Archivistica Guia 2 Version 5

C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R
ARCHIVÍSTICA
GUIA 2
DATOS DEL APRENDIZ
Aprendiz:
Programa:
Jornada:
Nombre del Instructor:
Fecha:
Instructor
DERECHOS RESERVADOS © CENTRO DE CAPACITACIÓN BOLÍVAR
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN PREVIA DE C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R

Archivística - Archivar documentos - Guía 2
Nombre del Documento

GUÍA DE APRENDIZAJE
CÓDIGO: GP-FO20 FECHA: 12–07-2016 VERSIÓN: 05
NORMA DE COMPETENCIA FECHA DE ELABORACION:

NOMBRE DEL PROGRAMA: Organizar los documentos de la 03-03-2014
TÉCNICO LABORAL unidad administrativa, teniendo
NUMERO DE PÁGINAS:
ASISTENTE COMERCIAL en cuenta legislación vigente.
CODIGO 210601008
VERSIÓN 4 24
NOMBRE FECHA
REVISIÓN CONSEJO ACADEMICO 15-05-2014
APROBACIÓN CONSEJO DIRECTIVO 15-06-2014
1. IDENTIFICACIÓN
1.1 UNIDAD DE APRENDIZAJE: ARCHIVISTICA
1.2 ELEMENTO ELEMENTO 3 Archivar documentos de acuerdo con la normatividad
vigente
2. DESARROLLO DEL PROCESO
2.1 RESULTADO DEL APRENDIZAJE:
ELEMENTO 3 ( ARCHIVISTICA)
• Aplicar el sistema de archivo empleado por la organización, de acuerdo a la legislación vigente
• Emplear la codificación exigida por la organización, de acuerdo con las normas internas de la misma
y la legislación vigente
• Conformar los expedientes siguiendo las normas internas de la organización
• Archivar y conservar los documentos de acuerdo con las políticas de la organización y la legislación
vigente
• Transferir los expedientes teniendo en cuenta el manual de archivo de la organización
• Asignar a los documentos una disposición final de acuerdo con las políticas de la organización y la
legislación vigente
• Organizar los espacios del archivo, teniendo en cuenta el volumen de la documentación
• Controlar el diligenciamiento de los formatos de acuerdo a la legislación y las normas internas
• ELEMENTO 4 (ARCHIVISTICA)
• Suministrar la información correspondiente
• Suministrar la información reservada de acuerdo con la normatividad vigente
• Prestar documentos de acuerdo a las normas y procedimientos señalados por la organización
• Brindar información de calidad de acuerdo a los estándares establecidos por la organización
• Acceder a la información teniendo en cuenta el cumplimiento de las normas de la organización
• Ajustar el tiempo de respuesta de acuerdo a los estándares establecidos por la organización y
legislación vigentes
2.2 ESTRATEGIA METODOLÓGICA DEL APRENDIZAJE

• INSTRUCTOR
• Realiza prácticas demostrativas del eje temático
• Orienta a los estudiantes sobre la consulta bibliográfica
• Elabora talleres y guías de aprendizaje
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• Formula casos hipotéticos para la resolución de problemas

• Realiza entrevistas personales
• Asesora al estudiante en el desarrollo de trabajos
• Propone planes de mejoramiento que permitan al estudiante superar las dificultades.
• Presenta el protocolo de servicio al cliente.
• APRENDIZ
• Interpreta las lecturas propuestas
• Elabora mapas conceptuales, diagrama causa efecto, trama, matrices, diagramas de flujo, mapa de
ideas, cuadros sinópticos, arboles conceptuales
• Resuelve los casos planteados.
• Participa activamente en foros, debates, plenarias
• Desarrolla los talleres propuestos por el Docente.
• Realiza las consultas bibliográficas requeridas.
• Demuestra su nivel de competencia
• Realiza síntesis y esquemas
• Cencabo tomara como referente la metodología de trabajo colaborativo a través de las TIC, con el
fin de contribuir en el mundo de las tecnologías en la formación del aprendiz, para que este a su vez
pueda enfrentarse al mundo contemporáneo.
• En el desarrollo de las diferentes actividades del módulo, el aprendiz aprenderá a manejar el portafolio,
donde el evidenciara el avance adquirido durante su formación.
• 2.3 AMBIENTES DE APRENDIZAJE

• El formador buscará desarrollar en el aprendiz el conocimiento, en su ser y en saber hacer un ambiente
de aprendizaje buscando un espacio adecuado y el aprendiz pueda desarrollar todas sus habilidades
y destrezas.
• 2.4 EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE:
• ELEMENTO 1 • ELEMENTO 3
• De conocimiento: • De conocimiento:
• Prueba escrita y/o estudio de casos • Prueba escrita y/o estudio de casos
• De desempeño: • De desempeño:
• Observación durante el proceso de recepción • Observación durante el proceso de archivo de
y registro de dos documentos físicos y dos una serie documental
documentos electrónicos
• De producto:
• De producto: • Organización técnica de una unidad de
• Registro de recepción de documentos físicos conservación
o electrónicos
• ELEMENTO 4
• ELEMENTO 2 • De conocimiento:
• De conocimiento: • Cuestionario y/o estudio de casos
• Prueba escrita y/o estudio de casos
• De desempeño:
• De desempeño: • Observación de tres momentos en la consulta
• Observación durante el proceso de despacho del archivo según rango de aplicación
de cinco documentos
• De producto:
• De producto: • Respuesta a tres solicitudes de información,
• Registro de documentos despachados por cualquier medio
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• 2.5 TECNICAS E INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

