Le protocole logistique est un complément du contrat commercial établi entre un fournisseur et

un client. Il définit les règles, d'un point de vue logistique, devant être respectées afin d'assurer
le bon déroulement des différents processus (en terme de qualité, coût et délai).

Le responsable logistique trouvera dans ce document une trame pour l'élaboration d'un
protocole logistique. Elle devra être adaptée en fonction de la situation de chaque entreprise
(INCOTERM d'achat, caractéristiques des activités d'entreposage, organisation des
approvisionnements, qualité...). Cet exemple est orienté “activités de distribution” et permet :
• l'établissement du cahier des charges du client
• l'obtention de l'engagement de respect par le fournisseur

PROTOCOLE LOGISTIQUE Free Logistics ©

Fournisseur

Signature

Date d'application
 1) Objectif de l'entreprise

(Dénomination de l'entreprise) souhaite établir un processus d'amélioration

continue de ses flux logistiques et de leur fiabilité au travers d'une collaboration étroite avec ses
fournisseurs.

Le protocole logistique est un élément de collaboration entre les parties permettant

l'amélioration continue des flux physiques et d'information, ainsi que le respect des
engagements de délai et quantité, afin d'offrir le meilleur service au client.

Si le fournisseur fait usage de services extérieurs, il s'engage à informer ses sous-traitants des
conditions définies ci-après et de leur applicabilité.

Le cas échéant, (Dénomination de l'entreprise) souhaite connaître le prestataire

choisi par le fournisseur pour la réalisation de ses opérations logistiques.

2) Commandes
2.1 Émission et confirmation de commandes

Les commandes sont émises exclusivement par (Dénomination de l'entreprise).

Les commandes se transmettent au fournisseur via (fax, EDI, webEDI,…).
La réception des commandes doit être confirmée dans un délai de jours/heures ouvré(e)s.

2.2 Respect des délais de livraison

Le fournisseur s'engage à respecter les délais d'approvisionnement définis ainsi qu'à anticiper
les éventuelles situations de ruptures et en informer (Dénomination de l'entreprise).

Le fournisseur pourra se mettre en contact avec (Identifier les fonctions habilitées à la

gestion de l'information) pour s'informer des possibilités de modification de la date de livraison
prévue.

Toute commande doit être livrée à la date de livraison confirmée le fournisseur.

Le fournisseur doit informer (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de

l'information) de tout risque de retard ou de non respect de la quantité commandée.

Évaluation

Tout retard de livraison peut faire l'objet de pénalités.

Le respect des délais de livraison est évalué par le (Préciser l'indicateur).
Ce taux en doit pas excéder . (Détailler le mode de calcul en annexe)

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 2.3 Respect du contenu de la commande

Toute commande doit être livrée complète.

Le non respect de la quantité commandée occasionne une série de coûts logistiques et

administratifs supplémentaires, ruptures de stock, ventes perdues et perte de crédibilité auprès
des clients.

Le fournisseur s'engage, en cas d'impossibilité à satisfaire le besoin, à communiquer

l'information immédiatement à (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de
l'information). Et ce, afin de définir un éventuel échéancier de livraisons et le plan d'action
associé.

Évaluation

Le respect des commandes se mesure par (Préciser l'indicateur) qui en doit jamais être
inférieur à .
(Détailler le mode de calcul en annexe)

2.4 Qualité de l'information

Une fois la commande acceptée, le fournisseur s'engage à livrer dans des conditions de qualité,
quantité et délai conformes et se doit de mettre en œuvre les moyens nécessaires au respect
de ses obligations et assurer le contrôle de l'information liée à la livraison de la commande.

L'information transmise à (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de

l'information) doit être claire, régulière, fiable et anticiper les possibles situations de rupture.

Le contrôle sur le flux d'information constitue pour (Dénomination de l'entreprise) un

critère essentiel pour l'évaluation de la performance de ses fournisseurs.

Chaque début d'année le fournisseur s'engage à communiquer à (Dénomination de

l'entreprise) le calendrier annuel de fermeture de son activité de livraison.

Toute modification de ce calendrier devra être communiquée à (Dénomination de

l'entreprise), au minimum mois avant application de la modification.

