Ministerul Educației, Culturii și Cercetarii al Republici Moldova

Centru de Excelență în Informatică și Tehnologii Informaționale

Raport:
Tipul stagiului de practică: Practică Tehnologică
Specialitatea: Secretariat-Birotică
Catedra: Servicii administrative și Turism
Grupa: SB1531

Elev: Guțu Aurica Conducător:Televca Natalia

Chișinău 2018
Cuprins :
1.Introducere .
2.Particularitățile organizării și desfășurării activițății în instituție
 Activitatea deinițiere privind structura și particularitățile de organizare și
desfașurare a activității în instituție.
 Studierea fișei postului.
 Întocmirea agendei de lucru înfuncție de locul și sarcinile desfașurării
stagiului de practică.

3.Aspecte generale privind activitatea în serviciul secretariat .

 Observarea factorilor de ambiață ce influențează activitatea de secretariat .
 Activități de organizare, primire și întreținere a vizitatorilor
 Observarea procedurei și criteriilor de organizare a documentelor în cadrul
serviciului secretariat.
 Sistematizarea documentelor în diverse tipuri de dosare .
 Aplicarea metodelor de stocare electronica a documentelor
 Utilizarea registrelor pentru ținerea evidenței actelor în instituție.

4.Sistemul mijloacelor și metodelor de comunicare . Utilizarea TIC.

 Monitorizarea circuitului informational de la locul desfașurării stagiului de practică.
 Activități de primire prelucrare și transmiterea informațiilor.
 Utilizarea mijloacelor tradiționale și specifice de circulație a informației ( telefon,
interfon, fax, poșta electronica)
 Utilizarea eficientă a tehnicii de birou.

5.Redactarea, completarea modelelor de acte specific activității instituției.

 Completarea formularelor model pentru unele categorii de documente.
 Editarea și redactarea documentelor de diverse tipuri.
 Aplicarea rigorilor de întocmire a unor categorii de acte.
1.Introducere
Stagiul de practică poate fi evoluat ca un element principal și obligatoriu
care va contribui la îmbinarea reușită a strategiilor didactice de învățare-
evaluare pentru organizarea și desfășurarea eficientă a procesului de instruire
practică.
Importanţa și atractivitatea acestui stagiu de practică tehologică constă farte
mult în însușirea și dezvoltarea unor abilități profesionale aplicate, precum
munca în echipă sau managementul de proiect, șansa de a câștiga experiența
profesională reală și, la final, de ce nu , de a obține un loc de muncă
permanent în domeniul de lucru ales.
Experienţa acumulată de-a lungul stagiului de practică este foarte importantă,
deoarece astfel am obținut o modalitate de a mă dezvolta pe plan
profesional, ajutându-mă într-un fel, să-mi fac o idee asupra
posibilităţii alegerii unei meserii pe viitor .

2.Particularitățile organizării și desfășurării activității în instituție

 Activitatea de inițiere privind structura și particularitățile de organizare și
desfașurare a activității în instituție.

Instituția în care am ales să-mi desfașor stagiul de practică este Primăria.

Autonomia locala se realizeaza prin unitati ale administratiei publice locale - Consiliul
Local si Primarul.

Consiliul local este format din 13 membrii, din motiv că număru populației oscilează
între 2501 si 5000 locuitori. Consiliul local hotărăste, în conditiile legii, toate
problemele de interes local, cu excepția celor care sunt date prin lege în competența
altor autoritați publice.
Primaria -Lista Consilierilor:

Nr. Ord. Numele Cosilierui Partidul

 1 SERGHEI COBÎLAȘ PDM
2 DUMITRU GÎDEI PDM
3 NICOLAE LEFTER PDM
4 VASILE RUSSU PDM
5 TAMARA TALMACI PDM
6 CONSTANTIN COBÎLAȘ PDM
7 ILIE CALISTRU PLDM
8 RUSLAN POPOVICI PLDM
9 OXANA MARC PLDM
10 VASILE GÎDEI PLDM
11 VERA IAȚCU PLDM
12 VEACESLAV RUSU PLDM
13 PETRU GORCEA PCRM

Consiliul local are numeroase competențe,acestea sunt :