• Verificación de los documentos que ingresan a la organización.
• Simulación de casos
• Formulación de preguntas sobre las normas de registro y radiación de correspondencia.
• Observación directa
• Solución de problemas que se presentan en el envío de correspondencia
• Entrevista con el personal de recepción de documentos
• Formulación de preguntas sobre archivo, tablas de retención de archivos y clases de archivo
• Simulación de situaciones en la organización del archivo
• Observación directa en el suministro de la información.
• Formulación de preguntas acerca de la producción, d los estándares de calidad de la información
• INSTRUMENTOS: (Representa Con qué se Evalúa)
• Lista de verificación y de chequeo
• Juego de Roles
• Cuestionario de preguntas abiertas y cerradas
• Lista de control de cambios
3.0 CRITERIOS DE EVALUACION
• GUIA 1 ELEMENTO 3 2. evalúa conceptos verbales y ejemplos en la

1. Verifica los conceptos aprendidos con interacción con los estudiantes, sobre manual
retroalimentación grupal de proceso y procedimiento.
2. Realiza Simulación de Ejemplos para aplicar los 3. Propone ejemplos en cuanto a las
sistemas de clasificación omisiones en los estilos a desarrollar en cada
3. Aplica las técnicas de archivo y su organización. correspondencia, debatir y contextualizar.
• GUIA 2 ELEMENTO 3 • GUIA 4 ELEMENTO 4

1. Verifica los conceptos de Transferencia 1. Verifica los conceptos aprendidos con la
de Documentos y Tablas de Retención elaboración y presentación del Formato para
Documental Préstamo de Documentos y el diligenciamiento
2. Evalúa diferentes escenarios y tablas de de los Talleres 1,2 y 3.
retención de documentos. 2. Evalúa los conceptos verbales y ejemplificación
3. Formula preguntas sobre los riesgos, normas en los Sistemas de Información y Tecnología de
de higiene, conservación de documentos en los Información aplicado a la realidad empresarial.
procesos de documentación 3. Describe de los conceptos claves de calidad
y Gestión Documental, parafraseando lo
• GUIA 3 ELEMENTO 4 entendido y aplicado.
1. Verifica los conceptos aprendidos de métodos
de investigación cuantitativa y cualitativa, a
través de la entrega de cada evidencia.
5. BIBLIOGRAFIA – CIBERGRAFIA
• -De la Horra Navarro, Julián, Estadística Aplicada, Ed. Díaz de Santos, 2003, 376 Págs.
• - Freund, Jhon E, Estadística Matemática con aplicaciones, Ed. Pearson, 2000, 640 Págs.
• - Córdoba Largo, Alejandro, Estadística descriptiva, Ed. ESIC, 2002, 566 Págs.
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6. TABLA DE CONTENIDOS
• 1. Gestión Documental
• 1.1. Tabla de Retención Documental
• 1.1.1. Procesos Técnicos
• 1.1.1.1. Identificación
• 1.1.1.2. Valoración
• 1.1.1.3. Selección
• 1.1.1.4. Eliminación
• 1.1.2. Pasos Metodológicos para la elaboración TRD
• 1.1.2.1. Investigación
• 1.1.2.2. Entrevista
• 1.1.2.3. Elaboración y Presentación
• 1.1.2.4. Aplicación
• 1.2. Transferencia de Documentos
• 1.2.1. Importancia
• 1.2.2. Archivo de Gestión de Oficina
• 1.2.3. Archivo Central o Intermedio
• 1.2.4. Archivo Histórico Permanente
• 1.2.5. Preparación Física de la Documentación

• 1.3. Conservación de Documentos
• 1.3.1.1. Taller N° 1
• 1.3.1.2. Medidas Reglamentarias Estantería
• 1.3.1.3. Almacenamiento Documentación
• 1.3.1.4. Capacidad de Almacenamiento
• 1.3.1.5. Factores Externos
• 1.3.1.6. Manejo de Documentos
• 1.3.1.7. Documentos Digitales
• 1.3.1.7.1. Preservación Documentos Digitales
• 1.4. Seguridad Ocupacional y Seguridad Industrial
• 1.4.1. Limpiezas y Saneamiento
• 1.4.2. Medidas de Seguridad para Limpieza
• 1.4.3. Limpieza Documental
• 1.4.3.1. Materiales
• 1.4.4. Limpieza y Distribución
• 1.4.4.1. Recomendaciones Fumigaciones
• 1.4.5. Recomendaciones Generales
• Taller N° 2 elaboración individual
• Glosario
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ACTIVIDAD E.A.E.
Radicar y registrar la correspondencia de acuerdo a las normas de la organización y de la legislación vigente.
CONCIENCIACIÓN / VIVENCIAS Y REFLEXIONES (INDIVIDUAL)
Evidencia la importancia del correcto diligenciamento de documentos en el diario vivir.
CONCEPTUALIZACION / HILOS CONDUCTORES (GRUPAL)
ACCIÓN INTERPRETATIVA
Reconoce cada uno de los elementos indispensables para diligenciar bien los distintos documentos
ACCIÓN ARGUMENTATIVA
Interpreta correctamente las normas para diligenciar documentos
CONTEXTUALIZACION / INTEGRACION (GRUPAL)