(Identifier les points de destination de la marchandise), sont opérationnels tous

les jours ouvrés de l'année. Ainsi le fournisseur doit prendre les dispositions nécessaires pour
assurer un flux régulier de livraison de la marchandise, dans le respect des dates de livraisons
confirmées sur les commandes.

En cas de fermeture de l'activité réception de certains (Identifier les points de

destination de la marchandise) pour raison d'inventaire, l'information sera notifiée avec un
préavis de mois par (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information).

En cas de force majeure, le fournisseur s'engage a communiquer immédiatement à

(Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information), un point sur les conséquences
immédiates et à long terme sur l'activité de livraison des commandes.
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Le fournisseur devra proposer à l'entreprise un plan alternatif incluant une nouvelle source
d'approvisionnements. Ce plan sera validé par (Identifier les fonctions habilitées à la
gestion de l'information) avant tout mis en œuvre.

3) Livraison de marchandise

La livraison de marchandise doit respecter le planning de déchargement du point de destination

et/ou le processus de rendez-vous de livraison.

3.1 Garantie du transporteur sélectionné

L'état des véhicules doit être conforme à la règlementation en vigueur. Ils doivent être en bon
état de marche, de présentation, de maintenance et de propreté.

Le fournisseur s'assure, au moment du chargement, du placement et arrimage correct de la

marchandise dans les véhicules.

(Dénomination de l'entreprise) s'autorise le droit à refuser la collaboration avec un

transporteur.

3.2 Protocole de sécurité

Tout chauffeur entrant sur le site de (Dénomination de l'entreprise) doit en

respecter les consignes de sécurité.

Les consignes de sécurité sont disponibles en consultation à .

Le fournisseur doit transmettre à son transporteur ces consignes de sécurité (en annexe).

3.3 Avances - Retards

En cas de présentation du transporteur en avance sur le rendez vous, si la charge de travail et

l'état des approvisionnements le permet, (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de
l'information) pourra autoriser le déchargement de la marchandise.

Les retards de livraison, n'ayant pas été notifiés auparavant par le fournisseur ou son
transporteur à (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information), feront
l'objet de pénalités.

3.4 Déchargement

Le transporteur met la marchandise à disposition et assiste au déchargement.

Un premier contrôle visuel est réalisé en zone de déchargement. Si la marchandise présente des
détériorations, comme par exemple : taches, emballage abimé, humidité, (Identifier les
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fonctions habilitées à la gestion de l'information) pourra refuser le déchargement du camion
dans sa totalité.
Une première réception quantitative permet le contrôle du nombre de colis et palettes. Si ce
nombre n'est pas conforme à la documentation de transport et BL, ou s'il existe des
marchandises non commandées dans la livraison, celle-ci pourra être également refusée dans
sa totalité.

Si le chargement n'est pas conforme au règles de sécurité élémentaires (stabilité des

palettes... ) et qu'il peut exister un risque au déchargement, la marchandise sera refusée dans
sa totalité.

3.5 Bon de Livraison

Toute marchandise livrée doit être accompagnée de son BL (Bon de Livraison).

Tout Bon de Livraison doit être associé à un numéro de commande.

Le Bon de Livraison doit obligatoirement contenir l'information suivante :

Le numéro de commande de
Le magasin de destination
Les coordonnées du fournisseur

Chaque ligne doit préciser:

Le code EAN de l'article
La description article claire
La référence interne de correspondant à l'article
La quantité commandée
La quantité livrée
Le nombre total de conditionnements livrés
Le nombre total de palettes livrées

3.6 Étiquetage

L'étiquetage de chaque unité logistique doit en décrire le contenu. L'étiquette est apposée sur la
partie visible de la palette, et pour les colis sur la face visible depuis l'extérieur.

Les informations suivantes sont précisées sur chaque palette:

L'adresse du magasin de destination
Le numéro de la palette sur le nombre total de palettes de la livraison.
Pour chaque article:
Numéro de commande
Codes et EAN
Description de l'article
Quantité

Sur chaque colis, l'étiquetage précise les informations ci-après:

L'adresse du magasin de destination
Le numéro du colis sur le nombre total de colis de la livraison
Pour chaque article:

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 Numéro de commande
Codes et EAN
Description de l'article
Quantité

(Annexer les modèles d'étiquetage).

4) Facturation

4.1 Règles de facturation

Les factures se transmettent via (support papier par voie postale, EDI, webEDI….).

