - fără ca tipul respectiv să se regăsească în listă - sau dacă este
scris altfel (erori de tastare, formă accentuată, cuvinte intercalate sau adăugate etc.) decât
în listă, va apărea o eroare semnalată în meniul “Validare”.

Tipul Protomă zoomorfă, nefiind în listă, va fi afişat la validare.

16. Formularul pentru arhive documentare
Arhiva documentară reprezintă evidenţa materialelor (tip: fotografie, diapozitiv, clişeu,

casetă video şi casetă audio) care au valoare documentară.
În cazul fotografiilor cu valoare memorială acestea sunt considerate bunuri culturale cu
valoare istorică şi se introduc în aplicaţia DOCPAT, la domeniul cultural Istorie.
Pentru a vedea fişa documentară se apasă pe butonul Raport.
Dacă se doreşte să se vadă sub formă de cataloage, în funcţie de tipul materialului
documentar Rapoarte pe toate fişele -> Arhive documentare
An început (pagina Descriere) – anul de început din intervalul de timp din datare, când
datarea nu este exactă
An sfârşit (pagina Descriere) – anul de sfârşit din intervalul de timp din datare, când
datarea nu este exactă
Atelier (pagina Conţinut) – atelierul unde s-a produs suportul documentar
Autor (pagina Conţinut) – autorul suportului documentar
Autor obiect (pagina Gestiune) – autorul obiectului de pe suportul documentar
Autor transcriere (pagina Conţinut) – autorul transcrierii înregistrării
Colecţia (pagina Gestiune) – colecţia din care face parte
Comună (pagina Provenienţă) – comuna evenimentului înregistrat
Contor (pagina Conţinut) – indicaţia dată de contor la suportul documentar respectiv
Cuprins (pagina Conţinut) – descrierea conţinutului suportului documentar
Data (pagina Conţinut) – data suportului documentar
Data ieşirii (pagina Circulaţie) – data ieşirii din instituţie
Data inv.(pagina Principală) - data când a intrat în arhivă
Data întoarcerii (pagina Circulaţie) - data întoarcerii în instituţie
Data transcriere (pagina Conţinut) – data transcrierii înregistrării audio
Datare obiect (pagina Descriere) – datarea bunului cultural din suportul documentar
Dimensiuni (pagina Descriere) – dimensiunile suportul documentar
Drepturi (pagina Gestiune) – cine are drepturi de autor asupra imaginii
Etnie (pagina Provenienţă) – etnia
Judeţ (pagina Provenienţă) – judeţul evenimentului înregistrat
Loc (pagina Conţinut) – locul evenimentului înregistrat
Localitate (pagina Provenienţă) – localitatea evenimentului înregistrat
Locul (pagina Circulaţie) - locul unde a fost trimis
Martor foto (pagina Gestiune) - dacă există martor foto
Material tehnica (pagina Descriere) – materialul şi tehnica suportului documentar

Mod de depozitare (pagina Gestiune) – modul depozitării (ex.: album, cutie)
Motiv (pagina Circulaţie) – scopul ieşirii din instituţie (ex.: expoziţie)
Nr. act data (pagina Circulaţie) – numărul actului care a reglementat această ieşire
Nr. folie (pagina Gestiune) - numărul foliei suportului documentar
Nr. inv. (pagina Principală) – numărul de inventar din arhiva documentară
Nr. mapă (pagina Gestiune) - numărul mapei unde este depozitat suportul documentar
Nr. poziţie (pagina Gestiune)– numărul poziţiei din locaţia sa
Observaţii (pagina Circulaţie) – observaţii legate de ieşirea suportului documentar
Observaţii (pagina Gestiune)– observaţii legate de suportul documentar
Stare de conservare (pagina Gestiune) - starea de conservare a suportului documentar
Tema (pagina Principală) – evenimentul surprins
Tip document (pagina Principală) – tipul suportului documentar
Titlu (pagina Principală) – titlul obiectului/evenimentului din suportul documentar (ex.

fotografie)
Val. de cumpărare (pagina Gestiune) – valoarea cu care a fost cumpărat suportul

documentar
Valoare (pagina Gestiune) – valoarea actuală a suportului documentar
Verificări (pagina Gestiune) – data sau persoana care a făcut verificarea informaţiilor
Zonă (pagina Provenienţă) – zona de unde provine suportul documentar, în cazul în care
nu se cunoaşte cu exactitate localitatea de provenienţă, zona istorică sau etnografică

17. Vizualizarea şi printarea rapoartelor (fişe, cataloage, liste)
După completarea unei fişe pentru a vedea datele sub formă de fişă de evidenţă analitică
trebuie să se aleagă un tip de raport din lista din dreapta ecranului, în partea de sus şi apoi
se apasă pe butonul Raport.
Printare fişă analitică de evidenţă
Există două modalităţi de a printa fişa de evidenţă dorită.