Consiliul local are drept de iniţiativă şi decide, în condiţiile legii, în toate problemele de interes
local, cu excepţia celor care ţin de competenţa altor autorităţi publice ; decide punerea în
aplicare şi modificarea, în limitele competenţei sale, a impozitelor şi taxelor locale, a modului
şi a termenelor de plată a acestora, precum şi acordarea de facilităţi pe parcursul anului
bugetar; administrează bunurile domeniului public şi ale celui privat ale satului ; decide darea
în administrare, concesionarea, darea în arendă ori în locaţiune a bunurilor domeniului public
al satului ,după caz, precum şi a serviciilor publice de interes local, în condiţiile legii;decide
vînzarea, privatizarea, concesionarea sau darea în arendă ori în locaţiune a bunurilor
domeniului privat al satului; decide atribuirea şi schimbarea destinaţiei terenurilor proprietate
a satului ;
decide asupra lucrărilor de proiectare, construcţie, întreţinere şi modernizare a drumurilor,
podurilor, fondului locativ în condiţiile Legii cu privire la locuinţe, precum şi a întregii
infrastructuri economice, sociale şi de agrement de interes local; decide efectuarea auditului
intern;etc.
Consiliul local se întruneşte în şedinţă ordinară o dată la 3 luni, la convocarea primarului, cu
excepţia primei şedinţe.
Consiliul local se poate întruni în şedinţă extraordinară, cu ordinea de zi propusă, ori de cîte
ori este necesar, la cererea primarului sau a cel puţin o treime din numărul consilierilor aleşi.
Convocarea consiliului local se face cu cel puţin 5 zile înainte de şedinţa ordinară şi cu cel
puţin 3 zile înainte de şedinţa extraordinară.
În cazuri de maximă urgenţă - calamităţi naturale, catastrofe, incendii, epidemii, epifitotii,
epizootii şi alte situaţii excepţionale similare - determinată de interesele locuitorilor satului
(comunei), oraşului (municipiului), convocarea consiliului local se poate face de îndată.
Convocarea consiliului local se face prin dispoziţie a primarului sau, în cazul în care acesta se
află în imposibilitatea de a convoca consiliul, a viceprimarului.
Consiliul local alege prin vot deschis, cu votul majorităţii consilierilor prezenţi, pentru durata
unei şedinţe, un preşedinte care o prezidează. Preşedintele şedinţei este asistat de secretarul
consiliului local.
Şedinţele consiliului local sînt publice.Orice persoană interesată poate asista la şedinţele
consiliului local.
Actvitatea în instituție este divizată în dependență de funcția pe care o ocupă fiecare persoană.
Nr.
Denumirea funcţiei Unit.
d/o
1 Primar 1
2 Viceprimar 1
3 Secretar al Consiliului 1
4 Contabil şef 1
5 Specialist (Contabil şef – adjunct) 1
6 Specialist (pentru planificare) 1
7 Specialist (în problemele recrutării şi încorporării) 1
8 Specialist (în problemele perceperii fiscale) 1
9 Specialist (în problemele perceperii fiscale) 1
10 Specialist (pentru reglementarea regimului funciar) 1
11 Specialist (în problemele tineretului şi sportului) 1
12 Secretar – dactilograf 1
13 Conducător auto 1
14 Paznic 1

Primarul este autoritatea reprezentativă a populației unității administrativ-teritoriale și

executivă a consiliului local. El participă la şedinţele consiliului local şi are dreptul să se
pronunţe asupra tuturor proiectelor şi problemelor supuse dezbaterilor, fără drept de vot.
În funcţia de viceprimar poate fi aleasă orice persoană, inclusiv din rîndul consilierilor.
Viceprimarii exercită atribuţiile stabilite de primar şi poartă răspundere în conformitate cu
legea .
Consilierii răspund solidar pentru activitatea consiliului local şi pentru deciziile acestuia pe
care le-au votat. Fiecare consilier poartă răspundere juridică, conform legislaţiei în vigoare,
pentru propria activitate desfăşurată în exercitarea mandatului.La cererea consilierului, votul şi
opinia lui separată pot fi consemnate în procesul-verbal al şedinţei. . Secretarul consiliului
local este şi secretar al satului. Secretarul îndeplineşte, sub autoritatea primarului, următoarele
atribuţii de bază:
a) asigură înştiinţarea convocării consiliului local;
b) participă la şedinţele consiliului local;
c) avizează proiectele de decizii ale consiliului local şi contrasemnează deciziile;
c) exercită atribuțiile unităţii gender la nivel local, garantînd implementarea principiului
egalităţii între femei şi bărbaţi;
d) asigură buna funcţionare a primăriei;
e) asigură efectuarea lucrărilor de secretariat;
f) pregăteşte materialele pe marginea problemelor supuse dezbaterii în consiliul local;
g) comunică şi remite, în termen de 5 zile, dacă legea nu prevede altfel, autorităţilor şi
persoanelor interesate actele emise de consiliul local sau de primar;
 h) asigură consultarea publică a proiectelor de decizii ale consiliului local şi de dispoziţii
normative ale primarului, informarea publicului referitor la deciziile adoptate şi la dispoziţiile
emise;
asigură includerea actelor autorității administrației publice locale în Registrul de stat al actelor
locale, în conformitate cu prezenta lege;
i) primeşte, distribuie şi întreţine corespondenţa;
j) eliberează extrase sau copii de pe orice act din arhiva consiliului local, în afara celor care
conţin informaţii secrete, stabilite potrivit legii, precum şi extrase şi copii de pe actele de stare
civilă;
k) organizează, coordonează, poartă răspundere pentru activitatea serviciilor de stare civilă,
de protecţie socială şi exercită, după caz, atribuţiile respective;
l) ţine evidenţa gospodăriilor ţărăneşti (de fermier) şi a asociaţiilor acestora conform
registrului aprobat de Guvern;
m) păstrează şi aplică, după caz, sigiliul;
n) acordă ajutor consilierilor şi comisiilor consiliului local;
o) administrează sediul primăriei şi bunurile ei; înregistrează contractele de arendă a
terenurilor agricole și a altor bunuri agricole încheiate pe un termen de pînă la 5 ani
inclusiv.,etc .

Condiţiile numirii, angajării, promovării, sancţionării şi încetării raporturilor de serviciu sau de

muncă ale personalului primăriei, drepturile şi obligaţiile lui sînt stabilite de legislaţia în
vigoare şi de regulamentul primăriei, aprobat de consiliul local.
Personalul primăriei are statut de funcţionar public şi cade sub incidenţa Legii nr. 158/2008 cu
privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, cu excepţia persoanelor care ocupă
funcţia de viceprimar, aflate sub incidenţa Legii nr.199/2010 cu privire la statutul persoanelor
cu funcţii de demnitate publică şi Legii nr. 768/2000 privind statutul alesului local, a altui
personal angajat în baza contractului individual de muncă potrivit prevederilor Codului muncii.

