GESTION DOCUMENTAL Versión 15/02/2018

Elaboro: A.A.

 OBJETIVO
De acuerdo a las Políticas Institucionales, se da a conocer a la comunidad usuaria
de la FUNDACION YAALIAKEISY, y a los responsables del manejo de los
archivos, el fundamento teórico-práctico, sobre la gestión documental, lo cual
permite ofrecer el servicio de consulta de información eficaz en cada uno de los
municipios, en sus sedes de atención en los diferentes programas sociales y
conservar el patrimonio documental de la FUNDACION YAALIAKEISY

 DEFINICIONES:
1. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce o como fuente de la historia.
2. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por el talento humano de las
áreas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza
para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
3. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según
los materiales empleados (papel, archivo audiovisual, fotográfico, fílmicos,
informáticos y sonoros).

 ALCANCE: Este instructivo de gestión documental está orientado a facilitar la

organización de los Archivos de Gestión de las Unidades de Atención y Servicio en
las diferentes modalidades de atención, administradas por de la Fundación
YAALIAKEISY.

 MARCO LEGAL:
La Constitución:
Art 8: Es obligación del estado y de las personas proteger las riquezas naturaleza
de la nación
Art 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar a su
buen nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar
Art 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y
la de fundar medios masivos y de comunicación
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Elaboro: A.A.

Art 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución
Ley 527 de 1999. Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,
de comercio electrónico y de las firmas digitales.
Ley General de Archivos 594 de 2000. Administración de Archivos, Gestión
Documental, acceso y consulta de documentos
Acuerdo 042 de 2002. Criterios para la organización de los archivos de gestión en
las entidades públicas y privadas.
Decreto 2609 de 2012. Reglamenta titulo V Ley 594 de 2000. Procesos de gestión
documental e instrumentos archivísticos.
Ley 1712 de 2014. Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional.
Decreto 1080 de 2015. Compilación Normativa Gestión Documental (Comité
Interno de archivo, responsabilidades, evaluación documentos de archivo, política
gestión documental, instrumentos y procesos, gestión de documentos
electrónicos).

 CICLO VITAL DOCUMENTAL:

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos en el desarrollo de los diferentes
procesos en la Fundación Yaaliakeisy desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la

estructura que tuvo durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo

documental al que pertenece. Los documentos producidos por una institución, organismo,
dependencia no deben mezclarse con otros.
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Elaboro: A.A.

 VALOR DOCUMENTAL:

Para la valoración de los Archivos es importante tener en cuenta el uso, la frecuencia y las
normas que regulan la producción documental, esto permite determinar la fase en que se
encuentra el documento

VALORES PRIMARIOS: Son los que tienen los documentos desde su creación o
recepción, mientras sirven al programa y/o contrato vigente desarrollado por la Fundación
Yaaliakeisy y al iniciador, destinatario o beneficiario.

VALORES SECUNDARIOS: Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o

reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la
historia como testimonio de la memoria colectiva.

 TABLA DE FORMATOS:

Consultar la Tabla de Formatos (físicos y en digital), que corresponde al programa o

modalidad contratada en administración de la Fundación YAALIAKEISY. Asegúrese de
tener en sus manos el formato vigente (actualizado por fecha) el cual hace parte de la
Gestión Documental, aprobada por los entes administrativos, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y Fundación Yaaliakeisy.

VER ANEXOS

Beneficios:

 Facilitan el manejo de la información

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental

 Permiten a la administración proporcionar una servicio eficaz y eficiente

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Elaboro: A.A.

PROCESO ARCHIVISTICO:

1. PRODUCCION: Generación de documentos en cumplimiento de funciones

propias.

2. RECEPCION: Operaciones de verificación y control para admitir los

documentos

3. DISTRIBUCION: Garantizar que los documentos lleguen a sus

destinatarios

4. TRAMITE: Recorrido del documento desde su producción o recepción

hasta el cumplimiento de su función administrativa

5. ORGANIZACIÓN: Operaciones técnicas y administrativas para agrupar los

documentos en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales

6. CONSULTA: Acceso a los documentos para conocer la información que

contienen, se debe tener en cuenta las disposiciones de reserva legal
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Elaboro: A.A.

7. CONSERVACION: Medidas preventivas o correctivas para asegurar la

integridad física y funcional de los documentos de archivo

8. DISPOSICION FINAL: Decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registradas en la TRD,
con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción

 CLASIFICACION:

Hacer agrupaciones homogéneas de documentos, es decir que tengan que ver con el
mismo trámite o asunto. Todo documento generado o recibido debe obedecer a un
asunto.

PARA TENER EN CUENTA….

 Identificación de unidades administrativas y operacionales.

 Clasificar según los componentes y procesos administrativos.