ACCIÓN PROPOSITIVA
Realiza los ejercicios planteados por el formador
Impresión: Editores Conarte s.a.s 02-2014
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1. GESTION DOCUMENTAL
1.1. Tablas de Retención Documental (TRD)
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas, de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales
se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos
característicos de cada organismo.
Las Tablas de Retención Documental (TRD), desde el punto de vista del trabajo archivístico son fundamentales porque:
• Permiten el manejo integral de los documentos y la información

• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total
• Ayudan a controlar la producción y trámite documental
• Identifican y reflejan las funciones institucionales
• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos
• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y los que por su carácter pueden
eliminarse en el archivo de gestión
• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene carácter permanente
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo
• La implementación de las Tablas de Retención de Documento, se originan luego de haber trabajado en el proceso de
organización de los archivos de gestión y la clasificación documental dentro de cada entidad
1.1.1. Procesos Técnicos

El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos que constituyen herramientas de
primera mano en la gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la
elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación se detalla cada uno.
1.1.1.1. Identificación
La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis.
La identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el
nivel que se quiere caracterizar y describir.
La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción, así:
FONDO SECCION SUB-SECCION
Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la SECCION y SUB-
SECCION que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.
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Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental:
SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL
La SERIE está constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas
(tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales.
Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina
productora en virtud de las funciones asignadas.
1.1.1.2. Valoración
El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y
secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo.
La Valoración en el ciclo vital
Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento
institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción
documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos
primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES
SECUNDARIOS.
En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de
la documentación como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa
-establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores.
En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos perspectivas:
La del organismo productor, que se llevará a cabo desde el Archivo Central correspondiente.
La de la Administración General coordinada por el Archivo General de la Nación con la participación activa de todos los archivos
centrales de las Entidades Nacionales, apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos.
Valores Primarios:
• Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad
productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos
producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras
dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.
• Valor Jurídico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.
• Valor Legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
• Valor Fiscal: es aquel que tiene todos los documentos que se derivan de las operaciones fiscales que tiene que ver con el
Ministerios de Hacienda y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos
y egresos y de los movimientos económicos de una empresa.
Valores Secundarios:
Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como
fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad
que los creó y los utiliza.
Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como
resultado de la valoración.
1.1.1.3. Selección
La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo.
La selección documental permite:
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• Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administración o por el usuario externo.
• Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora.
• Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
• Garantizar la conservación documental.
La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario establecer pautas generales que sean
observadas y aplicadas en el ámbito administrativo.
El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la institución productora de los documentos. Por esta razón, es
conveniente plantear programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentación administrativa (historia
laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) y la documentación misional, específica o
característica que refleje las funciones de la entidad (licencias ambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clínicas -
hospitales, clínicas- Contratos de Obra entre otros).
Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar algunos elementos indispensables para abordar
este proceso:
• La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia
• La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra
registrado en otras series.
• La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total.
Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo. Los procesos de
identificación, valoración y selección documental permiten establecer qué documentos deben ser eliminados.
1.1.1.4. Eliminación
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen
valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo de
cada entidad o administrativo según sea su competencia.
Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como
eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retención. La
eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando
los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su
respectivo inventario.
1.1.2. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD)
En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:
1.1.2.1. Investigación preliminar sobre la institución

• Compilación de la información institucional
• Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad
(decretos, acuerdos, resoluciones.)
• Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.
• Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.
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1.1.2.2. Entrevista con los productores de los documentos de la Institución

• Identificación y definición de unidades documentales.
• Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.
• Identificación de valores primarios de la documentación.
• Análisis e interpretación de la información recolectada
• Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales
• Valoración y Selección Documental,
1.1.2.3. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

• Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries
documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción
y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.
• Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.
• Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y
trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.
Si la instancia competente evaluadora hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está
obligada atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.
1.1.2.4. Aplicación
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:
• Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento
• Instructivo para su aplicación
• Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.
Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por
su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
Ejemplo de Tabla Retención Documental:
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1.2. Transferencia de Documentos

Se define como la remisión de los documentos del archivo de gestión
al archivo central y de éste al histórico, de conformidad con las tablas
de retención (TRD) aprobadas y valoración de documentos vigentes.
1.2.1 Importancia
Las transferencias documentales permiten:
• Garantizar a los todos ciudadanos en el sector público y privado
el acceso a la información
• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones
productoras
• Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo
histórico institucional
• Guardar de preventiva o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al
histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que
establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuación
Los archivos periódicamente deben ser revisados, para proceder a la transferencia o eliminación de archivos y conservar los que
pueden ser necesarios para la empresa o institución.
La transferencia regular de documentos inactivos tiene como finalidad el ahorro de espacio, equipos y mano de obra.
Optimizando el espacio para documentos activos y simplificando los procesos de clasificación y sistematización.
Para determinar el valor de los documentos y su transferencia, las empresas los clasifican bajo los siguientes criterios:
• Documentos Vitales: Incluyen los documentos legales de constitución, títulos de propiedad, escrituras, estados
financieros, obligaciones bancarias y contratos.
• Documentos Importantes: Incluye documentos relacionados con las transacciones del negocio, facturas, registros
de ventas, cotizaciones, registros bancarios, correspondencia ejecutiva y acuerdos comerciales con clientes y
proveedores.
• Documentos Útiles: Incluye correspondencia que registra decisiones, órdenes, comunicaciones internas, procesos para
el personal, memorandos, actas, circulares, adicionalmente cualquier otro documento que se utilice temporalmente y
posteriormente pueda ser usado como referencia o consulta.
• Documentos Inútiles: Incluye anuncios, formatos, afiches que pueden usarse temporalmente y pueden ser destruidos,
sin necesidad de ser archivados.
1.2.2. Archivo de Gestión de Oficina