a. Deschidem în formular înregistrarea dorită. În funcţie de forma dorită se alege din
Raport una din opţiuni:
Standard fără poză – fişa fără imaginea ataşată (format standard faţă – verso)
Standard cu poză – fişă cu imaginea obiectului ataşată (format standard faţă – verso)
Extins fără poză – fişa fără imaginea ataşată (format variabil) Este vizibilă întreaga
informaţie dintr-un câmp, indiferent de mărimea sa.
Extins fără poză – fişa fără imaginea ataşată (format variabil)
Listă de imagini – permite vizualizarea tuturor pozelor ataşate la o înregistrare
Pentru vizualizare se apasă butonul Raport. Pentru printare, din meniul Fişier se alege
comanda Tipăreşte - Rapoarte şi vor fi printate două pagini, faţă şi verso-ul fişei standard.
b. Din meniul Rapoarte pe toate fişele se alege domeniul de patrimoniu şi în cadrul
domeniului selectat se caută înregistrarea dorită (cu ajutorul cursorului de poziţie din partea
de jos a ecranului). Fişa este vizualizată faţă la o poziţie, şi verso la următoarea poziţie).
Pentru printare se accesează meniul Fişier-> Tipăreşte – Rapoarte, precizându-se paginile ce
urmează să fie printate. Dacă nu sunt specificate, vor fi printate toate fişele de evidenţă
aferente domeniul cultural respectiv.
Dacă la printarea fişei nu apare imaginea există două posibile motive:

- S-a ales opţiunea greşită de printare Standard fără poză.
- S-a ales corect opţiunea Standard cu poză. În cazul în care se printează mai multe fişe, iar
imprimanta este mai lentă, atunci poate să printeze fişele cu imaginea incompletă sau
inexistentă, pentru că memoria imprimantei prelucrează mult mai rapid informaţia de tip text
decât cea tip imagine. Pentru a înlătura acest neajuns se va printa fişă cu fişă.
Atenţie! După selectarea tipului de fişă dorit trebuie, pentru vizualizare, să se clicheze pe
butonul Raport.
Printare listă, catalog
Din meniul Rapoarte pe toate fişele se vizualizează catalogul sau lista dorită. Pentru printare
se accesează meniul Fişier-> Tipăreşte – Rapoarte.

18. Copii de siguranţă, transferul programului DOCPAT pe alt calculator,
salvarea înregistrărilor sub formă de fişier PDF
Recomandăm ca programul DOCPAT să fie inclus în operaţia de arhivare a datelor de pe

calculator.
În funcţie de volumul introducerilor se pot face arhivări pe acelaşi computer (lunar,
săptămânal). Recomandăm copierea arhivelor DOCPAT pe un mediu extern (CD/DVD/alt
computer).
Pentru detalii privind arhivarea programului DOCPAT, vedeţi capitolul Securitatea datelor,
secţiunea Copia de siguranţă a bazei de date (back-up).
 Salvarea fişelor de evidenţa analitică ca fişiere “PDF”

Avantaj: se salvează perfect imaginea fişei de evidenţă (cu text, imagine)
Dezavantaj: nu mai permite modificări ulterioare
Pentru acest tip de salvare sunt necesare următoarele operaţii:
a) instalarea programului necesar
Se poate folosi orice program care instaleaza o imprimanta virtuala de tip PDF.
Pentru programul DOCPAT, recomandăm Bullzip Free PDF Printer, pentru că este însoţit
de o licenţă publică. Acest program se află şi pe CD-ul de instalare DOCPAT.
Puteţi descărca programul şi de pe internet, de la adresa:
http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php#download
După descărcare, se dezarhivează şi apoi se execută fişierul din interior.
Pentru dezarhivare, vă recomandăm programul WinRAR:
http://www.rarlab.com/download.htm
b) salvarea se face fişă cu fişă
Ca să se salveze fişele se intră în DOCPAT, la meniul Modificare, se alege domeniul cultural în
care sunt fişele, se alege înregistrarea dorită. Deschiderea fişei implică:
- la butonul "Raport" din formular, dreapta sus, se alege din lista ataşată "standard cu poză",
apoi se apasă pe butonul “Raport” şi se vizualizează fişa faţă-verso
- La meniul Fişier (primul din bara de sus), se alege "Tipăreşte rapoarte" şi trebuie schimbate
setările imprimantei, din lista ataşată la "Name:" se alege "Bullzip PDF Printer", apoi se
apasă butonul OK. Nu o să se printeze fişa, ci se va salva ca un fişier PDF, automat, în My
Documents, sau la o locaţie aleasă.
Se schimbă locaţia de salvare apăsând pe butonul "..." şi se alege partiţia dorită.
Pentru următoarea fişă se caută în formularul de modificare înregistrarea dorită, cu ajutorul
comenzilor Ctrl+F. Se vizualizează fişa, se merge la tipărire etc. (se reiau etapele, dar nu
mai trebuie sa schimbaţi setarea "Bullzip PDF Printer" deoarece aceasta rămâne salvată cât
timp ţineţi DOCPATUL activ). Dacă a doua zi se doreşte reluarea operaţiei trebuie să se
parcurgă toate etapele, chiar şi cea cu schimbările setării imprimantei.
 Transferul programului DOCPAT pe un alt computer care conţine DOCPAT:
Pentru calculatoare fără reţea