Legea pe care se bazează mai mult desfașurarea activității primariei și după care se conduce
este Legea Nr.436 din 28.12.2006 privind administrația publică locală .

 Studierea fișei postului.

În urma studierii fișei postului am aflat că acesta este un document anexa la contractul
individual de munca pe care orice angajator trebuie sa il intocmeasca. Acest act este
esential pentru stabilirea, derularea si incetarea raporturilor de munca. In plus, conține
informatiile necesare unui angajat, astfel încât acesta sa iși poate desfasura activitatea in
conditii normale.

Fișa postului este un document esential in relatiile de munca, iar pentru definirea sa
trebuie analizat mai intai ce este postul. Astfel, postul este functia sau slujba unei
persoane prezente la locul de munca pentru indeplinirea atributiilor de serviciu. Fișa
postului se intocmeste pe baza informatiilor obtinute in urma analizei postului si
reprezinta un document scris care identifica, defineste si descrie postul vizând sarcinile,
condițiile de munca si responsabilitațile pe care le presupune acesta .

Fisa postului trebuie sa cuprinda cateva elemente de baza, printre

care se numara :
Capitolul I.Dispoziţii generale Autoritatea publică, Compartimentul, Adresa,
Denumirea funcţiei, Nivelul funcţiei,. Nivelul de salarizare

Capitolul II.Descrierea funcţiei : Scopul general al funcţiei, Sarcinile de baza,

Atribuţiile de serviciu, Responsabilităţile, Împuternicirile,Ponderea ierarhică, Cui îi
raportează titularul funcţiei,Cine îi raportează titularului funcţiei, Pe cine îl substituie,
Cine îl substituie, Cooperarea:InternăExternă, Mijloacele de lucru/echipamentul utilizat,
Condiţiile de muncă.

Capitolul III.Cerinţele funcţiei faţă de persoană

Studii
Experienţă profesională
Cunoştinţe
Abilităţi
Atitudini/comportamente

Studiind fișa postului persoanei cu funcția de secretară a consiliului satesc am constatat

ca aceasta funcție presupune numeroase sarcini și atribuții, printre care se numără:
- Planificarea și organizarea desfașurării ședințelor consiliului sătesc
- Asigurarea efectuarii lucrarilor de secretariat
- Autentificarea actelor și documentelor
- Asigurarea aducerii la cunoștință a actelor adoptate de consiliul sătesc și emise de
primar,etc.
Secretarul consiliului satesc are drepturi dar și obligații.
Drepturile sau împuternicirile de care dispune sunt următoarele:
-de a propune unele decizii/soluții privind unele probleme care se discută la consiliul
local.
- de a coordona ordinea de zi a ședințelor consiliului .
- de a semna procesele verbale ale ședințelor consiliului.
- de a aviza proiectele de decizii ale consiliului satesc , etc .

Obligațiile sau responsabilitățile secretarului consiliului satesc sunt urmatoarele:

-răspunde de desfașurarea ședințelor consiliului ,în conformitate cu Regulamentul
aprobat de consiliu.
- raspunde de conformitatea deciziilor adoptate
- raspunde de exercitarea atribuțiilor sale de serviciu în strictă conformitate cu legislația
în vigoare
- răspunde de examinarea în termen stabilit a petițiilor ce țin de domeniul sau de
activitate
-răspunde de calitatea materialelor elaborate și prezentarea lor consilierilor în termenele
stabilite, etc.

Am remarcat faptul că secretarul consiliului îl poate substitui pe primarul satului, iar

acesta poate fi substituit de un alt funcționar din cadrul primariei.
Secretarul consiliului poate desfașura atât cooperare internă cât și cooperare externă, cu
organizații, instituții guvernamentale și neguvernamentale din țară și de peste hotare .
De asemenea, am analizat regimul și condițiile de muncă a secretarului , care se
desfașoară în număr de 40 de ore pe saptamână, revenind fiecarei zile câte 8 ore .
Programul de muncă este de luni până vineri, între orele : 8.00 și 17.00 . Pauza de masă,
între orele 12-00/13-00. Activitatea se manifestă atât de birou, cât și prin deplasări de
serviciu prin țară/alte localități.
Secretarul consiliului local este şi secretar al satului .Candidatul la funcţia de secretar se
va selecta pe bază de concurs. Persoana numită, în condiţiile prezentei legi, în funcţia de
secretar trebuie să fie licenţiat al unei facultăţi (secţii) de drept sau de administraţie
publică. Pentru a deține funcția data trebuie să dispui de cunoștințe în domeniu , să
cunoști cel puțin o limbă de circulație international, etc.
Cerințele funcției față de persoană, sunt numeroase și uneori stricte, însă acest lucru se
face doar cu motivul de stabilire a ordinii, disciplinei precum și pentru o funcționare
bună și stabilă a instituției în cazul de față a primării.
Însă pentru a-ți desfășura cât mai efficient activitatea/funcția, este foarte necesar să
dispui și de o atitudine serioasă și un comportament adecvat .Când îți îndeplinești ferm
și corect activitatea, și îți realizezi atribuțiile în conformitate cu legislația în vigoare,
fiind un bun specialist ești neapărat angajat, și te bucuri de success.
Promovând următoarele valori:, perseverență,adevăr, interes public, solidaritate, spiritul
de echipă, gîndirea strategică, respect, autocontrol, etc .