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de
retención señalado en la TRD, correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados
respetando la secuencia de producción y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos
informativos, que no impliquen valores secundarios.
Toda transferencia debe ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales,
consignando las fechas extremas y el número de folios.
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1.2.3. Archivo Central o Intermedio

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de
gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir cuando están en su
segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la
consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de
acuerdo con las normas que lo regulen.
Recibidos los documentos en el archivo central, el jefe de éste o quien
haga sus veces deberá constatar que las series y subseries documentales
transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder
a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de
acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina.
La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo
estipulado en la TRD. Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimiento previsto en la TRD.
1.2.4. Archivo histórico o permanente
Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de
gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquieren para la investigación, la ciencia y la
cultura.
Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario
para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura
topográfica.
1.2.5. Preparación Física de la Documentación

Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a
continuación:
Limpieza de la documentación
• Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.
• El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla
y guantes. Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de
algodón, bayetilla; la aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas
deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes
externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos,
utilizar la brocha de cerdas suaves
Eliminación de material metálico

• Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la
mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.
• Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo
físico a la documentación. Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el
material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su
defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación
• Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca Identificación del material
afectado por biodeterioro
• Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del
no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho
material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad
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y temperatura.
• Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.
• So/licitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar
dichos documentos a su sitio de depósito.
Revisión y Foliación
La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes
recomendaciones:
Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de
manera legible y sin enmendaduras.
La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la
anterior.
Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. Los
impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben numerarse en un solo folio y en
orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total
de páginas.
Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben
enviar en la transferencia. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.
Unidades de conservación y realmacenamiento.

Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, están las siguientes:
Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación,
deberá prepararse de la siguiente manera para la transferencia:
La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso
de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.
La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.
Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo para la transferencia sino también para
almacenar la documentación en archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes
especificaciones:
Cajas
• Materiales. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras
vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón.
• Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y profundidad 12.5 cms. Cada entidad
podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan
por presión (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales metálicos, cintas, y/o
adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación.
• Capacidad. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni
muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón.
• Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales:
CODIGO (de la entidad)_____________________________
FONDO _________________________________________
SECCION___________________________________________
SUBSECCION_______________________________________
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NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _______________
N° CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
Carpetas
Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).
• Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes.
En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien folios, la separación
deberá hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas.
• Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes datos:
FONDO ________________________________________
SECCION ______________ SUBSECCION____________
SERIE _________________ SUBSERIE________________
N° DE FOLIOS ___________
N° DE CARPETA _________
N° DE CAJA _____________
• Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cms. de grosor y presenten desprendimiento de la cubierta o
fragmentación del cuerpo de la unidad, se han diseñado bandejas de cartón protectoras que se encajan en las tapas de
los tomos y se fijan mediante la cinta de faya (4). Estos refuerzos permiten una fácil manipulación y a su vez protegen
la documentación del polvo y condiciones medio-ambientales. Para unidades de menos de 10 cms. de grosor se
recomienda amarrarlas con cinta de faya.
• En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no deben doblarse sino depositarse horizontalmente.
Dependiendo de su estado de conservación podrán enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro,
protegiendo el exterior con papel libre de acido.
Amarre
Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación a transferir y a la vez facilitar su
traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la
unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.
Embalaje
Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá al embalaje o empaque, así:
• Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
• La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el
deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.
• Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato
deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión,
preferiblemente papel periódico blanco.
• Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.
14

• Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo.
• Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera:
La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y así sucesivamente en orden descendente,
de tal manera que la última caja que ingrese al vehículo sea la N° 1.
En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer
el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las
indicaciones dadas para las caja
Taller 1. Gestión Documental – Tablas de Retención Documental

Transferencia de Documentos
(Elaboración Grupal)
1. Defina el concepto de Tabla de Retención Documental

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____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
2. Qué importancia tiene el manejo de la TRD dentro de las empresas?
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
3. Enuncie cinco características que hacen fundamental el uso de las TRD
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
4. Defina el concepto de Transferencia de Documentos
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
5. Qué importancia tiene la preparación física en la transferencia de documentos?
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
6. Bajo qué criterios de valor las empresas clasifican sus documentos y bajo qué criterios de valor usted clasifica sus
documentos?
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
15

1.3. Conservación de Documentos
1.3.1. Conservación Preventiva de Documentos

Está reglamentada por la Guía Implementación. Acuerdo Archivo General
de la Nación 049 – 2000. Artículos 1-5.
Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la
integridad física de nuestros documentos. Estos son: el factor climatológico,
contaminación ambiental, contaminación biológica, siniestros,
almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, entre otros. Por
ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones respecto a:
1.3.1.1. Locaciones:
El local deberá estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un
siniestro y también lugares excesivamente húmedos. Preferentemente se debe
decidir por locales construidos con material noble, evitándose el revestimiento de
muros y paredes con materiales inflamables (tapiz, alfombras, madera entre otros)
El local de archivo debe tener básicamente tres ambientes: área de trabajo técnico
y administrativo, depósitos y área de atención al usuario (oficina).
Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones eléctricas y sanitarias deberán
conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivístico (estantes, archivadores
verticales, mapotecas, entre otros ) deben ser preferiblemente de metal.
Adicionalmente las edificaciones deben estar situadas lejos de industrias
contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
1.3.1.2. Medidas Reglamentarias y Ubicación de Estantería