Les unités de conditionnement utilisées sur la facture doivent être identiques aux unités
utilisées sur le BL (Bon de Livraison) et la commande.

(Dénomination de l'entreprise) réalisera ses paiement conformément aux

délais négociés. Les délais de paiement négociés commencent à partir de la date de la facture
(qui ne sera en aucun cas antérieure à celle de la livraison de la commande).

4.2 Contenu de la facture

La facture doit contenir l'information suivante:

En tête normalisé (Raison sociale, Cif, etc.)
L'adresse de facturation
La date d'établissement de la facture
Le numéro de commande
Le numéro du BL (Bon de Livraison) associé
Les conditions de paiement

NB : Les conditions de paiement de (Dénomination de l'entreprise) sont .

Les codes articles

La description article
Les quantités par article exprimées en unité de commande
Les quantités par article exprimées en unité de facturation (le cas échéant)
Le prix unitaire article (dans la devise accordée contractuellement)
Le montant total par ligne de commande (dans la devise accordée contractuellement)
Les rabais, remises ou ristournes

Toute facture ne contenant pas les données requises ou ne respectant pas les quantités ou prix
accordés sera retournée au fournisseur. Une facture ne peut faire référence à des commandes
provenant de magasins différents de l'entreprise (Dénomination de l'entreprise).

(Annexer un modèle de facture)

Évaluation

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La qualité des factures du fournisseur est évaluée par le (Identifier l'indicateur).
Ce taux en doit pas excéder %. (Détailler le mode de calcul en annexe)

5) Litiges de livraison

5.1 Gestion

Le fournisseur indiquera à (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information)

le nom et coordonnées de la personne en charge de la gestion des litiges de livraison.

Les informations relatives aux litiges de livraison, seront communiquées au fournisseur via fax,
EDI, webEDI….

En cas de litiges quantitatifs ou de constat de casse apparents à la réception, il sera indiqué sur
le Bon de Transport et sur le Bon de Livraison du fournisseur la date et le constat d'écart. Le
cas échéant cette déclaration sera suivie d'une demande de retour émise par (Identifier
les fonctions habilitées à la gestion de l'information) dans un délai de jours ouvrés maximum.

Le fournisseur s'engage a traiter les déclarations de litiges dans un délai de jours ouvrés à
partir de leur date de réception.

5.2 Marchandise manquante

Motif:
Palette manquante.
Marchandise manquante dans un emballage ouvert.

En cas de marchandise manquante le fournisseur doit procéder à la livraison de celle-ci dans un

délai négocié avec (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information).

5.3 Documents inexacts

Motif:
Bon de Livraison incomplet.
Absence de Bon de Livraison.

L'incident sera enregistré et fera l'objet de pénalités.

5.4 Non respect de délai

Motif:
Avance / Retard de livraison par rapport à la date de livraison confirmée.

L'incident sera enregistré et fera l'objet de pénalités.

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 5.5 Non respect des procédures

Motif:
Absence d'accusé de réception de la commande
Retard dans l'émission de l'accusé de réception de la commande
Fractionnement des livraisons.

Le non respect de ces procédures, nécessaires au bon fonctionnement de la logistique, est

enregistré comme incident fournisseur.

L'incident sera enregistré et fera l'objet de pénalités.

5.6 Retours

Motif:
Marchandise cassée, détériorée (identification a la réception)
Marchandises excédentaires, non conformes, non commandée…. (identification a la
réception)

En cas de retours fournisseur, les délais correspondants sont définis avec (Identifier les
fonctions habilitées à la gestion de l'information).
La récupération de la marchandise dans les locaux de (Dénomination de
l'entreprise) est de la responsabilité du fournisseur et a lieu dans un délai maximum de
jours.
L'avoir correspondant au retour fournisseur, présentera le numéro de retour fourni par
(Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information).
Un même document d'avoir ne peut concerner plusieurs retours fournisseur.

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 ANNEXES

1) Liste des interlocuteurs de

2) Horaires de réception des points de livraison

3) Normes générales de sécurité

4) Modèles de documents (commande, accusé de réception, BL, facture...) et /

ou le cas échéant référence aux descriptions de messages EDI

5) Indicateurs d'évaluation de la performance des fournisseurs

6) Étiquetage

7) Règles de Palettisation par famille logistique de produits

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