 Întocmirea agendei de lucru în funcție de locul și sarcinile desfașurării

stagiului de practică.

Activitatea de integrare și desfașurare a funcției de secretar al Consiliului local

s.Ciuciulea din cadrul Primăriei, se realizează și se conduce după un anumit plan,
stabilit din timp, acesta cuprinde sarcinilie sau activitatea planificată precum și termenii
de realizare

Agenda de lucru , poate fi structurată astfel :

Activitatea planificată : Termeni de realizare :

Planificarea și organizarea 28.02.2018-28.08.2018

desfașurarii ședințelor
consiliului satesc .
Asigurarea legalității 28.02.2018-28.08.2018
actelor adoptate de
consiliul satesc .
Asigurarea aducerii la 28.02.2018-28.08.2018
cunoștință a actelor
adoptate de Consiliul sătesc
și emise de primar.
Asigurarea efectuării 28.02.2018-28.08.2018
lucrarilor de secretariat.
Autentificarea actelor și 28.02.2018-28.08.2018
documentelor.
Acordarea ajutorului 28.02.2018-28.08.2018
consilierilor și comisiilor
Consiliului sătesc .

3.Aspecte generale privind activitatea în serviciul secretariat .

 Observarea factorilor de ambiață ce influențează activitatea de secretariat .

Pentru o adaptare corespunzatoare a secretarului la procesul muncii, la solicitarile acestui post, si

de asemenea, pentru a asigura un randament superior în activitate, se iau în considerare si aspecte
legate de ambianța, de conditiile în care el îsi desfasoara activitatea. Apreciem ca cele mai
importante elemente ale ambiantei, de care am ținut cont în organizarea locului de munca sunt
urmatoarele:

1. ambianta tehnica

2. ambianta fizica

3. ambianta psihosociala a muncii.

Ambianța tehnicăconstă în proiectarea echipamentului tehnic, în amplasarea acestuia în spatiul de

munca, și a diferitor uitlaje de la locul de munca.Astfel,țin să menționez faptul că biroul secretarului,
este dotat cu toată tehnica de birou necesară, precum: hîrtie, calaculator (mouse, tastaură, monitor),
mape, pixuri, capsator, imprimantă, telefon, internet, safeu, mobilier dotat cu rafturi în care sunt
pastrate dosarele curente ale anului respective, manuale care conțin material în domeniul administrației
publice, culegeri de acte normative, legi, etc . După părerea mea, și din cele observate, toate utilajele
tehnice sunt foarte importante pentru desfașurarea activității și prestarea anumitor servicii ce țin strict
de domeniu dat de muncă, deoarece toate sunt întrebuințate și astfel luate în ansamblu ele formează un
tot întreg necesar, fără de care funcția de secretar, nu s-ar putea realiza eficient și conform cerințelor.

Elementele care descriu ambianța fizică și pe care care le-am descoperit prezente în încaperea
unde își desfașoara activitatea secretarul sunt: ambianta luminoasa, ambianta sonora normală,
liniște, temperature stabilă, și corespunzatoare timpului de afară , oxigen și aer curat care se
datorează și florilor de pe geam. Consider că acești factori își pot exercita influența asupra
proceselor fiziologice si psihologice, având consecinte asupra productivitatii si securitatii
muncii.

Ambianta psihosociala a muncii este alcatuita din structura grupului de munca si relațiile
interpersonale care se creează pe parcursul desfașurarii activității. Ambianța psihosocială
creată în timpul desfașurarii stagiului de practică a fost una calmă, fără conflicte, personalul
este foarte amabil și politicos. Am interacționat cu oameni de la care într-adevăr, am avut ce
învăța!

 Activități de organizare, primire și întreținere a vizitatorilor

Vizitatorii sunt atât cetațenii care vin la Primarie și se adresează în privința soluționarii unor
problem cât și unele persoane straine. Daca cetațenii satului vor să asiste la ședințele locale au
dreptul, deoarece ședinţele consiliului local sînt publice.Orice persoană interesată poate asista la
şedinţele consiliului local.

Autorităţile publice locale şi funcţionarii publici ai unităţilor administrativ-teritoriale respective

sînt obligaţi să întreprindă măsurile necesare pentru asigurarea posibilităţilor efective de participare
a cetăţenilor , a asociaţiilor constituite în corespundere cu legea şi a altor părţi interesate la procesul
decizional, inclusiv prin intermediul:
a) informării adecvate şi în timp util asupra subiectelor dezbătute de consiliul local;
b) recepţionării şi examinării, în timp util, a tuturor recomandărilor, sesizărilor, scrisorilor,
adresate de către cetăţeni autorităţilor lor reprezentative, la elaborarea proiectelor de decizii sau a
programelor de activitate;
c) promovării unei politici de comunicare şi dialog cu cetăţenii;
d) publicării programelor, strategiilor, agendei şedinţelor pe diverse suporturi informaţionale.
Împiedicarea accesului liber la şedinţele consiliului local sau compromiterea procesului
decizional prin acţiuni deliberate de ascundere a informaţiei de interes public se sancţionează
conform legislaţiei în vigoare.