Es importante seguir las recomendaciones orientadas para asegurar el
interior de los archivos y sus estructuras.
• El largo de cada cuerpo deberá ser de 0.90 a 1.20 mts.
• La altura máxima de la estantería será de 2.10 a 2.30 mts.
• La resistencia de cada entrepaño, según sea el largo, deberá ser de
100 kilos como mínimo
• Los espacios entre cada entrepaño serán de acuerdo al tamaño de
los documentos que se quieran instalar.
• El espacio del piso a la primer entre paño deberá ser de, mínimo, 15
cm.
• Cada estante debe tener amarre a la pared o a otro estante para que no pierda estabilidad.
• La distancia del último entrepaño al techo será de 30 cm., como mínimo.
• En las esquinas superiores e inferiores de los estantes se colocarán ángulos de soporte (refuerzos).
• Las baldas pueden ser de doble faz o según tamaño de los documentos o según necesidad de su ubicación.
• Un solo estante no debe tener más de 10 cuerpos.
• Los estantes no deben colocarse pegados a la pared.
1.3.1.3. Almacenamiento de Documentación

Archivo Vertical: Utilizados como mobiliarios de oficina deben elaborarse en materiales especiales para la conservación.
16

Mobiliario para Obras de Gran Formato: Deben diseñarse para contener obras de amplias dimensiones de fácil manipulación,
de acuerdo con su volumen, peso y extensión, así las gavetas de la mapoteca deben tener 5cm de profundidad. Cada una de
ellas debe tener sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción, vibración y atascamiento.
Mobiliario para Obras en Otros Formatos: Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas,
cintas de video, rollos cinematográficos, fotografías, CD. Se deben contemplar sistemas de almacenamiento especial como
gabinetes, armarios y estantes, con diseños desarrollados para las dimensiones de cada formato, sistemas de aislamiento
antiestáticos y antioxidantes.
1.3.1.4. Capacidad de Almacenamiento

Los depósitos se dimensionaran teniendo en cuenta:
La manipulación, transporte y seguridad de la documentación
Adecuación climática establecida para la conservación de la documentación
Crecimiento Documental de acuerdo con los parámetros archivísticos
1.3.1.5. Factores Externos

Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación, así como ventilar por medios
naturales o mecánicos, sobre la base de la utilización racional de puertas y ventanas, con el empleo de máquinas (ventiladores,
aire acondicionado, extractores de aire, etc.)
Se debe prevenir la incidencia de la contaminación ambiental. En este caso, se recomienda fumigar el local sólo en casos de
extrema infestación biológica. Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial sobre los documentos.
Sólo se expondrán los documentos durante el tiempo necesario y evitar la oscuridad completa en los depósitos.
1.3.1.6. El manejo de los documentos

Por su carácter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a factores y mecanismos de alteración, los documentos en
soporte de papel sufren constantes cambios en su composición física y funcional, lo cual pone en peligro la información
consignada en ellos. En países de clima tropical como Colombia, este riesgo es mucho mayor, ya que las condiciones ambientales
propician la aparición más frecuente de agentes adversos a la estructura molecular del papel mismo.
Por consiguiente, los funcionarios a cargo de la producción, organización y facilitación de documentos públicos y privados,
así como quienes conservan materiales de índole particular, tienen la responsabilidad de crear condiciones ambientales,
estructurales y administrativas propicias, con el objeto de garantizar la perdurabilidad de sus acervos documentales para las
futuras generaciones.
Tal como lo establece el Archivo General de la Nación, en su guía de implementación de Producción Documental – Título XI –
Conservación Documental:
ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema
integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de
comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas
por el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso,
deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.
ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas
generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los
documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.
17

Es el conjunto de medidas preventivas y correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos
de archivo, sin alterar su contenido.
Para preservar y conservar la documentación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Realizar limpieza a la documentación eliminando el polvo de la unidad de conservación.
• Eliminar el material metálico con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda
afectar la foliación y descripción correspondiente. Además debe procurar no ocasionar deterioros de tipo físico a la
documentación.
• Cambie el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimiento que evite su
oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la
documentación.
• Si detecta documentos afectados por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado
e identificar la unidad de conservación en un lugar visible.
• Se solicitará el servicio de personal especializado para procesos de desinfección de documentación afectada antes de
incorporar dicho material al archivo central o al histórico.
• La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al
proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.
• Evite, de ser posible; perforar los documentos.
• No salivar los dedos para pasar páginas: con esto estamos manchando el documento, y llevando suciedad a nuestro
organismo, utilice un humedecedor de dedos para tal fin.
• Si necesita estampar sellos y firmas, procure que sea en zonas que no contengan información.
• En caso de ruptura de un documento, no restauremos con cinta pegante o de enmascarar; hagámoslo con cinta mágica.
• No ubique documentos en el piso; ubíquelos sobre alguna superficie.
• El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento, por lo
tanto, nunca deben intervenirse los documentos con este tipo de procedimiento implementos
• Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan recibido en papel térmico, se deben fotocopiar en papel
bond para asegurar la preservación de la información.
• Evitar el uso de productos químicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, entre otros) y no rociar directamente los
documentos.
1.3.1.7. Documentos Digitales
En un mundo globalizado, de rápidos avances que transforman la forma en que vivimos y competimos, es vital usar la tecnología
de la información y la comunicación como herramienta para el desarrollo de la nación.
La alternativa es quedarse rezagados y perder las oportunidades de un mejor nivel de vida para cada uno de los colombianos
o participar en la competitividad y el futuro, para internacionalizar nuestra economía y maximizar nuestra capacidad de hacer
negocios.
Es aquí donde toma fuerza el concepto de Documentos Digitales, que se definen como la representación en medio digital
de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos, videos, entre otros. Permitiendo almacenar en reducidos espacios
grandes cantidades de contenido y distribuirlos o reproducirlos con facilidad.
Por su naturaleza, pueden ser fácilmente reproducidos y con frecuencia modificados y actualizados.
En Colombia la Ley 527 de 1999 del Poder Legislativo, la cual se actualiza anualmente, define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establece las entidades de certificación y se dictan
otras disposiciones para la tecnología de la información y la comunicación TIC.
18