 Conformación de divisiones y subdivisiones, según los componentes, estándares y

variables correspondientes.

 Control en el tratamiento y organización de los documentos.

La correspondencia que se limita a una información genérica, se debe agrupar en:

 Correspondencia Externa: Cuando se trata de correspondencia entre una

dependencia de la Fundación Yaaliakeisy y personas o entidades ajenas a ella.
Cada comunicación debe ir unida a su respuesta (Oficios enviados y oficios
recibidos).

 Correspondencia Interna: Cuando se trata de correspondencia o notas entre

dependencias y/o grupos de trabajo de la fundación Yaaliakeisy. Cada
comunicación debe ir unida a su respuesta.

 ORDENACION DOCUMENTAL

Ubicación física de tipos documentales en las carpetas (unidades documentales),

respetando el principio de orden original, es decir, la secuencia que dio origen al
trámite del asunto correspondiente.

PARA TENER EN CUENTA…

 Relaciones entre unidades documentales, divisiones, subdivisiones y tipos

documentales.
 Conformación y apertura de carpetas.
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Elaboro: A.A.

 Determinación de los sistemas de ordenación.

 Foliación
 FOLIACION:

 La foliación se debe realizar al finalizar la atención o el desarrollo de los tramites,

procesos o contrato.

 Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina

negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.

Se debe numerar de manera

consecutiva, es decir, sin omitir
ni repetir números.

En la Cara RECTA, escribir el número en

la esquina superior derecha, en el
mismo sentido del texto.

98

87
Si existen errores en la foliación, ésta se 76
anulará con una línea oblicua, evitando 5
tachones
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Elaboro: A.A.

TENGA EN CUENTA:

 No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos

digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia
y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del
instrumento de control o de consulta.

 No se debe omitir ni repetir números, como tampoco utilizar suplementos como A,

B, Bis.

 Se inicia con el número 1, que debe corresponder a la información más antigua, es

decir donde se inició el trámite documental.

 Al iniciar la foliación la documentación debe estar depurada, por lo tanto, se deben

haber retirado copias, fotocopias, borradores, entre otros.

 No se deben foliar las pastas, el índice de carpetas ni las hojas – guarda en blanco

 Carpeta de beneficiarios: Los documentos se deben foliar siguiendo el orden

establecido en la lista de “Folio de Carpeta de beneficiarios”, con un lápiz de mina
negra (HB), en forma legible, sin enmendaduras. En el momento de egresar el
beneficiario se registra y se verifica el folio, el cual debe corresponder a la lista que
reposa en la cara izquierda de la carpeta.

 ORDENACION:

Debe ser adoptada teniendo un orden lógico y apropiado de acuerdo con las
características administrativas, legales funcionales y técnicas de los documentos,
aplicando métodos acordes con las características diplomáticas de los documentos

SISTEMA DE ORDENACION:

 Ordenación Cronológica: Se realiza la ordenación al interior de la carpeta tomando

como referencia los datos de la fecha. En la ordenación de comunicaciones
oficiales recibidas, se toma la fecha de radicado.

Si se trata de documentos principales con anexos (comunicación oficial recibida, enviada

o interna que tenga documentos unidos a ella) la ordenación ha de hacerse teniendo en
cuenta los documentos principales.

 Ordenación Alfabética: Se ordenan los documentos siguiendo las letras del

alfabeto. Estos nombres pueden ser de la materia objeto del contenido
documental, o de la persona a la que éste se refiera. Dentro de este tipo de
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Elaboro: A.A.

ordenación encontramos la ordenación onomástica donde para la organización de

las piezas documentales se tiene en cuenta el primer apellido, el segundo y el
nombre en último lugar.
Las carpetas de Talento humano estarán archivadas en carpeta desacificada en
los puntos asignados como EAS de los contratos vigentes con ICBF, en orden
alfabético

 Ordenación Numérica: Los documentos dentro de la carpeta se ordenan en forma

numérica ascendente, es decir el primer número corresponde al primer documento
en la unidad de conservación (carpeta). Este sistema es apropiado para
Circulares, Decretos, Resoluciones, Comprobantes de Egreso, entre otros.

IDENTIFICACION DE LAS CARPETAS

La identificación de las carpetas se hará en formato impreso ubicándolo con pegante

líquido sobre la cara externa de la primera tapa de la carpeta, horizontalmente, en la
esquina superior derecha, dejando un centímetro de los bordes.

Para la carpeta del beneficiario: Diligenciar los datos e identificar la carpeta

Nombres y apellidos

Nro de Documento de Identidad:

Tipo de Beneficiario:

UDS:

Para las carpetas de orden administrativo se rotulan con el siguiente formato:

FUNDACION –YAALIAKEISY

Xxxxx (nombre del archivo: componente, estándar y/o variable)

AÑO
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Elaboro: A.A.