 Observarea procedurei și criteriilor de organizare a documentelor în cadrul

serviciului secretariat.
Este bine de menționat că pe parcursul desfășurării practicii tehnologice am observat că orice
document care intră în instituție și ține de atribuțiile secretarului, este înregistrat în Registrul de intrare-
ieșire al instituției, precum și documentele expediate.Circulatia documentelor are un traseu bine
stabilit: registratura- primar- compartimente, primarul distribuind fiecarui compartiment documentele
spre rezolvare, in cazul in care aceste documente au fost trimise de la alte institutii.

Documentele care nu se pot rezolva la nivelul primariei sunt expediate spre institutiile competente in
termenul prevazut de lege, respectiv într-un termen de 30 de zile.
Documentele care au fost repartizate spre rezolvare compartimentelor respective sunt expediate sub
forma unui raspuns, in termen de 30 de zile de la inregistrare.
Inregistrarea cererilor privind accesul la informatii de interes public se face intr-un registru special.
Informatiile solicitate sunt date de functionarul care a fost desemnat pe fisa postului,in termenul
stabilit de lege

 Sistematizarea documentelor în diverse tipuri de dosare .

Studierea dosarelor mi-a plăcut mult, deoarece mi-a fost interesant sa analizez actele din ele, să le
analizez și să văd o mulțime de cazuri.

În una din zile am fost și în arhivă și am văzut cum într-adevăr se păstrează dosarele vechi, din anii
precedenți. Și am comparat structura de atunci cu cea prezenta și erau câteva schimbari, începând
cu exteriorul, modelul , cât și structura datele din interior.

Documentele din cadrul servicului secretariat sunt numeroase , astfel ele sunt sistematizate în
diferite tipuri de dosare .

Acestea sunt:

 Dosare care cuprind dispoziții ale primarului cu privire la personalul scriptic. ( Dispoziții cu
privire la încetarea contractului individual de muncă; Dispoziții cu privire la acordarea
ajutorului material, Dispoziții cu privire la acordarea concediului de odihnă annual,
Dispoziții cu privire la angajare, Dispoziții cu privire la acordarea concediului suplimentar .
etc.)
 Dosare cu privire la Avizele Consiliului sătesc ( Agricultură, protecția mediului și
amenajarea teritoriului ; Social-Culturală ( domeniile învățământ, cultură, sport, protective
socială și sănătate publică ) ; și Economico-financiară și drept . )
 Dosare cu privire la dispoziții și activitatea de bază a Primăriei.
 Dosare cu privire la Procese-Verbale .
 Dosare care prevăd deciziile Consiliului
 Dosare în care sunt păstrate contracte de: vânzare-cumpărare, moșteniri, donații .
 Dosare care prevăd acțiuni notariale ( Testamente ).
 Dosare cu declarații de căsătorie

La finele fiecărui an organele administraţiei publice sînt obligate să pregătească documentele

pentru predare la arhiva departamentală. În scopul acesta se efectuează definitivarea şi perfectarea
dosarelor constituite în cursul anului, care constă în numerotarea filelor dosarelor, care începe cu
numărul 1. Ele se numerotează în colţul din dreapta, sus, cu creion negru. În dosarele compuse din mai
multe volume filele fiecărui volum se numerotează separat.În dosare se clasifică documentele
acumulate pe parcursul unui an. Fac excepţie dosarele transmisibile.La finele fiecărui an se face,
inventarierea dosarelor închise, ce conţin documente cu termen permanent şi temporar (peste 10 ani)
de păstrare şi cele ale personalului, care au fost supuse expertizei, grupate şi definitivate conform
prezentei Instrucţiuni.Inventarul dosarului este un ghid arhivistic, un document de evidenţă ce
reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor, a componenţei şi conţinutului documentelor
cuprinse în el.Inventarele se întocmesc separat pentru:

- dosarele cu termen permanent de păstrare;

- dosarele cu termen temporar de pastrare (peste 10 ani);
- dosarele personalului;
- dosarele cu un anumit specific (registre de gospodărie, acţiuni de notariat, registre cadastrale
etc.).
Am fost impresionată de cât de minuțios este lucrulce ține de dosare, deoarece
Am asistat la procedura de coasere și structurare a dosarelor, după care am
încercat și singură . Astfel am urmărit procedura și am văzut cum dosarele cu termen
permanent şi lung de păstrare se îndosariază în coperte tari şi filele dosarelor se
numerotează, sus, în colţul din dreapta, cu creion simplu. În dosarele compuse din mai
multe volume, filele fiecărui volum se numerotează separat.
Fila de orice format, cusută dintr-o margine, se numerotează ca o singură filă; fila
îndoiată şi cusută la mijloc urmează a fi descusută şi numerotată ca o singură filă.
Dacă la o filă sînt anexate alte documente, acestea se numerotează separat.
Fila cu o fotografie lipită pe ea se numerotează ca una singură.
Plicurile îndosariate, avînd inscripţii pe ele sau conţinînd documente de asemenea
se numerotează, după care se numerotează fiecare document din plic în ordine
consecutivă.
La sfîrşitul dosarului, pe o filă adăugită sau pe ultima pagină rămasă nescrisă a
registrelor şi condicelor, se face următoarea certificare: „În prezentul dosar (registru,
condică etc.) sînt numerotate şi cusute ... file” (numărul de file se indică cu cifre şi
litere). Se indică data cînd a fost efectuată certificarea şi se pune semnătura
executantului.