1.3.1.7.1. Preservación Documentos Digitales

La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento
es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos.
La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos
de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, entre otros.) para los
originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones. Por otra
parte, sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso
del tiempo que el papel.
1.4. Seguridad Ocupacional y Seguridad Industrial
En Colombia el campo de la salud ocupacional, se encuentra, enmarcado en toda la reglamentación dada a través del Sistema
General de Riesgo Profesionales contenida en la ley 100 de 1993 la cual tiene como objeto proteger al trabajador bajo el
esquema de seguridad Social Integral y establece el Sistema de Riesgos Profesionales.
La salud ocupacional se define como el conjunto de actividades interdisciplinarias tendientes a mantener y mejorar las
condiciones de vida, controlando las situaciones de riesgos para la salud, disminuyendo la posibilidad de ocurrencias en los
accidentes y las enfermedades.
Las actividades de la salud ocupacional dependen del compromiso de todos y cada uno de los colaboradores de la empresa.
Ellas abarcan 4 grandes áreas: Medicina Preventiva y del trabajador, Higiene Industrial y Seguridad Industrial.
Los archivistas en el país sea cual sea su preparación educativa, se han convertido en un gremio importante en el ámbito laboral
y profesional, inclusive con anterioridad a la aparición de la “Ley General de Archivos”. El acervo documental como fin primordial
en la custodia y aplicación de la práctica archivística se convierte en la razón de ser de la vida laboral de estos trabajadores. Es
entonces que la salud del archivista se ve afectada por riesgos que otras dependencias no poseen.
A continuación relacionamos los riesgos ocupacionales más comunes en la gestión de documentación:
19

1.4.1. La limpieza y saneamiento

Constituyen dos de las principales estrategias, dentro de las acciones que se deben implementar en el campo de la conservación
y de la conservación preventiva en nuestro país, dadas las características geográficas de su territorio y las particularidades
administrativas tan heterogéneas. Estas actividades propenden por el control de las cargas de polvo y de contaminantes
biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales. Se hace necesario que estos
temas y las actividades derivadas de ellos, sean abordados por profesionales y personal debidamente capacitado en el campo
de la conservación del patrimonio, dado que la aplicación de técnicas y productos inadecuados pueden generar un daño
mayor sobre los soportes. Por esta razón los custodios del archivo siempre deben conocer el efecto que cualquier sustancia y
procedimiento pueden generar sobre los soportes, materiales de almacenamiento y la salud de los funcionarios.
1.4.2. Medidas de Seguridad para la limpieza y desinfección de Archivos

Las medidas de protección personal que deben seguir los funcionarios que trabajan en los archivos y más aún si emprenden
acciones de limpieza. Las personas deben llevar a cabo rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de
elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y máscaras desechables, entre otros y el implementar acciones
y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón desinfectante líquido en cara y manos o el quitarse las batas de
trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algún alimento en las horas de descanso.
Estas actividades se pueden adelantar en conjunto con las acciones que los Comités Paritarios de Salud Ocupacional y Oficinas
de Talento Humano, están actualmente en la obligación de desarrollar en las entidades. De acuerdo con el levantamiento de los
panoramas de riesgo que se hacen en las oficinas teniendo en cuenta la situación y las necesidades de los archivos, se pueden
establecer requerimientos de dotación (Decreto 3075 del Ministerio de Salud, 1997) y se pueden reglamentar prácticas de
redundarán en el beneficio, no sólo de la conservación de los documentos, sino de la salud de los funcionarios que trabajan en
los archivos.
1.4.2.1. Dotación para funcionarios y rutinas para trabajo documental

• Cada institución deberá aseguras la dotación de los siguientes implementos para los funcionarios que custodian,
manejan y administran los archivos de su entidad:
20