Número del Estándar y número de

la Variable + Nombre del estándar

 SEÑALIZACION DE ARCHIVOS:

Divisiones y subdivisiones en los

espacios y/o muebles de archivo

Los espacios estarán asignados y rotulados por

procesos (Componentes)

Las subdivisiones serán las correspondientes a los

estándares de calidad y las variables
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Elaboro: A.A.

Fase del proceso de organización documental:

Consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo

resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Con el fin de conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo en
sus diferentes fases (Archivo de Gestión – Archivo Central – Archivo Histórico), es de
carácter obligatorio que el talento humano conozca las siguientes indicaciones para el
buen uso y manejo de los documentos.

 Para perforar los documentos, tenga presente que: Los documentos deben estar
alineados en la parte superior, NO en el centro. Debe tomar como base o guía una
hoja de tamaño OFICIO, siempre y cuando se emplee en el expediente este
tamaño.
 Utilizar ganchos plásticos en las unidades conservación (carpetas de beneficiarios
y otros). Perforar en espacios en blanco, no donde exista información.
 Recuerde que los documentos que originalmente se hayan impreso o fotocopiado
en papel reciclado se debe demarcar con una “X” en todo el espacio de la hoja
señalizando que esa información fue desechada, para evitar la confusión de
información.
 Evitar subrayar los Documentos originales, aplicarles resaltadores, hacerles
anotaciones adicionales u otro tipo de marcas ya que alteran los documentos y
dificultan obtener imágenes nítidas cuando se microfilman o van a ser
fotocopiados.
 Al iniciar el trámite de los asuntos de los diferentes programas de la Fundación
Yaaliakeisy los documentos producidos o recibidos deben ser incorporados al
expediente correspondiente. Dejar acumular documentos sin archivar puede
ocasionar pérdida, deterioro físico y se convierte en un obstáculo para la buena
marcha de las actividades administrativas; es mejor archivar de manera
permanente y no periódica.

En cuanto al archivo de los documentos, según las divisiones y subdivisiones, tenga en

cuenta:

 Usar una carpeta para cada beneficiario, con gancho legajador plástico.
 Para las carpetas de uso administrativo cada carpeta tiene como capacidad de
almacenamiento entre 200 y 250 folios (hojas), no se debe usar gancho legajador,
ni ganchos de cosedora. En caso de que se requiera más de una carpeta para un
expediente, puede abrir las que sean necesarias. Ejemplo: 1 de 2; 3 de 8; 5 de 5.
 La división del archivo va por componente y/o proceso administrativo. A su vez
cada carpeta de cuatro tapas contiene los documentos por estándar y a necesidad
se subdivide por variables según el manual de evaluación - estándares de calidad.
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Elaboro: A.A.

 INVENTARIO DOCUMENTAL:

Para efectos de garantizar el cumplimiento de lo establecido en el Artículo 15 de la Ley

594 de 2000 –Ley General de Archivos- y el Acuerdo 038 de 2002 expedido por el Archivo
General de la Nación y de esta forma dar continuidad a la gestión pública.

El Coordinador de cada municipio y/o Programa será responsable de la adecuada

conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven
del ejercicio de sus funciones.

Toda persona al ser vinculada, trasladada o desvinculada de su cargo, recibirá o

entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para
garantizar la continuidad de la gestión.

Al finalizar el tiempo de ejecución de un contrato se debe realizar inventario de los

documentos archivados.

 GUÍAS PARA DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS

El correcto diligenciamiento de todos y cada uno de los formatos es condición

necesaria para el logro de los objetivos propuestos por la FUNDACION
YAALIAKEISY todos los programas dirigidos por la Fundación Yaaliakeisy, así
como para el balance volumétrico que de esta información se pueda procesar a
nivel de cada uno de los agentes y los cruces de información que se estimen
convenientes.
Por esta razón es oportuno definir algunas características generales y dar una
serie de recomendaciones al respecto.
 La mayoría de los campos de los formatos empleados en la operación de
los programas a cargo de la Fundación Yaaliakeisy son obligatorios.
 Usted podrá dejar vacíos los campos, que son aquellos que se consideren
“opcional”. Algunos campos también se pueden llenar con la opción. Si la
información de ese campo efectivamente no aplica para usted, podrá
marcar en la casilla - No Aplica.

La totalidad de los campos debe ser llenado: las casillas de todos los
formatos deben ser diligenciadas obligatoriamente. Cualquier dato que no
sea diligenciado, el responsable debe adjuntar la explicación
correspondiente para garantizar la consistencia de la información.
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Elaboro: A.A.

 Cualquier error que se detecte, debe ser corregido inmediatamente.