 Aplicarea metodelor de stocare electronica a documentelor

În timpul stagiului de practică am observant faptul că din unele motive ca distanța

sau imposibilitatea de a se prezenta la Primărie, pentru a efectua sau a îndeplini
unele acte, mulți cetațeni apelează la poșta electronica, fiind o metoda mai puțin
costisitoare de transmitere a documnentelor necesare. Astfel secretarul le
recepționeaza și ele sunt declarate a fi valabile, prin prezența unor eventuale dovezi.
  Utilizarea registrelor pentru ținerea evidenței actelor în instituție.
În timpul defașurării stagiului de practică,am întîlnit cu mai multe tipuri de registre. Un registru
reprezintă o totalitate de informaţiilor documentate ţinute manual , organizate în conformitate cu
cerinţele stabilite şi cu legea. Registrele sunt preconizate pe o perioadă de un an , în fiecare an ele sunt
reînnoite, iar cele precedente se păstrează în arhivă . Registrele sunt utilizate pentru a se duce o
evidență a actelor care sunt înregistrate în instituție , actele reprezentînd și o dovadă a existenței unui
fapt .Registrul de stat teritorial se instituie prin hotărîre a autorităţii administraţiei publice locale.Sunt
15 registre care duc evidența mai multor domenii ca: agricultura( nr. Terenurilor, numele deținătorilor,
etc.), acte de stare civilă, de mostenire, donație, naștere, deces, registre de evidență a gospodăriilor
populației, registrul documentelor de intrare/ieșire( corespondeța intrarii/ corespondența ieșirii)

Studiind registrele secției secretariat unde mi-am desfașurat stagiul de practică, am identificat și
verificat următoarele principii de care se tine cont în ținerea și crearea registrelor, acestea sunt :
a) legalitatea creării registrului;
b) protecţia drepturilor persoanelor fizice şi juridice;
c) protecţia datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice;
d) continuitatea la ţinerea registrului;
e) utilizarea metodei unice de creare şi ţinere a registrelor;
f) identificarea unică a fiecărui obiect al registrului, cu utilizarea sistemului de stat al
identificatorilor;
g) utilizarea sistemului unic de stat al clasificatorilor;
h) acordarea accesului sancţionat la datele registrului;
i) introducerea datelor în registru într-o singură limbă.
Registrele sunt utilizate pentru asigurarea evidenţei actelor autorităţilor administraţ iei publice locale
Autoritățile administrației publice locale sînt obligate să includă în Registrul de stat al actelor locale:
a) deciziile consiliilor locale de nivelurile întîi și al doilea;
b) dispozițiile primarului și ale președintelui raionului;Dispozițiile primarului se includ în Registrul
de stat al actelor locale în termen de 5 zile de la data semnării lor de către acesta. Suplimentar,
dispozițiile cu caracter normativ se afișează în locuri publice.
c) actele pretorului;
d) alte acte ale autorităților publice locale, care sînt supuse controlului legii.

4.Sistemul mijloacelor și metodelor de comunicare . Utilizarea TIC.

 Monitorizarea circuitului informațional de la locul desfașurării stagiului de practică.
În cadrul Primăriei s.Ciuciulea circuitul informatiilor se poate supraveghea sau urmăridupă diferite
metode . Angajații comunică între ei verbal, prin intermediul telefonului mobil cu alți cetațeni sau fix,
si prin internet, poștă.Misiunea serviciului informațional are drept scop atît creearea și menținerea
relațiilor armonioase între angajați cât și informarea cetățenilor și oferirea tuturor informațiilor
solicitate de ei, precum și păstrarea unei imagini intacte a Primăriei Ciuciulea , prin îndeplinirea
tuturor obligațiilor specifice. Circuitul informational, are ca scop și menținerea unei relații cât mai
favorabile cu cetățenii, prin documentarea, întocmirea și transmiterea unor răspunsuri cât mai precise
necesare solicitărilor primite.
  Activități de primire, prelucrare și transmitere a informațiilor.

La locul desfașurării stagiului de practică, am analizat atent de asemnea și activitățile de

primire, prelucrare și transmitere a informațiilor, deoarece anume datorită informațiilor
primate sau transmise au loc anumite procese,consilii , și orice informațiee își are
consecințele sale. Informații suplimentare legate de activitatea consiliului sau a primăriei,
anumite avize/anunțuri sunt plasate pe panoul informativ, astfel ele pot si văzute și
recepționate de cetățeni și angajați. Secretarul consiliului local, primește informații din
diferite surse(oficiul postal, poșta electronica) și le face publice neapărat mai înîi
primarului, după care fie la consilii fie prin intermediul unor avize, în dependență de
informație. Toate informațiile participă la păstrarea unei bune imagini a instituţiei, prin
colaborările realizate cu partenerii instituționali* ale altor Primării, din raion, având la bază
schimbul de informaţii.
Transmiterea informațiilor către alte instituții, sau persoane din afara instituției se face și
prin poșta electronica.
Transmiterea informațiilor către cetățeni și angajați duce la micșorarea procentului de
apariție a crizelor şi conflictelor de comunicare care pot afecta încrederea cetăţenilor în
activitatea desfăşurată de autorităţile administraţiei publice locale ale satului Ciuciulea.Am
observant că între instituție și cetățean,există o relație armonioasă, care se desfășoară într-o
într-o manieră legală, profesională, eficientă și echitabilă.