• Overoles o batas (preferiblemente con cierre de cremallera

y puño ajustado)
• Tapabocas o respiradores desechables
• Gorros desechables
• Guantes desechables (de látex o de nitrilo)
• Gafas protectoras plásticas transparentes
• Jabón antibacterial líquido
• Suero fisiológico
• Gel antibacterial
Además cada funcionario deberá tener en cuenta y practicar las
siguientes medidas de auto cuidado:
• Extremar las medidas si se trata de material con alta
concentración de polvo o material contaminado con
microorganismos (hongos y bacterias).
• Usar siempre overol o bata de trabajo en buen estado y vestirlos solo mientras se ejecutan las labores.
• Lavar la bata o el overol por separado, desinfectando por 30 minutos con hipoclorito disuelto en agua antes de aplicar
el jabón, cada tres u ocho días, dependiendo de la suciedad que presente.
• Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo deberán renovarse ya que no es material
reutilizable cuando se trata de guantes de látex. En el caso de guantes de nitrilo, se pueden reutilizar, siempre y cuando
se laven, se sequen y estén en buen estado.
• Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes protectoras. Se
recomienda llevar recogido el cabello largo.
• Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes biológicos se debe limpiar y desinfectar
antes de emprender trabajos de organización archivística.
• Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las manos con el resto del
cuerpo.
• Al interior de los depósitos o de las zonas de limpieza no se recomienda maquillarse, además no se debe consumir
alimentos, ni fumar.
• Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico.
• Las actividades deberán hacerse intercalando periodos de trabajo de máximo hora y media seguidos de diez o quince
minutos de descanso.
• En los períodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a realizar otras actividades,
los funcionarios se deberán lavar las manos y la cara también con jabón antibacterial.
1.4.3 Limpieza Documental y Realmacenamiento

La Limpieza es uno de los programas más importantes para la conservación preventiva del material documental. Una limpieza
inadecuada o la falta de ella es en muchos casos la causa de daños costosos y algunas veces irreparables. La acumulación del
polvo y suciedad, unida a condiciones elevadas de humedad relativa, genera el desarrollo de microorganismos y la formación
de manchas sobre el material documental.
El proceso de la limpieza documental constituye una de las estrategias de conservación más simples y eficaces, con ella se
disminuye en grandes proporciones la posibilidad de ataques biológicos y la incidencia de la contaminación atmosférica sobre
los documentos.
21

1.4.3.1. Materiales
• Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco
• Brocha ancha comercial de cerda suave
• Alcohol antiséptico al 70%
• Clips plásticos
• Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca)
• Cinta de faya de poliéster-algodón
• Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central o histórico según el caso)
• Cabina de limpieza (si se tiene)
1.4.4. Limpieza y Desinfección de las Áreas de Limpieza

Documental
Para realizar una buena rutina de limpieza y desinfección de
las áreas, mobiliarios y materiales destinados a la limpieza
de documentos, es indispensable contar con los siguientes
materiales:
• Aspiradora.
• Elementos como bayetillas blancas y traperos.
• Baldes plásticos.
• Detergente.
• Productos desinfectantes.
• Alcohol antiséptico al 70% dispuesto en aspersores.
• Implementos de seguridad.
• Nebulizador o aspersor.
Esta limpieza y desinfección debe efectuarse diariamente o cada vez que se realicen labores de limpieza de documentos.
Además se deberá practicar una desinfección general una vez por mes, que incluya cada espacio del área de limpieza y el
procedimiento es el siguiente:
• En primer lugar se debe aspirar o retirar polvo y partículas de suciedad de toda el área de trabajo.
• Para la desinfección diaria hay que limpiar los mesones y muebles en seco y luego aplicar alcohol antiséptico con
aspersor dejar actuar por mínimo cinco minutos y luego secar.
• Para la desinfección general es necesario limpiar la infraestructura del espacio: paredes, pisos, zócalos, ventanas, filtros o
rejillas de ventilación y si se puede techos y lámparas con un producto líquido desinfectante de baja toxicidad (categoría
2), que se emplee en industria de alimentos o en hospitales, en su defecto se puede emplear una solución de agua con
hipoclorito de sodio. Se debe realizar una primera aplicación y dejar secar para luego aplicarlo nuevamente y secar con
bayetilla. Además es ideal poder hacer una aspersión o nebulización para bajar la carga microbiana del aire.
• Hay que tener en cuenta el uso de tapabocas o mascarillas, overol, gorro, gafas y guantes. Se recomienda que este
procedimiento sea aplicado un viernes por la tarde para lograr una ventilación de dos días. Cabe anotar que es necesario
estar rotando el desinfectante cada tres meses para evitar que los microorganismos se hagan resistentes.
• Al finalizar cada jornada de limpieza, siempre se deben limpiar los implementos de trabajo.
• El desinfectante no se debe aplicar nunca sobre los documentos, su uso es sólo para la infraestructura y mobiliarios de
estas áreas.
• Se recomienda que se utilice una aspiradora multiusos, que tiene posibilidades como aspiradora, ambientador y como
22

purificador de las esporas y de los contaminantes

1.4.4.1. Recomendaciones Fumigación Espacios de Oficina
Para llevar a cabo este proceso es necesaria la protección de los equipos y
demás elementos, para lo cual se debe suministrar en cada oficina el papel
para empaque. Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
• No dejar a la mano objetos de valor.