Folderul rezultat se copiază pe un mediu de stocare (CD sau alt dispozitiv de stocare de
date)
Se deschide DOCPAT de pe calculatorul destinaţie şi se execută importul, alegând, de pe
mediul de stocare, folderul DOCPAT corespunzător.
Pentru calculatoare în aceeaşi reţea

Se face disponibil în reţea folderul aplicaţiei DOCPAT.
Pe calculatorul de destinaţie, se deschide DOCPAT şi se execută importul, alegând din reţea,
folderul DOCPAT corespunzător.

Manual Docpat

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Docpat

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

DOCPAT- Manual de utilizare

cIMeC – Institutul de Memorie Culturală

Programul de evidenţă informatizată a

CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 0

DOCPAT – Program pentru evidenţa patrimoniului cultural

CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 2

1. Scurtă prezentare a calculatoarelor personale (PC)

Fără programe (aplicaţii) Windows ar fi nefolositor. Din fericire există o multitudine de

Lansarea din meniul Programs

Lansarea folosind My Computer sau Windows Explorer

Închiderea unui program se face în unul din următoarele moduri:

CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 3

Comutarea între programe

O operaţie foarte importantă într-un sistem de operare o constituie copierea fişierelor şi

Pentru regăsirea rapidă a informaţiilor, fişierele şi directoarele trebuie să aibă nume

Oricât de încăpător ar fi un disc, la un moment dat el tot se va umple cu informaţie. Apare în

Recuperarea din “Recycle Bin”

Crearea unui director

În scopul organizării informaţiei se obişnuieşte punerea fişierelor în diferite directoare după

Crearea unui shortcut

CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 5

Aici veţi găsi, grupate după categorie, următoarele programe:

2. Scurtă prezentare Microsoft Access

Microsoft Access este un RDBMS (Relational Database Management System). Un sistem de

Deplasarea intr-o foaie de date se realizează cu ajutorul următoarelor taste:

CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 7

Access Runtime 2007

Elemente de securitate (a datelor)

- Este de preferat să executaţi comanda „Fişier  Compactare” odată la fiecare săptămână

Următoarele informaţii ţin de administrarea şi securitatea bazei de date.

Copia de siguranţă a bazei de date (back-up)

Periodic e necesar a se face câte o copie de siguranţă a programului DOCPAT pentru a

5. Instalarea aplicaţiei DOCPAT

Mai întâi faceţi o copie de siguranţă de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:

Procedura de instalare a aplicaţiei DOCPAT este următoarea:

Atenţie! Dacă nu vă regăsiţi pe lista deţinătorilor, completaţi denumirea instituţiei în câmpul

CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 9

Pentru dispariţia acesteia trebuie:

Conversia datelor dintr-o versiune anterioară

Mai întâi faceţi o copie de siguranţă de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:

La prima deschidere a programului, sunteţi întâmpinat de fereastra de iniţializare.

CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 10

6. Prezentarea meniului (comenzilor principale)

Setează pagina pentru tipărit – defineşte caracteristicile raportului care va fi scos la

Tipăreşte - Rapoarte – execută tipărirea

Afişează raportul privind importurile – Deschide documentul care conţine istoricul

Salvează o copie de siguranţă (operaţie periodică) – copiază folderul curent al programului

Ieşire - comandă pentru închiderea programului.

CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 11

Arheologie … Ştiinţă şi tehnică – deschide formularele de Arheologie … Ştiinţă şi tehnică în

Arhive documentare – deschide formularul de Arhive documentare în modulul introducere

Limitele programului Access fac ca în formularul de modificare afişarea înregistrărilor să fie

Arheologie … Ştiinţă şi tehnică – deschide formularele de Arheologie … Ştiinţă şi tehnică în

Toate Domeniile – deschide formularul de modificare, cu toate înregistrările introduse,

Identificarea utilizatorului curent

Deţinător – numele deţinătorului introdus/ales în etapa instalării programului pe computer

Cod deţinător – codul deţinătorului aferent deţinătorului, conform Listei deţinătorilor de

Tip utilizator – ascuns la iniţializarea programului şi implicit Operator la pornirea

 Meniul Selecţii (Selecţii pentru fişe)

Nume selecţie / Bifă de selecţie – Se deschide pentru a efectua o selecţie cu bifă.

CIMEC – Institutul de Memorie Culturală 13

Acest meniu se foloseşte în cazul în care se doreşte validarea înregistrărilor introduse.

 Meniul Rapoarte (Rapoarte pe toate fişele)