 Utilizarea mijloacelor tradiționale și specifice de circulație a informațiilor( telefon,

interfon, fax, poșta electronica)
Mijloacele tradiționale și specifice de circulație a informațiilor sunt utilizate foarte des,
deoarece sunt rapide și accesibile angajaților. În biroul secretarei, nu lipsește tehnica
necesară de birou, ca : xeroxul și printerul, care sunt utilizate mereu în caz de întocmire a
copiilor actelor sau alte necesități. Poșta electronica este utilizată pentru recepționarea
unor acte/ documente a persoanelor care din motive personale nu se pot prezenta la
Primărie, fie sunt peste hotare fie din alte motive, astfel transmiterea prin poșta
electronica este mai puțin costisitoare și are avantajul că este și o metodă rapidă .

Telefonul are rolul de a asigura buna functionare a oficiului: astfel, secretara primeste si
readreseaza sunete, faxuri. In principal, secretarul se ocupa de crearea tuturor condițiilor de
asigurare a desfașurarii optime a fluxurilor de informații si decizii.Mesajul telefonic se
foloseşte pentru transmiterea informaţiilor prin telefon în raza oraşului, raionului. La
transmiterea mesajului telefonic se indică: destinatarul, funcţia, numele şi prenumele
semnatarului, data şi ora cînd a fost transmis, numărul de telefon al organizaţiei ce l-a transmis.

 Utilizarea eficientă a tehnicii de birou.

 Întreaga tehnică de birou, reprezintă un element esențial în desfașurarea activității de
secretariat. În domeniu de secretariat se cer competențe profesionalede utilizare a
tehnicii de birou ca faxul, xerox, printer, deoarece astfel are loc circuitul informațiilor și
 realizarea cerințelor necesare. Secretara achiziționeaza periodic birotica si alte
materiale, care sunt utilizate de asemenea în activitatea și sarcinile care se cer.
 Munca pe care o desfașoară secretara cuprinde un complex de activități care
majoritatea țin de utilizarea eficientă a tehnicii de birou, activitati cu caracter de
preluare, transmitere, mesaje, telefon ,multiplicarea, redactarea inscrisurilor dictate
de primar, clasarea documentelor, înregistrarea corespondentei, etc.
Personal am utilizat calculatorul mai mult, cu ajutorul caruia am creat modele de
formulare, decizii, etc. Mi-au fost la dispoziţie toate materialele de care am avut nevoie
și am avut prilejul de a încerca și aplica în practică cunoștințele acumulate în anii de
studii .

5.Redactarea, completarea modelelor de acte specific activității instituției.

 Editarea și redactarea documentelor de diverse tipuri.

 Aplicarea rigorilor de întocmire a unor categorii de acte.

În timpul desfașurării stagiului de practică, am întîlnit diverse tipuri de acte care

necesitau o întocmire în parte fiecare caracterizîn-du-se prin mici detalii și lucruri
de care trebuie să țin cont neapărat , cînd o să întocmesc un act.

Elementele obligatorii se plasează pe acte conform Regulilor de întocmire a documentelor

organizatorice şi de dispoziţie sunt:
 Stema de Stat a Republicii Moldova
Stema de Stat se plasează în partea de sus a blanchetelor O.A.P., unităţilor şi subunităţilor lor,
cărora în conformitate cu legislaţia Republicii Moldova li se acordă dreptul de a avea ştampile cu
imaginea Stemei de Stat.
 Denumirea unităţii " autorul actului
Denumtrea unităţii se indică complet, în corespundere cu regulamentul sau statutul ei.
 Datarea documentului
Toate documentele se datează obligatoriu. Data documentului se consideră cea a semnării,
adoptării şi aprobării lui, sau data cînd s-a produs Evenimentul fixat în el. Data o indică persoana ce
semnează sau aprobă documentul.
 Semnarea documentului
Pentru a-i atribui documentului un caracter oficial şi a-i da valoare juridică, el trebuie certificat.
Modalităţile principale de certificare sînt semnarea şi aprobarea.
Documentele expediate în organele ierarhic superioare sînt semnate de către conducătorul unităţii,
iar în lipsa lui - de către persoana care îl înlocuieşte.
Amprenta ştampilei trebuie să cuprindă denumirea funcţiei şi semnătura personală.
 Coordonarea documentului
Pentru verificarea utilităţii unor documente, corespunderii lor cu legislaţia şi actele juridice în
vigoare se recurge la coordonarea documentelor.
Coordonarea documentelor şe efectuează în cadrul O.A.P. cu subdiviziunile lui structurale, cu
persoane concrete, cît şi în afara lui cu unităţile subordonate şi nesubordonate.
Coordonarea documentelor în afara O.A.P. se face prin parafa respectivă pe recto documentului,
mai jos de elementul "semnătura" cu indicarea cuvîntului "COORDONAT", denumirii funcţiei
persoanei care coordonează documentul (inclusiv denumirea unităţii), semnătura personală, numele,
prenumele şi data.
 Aprobarea documentului
Documentele, care urmează să fie aprobate, capătă valoare juridică în momentul aprobării lor.
De regulă, se aprobă următoarele tipuri de documente: regulamentele, statutele,) dările de seamă şi
balanţele, unităţilor şi subunităţilor; structura şi personalul scriptic; planurile şi programele de
perspectivă şi curente; procesele-verbale de constatare, de predare-primire, instrucţiunile acestora etc.
Aprobarea documentului se face prin aplicarea parafei de aprobare sau prin emiterea unui
document de dispoziţie respectivă (decizie, ordin, dispoziţie). Ambele modalităţi de aprobare au
valoare juridică identică.
În componenţa elementului "APROB" se include denumirea funcţiei persoanei care aprobă
documentul (completă, dacă documentul nu este întocmit pe blanchetă, şi prescurtată - pe documentul
întocmit pe blanchetă), semnătura personală, numele, prenumele şi data.
Documentele se aprobă de către conducătorii O.A.P., precum şi de către organele ierarhic
superioare, în competenţa cărora intră rezolvarea problemelor expuse în documentele aprobate.
 Rezoluţia
În rezoluţie se dau indicaţii privind rezolvarea documentului. Rezoluţia se plasează în partea
dreaptă, sus, sub elementul "adresat", paralel textului documentului. Dacă locul respectiv nu permite,
atunci se admite plasarea ei pe orice loc liber, pe recto primei pagini a documentului, cu excepţia
marginilor.
Plasarea rezoluţiei pe text este interzisă.
Se admite redactarea rezoluţiei pe o filă aparte.
 Adresa documentului