Entregando los formatos sin tachones, ni enmendaduras. Errores no
corregidos conllevan a un proceso no conforme y adicionalmente generan
errores posteriores.
 el suministro de la información, diligenciada en los formatos de las
diferentes Modalidades debe contar con la seguridad y confidencialidad.
 Todo el personal debe verificar que todos los documentos manejados en
sus procesos se encuentren con la información exigida para optimizar las
labores de registro en un sistema computarizado.

 MANTENIMIENTO DE LOS MUEBLES Y LAS CAJAS DE ARCHIVO:

Los archivadores y las cajas de archivo son asignados para la conservación, seguridad y
buen manejo de los documentos; no se deben guardar implementos de oficina, cafetería,
equipos, impresoras, alimentos, arreglos navideños, objetos personales, etc. La limpieza
del mobiliario y cajas de archivo de los documentos se debe realizar a diario, para evitar la
acumulación de polvo o bacterias y permitir una adecuada conservación de los
documentos.

.
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Elaboro: A.A.

 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN LA COMPUTADORA

El nombre del archivo electrónico es de suma importancia para la localización y el acceso

a la información, este debe ser breve, descriptivo y distintivo; se debe alimentar
continuamente.

Los archivos almacenados en nuestra computadora deberán conservar la misma

organización que los archivos en soporte papel.

1. Cree una carpeta con el nombre del programa y/o número de contrato

2. Dentro de la carpeta del programa se hacen subdivisiones, conservando la forma

de archivo físico. Se debe tener en cuenta que en las carpetas reposen los
DOCUMENTOS DE ARCHIVO y los DOCUMENTOS DE APOYO (leyes,
decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que
contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión
administrativa.

3. Una vez el funcionario sea trasladado, desvinculado o se termine el contrato, los

archivos de la computadora deberán ser entregados al Jefe inmediato, no se
deben borrar, ni llevarlos.

Manejo y Conservación de los medios electrónicos.

Se debe proteger la información almacenada en estos tipos de medios (correo

electrónico, CD-ROM o lector, CD-RW o Regrabable, DVD, Memoria USB, Discos duros
externos. Etc.). Para esto es necesario:
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Elaboro: A.A.

 Los mensajes que llegan por correo electrónico, además de ser almacenados en el
buzón del correo electrónico Institucional, se deben guardar y mantener.
 Cambiar periódicamente la contraseña del correo Institucional.
 Depurar la información del correo electrónico, que no sea de importancia o no
tenga ningún valor para la Modalidad Familiar entorno a sus funciones, evitando el
saturamiento del sistema, es necesario asegurarse de que el material que se va
eliminar ya no es necesario.
 Para discos (CD, DVD, etc.) se deben mantener en forma vertical, evitar
exponerlos a temperaturas altas, rayos solares o campos magnéticos.
 No se deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo en los
discos.
 En el Disco duro del equipo de escritorio o portátil se debe mantener la
información que se maneja con mucha frecuencia y de importancia para el
desarrollo de las funciones en cada Unidad, evitando la saturación de información
en los equipos.
 Las memorias USB y Discos duros externos deben ser analizadas cada vez que
se conectan al equipo, con programas de antivirus instalados que detecte y elimine
los virus.

Anexo 1: LISTA DE DOCUMENTOS EN CARPETA DEL BENEFICIARIO

Anexo 1.1: DIMF NIÑO – NIÑA

Anexo 1.2: DIMF MUJER GESTANTE

Anexo 2: CDI INSTITUCIONAL/ LISTA DE DOCUMENTOS NIÑO – NIÑA

Anexo 3: LISTA DE DOCUMENTOS DE HOJA DE VIDA - TALENTO HUMANO

1. Formato único hoja de vida persona natural (1 Original)

2. Rotulo con nombre del cargo al que está aplicando (1 rótulo )
Adherido en la tapa interna de la carpeta
3. Fotos recientes 3X4 fondo azul (2 fotos)
4. Fotocopia de la cedula ampliada al 150% (3 Copias legibles)
5. Fotocopia RUT actualizado a 2014 (1 Copia)
6. Antecedentes disciplinarios – Procuraduría (1 Copia)
7. Antecedentes Fiscales – Contraloría (1 Copia)
8. Antecedentes Judicial - Policía Nacional (1 Copia)
9. Fotocopia de acta de grado bachiller (1 Copia)
(cuando aplique)
10. Fotocopia de diploma de grado bachiller (1 Copia)
11. Fotocopia de acta de grado otros estudios (1 Copia)
12. Fotocopia diploma de gado otros estudios (1 Copia)
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Elaboro: A.A.

13. Certificación de estudios en proceso (si aplica) (1 copia)

14. Certificaciones laborales (1 Copia/Una)

Anexo 4 LISTA DE FORMATOS DIMF

Anexo 5 LISTA DE FORMATOS CDI INSTITUCIONAL