• Guardar en las gavetas aquellos objetos que sean susceptibles de
que se les impregne el producto, tales como: artículos personales,
maquillaje, etc.
• Retirar de los espacios vasos, tasas o pocillos.
• Proteger con papel periódico blanco los equipos electrónicos,
especialmente los equipos de cómputo.
• Proteger con papel periódico los libros, folders y carpetas.
• Tratar de desalojar un poco el espacio de trabajo para permitir que
el producto penetre en los diferentes espacios.
• No dejar conectado a la toma eléctrica o en funcionamiento ningún equipo.
• Dejar las ventanas cerradas.
• No dejar expuestos disquetes, discos compactos, material fotográfico, o documentos en cualquier soporte.
Para el periodo posterior a la Jornada de fumigación es recomendable:
• Dejar ventilar los espacios de oficina.
• No consumir alimentos en las oficinas.
• Limpiar los escritorios y silla
1.4.5. Recomendaciones Generales

Crear un programa de Higiene y seguridad de Conservación, que se aplique y controle rigurosamente, para poder aplicar planes
de mejora continua y prevención.
Diseñar, implementar y aplicar anualmente un programa de Saneamiento Ambiental de las Instalaciones por desinfección,
desinsectación y desratización de espacios.
23

Taller 2. Gestión Documental – Conservación de Documentos

Seguridad Ocupacional e Industrial
(Elaboración Individual)
1. Haga un mapa conceptual relacionado con los diferentes parámetros desarrollados en la Conservación de Documentos.
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
2. Establezca en cinco puntos la importancia de la Conservación de Documentos
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
3. Considera usted que en Colombia se aplican los procesos de conservación de documentos? Describa un ejemplo de
conservación de documentos
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
4. Bajo qué criterios de valor las empresas clasifican sus documentos y bajo qué criterios de valor usted clasificaría sus
documentos?
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
5. Qué papel juega la seguridad industrial y salud ocupacional en la archivística?

____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
6. Dentro de los elementos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, mencionados en el sector de Gestión Documental,
enumere cuales son los riegos a los que se exponen las personas que trabajan en estas actividades y como los pueden
mitigar
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
24
LISTA DE CHEQUEO DE EVIDENCIAS
C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R CÓDIGO: GP-FO28 FECHA: : 29 -11 -2016 VERSIÓN: 03
FECHA DE DILIGENCIAMIENTO:
PARAMETROS PARA EVALUAR

El rango de calificación es de 10 a 50, para demostrar competencia en la unidad el aprendiz deberá lograr la califi-
cación mínima de aprobación (35), en cada sesión la distribución de la nota será ponderada de la siguiente manera:
25% evidencia de conocimiento. (12,5 de la nota)
25% evidencia de desempeño. (12,5 de la nota)
50% evidencia de producto. (25 de la nota)
Nota final será la sumatoria de las notas ponderadas.
Si el aprendiz no es competente debe hacer un plan de mejoramiento por guía de acuerdo a lo consagrado en el
manual de convivencia.
_______________________________ _______________________________
FIRMA O SELLO DEL FORMADOR NOMBRE Y FIRMA DEL APRENDIZ

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C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R

DATOS DEL APRENDIZ

DERECHOS RESERVADOS © CENTRO DE CAPACITACIÓN BOLÍVAR

PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN PREVIA DE C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R

Nombre del Documento

NORMA DE COMPETENCIA FECHA DE ELABORACION:

2.2 ESTRATEGIA METODOLÓGICA DEL APRENDIZAJE

Nombre del Documento

• Formula casos hipotéticos para la resolución de problemas

• 2.3 AMBIENTES DE APRENDIZAJE

Nombre del Documento

• 2.5 TECNICAS E INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

3.0 CRITERIOS DE EVALUACION

• GUIA 1 ELEMENTO 3 2. evalúa conceptos verbales y ejemplos en la

• GUIA 2 ELEMENTO 3 • GUIA 4 ELEMENTO 4

Nombre del Documento

• 1.2.5. Preparación Física de la Documentación

Nombre del Documento

Radicar y registrar la correspondencia de acuerdo a las normas de la organización y de la legislación vigente.

CONCIENCIACIÓN / VIVENCIAS Y REFLEXIONES (INDIVIDUAL)

Evidencia la importancia del correcto diligenciamento de documentos en el diario vivir.

CONCEPTUALIZACION / HILOS CONDUCTORES (GRUPAL)

Interpreta correctamente las normas para diligenciar documentos

CONTEXTUALIZACION / INTEGRACION (GRUPAL)

Realiza los ejercicios planteados por el formador

Impresión: Editores Conarte s.a.s 02-2014

Nombre del Documento

• Permiten el manejo integral de los documentos y la información

1.1.1. Procesos Técnicos

FONDO SECCION SUB-SECCION

Nombre del Documento

Nombre del Documento

1.1.2.1. Investigación preliminar sobre la institución

Nombre del Documento

1.1.2.2. Entrevista con los productores de los documentos de la Institución

1.1.2.3. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

Nombre del Documento

1.2. Transferencia de Documentos

1.2.2. Archivo de Gestión de Oficina

Nombre del Documento

1.2.3. Archivo Central o Intermedio

1.2.5. Preparación Física de la Documentación

Eliminación de material metálico

Nombre del Documento

Unidades de conservación y realmacenamiento.

Nombre del Documento

Nombre del Documento

Taller 1. Gestión Documental – Tablas de Retención Documental

1. Defina el concepto de Tabla de Retención Documental

Nombre del Documento

1.3. Conservación de Documentos

1.3.1. Conservación Preventiva de Documentos

1.3.1.2. Medidas Reglamentarias y Ubicación de Estantería

1.3.1.3. Almacenamiento de Documentación

Nombre del Documento

1.3.1.4. Capacidad de Almacenamiento

1.3.1.5. Factores Externos

1.3.1.6. El manejo de los documentos

Nombre del Documento

Nombre del Documento

1.3.1.7.1. Preservación Documentos Digitales

Nombre del Documento

1.4.1. La limpieza y saneamiento