De exemplu pentru întocmirea unei dispoziții se va ține cont de următoarele :

Dispoziţia, de regulă, trebuie să fie alcătuită dintr-o singură parte de dispoziţie.

Partea de constatare este, de fapt partea introductivă a frazei şi începe cu formulări de tipul
"în conformitate cu", "în scopul", "în vederea realizării". În aşa caz părtea dispozitivă trebuie
separată de partea de constatare prin alineat.
Partea de bază a dispoziţiei trebuie să înceapă cu indicarea acţiunii preconizate. Acţiunea se
exprimă printr-un verb la infinitiv: a obliga, a indica, a propune, a aproba etc.
. Dispoziţia se semnează de către preşedintele executivului, primar,în cazul de față.
Dispoziţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic .

Procesul-verbal, la fel, necesită respectarea unor reguli privind structura acestui act, acestea
pot fi considerate următoarele :

Procesele-verbale sînt de trei feluri: proces-verbal al şedinţei, proces-verbal de constatare, proces-

verbal de predare-primire.Procesele-verbale, de regulă, se întocmesc pe blanchete generale sau
formulare tipizate.
Procesele-verbale se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
Procesul-verbal al şedinţei
Procesul-verbal al şedinţei se întocmeşte de către secretarii organelor respective sau de către
persoane însărcinate cu redactarea lor;
Procesul-verbal al şedinţei are următoarea structură:
- titlul, cu indicarea felului şedinţei şi data ei;
- menţiuni prealabile;
 - ordinea de zi;
- redarea discuţiilor, cu indicarea persoanelor care au luat cuvîntul şi ideilor, opiniilor şi
propunerilor prezentate;
- deciziile luate;
- semnăturile.

În procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor locale la menţiuni prealabile se indică: numărul total al
consilierilor, numărul consilierilor prezenţi la şedinţă, numărul invitaţilor, numele şi prenumele persoanei ce
conduce şedinţa.
Textul fiecărui compartiment al procesului-verbal trebuie să conţină următoarele componente: "S-A
EXAM1NAT", "AU LUAT CUVINTUL" "S-A DECIS" sau "S-A HOTĂRIT", scrise cu
majuscule.
Înaintea cuvîntului "S-A EXAMINAT" se indică numărul punctului din ordinea de zi. În rîndul
următor (din alineat) se indică: prenumele, numele şi funcţia raportorului. După numele de familie se
pune liniuţă şi se expune conţinutul succint al chestiunii în cauză, propunerile raportorului.
Dacă este prezentat un raport scris, conţinutul raportului nu se expune în procesul-verbal. În acest
caz după numele şi prenumele raportorului se menţionează: "raportul se anexează".
Cuvîntul "S-A EXAMINAT" nu se repetă înaintea expunerii textului cuvîntării coraportorului.
 Concluzie :
În concluzie pot afirma cu certitudine și maxima precizie că stagiul de practică
într-adevăr mi-a fost de folos foarte mult .
Să îmbini teoria cu practica e minunat, mă conving încă o dată , deoarece pe
parcursul stagiului de practică am devenit mult mai încrezută în forțele proprii, am
pus accent pe dezvoltarea profesională , mi-am largit orizonturile cunoașterii și
am aflat numeroase lucruri noi, care pe viitor îmi vor servi ca o experiență în
domeniu.
Consider că acest stagiu de practică a fost o experienţă plăcută pentru mine ca şi
studentă, fiind o oportunitate de a mă familiariza cu domeniul și specialitatea pe
care am ales-o, în cadrul instituției de învățămând CEITI.
Perioada de practică am realizat-o cu success, și datorită faptului că am avut la
dispoziţie personal calificat și prietenos care mi-a explicat cum se desfaşoară
activitatea într-o instituție ca Primăria .
De asemenea, vreau să adaug că munca de secretariat intr-o institutie publica
prezinta o responsabilitate mare, din motivul că secretarul are multe atribuții pe
care trebuie să le realizeze, multe cerințe, dar unde nu este muncă, nu este success
!
Pe parcursul acestor două săptămâni de practică am avut ocazia să intru în esența
atribuțiilor din domeniul și să exersez asupra unor lucruri interesante și utile, a
fost o experienţă constructivă și frumoasă !